200600079-2 STYREPROTOKOLL Styremøte mandag 13. februar 2006 Trondheim Til stede: Styreleder Karl Arne Utgård Nestleder Helge Aarseth Styremedlem Kjersti Graver Styremedlem Ole Henrik Magga Styremedlem Turid Moldenæs Styremedlem Anne S. Nordmo Styremedlem Kirsti Ramberg Styremedlem Magne Reiten Forfall: Styremedlem Jan Fougner Varamedlem Svein Tømmerdal Til stede fra administrasjonen: Direktør Knut Sæther Avdelingsdirektør Jann Ola Berget (under sak 3, 4, 7 og 8) Avdelingsdirektør Willy Nesset (under sak 5, 6 og 10) Avdelingsdirektør Anne Mari Borgersen (under sak 9) Rådgiver Kristin Pleym (under sak 9) Førstekonsulent Tone Øhrbom, styresekretær Sted: Domstoladministrasjonen, Dronningens gate 2 Tid: Kl. 10.30-17.10 Domstoladministrasjonen, 7485 Trondheim. Besøksadresse: Dronningensgt. 2. Tlf. 73 56 70 00. Faks 73 56 70 01. Tlf. brukerstøtte 815 33140. E-post: postmottak@domstoladministrasjonen.no Organisasjonsnr. 984 195 796.
DA STY06 styremøte01 protokoll Side 2 av 8 Sak 01/06 Godkjenning og underskriving av protokollen fra styremøtet 12. desember 2005 200301165-49 Protokollen fra styremøtet 12. desember 2005 er godkjent ved sirkulasjon. Den ble underskrevet av de møtende. Sak 02/06 Direktøren orienterer Sak for Oslo tingrett, lagdommer Mats Stensrud Saken var opprinnelig berammet til 7. og 8. mars 2006, men er nå utsatt til høsten. Diverse arrangement og møter i 2006 200600083-1 Det fremlagte notatet er ment å gi styret en oversikt over diverse arrangement og møter som DA vil delta på i 2006. Domstolbesøk og deltakelse på regionale samlinger kommer i tillegg. Merknad fra styret: Styret ønsker at LOK skal være et tema på dommermøtet 2006, og at det da også må legges opp til en form for drøfting. Domstolbesøk 2006 200600395-7 Direktøren orienterte om opprettelsen av team domstolbesøk. Teamet har fått ansvaret for å utarbeide et profesjonelt opplegg som ivaretar tilrettelegging, organisering og forberedelse for kommende domstolbesøk. Etablering av Fagråd IKT DA besluttet den 24. januar 2006 å etablere Fagråd IKT som et rådgivende forum til avdelingsdirektør for IKT-enheten, i saker av strategisk eller prinsipiell karakter for domstolenes eller jordskifterettenes virksomhet. Fremdrift overlevering av forslag fra LOK-prosjektet og videre behandling i DA 200600312 Det utarbeides en samlet sluttrapport fra LOK-prosjektet, denne ferdigstilles til 15. mars 2006, og kan presenteres i styremøtet i april. Det er et omfattende materiale og mange forslag som DA nå skal ta stilling til, og en må sikre en mest mulig helhetlig og samlet vurdering av forslagene der det er nødvendig. Direktøren vil forsøke å sikre dette gjennom fremleggelse og behandling av saker i styret. Status lederutvikling i domstolene og kompetanseutviklingsprogrammet for ledere i domstolene Gjennomføringen av programmet pågår nå for gruppe 3, som består av domstolledere fra 18 domstoler. Med utgangspunkt i tilgjengelige ressurser for 2006 prioriteres det igangsatt et tilsvarende program for de resterende domstollederne i de minste domstolene med sannsynlig oppstart over sommeren.
DA STY06 styremøte01 protokoll Side 3 av 8 Vedtakssaker Status arbeidet med felles visjon og verdigrunnlag for domstolene Den gjeldende budsjettsituasjonen har gjort det nødvendig å gjøre en del justeringer i fremdriften av Visjonsarbeidet. Dette innebærer at regionale samlinger i tilknytning til arbeidet som var planlagt gjennomført i perioden januar til april 2006 utsettes. Samlingene planlegges nå gjennomført i perioden september 2006 til januar 2007. Det gjennomføres en omdømmeanalyse i tilknytning til arbeidet, resultater av denne presenteres på domstolledermøte i juni 2006. Sykefraværsstatistikk i DA 4. kvartal 2005 Sykefraværet i DA skal ikke overstige 5 % i 2005. Dette er ett av HMSmålene. Fraværsprosenten for 4. kvartal er således godt under dette. Når det gjelder fravær som er oppgitt å være arbeidsrelatert, utgjør dette 0,1 % av det totale sykefraværet. Årsrapport VP 2005 Årsrapport Virksomhetsplan for DA 2005 inneholder status på planlagte tiltak i 2005, tilbakeblikk samt refleksjoner om fremtidige aktiviteter. Formalisering av NK-funksjon i DA Avdelingsdirektør Willy Nesset er direktørens stedfortreder. Finnmarkskommisjonen og Utmarksdomstolen for Finnmark DA vil være høringsmottaker når JD utarbeider høring vedrørende og Finnmarkskommisjonen og Utmarksdomstolen for Finnmark. Høring og forslag til høringssvar vil bli forelagt styret. Relasjonen mellom DA og JD Dette vil være tema på møtet mellom DA og statsråden i 17. mars 2006. Vedtak for orienteringssakene: Sak 03/06 Lokalsaker og nytt bevilgningsreglement 20060002-6 Det nye bevilgningsreglementet i staten vil få betydning for fremdriften av lokalprosjektene, fordi med noen få unntak innebærer alle prosjektene merutgifter til leie og drift. Når DA skal knytte tilbudskonkurransene opp mot den ordinære budsjettprosessen, vil det innebære at planleggingen av en lokalsak ikke kan starte før samtykke fra Stortinget om dekning av merutgiftene foreligger. Dette vil bety en betydelig forsinkelse av lokalsakene. For lokalprosjektene som er knyttet opp til strukturprosjektene, vil dette få betydning for den formelle sammenslåingen. Basert på antatte ferdigstillelsestidspunkter vil DA drøfte fremdriften med de berørte domstoler før en endelig fremdriftsplan for de resterende strukturprosjektene behandles av styret.
DA STY06 styremøte01 protokoll Side 4 av 8 1) I henhold til nytt bevilgningsreglement i staten, må det innhentes samtykke fra Stortinget for å kunne pådra forpliktelser som først skal dekkes etter utløpet av budsjettåret. Samtykke fra Stortinget må foreligge før DA igangsetter arbeid på en lokalsak. For lokalprosjekter med private utleiere, vil ikke planlegging og prosjektering bli igangsatt før det foreligger samtykke fra Stortinget. For prosjekter der Statsbygg er utleier, vil det kun gjennomføres et forprosjekt for utarbeidelse av kostnadsrammer til godkjennelse i Finansdepartementet. 2) Lokalbehov på grunn av strukturendringene i førsteinstans skal fortsatt prioriteres før andre lokalbehov. I tillegg skal nye lokaler til Gulating lagmannsrett og pilotprosjektet i Romsdal prioriteres høyt. 3) Det nye bevilgningsreglementet medfører en forsinkelse av fremdriften for strukturprosjektene. Basert på antatte ferdigstillelsestidspunkter vil DA drøfte fremdriften med de berørte domstoler før en endelig fremdriftsplan for de resterende strukturprosjektene behandles av styret. 4) Pilotprosjektet for samlokalisering av Romsdal tingrett, Frostating lagmannsrett, Romsdal jordskifterett og Frostating jordskifterett gis prioritet. Finansieringen dekkes innenfor driftsrammen, men ferdigstillelsen vurderes i forhold til fremdriften på strukturprosjektene. 5) Under forutsetning av aksept fra Regjeringsadvokaten, vil DA vurdere å endre prosedyre i forhold til private utleiere, slik at avtale om leie av lokaler kan inngås uavhengig av regelverket om offentlige anskaffelser. Dette under forutsetning av at den private utleieren må forplikte seg til å kunngjøre entreprisen i henhold til regelverket. 1) Lokalbehov til Haugaland og Gjøvik tingretter og til Gulating lagmannsrett prioriteres. 2) Pilotprosjektet for samlokalisering av Romsdal tingrett, Frostating lagmannsrett, Romsdal jordskifterett og Frostating jordskifteoverrett gis prioritet. Finansieringen dekkes innenfor driftsrammen, men ferdigstillelsen vurderes i forhold til fremdriften på strukturprosjektene. 3) Innskjerpet praksis i henhold til det nye bevilgningsreglementet medfører en forsinkelse av fremdriften for strukturprosjektene. Basert på antatte ferdigstillelsestidspunkter vil DA drøfte fremdriften med de berørte domstoler før en endelig fremdriftsplan for de resterende strukturprosjektene behandles av styret. 4) DA utreder nærmere mulighetene for alternative fremgangsmåter ved anskaffelser. 5) DA tar opp nødvendigheten av gjennomføring av byggeprosjektene ved strukturreformen med de politiske myndigheter.
DA STY06 styremøte01 protokoll Side 5 av 8 Sak 04/06 Regnskap for domstolene og DA pr. 4. kvartal 2005 Sak 05/06 Overføringene på Kap. 410 er større enn tidligere år. Styret vil bli forelagt en budsjettrevisjon for disponeringen av de ubundne midlene fra 2005. DAs rolle i regelverksutviklingen Reglene som organiserer DAs virksomhet gir en viss frihet til utvikling av en egen regelutviklingsprofil og strategi. Direktøren foreslår at Styret vedtar retningslinjer for DAs arbeid på området. Retningslinjene er utformet for å markere DAs proaktive rolle i regelverksarbeidet. 1) DA skal ha en aktiv rolle i regelverksutviklingsarbeidet på alle områder hvor DAs oppgaver gir en særlig faglig erfaring og kompetanse. DA skal bli en sentral aktør innenfor regelverksarbeidet på domstolenes og jordskifterettenes område 2) DA skal følge opp de oppgaver lovgiver har lagt til organet. DA skal være særlig aktiv når det gjelder initiering og kanalisering av forslag på domstolsområdet, og skal ha en aktiv rolle i høringer og arbeidsgrupper og i utvalg i saker som angår domstolene. 3) DA skal ta selvstendige initiativ til regelverksendringer når solide domstolsfaglige vurderinger tilsier det, eller domstolene og jordskifterettene rapporterer behov for regelendring eller nye regler. 4) DA skal særlig fremme og ivareta det domstolsfaglige perspektivet, samt økonomiske og administrative konsekvenser for domstolene. På det sentrale domstolsområdet skal DA være en aktiv deltaker i regelverksarbeidet, både gjennom samarbeid med andre og på eget initiativ. 5) DA skal utvikle gode rutiner for regelverksarbeid og et godt samarbeid med andre aktører, særlig domstolene og Justisdepartementets lovavdeling. DA skal søke å etablere faste samarbeidsfora. 6) DA skal sørge for at regelverksarbeidet ikke medfører at det kan stilles spørsmål ved organets uavhengighet, legitimitet eller fagprofil. Som innstilt.
DA STY06 styremøte01 protokoll Side 6 av 8 Sak 06/06 Etisk regelverk utnevning av arbeidsgruppe 200600602-1 Styret har tidligere tatt stilling til arbeidsgruppens sammensetning og har oppnevnt høyesterettsdommer Gunnar Aasland som leder for gruppen. Direktøren foreslår at styret oppnevner medlemmer til arbeidsgruppen ved å velge blant de kandidatene som er foreslått, slik at det er minst tre medlemmer av hvert kjønn. DA ivaretar sekretærfunksjonen. Følgende medlemmer oppnevnes som medlemmer i arbeidsgruppe for utarbeidelse av etisk regelverk for dommere: Høyesterettsdommer Gunnar Aasland, leder (oppnevnt i styremøte 12.desember 2005) Lagmann Anne Lise Rønneberg Sorenskriver Bjørn Solbakken/annen representant fra første instans Jordskifteoverdommer Per Kåre Sky/ Jordskiftedommer Anne Kari Melbø Juridisk rådgiver Elisabeth Wille/Advokat Haakon I. Haraldsen/Advokat Frode Sulland Statsadvokat Jenny Sælleg/Førstestatsadvokat Morten Eriksen Psykolog Halvor Kjølstad Seniorrådgiver Kristin Storvik er gruppens sekretær Følgende oppnevnes som medlemmer i arbeidsgruppe for utarbeidelse av etisk regelverk for dommere: 1) Høyesterettsdommer Gunnar Aasland, leder 2) Lagmann Anne Lise Rønneberg 3) Sorenskriver Bjørn Solbakken 4) Jordskifteoverdommer Per Kåre Sky 5) Juridisk rådgiver Elisabeth Wille 6) Statsadvokat Jenny Sælleg 7) Psykolog Halvor Kjølstad Direktøren har utpekt seniorrådgiver Kristin Storvik som sekretær. Sak 07/06 Virksomhetsplan DA 2006 200600330 VP er et kontinuerlig arbeid og dokumentene er et resultat av DAs prioriteringer og satsninger. I løpet av 2006 vil også resultatkrav og resultatindikatorer bli utarbeidet. Virksomhetsplan DA 2006 godkjennes.
DA STY06 styremøte01 protokoll Side 7 av 8 Orienteringssaker Sak 08/06 Sak 09/06 Tilrettelegging for funksjonshemmede 200600026-5 Det er viktig at tinghusene gis en universell utforming, som i varetar behovene til alle brukergrupper. Ved mellom 15-20 domstoler er det svært dårlige forhold for rullestolbrukere, blant annet mangler det heis ved flere av disse domstolene. I forbindelse med nye tinghus vil behovene til funksjonshemmede bli i varetatt gjennom DAs byggeprogram, som stiller krav til både bygningene og uteområdet. Det ble i 2005, laget en gjennomføringsplan for tilrettelegging for hørselshemmede, og det ble installert trådbundet utstyr i to rettssaler. Tilrettelegging for funksjonshemmede må imidlertid tilpasses budsjettsituasjonen for domstolene. Arbeidsmiljøkartlegging i DA Høsten 2005 ble det gjennomført en kartlegging i DA for å undersøke sosiale og psykologiske faktorer i arbeidsmiljøet. Kartleggingen ble gjennomført ved hjelp av QPS Nordic. Det generelle inntrykket etter undersøkelsen er at ansatte i trives godt og opplever DA som en god arbeidsplass. Ansatte opplever å ha stor innflytelse over egen arbeidssituasjon og at leder tydelig verdsetter ansattes arbeidsresultater. Av mer uheldige trekk kommer det fram at over 1/3 opplever at arbeidsbelastningen nokså ofte er for stor og at målene for det arbeidet man utfører ikke kommer tydelig nok fram. De punktene som er kommentert over er kun et utdrag av undersøkelsen. DA har til hensikt å gjenta undersøkelsen om ett til to år. Vedtakssak Sak 10/06 Høring - tidspunkt for ikraftsetting av ny tvistelov faktiske forutsetninger og overgangsregler 200600531-2 Justisdepartementet foreslår ikrafttredelse av tvisteloven fra 1. juli 2007. Det er ennå ikke avklart i hvilken grad DA tilføres friske midler for
DA STY06 styremøte01 protokoll Side 8 av 8 innføringsløpet, og avklaring på dette spørsmålet kan antakelig ikke ventes før i revidert nasjonalbudsjett. Innstillingen ble endret i styremøtet grunnet nye saksopplysninger etter at saken ble oversendt styret. Administrasjonen fremmer saken for ny behandling i styremøtet 13. mars 2006. Sak 11/06 Eventuelt Ingen saker. Protokollen godkjent: Karl Arne Utgård Helge Aarseth Kjersti Graver styreleder nestleder Ole Henrik Magga Turid Moldenæs Anne S. Nordmo Kirsti Ramberg Magne Reiten Protokollen sett: Jan Fougner