Konkurransegrunnlag Videreutdanning geriatri i - Sarpsborg kommune- -Innkjøp- -2011-
Kapittel 1 Tilbudsgrunnlaget... 4 1.1 Frister... 4 1.2 Konkurransens formål... 4 1.3 Forbehold... 4 1.4 Kvalifikasjonskrav... 5 1.4.1 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling... 5 1.4.2 Tilbyders økonomiske og finansielle stilling... 5 1.4.3 Tilbyders egnethet med tanke på kapasitet og tekniske og faglige kvalifikasjoner... 5 1.5 Øvrige krav til dokumentasjon i tilbudet... 6 1.6 Tildelingskriterier:... 6 1.7 Tilbudets utforming... 6 1.8 Kontaktpersoner... 7 1.8.1 Tilbyders kontaktperson... 7 1.8.2 Oppdragsgivers kontaktperson... 7 Kapittel 2 Kontraktsvilkår... 8 2.1 Alminnelige betingelser for kjøp av tjenester.... 8 2.2 Pris:... 8 2.3 Prisendring:... 8 2.4 Kvalitet... 8 2.5 Tilsyn og kontroll... 9 2.6 Leveringsbetingelser.... 9 2.7 Betalingsbetingelser:... 9 2.8 Etiske retningslinjer... 9 2.9 Opsjon... 9 2.10 Oppsigelse:... 9 Kapittel 3 Ytelsesspesifikasjon... 11 3.1 Formål... 11 3.2 rammebetingelser... 11 3.3 Opplæringsted... 11 3.4 Undervisning... 11 3.5 Samhandling med oppdragsgiver... 12 3.6 Statusmøte... 12 3.7 Statistikk:... 12 Kapittel 4 Prisskjema... 13 Kapittel 5 Alminnelige betingelser for kjøp av tjenester... 14 Kapittel 6 Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer... 19 6.1 Etikkplakaten... 20 6.2 Regler for personlige gaver og fordeler... 21 6.3 Varslingsplakaten... 22 VEDLEGGSOVERSIKT Vedlegg 1: Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Vedlegg 2: Egenerklæring om vandel Vedlegg 3: Egenerklæring om ansattes arbeidsavtaler - Side 2 av 22-
Tilbud videreutdanning i geriatri i Sarpsborg kommune. Sarpsborg, august 2011 I henhold til forskrift om offentlige anskaffelser inviterer Sarpsborg kommune åpen anbudskonkurranse på rammeavtale for utførelse av videreutdanning for høgskoleutdannet personell ansatt i Sarpsborg kommune. Oppdragsgiver følger forskriftens del I og II i denne konkurransen, og den valgte prosedyren er åpen anbudskonkurranse. Det gjøres oppmerksom på at denne prosedyren ikke gir oppdragsgiver anledning til noen form for forhandling. Kontrakten skal som hovedregel inngås ut fra de opplysninger oppdragsgiver gir i sitt konkurransegrunnlag. Forutsatt at forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til konkurransegrunnlaget er fremsatt i tilstrekkelig tid før tilbudsfristens utløp, skal tilleggsinformasjonen leveres senest seks dager før tilbudsfristens utløp. Det er viktig at konkurransegrunnlaget leses nøye, slik at det ikke oppstår misforståelser. Er noe uklart, vennligst ta skriftlig kontakt snarest på jon-bertil.warenius@sarpsborg.com og merk henvendelsen med videreutdanning geriatri. Eventuelle forbehold skal komme klart frem i tilbudet ved at de er satt opp under et eget punkt i besvarelsen. Tilbud som inneholder med vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget vil kunne bli avvist. Enhver kostnad som leverandøren pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse dekkes av leverandøren. Med hilsen Bertil Warenius Rådgiver Enhet helse Sarpsborg kommune - Side 3 av 22-
Kapittel 1 Tilbudsgrunnlaget 1.1 Frister Konkurransegrunnlaget blir kun utarbeidet på norsk. Tilbudsbesvarelsen skal være utformet på norsk. Alternative tilbud aksepteres ikke. Type konkurranse: Åpen anbudskonkurranse Avtaleperiode: 02.01.2012 31.12.2012 (ekskl. opsjon 1 ) Tilbudene skal være undertegnede i hende senest: 14.10.2011, kl. 15:00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist Vedståelsesfrist: 02.01.2012 Tilbudsåpning: Det vil være lukket tilbudsåpning. Tilbudet sendes/leveres i lukket konvolutt, og skal være tydelig merket med: " TILBUD Videreutdanning i geriatri Tilbudsadresse: Sarpsborg kommune v / Bertil Warenius Postboks 237 1702 SARPSBORG Alternativt Besøksadresse: Servicetorget Sarpsborg kommune Sarpsborg rådhus, Glengsgt. 38, 1706 Sarspborg Tilbudsåpningen vil inneholde en ren registrering av innkomne tilbudspriser og har ingen avtalerettslige føringer. Tilbyderne kan derfor ikke påberope seg protokollen for tilbudsåpningen som grunnlag for rettskrav om kontrakt for levering. 1.2 Konkurransens formål Avtalen har som formål å sikre at oppdragsgiver tilbyr kvalifisert teoretisk videreutdanning innen emnet geriatri til høgskoleutdannet personell, i et omfang på 30 studiepoeng. Utdanningen skal lede frem til avlagt eksamen. 1.3 Forbehold - Volumet vil være avhengig av oppdragsgivers budsjettsituasjon, aktiviteter og andre rammefaktorer og derfor må det historiske kjøpsvolumet kun oppfattes som veiledende. - Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise eller forkaste alle tilbud i hht forskrift om offentlige anskaffelser. - Side 4 av 22-
1.4 Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskravene er absolutte krav som må oppfylles av leverandøren for å kunne delta i konkurransen. Det er derfor viktig at alle underpunktene nedenfor blir besvart i tilbudet i henhold til hvert underpunkts beskrivelse. 1.4.1 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling a) Bedrifter med restanser på skatter og avgifter kan bli avvist, alternativt kan en godkjent tilbakebetalingsplan godtas. Manglende skatteattester gir grunnlag for avvisning. Dokumenteres gjennom attest fra 1) kommunekasserer og 2) skattefogd, (RF-1244) disse skal ikke være eldre enn 6 mnd. b) Tilbyder arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften). Dokumenteres gjennom utfylt HMS-egenerklæring, se vedlegg 1. c) Firmaet skal ha ordnede og skriftlige arbeidsavtaler med sine ansatte, jf arbeidsmiljøloven og ILO-konvensjonen, og de skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som kan anses normalt i området. Dokumenteres gjennom en bekreftelse på at firmaet har ordnede arbeidsavtaler med sine ansatte som tilfredsstiller kravet, se vedlegg 2, skjema for egenerklæring. d) Oppdragsgiver krever at tilbydere som ønsker å delta i konkurransen godtgjør at de er registrert i et bransjeregister eller annet foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor de er etablert. Dokumenteres gjennom å vedlegge firmaattest fra foretaksregisteret i Brønnøysund, evt. tilsvarende for utenlandske foretak. e) Oppdragsgiver kan avvise leverandører som ved en rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel. Leverandøren skal bekrefte at det ikke foreligger slik dom i forhold til foretaket, daglig leder eller styreleder, Dokumenteres gjennom utfylt erklæring, se vedlegg 3 skjema for egenerklæring. 1.4.2 Tilbyders økonomiske og finansielle stilling Bedriftens finansielle og økonomiske stilling vil bli vurdert, og det legges til grunn at firmaet har en tilfredsstillende økonomisk og finansiell soliditet til å innfri kontraktens forpliktelser. Kravet vil bli vurdert ut fra følgende dokumentasjon: a) Regnskap eller utdrag av regnskap med revisorberetning, for de to siste år (2009 og 2010). Nystartede foretak kan som alternativ dokumentere økonomisk evne til minst tre måneders drift. Eller b) Fremleggelse av utskrift fra rating i for eksempel Lindorff Decision, se www.lindorff.com. Denne dokumentasjonen må være siste mulige oppdaterte versjon. Rating med Decision Score 1 og 2 kan innebære at tilbyder ikke anses som kvalifisert i konkurransen. 1.4.3 Tilbyders egnethet med tanke på kapasitet og tekniske og faglige kvalifikasjoner Det legges til grunn at tilbyder er tilstrekkelig egnet til å oppfylle kontraktens omfang og tekniske og faglige vilkår. Det kreves god gjennomføringsevne. - Side 5 av 22-
a) Det kreves at tilbyder har kapasitet til, og personell med de nødvendige tekniske og faglige kvalifikasjoner innenfor de fagområder tjenesten krever. Kravet dokumenteres gjennom at tilbyder skal levere inn dokumentasjon på teoretisk og realkompetanse på nøkkelpersoner som skal stå ansvarlige for oppdraget, samt opplysninger om firmaets størrelse totalt, antall ansatte tilgjengelig for oppdraget. Som dokumentasjon menes CV, utdanningsbevis og liknende. b) Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag. a. Dokumenteres med en referanseliste over de 3 viktigste relevante oppdrag de siste 2 år, her under opplysninger om verdi, mottaker og tidspunkt. b. Det skal også oppgis kontaktinformasjon om de aktuelle referansene i form av kontaktpersons navn, e-post adresse og telefonnummer, slik at oppdragsgiver kan kontakte disse. 1.5 Øvrige krav til dokumentasjon i tilbudet a) Besvarelse av ytelsesspesifikasjon, se kap. 3. b) Leverandør bes gi en kort beskrivelse av sin organisasjon og et organisasjonskart. c) Leverandør bes oppgi eventuelt hvilke underleverandører som er tenkt benyttet for utførelse av oppdraget. d) Utfylt prisskjema med signatur og dato vedlegges tilbudet. e) Bekreftelse på innfrielse av kontraktsvilkår, jf. kap. 2. 1.6 Tildelingskriterier: Tildeling vil basere seg på det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver ut fra: - Kvalitet på tjenesten. Svar på kap 3 i ytelsesspesifikasjonen i konkurransegrunnlaget - Pris / anskaffelseskostnad Svar på prisskjema. 1.7 Tilbudets utforming a) Tilbudet skal leveres i ett fullstendig papireksemplar, samt elektronisk i form av CD eller minnepenn. b) Det skal også leveres en sladdet papirversjon av tilbudet hvor aktuelle deler er sladdet, dersom tilbyder mener disse delene er underlagt taushetsplikt i henhold til 13 i lov om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova) og 13 i lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Denne versjonen vil bli utlevert dersom oppdragsgiver mottar henvendelser om innsyn i øvrige tilbyderes tilbud i en konkurranse, jf. 3 i offentleglova. Det gjøres oppmerksom på at oppdragsgiver vil foreta en selvstendig vurdering av tilbyders begrunnelse av hva som kan unntas. c) Tilbudet skal være organisert slik at det er i henhold til konkurransegrunnlagets oppbygning, og være oversiktlig og ryddig. d) Tilbudet skal settes inn i en ringperm eller lignende. - Side 6 av 22-
1.8 Kontaktpersoner 1.8.1 Tilbyders kontaktperson Tilbyder skal oppgi navn, telefonnummer og e-postadresse på minimum en person som kan kontaktes i evalueringsperioden. Navn på firma Navn Tittel e-post Tlf / mobil Postadresse Evalueringsfase Kontraktsfase 1.8.2 Oppdragsgivers kontaktperson Det kan tenkes at enkelte potensielle tilbydere ønsker å stille spørsmål vedrørende selve tilbudsprosessen eller om de enkelte tjenester som inngår i konkurransegrunnlaget. Ethvert spørsmål av kontraktuell, produktrelatert eller økonomisk karakter skal rettes til Sarpsborg kommune som beskrevet under. For å unngå at potensielle tilbydere, mot bedre vitende, mottar informasjon fra personell som ikke fullt ut forstår fortolkningen av konkurransegrunnlaget, rettes slike spørsmål til: Bertil Warenius Rådgiver Enhet helse Sarpsborg kommune Postboks 237 1702 Sarpsborg Tlf: 908 56 6 51 Forutsatt at forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til konkurransegrunnlaget er fremsatt i tilstrekkelig tid før tilbudsfristens utløp, skal tilleggsinformasjonen leveres senest seks dager før tilbudsfristens utløp. Som følge av at konkurransegrunnlaget er tilgjengelig elektronisk på www.doffin.no vil også alle tilleggsopplysninger blir tilgjengeliggjort og distribuert samtidig pr e-post til de som har registrert interesse via doffin.no. - Side 7 av 22-
Kapittel 2 Kontraktsvilkår Det opprettes skriftlig kontrakt med valgt(e) leverandør(er) med utgangspunkt i dette konkurransegrunnlaget (bilag 1) og antatt tilbud (bilag 2). 2.1 Alminnelige betingelser for kjøp av tjenester. De alminnelige betingelser for kjøp av tjenester for Sarpsborg kommune er gjeldende for denne kontrakten. Betingelsene er i sin helhet gjengitt i kapittel 7. Nedenfor følger enkelte punkter som oppdragsgiver ønsker å presisere i fht til teksten i de alminnelige betingelsene. 2.2 Pris: Priser/påslag skal oppgis i NOK på vedlagte prisskjema, eks. mva. Priser oppgitt i prisskjema skal være faste i 12 måneder fra kontraktinngåelse. Prisjusteringer skal foretas iflg. pkt. 10. Prisendringer. Prisene skal inneholde alle utgifter til egen administrasjon, feriepenger, skatter og avgifter. Nye og andre aktuelle tjenester som ikke er nevnt i prisskjemaet, skal ha den samme påslag/bruttofortjenesten som i det inngitte tilbud. Dersom leverandøren gjennomfører spesielle kampanjer eller har andre tilbud som innebærer lavere pris enn denne avtalen, skal dette gjelde også for denne avtalen. 2.3 Prisendring: Prisendringer i avtaleperioden skal ikke overstige det som kan dokumenteres som kostnadsøkninger/reduksjoner for den enkelte tjeneste. Prisøkningen skal ikke overstige konsumprisindeksen. Første prisøkning kan ikke skje før etter 12 måneder fra kontraktsinngåelse. Prisøkninger skal begrunnes skriftlig minst 3 (tre) måneder før ikrafttredelse og er ikke gyldig før de er skriftlig godkjent av den enkelte kommune. Prisendringer skal kun relateres til tjenestene og kan ikke overstige dokumenterte økninger fra underleverandører. Etter at prisendringer er godkjent skal leverandøren sende ut, og forsikre seg om at alle brukersteder og kontaktpersoner har mottatt nye oppdaterte prislister. Dersom leverandøren og dens underleverandørers produkter får en prisøkning som etter kommunens vurdering går ut over naturlig sammenlignbare konkurrenters, gir dette forholdet grunnlag for reforhandlinger, eventuelt oppsigelse av avtalen. Alle prisendringer skal dokumenteres 2.4 Kvalitet Leverandør er ansvarlig for at de varer og tjenester som leveres er i samsvar med bestillingen. Sarpsborg kommune har for egen regning og etter rimelig varsel anledning til å inspisere og kontrollere at så skjer. Hvis en leveranse eller del derav ikke tilfredsstiller de krav og betingelser bestillingen fastsetter, kan Sarpsborg kommune tilbakevise den eller deler av leveransen eller den aktuelle del av den anses i så fall som ikke levert. Sarpsborg kommunes kvalitetskontroll og godkjenning fritar ikke leverandøren for de forpliktelser leverandøren har påtatt seg i henhold til bestilling. Manglende kvalitetskontroll fra Sarpsborg kommunes side medfører ingen reduksjon av oppdragsgivers rettigheter. Godkjenning av leveransen omfatter ikke skjulte feil og/eller mangler. - Side 8 av 22-
2.5 Tilsyn og kontroll Kommunen forbeholder seg retten til å gjennomføre tilsyn og kontroll ved anmeldte og uanmeldte besøk, og innhenting av aktuelle opplysninger. 2.6 Leveringsbetingelser. Levering anses som gjennomført på godkjent måte når deltakerne har avlagt den teoretiske eksamen. Leverandøren forplikter seg å stille med kvalifisert utdanningspersonale under hele avtale perioden. Leverandøren er forpliktet til å betale alle merkostnader forbundet med vikar innleie eller andre leveringsproblemer. 2.7 Betalingsbetingelser: I stedet for punkt 5.3 i de alminnelige betingelsene for kjøp av tjenester gjelder følgende: Fri leveringsmåned pluss 30 dager. Faktureringsgebyr aksepteres ikke. For å sikre rettidig betaling må virksomheten (kunden), ha mottatt og godkjent faktura senest 4 dager etter fakturadato. Fakturering skal skje i form av samlefaktura med underbilag direkte til bestillende virksomhet. Oppdraget betales som følger: 30% ved kontrakts inngåelse, 40% ved halvgått avtaleperiode, 30% etter godkjenning av avtalen Rett fakturaadresse er: Sarpsborg kommune v/ Enhet helse Postboks 505 1703 Sarpsborg Fakturaen skal minimum inneholde: - Selger navn, adresse og organisasjonsnummer - Dato og fakturanr. - Bestillende virksomhet og Bestillers navn - Enhetspriser, ref. prisskjema - Sum å betale - Spesifikasjon av mva. Eventuell morarente beregnes i henhold til morarenteloven av 17.12.1976. Rentenota skal ikke utstedes før bestiller er kontaktet. 2.8 Etiske retningslinjer Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer gjengis i kapittel 7. Etikkplakaten og reglene for personlige gaver og fordeler gjøres gjeldende for kontrakten og leverandøren forpliktes til å følge disse i sin samhandling med personer forbundet med oppdragsgiver 2.9 Opsjon Opsjon for ett nytt skoleår, reforhandles innen utgangen av Mai 2012. Opsjon på flere grupper dersom oppdragsgiver har reelt behov for det, enten med samme utdanning eller nært beslektet utdanning basert på de samme betingelser. 2.10 Oppsigelse: a) Avtalen har en gjensidig oppsigelsestid på 3 måneder. - Side 9 av 22-
b) Ved vesentlig mislighold av avtalen kan den sies opp av begge parter med øyeblikkelig virkning. c) Kommunen kan si opp avtalen med øyeblikkelig virkning hvis leverandørens tjenester har vesentlig dårligere kvalitet enn det som er forutsatt i tilbudet. d) Vesentlig mislighold fra leverandørens side gir kommunen rett til å heve kontrakten uten at kommunen pådrar seg noen form for erstatningsansvar. Vesentlig mislighold kan være: i. at leverandørens tjenester har vesentlig dårligere kvalitet enn det som er forutsatt i avtalen. ii. at tjenester presentert i tilbudet/prisskjema ikke holder det forutsatte kvalitetskrav. iii. avvik på leveringsbetingelser og leveringsgrad. iv. at leverandørens service-/ opplæringsfunksjon og reklamasjonshåndtering ikke fungerer etter forutsetningene. v. brudd på kontraktens bestemmelser om lønns og arbeidsvilkår e) Dersom det i avtaleperioden oppstår spesielle forhold som gjør avtalen urimelig for en av partene, kan det forhandles om revidering eller oppsigelse. f) Dersom det oppdages brudd på Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer i leverandørs samhandling med personer forbundet med oppdragsgiver, betraktes det som brudd på kontrakten og gir oppdragsgiver rett til å heve kontrakten. g) I tillegg til heving eller prisavslag kan kommunen kreve erstatning etter vanlige kjøpsrettslige regler. - Side 10 av 22-
Kapittel 3 Ytelsesspesifikasjon Alle punktene nedenfor skal besvares. 3.1 Formål Sarpsborg kommune ønsker å styrke medarbeidernes kompetanse innen feltet geriatri på bakgrunn av samhandlingsreformens økte krav til kompetanse i alle deler av den kommunale helse- og omsorgstjeneste. Hovedformålet med utdanningen skal være at studentene utvikler handlingskompetanse slik at de kan bidra til en kvalitativ bedre omsorg overfor den akutt- og kritisk syke eldre. Oppdragsgiver ønsker ikke å spesifisere detaljert hvordan den teoretiske undervisningen skal foregå, men lar det være opptil tilbyder å foreslå hvordan løpet bør legges opp. 3.2 Rammebetingelser og forutsetninger Antall deltakere: 35 Utvelgelse: Oppdragsgiver foretar utvelgelsen av deltakerne, et krav er 3-årig helsefaglig utdanning fra høgskole eller universitet. Utdanning: Videreutdanning i geriatri, deltid, 30 studiepoeng. NOKUT godkjenning må foreligge. Det legges vekt på at studentene skal tilegne seg forsknings- og erfaringsbasert kunnskap om akutte sykdomstilfeller, behandling og pleietiltak. Sentrale emner skal være; normal fysisk og psykisk aldring og utvikling av akutt sykdom, diagnostisering og differensialdiagnostisering samt behandling, kommunikasjon, samhandling, etiske og juridiske utfordringer i møtet med den akutt syke eldre. Oppstart: Januar 2012 Mål: Deltakerne skal avlegge hjemmeeksamen tilsvarende 30 studiepoeng. Kravene som er nevnt under punktene utdanning, oppstart og mål er alle å anse som minstekrav, og må dermed oppfylles. 3.3 Opplæringsted Oppdragsgiver har ett krav om at utdanningen skal foregå i, eller i rimelig nærhet til Sarpsborg kommune, og at lokalitetene er lett tilgjengelige for deltakerne. 3.4 Undervisning Tilbyder skal beskrive den tilbudte tjenesten med tanke på omfang og praktisk gjennomføring. Beskrivelsen skal som minimum inneholde svar på følgende momenter: a) Hvilket tidsperspektiv tilbyder har på utdanningen, b) Hvor mange timer undervisning pr.mnd det legges opp til c) Hvordan den faglige undervisningen vil bli lagt opp d) Hvilket sted utdanningen vil foregå, inkl. adresse for undervisningslokalet e) Hvilket oppstartstidspunkt kan skisseres f) Hvilket undervisningsmateriell vil bli benyttet Studentens forbruksmateriell blir besørget av studenten selv.. - Side 11 av 22-
3.5 Samhandling med oppdragsgiver Det bes om en beskrivelse av hvordan samhandling og oppfølging av utdanningstilbudet skal utføres sammen med studentene og Sarpsborg kommune gjennom utdanningstiden. 3.6 Statusmøte Det avholdes minimum ett statusmøte pr år. Det skal avholdes statusmøte hyppigere dersom en av partene ønsker dette. Leverandøren innkaller til statusmøte På statusmøte skal: avtalen evalueres status hittil i avtaleperioden - eventuelt 3.7 Statistikk: Leverandøren skal ved henvendelse, og minimum 1 gang per kvartal levere statestikk over fravær. Videre skal det leveres statistikk ved avslutning av avtalen over bestått / ikke bestått teori eksamen. Statistikken skal leveres både på papir og i elektronisk format som en excel fil. Statistikken er Sarpsborg kommunes eiendom og må ikke under noen omstendigheter overdras til andre uten Sarpsborg kommunes skriftlige samtykke. - Side 12 av 22-
Kapittel 4 Prisskjema Oppdragsgiver øsnker at pristilbudet spesifiseres med følgende punkter: Alle priser er norske kroner ekskl. MVA, hvor eventuell MVA spesifiseres på egen linje nederst: Et skoleår med en gruppe på 35 deltakere Total pris for en gruppe på 35 studneter pr. år Lønn til undervisning inkl. sos. utg., arb,g,avg, Vikarutgifter Undervisningsmateriell IKT-utstyr Lokaler Renhold Total pris Pris pr student per år Spesifisering av evt. MVA: n.kr Maksimalt antall elever per klasse: stk Avstand fra Sarpsborg sentrum v/ Sarpsborg rådhus, Glengsgt 38 til undervisninglokalet i antall km: Besøksadresse for undervisningslokalet er: Reisekostnader for deltakerne vil bli tillagt prisen i henhold til gjeldende statens satser. Signatur: FIRMA: Dato: Navn: - Side 13 av 22-
Kapittel 5 Alminnelige betingelser for kjøp av tjenester Sarpsborg kommunes alminnelige betingelser for kjøp av tjenester Vedtatt av bystyret 07.09.2000, sak 00/52. Disse alminnelige betingelser gjelder for kjøp av tjenester til Sarpsborg kommune. Kjøper er kommunen. Leverandør er den adressat som tjenesten er stilet til og avtale er inngått med. Eventuelle avvikende betingelser er uten virkning for utførelsen av tjenesten med mindre Sarpsborg kommune skriftlig har godtatt dem. 1. Utførelse av oppdraget 1.1 Tjenesteyter skal utføre oppdraget i henhold til avtalen, inkludert disse alminnelige betingelser. 1.2 Tjenesteyter skal følge de til enhver tid gjeldende lovregler og bestemmelser relevant for utførelsen av oppdraget, samt innhente og opprettholde alle nødvendige tillatelser i forbindelse med oppdraget. I nødvendig utstrekning vil kjøper bistå tjenesteyter med slike søknader. Tjenesteyter skal på oppfordring fra kjøper fremvise dokumentasjon på at nødvendige tillatelser, inkludert dispensasjoner etter Sysselsettingslovens regler om privat arbeidsformidling, er gitt. 1.3 Tjenesteyter skal utføre oppdraget i henhold til anerkjent teknikk og utførelse etter de til enhver gjeldende bransjenormer. 1.4 Dersom kjøper etter at avtale er inngått angir krav til materiell, utstyr, konstruksjonsvalg, metoder, retningslinjer el. skal tjenesteyter umiddelbart skriftlig informere kjøper om sine eventuelle reservasjoner til dette. 1.5 Tjenesteyter skal ikke overlate oppdraget, eller deler av det, til underleverandører, uten etter kjøpers skriftlige samtykke, slikt samtykke fritar ikke tjenesteyter for noen forpliktelse etter avtalen. 1.6 Tjenesteyter skal umiddelbart varsle kjøper dersom det viser seg at oppdraget ikke kan påbegynnes, gjennomføres eller avsluttes i samsvar med avtalen. 1.7 Dersom tjenesteyter i hht. avtalen skal overleveres til kjøper skriftlig sluttrapport, eller andre resultater eller tjenester, er dette å betrakte som del av leveransen. 1.8 Når tjenesteyter anser oppdraget som avsluttet skal kjøper varsles snarest mulig. Etter mottak av slikt varsel, vil kjøper skriftlig bekrefte om oppdraget skal aksepteres som avsluttet. Dersom kjøper ikke aksepterer oppdraget som avsluttet, skal kjøper innen rimelig tid etter mottak av tjenesteyters varsel, meddele tjenesteyter årsaken til dette. 2. Personell 2.1 Kjøper skal ikke anses som arbeidsgiver for tjenesteyters personell, selv om slikt personell skal utføre oppdraget eller deler av dette i samarbeid med kjøpers organisasjon på kjøpers virksomhetssted. - Side 14 av 22-
2.2 Tjenesteyters personell kan ikke trekkes tilbake eller erstattes uten at kjøpers skriftlige godkjennelse på forhånd er innhentet. 2.3 Dersom kjøper eller tjenesteyter finner at tjenesteyters personell opptrer i strid med pkt. 1.1, herunder pkt. 1.2 eller 3.1, eller er uegnet til å utføre oppdraget, skal dette øyeblikkelig utskiftes på tjenesteyters bekostning. 2.4 Tjenesteyter skal øyeblikkelig varsle kjøper om enhver eksisterende eller mulig interessekonflikt i forbindelse med oppdraget. 3. Sikkerhet og kvalitetssikring 3.1 Tjenesteyter skal følge kjøpers gjeldende regler for sikkerhet og arbeidsforhold. Kjøper skal gjøre tjenesteyter kjent med de bestemmelser som til enhver tid skal gjelde for oppdraget. 3.2 Tjenesteyter skal ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem som er tilpasset tjenestens art. Tjenesteyter er forpliktet til å være behjelpelig med å foreta kontroll av kvalitetssikringssystemet når kjøper ber om det. Kjøper kan forlange fremlagt prøveprotokoll, materialsertifikater, beregninger ol. 4. Revisjon Kjøper eller den kjøper oppnevner som revisor, skal ha rett til å foreta revisjon av tjenesteyters regnskap i den utstrekning det er nødvendig å kontrollere tjenesteyters fakturering. Tjenesteyter skal vederlagsfritt yte rimelig assistanse ved slik revisjon. Kjøpers revisjonsrett løper i 2 år etter utløpet av det året kjøper mottar sluttfakturaen for oppdraget. 5. Betaling 5.1 Kjøper skal betale tjenesteyter i samsvar med de betingelser som fremgår av avtalen. Dersom det er avtalt en total kostnadsramme for oppdraget, representerer dette tjenesteyters maksimale samlede krav på vederlag med mindre kjøper skriftlig har godkjent ytterligere vederlag. 5.2 Tjenesteyter skal innen 90 dager etter oppdragets avslutning sende faktura for sluttoppgjør. Denne sluttfaktura skal dekke alle tjenesteyters krav til kjøper i med utførelse av oppdraget. forbindelse 5.3 Kjøper vil betale godkjent fakturabeløp 30 dager etter utløpet av den måned hvor tjenesteyter har meddelt kjøper at tjenesten, eller avtalt del av den, er utført, dog ikke tidligere enn 30 dager etter at korrekt faktura er mottatt. Utbetaling skjer under forutsetning av at signert ordrebekreftelse er mottatt av kjøper. 5.4 Alle fakturaer skal være påført bestillingsnummer samt evt. andre referanser som kjøper krever. Fakturaen skal klart angi hva beløpet gjelder. Kjøper har rett til å returnere fakturaer som ikke tilfredsstiller disse kravene. 5.5 Kjøper kan tilbakeholde omtvistet eller udokumentert beløp, men skal da underrette tjenesteyter om hvilket beløp som tilbakeholdes og grunnen til dette. Etter at kjøper har mottatt tilfredsstillende forklaring eller dokumentasjon, vil beløpet bli betalt ved første ordinære betalingstermin. - Side 15 av 22-
5.6 Dersom hele eller deler av oppdraget utføres av utenlandsk statsborger og/eller utenlandsk firma, har kjøper rett til å holde tilbake utbetalingen(e) inntil tjenesteyter enten har dokumentert at pliktig skatteinnbetaling har funnet sted, eller tjenesteyter har stilt fullgod sikkerhet for slik innbetaling: Kjøper kan alltid kreve regress hos tjenesteyter for det ansvar kjøper påføres som følge av at tjenesteyter har unnlatt å foreta pliktig skatteinnbetaling. 6. Rettigheter til resultater 6.1 Dersom ikke annet er avtalt får kjøper eiendomsrett til resultatene av oppdraget etter hvert som det utføres. Alle rapporter, tegninger, spesifikasjoner og lignende dokumenter samt dataprogrammer, som utarbeides som følge av tjenesteyters arbeid under avtalen, inngår som del av oppdragets resultater. 6.2 Tjenesteyter har rett til å bruke resultater av generell art i sin egen virksomhet. 7. Endringer - Kansellering 7.1 Kjøper har rett til å foreskrive endringer av enhver art i tjenesteyters ytelser. Kjøper kan likevel ikke kreve utføre kvantitets- eller tidsmessige endringer som går utover det partene med rimelighet kunne forvente da avtalen ble inngått. 7.2 Oppdager tjenesteyter behov for endringer som nevnt ovenfor, Skal kjøper varsles om dette så snart som mulig. Eventuelle endringer skal være skriftlig godkjent av kjøper før de iverksettes. 7.3 Tjenesteyter skal godskrives for dette merarbeid som pådras ved iverksettelsen av slike endringer. Dersom ikke annet er avtalt, skal dette skje i samsvar med det kostnads- og fortjenestenivå som det tidligere avtalte arbeidsomfang er basert på. Er ikke det tidligere avtalte arbeidsomfang relevant for vurderingen av tillegget for merarbeidet, skal vurderingen baseres på hva som er en rimelig verdi for tilsvarende ytelser. Medfører endringene reduksjon i tjenesteyters ytelser, skal kjøper på samme måte godskrives dette. 7.4 Dersom partene er uenige om det beløp som skal godskrives eller fratrekkes kjøpesummen som følge av slike endringer, skal tjenesteyter likevel iverksette endringen uten å avvente den endelige løsningen av tvisten. 7.5 Kjøper kan til enhver tid uten varsel utsette hele eller deler av oppdraget. Umiddelbart etter slik utsettelse, skal tjenesteyter meddele kjøper hvilke virkninger utsettelsen kan få på gjennomføringen av oppdraget. Hvis utsettelsesperioden varer utover 90 dager, har tjenesteyter rett til å si opp avtalen ved å gi skriftlig varsel til kjøper. 7.6 Kjøper har til enhver tid rett til å si opp avtalen. Tjenesteyter er ikke berettiget til noe vederlag på grunn av en slik oppsigelse. Kjøper skal dog dekke dokumenterte og nødvendige kostnader oppstått i forbindelse med en hensiktsmessig avvikling av oppdraget. 8. Kontraktsbrudd og følger av kontraktbrudd 8.1 Tjenesteyter plikter for egen regning straks å rette feil som påvises ved tjenesteyters utføring av oppdraget eller i resultatene i inntil 2 år etter at kjøper skriftlig har akseptert oppdraget som avsluttet. Hvis tjenesteyter ikke retter påviste feil innen rimelig tid etter kjøpers varsel, kan kjøper enten kreve prisavslag, foreta de nødvendige utbedringer selv, eller engasjere en tredjepart. Tjenesteyter skal dekke kostnader forbundet med utbedringen, forutsatt at oppdragsgiver har handlet på riktig måte. - Side 16 av 22-
8.2 Dersom en avtalt tidsfrist for ferdigstillelse overskrides, skal tjenesteyter betale 0,2% av den i avtalen angitte betaling for oppdraget for hver kalenderdag fristen overskrides, begrenset oppad til 10% av det samme beløp. Konvensjonalboten kan fratrekkes i tjenesteyters tilgodehavender hos kjøper. Har resultatene slike mangler at de ikke er egnet til bruk for sitt formål, likestilles dette med forsinkelse. 8.3 Dersom tjenesteyter har utvist uaktsomhet, kan kjøper, istedet for konvensjonalbot, kreve erstatning for det tap han lider ved forsinkelsen 8.4 Dersom tjenesteyter misligholder noen av sine forpliktelser i forbindelse med oppdraget, kan kjøper kreve at tjenesteyter straks tar de nødvendige skritt for å oppfylle sine forpliktelser. Dersom dette ikke blir gjort innen rimelig frist fastsatt av kjøper, kan kjøper si opp avtalen. Kjøper kan i begge tilfelle kreve erstatning for alle merkostnader som kjøper påføres som følge av kontraktsbruddet. 8.5 Dersom tjenesteyter misligholder sine forpliktelser vesentlig, kan kjøper si opp avtalen umiddelbart og kreve erstatning som i foregående avsnitt. 9. Forsikring 9.1 Tjenesteyter skal for egen regning tegne og opprettholde en ansvarsforsikring tilpasset tjenesteyters virksomhet, som dekker tap eller skade på person eller gods med et ansvarsbeløp som tilfredsstiller Kjøpers krav. Med mindre annet er avtalt, skal ansvarsbeløpet være på minst NOK 3 millioner for hvert skadetilfelle. 9.2 Tjenesteyter skal sørge for at forsikringsselskapet frafaller regress mot kjøper og at kjøper varsles direkte fra forsikringsselskapet dersom vilkårene endres eller forsikringen ble oppsagt eller utløper. Videre skal tjenesteyter sørge for at forsikringen er av en slik art at den er gyldig i minst en måned etter at kjøper har fått varsel som beskrevet i forrige setning. 9.3 Tjenesteyter skal på anmodning fremskaffe kopi av forsikringspolisen eller attest om forsikringsdekningen for oppdraget. Tjenesteyter skal dessuten på anmodning fremskaffe erklæring fra forsikringsselskapet hvor det fremgår i at vilkårene i punkt 9.2 er oppfylt. 10. Reklame 10.1 Tjenesteyter må innhente forhåndsgodkjennelse fra kjøper dersom tjenesteyter for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon utover å oppgi leveransen av tjenesten som generell referanse. 11. Dokumentrang 11.1 Dersom bestillingsdokumentene inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i følgende rekkefølge: Bestillingsblankett, rekvisisjon e.l. - Alminnelige betingelser for kjøp av tjenester - Eventuelle tekniske spesifikasjoner - Eventuelle tegninger Den videre dokumentrang er: - Tilbudsinnbydelsen med tilhørende tilbudsgrunnlag/forespørselen med tilhørende tilbudsgrunnlag. - Tilbudet - Side 17 av 22-
12. Tvister 12.1 Dersom det oppstår tvist om tolkninger eller rettsvirkningen av vilkårene skal det søkes løst ved forhandlinger. Fører ikke forhandlinger frem skal saken avgjøres av ordinære domstoler, med mindre partene blir enige om avgjørelse ved voldgift. Voldgift må i tilfelle være begjært 14 dager etter at partene er blitt enige om voldgiftsbehandling. Hver av partene skal oppnevne en voldgiftsmann, og voldgiftsmennene i fellesskap en oppmann. Unnlater en av parten å oppnevne voldgiftsmann eller blir voldgiftsmennene ikke enige om oppmann, foretas oppnevnelse av justitiarus i Sarpsborg byrett. For voldgiften gjelder ellers bestemmelsene i tvistemålslovens kapittel 32 om voldgift. Voldgiften avgjør tvisten med endelig og bindende virkning for begge parter. I tilfelle søksmål er Sarpsborg verneting for partene i kontrakten og garantistene, og varsel skal gis som for innenbysboende som bestemt. - Side 18 av 22-
Kapittel 6 Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer er vedtatt i Sarpsborg kommunes bystyre den 13.12. 2007, sak 115/07. De påfølgende sidene i dette kapittelet gjengir de deler av de etiske retningslinjene som oppdragsgiver mener er relevant for sine leverandører. I tillegg gjengis Sarpsborg kommunes varslingsplakat for å gjøre leverandører oppmerksomme på at oppdragsgiver har vedtatte rutiner for varsling av mulige kritikkverdige forhold. - Side 19 av 22-
6.1 Etikkplakaten Etikk-plakat for Sarpsborg kommune (Vedtatt i Sarpsborg kommune bystyre 13.12.2007 sak 115/07, arkivnr: 07/11120) Ansvar Retningslinjene forplikter alle folkevalgte og medarbeidere i Sarpsborg kommune, leverandører og andre som har et kontraktsmessig forhold til kommunen. Omdømme Vi forvalter fellesskapets verdier og opptrer redelig, upartisk og profesjonelt i alle forhold. Brukerorientert Vi viser respekt for det enkelte menneske og ivaretar brukerens velferd og sikkerhet. Habilitet Vi unngår å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og egne interesser. Integritet Vi unngår personlige fordeler som kan påvirke våre handlinger. Informasjon Vi bidrar til åpenhet og innsyn i vårt arbeid. Varsling Vi sier fra dersom vi oppdager kritikkverdige forhold. Taushetsplikt Vi beskytter brukeren ved å ivareta taushetsplikten. Lojalitet Vi er konstruktive i forkant av beslutninger og lojale i oppfølgingen. Medarbeidere Vi tar aktivt ansvar for å skape et godt arbeidsmiljø, viser respekt og omtanke og bidrar til felleskap og tilhørighet. Miljø Vi forvalter fellesverdier for lokalsamfunnet, og miljøbevissthet skal prege alle våre handlinger. - Side 20 av 22-
6.2 Regler for personlige gaver og fordeler Regler for personlige gaver og fordeler (Vedtatt i Sarpsborg kommune bystyre 13.12.2007 sak 115/07, arkivnr: 07/11120) 1. Formål: Medarbeidere i Sarpsborg kommune skal ikke motta gaver eller andre personlige fordeler som kan påvirke eller være egnet til å påvirke deres tjenestehandling-er. 2. Omfang Retningslinjene gjelder for folkevalgte og alle som utfører arbeid for Sarpsborg kommune. Dette innebærer at alle ansatte i kommunen er omfattet av retningslinjene, men også andre som har et kontraktsmessig forhold til kommunen, slik som oppdragstakere, konsulenter etc. 3. Ansvar og myndighet Leder er ansvarlig for å gjøre retningslinjene kjent for alle som er omfattet av dem. Etiske retningslinjer for Sarpsborg kommune og retningslinjer for gaver og andre personlige fordeler i tjenesten skal deles ut i forbindelse med inngåelse av arbeidsavtale eller andre arbeidsoppdrag. 4. Gaver og andre personlige fordeler Kommunens medarbeidere skal ikke motta gaver som er av en slik art at de kan påvirke eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelser eller avgjørelser. Gaver av ubetydelig verdi, slik som blomster, konfekt og lignende anses ikke som slik påvirkning. Den enkelte bør allikevel være bevisst på om en slik gave også er egnet til å påvirke, f. eks. dersom den mottas under en kontraktsforhandling. Gaver omfatter ikke bare materielle gjenstander, men også andre fordeler, eksempelvis personlige rabatter ved kjøp av varer og tjenester. Reise og oppholdsutgifter i faglig sammenheng skal dekkes av kommunen. Unntak fra dette prinsippet kan kun skje i spesielle tilfeller, og saken skal da forelegges nærmeste overordede, som treffer avgjørelse. Bruk av kommunens maskiner, biler og annet utstyr kan bare skje i samsvar med fastsatte retningslinjer. Når det gjelder regel for bi-arbeid, henvises til Arbeidsreglementet 15, vedtatt av bystyret 26.03.92. 5. Internkontroll og avviksbehandling Dersom en medarbeider er usikker på om en gave eller annen personlig fordel har et omfang som går ut over kommunens retningslinjer, skal nærmeste overordnede kontaktes. Mottatte gaver skal returneres sammen med et brev som redegjør for kommunens regler på dette området. - Side 21 av 22-
6.3 Varslingsplakaten (Vedtatt i Sarpsborg kommune bystyre 13.12.2007 sak 115/07, arkivnr: 07/11120) - Side 22 av 22-