Ausstteevollll kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 26.11.13 Kl.: 10.00 13.00 Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 37/13 45/13 MØTELEIAR Joon Raymond Haugland (H) DESSE MØTTE Anne Marie Otterå Halstensen (Frp) Hans Reidar Njåstad (SP) Anne-Kristine Bakke (Ap) Håkon Nyheim (Frp) FORFALL ingen forfall DESSUTAN MØTTE KPMG v/ Harald Sylta og Øyvind Hauge Støle. Deloitte v/stine Karoline Olsen i sak 41/13 Frå administrasjonen møtte rådmann Rolf Nøstdal i sak 39/13 orienteringssak nr. 1 og 2, økonomisjef Thomas Martin Larsen i sak 39/13 orienteringssak nr. 1, 2, 4 og 5. Ordførar Renate Møgster Klepsvik var med i møtet under sak 39/13 og 41/13. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 37/13 Godkjenning av innkalling og sakliste 38/13 Godkjenning av protokoll frå møte 10.10.13 39/13 Orienteringssaker 40/13 Meldingar 41/13 Selskapskontroll av Business Region Bergen - revisjonsrapport 42/13 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt - godkjenning av prosjektplan 43/13 Vurdering av om KPMG er uavhengig i høve til Austevoll kommune 44/13 Kontrollutvalet sin møterett i generalforsamlingar 45/13 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1
37/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 38/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 10.10.13 Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 10.10.13. Protokollen frå møte 10.10.13 vart samrøystes godkjend. 39/13 ORIENTERINGSSAKER 2 Rådmann / økonomisjef Desse orienteringssakene vart lagt fram og handsama i møtet: Nr. Orientering frå: Orientering vedrørande: 1 Rådmann / økonomisjef Økonomisjef orienterte om arbeid med internkontroll og rutinar for økonomi- og rekneskapsarbeidet. Ein har hatt fokus på dei områder som revisor har peika på i tidlegare revisjonsrapport. Det er iverksett arbeid med rutinar for til dømes budsjettering, klassifisering og sjølvkost, samt momsproblematikk og kontrollrutinar lønn. Informasjonen vart teke til orientering. Økonomisjef gjennomgjekk rekneskapsrapportar 2013 pr. oktober og finansforvaltning / låneportefølgje pr. august 2013. Det vart og gjeve orientering om rutinar for rapportering av rekneskap og finansforvaltning. Det vart kun rapportert ein gong for finansforv./låneportefølgje i 2013 pga overgang til nytt rekneskapssystem. Frå og med 2014 vil ein legga opp til rapportering i tråd med finansforvaltningsreglement. Informasjonen vart teke til orientering. 3 Sekretariatet Korleis evaluering av gjeldande planar for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll for perioden 2012 2016 skal gjennomførast, vart drøfta. Konklusjonen vart at kontrollutvalet vil be KPMG om å legga fram ein enkel prosjektplan for korleis evalueringsarbeidet skal gjennomførast, samt ressursbruk. Deretter vert det lagt opp til prosess i kontrollutvalet, som skal enda med å setja opp prioriteringsliste på prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Det vert til slutt laga eit dokument som vert eit tillegg til dei to planane. Tidsperspektiv for arbeidet bør vera fram mot hausten 2014. 4 KPMG Harald Sylta gjennomgjekk revisjonsplan 2013 for Austevoll kommune. Kontrollutvalet kom med kommentarar og tok informasjonen til orientering. 5 KPMG Arbeid med interimsrevisjon er gjennomført i tråd med revisjonsplan. Dei punkt som revisor har peika på tidlegare vert følgd opp, og det er iverksett arbeid med å retta og utbetra rutinar på desse områda. Det er ikkje skrive skriftleg rapport etter interimsrevisjonen, men ting er teke opp og kommunisert med administrasjonen. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. 6 Sekretariatet Etiske retningslinjer for Austevoll kommune, og at kommunen ikkje har etiske retningslinjer vart drøfta. Konklusjon: Kontrollutvalet vil at sekretariatet sender døme på etiske retningslinjer ut til utvalsmedlemmane. Utvalet vil og at det vert planlagt ei orienteringssak om dette tema til eit kontrollutvalsmøte i 2014. Kontrollutvalet merka seg og at det er eit krav om rapportering om kommunen sitt arbeid med etikk i årsmelding for 2013. 2
Ymse ingen orienteringssaker å ta opp under ymse. FORSLAG TIL Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Orient.sak nr. 3 vedr. evaluering av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll: 1. Kontrollutvalet vil starta arbeid med evaluering av planane, og ber KPMG til neste møte i utvalet legga fram ein enkel prosjektplan for korleis evalueringsarbeidet skal gjennomførast, samt ressursbruk. 2. Vidare vil kontrollutvalet at det vert lagt opp til prosess i kontrollutvalet, som skal enda med å setja opp prioriteringsliste på prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Til slutt bør det utarbeidast eit dokument som vert eit tillegg til dei to planane. Tidsperspektiv for arbeidet bør vera fram mot hausten 2014. Nokre av orienteringssakene skal følgjast opp vidare. Kontrollutvalet tek informasjonen i dei andre orienteringssakene til orientering. 40/13 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram og handsama i møtet: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Aktuelle vedtak å melda frå kommunestyret vart gjennomgått og teke til orientering. 2 Sekretariatet Korleis informasjon om kontrollutvalet kjem fram på heimesida til kommunen, vart drøfta. Konklusjon vart at utvalet vil be om ei orientering om arbeid med heimesida og strategi for kommunikasjonsarbeid i kommunen. Sekretariatet skal syta for slik orientering til neste møte. 3 Sekretariatret Melding om konferansar for kontrollutvalet i 2014: Folkevaldopplæring for kontrollutvala i Hordaland 06.03 og 07.03.2014 på Solstrand. Sekretariatet syter for å melda på fire av utvalsmedlemmane her. NKRF-konferanse 2014 på Gardermoen 05. 06.02.14. - Det er ikkje aktuelt at nokon frå kontrollutvalet deltek her. FKT-fagkonferansen 2014 i Haugesund på Rica Maritim den 03. 04.06.2014. kontrollutvalet merka seg info om denne konferansen. 4 KPMG Invitasjon til fagseminar om offentlige anskaffelser. Ingen av utvalet har høve til å melda seg på seminar-dag i Sveio. Ein vil vurdera deltaking på seminar-dag i Bergen på nyåret. 5 Sekretariatet Fastsetjing av møtedato for første kontrollutvalsmøte 2014. Forslag om tysdag 04.02.14, alternativt tysdag 04.03.14. Konklusjon: Første møte i 2014 i kontrollutvalet vert 04.02.2014. Ymse Sekretariatet tok opp at det har vore gjennomført tilsyn frå Arbeidstilsynet i Austevoll kommune i oktober 2013. Rapportar frå tilsynet vil bli lagt fram på neste møte i kontrollutvalet. Kontrollutvalet drøfta og situasjonen med at det har vore problem med responstid på legevakt, etter stengetid på legekontoret. Kontrollutvalet ber om at det vert orientert til kontrollutvalet, på neste møte i utvalet, om rutinar for legevaktordninga. 3
FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Nokre av meldingane skal følgjast opp vidare. Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 41/13 SELSKAPSKONTROLL AV BUSINESS REGION BERGEN - REVISJONSRAPPORT FORSLAG TIL INNSTILLING: 1. Kommunestyret i Austevoll kommune merkar seg det som kjem fram i rapport etter selskapskontroll av Business Region Bergen AS. 2. Når det gjeld den gjennomførte selskapskontrollen av Business Region Bergen AS, ber kommunestyret selskapet syta for å: a. Ferdigstille arbeidet med å utarbeide fullmaktsstruktur for selskapet og styreinstruks for styret. b. Sikre at samarbeidsavtalane i tilstrekkeleg grad avklarar rollar- og forventningar mellom partane. c. I samband med revidering av Strategisk næringsplan i 2014 arbeider for å tydeleggjere ansvarslinjene mellom tiltakseigarar, eigarkommunane og andre samarbeidsaktørar når det gjeld oppfølging av tiltak i planen. d. Utarbeide skriftlege rutinar for innkjøp og kontraktsoppfølging, og sikrar at innkjøp blir gjennomført i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar. e. Etablere eit system for å registrere og følgje opp avvik, som er tilpassa selskapet sin storleik og risikoforholda for verksemda. f. Innføre følgjande praksisar tilrådd av KS: i. Styrevervregistrering ii. gjennomføre årleg eigenevaluering av styret iii. utarbeide plan for kompetanseutvikling g. Utarbeide skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, som inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett. h. Utarbeide retningslinjer for bruk av innleidde ressursar. i. Vurdere om det er behov for at selskapet i større grad rapporterer til alle eigarane om ressursbruken i selskapet (jf. praksis med rapportering til Hordaland fylkeskommune). 3. Laga ein plan innan 01.03.14., som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Stine Karoline Olsen frå Deloitte presenterte rapporten. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING: 1. Kommunestyret i Austevoll kommune merkar seg det som kjem fram i rapport etter selskapskontroll av Business Region Bergen AS. 2. Når det gjeld den gjennomførte selskapskontrollen av Business Region Bergen AS, ber kommunestyret selskapet syta for å: a. Ferdigstille arbeidet med å utarbeide fullmaktsstruktur for selskapet og styreinstruks for styret. b. Sikre at samarbeidsavtalane i tilstrekkeleg grad avklarar rollar- og forventningar mellom partane. c. I samband med revidering av Strategisk næringsplan i 2014 arbeider for å tydeleggjere ansvarslinjene mellom tiltakseigarar, eigarkommunane og andre samarbeidsaktørar når det gjeld oppfølging av tiltak i planen. d. Utarbeide skriftlege rutinar for innkjøp og kontraktsoppfølging, og sikrar at innkjøp blir gjennomført i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar. 4
e. Etablere eit system for å registrere og følgje opp avvik, som er tilpassa selskapet sin storleik og risikoforholda for verksemda. f. Innføre følgjande praksisar tilrådd av KS: i. Styrevervregistrering ii. gjennomføre årleg eigenevaluering av styret iii. utarbeide plan for kompetanseutvikling g. Utarbeide skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, som inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett. h. Utarbeide retningslinjer for bruk av innleidde ressursar. i. Vurdere om det er behov for at selskapet i større grad rapporterer til alle eigarane om ressursbruken i selskapet (jf. praksis med rapportering til Hordaland fylkeskommune). 3. Laga ein plan innan 01.03.14., som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 42/13 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT GODKJENNING AV PROSJEKTPLAN FORSLAG TIL : 1. Kontrollutvalet vil gjennomføra forvaltningsrevisjon av «Tenesteanskaffingar». 2 Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan med dei endringar som kom fram i møtet. Utvalsleiar i samråd med sekretariatet får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan 3 Arbeidet skal setjast i gong i tråd med framdriftsplan. 4 Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå KPMG si side innan, ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og / eller innarbeidd. Øyvind Hauge Støle presenterte prosjektplanen. Kontrollutvalet kom med spørsmål og innhaldet i planen vart drøfta. Det vart gjeve tilbakemelding på at prosjektplanen var god, og at det ikkje var ønske om å endra på noko i den framlagde planen. Det vart gjort slikt samrøystes vedtak. : 1. Kontrollutvalet vil gjennomføra forvaltningsrevisjon av «Tenesteanskaffingar». 2. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan slik den ligg føre. 3. Arbeidet skal setjast i gong i tråd med framdriftsplan. 4. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå KPMG si side i veke 15 i 2014, ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og / eller innarbeidd. 43/13 VURDERING AV OM KPMG ER UAVHENGIG I HØVE TIL AUSTEVOLL KOMMUNE FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Harald Sylta vedr. om KPMG AS er uavhengig i høve Austevoll kommune, til etterretning. Harald Sylta presenterte uavhengighetserklæring. Det vart og gjeve opplysningar om arbeid som er utført for kommunen, ut over det som er tinga av kontrollutvalet, og utvalet konkluderte med at dette ikkje påverkar situasjonen om uavhengighet for revisor. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Harald Sylta vedr. om KPMG AS er uavhengig i høve Austevoll kommune, til etterretning. 5
44/13 KONTROLLUTVALET SIN MØTERETT I GENERALFORSAMLINGAR FORSLAG TIL 1. Kontrollutvalet gjev leiar fullmakt til å vurdere om nokon frå kontrollutvalet skal delta på generalforsamlingar i selskap som kommunen har eigarskap i etter kommunelova 80, samt kven som skal delta. 2. Kontrollutvalet ber kommuneadministrasjonen fortløpande oversende innkalling til generalforsamlingar i heileigde kommunale selskap til kontrollutvalet ved sekretariatet og revisjonen. HANDSAMING I MØTE Kontrollutvalet hadde ikkje merknader til saka, og forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet gjev leiar fullmakt til å vurdere om nokon frå kontrollutvalet skal delta på generalforsamlingar i selskap som kommunen har eigarskap i etter kommunelova 80, samt kven som skal delta. 2. Kontrollutvalet ber kommuneadministrasjonen fortløpande oversende innkalling til generalforsamlingar i heileigde kommunale selskap til kontrollutvalet ved sekretariatet og revisjonen. 45/13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Aktuelle møteprotokollar vart gjennomgått og kommentert. Det var ingen saker som kontrollutvalet ville ha nærmare orientering om på noverande tidspunkt. Framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. YMSE Det var ingen saker å ta opp under ymse. Joon Raymond Haugland Leiar Kari Nygard Sekretær 6