KONTROLLUTVALGET I SOLA KOMMUNE PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Sola Møtenr.: 5 / 2017 Møtedato: 06.09.2017 Utvalgssaksnr.: 25/17-32/17 Disse møtte: Jess Milter Tor Kåre Jobrekk Bodil Sanne Venke Hetlelid Forfall / varamedlemmer: Ronny Stangeland har meldt forfall, vara Unni Hansen ble kontaktet, men kunne ikke stille Andre tilstede: Oppdrags- og fagansvarlig regnskapsrevisjon Rune Haukaas, og Fagansvarlig forvaltningsrevisjon Bernt Mæland fra Rogaland Revisjon IKS. Seniorrådgiver Per Kåre Vatland fra Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Saker til behandling 25/17 16/00252-23 Godkjenning av protokoll fra møte 14. juni 2017 2 Side 26/17 15/00006-11 27/17 17/00016-6 Oppfølging av forvaltningsrevisjonen: Beredskap på virksomhetsnivå Rapport forvaltningsrevisjon: Vedlikehold kommunale bygg 2 3 28/17 16/00261-12 Budsjett kontroll og tilsyn 2018 3 29/17 16/00263-26 Regnskapsoversikt kontroll og tilsyn pr 31.07.2017 4 30/17 16/00255-17 Forslag til møteplan 2018 4 31/17 16/00295-35 Statusoversikt september 2017 5 32/17 16/00253-6 Orientering om revisors planlegging av revisjonsåret 2017 6 Referat-/meldingssaker Eventuelt Side 1 av 6
Innkallingen ble godkjent uten merknader. 25/17 Godkjenning av protokoll fra møte 14. juni 2017 Kontrollutvalget i Sola godkjenner protokollen fra møtet 14. juni 2017. Kontrollutvalget i Sola godkjenner protokollen fra møtet 14. juni 2017. 26/17 Oppfølging av forvaltningsrevisjonen: Beredskap på virksomhetsnivå Kontrollutvalget i Sola tar rådmannens tilbakemelding om oppfølging av rapporten «Beredskap på virksomhetsnivå» til orientering. Melding om oppfølging sendes kommunestyret til orientering. Kontrollutvalget i Sola tar rådmannens tilbakemelding om oppfølging av rapporten «Beredskap på virksomhetsnivå» til orientering. Melding om oppfølging sendes kommunestyret til orientering. Side 2 av 6
27/17 Rapport forvaltningsrevisjon: Vedlikehold kommunale bygg Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret å fatte følgende vedtak: Kommunestyret i Sola tar den framlagte rapporten vedr. «Vedlikehold kommunale bygg» til orientering. Rapporten oversendes rådmannen, som bes om å følge opp rapportens konklusjoner og anbefalinger. Det gis tilbakemelding til kommunestyret via kontrollutvalget om hvordan rapporten er fulgt opp av rådmannen ca. 6 måneder etter kommunestyrets behandling. Fagansvarlig forvaltningsrevisjon orienterte om rapporten. Det ble satt fram nytt forslag til vedtak: Rapporten utsettes til neste møte. Kommunalsjef Samfunn og Eiendomssjefen innkalles til neste møte, for å kunne avklare spørsmål kontrollutvalget har til anbefalingene i rapporten. Kontrollutvalget vil etter denne dialogen fatte endelig vedtak og oversende rapporten til kommunestyret. Nytt forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Rapporten utsettes til neste møte. Kommunalsjef Samfunn og Eiendomssjefen innkalles til neste møte, for å kunne avklare spørsmål kontrollutvalget har til anbefalingene i rapporten. Kontrollutvalget vil etter denne dialogen fatte endelig vedtak og oversende rapporten til kommunestyret. 28/17 Budsjett kontroll og tilsyn 2018 Side 3 av 6
Kontrollutvalget i Sola foreslår et samlet budsjett for kontroll og tilsyn for 2018 på kr 1.463.000,- ekskl. mva. Kontrollutvalget i Sola foreslår et samlet budsjett for kontroll og tilsyn for 2018 på kr 1.463.000,- ekskl. mva. 29/17 Regnskapsoversikt kontroll og tilsyn pr 31.07.2017 Kontrollutvalget i Sola tar regnskapsoversikten for kontroll og tilsyn pr. 31.07.2017 til orientering. Kontrollutvalget i Sola tar regnskapsoversikten for kontroll og tilsyn pr. 31.07.2017 til orientering. 30/17 Forslag til møteplan 2018 Kontrollutvalget i Sola vedtar følgende møteplan for 2018: Dag Dato Tidspunkt Kommentar Onsdag 31.01.2018 17:00 Onsdag 07.03.2018 17:00 Onsdag 02.05.2018 17:00 Kan bli endret Side 4 av 6
Onsdag 13.06.2018 17:00 Onsdag 05.09.2018 17:00 Onsdag 31.10.2018 17:00 Onsdag 12.12.2018 17:00 Det ble sett følgende nytt forslag til vedtak: Saken utsettes til neste møte Nytt forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Saken utsettes til neste møte: 31/17 Statusoversikt september 2017 Kontrollutvalget i Sola tar statusoversikt september 2017 til orientering. Kontrollutvalget i Sola tar statusoversikt september 2017 til orientering. Side 5 av 6
32/17 Orientering om revisors planlegging av revisjonsåret 2017 Kontrollutvalget i Sola tar revisors gjennomgang av overordna revisjonsstrategi og vedlagt egenerklæring om uavhengighet til orientering. Oppdrags- og fagansvarlig regnskapsrevisjon orientere om revisors planlegging 2017. Kontrollutvalget i Sola tar revisors gjennomgang av overordna revisjonsstrategi og vedlagt egenerklæring om uavhengighet til orientering. REFERAT-/MELDINGSAKER Det er ingen Referat-/meldingssaker til dette møtet EVENTUELT Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur Side 6 av 6