UNIVERSITETET I STAVANGER DET SAMFUNNSVITENSKAPELIGE FAKULTET Effektuering av dekanvedtak ved SV-fakultetet Ephorte Journalnr. 2009/301.1 FORDELING AV STATLIG TILDELING FOR 2009 SV FAKULTETET Dekanvedtaket bygger på følgende dokumenter og møter: Sak FR SV 49/08: o saksframlegg o oversikt over tildeling o styrets sak om fordeling av tildeling med vedlegg 1 og 2. Saken er tilgjengelig på intranettet under Råd og utvalg SV-fakultetet, fakultetsråd. Behandling i fakultetsråd av sak FR SV 49/08 i møte 17.12.08, utkast til referat Referatet vil bli lagt på intranettet under Råd og utvalg, SV-fakultetet, fakultetsråd. Drøftingsmøte med tjenestemannsorganisasjonene i lokalt HA-utvalg den 18.12.08, utkast til referat. Referatet vil bli lagt på intranettet under Råd og utvalg, SV-fakultetet, lokalt HAutvalg, når referatet er behandlet i møte 21.01.09. Innstilling til dekanvedtak, datert 19.12.09. Innstillingen vil bli lagt på intranettet under Råd og utvalg, SV-fakultetet, dekanvedtak, sammen med vedtaket. I saksframlegget ble det foreslått en fordeling til fakultetets underliggende enheter i tråd med den fordelingsmodellen som fakultetet utarbeidet i 2008. Saksframlegget redegjør for denne modellen og den tildelingen som følger av modellen. I saksframlegget ble det også foreslått å trekke inn midler tilsvarende kr. 3,8 mill til bruk for omstilling, og det ble satt opp en liste over forhold som må utredes for å få frem en plan for omstilling. I forslaget forutsettes at midlene tildeles etter at disse planene er ferdig utarbeidede. For nærmere beskrivelse vises til saksdokumentene til fakultetsråd. Råd til dekanen fra fakultetsråd og HA-utvalget Hovedkonklusjonen fra fakultetsrådet er at det pekes på at en tildeling som ikke dekker faste lønnsforpliktelser for et av instituttene, er vanskelig å akseptere, og at dekan må ta hensyn til dette i endelig fastsetting av fordelingen av tildelingen. Videre ble det i fakultetsrådet uttrykt skepsis til en modell som gir så kraftige utslag fra år til år, og det ble uttrykt ønske om at denne problemstillingen tas opp i institusjonen. Det vises til utkast til referat fra fakultetsråd. HA-utvalget peker på de samme forholdene, og mener i tillegg at det vil være feil å lage en omstillingspakke som alle enheter kan søke midler fra, når hovedproblemet er at det må en utjevning til for et av instituttene, altså institutt for sosialfag. Det pekes også på at problematikken omkring modellen må tas opp videre i systemet, og at fakultetet ikke alene bør bære ansvaret for kostnadene knyttet til NOKUTs reakkreditering av sykepleiestudiet. 1
Fra fakultetsdirektørens side har det, i samråd med dekanen, vært viktig å få frem et godt beslutningsgrunnlag, og å få avdekket underliggende problematiske forhold som fakultetet er nødt til å ta tak i. Det har samtidig vært viktig å følge opp tidligere vedtak om modell, også selv om modellbruken gir meget sterke effekter i tildelingsbeløpene. Diskusjonene i ledergruppens møter, i fakultetsrådet og i møtene i lokalt HA-utvalg samt på personalmøter på to av instituttene har vært grundige, gode og konstruktive, og det er gjennom disse oppnådd stor oppmerksomhet også omkring de grunnleggende problemene fakultetet som helhet står overfor når det gjelder manglende balanse mellom aktivitet og ressurser til å gjennomføre aktiviteten. Det er også kommet frem at det er vilje til å se på alle sider av aktiviteten for å avdekke om oppgavene kan løses på en annen måte, eller om det er grunnlag for ny tilleggsfinansiering. Gjennom behandlingen ble det foreslått at etablerte omstillingsmidler allerede ved inngangen av året benyttes til å utligne noe av ubalansen mellom fast lønn og tildelt ramme for institutt for sosialfag, men at størrelsen på utjevningen ikke overstiger beløpet som ble utjevnet i 2008. Dekanens vedtak: På bakgrunn av dette, har dekanen fastsatt følgende rammer til de enkelte enhetene: Budsjettenhet Navn på budsjettenhet Tildeling primo 2008 i Total tildeling 2008 inkl ekstrabevilgning Tildeling 2009 7000 Felles for fakultetet 5 817 002 5 817 002 9 086 973 7100 Administrasjon 13 320 894 13 320 895 15 335 059 7200 helsefag 35 523 456 36 177 456 37 017 057 7300 7400 7500 sosialfag 26 678 545 27 077 545 24 589 277 Norsk hotellhøgskole - institutt for økonomi og ledelse 28 297 170 28 552 170 33 869 543 medie-, kultur- og samfunnsfag 27 344 932 27 344 932 29 250 908 7600 1 000 000 1 000 000 1 196 000 Midler til omstilling 615 183 Totalt 137 981 999 139 290 000 150 960 000 2
Det vil da gjenstå kr. 615.183 til omstillingsmidler. Se nedenfor om behandlingen av disse. Tabell over hvordan tildelingene er fremkommet er vedlagt (vedlegg 1). Eventuelle refusjoner av syke- og barselspenger, samt inntekter knyttet til prosjektaktivitet for de enkelte instituttene kommer i tillegg til disse beløpene. Dekanen forutsetter for 2009 at overheadmidler fra prosjektaktivitet fordeles mellom institutt og fakultet/administrasjon med en fordeling på 60 % til institutt og 40 % til fakultet/administrasjon. Eventuell tilbakeføring av overhead til senter for risikostyring og samfunnssikkerhet må løses gjennom instituttets andel. Instituttledere/kontorsjefer på instituttene og fakultetsdirektør gis med dette rett til effektuering av bestillinger henhold til bestemmelser om økonomistyring i staten pkt 5.3.3 og fullmakt til attestasjonskontroll i henhold til bestemmelser om økonomistyring i staten pkt 2.5.2.2 innen de økonomiske rammene som er gitt til de respektive enhetene, jfr. oversikten over. Budsjettdisponeringsmyndighet (anvisning) i henhold til bestemmelser om økonomistyring i staten pkt 2.5.2.1 ligger fortsatt hos dekan og fakultetsdirektør. Instituttledere og fakultetsdirektør er ansvarlige for at tildelt ramme blir disponert i samsvar med de prioriteringene som er vedtatt for fakultetet i strategi- og handlingsplaner, og at rammene overholdes. Detaljerte budsjetter for hver enhet vil bli utarbeidet i et samarbeid mellom institutt og fakultetsadministrasjon. Instituttleder har imidlertid mulighet for å omdisponere mellom postene dersom dette skulle vise seg nødvendig. Instituttlederne og fakultetsdirektør vil også kunne disponere regnskapsførte refusjoner av syke- og barselspenger samt inntekter fra prosjektaktivitetet. Det er dog et forbehold om at prosjektoverskudd som genererer egenkapitalinntekter først kan disponeres etter særskilt tildeling. Dekanen forutsetter at det er god informasjonsflyt mellom instituttledere og administrasjonen når det gjelder disponeringen av rammen. Plan for omstilling Gjennom behandlingen av saken er det tydelig påvist at SV-fakultetet har aktivitet som er langt større enn det rammen til fakultetet tillater. Dette betyr at det a) må arbeides aktivt for å øke inntektssiden gjennom å kompensere med andre typer inntekter, som eksterne prosjektmidler, forskningsmidler eller midler fra kursaktiviteter samtidig som aktiviteten på den ordinære statsfinansierte tildelingen ikke skal økes. b) må arbeides aktivt for å redusere kostnadene, men på en måte som gjør minst mulig skade mht enhetenes strategiske satsinger og potensielle vekstområder. Alle sider ved enhetenes aktivitet må gjennomgås med tanke på muligheten for enten å øke inntektene eller redusere kostnadene og å sette i gang omstillingstiltak. Med utgangspunkt i en kartlegging bør det utarbeides omstillingsplaner for enhetene. Disse vil da fakultetsledelsen diskutere med den sentrale ledelsen, og omstillingsplanene vil danne grunnlag for disponering av de foreslåtte omstillingsmidlene. 3
Planer for omstilling må ses i sammenheng med handlingsplanene, og eventuelle nødvendige endringer i oppsatte målsettinger bør avdekkes og diskuteres i forbindelse med den revidering styret har forutsatt utført våren 2009. En plan for omstilling ved enheten bør være utarbeidet innen 31.03.09. En slik frist bør kunne gi nok tid til å gjøre de analysene og konsekvensvurderingene som er nødvendige, og muliggjøre en forsvarlig behandling i råd og utvalg før en fatter endelig vedtak. Enhetene bør ta stilling til følgende punkter: 1. Forbruket for 2009 bør gå i balanse for de enkelte enhetene. Budsjettet følges opp gjennom året, hvis mulig 2. hver måned, ellers minimum hvert tertial når regnskapet blir periodisert. Enhetslederne må varsle tidlig dersom dette punktet ikke overholdes. 2. Inntektsgrunnlaget for enheten bør gjennomgås nøye, og det bør arbeides aktivt med å skaffe tilleggsfinansiering gjennom forsknings- eller undervisningsprosjekter og alternative finansieringskanaler. I denne forbindelsen vil administrasjonen utarbeide oversikt over stipulerte overheadmidler. 3. Vurdere studieporteføljen totalt sett med tanke på eventuelle omstruktureringer eller nedlegginger, både av enkeltemner med få studenter og av studieprogram med få studenter. I tillegg bør instituttene sette i gang et arbeid for å gå gjennom mulige effektiviseringer av undervisningsaktiviteten for ev frigjøring av tidsressurser, herunder gjennomgang av arbeidsplanene. 4. Tiltak for å øke gjennomstrømning og fullføringsgrad i studieporteføljen (også PhDstudiet) må vurderes slik at enhetenes grunnlag for statlig finansiering kan forbedres. 5. Det settes spesielt fokus på bruk av faste stillinger og vikariater ved alle enheter i fakultetet. Alle tilsettingssaker må vurderes nøye ift den økonomiske situasjonen. 6. Det utarbeides oversikter over stipulert naturlig avgang for de kommende 3 årene. 7. Kvalifiseringsstillinger må gjennomgås med hensyn til betingelser når det gjelder undervisningsinnholdet i stillingene. 8. Bruk av timelærere og gjesteforelesere i undervisningen gjennomgås for om mulig å redusere kostnadene. Timelærere og gjesteforelesere bør fortrinnsvis hentes lokalt/regionalt dersom det er mulig. Systemer for forhåndsgodkjenning av innleie av timelærere/gjesteforelesere bør gjennomgås. 9. Kostnader knyttet til praksis må gjennomgås for de utdanningene som har slik utdanning 10. Generelle kostnader gjennomgås med tanke på mulige innsparinger. 11. Det jobbes aktivt med å skaffe tilleggsfinansiering gjennom prosjekter eller alternative finansieringskanaler. 4
Oppfølging etter utarbeidede planer for omstilling Planen for omstilling av enhetene bør ha en tidshorisont på minimum to år, og økonomiske virkninger av de tiltakene som foreslås må fremkomme både når det gjelder inntekter og kostnader. Planene vil også bli tatt opp med institusjonens ledelse for om mulig å få et bidrag til å effektuere planene for omstilling. På basis av planene som leveres 31.03.09 vil det bli laget et forslag til bruk av fakultetets omstillingsmidler på kr. 615.183,- Stavanger, 20. januar 2009 Marit Boyesen Dekan Lone Litlehamar Fakultetsdirektør Vedlegg: oversikt over fordeling av tildelingen for 2009 5