00.01 Anbudsforespørsel: På vegne av tiltakshaver Hagebyveien 26 AS inviteres dere herved til anbudskonkurranse for prosjektene ombygging av hentelager (butikk) og tilbygg for trykkeri og kontorer i Hagebyveien 26, Skien. Prosjektene skal tilbys som to separate prosjekt, men med en opsjonspris hvis Tiltakshaver velger og gjennomføre begge prosjektene parallelt/som en kontrakt. 00.02 Generelt: Tilbudsgrunnlag: Tilbudet skal gis på grunnlag av innhold i alle dokumenter det henvist til, og som er sendt ut som del av denne forespørsel. Se for øvrig liste i pkt. 00.10 (Dokumenter som danner grunnlag for denne tilbudsforespørsel). Følgende fremdrift er estimert: - Utsendelse av tilbudsforespørsel den 12.02.14 - Tilbudsbefaring den 14.02.14 - Frist for tilbudsinnlevering den 10.03.14 kl. 10.00 - Tilbudsåpning (lukket) den 10.03.14 - Evaluering inkl. avklaringsmøter med aktuelle entreprenører - Kontrakt med valgt entreprenør innen den 31.03.14 - Ferdigstillelse innen den 01.10.14 - Innflytting med oppstart av prøveperiode den 02.10.14 - Overtakelsesforretning den 31.12.14 Adresse for innlevering av tilbudet: Hagebyveien 26 3734 Skien (inngang adm. Norengros, Erik Tanche Nilssen AS) Henvendelser til tiltakshaver: Alle henvendelser skal rettes skriftlig til tiltakshaver sin representant ved Ingeniør Five AS ved Odd Five (odd@ingenior-five.no). Forespørsler som besvares vil i utgangspunktet bli meddelt alle tilbydere. Skien den 11.02.2014 For Hagebyveien 26 AS Erik Tanche Nilssen 1
00.03 Bakgrunn: Prosjekt hentelager: Hagebyveien 26 AS ønsker å gjennomføre en ombygging og modernisering av eksisterende hentelager (butikk). Dette både med hensyn til funksjon/planløsning, teknisk anlegg, oppgradering av brannskille mot eksisterende lager, yttervegger/fasader, samt tilstøtende utomhusområde/parkering. Prosjektet tilbygg: Hagebyveien 26 AS ønsker å få oppført et tilbygg i to etasjer til eksisterende bygningsmasse. Tilbygg er del av påkrevd utvidelse av bedriften sin produksjonslinje (digital-trykkeri) og kontorfasiliteter. 00.04 Kort beskrivelse av prosjektene: Prosjekt hentelager: Hagebyveien 26 AS ønsker å gjennomføre en ombygging og modernisering av eksisterende hentelager (butikk). Eksisterende hentelager (butikk) og tilstøtende plukklager skal slås sammen. Prosjektet kan deles inn i følgende hovedelementer: -Rive eksisterende (lav del) av hentelager fra til akse 9 samt div. rivearbeider. -Rive murt vegg mellom eksisterende hentelager og plukklager akse 5. -Etablere ny planløsning ( i to etapper) som vist på tegning, inkludert ny mesaninetasje. -Ny fasade/yttervegg inkludert nytt inngangsparti akse 9. -Etablering av midlertidig kundeinngang ved ombygning av eksisterende lokaler. -Oppgradering/ombygging av eksisterende fasader/ytterveggselementer. -Oppgradering av brannskille mot kaldtlager inkludert forsterkning av bæresystem for tak. -Nytt ventilasjonsanlegg -Nytt El. (sterk og svakstrøm) -anlegg -Ombygging/supplering av/på EL.- VA.- og sprinkleranlegg. -Oppgradering/utvidelse av utomhusanlegg med etablering av asfaltert p-plass. Prosjektet omhandler også enkelte tilpasninger/ombygging av tilstøtende lokaler. Dette både i forhold til brannseksjonering og innredning/bruk. Prosjekt tilbygg: Prosjektet omhandler et to etasjes tilbygg til eksisterende bygningsmasse. Tilbygg får en grunnflate på ca. 166 m2. Tidligere valgt metode (betong/betongelementer) for fundamentering, bæresystem/etasjeskille samt øvrige materialvalg er tenkt/anbefales videreført. Det skal åpnes opp mellom eksisterende bygg (oppført 1988) og nytt tilbygg i begge etasjer. Prosjektet omhandler også enkelte tilpasninger/ombygging av tilstøtende lokaler. Dette både i forhold til planløsning med vist innredning/bruk samt tilknytning til teknisk anlegg. 2
00.05 Rammesøknad godkjent: Det er søkt og mottatt rammetillatelse for prosjektet. Ansvarlig søker har vært arkitektkontoret Morten Jahren AS. Prosjektering for fagområdet RIV, RI-brann, RIB samt brannalarm og nødlys er utført men det er ikke utarbeidet tegninger og/eller beskrivelse ut over det som er sendt ut ved denne forespørsel. Resterende prosjekteringskostnader skal innkalkuleres som del av dette tilbud. Det er også utført 3-partkontroll på brannprosjektering samt sprinkler- og luftbehandlingsanlegg. Ansvarlig søker, ansvarlig prosjekterende og ansvarlig kontrollerende på prosjektering for de fagområder som det er søkt ansvarsrett på, anmodes videreført i prosjektet. Alle kostnader på dette må være inkludert i tilbud. Rammetillatelse er vedlagt. 00.06 Entrepriseform og kontraktstype: Denne forenklede beskrivelse/kravspesifikasjon (bok 0, bok 1hentelager og bok 1 tilbygg med vedlegg) danner grunnlag for gjennomføring av prosjektet som en totalentreprise. Grunnlag for denne kontrakt vil være NS 8407, alminnelig kontraktbestemmelser for totalentreprise. Tilbyder overtar ansvar for alt utlevert tilbudsmateriell. Totalentreprenøren har ansvaret for gjennomføringen av alle arbeider og funksjoner for å oppnå et komplett «nøkkelferdig» prosjekt levert til en kvalitet som tilsvarer «normal standard» for et slikt bygg. Alle bygningsmessige arbeider og installasjoner skal tilfredsstille myndighetenes anvisninger og gjeldende forskriftskrav ref. NEK 400: 2010 og TEK 2010 ( bortsett fra hvor det pga. prosjektets egenart må gis/er gitt dispensasjon til avvik). Toleranseklasser for utførende bygningsmessige arbeider ref: NS 3420 utgave 2, toleranseklasse 2. Entreprenør skal i sitt tilbud prise egne kostnader (inkludert alle UE) for ansvarsrett og komplett gjennomføring iht. alle krav som stilles fra lokale og sentrale myndigheter. Entreprenøren skal sørge for alle nødvendige dokumenter for søknader og godkjennelser for aktuelle PRO, KPR, UTF, KUT, SØK etc. Alle ytelser herunder prosjektering, tillatelser, nødvendig dokumentasjon ol. skal være inkludert i tilbudet. 00.07 Byggetid: Antatt byggestart er våren 2014 med ferdigstillelse og oppstart på prøveperiode 02.10.2014. Dette gjelder for samtlige arbeider. Annet tidspunkt for oppstart enn det som er skissert kan være aktuelt dersom sakens videre gang skulle tilsi det. Tilbyder skal levere forslag til framdriftsplan som del av sitt tilbud. Her skal den totale byggetid pluss 3 mnd. prøveperiode framkomme. Byggetiden vil løpe fra den dato kontrakt blir signert. 3
00.08 Forbehold om tillatelser, finansiering mm: Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å anta ethvert tilbud eller forkaste samtlige dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn til det. Det tas også forbehold om tilfredsstillende finansiering av prosjektet. 00.09 Følgende firma har vært involvert som rådgivere i forprosjekt: Arkitekt: VVS og slukkeanlegg: RI-brannkonsept: RIE-brannvarsling: RIB: Kontroll VVS og brannkonsept: Kontroll brannkonsept: BH-ombud: Arkitektkontoret Morten Jahren AS Norrman AS Branningeniøren AS ELEKTRO 4 AS Rambøll AS COWI AS Ing. Velde Ingeniør Five AS 00.10 Dokumenter som danner grunnlag for denne tilbudsforespørsel: Dette dokument (bok 0) Tiltakshaver sin funksjonsbeskrivelse (bok 01) for hentelager Tiltakshaver sin funksjonsbeskrivelse (bok 01) for tilbygg Svardokument Tegninger fra arkitektkontoret Morten Jahren AS (se vedlagt tegningsliste) Beskrivelse og tegninger/skjema av VVS- og slukkeanlegg fra Norrman AS Brannteknisk konsept fra Branningeniøren AS datert den 18.12.13 Notat fra Branningeniøren AS datert den 31.01.14 vedr. vurdering fluktvei Uavhengig kontroll brannkonsept fra Ing. Velde datert den 01.02.14 Tegning over brannvarsling og rømningsbelysning fra ELEKTRO 4 Tilbudstegning nr. B-120, 130, 140, 171, 197 fra Rambøll AS Innredningstegninger fra leietaker for hentelager og tilbygg. Rammetillatelse fra Skien kommune datert den 15.01.14 00.11 Forbehold i tilbud: Eventuelle forbehold eller andre forhold som kan endre tilbyderen sin bruttopris skal være spesielt spesifisert og beskrevet slik at tiltakshaver kan danne seg et riktig bilde av totalsum. Evt. forbehold skal angis i tilbudsbrevet. Vesentlige forbehold vil kunne medføre avvisning av tilbudet. Frist for innsending av tilbud vil fremkomme av utsendelsesbrev. 4
00.12 Kriterier for valg av tilbud: Tildeling skal skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige. Følgende kriterier vil bli vektlagt: Tilbudssum Kvaliteter og materialvalg (skal spesifiseres) Forbehold Total byggetid (skal oppgis) 00.13 Firmaets politikk for kvalitetssikring og HMS: Tilbyder skal redegjøre for foretakets helse-, miljø- og sikkerhetspolitikk og for foretakets system for kvalitetssikring/styring (maks 1 A4 side). 00.14 Krav til tilbud: Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet og leveres komplett iht. denne forespørsel. Tilbudet skal inneholde tilbudsbrev med entydig angivelse av alle konstruksjoner, ytelser og overflater. I den grad tilbudt planløsning/uttrykk/funksjon ol. avviker fra tegninger sendt ut med denne forespørsel skal reviderte tegninger (plan, snitt og fasader 1:100, utomhusplan 1:250, situasjonsplan 1:1000. ol) legges ved. Her skal tydelig avvik fra tiltakshaver sine tegninger markeres samt listes opp i vedlegg. Dokumentasjon av løsninger og produkter vil være avgjørende med hensyn til evalueringen av tilbudet under kvalitetskriteriet. Tilbudene skal inneholde en beskrivelse på tilbudt produkt med en entydig angivelse av vesentlige konstruksjoner, overflater og kvaliteter. Tilbudet skal inneholde en kortfattet beskrivelse av valgte konstruksjon på alle vesentlige bygningskomponenter. Delsum på hvert kapittel (ref. kap. 01) samt egen kostnader til rigg/drift ol. skal framkomme av tilbudet. Det bes om at forespurte opsjonspriser redegjøres for og listes opp som eget vedlegg til tilbudsbrev. Prosjektet skal tilbys som følger: 1: Delprosjekt hentelager utført som eget /separat prosjekt. 2: Delprosjekt tilbygg utført som eget/separat prosjekt. 3: Begge delprosjektene (hentelager og tilbygg) utført samtidig med felles rigg/drift ol. Vedlagte svardokument (00.14.1) skal returneres i utfylt stand. 5
00.15 Rigg og drift: Entreprenøren skal inkludere alle nødvendige rigg- og driftskostnader fram til ferdig bygg og fullført ombygging av aktuelle arealer i eksisterende bygg. Entreprenøren skal utarbeide riggplan innenfor området som skal opparbeides i prosjektet. Utforming av riggområdet skal godkjennes av tiltakshaveren. Særlig avsatte p-plasser for kundeparkering skal framkomme. Entreprenøren skal ta hensyn til at hentelager og tilstøtende bygg er i daglig bruk. Særlig støyende arbeider skal derfor avtales med TH før de kommer til utførelse. Hvis dette er til vesentlig ulempe for leietakere i eksisterende skal slike aktiviteter utføres etter kl. 16.00 eller før kl. 08.00. Det er entreprenørens ansvar å gjøre seg kjent med, samt å oppfylle, alle retningslinjer og/eller direktiver vedrørende byggeplasser fra offentlige myndigheter, herunder kommunen. Entreprenøren skal utarbeide avfallsplan i henhold til gjeldene forskrifter. Omfang på anlegg for drift blir etter totalentreprenørens behov og skal i sin helhet kalkuleres av totalentreprenør. 00.16 Helse, Miljø og Sikkerhet; Det vil bli utarbeidet en SHA-plan for prosjektet som definerer hvordan byggherren organiserer HMS-arbeidet, slik at hans forpliktelser i henhold til Forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge og anleggsplasser (Byggherreforskriften) blir ivaretatt. SHA-planen vil bli del av kontrakt med totalentreprenør. Entreprenøren skal ha et dokumentert system for ivaretakelse av internkontrollforskriften. Systemet skal forelegges tiltakshaveren for gjennomsyn. Iht. byggherreforskriften skal entreprenøren påta seg og ivareta funksjon som: -Koordinator for prosjekteringsfasen -Koordinator for utførelsesfasen -Hovedvernebedrift Det vil bli inngått skriftlige avtaler om disse funksjoner. 00.17 Kvalitetssikring: Det kreves at entreprenøren har et definert, dokumentert og fungerende kvalitetssikringssystem for sine arbeider. Før kontrakt inngås, skal dokumentasjon framlegges. Entreprenøren skal dokumentere sitt kvalitetssikringssystem, og dette skal inneholde følgende hovedpunkter: 1. Prosjektorganisasjon 2. Prosjekteringsrutiner 3. Dokumentasjonsrutiner 4. Rutiner for merking, forsendelse, mottak og lagring 5. Kontroll av underleveranser og entreprenører 6. Måle- og prøveutstyr 7. Produksjons- og fremdriftskontroll 8. Egenkontrollrutiner 9. Avviksbehandling 10. Sluttkontroll og avlevering Entreprenøren skal føre kontroll over utstyr og alle komponenter som skal leveres byggeplass med hensyn til skader og mangler. Dette gjelder også evt. det tiltakshaver leverer. 6
Entreprenøren skal utarbeide kontrollplaner for all prosjektering og utførelse samt utarbeide statiske beregninger for alle konstruksjoner. Beregningene skal ved forespørsel oversendes tiltakshaver før arbeidene med den angjeldende konstruksjonen starter på byggeplassen. Entreprenøren skal utarbeide beslutningsplan som skal godkjennes av tiltakshaver. Alle arbeidstegninger (plan-, innredning-, fasade-, hovedsnitt) skal godkjennes av tiltakshaver i god tid (minimum 3 uker) før disse kommer til utførelse eller sluttprosjektering. Tiltakshaver forbeholder seg retten til å kontrollere at kontrollplaner og kvalitetssystem følges og få seg forelagt dokumentasjon på kontrollen i form av kvitterte sjekklister, møtereferater etc. 00.18 Rapportering: Entreprenøren skal utarbeide månedsrapport. Rapporten skal være tiltakshaver i hende senest 5 arbeidsdager etter månedens utløp. Rapporten skal ha følgende inndeling: 1. Organisasjon, bemanning. Oppdatert organisasjonskart med adresseliste, bemanning (planlagt og virkelig bemanning) for inneværende, neste og siste måned 2. Statusbeskrivelse Entreprenør skal redegjøre for evt. problemer som er oppstått, eller som han ser er i ferd med å oppstå. Redegjørelsen skal inneholde forslag til korrigerende tiltak. Der skal redegjøres for evt. avvik i forhold til krav, korrigerende tiltak spesifikasjoner, toleranser etc. for kontraktsmessig oppfyllelse av utført arbeid/ytelse. Forslag til korrigerende tiltak skal inkluderes. 3. Økonomi Entreprenøren skal vedlikeholde en oversikt over fakturerte tjenester. Entreprenøren skal vedlikeholde en oversikt over endringsordrer. 4. Framdrift Det skal redegjøres for prosjektets framdrift ved at godkjent framdriftsplan oppdateres med påtegnet frontlinje. Dersom framdriftsplan med frontlinje viser avvik, skal det for hvert avvik angis årsak, og foreslås korrigerende tiltak. 5. Helse, miljø og sikkerhet Det skal opprettes, og vedlikeholdes en oversikt over skader på personer, materiell og ytre miljø. Oversikt over SJA vedlegges. Det skal opprettes, og vedlikeholdes en oversikt over nestenulykker. Med nestenulykker menes hendelser som under andre omstendigheter kunne resultert i ulykke. Det skal opprettes, og vedlikeholdes en oversikt over fravær fordelt på sykdom og skader etter ulykker i prosjektet. 7
00.19 Rengjøring ferdig arbeid: Entreprenøren sørger for og bekoster full hovedrengjøring av berørte arealer før overlevering. Arbeidene skal framgå som egen aktivitet for de forskjellige arealene/sonene på framdriftsplanene. 00.20 FDV/slutt-dokumentasjon Det skal, for alle leveranser i prosjektet, utarbeides og leveres FDV dokumentasjon som grunnlag for brukernes forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU) av bygning og installasjoner. Dokumentasjon føres fortløpende som bygget. Komplett dokumentasjon overleveres ved overtakelse. All dokumentasjon skal også foreligge på papirform. Relevant dokumentasjon som kan leveres digitalt, skal i tillegg leveres på digitalform med filer i for eksempel MS-Word, MS-Excel etc, dwg-format eller pdf-format. All FDV-dokumentasjon skal være faglig kvalitetssikret og gyldighetskontrollert før oversendelse til tiltakshaver. FDV-manual kan ha følgende innholdsfortegnelse (eksemplet er generelt for alle fag): 01 Prosjektorganisasjon/Eiendomsdata 02 Beskrivelse av prosjekt/anlegg- Dokumentregister 03 Beskrivelse hovedbygningsdeler 04 Beskrivelse bygningsdeler/reservedeler 05 Utomhusanlegg 06 Leverandøroversikt 07 Funksjonsbeskrivelse 08 Tilsyn og vedlikeholdsjobber/reservedeler 09 Drift/vedlikehold 1 årsplan 10 Drift/vedlikehold 5 årsplan 11 Krav til kompetanse / beskrivelse av opplæring 12 Målinger / innreguleringer 13 Godkjenningsdokumenter, sertifikater 14 Garantibetingelser / kontrakter 15 Serviceavtaler 16 Tegninger 17 Bilder Entreprenøren skal overlevere all sluttdokumentasjon og relevant FDV-dokumentasjon til gjennomsyn senest 3 uker før avtalt ferdigstillelsesdato. Dokumentasjonen skal overleveres tiltakshaver sammenstillet og ordnet i 2 eksemplarer. Drifts- og vedlikeholdsinstrukser vil være en del av sluttdokumentasjonen for FDV, likeledes el-dokumentasjon, branndokumentasjon, VVS-dokumentasjon, effektberegninger etc. (ovennevnte er ment som stikkord/ eksempler og er ikke uttømmende i forhold til tiltakshavers krav til FDVdokumentasjon). 8
00.21 Prøveperiode: Som del av kontrakten skal det gjennomføres en prøveperiode hvor entreprenøren har ansvar for anlegget med hensyn til drift i et avgrenset tidsrom (prøveperioden) mellom praktisk ferdigstillelse og overtagelse. Dette for at tiltakshaver skal kunne prøve, og får dokumentert, at det ferdigstilte arbeidet er kontraktsmessig utført. Prøveperioden settes til 3 ca. måneder. Innen utløpt prøveperiode skal alle påpekte feil/mangler være utbedret. Prøveperiode avsluttes med overtakelse av kontraktarbeidene. Før oppstart av prøveperioden skal det foretas ferdigbefaring og kontraktarbeidene skal være ferdigstilt og avtalte krav dokumentert. entreprenøren skal på forhånd selv ha foretatt kontrollbefaring og nødvendige prøvinger, test, målinger etc. for å forvisse seg om at kontrakten er oppfylt. Det skal minst foreligge midlertidig brukstillatelse ved oppstart av prøveperiode slik at BH kan ta bygget i bruk til tenkt formål. Entreprenøren skal levere komplette og reviderte drifts- og vedlikeholdsinstrukser innen prøveperiode er utløpt. Ferdigattest skal også foreligge. Først da anses grunnlag for overtakelse som oppfylt. 00.22 Tverrfaglig systemtest: I sluttfasen (før ferdigstillelse) skal det gjennomføres tverrfaglige systemtester (samkjøringstest) av tekniske anlegg inkl. brannalarmanlegg. Entreprenøren plikter å stille med fagkompetanse på alle anlegg/system som skal inngå i den enkelte test. Totalentreprenør skal koordinere denne. Tverrfaglig systemtest skal dokumenteres og vedlegges FDVdokumentasjon. 00.23 Reklamasjonsarbeider: Hvis Entreprenøren skal utføre reklamasjonsarbeider, skal disse utføres til avtalt tid i full forståelse med byggets brukere. Dersom hensyn til brukerne gjør det nødvendig å utføre arbeidene utenom ordinær arbeidstid, berettiger ikke dette overtidsgodtgjørelse eller lignende. Reklamasjonsarbeidene skal utføres uten kostnader for tiltakshaver. 00.24 Øvrige prosjektforutsetninger: Dette dokument angir funksjonskrav for bygningsmessige arbeider. Alle kvaliteter, materialvalg og tekniske løsninger skal så langt som mulig spesifiseres. Referanse for valg av løsninger, detaljer og produkter er anbefalinger gjort i byggdetaljblader fra Byggforsk. Entreprenøren plikter å legge forholdene til rette for tiltakshavers kontroll. Tiltakshavers kontroll og evt. godkjenning fritar ikke totalentreprenøren for det fulle ansvar. 9