Dato: torsdag Referat fra åsmøtet i Raufoss IL Langrenn Til stedet: 18 stk (6 fra styret) Sak 1: Godkjenning av stemmeberettigede Antall stemmeberettigede er: 17 stk Sak 2: Godkjenning av innkalling og saksliste Ingen bemerkninger. Sak 3: Valg av møteleder Trond Evensen ble valgt som møteleder. Sak 4: Valg av referent Ann Kristin Tverbekkmo ble valgt som referent. Sak 5: Valg av 2 representanter til å skrive under protokollen sammen med møteleder Arne Ivar Dragerengen og Bjørnar Lindmoen ble valgt til å skrive under protokollen. Sak 6: Godkjenning av årsberetningen Leder/møteleder, samt sportslig leder gjennomgikk i grove trekk årsberetningen. Det som er spesielt i år er at årsmøtet gjelder perioden 01.05.16-31.12.16- dette er en periode hvor det er forholdsvis lite aktivitet i klubben. Årsberetningen var på forhånd lagt ut på hjemmesiden til gjennomlesing. Spørsmål/drøfting/kommentarer til årsberetningen: Noe lavere medlemstall enn tidligere pga opprydning i medlemsmassen, noe vi ble pålagt fra skikretsen. Dette er nå i orden på Klubbadmin, samt 123Klubb. Anlegg: utbyggingen av «Skinka» ble ikke helt ferdig. Det står igjen en liten bit, og dette skal sluttføres ganske snart. I tillegg er lysene på stadion oppgradert til stor glede for alle brukerne av skistadion på vinterstid.
Vedr hinderløypa: i fjor fikk vi opp ett hinder (klatrenett). Det var planlagt ett hinder til, men det ble av ulike grunner ikke sluttført i fjor høst. Vi har derfor valgt å utsette godkjenningen til vi har sluttført hinderløypa. Vi har fått satt web-kamera/værstasjon på skistadion. Det er en spleis med Åsløypas venner Matrisen under punkt 6.4. er dessverre feil. Vedlagt følger riktig matrise for sesongen 2016/2017. o I forrige sesong var det 100% dekning av NC finale junior (kvalifiserte) o Punkt vedr NM stafett full dekning Matrisen for sesongen 2016/2017: 8-10 år Kommentar Kostnad Dekning andel Ledere/ støtteapparat Renn-/treningsavg 500 600 andel 600 for trenere. 11-12 år Kommentar Kostnad Dekning andel Ledere/ støtteapparat Renn-/treningsavg 600 850 andel 850 for trenere. 13-14 år Kommentar Kostnad Dekning andel Ledere/ støtteapparat Renn-/treningsavg 700 Høst, barmark 600 Dekkes for trenere Kostnadsdekning 850 andel 850 for trenere. Ungd. Holmenkollr. Turrenn (ungd.birken)
15-16 år Kommentar Kostnad Dekning andel Ledere/ støtteapparat Renn-/treningsavg 900 Høst, barmark 600 Dekkes for trenere Kostnadsdekning November, snø - 850 andel 850 for trenere. Kretssamlinger Deltakeravgift 50 % Hovedlandsrenn, fly/tog innt 1 000, bil innt. 500 pr d Turrenn (ungd.birken) Junior/senior Kommentar Kostnad Dekning andel Ledere/ støtteapparat Renn-/treningsavg 900 Medlemskont GTL Kan bli endret? 10 000 7 000 3000 GTL-samlinger Dekkes av GTL Forventes dekket av GTL GTL Spisset opplegg - hvis aktuelt? Div samlinger Dekkes av GTL Kretssamlinger Åpen junior landslagssamling Deltakeravgift 50 %, bil Deltakeravgift 100 % Norgescup, innledende, fly/tog Inntil 1 000 Norgescup junior, finale Kvalifisert, bil, fly/tog Inntil 1 000, bil NM, fly/tog Inntil 1 000, bil NM stafett senior, fly/tog Inntil 1 000 Overnatting dekkes for lagleder/smører inntil 1-2 netter avhengig av avstand. Styret avgjør dette i forkant av NM, bil Inntil 500 X Scandinavisk cup, fly/tog Inntil 1 000 Besluttes av styret hvis aktuelt, bil Inntil 1 000
WC, nasjonal kvote Besluttes av styret hvis aktuelt Skiskole Deltakeravgift 500 kr pr utøver pr år Turrenn Startkontingent Punkt 6.5: Slår sammen gruppe 4 og gruppe 5 pga få utøvere og få trenere. Punkt 6.6: vi har med 5 løpere i GTL. Dette er Dorthe Seierstad, Thomas Stangjordet, Kristine Alm Karsrud, Marthe Lindmoen, Petter Lindmoen. I tillegg har vi Kristoffer Alm Karsrud og Mathias Haugnes som går på NTG. Årsberetningen for arbeidsåret 2016 ble enstemmig vedtatt. Sak 7/7.2: Godkjenning av regnskap Styret hadde en gjennomgang av regnskapet. Uttalese til regnskap: Det er ikke avdekket feil eller mangler i regnskap. Presisering av at orginalkvitteringer må brukes. Inntekter: kr 284 368,- Utgifter: kr 441 921,- Resultat: -157 553,- Som det ble avtalt på årsmøtet, settes balansen for 2015/2016 inn i referatet: Balanse 2015/2016 Aktiva Fast Eiendom 23 061 Sponsortavle 11 139 Scooter 167 079 Tidtakerutstyr 24 934 Bankinnskudd 1 555 256 Sum aktiva 1 781 469 Passiva kapital 1 702 651 Forskudd fra kunder 78 824 Gjeld Sum passiva 1 781 475
Regnskapet ble enstemmig vedtatt som årsregnskap for arbeidsåret 2016. Sak 7.3: Matrise sesongen 2017/2018 Dekker 500 kr pr løper på sommerskiskole. Det har lagt inn i matrisen (det falt ut av matrisen for fjorårets sesong) Forslag til endringer: o andel for høst/barmarkssamlingen på Beito foreslås økt til kr 750 o Dekning GTL som det vi endret det til etter årsmøtet i fjor; egenandel kr 5000, klubben dekker 10 000. Samme gjelder i fht NTG o Åpen jr samling strykes fra matrisen (forslag fra salen) o Norgescup jr finale (kvalifisert): forslag fra styret om å dekke 500 kr pr natt i stedet for 100% dekning. Motforslag fra deltakere på årsmøtet Avstemning: forslag fra styret om å gå ned på støtten. Forslaget ble nedstemt med 10 mot 8 stemmer. o Forslag fra årsmøtet i fht inntekter: Se på treningsavgift? Øke for de eldre gruppene? Rennavgift? Sette opp budsjett over flere år? Vedtak: styret får et mandat fra årsmøtet til å se på inntekstsøkning gjennom å øke treningsavgiften. o NM stafett senior: forslag fra styret om å ha en egenandel, og at klubben dekket 500 kr pr natt. Motforslag fra deltakere på årsmøtet om at at det blir 100% dekning i henhold til overnatting arrangert av kretsen. Årsmøtet kommenterte at de syntes det ble feil at klubben vil ha lag i NM stafett, og at de samtidig må betale selv. Forslag om at er det langt unna støtter klubben ett damelag og ett herrelag. Legger inn i matrisen at styret bestemmer hvor mange lag klubben dekker utgiftene til. Avstemning: forslag fra styret om å gå ned på støtten. Forslaget ble nedstemt med 10 mot 6 stemmer. Matrisen ble enstemmig vedtatt for sesongen 2017/2018 med de endringene som ble gjennomgått på årsmøtet.
Matrisen for sesongen 2017/2018: 8-10 år Kommentar Kostnad Dekning andel Ledere/ støtteapparat Renn-/treningsavg 500 600 andel 600 for trenere. 11-12 år Kommentar Kostnad Dekning andel Ledere/ støtteapparat Renn-/treningsavg 600 Renn 850 andel 850 for trenere. Startkontingent X 13-14 år Kommentar Kostnad Dekning andel Ledere/ støtteapparat Renn-/treningsavg 700 Høst, barmark 600 Dekkes for trenere Kostnadsdekning 850 andel 850 for trenere. Ungd. Holmenkollr. Turrenn (ungd.birken) 15-16 år Kommentar Kostnad Dekning andel Ledere/ støtteapparat Renn-/treningsavg 900 Høst, barmark 600 Dekkes for trenere Kostnadsdekning November, snø - 850 andel 850 for trenere. Kretssamlinger Deltakeravgift 50 % Hovedlandsrenn, fly/tog Inntil 1 000, bil Turrenn (ungd.birken) Junior/senior Kommentar Kostnad Dekning andel Ledere/ støtteapparat Renn-/treningsavg 900
Medlemskont GTL 15 000 10 000 5 000 NTG GTL-samlinger Dekkes av GTL 10 000 Forventes dekket av GTL GTL Spisset opplegg - hvis aktuelt? Div samlinger Dekkes av GTL Kretssamlinger Deltageravgift 50% Norgescup, innledende, fly/tog Inntil 1 000 Norgescup junior, finale Kvalifisert, bil, fly/tog Inntil 1 000, bil 100% NM, fly/tog Inntil 1 000, bil NM stafett senior, fly/tog Inntil 1 000 Overnatting dekkes for lagleder/smører, bil X inntil 1-2 netter avhengig av avstand. Styret avgjør dette i forkant av NM. 100% Styret avgjør hvor mange lag Raufoss IL Langrenn stiller med Scandinavisk cup, fly/tog Inntil 1 000 Besluttes av styret hvis aktuelt, bil Inntil 1 000 WC, nasjonal kvote Besluttes av styret hvis aktuelt Skiskole Deltakeravgift Turrenn Startkontingent 500 kr pr utøver pr år NB! Forslag om at styret blir flinkere til å si hva de faktisk får gjennom treningsavgift/medlemskontingent. Informasjon om det legges ved faktura neste år/sesong. Sak 8: Innkomne saker 8.1: Klubbklær på renn fra 11 år Forslag fra styret: For å få dekket startkontingent så må løpere stille i klubbklær fra 11 år. Dette på grunn av våre sponsorer. Forslag enstemmig vedtatt av årsmøtet
8.2: Gavekortutdeling Vi har noen løpere i RIL Langrenn som har gjort en flott innsats resultatmessig i årets sesong, og vi ønsket å gi de en liten oppmerksomhet for innsatsen i sesongen 2016/2017. De som fikk gavekort var: Dorthe Seierstad, Marthe Lindmoen, Kristine Alm Karsrud og Vetle Thyli. Alle hadde flotte plasseringer som gjør oss som klubb veldig stolte. Takk for innsatsen sesongen 2016/2017. Sak 9: Arbeids- og organisasjonsplan Raufoss IL Langrenn 2016 Det var ingen spørsmål til dette punktet. Ingen endringer. Organisasjonsplan er enstemmig vedtatt av årsmøtet. Sak 10: Budsjett 2017 Sneket seg inn en feil i budsjettforslaget. Det er 20 000 for mye i fht klubbrenn. Inntekter: kr 573 500,- Utgifter: kr 601 640,- Resultat: -28 140,- Vi skal ha lotteri også til høsten. Denne gangen skal også junior og senior selge lodd. Vi vet det vil komme en del utgifter i forbindelse med ferdigstillelse av hinderløypa. Det er også startet en prosess med å se på Thorbjørnsbu/et trimrom. Budsjettet 2017 er enstemmig vedtatt av årsmøtet. Sak 11: Valg Ny i styret fra mai 2017 er: sekretær Heidi Pedersen, Geir Gravdahl blir styremedlem, Sverre Bjerken er varamedlem, Christina Klavenes er varamedlem. Hans Petter Willmo er valgt som revisor for 2 år. Magnar Hagen er nytt medlem i valgkomiteen for 3 år. Valgkomiteens innstillinger ble «klappet inn». Valgkomiteen har forsøkt å endre det slik at ikke hele styret er på valg samtidig. Dette må det sees på også neste år. Sak 12: Avslutning Vel hjem og takk for oppmøtet.
Raufoss 12. mai 2017 Trond Evensen Arne Ivar Dragerengen Bjørnar Lindmoen Møteleder Valgt representant Valgt Representant