Kvalitet for individ og samfunn Konkurranseregler Åpen anbudskonkurranse Rammeavtale 2013 2017 Vaskeritjenester Oppdragsgiver: Side:1 av 14 sider
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. OPPDRAGSGIVER 4 1.1 Om 4 1.2 Oppdragsgiver for anskaffelsen 4 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson 4 2. VERDIER SOM LEGGES TIL GRUNN FOR ANSKAFFELSESVIRKSOMHETEN 4 2.1 Visjon 4 2.2 Forankring 4 2.3 Etiske retningslinjer 5 3. OM ANSKAFFELSEN 5 3.1 Formål 5 3.2 Rammeavtale og avtaleperiode 5 3.3 Avtaleverdi 5 3.4 Omfang 5 4. ALMINNELIGE BESTEMMELSER 5 4.1 Språk/rettsvalg 5 4.2 Kunngjøring og anskaffelsesprosedyre 5 5. TILBUDSGRUNNLAGET 6 5.3 Omfang 6 5.4 Utlevering / utsending av tilbudsgrunnlaget 6 5.5 Mangler i tilbudsgrunnlaget 6 5.6 Rettelser, suppleringer og endringer i tilbudsgrunnlaget 6 6. TILBUD 6 6.1 Form og innhold i tilbud 6 6.2 Frist for å fremsette spørsmål til tilbudsgrunnlaget. 6 6.3 Tilbudskonferanse 6 6.4 Tilbudsfrist 7 6.5 Innlevering av tilbud 7 6.6 Forbud mot tilbudssamarbeid 7 6.7 Forbehold 7 6.8 Deltilbud 8 6.9 Alternative tilbud 8 6.10 Priser, rabatter, gebyrer 8 6.11 Tilbakekall eller endring 8 6.12 Vedståelsesfrist 8 6.13 Ansvar for feil m.v. 8 7. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDET 8 7.1 Regler for konkurransen lovgrunnlag 8 7.2 Anskaffelsesprosedyre 8 7.3 Mottagelse og oppbevaring av tilbud 8 7.4 Tilbudsåpning 9 7.5 Mangelfull dokumentasjon og tilleggsfrist 9 7.6 Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud 9 7.7 Retting av åpenbare feil 9 7.8 Forhandlingsforbud og avklaringer 9 7.9 Forkastelse og avvising av tilbud 9 7.10 Avlysing av tilbudskonkurranse 9 Side:2 av 14 sider
7.11 Retur av tilbud 9 7.12 Opplysningsplikt 10 7.13 Habilitet 10 7.14 Offentlighet 10 7.15 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen 10 7.16 Taushetsplikt 10 8. KVALIFISERING, EVALUERING, TILDELING OG KLAGE 10 8.1 Kvalifisering 10 8.2 Evaluering av tilbud 11 8.3 Utdyping av tildelingskriteriene 11 8.3.1 Avtaleverdi 50 % 11 8.3.2 Produksjon 25 % 12 8.3.2.1 Tekstilkvalitet 12 8.3.2.2 Hygiene 12 8.3.2.3 Miljø 12 8.3.2.4 Vann- og energiforbruk 12 8.3.2.5 Returordning for emballasje 12 8.3.2.6 Transportmidler 13 8.3.2.7 Kjemikalier 13 8.3.3 Leveringssikerhet 25 % 13 8.3.3.1 Service og evne til å betjene og samarbeide med oppdragsgiver 13 8.3.3.2 Kompetanse på tilbudt nøkkelpersonell 13 8.3.3.3 Leveringspålitelighet, leveringskvalitet og leveringssikkerhet 14 8.4 KONTRAHERING 14 8.4.1 Tildeling av rammeavtale 14 8.4.2 Melding om tildeling av rammeavtale og klagefrist 14 8.4.3 Iverksettelse av kontrakt 14 9. TENTATIV FREMDRIFTSPLAN 14 Side:3 av 14 sider
1. OPPDRAGSGIVER Konkurranseregler - Rammeavtale 2013 2017 for vaskeritjenester 1.1 Om er en øykommune sentralt beliggende på Østlandet og omfatter Nøtterøy, Føynland, Veierland samt en stor og attraktiv skjærgård med ca 175 øyer og holmer. Nøtterøy består av tett og delvis spredt småhusbebyggelse, store sammenhengende skog-, jordbruks- og friarealer / dyrket mark med god bonitet som sammen med de klimatiske forhold gir noe av landets beste vekstvilkår for grønnsaksdyrking. Nøtterøy har ca 21.000 innbyggere og et areal på totalt ca 61 km2. Nøtterøy har fastlandsforbindelse til Tønsberg i nord og bruforbindelse til Tjøme i sør og grenser for øvrig til Oslofjorden i øst og mot Stokke i vest. På Nøtterøy er det attraktive bomiljøer, godt kulturtilbud og gode muligheter for friluftsliv. I kommunen er det 13 barnehager, 6 barneskoler, 2 ungdomsskoler, 3 idrettshaller og et godt helse- og eldreomsorgstilbud og det investeres mye i nye formålsbygg. har gjennom Næringsforum et nært og aktivt samarbeid med næringslivet i kommunen som omfatter ca 2.900 foretak / bedrifter, ca 170 nyetableringer pr år og en egendekning av arbeidsplasser på mer enn 60 %. s kommuneplan er styrende for utviklingen av lokalsamfunnet og derved all kommunal myndighetsutøvelse, planlegging / regulering, saksbehandling og tjenesteproduksjon. Kommuneplanen er godt forankret og praktiseres med stor grad av lojalitet fra alle parter. Kommunen har utarbeidet forvaltningsplan for skjærgården som i det alt vesentlige er åpen for allmenheten en god del er vernet og det arbeides for tiden med å etablere nasjonalpark for skjærgården øst for Nøtterøy og øst og syd for Tjøme. Det er lagt godt tilrette for omfattende idretts- og friluftsliv med div idrettsanlegg, golfbane, mange friarealer og småbåthavner. har utarbeidet klima- og energiplan og det er opprettet særskilt klimaråd. Det arbeides med å miljøsertifisere (Miljøfyrtårn) deler av kommunal virksomhet. 1.2 Oppdragsgiver for anskaffelsen Oppdragsgiver er. 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson v/ pleie- og omsorgsseksjonen har oppfølgingsansvaret. Kontaktperson er: Oppdragsgiver: Kontaktperson: Tom Olav Madsen E-post: tom-olav.madsen@notteroy.kommune.no Telefon 33402244 Eventuelle spørsmål eller merknader til tilbudsgrunnlaget skal rettes til kontaktpersonen per e-post. 2. VERDIER SOM LEGGES TIL GRUNN FOR ANSKAFFELSESVIRKSOMHETEN 2.1 Visjon Oppdragsgiver skal ivareta helhetlige økonomiske, økologiske og sosiale hensyn som bidrar til balansert bærekraftig utvikling. 2.2 Forankring Anskaffelsesvirksomheten er forankret i lov og forskrift om offentlige anskaffelser og s anskaffelsesreglement. Side:4 av 14 sider
2.3 Etiske retningslinjer Oppdragsgiver skal så langt det er mulig - ivareta åpenhet, forutsigbarhet, likebehandling og diskresjon - ivareta en opptreden der egen integritet og troverdighet ikke trekkes i tvil - ivareta respekt overfor avtalepartnere og tilbydere - ivareta at avtalepartnere og tilbydere tilfredsstiller krav til dokumentert betaling av offentlige skatter og avgifter samt dokumenterte systemer for miljø- og kvalitetsledelse (HMS- (helse, miljø og sikkerhet) og IK (intern kontroll). - foretrekke avtalepartnere og tilbydere som tilfredsstiller krav til kompetanse, teknisk gjennomføringsevne, soliditet, kvalitet, miljøstandard og samfunnsansvar - sørge for anskaffelser med lave livsløpskostnader - sørge for at bygg og anlegg baseres på metoder og teknologi som gir samfunnsmessig (miljø, helse og økonomi) optimalt resultat over hele byggets levetid. 3. OM ANSKAFFELSEN 3.1 Formål skal etablere rammeavtale for kjøp av vaskeritjenester for avtaleområder som framgår av Kontrakt, kap 2.2. 3.2 Rammeavtale og avtaleperiode Se Kontrakt, kap 1.3 og 1.4. 3.3 Avtaleverdi Anskaffelsens verdi er avhengig av konkurransesituasjonen og er for øvrig vanskelig å anslå pga forestående omlegging av driften, mangel på historiske data og evt endringer i tekstilforbruk som angitt i Kontrakt, kap 3.4 om tekstileffektivisering. 3.4 Omfang Det vises til Kontrakt, kap 2.3. vedr oppdragstyper og opsjoner. 4. ALMINNELIGE BESTEMMELSER 4.1 Språk/rettsvalg Tilbud utarbeides på norsk. I et senere kontraktsforhold forutsettes all språklig kommunikasjon å foregå på norsk. 4.2 Kunngjøring og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen kunngjøres offentlig på DOFFIN For konkurransen gjelder reglene om åpen tilbudskonkurranse, jfr. Forskrift til lov om offentlige anskaffelser, kapittel I og III. Konkurransen skal gjennomføres på en saklig og forsvarlig måte som gir lik behandling av tilbydere og for øvrig i overensstemmelse med lov, forskrift og god tilbudsskikk. Tilbyderne har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Dokumentasjon som fremgår av angitte kvalifikasjonskrav som angitt i Tilbudsmappe, skal foreligge ved innlevering av tilbud. De samme krav stilles til underleverandører som leverandører som tildeles rammeavtale ønsker å benytte i anledning gjennomføring av konkrete oppdrag. Krav som fremgår av kontrakt skal tilfredsstilles senest ved kontraktsoppstart. Side:5 av 14 sider
5. TILBUDSGRUNNLAGET 5.3 Omfang Tilbudsgrunnlaget består av kunngjøring, Konkurranseregler, Kontrakt med vedlegg og Tilbudsmappe med vedlegg. 5.4 Utlevering / utsending av tilbudsgrunnlaget Tilbudsgrunnlaget vil være tilgjengelig på DOFFIN og kan lastes ned derfra. 5.5 Mangler i tilbudsgrunnlaget Tilbyder plikter å meddele skriftlig mangler og / eller uklarheter i tilbudsgrunnlaget som har betydning for prissetting og / eller annen måte for tilbudet. Avklaringer og presiseringer sendes alle som har mottatt tilbudsgrunnlaget. Tilbyder plikter dessuten å sette seg inn i alle forhold som kan ha betydning for avtaleforholdet og kan ikke senere påberope seg forhold han burde ha vært oppmerksom på ved innlevering av tilbudet. 5.6 Rettelser, suppleringer og endringer i tilbudsgrunnlaget Oppdragsgiver har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige inntil tilbudsfrist. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt tilbudsgrunnlag. Oppdragsgiver har rett til å supplere og endre tilbudsgrunnlaget inntil tilbudsfrist. Endringer som angitt og anonymiserte svar på spørsmål og merknader til konkurransegrunnlaget sendes konkurransedeltagerne direkte. 6. TILBUD 6.1 Form og innhold i tilbud Tilbud skal være skriftlig og utarbeides og innleveres i samsvar med Tilbudsmappe og for øvrig iht kravene i tilbudsgrunnlaget. Tilbud skal være fullstendig inneholde alle de opplysninger og dokumentasjon som fremgår av tilbudsmappe. Poster i pristilbud som ikke er utfylt med pris, skal anses som innkalkulert i andre poster med mindre annet er angitt. Mangelfulle tilbud kan bli forkastet. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Alle kostnader forbundet med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av tilbyder. 6.2 Frist for å fremsette spørsmål til tilbudsgrunnlaget. Evt. spørsmål til tilbudsgrunnlaget skal rettes til kontaktperson, se kap 1.3 og være fremsatt skriftlig pr e-post snarest mulig og senest onsdag den 10. april 2013. Svar på spørsmål vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli sendt interessentene via den automatiske meldings- og nedlastingsrutinen på DOFFIN så snart som praktisk mulig. 6.3 Tilbudskonferanse Det vil ikke bli gjennomført særskilt tilbudskonferanse. Side:6 av 14 sider
6.4 Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er: tirsdag den 16. april 2013, kl. 13.00. Tilbud sendes eller innleveres: Servicesenteret Postboks 250, Borgheim Tinghaugveien 16 3163 NØTTERØY 3140 NØTTERØY 6.5 Innlevering av tilbud Tilbudet skal innleveres skriftlig iht. Tilbudsmappe i lukket, anonym forsendelse og merket: Tilbud rammeavtale 2013 2016 for vaskeritjenester i 1 eksemplar og på minnepenn og være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn, jfr Tilbudsmappen, kap 1. Er forsendelsen ikke lukket og merket vil tilbudet bli avvist. Tilbud som ikke er innlevert i samsvar med Tilbudsmappe med etterspurt dokumentasjon og undertegnet av ansvarlig representant for tilbyder, vil bli avvist. Innlevering ved personlig oppmøte foretas ved servicetorget, Tinghaugveien 16 i åpningstiden. Dato og tidspunkt for innlevering påføres forsendelsen av servicetorgets personale, jfr kap 7.3 om tilbudsåpning vedr bekreftelse på mottak av tilbud. Tilbud er rettidig avgitt dersom det er kommet til innleveringsstedet før tilbudsfristens utløp, eller det kan godtgjøres ved kvittering fra postverket at det er sendt senest dagen før. Kvitteringen skal følge foresendelsen. Tilbyder skal varsle oppdragsgiver pr e-post vedlag kopi av kvittering for postforsendelsen med sporingsidentifikasjonsnummer for at tilbud er sent i posten. Tilbud som sendes per post og som kommer frem til mottaker mer enn tre 3 virkedager etter tilbudsfrist, anses som levert etter tilbudsfrist uavhengig om forsendelsen kan dokumenteres postlagt innen tilbudsfrist. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Vedlegg til tilbud som angitt i Tilbudsmappe kap 7, skal innleveres sammen med tilbudet. Det kan innrømmes tilleggfrist for dokumentasjon iht Tilbudsmappe, kap 3.1. Alle kostnader forbundet med tilbudsprosessen er tilbyders ansvar. 6.6 Forbud mot tilbudssamarbeid Deltager i konkurransen har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Tilbyder skal innestå for at evt. underleverandører som tilbyder ønsker å benytte, tilfredsstiller samme krav. 6.7 Forbehold Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget med mindre annet uttrykkelig fremgår av dette. Tilbud som inneholder forbehold av denne art vil bli avvist, jfr. FOA 20-13. Det skal fremgå eksakt henvisning til aktuelt / aktuelle punkt(er) i aktuelt dokument som det enkelte forbehold gjelder. Forbehold skal - være presise og entydig beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder - ha henvisning til aktuelle punkter i tilbudsgrunnlaget som det enkelte forbehold / unntak refererer seg til Side:7 av 14 sider
- tas inn i endringsprotokoll som vedlegges tilbudet i utfylt stand, se kap. 2 i tilbudsmappen for å være gyldige. Leverandør skal oppgi hvilken konsekvens (primært mht. pris) endringen / forbeholdet får dersom oppdragsgiver / kommunen ikke kan akseptere forbeholdet. Forbehold kan føre til at det blir gitt skjønnsmessig tillegg i beregnet avtaleverdi. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne kan føre til at tilbudet anses ufullstendig og blir avvist. 6.8 Deltilbud Tilbud kan innleveres for hvert enkelt avtaleområde, jfr Kontrakt, kap 2.3 eller samlet for alle avtaleområder. 6.9 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å innlevere alternative tilbud. 6.10 Priser, rabatter, gebyrer Pristilbud og rabatter innleveres på prisskjema, kap. 4.1 i Tilbudsmappen. Det aksepteres ikke noen form for gebyrer. Vedr pristilbud på frikjøp / overtagelse av eksisterende tekstilbeholdning, har tilbyder anledning til, etter nærmere avtale, å foreta besiktigelse av tekstilbeholdning. Kontaktperson: Reidar Thoresen, tlf 33402304 / 90696966, reidar.thoresen@notteroy.kommune.no 6.11 Tilbakekall eller endring Tilbakekall av tilbud skal skje skriftlig. Tilbakekall skal være fremkommet til innleveringsstedet innen tilbudsfristens utløp. Etter tilbudsfristens utløp har tilbyderen ikke rett til å foreta endringer i innlevert tilbud. 6.12 Vedståelsesfrist Vedståelsesfristen er mandag den 01. oktober 2013. 6.13 Ansvar for feil m.v. Tilbyder har risikoen for eventuelle feil, uteglemmelser og andre uoverensstemmelser mellom tilbudet og tilbudsgrunnlaget. 7. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDET 7.1 Regler for konkurransen lovgrunnlag Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av 15. juni 2001. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. 7.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyre for åpen tilbudskonkurranse uten rett til forhandling. 7.3 Mottagelse og oppbevaring av tilbud Innkomne tilbud skal påføres tidspunkt for mottagelse og oppbevares uåpnet til tilbudsfristen er utløpt. Det utstedes kvittering for innlevering av tilbud på angitt innleverinssted, jfr kap 6.4. Side:8 av 14 sider
7.4 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli protokollført. Protokollen oversendes konkurransedeltagerne etter tilbudsåpning. 7.5 Mangelfull dokumentasjon og tilleggsfrist Dersom dokumentasjon mht kvalifikasjonskravene ikke er vedlagt tilbudet, kan oppdragsgiver vurdere leverandøren som ikke kvalifisert, hvilket betyr at tilbudet ikke blir med i den videre evalueringen. Oppdragsgiver har plikt til å avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattest og merverdiavgiftattest innen de angitte frister, og de leverandører som ikke oppfyller de kvalifikasjonskrav oppdragsgiver har krevd. Se punkt 7.9 om avvisning og forkastelse av tilbud. Dersom ikke skatteattest eller merverdiavgiftsattest er levert innen tilbudsfristens utløp, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatteattester som er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. Tilleggsfristen gjelder for alle deltagere i konkurransen og oppdragsgiver skal ikke begynne å vurdere de innkomne tilbud før tilleggsfristen er utløpt. 7.6 Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Tilbakekalling eller endringer i innlevert tilbud tillates innen innleveringsfristen. Endring av tilbud er å anse som et nytt tilbud jf. FOA 20-5. 7.7 Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes. 7.8 Forhandlingsforbud og avklaringer Det er ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandling. Oppdragsgiver kan foreta avklaringer, jf FOA 21-1, såfremt uklarheter i tilbudet ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist. 7.9 Forkastelse og avvising av tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbud som ikke er innlevert i samsvar med Tilbudsmappe med vedlegg, jfr kap 6.1 samt krav og vilkår i tilbudsgrunnlaget for øvrig. Tilbud som er levert inn etter frist for innlevering av tilbud vil bli forkastet. Det vises det til Forskrift om offentlige anskaffelser: 20-12 (Avvisning på grunn av forhold ved leverandøren) 20-13 (Avisning på grunn av forhold ved anbudet) 20-14 (Avvisning av unormalt lavt anbud) 20-15 (Fremgangsmåten ved avvisning) For nærmere informasjon om forskriften vises det til http://www.lovdata.no/ 7.10 Avlysing av tilbudskonkurranse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse tilbudskonkurransen når det foreligger saklig grunn for det, jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser mv, 22-1, herunder evt manglende eller bortfall av finansiering. 7.11 Retur av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert. Side:9 av 14 sider
7.12 Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbudet avvises, oppdragsgiver beslutter å forkaste samtlige tilbud eller beslutter å avlyse konkurransen. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for hvorfor deres forespørsel om å delta er avvist, tilbudet er avvist eller hvorfor deres tilbud ikke ble valgt. 7.13 Habilitet For tilbudet gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr. 3. 7.14 Offentlighet Tilbud i sin helhet og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova av 19.05.2006 nr.16 23 inntil tildeling av kontrakt er foretatt. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver vurdere hvorvidt opplysningene i tilbud er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Iht nedenstående lovbestemmelser kan ikke oppdragsgiver unnta tilbud fra offentligheten etter at evalueringen er ferdig: - Lov om offentlighet (Offentleglova) av 19. mai 2006 nr 16, 23, 3. ledd: Det kan 1 gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll etter regelverk som er gitt i medhald av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlege innkjøp, til valet av leverandør er gjort. - Forskrift til lov om offentlige anskaffelser: 3-5: For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova. 3-6: Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 13. Dersom sladdet versjon av tilbudet ikke innleveres eller det ikke er oppført noen krav om unntak fra offentlighet, regnes hele tilbudet som offentlig og kan derfor i sin helhet utleveres til enhver som ber om det. 7.15 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjon hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. 7.16 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. Tilbud vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen. 8. KVALIFISERING, EVALUERING, TILDELING OG KLAGE 8.1 Kvalifisering Det foretas en gjennomgang av tilbud mht om tilbyder tilfredsstiller kvalifikasjonskravene, ref kap 7.5 om evt tilleggsfrist. Tilbyder som ikke tilfredsstiller kvalifikasjonskravene utelukkes fra videre deltagelse i tilbudskonkurransen. Side:10 av 14 sider
8.2 Evaluering av tilbud Tilbydere som anses kvalifiserte, får evaluert tilbud med tilhørende beskrivelser, innlevert dokumentasjon og referanser, ref Tilbudsmappe, kap 6 vedr kriterier som det innhentes referanser på. Oppdragsgiver kan la vær å innhente referanser. Evaluering foretas iht tildelingskriterier som angitt nedenfor, og gis relativ karakter etter en karakterskala på 0 10 der 10 er best. Tilbyder som har innlevert beste tilbud ift resp tildelingskriterier gis karakteren 10. Samme prinsipp benyttes for karaktersetting av underliggende kravspesifikasjon, jfr Tilbudsmappe, kap 4.2.2. Tilbyder som ikke har besvart krav gis karakteren 0. Tilbyder som ikke har bekreftet krav som er merket absolutte, utelukkes fra videre deltakelse i tilbuds- / priskonkurranse. Tildelingskriteriet: avtaleverdi, dvs beregnet totalkostnad over 48 måneder basert på pristilbud og tilbudet for øvirg, karaktersettes iht lineær metode: Karakter: 10 10 x ((tilbud billigste/beste tilbyder) / billigste/beste tilbyder) Tildelingskriteriene vektes som angitt nedenfor. Oppnådd karakter multiplisert med vekt gir oppnådd score. Sum oppnådd score for alle tildelingskriteriene gir konkurranseforholdet tilbyderne imellom. Den tilbyder som oppnår høyest score, tildeles kontrakt. Tilbud vil bli evaluert og rangert som følger: Tildelingskriterier 1 Avtaleverdi over 4 år 1.1 - Pris iht Tilbudsmappe, kap 4.1 - Tilbudt prisjustering - Fradrag for frikjøp eksisterende tekstilbeholdning - Verdi av forbehold 2 Kvalitet og gjennomføringsevne 2.1 2.2 Produksjon o Tekstilkvalitet - Estetikk, velvære, visuell renhet og renhetsfølelse. - Kvalitet iht produkt- og prisskjema o Hygiene / smittesikkerhet o Miljø: Produkter, produksjon og transport Leveringssikkerhet Service, leveringspålitelighet, -kvalitet, -sikkerhet og hygiene, herunder forhold som beskrevet i Tilbudsmappe, kap 5.2. Karakter K Vekt V 50 % 25 % 25 % SUM 100 % Sum K x V 8.3 Utdyping av tildelingskriteriene 8.3.1 Avtaleverdi 50 % Avtaleverdi vurderes iht tilbudte enhetspriser for leverte rene tekstiler hvor alle kostnadselementer er inkludert, herunder o Alle overheadkostnader o Leie av tekstiler o Vask av tekstiler o Frakt av skittentøy og vaskede tekstiler Videre inngår verdi av forbehold, tilbudt prisstigning og frikjøp. Side:11 av 14 sider
8.3.2 Produksjon 25 % Tilbyder skal bekrefte at han kan levere hele det etterspurte tekstilsortimentet for hver avtalegruppe som angitt Kontrakt kap 4.4.6. I tillegg skal tilbyder oppgi for avtalegrupper som omfatter leie av tekstiler andre tekstiler som kan leveres, jfr forbehold som angitt i Kontrakt, kap 2.3. 8.3.2.1 Tekstilkvalitet Tilbudte tekstiler skal tilfredsstille kravene som beskrevet i Kontrakt, kap 3.2 og 4.4.6. 8.3.2.2 Hygiene Tilbyder skal overholde hygienekrav som beskrevet i: Norske Vaskeriers Kvalitetstilsyns (NVK) bransjestandard Smittevern for vaskerier som behandler tekstiler til helseinstitusjoner, eller tilsvarende standard. Infeksjonskontrollprogrammet Dokumentasjonskrav: Tilbyder må beskrive hvordan hygienekravene blir ivaretatt og hvilken standard som brukes. Tilbyderen skal vedlegge opplysninger om: Kontrollrutiner for hygienereglementet og at prosedyrer knyttet til hygiene blir fulgt opp i hele produksjons- og logistikkjeden. (Kan beskrives vha illustrasjoner.) Prosedyrer og rutiner for avviksmelding og avvikshåndtering, behandling av avvik, iverksetting av tiltak som forebygger gjentagende avvik. (Kan beskrives vha ill.) Prosedyrer for orden og renhold i vaskeriet og i transportmidlene Prosedyre for tilfredsstillende behandling av smittetekstiler Opplæringsplan /rutiner i hygiene for tilbyders personale Gode prosedyrer, kontrollrutiner og avvikshåndteringsrutiner. Faglig god standard på opplæring av tilbyders personal i rutiner for hygiene, og kontinuitet i opplæring over tid vil bli vektlagt ved evaluering av tilbud. 8.3.2.3 Miljø I Stortingsmelding nr. 46 (1988-89) om Miljø og utvikling uttrykkes at «hensynet til bærekraftig utvikling skal innarbeides i all samfunnsplanlegging og sektorpolitikk», og videre at «offentlige innkjøpsordninger skal rettes mot miljøvennlige produkter». Oppdragsgiveren ønsker å føre en miljøvennlig innkjøpspolitikk. Dette innebærer at det bl.a. vil bli lagt vekt på miljømessige konsekvenser gjennom produktets levetid og livssykluskostnader i anskaffelsesprosessen. Miljøvennlige varer skal foretrekkes i den hensikt å oppnå minst mulig forbruk av ressurser, mindre forurensning, mindre avfall og økt gjenvinning / resirkulering så lenge dette er praktisk gjennomførbart. Produktenes levetid, holdbarhet, repeterbarhet, innhold og gjenvinnings potensial er også forhold som tas i betraktning. 8.3.2.4 Vann- og energiforbruk Tilbyder skal oppgi og dokumentere strøm- og vannforbruk i antall kw og liter pr tonn produsert (tørt) tøy. Om mulig, skal dette dokumenteres pr tekstilgruppe. 8.3.2.5 Returordning for emballasje Hvis norsk leverandør (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon på at leverandøren er medlem i en returordning, eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS, eller tilsvarende returordning). Side:12 av 14 sider
8.3.2.6 Transportmidler Tilbyder skal oppgi: Gjennomsnittlig alder på transportmidler som benyttes for oppfyllelse av kontrakten Tilbyderens policy mht. tomgangskjøring og opplæring i økonomisk og miljøvennlig kjøring (ECO-driving eller lignende) 8.3.2.7 Kjemikalier Det blir tillagt vekt at følgende kjemikalier, som er vurdert som uønsket, ikke benyttes: a) Optisk hvitt b) Limonen c) Fargetilsetningsstoffer i kjemien d) Enzymer som ikke er kapslet inn eller blandet i slurry e) Kjemiske stoffer som ihht. Forskrift om klassifisering, merkingmv. av farlige kjemikalier (FOR-2002-07-16-1139), klassifiseres som allergifremkallende f) Fosfonater og NTA får sammenlagt inngå i mengder på maksimalt 0,15 g/kg vaskegods. EDTA skal maksimalt inngå med 0,5 g/kg vaskegods. g) Reaktive klorforbindelser eller organiske klorforbindelser benyttes kun i omvask eller kraftig skitten vask. Doseringen av klorforbindelser overstiger ikke 1,5 g aktiv klor/kg vaskegods. Dokumentasjonskrav: Erklæring fra alle kjemikalieleverandører/produsenter om hvilke av de angitte kjemikaliene a) e) som ikke inngår i vaskemidlene. Alternativt egenerklæring, lisens for svanemerking av vaskemidlene, andre tilsvarende merkeordninger, eller annen dokumentasjon, som redegjørelse fra produsent eller prøvningsrapport fra anerkjent organ. Punktene f) g) dokumenteres ved retningslinjer for dosering. 8.3.3 Leveringssikerhet 25 % Av bygningsmessige årsaker har de ulike leveringssteder noe forskjellige rutiner for mottak av rene tekstiler og henting av skitne, kasserte tekstiler og tilgjengeligheten til leveringsstedene vil variere. har ikke kjølerom. Skitne tekstiler oppbevares i skyllerom på avdelingene. Tilbyder må angi ordning for kjøling når hentefrekvens krever dette. 8.3.3.1 Service og evne til å betjene og samarbeide med oppdragsgiver Tilbyder skal beskrive: Hvordan oppdraget søkes løst med hensyn til bestillings og leveringsrutiner. Redegjøre for bestillingsløsninger, hvordan bestilling foretas som ivaretar en effektiv håndtering hos oppdragsgiver. Leverandørens distribusjonssystem og hvordan dette praktiseres. Leverandørens backup-planer ved driftsstans / -avvik, slik som produksjonshavari, bilhavari, sykdom, ferie og force majeur. Hvilke systemer og rutiner tilbyder har til å levere og oversende detaljert statistikk for definerte leveranseparameter pr. leveringssted hos oppdragsgiver. Eksempler på eksiterende rapporter og statistikk vedlegges tilbudet. Bruk av underleverandør og hvilken rolle underleverandør vil ha, samt i hvilket omfang underleverandør vil benyttes. 8.3.3.2 Kompetanse på tilbudt nøkkelpersonell Tilbyder skal presentere kontaktperson/er som skal være ansvarlig for denne avtale i tilbudet. Det er viktig å få frem kompetanse og hvilken rolle vedkommende har hatt i relevante referanseoppdrag. Side:13 av 14 sider
8.3.3.3 Leveringspålitelighet, leveringskvalitet og leveringssikkerhet Det vektlegges høy leveringspålitelighet. Det gjelder levering i henhold til tilbudt leveringsog henterutine. Tilbyder må redegjøre for hvordan leveringspålitelighet er tenkt oppfylt. Det vektlegges høy leveringskvalitet. Det gjelder tekstiler levert i henhold til avtalt kvalitet. Tilbyder må redegjøre for hvordan leveringskvalitet er tenkt oppfylt. Det vektlegges høy leveringssikkerhet. Det defineres som rett levering av tekstiler til rett tid i forhold til bestilling og tilbudt leveringstid / -rutine. Tilbyder må redegjøre for hvordan leveringssikkerhet er tenkt oppfylt. Tilbyder må redegjøre for hvordan registrering av avvik og uregelmessigheter sett i forhold til leveransen, registreres som avvik og hvordan avvik behandles. Med leveranse menes leveringspålitelighet, leveringskvalitet og leveringssikkerhet som angitt ovenfor. Tilbyder skal dokumentere avtale med beredskapsvaskeri og mulighet for å låne / anskaffe tekstiler dersom tilbyderens produksjon eller leverandør svikter. 8.4 KONTRAHERING 8.4.1 Tildeling av rammeavtale Rammeavtale tildeles kvalifisert tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbud for hvert enkelt avtaleområde, jfr Kontrakt kap 2.3, dvs leverandør som oppnår høyest score, jfr kap 8.2. Avhengig av evalueringsresultatet, inngås kontrakt med 1 eller flere leverandører. 8.4.2 Melding om tildeling av rammeavtale og klagefrist Melding om tildeling av kontrakt og begrunnelse for valg av leverandør sendes uten ugrunnet opphold til samtlige kvalifiserte tilbydere. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valg av leverandør og 10 dagers frist for tilbyder til å klage på tildeling. 8.4.3 Iverksettelse av kontrakt Kontrakt iverksettes etter nærmere avtale etter tildeling av kontrakt og evt klagebehandling, jfr tentativ fremdriftsplan, kap 9. 9. TENTATIV FREMDRIFTSPLAN Det er med basis i frister som fremgår av kap. 6, fastsatt fremdriftsplan med milepæler, som fremgår av nedenstående. Det tas forbehold om endringer i angitte milepæler. Milepæler Prosess: 2013 Mar Apr Mai Jun Aug Sep Okt Kunngjøring 01. Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget 10. Tilbudsfrist 16. Evaluering Tildeling av kontrakt 10. Klagefrist 20. Kontraktsinngåelse 21. Iverksettelse av kontrakt 01. *) Vedståelsesfrist 01. *) = Eller etter nærmere avtale. Side:14 av 14 sider