SAKSFREMLEGG Saksnummer: 14/5861-1 Arkiv: G21 Saksbehandler: Gøril Karlsen Sakstittel: ADMINISTRATIV ORGANISERING AV LEGETJENESTEN Planlagt behandling: Hovedutvalg for helse- og sosial Administrasjonens innstilling: ::: &&& Sett inn innstillingen under IKKE RØR LINJA&&& Legetjenesten iverksetter ny administrativ organisering i henhold til alternativ 2, avdelingsleder i 100 % stilling og assisterende avdelingsleder i 100 % stilling, fra og med 01.01.15. Hovedutvalget for helse og sosial tar ny administrativ organisering av legetjenesten til orientering. ::: &&& Sett inn innstillingen over IKKE RØR LINJA&&&... &&& Sett inn saksopplysninger under IKKE RØR LINJA&&& Saksutredning: Andre saksdok.: K-sak 2/10 Organisering og drift av legesentrene" Fsk-sak 73/10 Bemanningsutfordring ved Sentrum legepraksis og Alta kommunale legevakt K-sak 42/11 Ny fastlegehjemmel 2011, Byhagen legesenter K-sak 66/13 Kommunedelplan for Helse og sosial 2013-2020 Bakgrunn: Legetjenesten er en avdeling i virksomhet helse. Legetjenesten består av 4 legesenter, Legevakt, Flyktninghelsetjeneste og diabetesteam. Avdelingen har 44 ansatte fordelt på 26,6 årsverk som sykepleiere, bioingeniører og helsesekretærer, 24 (22) fastleger og 3 turnusleger.
Organisasjonskart Legetjenesten pr januar 2014: Legetjenesten har vokst de siste 3 årene. Byhagen legesenter åpnet i januar 2012 og hjelpepersonell ved Elvebakken legesenter ble kommunalt ansatt fra 01.07.13. Alle de fire legesentrene har i dag lik driftsform hvor kommunen ansetter personell, kjøper inn utstyr og drifter praksisen i henhold til avtaler med legene. Prosessen med organisering av legetjenesten startet i 2010 i forbindelse med etableringen av Byhagen legesenter. En så behovet for å organisere avdelingen på nytt. Tidligere hadde Nordlys legesenter en avdelingssykepleier som sørget for administrative oppgaver i forbindelse med fravær, vikar m.m. Sentrum Legepraksis var samorganisert i lag med Legevakta og hjelpepersonell på begge stedene hadde samme leder. Ved etableringen av det fjerde legesenteret ønsket kommunen å ha en enhetlig modell for drift av legesentrene i Alta. Organisering av legetjenesten var et tema i arbeidet med kommunedelplan for helse- og sosial, samt beskrives i «Ragnarapporten» fra 2008. Her kommer det frem ønsket om å ha en felles leder for legetjenesten slik det er i dag med avdelingsleder. En løsning som ble vurdert i forbindelse med kommunedelplan for HS var å organisere legetjenesten etter samme modell som bistand med sin «boledermodell». Det vil si at kommunalt ansatt hjelpepersonell og ledelse av de kommunale legetjenestene organiseres ut fra en felles avdelingsleder. Hvert legesenter vil ha en stedlig leder blant
hjelpepersonell i 10 % stilling og en stedlig leder blant legene med 2,67 % (1t/uke) Denne organiseringen har administrasjon i dag sett som uaktuell på grunn av økonomi (mangler inndekning), samt at denne modellen krever mye samhandling, opplæring og informasjon. I tillegg er ikke denne modellen i tråd med Alta kommunes organisering. Rådmannen opprettet ved årsskiftet 2013/2014 et ressursteam som skulle gå inn og gi lederstøtte til virksomhetslederne og avdelingslederne. Legetjenesten ble valgt ut som en avdeling hvor ressursteamet skulle se på avdelingens økonomiske situasjon, samt utfordringer innen lønn, personal og økonomisk forvaltning. Den økonomiske analysen er ikke ferdigstilt ennå, men ressursteamets personalrådgiver bistod legetjenesten i gjennomgang av stillinger, årsverk, administrative ressurser, medarbeider undersøkelsen m.m. Personalrådgiveren har vært med og vurdert hvilke alternativer for organisering som er best ut fra økonomi, kommunes organiseringsmodell, administrativ oppgaver, ledelse, lederstruktur, personaloppfølging med mer. Vurdering: Administrasjonen og ressursteamet har vurdert 4 ulike organisasjonsformer for legetjenesten: Alternativ 1 Avdelingsleder i 100 % stilling har personalansvar for 44 ansatte. Leder for legevakt er stedfortreder for legetjenesten, administrativ ressurs 40 % Organiseres ut fra dagens rammer. Gir god oversikt over helheten Bedre koordinering av avdelingen I tråd med Alta kommunes lederstruktur For stort lederspenn for avdelingsleder som bl.a. vil gi utfordringer mht.: o Oppfølging av personalet i det daglige, informasjon, opplæring, sykefravær, medarbeidersamtaler osv. o Økonomistyring o Utviklingsoppgaver Utydelig lederstruktur og ingen definerte ansvarlige ute på legesentrene Kan gi en del dobbeltbruk av tid for lederne Alternativ 2 Avdelingsleder i 100 % stilling og leder for legevakt deler personalansvaret (team). Administrativ ressurs for leder for legevakt er 100 %. Leder for legevakt har stillingen assisterende avdelingsleder for Legetjenesten. Avdelingsleder har det overordnede ansvaret i lag med virksomhetsleder. Fordeler og ulemper:
Fordeler og ulemper er mye likt som for alt. 1, bortsett fra at denne modellen avlaster avdelingsleder med personalansvaret. Det forutsetter en klar og tydelig arbeids og ansvarsfordeling mellom avdelingsleder og assisterende avdelingsleder. Utvidet administrativ stilling med ca. 60 %. Ledig stillingshjemmel på 53 % overføres fra Helseadministrasjon til Legetjenesten. Den ledige stillingshjemmelen er etter en ansatt som i vår gikk av med pensjon, arbeidsoppgavene fra henne ble overført til husøkonom/assistent. Alternativ 3 Legetjenesten deles inn i 2 avdelinger. En inne og ute (er vikarer for hverandre) 1. Legevakt, diabetesteam, flyktningehelsetjenesten og Sentrum Legepraksis (ca 24 ansatte) 2. Legesentrene Byhagen, Elvebakken og Nordlys (ca 20 ansatte) En mer tydelig lederstruktur i tråd med Alta kommunes organisering som vil medføre mindre overlapping/dobbelthet Vil gi mulighet for bedre oppfølging faglig, personalmessig og økonomisk Kan miste noe av koordinering og helheten, og virksomhetsleder må i noe større grad ivareta dette. Forutsetter at leder 2 er en del ute på legesentrene? Ansatte med 2 forskjellige arbeidssted (eks Legevakt og et legesenter) får det uklart hvem som er personalleder. Alternativ 4 Avdelingsleder har totalt ansvar for personell/administrasjon. 44 ansatte. Koordinatorer ute på hvert legesenter 10-20 %. Leder 40-50 % ved legevakt. Bedre daglig oppfølging av ansatte og administrative oppgaver utføres ute på legesentrene. 3 ulike leder/adm. roller kan fort bli utydelig og vil kreve mye samhandling Flere som skal ha opplæring og informasjon om mye Ikke i tråd med Alta kommunes organisering Økt administrativ ressurs 40-80 %. Kostnad 200 000-400 000,- mangler inndekning. Personellgruppen for stor for avdelingsleder. Mer sårbar i forhold til fravær, kompetanse, ledelse m.m. I første omgang virket alternativ 3 som det mest fornuftige forslaget, da med tanke på å fordele personalansvaret og forsøke å gjøre lederskapet mer tydelig. Vi anser det imidlertid lite klokt å skille Sentrum Legepraksis fra de andre legesentrene, ikke minst med tanke på at Sentrum legepraksis flytter ut av Helsesenteret i løpet av 2015. Det vil være utfordringer knyttet til det å dele opp igjen en tjeneste som vi har jobbet over tid for å samle. Tanken bak stordrift er ikke minst knyttet til personell.
Per i dag deles personell mellom legesentre og legevakt, både i faste stillinger og i forhold til vikarbruk, og dette fungerer svært bra. Vi er redd dette kan bli vanskelig å opprettholde dersom det igjen blir nye oppdelinger. Hvis f.eks. en sykepleier i fast 100 % stilling jobber 60 % på legevakt og 40 % på legesenter, hvem skal da være leder for denne? Personell må under denne organiseringen uansett forholde seg til flere. Alternativ 2 består av et lederteam tilnærmet slik vi opererer per i dag. Avdelingsleder og leder ved legevakt har fått hvert sitt kontor (tidligere delte de kontor), dette har ført til at det har vært enklere å fordele oppgaver mellom disse slik at det blir mindre «dobbelt-arbeid». Leder ved legevakt har f.eks. hatt hovedoppgaven med utforming av arbeidsavtaler, endringsmeldinger, fravær, ukentlige bestillinger osv, mens avdelingsleder har hatt ansvarsoppgaver med f.eks. framdrift av konvertering til WinMed 3, forberedelse til nytt nødnett og medarbeidersamtaler. Disse to fungerer som hverandres vikar og dette gjør tjenesten mindre sårbar. I tillegg mener vi at gevinsten ved ytterligere opplæring og selvstendiggjøring ute ved sentrene vil slå positivt ut i forhold til arbeidsmengde. Helsevirksomheten står foran nye store utfordringer i årene som kommer, bl.a. i sammenheng med at sykestua og fødestua skal overføres til Finnmarkssykehuset og at Sentrum legepraksis flytter ut i forbindelse med ombygging av Helsesenteret (2015). Administrasjonen ser viktigheten av å stabilisere drift rundt Legetjenesten så godt det lar seg gjøre i denne perioden, og mener at alternativ 2 vil være det som i størst grad kan tjene organisasjon og ansatte best. Alternativ 2 vil gi best forvaltning av personell og administrering innenfor legetjenesten, noe som igjen legger grunnlaget for god økonomisk styring.... &&& Sett inn saksopplysninger over IKKE RØR LINJA&&& Alta, dato John Helland Leder Gøril Karlsen Saksbehandler