Disponering av kommunale boliger

- Skien kommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr: 706021 2006

Innholdsfortegnelse Sammendrag...iii 1 Innledning...1 1.1 Problemstillinger...1 1.2 Avgrensing...1 2 Metode og kvalitetssikring...2 2.1 Metodevalg...2 2.2 Den praktiske gjennomføringen...2 2.3 Innsamling og bearbeiding av data...2 2.4 Pålitelighet og gyldighet...2 2.5 Høring...2 3 Revisjonskriterier...3 3.1 Problemstilling 1...3 3.2 Problemstilling 2...3 4 Fakta og funn...4 4.1 Utnyttelse av kommunalt disponerte boliger...4 4.2 Beskrivelse av rutiner og praksis...5 4.3 Andre årsaker til vakanser...6 4.4 Regnskapstallene...7 5 Revisors vurderinger og konklusjoner...8 5.1 Problemstilling 1...8 5.1.1 Utnyttelse av kommunale boliger 8 5.1.2 Rutiner og praksis 8 5.1.3 Andre årsaker til vakanser 8 5.1.4 Konklusjon 9 5.2 Problemstilling 2...9 5.2.1 Konklusjon 10 Litteratur og kildereferanser...10 Vedlegg...10 Telemark kommunerevisjon IKS ii

Sammendrag Prosjektet er utført på oppdrag fra kontrollutvalget med grunnlag i vedtatt plan for forvaltningsrevisjon. Bakgrunnen for prosjektet er at kommunen har mange boliger og det er av interesse å undersøke utnyttelse av boligmassen. Undersøkelsen omfatter tidsrommet 2004 2006, gjelder boliger hvor det foreligger en husleiekontrakt mellom kommunen og leietaker, men kun boliger som har fått ny leietaker i perioden undersøkes. For å kunne vurdere hva som er rimelig og tilfredsstillende grad av utnyttelse, har vi tatt hensyn til oppussingstid ved skifte av leietaker og at noen boliger blir forbeholdt særskilte grupper. Estimatet over graden av utnyttelse foretas på bakgrunn av et stratifisert utvalg av opplysninger fra Eiendomsenheten ved Forvaltning. Undersøkelsen viser at 98,0 %, 95,9 % og 94,2 % av kommunalt disponerte boliger var utleid i årene 2004 2005-2006. Ved å korrigere for istandsettingstiden viser beregninger at utnyttelsen i perioden er på 98,7 %, 97,4 og 95,9 %. Undersøkelsen viser altså at det er en liten nedgang i utnyttelsesgraden fra 2004 til 2006. Til tross for dette er utnyttelsen tilfredsstillende. En del årsaker til at boliger blir stående ledig er det vanskelig å gjøre noe med, men boliger som er forbeholdt særskilte grupper bør kommunen vurdere jevnlig om fortsatt dekker et behov. Det bør utarbeides et system som gjør det mulig å følge opp tomme boliger på en bedre måte. Det bør utarbeides skriftlige rutiner for de enkelte arbeidsoppgavene For å kunne vurdere om regnskapet gir tilfredsstillende informasjon bør regnskapet vise hvor mye husleie det blir innbetalt til kommunen, hvor stort tap i husleieinntekter kommunen har som følge av at boliger blir stående tomme og hvor stort tap i husleieinntekter kommunen har som følge av subsidiering. Budsjetterte husleieinntekter bør derfor være beregnet på grunnlag av fastsatt (markeds) leie. Regnskapet viser ikke hvor stort tap kommunen har som følge av at boliger blir stående tomme. I følge våre beregninger er tapet anslagsvis 2,2 mill kr for 2006. Et eventuelt tap som følge av subsidiering vises heller ikke i regnskapet. Regnskapet synes ikke å gi tilfredsstillende informasjon. Budsjettet er estimert på grunnlag av fjorårets husleieinntekt og inneholder derfor et visst tap pga tomme boliger. Brutto budsjett på grunnlag av kommunens markedsleie vil gi en bedre oversikt over kostnadene ved tomme boliger og/eller subsidiering av husleier. Intern fakturering kan være et godt incitament for andre avdelinger til å redusere kostnadene ved tomme boliger. Sted, 11.01.2007 Telemark kommunerevisjon IKS Marianne Rogn revisor Telemark kommunerevisjon IKS Aud Bjervamoen forvaltningsrevisor iii

1 Innledning Prosjektet er gjennomført som forvaltningsrevisjon. Hjemmel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelovens 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutvalg kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel 3. Prosjektet er utført på oppdrag fra kontrollutvalget med grunnlag i vedtatt plan for forvaltningsrevisjon. Rapporten blir oversendt kontrollutvalget som videre skal avgi rapport til bystyret om hvilke forvaltningsrapporter som er gjennomført og om resultatene av disse 1. Ifølge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon, fastsatt av Norges Kommunerevisorforbunds styre 23. mai 2005 og gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. Standarden bygger på norsk regelverk og internasjonale prinsipper og standarder som er fastsatt av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). Bakgrunnen for prosjektet er at kommunen har mange boliger og det er av interesse å undersøke utnyttelsen av boligmassen. 1.1 Problemstillinger Formålet med prosjektet er å undersøke om organisering, ansvarsdeling, rutiner eller andre særskilte forhold medvirker til at kommunalt disponerte boliger står tomme. Prosjektet har en tosidig problemstilling. Effektivitet kan måles både statistisk og økonomisk. Statistiske beregninger kan være på grunnlag av utleiedager. Beregningene brytes opp slik at vi kan få oversikt over om antall dager en bolig står tom, skyldes istandsetting eller andre forhold. Økonomisk måling har basis i regnskapet. Regnskapet må derfor gi tilstrekkelig informasjon. Hvor mye informasjon regnskapet skal gi, må vurderes i forhold til kostnad/nytte. Grunnlaget for budsjettet vil ha betydning for å kunne vurdere kommunens økonomiske målsettinger og måloppnåelser innen området. Problemstillingene vi har utledet kan formuleres slik: Blir boliger som kommunen disponerer tilfredsstillende utnyttet? Gir regnskapet tilfredsstillende informasjon? 1.2 Avgrensing Undersøkelsen avgrenses til tidsrommet 2004 2006. Undersøkelsen er begrenset til å gjelde boliger hvor det foreligger en husleiekontrakt mellom Skien kommune og leietaker, dvs. at boliger med fullverdipant 2 ikke tas med. For problemstilling 1 avgrenses undersøkelsen ytterligere, ved at kun boliger som har fått ny leietaker i perioden undersøkes. 1 Jf. forskrift om kontrollutvalg 11 og forskrift om revisjon 8 2 Boliger hvor kommunen ikke er hjemmelshaver Telemark kommunerevisjon IKS 1

2 Metode og kvalitetssikring 2.1 Metodevalg Vi har benyttet forskjellige metoder for innsamling av data. Intervjuer/samtaler og dokumentanalyse er benyttet for å undersøke om organisering, ansvarsdeling, rutiner eller andre særskilte forhold, påvirker hvor lenge en bolig står tom. Dokumentanalyse og tallanalyse er anvendt for å undersøke om regnskapet gir tilfredsstillende informasjon vedrørende husleieinntekt, tapt husleieinntekt og eventuell subsidiering av husleie. 2.2 Den praktiske gjennomføringen Prosjektet er gjennomført i perioden september november 2006. Vi har hatt samtaler med ansatte fra Eiendomsenheten ved Forvaltning og innhentet aktuelle dokumenter, skjemaer og regnskapstall for å kartlegge antall ledige boliger og hvor lenge de har vært ledige. Vi har vært observatør ved ett møte for tverrfaglig tildelingsutvalg. 2.3 Innsamling og bearbeiding av data Hvordan man skaffer til veie data vil være betinget av hvilke kilder man har tilgang til. Vi har to typer kilder: primære og sekundære. Primære data er opplysninger som ikke er tilgjengelig fra før og som må samles inn. Primærdata til dette prosjektet ble samlet inn gjennom intervjuer og observasjon i møte med tverrfaglige tildelingsutvalg. Dette er en kvalitativ undersøkelse som vil gjøre det mulig å svare på spørsmål som er vanskelige å måle eller kvantifisere. Definisjonen på sekundærdata er informasjon samlet inn av andre for et formål som kan være forskjellig fra vårt 3. Aktuelle sekundærdatakilder for dette prosjektet har vært offentlige publikasjoner (herunder lover og forskrifter), rutinebeskrivelser/ansvarsdeling, relevante sakspapirer og politiske vedtak. Vi har gjort et stratifisert utvalg ved den statistiske beregningen. Det betyr at det gjøres et tilfeldig utplukk på om lag 30 % i populasjonen og at utplukket er fordelt på underpopulasjonene alders-/uføreboliger, sosialboliger og flyktningboliger. Resultatet kan overføres til hele populasjonen. 2.4 Pålitelighet og gyldighet Data som presenteres skal være basert på faktiske forhold og objektive kriterier. For å sikre at dataene som ble samlet inn er troverdige og gyldige, ble dataene kvalitetssikret. Ved intervjuer var to revisorer til stede og referat fra intervjuet ble verifisert av intervjuobjektet. 2.5 Høring Utkast av rapporten er sendt til rådmann i Skien kommune til uttalelse. Kommentarene følger som vedlegg 4 til rapporten. 3 Definisjonen er hentet fra boka Research methods in business studies forfattet av Pervez Ghauri og Kjell Grønhaug, side 76. 4 Vedlegg nr. 4 Telemark kommunerevisjon IKS 2

3 Revisjonskriterier 3.1 Problemstilling 1 Blir boliger tilfredsstillende utnyttet? For å kunne vurdere hva som er rimelig og tilfredsstillende grad av utnyttelse vil vi bygge på reelle hensyn med støtte i følgende kilder: Boliger til vanskeligstilte, jf. sosialtjenesteloven 3-4 Spesialtilpassede boliger, jf. sosialtjenesteloven 4-2 bokstav d. Bystyrevedtak om mottak av flyktninger, sak 0035/04 Klausulerte boliger for personer med spesielle boligbehov, jf. husleieloven kapittel 11 Begrepet reelle hensyn 5 er en samlekategori som omfatter ulike typer hensyn. Det kan for eksempel være hensynet til konkret rimelighet og et godt tolkningsresultat. Konkret rimelighet i denne sammenhengen er hva som anses som rimelig oppussingstid ved skifte av leietaker. Et godt tokningsresultat innebærer at det tas hensyn til sosiale og miljømessige forhold ved tildeling av kommunale boliger. Et stratifisert 6 utvalg av tomme boliger gir et godt grunnlag for beregning av hvor stor andel av boligmassen som blir utnyttet. Revisjonskriteriet: Tilfredsstillende utnyttelse er 100 % utleiedager minus rimelig tid til istandsetting av boligen ved skifte av leietaker. 30 dager anses som rimelig tid til istandsetting. 3.2 Problemstilling 2 Gir regnskapet tilfredsstillende informasjon? Den regnskapsinformasjon som gis må avveies i forhold til kostnad/nytte. Det betyr at noen detaljerte opplysninger bør komme fram i regnskapet hvis kostnaden ved å framskaffe disse ikke blir for stor. Det er et krav 7 at inntektene/innbetalingene regnskapsføres brutto. Det skal således ikke gjøres fradrag for tilhørende inntekter til utgiftene, og heller ikke skal inntektene fremstå med fradrag for eventuelle tilhørende utgifter. Kommunen har vedtatt et tak for hvor stor husleie økonomisk vanskeligstilte personer skal betale, nemlig 35 % av brutto inntekt. Dette kan medføre at kommunen subsidierer husleie. Årsbudsjettet 8 skal være realistisk. Det skal fastsettes på grunnlag av de inntekter og utgifter som kommunen kan forvente i budsjettet. For å kunne vurdere kommunens økonomistyring blir regnskapet sammenlignet med budsjettet. Det vil derfor være av betydning på hvilke grunnlag budsjettet er utarbeidet. 5 Rettskildelære forfattet av Mads Henry Andenæs, kap. 10.1 6 Se vedlegg 1, stratifisert utvalg 7 Jf. Forskrift om årsregnskap og årsberetning 7 8 Lov om kommuner og fylkeskommuner 46, 3 punkt. Telemark kommunerevisjon IKS 3

Revisjonskriteriet: Budsjettet bør vise brutto husleieinntekt basert på markedsleie og estimert tap av husleie som følge av skifte av leietakere. Regnskapet bør minst vise brutto husleieinntekt, tap av husleie og subsidiering av husleie. 4 Fakta og funn Vi presenterer en del fakta og funn i form av statistikker, regnskapstall og beskrivelse av rutiner og ansvarsdeling, samt annen informasjon i vedlegg 9 til rapporten. 4.1 Utnyttelse av kommunalt disponerte boliger Beregninger av utnyttelsesgrad av boligmassen viser: 2004 2005 2006 Antall mulige utleiedager totalt 381 960 380 880 190 005 Antall mulige utleiedager korrigert for istandsetting 379 290 375 090 186 675 Antall faktiske utleiedager totalt 374 456 365 254 178 947 Utnyttelsesgrad 98,0 % 95,9 % 94,2 % Utnyttelsesgrad korrigert for istandsetting 98,7 % 97,4 % 95,9 % (Istandsetting settes til 30 dager. ) Estimatet viser at utnyttelsen av boligmassen er relativ høy. Årsaken til at boligmassen ikke er 100 % utnyttet har sammenheng med flere forhold, blant annet at ledige boliger må klargjøres for ny leietaker, rutiner/praksis ved skifte av leietaker og at noen boliger er forbeholdt særskilte grupper. Vi har fordelt antall dager en bolig står tom i sammenheng istandsetting eller andre forhold. Det kan tas ut lister over hvor mange boliger som er ledige fra kommunens datasystem. Da det tverrfaglige tildelingsutvalget hadde møte etter sommeren 2006, inneholdt listen 55 ledige boliger. Lister over hvor lenge boligene har stått tomme, har det ikke vært mulig å hente ut. Våre beregninger viser: År Gjennomsnittlig antall tomme dager totalt Gjennomsnittlig antall tomme dager istandsetting Gjennomsnittlig antall tomme dager andre forhold 2006 100 41 59 2005 81 30 51 2004 84 50 34 I skolens sommerferie blir istandsetting av kommunale boliger utsatt pga andre prioriterte vedlikeholdsoppgaver. Dette påvirker statistikken 10 og gjennomsnittlig antall dager istandsetting for 2006 kan derfor være høyere. Gjennomsnittlig antall dager istandsetting ser ut til å variere, mens gjennomsnittet antall dager en bolig blir stående tom på grunn av andre forhold har gått opp. Det kan skyldes flere forhold 9 Vedlegg 1: Generell informasjon, vedlegg 2: Statistikk, vedlegg 3: Regnskapstall 10 Se vedlegg 2: Statistikk, feilkilder Telemark kommunerevisjon IKS 4

som endring i rutiner/praksis, lite bruk av fakturering internt eller manglende oversikt over hvor lenge en bolig har stått tom. 4.2 Beskrivelse av rutiner og praksis Kommunen har følgende rutiner eller praksis ved skifte av leietaker i kommunale boliger i forbindelse med: 1) Oppsigelse Oppsigelser gis både skriftlig og muntlig. Husleiekontraktene for kommunens eide boliger har en oppsigelsesfrist på 1 måned, men det legges ikke så mye vekt på dette. Leietaker får beskjed om å tømme og vaske boligen og det avtale tid for besiktigelse. Innleide boliger: Husleiekontraktene har 3 måneders oppsigelsesfrist som overholdes. 2) Besiktigelse og klargjøring I hovedsak gjøres det en avtale mellom leietaker og en ansatt ved Forvaltning som har ansvaret for å besiktige boligen. Boligen skal være ryddet/rengjort og nøkler innlevert før leieforholdet opphører. Det skrives en besiktigelsesrapport. Boligen blir klargjort av vedlikeholdsavdelingen. Klargjøringen skjer fortløpende, men forvaltningsavdelingen kan prioritere hvilken bolig som skal istandsettes først. 3) Tildeling av bolig a) Pleie og omsorgsavdelingen har tildelingsretten til omsorgsboliger Pleie og omsorgavdelingen mottar og behandler søknader om omsorgsboliger. Bestillerkontoret gir melding om tildeling til Forvaltning som skriver tildelingsbrev. Det har vært noe variasjon på hvor lang tid det går fra det er fattet vedtak til Forvaltning mottar melding, ifølge saksbehandler ved Forvaltning. Dette problemet er tatt opp i møte med Bestillerkontoret. b) Flyktningkontoret melder om boligbehov Flyktningkontoret gir skriftlig melding om behovet for bolig til Forvaltning. Forvaltning har oppgaven med å finne egnet bolig. Boligen blir avsatt til flyktningen(e) som mottas. En del ting må være på plass før flyktningen(e) bosetter seg i kommunen. c) Tverrfaglig tildelingsutvalg har tildelingsretten til øvrige boliger Utvalget har jevnlig møter og behandler søknader om kommunal bolig. Noen søknader blir avslått, noen blir innvilget og noen avventes for nærmere opplysninger. Selv om en søknad blir innvilget betyr ikke det nødvendigvis at søker får kommunal bolig. Søker kan bli satt på venteliste. Listen fungerer ikke som et køsystem da det prioriteres innenfor ventelisten. Søkere på venteliste blir gjort oppmerksom på dette. Når en bolig tildeles, får søker anledning til å se boligen før vedkommende takker ja/nei til boligen. Takker søker nei tilbys boligen til en annen person på ventelisten. Svar fra boligsøker journalføres ikke i Kontor 2000. 4) Husleiekontrakter Forvaltning skriver alle husleiekontrakter. Det er 4 ulike standard husleiekontrakter med påskrift om dobbel klausulering. Husleiekontraktene viser dermed ikke om boligen er klausulert for å dekke varige eller midlertidige behov, se vedlegg 1 klausulering av boliger. Husleiekontraktene journalføres ikke i Kontor 2000. Telemark kommunerevisjon IKS 5

Undersøkelsen viser at ikke alle saksdokument er journalført. Alle dokument som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon skal journalføres 11. 4.3 Andre årsaker til vakanser Oversikten viser type bolig og tildeling til ulike grupper boligsøkere (2006). Alders/ uføre Psykisk utv.h. Tjenestebolig Bolig tildelt: Flyktning Sosial Sum Kommunalt eide borettslagsleiligheter 137 51 131 0 0 319 Kommunalt eide boliger 32 252 135 32 7 458 Framleie av privatboliger 14 0 3 0 1 18 Sum 183 303 269 32 8 795 Kommunalt eide boliger kan både være boligkomplekser og enkeltstående boliger. A) Mange boliger er klausulert 12. Klausulerte boliger er forbeholdt søkere med særskilt boligbehov. Det gir mindre fleksibilitet og kan medføre dårligere utnyttelse. Administrative vedtak om klausulering kan enkelt endres når boligen ikke lenger tjener formålet. Politiske vedtak om klausulering krever lengre saksbehandlingsprosess før det kan endres. Eksempelvis vil dette gjelde for enkelte trygdeboliger som er bygget på 60-/70-tallet. Tradisjonelle bolig- og planløsninger er stort sett ikke tilpasset boligbehovene for personer med nedsatt funksjonsevne. I følge stortingsmelding nr. 23 (2003 2004) vil behovet for tilrettelagte boliger øke som følge av endring i levealder, helsetilstand og sykdomsbilde. Ulike typer av funksjonsnedsettelser stiller ulike funksjonskrav. Dette vil gjelde unge som gamle. Bevegelseshemmede har krav i forhold til atkomst, boligareal, planløsning og dimensjonering av rom, spesialinnredning og utstyr. Ofte har de også krav til materialbruk, varmeisolasjon og oppvarming 13. B) Boliger tilpasset særskilte grupper kan stå ledig i påvente av leietaker. Kommunen har boliger som er forbeholdt personer med psykisk funksjonshemming eller rusmisbruk. Hensynet til personen og bomiljøet vil bli vektlagt ved tildeling av bolig. Noen steder må det tas hensyn til hvilke personer som passer inn i det aktuelle miljøet i følge saksbehandler ved Forvaltning. Boliger til flyktninger kan også stå ledig i påvente av leietaker. Flyktningenes ulike boligbehov gjør at kommunen må vurdere hvilke ledige boliger som kan være aktuelle og avsette disse. Boligene skal møbleres/utstyres og en boveileder skal inn i saken før flyktningene flytter inn. C) Noen boligområder er mindre attraktive enn andre. Noen boliger blir stående tomme på grunn av at boligen ikke er tilfredsstillende 14 lokalisert. Eksempelvis er noen boliger på Skottfoss blitt tilbudt flere potensielle leietakere som har 11 Forskrift 11.12.1998 nr 1193 om offentlig arkiv 12 Se vedlegg nr. 1 13 St.meld.nr. 23 (2003 2004) boks 6.5 14 St.meld.nr. 23 (2003 2004) pkt 5.6.1 Telemark kommunerevisjon IKS 6

takket nei. Et boligkompleks i et område som er lite attraktivt vil periodevis føre til vakanse i boligmassen. D) Større vedlikeholdsbehov av boliger tar tid og er kostbart. Knappe ressurser gjør at boliger som koster mye å pusse opp ofte blir utsatt. Eksempelvis sto en ramponert bolig tom over lang tid. Kostnaden ved å klargjøre boligen for nye leietakere var høy. E) I skoleferien blir andre vedlikeholdsoppgaver prioritert framfor istandsetting av ledige boliger. Knappe ressurser gjør at mange boliger som blir ledige rett før eller i skoleferien blir utsatt. Vedlikeholdsavdelingen må i denne perioden prioritere andre vedlikeholdsoppgaver. Det innebærer at kommunen i en periode vil ha flere ledige boliger enn normalt og at de står tomme lengre. 4.4 Regnskapstallene Budsjettet er beregnet på grunnlag av fjorårets regnskapstall pluss et påslag som følge av prisstigning. Budsjettgrunnlaget for husleieinntekt anses derfor å være netto inntekt, dvs budsjettet inneholder ett visst tap på grunn av tomme boliger og subsidiering av husleie.. Ifølge boligsjefen vil kommunen trolig holde seg innenfor de reviderte budsjettrammene Regnskapstallene viser: (Alle kronebeløp er i hele tusen) Inntekt År Regnskap Revidert budsjett Husleie, utleie av lokale 2006 24 454 33 906 (inntekt for 9 måneder) Husleie, utleie av lokale 2005 32 436 28 828 Husleie, utleie av lokale 2004 29 259 27 442 Budsjettert husleieinntekt er basert på erfaringstall. Regnskapet vil derfor ikke gi tilstrekkelig informasjon ved å sammenligne husleieinntekt i regnskapet og i budsjettet, fordi tallene ikke viser tapt husleieinntekt som følge av tomme boliger eller eventuell subsidiering av husleie. Våre beregninger for 2006 viser: (Alle kronebeløp er i hele tusen) Markedsleie Årlig innbetalt husleie Årlig transportert bostøtte Tap som følge av tomme boliger/subsidier 39 800 32 600 5 000 2 200 Husleiene kan være fastsatt leie (markedsleie) eller gjengs leie 15. Bystyret har fattet vedtak 16 om en individuell ordning hvor husleiebetalingen er inntektsavhengig. Det er derfor en mulighet for at noen husleier blir subsidiert av kommunen. Dersom husleier blir subsidiert, vil det vises som differanse mellom gjengs leie og faktisk innbetalt husleie inklusiv bostøttetransport. Vi har ikke nok opplysninger til å estimere om kommunen subsidierer 15 Se vedlegg nr. 1 16 Bystyresak nr 0133/04 vedtak om 35 % regelen Telemark kommunerevisjon IKS 7

husleie som følge av 35 % regelen. Vårt estimat vil derfor være et samlet tap som følge av at boligene står tomme og eventuell subsidie av husleie. Forvaltning fakturerer flyktningkontoret for husleie på boliger som står tomme i påvente av leietaker. Det utgjorde om lag 292 000 kr for 10 måneder i 2006. Andre avdelinger som har tildelingsrett blir ikke fakturert. 5 Revisors vurderinger og konklusjoner 5.1 Problemstilling 1 Blir boliger tilfredsstillende utnyttet? 5.1.1 Utnyttelse av kommunale boliger Undersøkelsen viser at boliger som kommunen disponerer blir tilfredsstillende utnyttet. Dette kan begrunnes i følgende: 1) Utnyttelsesgraden korrigert for normal tid til istandsetting i 2004 2005-2006 er henholdsvis 98,7 %, 97,4 % og 95,9 %. Til tross for nedgang i utnyttelsesgraden er utnyttelsen relativ god. 2) Reelle hensyn som boliger til vanskeligstilte, vedtak om mottak av flyktninger, boliger til personer med spesielle behov påvirker hvor høy grad av utnyttelse kommunen faktisk kan oppnå. Forvaltning har ikke et enkelt og effektivt datasystem som viser antall dager en bolig har stått tom og årsakssammenheng for dette Det kan føre til at boliger blir stående tomme forholdsvis lenge og at effektive tiltak for å redusere vakansen ikke blir satt inn. 5.1.2 Rutiner og praksis Ansatte i forvaltning har lang erfaring vedrørende rutiner for oppsigelse, besiktigelse og tildeling av bolig. Det synes som at samarbeidet mellom Forvaltning og andre involverte avdelinger er relativ god, men noe rutinesvikt har ført til at boliger har stått tomme lenger enn nødvendig. Det er ikke skrevet rutiner med ansvarsdeling. Manglende skriftlige rutiner kan gjøre Forvaltning sårbar dersom ansatte blir sykmeldte over lengre tid eller slutter. Husleiekontraktene viser ikke hvorvidt boligen er klausulert etter husleielovens 11.1, 11.2 eller begge. Det stilles krav til boligen for å kunne klausulere en bolig etter husleielovens 11.1. 5.1.3 Andre årsaker til vakanser Noen årsaker til vakanser som det kan være vanskeligere å gjøre noe med er: A) Mange boliger er klausulert 17. B) Boliger tilpasset særskilte grupper kan stå ledig i påvente av leietaker. C) Noen boligområder er mindre attraktive enn andre. D) Større vedlikeholdsbehov tar tid og er kostbart. 17 Se vedlegg nr. 1 Telemark kommunerevisjon IKS 8

E) I skoleferien blir andre vedlikeholdsoppgaver prioritert framfor istandsetting av boliger. Andre forhold som er kommet fram i prosjektet og som bør kommenteres er at ikke alle dokument som vedrører saken blir journalført. Det gjelder blant annet svar på tilbud om bolig, svar fra borettslag om godkjenning av leietaker og husleiekontrakter. Dette er et brudd på arkivloven, jf forskrift om offentlig arkiv 2-6, og offentlighetsloven 2, jf 10. 5.1.4 Konklusjon Utnyttelsen av kommunalt disponerte boliger er tilfredsstillende. En del årsaker til at boliger blir stående ledig er det vanskelig å gjøre noe med. Leiligheter som har vært ledige i lang tid i kommunens egne boligkomplekser kan trolig ikke løses ved salg av leiligheten. Hensynet til bomiljø eller den enkelte leietaker kan medføre at boliger blir stående tomme. Vedtak om klausulering gir mindre fleksibilitet og kan føre til at boliger blir stående tomme. Informasjonssvikt kan føre til at boliger blir stående tomme lenger enn nødvendig. Det bør derfor avklares skriftlig når informasjon skal gis, av hvem og på hvilken måte. Mangel på skriftlige rutiner kan gjøre forvaltning sårbar ved skifte av personell. Manglende informasjon om antall dager en bolig har stått tom og årsakssammenheng kan føre til at oppfølgingen av boliger ikke blir optimal. Mangelen kan også føre til at det ikke settes inn riktig tiltak. Manglende journalføring av dokument i saken er et brudd på arkivloven. 5.2 Problemstilling 2 Gir regnskapet tilfredsstillende informasjon? Undersøkelsen viser at regnskapet ikke gir tilfredsstillende informasjon. Dette kan begrunnes i følgende: 1) Regnskapet viser ikke hvor stort tap kommunen har som følge av tomme boliger. 2) Regnskapet viser ikke eventuelt tap som følge av subsidiering av husleie. 3) Budsjettet er ikke beregnet på grunnlag av kommunens markedsleie og estimert tap pga vakanse framkommer ikke. Våre beregninger viser at kommunen har om lag 2,2 mill kr i samlet tap per år som følge av at boliger blir stående tomme, samt eventuelt subsidiert husleie. Vi har ikke mottatt tall som gjør det mulig å beregne punkt 1 og 2 separat. Kommunen budsjetterer husleieinntekt på grunnlag av fjorårets inntekt pluss et påslag for prisstigning. Budsjettet vil derfor være inklusiv tap av husleie pga tomme boliger og/eller tap subsidiert husleie. Manglende informasjon om tapt husleieinntekt i regnskapet vanskeliggjør økonomistyringen av kommunale boliger. Telemark kommunerevisjon IKS 9

Kostnadene ved tomme boliger blir i hovedsak belastet Forvaltning, selv om andre avdelinger har ansvaret for å tildele boligen. Kun i liten grad faktureres husleier på tomme boliger internt. Manglende internfakturering kan føre til at andre involverte avdelinger har mindre fokus på kostnadene ved tapt husleieinntekt. Forvaltning har heller ingen oppdatert oversikt som viser eventuell subsidiering av husleie. 5.2.1 Konklusjon Regnskapet synes ikke å gi tilfredsstillende informasjon. I følge våre beregninger er tap på husleie som følge av tomme boliger og subsidiering av husleie anslagsvis 2,2 mill kroner for 2006. Brutto budsjett på grunnlag av kommunens markedsleie vil trolig gi bedre oversikt over kostnadene ved tomme boliger og/eller subsidiering av husleier. Budsjettet bør vise estimert tap som følge av skifte av leietakere. Forvaltning bruker intern fakturering i liten grad. Intern fakturering kan være et godt incitament for andre avdelinger til å redusere kostnadene ved tomme boliger. Litteratur og kildereferanser LOV 1999-03-26 nr. 17 Lov om husleieavtaler LOV 1991-12-13 nr. 81 Lov om sosiale tjenester Bystyrevedtak sak 0133/04 Kommunale utleieboliger regulering av husleie til gjengs leie Bystyrevedtak sak 0035/04 Bosetting av flyktninger i 2004 Bystyrevedtak sak 115/05 Kjøp av flyktningeboliger økning av investeringsbudsejtt. Bystyrevedtak sak 0098/04 Boligetablering av brukere med særlig behov. Kriterier for bruk av tidligere ungbo-leiligheter Bystyrevedtak sak 0073/04 Boligsosial melding Tildelingsregler for kommunale utleieboliger Rutine nytt tildelingsutvalg Stortingsmelding nr. 23 (2003-2004) NOU-rapport 2002:2 KRD-Rundskriv H-08/02 LOV 1992-12-04 nr 126 Lov om arkiv Publiserte data og grunnlagstall er hentet på nettadressen www.kostra.dep.no Vedlegg Vedlegg nr. 1 Generell informasjon Vedlegg nr. 2 Statistikk Vedlegg nr. 3 Regnskapstall Vedlegg nr. 4 Kommentarer til rapporten fra Skien kommune, brev 02.01.2007 Telemark kommunerevisjon IKS 10

VEDLEGG 1 Disponering av kommunale boliger Generell informasjon Kommunen har ansvar for å skaffe bolig til vanskeligstilte, jf sosialtjenesteloven 3-4. Bestemmelsen gir ikke den enkelte rett til å kreve bolig fra kommunen, men forplikter kommunen til å finne midlertidig husvære for dem som ikke klarer det selv. Kommunen har plikt til å ha et tilbud om plass i institusjon eller bolig med heldøgns omsorgstjenester til dem som har behov for det pga funksjonshemming, alder eller av andre årsaker, jf. sosialtjenesteloven 4-2 bokstav d. Kommunens boligtilbud bør tilpasses lokale behov. Den bør disponere en mest mulig fleksibel boligmasse som kan benyttes til å dekke framtidige behov. Dette bør gjøres i forhold til standard, størrelse og lokalisering. Klausulering av boliger Det er gjort både administrative og politiske vedtak om klausulering av bolig. Klausulering betyr at boligen er forbeholdt personer med særlige boligbehov. Særregler etter husleielovens kapittel 11 gjelder for leieforholdet. Departementet 18 mener at det ikke er noe i veien for å dobbeltklausulere boligen dersom en regner med at boligen ikke hele tiden skal brukes til det ene formålet. Boliger som ikke er klausulert vil være underlagt husleielovens generelle regler. Boliger klausulert etter husleielovens 11.1 er forbeholdt personer med spesielle boligbehov av varig karakter. Boliger klausulert etter denne paragrafen vil som regel være spesialboliger. Boligen har enten bygningsmessige tilpasninger, har installert spesielle hjelpemidler, har nødvendige spesielle fellesrom eller er tilknyttet tjenester i form av pleie og tilsyn. Med varig karakter 19 menes personens fysisk eller psykisk tilstand som alder, sykdom, fysisk eller psykisk funksjonshemming. Boliger klausulert etter husleielovens 11.2 er forbeholdt personer med spesielle boligbehov av midlertidig karakter. Det stilles ikke krav til boligen for å klausulere en bolig etter denne paragrafen. Det vil kun være krav om personens midlertidige behov. Boliger klausulert etter husleielovens 11.3 er tjenesteboliger. Fastsatt leie (markedsleie) / gjengs leie / subsidiert husleie Fastsatt leie (markedsleie): Leieforholdet er forholdsvis nytt og husleien indeksreguleres hvert kalenderår. Gjengs leie: Leieforholdet har vart minimum 2 år og 6 måneder. Begge parter i leiekontrakten kan kreve at husleien reguleres. Ny leie settes 6 måneder etter at kravet er gjort gjeldende. Subsidiert husleie: For noen leietakere blir husleiebetalingen regulert i forhold til inntekt (35 % av brutto inntekt). Husleien er i utgangspunktet gjengs leie og leietaker må søke statlig bostøtte. Husleiebetalingen fra leietaker og den statlige bostøtten utgjør til sammen den husleieinntekt kommunen mottar. Et eventuelt avvik kommer leietaker til gode. 18 Rundskriv H-08/02 pkt 4.2 19 Rundskriv H-08/02 pkt 5.2 Telemark kommunerevisjon IKS 1

VEDLEGG 1 Disponering av kommunale boliger Stratifisert utvalg Definisjonen 20 på et sannsynlighetsutvalg er at hvert enkelt populasjonselement har en kjent sannsynlighet forskjellig fra 0 for å bli valgt ut. Stratifisert utvalg er en type sannsynlighetsutvalg hvor: 1. Populasjonen inndeles i underpopulasjoner (strata) som utelukker hverandre, og som til sammen inkluderer alle elementene i populasjonen. 2. Det trekkes enkle tilfeldighetsutvalg innen hvert stratum, uavhengig av hverandre. 20 Definisjon fra Markedsundersøkelser forfattet av Fred Selnes, 4.utgave side 223 Telemark kommunerevisjon IKS 2

Statistikk VEDLEGG 2 Disponering av kommunale boliger Fordeling av antall dager en bolig står tom pga istandsetting/andre forhold: År Gjennomsnittlig antall dager totalt Gjennomsnittlig antall dager Gjennomsnittlig antall dager andre forhold istandsetting 2006 100 41 59 2005 81 30 51 2004 84 50 34 Oversikt over antall dager boliger står tomme i utvalget År Antall nye husleiekontrakter Antall stykk i utvalget Antall dager totalt i utvalget Antall dager istandsetting i utvalget 2006 111 32 3 188 1 306 2005 193 57 4 615 1 697 2004 89 29 2 445 4 465 I 2005 ble det skrevet flere nye leiekontrakter enn normalt. Det skyldes bygging av nye boliger til eldre/uføre. I gjennomsnitt inngås det om lag 120 nye husleiekontrakter pr. år. Oversikt over antall dager boliger står tomme i populasjonen, samt maksimalt utleiedager År Antall dager istandsetting Antall dager boliger står Antall mulige utleie dager tom totalt 2006 4 530 11 058 190 005 2005 5 746 15 626 380 880 2004 4 465 7 504 381 960 Feilkilder: Antall dager istandsetting: Beregning skjer fra dato når boligene blir ledig til boligen er klar for innflytting. Boligkontoret har mulighet for å prioritere hvilken bolig som skal tas først, dvs at en bolig kan bli stående på vent for istandsetting etter at den er ledig. For 2006 Antall dager istandsetting: Antall dager en bolig blir stående tom på grunn av istandsetting er sannsynligvis høyere enn statistikken viser. Dette fordi utvalget er gjort på grunnlag av nye husleiekontrakter fra 01.01.2006 til 31.08.2006. Boliger som blir ledige rett før eller i sommerferien blir stående tomme over lenger tid. For 2004 Antall dager: Underpopulasjonen i utplukket er skjevfordelt. Få alders- /uføreboliger i utvalget kan føre til høyere antall dager en bolig blir stående tom totalt i statistikken. Telemark kommunerevisjon IKS 1

Formel for beregninger: Antall dager boliger står tom totalt VEDLEGG 2 Disponering av kommunale boliger = Antall dager (tom) totalt i utplukket * antall nye husleiekontrakter / Antall stk. utplukket Antall mulige utleiedager = Antall boliger * 360 (239 for 2006) Faktisk antall dager = Antall dager istandsetting i utplukket * antall nye istandsetting husleiekontrakter / antall stk. utplukket Gjennomsnittlig antall = Antall dager totalt / antall ledige boliger. dager totalt Gjennomsnittlig antall = Antall dager istandsetting / antall ledige boliger. dager istandsetting Gjennomsnittlig antall = Antall dager totalt antall dager istandsetting / antall ledige dager andre forhold boliger * = gangetegn Oversikt KOSTRA-tall boligsøkere Antall registrerte søknader om kommunal År bolig Antall tildelinger Personer på venteliste for kommunal bolig Søkere som har fått avslag på kommunal bolig Tildelte kommunale boliger av antall søknader på bolig 2005 385 247 35 25 % 64 % 2004 339 188 48 28 % 55 % Oversikt KOSTRA-tall kommunalt disponerte boliger 2004 2005 2006* Totalt antall kommunalt disponerte boliger 1061 1058 795 Kostra-tall for 2004 er korrigert. * Kostra-tall for 2006 foreligger ikke, tallet er hentet fra kommunens oversikt over kommunalt dispnerte boliger. Den store nedgangen kan delvis forklares med at ca 60 fullverdiboliger ikke er medregnet. Telemark kommunerevisjon IKS 2

VEDLEGG 3 Disponering av kommunale boliger Regnskapstall Regnskapet: Husleieinntekt (konto 1190) År Regnskap Budsjett 2006 24 454 33 906 (Regnskap kun for 9 mnd) 2005 32 436 28 828 2004 29 259 27 442 Anslått bostøttetransport for 2006 er 5 5,2 mill kr. På grunn av ulik bruk av art i regnskapet vedrørende bostøttetransport er tallene ikke er sammenlignbare fra 2004 til 2006. Våre beregninger: Vi har ingen opplysninger om markedsleie for årene 2004 og 2005. Derfor er beregnet tap på husleieinntekt kun for 2006. Beregnet på grunnlag av budsjett 2006 (Alle kronebeløp er i hele tusen.) Revidert budsjett husleieinntekt kr 33 900 2006 Anslått bostøttetransport 2006 kr 5 000 Sum kr 38 900 Fastsatt leie/markedsleie i følge kr 39 800 Forvaltning Differanse sum/markedsleie kr 900 Dersom vi forutsetter at regnskapet for husleieinntekt 2006 blir tilnærmet lik revidert budsjett husleieinntekt. Kommunens tap som følge av tomme boliger og eventuell subsidiering av husleie som følge av 35 % regelen utgjør kr 900 000. Beregnet på grunnlag av regnskap 2006 (Alle kronebeløp er i hele tusen) Beregnet husleieinntekt kr 32 600 Anslått bostøttetransport kr 5 000 Sum kr 37 600 Fastsatt leie/markedsleie kr 39 800 i følge Forvaltning Differanse sum/markedsleie kr 2 200 Regnskapet viser derimot husleieinntekt kr 24 453 805 for årets første 9 måneder. Det tilsvarer årlig inntekt på kr 32 600 000, og et tap på kr 2 200 000 i forhold til markedsleie. Estimert tap utgjør da ca 6,7 %. Forvaltning har fakturert flyktningkontoret om lag 292 000 kr på 10 måneder. Det utgjør ca 350 000 pr år og ca 1,1 % av kommunens husleieinntekt. Telemark kommunerevisjon IKS 1

VEDLEGG 4 Disponering av kommunale boliger Telemark kommunerevisjon IKS 1

VEDLEGG 4 Disponering av kommunale boliger Telemark kommunerevisjon IKS 2