Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, Formannskapssalen 7. oktober 2015 Fra sak: Til sak: 30/2015 34/2015 Fra kl.: Til kl.: 10.00 12:30 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild Hansen (leder) Bjarne Langmo IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen MELDT FORFALL: Kurt Solstrøm FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra administrasjon: Idar Kintel Stig Eriksen Fra sekretariatet møtte: Tore Aleksander Hanssen Håvard Nystad ANDRE: Fra KomRev NORD møtte: Inge Johannessen 2 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 07_10_2015.docx sak 30/15 34/15 Side 1
Sak 30/15 - Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 8. september 2015 Protokoll fra møte 8. september 2015 ble gjennomgått og kontrollutvalget fattet slikt Protokoll fra møte 8. september 2015 ble godkjent. Enstemmig Vedtak Sak 31/15 - Regnskap for Stedtindhallen Tysfjord KF Oppdragsansvarlig revisor Inge Johannessen var tilstede i møtet og orienterte om regnskapet og revisjonens arbeid med regnskapet. Idar Kintel og Stig Eriksen orienterte om behandling av tilskudd fra havbruksfondet. Etter orienteringen avsa kontrollutvalget slik UTTALELSE: Kontrollutvalget har i møte 7. oktober 2015 behandlet regnskapet til Stetindhallen Tysfjord KF for regnskapsåret 2014. Grunnlaget for behandlingen har vært det fremlagte årsregnskapet, styrets årsrapport og revisjonsberetningen datert 22. september 2015. Idar Kintel fra administrasjonen orienterte kort om regnskapet for 2014 og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget har merket seg at Stetindhallen Tysfjord KF s regnskap for 2014 viser et mindreforbruk (overskudd) på kr. 224.477,- og netto driftsresultat på kr. 88.753,-. 1. Kontrollutvalget vil rette oppmerksomheten mot at revisors forbehold i revisjonsberetningen om at særregnskapet viser vesentlige budsjettavvik i driftsregnskapet. 2. Kontrollutvalget vil også rette oppmerksomheten mot revisors presisering i revisjonsberetningen om at regnskapet ikke er avlagt innen lovens og forskriftens tidsfrist for å avlegge regnskapet. 3. Stetindhallen Tysfjord KF har i 2013 regnskapet inntektsført kr. 150.000,- i tilskudd fra havbruksfondet. Kontrollutvalget har i ettertid stilt spørsmål til berettigelse og regnskapsmessig behandling av tilskuddet. Saken krever videre utredning og eventuell korrigering vil bli utført i 2015-regnskapet. (korreksjon av tidligere års feil). Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 07_10_2015.docx sak 30/15 34/15 Side 2
4. Revisor har i sin presentasjon av regnskapet for 2014 påpekt at det er betydelige inntekter i regnskapet som kommer fra kalksteinfondet (kr 293 500 som engangsutbetaling). Det kan ikke forventes inntekter i samme størrelsesorden i kommende år fra dette fondet. Stetindhallen Tysfjord KF må da kompensere for denne inntektsreduksjonen i kommende perioder med økning av andre inntekter eller/og ved reduksjon kostnader. 5. Styret påpeker i årsrapporten at det foreligger feil og mangler tilknyttet tekniske anlegg i Stetindhallen. Kontrollutvalget mener det er viktig at påpekte feil og mangler følges opp med entreprenører i forbindelse med 3- års befaring og innen utløp av garantistillelsen for entreprenørene. Kontrollutvalget minner om at denne befaringen bør gjennomføres så snart som mulig. Ut over dette har kontrollutvalget ingen merknader til Stetindhallen Tysfjord KF s årsregnskap for 2014. Enstemmig uttalelse. Sak 32/15 Særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2014 Revisjonsbrev nr 2. Revisjonsbrevet ble gjennomgått av kontrollutvalget og det ble fattet følgende Vedtak Kontrollutvalget ber styreleder i Stetindhallen Tysfjord KF besvare revisjonsbrev nr. 2 med kopi til kontrollutvalget innen 31. oktober 2015. Enstemmig Vedtak Sak 33/15 Ang. interne rutiner vedr. utbetaling fra havbruksfondet I forbindelse med utbetaling av tilskudd fra havbruksfondet til Stetindhallen Tysfjord KF har kontrollutvalget blitt fremlagt dokumentasjon benyttet som grunnlag for utbetaling av tildelte midler. Kontrollutvalget mener at det foreligger mangler i dokumentasjonen som medfører usikkerhet til utbetalingens berettigelse. Dette beror på at tilskuddet er utbetalt med bakgrunn i 6 faktura som summerer seg til totalt kr 316 370,-. Av disse fakturaene er det kun 3 stk som er betalt av Stetindhallen KF. Disse summerer seg kun til kr 102 239. De øvrige faktura er stilet til og betalt av andre parter. Med dette som utgangspunkt innebærer det at utbetalingen skulle vært redusert til kr 71 567,-, som utgjør 70% av utgiftene som er betalt av Stetindhallen. Det foreligger ingen spesifikk prosjektrapport for prosjektet. Kontrollutvalget kan følgelig ikke se at dokumentasjon for utbetaling av fondets midler samsvarer med de formelle krav som 4 støttevilkår, i fondets statutter krever. Kontrollutvalget vil overfor kommunestyret fremme følgende Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 07_10_2015.docx sak 30/15 34/15 Side 3
Innstilling Kontrollutvalget har avdekket svakheter i rutinene for utbetalinger av midler fra havbruksfondet og kommunestyret ønsker at rådmann gjennomfører en gjennomgang av den interne kontrollen tilknyttet bevilgning og utbetalinger fra havbruksfondet. Enstemmig vedtatt Sak 34/15 Eventuelt/orienteringssaker. - Status regnskap Tysfjord kommune for 2014 Oppdragsansvarlig revisor orientert om at revisjonen ventet på tilbakemelding på noen korreksjoner som skal gjøres i investeringsregnskap og noter før de kan utstede revisjonsberetning for 2014. Han regner med at revisjonen vil kunne avgi beretning i uke 42. Kontrollutvalget fattet så slikt Orientering fra revisor tas til orientering. Enstemmig vedtatt. - Status for pågående forvaltningsrevisjonsprosjekt Notat fra forvaltningsrevisor Truls Siri om status for pågående forvaltningsprosjekt i Tysfjord kommune ble gjennomgått. Tilbakemeldingen er at rapporten ble oversendt til rådmannen på høring den 29.9.15 med frist for høringssvar den 16.10.15 Når høringssvaret er mottatt og svar innarbeidet i rapporten vil den bli oversendt til kontrollutvalget for behandling. På bakgrunn av orienteringen fattet kontrollutvalget slikt Vedtak Statusorientering fra forvaltningsrevisor tas til orientering. Enstemmig vedtak. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 07_10_2015.docx sak 30/15 34/15 Side 4
- Vurdering av svar på revisjonsbrev nr 1, Stetindhallen. Revisjonens vurdering av svar på revisjonsbrev nr. 1 ble gjennomgått, og kontrollutvalget fattet slikt Revisjonens vurdering av svar på revisjonsbrev nr. 1 tas til etterretning. Enstemmig vedtatt. Møtet ble etter dette hevet. Kjøpsvik, 7. oktober 2015. Ann Aashild Hansen Leder i Tysfjord kontrollutvalg Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 07_10_2015.docx sak 30/15 34/15 Side 5