SØNDRE LAND KOMMUNE MØTEINNKALLING Side 1 Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen, Rådhuset Møtedato: 20.10.2014 Tid: Kl.17:00 Medlemmene innkalles med dette til ovennevnte møte. Eventuelt forfall meldes til servicetorget, tlf: 611 26 410 snarest mulig. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. Det gjøres oppmerksom på at det er berammet ekstraordinære komitémøter i forkant av kommunestyremøtet for å behandle sak 55/14 Budsjettprosessen 2015, se vedtak fra formannskapets møte 08.10.2014. Det vil bli sendt ut egne innkallinger til komitémøtene. Det vil bli servert varmrett i kantina kl 1600, slik at komitémøtene må avsluttes innen den tid. I tilknytning til kommunestyremøtet planlegges det også å presentere et interkommunalt prosjekt om velferdsteknologi, men dette er ennå ikke helt avklart. SAKSLISTE Utvalgssakstype/nr. Arkivsaksnr. Tittel 54/14 14/930 TERTIALRAPPORTERING 2014 55/14 14/931 BUDSJETTPROSESSEN 2015 56/14 13/1520 SATSER FOR KJØP AV ENKELTDAGER I SFO 57/14 13/1768 RULLERING AV KOMMUNEDELPLAN FOR IDRETT OG FYSISK AKTIVITET 2015 Postadresse: Besøksadresse: Hovsbakken 1 Hovsbakken 1 Telefon: 61 12 64 10 2860 HOV HOV Telefaks: 61 12 64 20
58/14 14/1441 SØKNAD OM FRITAK FRA VERVET SOM FOLKEVALGT REPRESENTANT 59/14 14/1602 REFERATSAKER TIL KOMMUNESTYRETS MØTE 20.10.2014 Hov, den 09.10.2014 Terje Odden ordfører Knut Viset kontorsjef
Sak 54/14 TERTIALRAPPORTERING 2014 Saksbehandler: Terje Lindalen Arkiv: 200 Arkivsaksnr.: 14/930 Saksnr.: Utvalg Møtedato 117/14 Formannskapet 08.10.2014 54/14 Kommunestyret 20.10.2014 Innstilling: 1. Kommunestyret godkjenner foreliggende tertialrapport pr. 31.08.2014 2. Kommunestyret godkjenner revidert investeringsbudsjett for 2014 Behandling/vedtak i Formannskapet den 08.10.2014 sak 117/14 Behandling: Økonomisjef Terje Lindalen møtte og redegjorde for tertialrapporten. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 3. Kommunestyret godkjenner foreliggende tertialrapport pr. 31.08.2014 4. Kommunestyret godkjenner revidert investeringsbudsjett for 2014 Vedlegg: Tertialrapporten for 2. tertial. Bakgrunn: I henhold til kommunens økonomireglement skal det legges fram en tertialrapport for 1. og 2. tertial. Vurdering av kommunens økonomiske stilling og status i forhold til budsjett framgår av rapporten. Side 3 av 20
Sak 54/14 Tertialrapporten inneholder også revidert investeringsbudsjett for 2014. De totale investeringene er endret fra 72,1 mill i opprinnelig budsjett til 62,8 mill i revidert investeringsbudsjet. Revidert investeringsbudsjett etter 1. tertial var 68,8 mill. De største endringene skyldes senere oppstart enn planlagt for bygging av ny barnehage i Fluberg og ombygging av Hov legesenter. Dette betyr en overføring fra 2014 til 2015. I tillegg er det noe omfordeling innenfor vann/avløp/renovasjon. De mest vesentlige endringene er det gjort rede for i dokumentet. Vurdering: Rådmannen anbefaler at kommunestyret godkjenner foreliggende tertialrappoprt, samt at kommunestyret godkjenner forslag til revidert investeringsbudsjett for 2014. Side 4 av 20
Sak 55/14 BUDSJETTPROSESSEN 2015 Saksbehandler: Terje Lindalen Arkiv: 200 Arkivsaksnr.: 14/931 Saksnr.: Utvalg Møtedato 46/14 Kommunestyret 15.09.2014 108/14 Formannskapet 24.09.2014 118/14 Formannskapet 08.10.2014 55/14 Kommunestyret 20.10.2014 Innstilling: 1. Kommunestyret vedtar det framlagte forslag til foreløpige rammer for budsjett 2015 som endelige rammer for budsjett 2015. 2. Formannskapet ber rådmannen om å utrede følgende punkter som fremlegges for felles komitémøte før kommunestyret vedtar endelige rammer for budsjett 2015: a) Konsekvensene av foreslått salderingsstrategi innenfor ordinær drift b) Revidert forslag til investeringsprogram 2015 basert på følgende kriterier Investeringer som er påbegynt Investeringer som må gjennomføres (f.eks lovpålagte) Investeringer som bør gjennomføres (f.eks gir innsparinger i drift) Investeringer som kan utsettes til 2016 3. Formannskapet ber rådmannen om å prioritere arbeidet med kostnadsrammene for de større investeringsprosjektene, herunder særskilt ombygging av rådhuset/uhus og Hovli, basert på føringer fra formannskapet. Behandling/vedtak i Formannskapet den 08.10.2014 sak 118/14 Behandling: Kommunalsjef Pål Rønningen, økonomisjef Terje Lindalen og andre kommunalsjefer møtte og redegjorde for budsjettprosessen 2015. Komitéledere/kommunalsjefer refererte fra komitémøter 6. oktober (se egne møtereferater fra komitéene). Side 5 av 20
Sak 55/14 Rådmannen la fram revidert innstilling til vedtak som ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kommunestyret vedtar det framlagte forslag til foreløpige rammer for budsjett 2015 som endelige rammer for budsjett 2015. 2. Formannskapet ber rådmannen om å utrede følgende punkter som fremlegges for felles komitémøte før kommunestyret vedtar endelige rammer for budsjett 2015: a. Konsekvensene av foreslått salderingsstrategi innenfor ordinær drift b. Revidert forslag til investeringsprogram 2015 basert på følgende kriterier Investeringer som er påbegynt Investeringer som må gjennomføres (f.eks lovpålagte) Investeringer som bør gjennomføres (f.eks gir innsparinger i drift) Investeringer som kan utsettes til 2016 3. Formannskapet ber rådmannen om å prioritere arbeidet med kostnadsrammene for de større investeringsprosjektene, herunder særskilt ombygging av rådhuset/uhus og Hovli, basert på føringer fra formannskapet. Behandling/vedtak i Formannskapet den 24.09.2014 sak 108/14 Behandling: Økonomisjef Terje Lindalen og kommunalsjef Pål Rønningen møtte og orienterte om budsjettarbeidet. Fylkesmannens kommunebilder ble også gjennomgått. Kommunalsjef for oppvekst Knut Åge Berge redegjorde for forskjellige budsjettforhold på kommunalområde oppvekst. Komitélederne refererte fra behandlingen i komitéene 17.09: Komité for Helse, omsorg og velferd: Temaer som var oppe til diskusjon: Psykologstilling Tildelingskontor Bassenget på Grimebakken Matombringing Miljøterapeut (komiteen ønsker å «frede» denne) Komité for Oppveskt: Temaer som var oppe til diskusjon: Generell nedskjæring i kommuneområdet oppvekst er ikke tilrådelig. Et flertall i komiteen foreslår en ny strukturdebatt innen skole og barnehage. Ny gjennomgang av investeringsbudsjettet. Dette rammer driftsbudsjettet. Side 6 av 20
Sak 55/14 Komité for Lokalsamfunn inkl. stab: Temaer som var oppe til diskusjon: Vedr. nye tiltak; komiteen ber om at dette dekkes innenfor eksisterende rammer Halvere tiltenkt halv mill. til kulturskolen til 250 000 kr. Droppe overlapping på arealplanlegger etter endt permisjon Samarbeid om brannvesenet med nabokommuner Invitere nabokommuner til samarbeid om lønn og regnskap Samarbeid om IKT med nabokommuner Investeringsbudsjettet: Revurdere dørlåssystemet og IKT-brannmur Må ikke forsømme vedlikeholdet, men bør kanskje vurdere å avhende flere eiendommer og la disse midlene gå inn i et vedlikeholdsfond. Salg av tomter. Generell debatt om de forskjellige temaene. Formannskapet var enige om å be administrasjonen om å sette fokus på salg av tomter. Investeringsbudsjettet ble gjennomgått. Netto økt lånegjeld blir ca. 126 mill. Dette medfører økte driftsutgifter på ca. 10 mill. Formannskapet ber om at komiteene går gjennom investeringsbudsjettet for sine områder og konkretiserer inndekning på driftsbudsjettet, på komitémøtene 6.oktober. Innstillingen ble enstemmig vedtatt med følgende tillegg: Formannskapet ber om at komiteene går gjennom investeringsbudsjettet for sine områder og konkretiserer inndekning på driftsbudsjettet, på komitémøtene 6.oktober. Formannskapet ber om at administrasjonen tar med seg innspill fra dagens møte som grunnlag for framlegging av foreløpige budsjettrammer. Vedtak: 1. Formannskapet tar saken til orientering. 2. Formannskapet ber om at komiteene går gjennom investeringsbudsjettet for sine områder og konkretiserer inndekning på driftsbudsjettet, på komitémøtene 6.oktober. 3. Formannskapet ber om at administrasjonen tar med seg innspill fra dagens møte som grunnlag for framlegging av foreløpige budsjettrammer. Side 7 av 20
Sak 55/14 Behandling/vedtak i Kommunestyret den 15.09.2014 sak 46/14 Behandling: Økonomisjef Terje Lindalen foretok en gjennomgang av presentasjonen som er distribuert/ utdelt i møtet (oppdatert versjon av den allerede distribuerte presentasjonen som ble brukt i det utvidete formannskapsmøtet 27.08.2014). Presentasjonen omhandlet følgende hovedtemaer: Oppsummering fra økonomi- og strategikonferansen under kommunestyrets møte 23.06.2014 Konsekvensjustert budsjett 2015 Omstillingsbehov/ubalanse Inndekning Videre fremdrift og prosess Det fremkom en del spørsmål som ble besvart av administrasjonen. I den påfølgende debatten fremkom det ulike synspunkter og kommentarer/innspill. Når det gjelder videre oppfølging av de aktuelle innspillene som fremkom, henviste ordfører til de ekstraordinære komitémøtene 17. september og forutsetter at innspillene blir nærmere drøftet der. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret tar saken til orientering. Det berammes komitémøter 17. september hvor komiteene gis i oppdrag å fremme forslag på aktuelle tiltak for å dekke inn den foreløpige underbalansen dette som grunnlag for de videre drøftingene i utvidet formannskapsmøtet 24. september. Vedlegg: Presentasjon fra formannskapets møte 08.10.2014 inkl. rådmannens forslag til foreløpige rammer. Bakgrunn: En presentasjon av status i budsjettarbeidet ble vist i utvidet formannskap 24. september 2014. Presentasjonen viste en foreløpig underbalanse i drift på 9,0 mill., samt en foreløpig total investering i anleggsmidler på 78,6 mill. Side 8 av 20
Sak 55/14 Det ble samtidig gjort en oppsummering fra møter i komiteene 17. september, med kommentarer og forslag til tiltak for å minske underbalansen. Basert på dette har administrasjonen utarbeidet et forslag til foreløpige budsjettrammer for 2015. Vurdering: I henhold til framdriftsplanen for budsjettprosessen skal Formannskapet vedta foreløpige rammer i dagens møte, mens Kommunestyret skal vedta endelige rammer i møte 20. oktober. Rådmannen anbefaler at kommunestyret vedtar det framlagte forslag til foreløpige rammer for budsjett 2015 som endelige rammer for budsjett 2015. Side 9 av 20
Sak 56/14 SATSER FOR KJØP AV ENKELTDAGER I SFO Saksbehandler: Knut Åge Berge Arkiv: A22 Arkivsaksnr.: 13/1520 Saksnr.: Utvalg Møtedato 11/14 Kommunestyret 07.04.2014 114/14 Formannskapet 24.09.2014 56/14 Kommunestyret 20.10.2014 Innstilling: 1. Kommunestyret fastsetter følgende satser for kjøp av enkeltdager i SFO gjeldende fra 25.9.2014 til 31.12. 2014 Hel dag i skolens ferier: kr. 300.- Halv dag i skolens ferier (4 timer eller mindre) kr. 150.- Morgen før skolestart: kr. 100.- Ettermiddag etter skoleslutt kr 130.- Behandling/vedtak i Formannskapet den 24.09.2014 sak 114/14 Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kommunestyret fastsetter følgende satser for kjøp av enkeltdager i SFO gjeldende fra 25.9.2014 til 31.12. 2014 Hel dag i skolens ferier: kr. 300.- Halv dag i skolens ferier (4 timer eller mindre) kr. 150.- Morgen før skolestart: kr. 100.- Ettermiddag etter skoleslutt kr 130.- Side 10 av 20
Sak 56/14 Behandling/vedtak i Kommunestyret den 07.04.2014 sak 11/14 Behandling: Kommunalsjef Oppvekst Knut Åge Berge orienterte om saken. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kommunestyret vedtar det foreliggende forslag til vedtekter for skolefritidsordningen i Søndre Land. 2. Vedtektsendringen gjøres gjeldende fra 1. august 2014. Det foreslås følgende betalingssatser gjeldende fra 1.8.14 til 31.12.14: Hel plass; Fra og med 14 timer per uke til og med 26 timer per uke kr. 2 150.- Halv plass: Fra og med 7 timer per uke til og med 13 timer per uke kr. 1 520.- Kvart plass: Til og med 6 timer per uke kr. 1 010.- Bakgrunn: Kommunestyret vedtok i april 2014 nye vedtekter og nye betalingssatser i SFO. I følge vedtektene er det anledning til å kjøpe enkeltdager, men det ble ikke fastsatt satser for kjøp av slike dager. Vurdering: Administrasjonen har sett på hvilke satser som benyttes i nabokommunene. Satsene varierer, men flere kommuner ligger mellom 300 og 400 kroner for kjøp av enkeltdager i ferier, og med halv pris for en halv dag. De foreslåtte satsene ansees derfor å være rimelige i forhold til satsene i andre kommuner Det er også et rimelig forhold mellom de foreslåtte satsene for kjøp av enkeltdager og prisen for en fast plasstørrelse. Det vil si at det blir litt dyrere å kjøpe enkeltdager i forhold til en fast plass med tilsvarende oppholdstid. Side 11 av 20
Sak 56/14 Hvis formannskapet i møtet 24.9.2014 slutter seg til rådmannens innstilling, foreslår rådmannen at det går ut en informasjon til foreldrene om at satsene blir so m foreslått under forutsetning av at kommunestyret slutter seg til. Faktura for kjøp av enkeltdager blir likevel ikke sendt ut før kommunestyret har gjort endelig vedtak. Side 12 av 20
Sak 57/14 RULLERING AV KOMMUNEDELPLAN FOR IDRETT OG FYSISK AKTIVITET 2015 Saksbehandler: Tone Gellein Arkiv: C20 Arkivsaksnr.: 13/1768 Saksnr.: Utvalg Møtedato 122/14 Formannskapet 08.10.2014 57/14 Kommunestyret 20.10.2014 Innstilling: Kommunestyret vedtar å gjøre Kommunedelplan for idrett, fysisk aktivitet og friluftsliv 2007-2010 gjeldene for 2015 med følgende endringer: A: I forbindelse med etableringen av Søndre Land Idrettspark blir det bygget et lagerbygg for fridrettsutstyr som ferdigstilles høsten 2014. Bygget føres opp i tre og måler 6 x 4,8 m og har utforming som en vanlig garasje. Behandling/vedtak i Formannskapet den 08.10.2014 sak 122/14 Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret vedtar å gjøre Kommunedelplan for idrett, fysisk aktivitet og friluftsliv 2007-2010 gjeldene for 2015 med følgende endringer: A: I forbindelse med etableringen av Søndre Land Idrettspark blir det bygget et lagerbygg for fridrettsutstyr som ferdigstilles høsten 2014. Bygget føres opp i tre og måler 6 x 4,8 m og har utforming som en vanlig garasje. Vedlegg: Brev av 18.09.14 fra Søndre Land IL m/ vedlegg. Bakgrunn: Side 13 av 20
Sak 57/14 Søndre Land IL ønsker å bygge et lagerbygg for friidrettsutstyr i Søndre Land idrettspark. Dette tiltaket på inn på kommunens prioriteringsliste for anlegg som er berettiget tilskudd fra spillemidlene. Totalkostnad, iht revidert kostnadsoverslag av 01.10. d.å. er kr.136.600,-. Bygget bør stå ferdig før vinteren. Vurdering: Rådmannen ser det som hensiktsmessig å etablere et lagerbygg i tilknytning til det nye anlegget så raskt som mulig, og innen vinteren setter inn. Side 14 av 20
Sak 58/14 SØKNAD OM FRITAK FRA VERVET SOM FOLKEVALGT REPRESENTANT Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 14/1441 Saksnr.: Utvalg Møtedato 112/14 Formannskapet 24.09.2014 58/14 Kommunestyret 20.10.2014 Innstilling: 1- I medhold av kommunelovens 15 nr. 2, innvilges Susanne Solhaug (AP) fritak for sine verv som folkevalgt representant for resten av kommunestyreperioden. 2- Som følge av fritaket, foretas det følgende opprykk/nyvalg etter Susanne Solhaug: a) Wenche B. Svendstad rykker opp som nytt fast medlem i kommunestyret fra Arbeiderpartiet. Da Svendstad allerede har midlertidig opprykk frem til og med 31.12.2014, rykker Kari Nereng opp som midlertidig fast medlem i kommunestyret frem til dette tidspunktet. b) Som nytt medlem i formannskapet velges Bjørg H. Rønningen. c) Som nytt medlem i komité for helse, omsorg og velferd, velges Thor Pettersen. d) Som ny varamedlem for Rune Selj i arbeidsmiljøutvalget, velges Bjørg H. Rønningen. e) Som ny varamedlem for ordfører i KS Hedmark/Oppland, velges Bjørg H. Rønningen. Behandling/vedtak i Formannskapet den 24.09.2014 sak 112/14 Behandling: Innstillingens pkt.1 og 2a ble enstemmig vedtatt. Jon Odden fremmet følgende forslag: Som nytt medlem i formannskapet velges Bjørg H. Rønningen. Som nytt medlem i komité for helse, omsorg og velferd, velges Thor Pettersen. Som ny varamedlem for Rune Selj i arbeidsmiljøutvalget, velges Bjørg H. Rønningen. Som ny varamedlem for ordfører i KS Hedmark/Oppland, velges Bjørg H. Rønningen. Oddens forslag ble enstemmig vedtatt. Side 15 av 20
Sak 58/14 Vedtak: 1. I medhold av kommunelovens 15 nr. 2, innvilges Susanne Solhaug (AP) fritak for sine verv som folkevalgt representant for resten av kommunestyreperioden. 2. Som følge av fritaket, foretas det følgende opprykk/nyvalg etter Susanne Solhaug: a) Wenche B. Svendstad rykker opp som nytt fast medlem i kommunestyret fra Arbeiderpartiet. Da Svendstad allerede har midlertidig opprykk frem til og med 31.12.2014, rykker Kari Nereng opp som midlertidig fast medlem i kommunestyret frem til dette tidspunktet. b) Som nytt medlem i formannskapet velges Bjørg H. Rønningen. c) Som nytt medlem i komité for helse, omsorg og velferd, velges Thor Pettersen. d) Som ny varamedlem for Rune Selj i arbeidsmiljøutvalget, velges Bjørg H. Rønningen. e) Som ny varamedlem for ordfører i KS Hedmark/Oppland, velges Bjørg H. Rønningen. Vedlegg: Ingen Som uttrykt vedlegg følger søknaden om fritak. Bakgrunn: Susanne Solhaug (AP) søker i brev av 02.09.2014 om fritak fra sine verv som folkevalgt representant for resten av valgperioden. Begrunnelsen for søknaden er at hun er heltidsansatt i Oslo kommune som krever mye tid som gjør at hun ikke klarer å utføre sine verv som folkevalgt representant på en tilfredsstillende måte. Foruten vervet som kommunestyrerepresentant, innehar Solhaug følgende andre verv som folkevalgt representant: Medlem av formannskapet/partssammensatt utvalg Medlem av komité for helse, omsorg og velferd Varamedlem for Rune Selj i arbeidsmiljøutvalget Varamedlem for ordføreren i KS Hedmark/Oppland I henhold til kommunelovens bestemmelser og gjeldende delegeringsreglement, skal søknad om fritak fra vervet som folkevalgt representant avgjøres av kommunestyret. Side 16 av 20
Sak 58/14 Vurdering: Spørsmålet om uttreden (fritak) av politiske verv i folkevalgte organer er regulert i kommunelovens 15. Spørsmålet om i hvilken utstrekning en folkevalgt etter eget ønske kan gis fritak er omtalt i kommunelovens 15, nr. 2 hvor det heter: Kommunestyret og fylkestinget kan etter søknad frita, for et kortere tidsrom eller resten av valgperioden, den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet. Som det fremgår av ovennevnte bestemmelse, er det altså adgang til å søke om fritak både for et kortere tidsrom og resten av valgperioden. Da det søkes om fritak for resten av valgperioden, ser ikke rådmannen det som nødvendig å belyse hva en evt. søknad om fritak for et kortere tidsrom vil innebære. Når det gjelder spørsmålet om fritaksgrunn relatert til vilkåret uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet, er dette i følge kommentarene til kommunelovens bestemmelser knyttet opp mot følgende: Fritaksgrunn vil i førsterekke være at søkerens arbeidsforhold, dårlig helse eller andre velferdsgrunner gjør det ekstra byrdefullt å oppfylle de plikter vervet medfører. Som det fremgår av kommuneloven med kommentarer vil avgjørelsen om å innvilge fritak måtte basere seg på en skjønnsmessig vurdering av hva som anses som uforholdsmessig vanskelighet eller belastning for å kunne utøve vervet som folkevalgt representant. Begrunnelsen for søknaden om midlertidig fritak vurderes i dette tilfelle verken å være av helsemessige årsaker eller andre velferdsgrunner, men relatert til arbeidsforholdene som følge av vanskeligheter med å skjøtte sitt verv som folkevalgt representant pga pendleravstand. Videre vil den skjønnsmessige vurderingen måtte basere seg på konsekvenser for gjennomføringen av kommunens politiske arbeid da et eventuelt fritak vil medføre opprykk og nyvalg. Når det gjelder spørsmålet om opprykk og nyvalg er dette regulert i kommunelovens 16 hvor det heter: 1. Har medlemmer forfall til et møte i et folkevalgt organ, innkalles varamedlemmer såvidt mulig i den nummerorden de er valgt. Varamedlemmer innkalles fra den gruppe hvor det er forfall. 2. Hvis medlemmer av kommunestyret eller fylkestinget trer endelig ut eller får varig forfall, trer varamedlemmer fra vedkommende gruppe inn i deres sted i den nummerorden de er valgt hvis organet er valgt ved forholdsvalg. Er et kommunestyre valgt ved flertallsvalg, trer varamedlemmer inn i den nummerorden de er valgt. 3. Dersom et medlem av et annet folkevalgt organ enn kommunestyre og fylkesting, kommunestyrekomité og fylkestingskomité trer endelig ut, velges nytt medlem, selv om det er valgt varamedlem. Organet skal suppleres fra den samme gruppe som den uttredende tilhørte. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av medlemmene i organet, skal det så langt det er mulig velges nytt medlem fra det underrepresenterte kjønn. 4. Trer lederen av et folkevalgt organ endelig ut av organet, skal det velges ny leder. Side 17 av 20
Sak 58/14 5. Er antallet varamedlemmer eller en gruppes varamedlemmer til formannskapet, fylkesutvalget eller et annet folkevalgt organ valgt av kommunestyret eller fylkestinget blitt utilstrekkelig, kan kommunestyret eller fylkestinget selv velge ett eller flere faste eller midlertidige varamedlemmer. Suppleringsvalg skal skje fra den gruppen som har et utilstrekkelig antall varamedlemmer. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av varamedlemmene til organet eller gruppens varamedlemmer, skal det så langt det er mulig velges nytt varamedlem fra detunderrepresenterte kjønn. Myndigheten til å foreta suppleringsvalg til andre organer enn formannskapet eller fylkesutvalget kan delegeres til formannskapet eller fylkesutvalget. 6. Ved suppleringsvalg etter nr. 3 og nr. 5 kan vedkommende gruppe selv utpeke den som skal rykke inn på den ledige plassen. Gruppen underretter deretter kommunestyret eller fylkestinget, som velger vedkommende dersom de lovbestemte vilkår er oppfylt. Tilsvarende gjelder ved suppleringsvalg i henhold til nr. 5 siste punktum. Dersom det innvilges midlertidig fritak, vil da normalt 1. varamedlem for gruppen rykke opp som møtende representant i kommunestyret, jfr. kommunelovens 16 nr. 2. Det vil i så fall i utgangspunktet bli Kari Nereng som rykker opp som midlertidig ny fast medlem av kommunestyret for Arbeiderpartiet da Wenche B. Svendstad allerede har midlertidig opprykk. Når det gjelder evt. nytt valg som medlem i komité for helse, omsorg og velferd (HOV), så kan det etter kommunelovens bestemmelser også skje opprykk fra varamedlemmene. Men i henhold til reglementet for komiteene skal medlemmer til komiteene velges blant kommunestyrets medlemmer. Dette vil da innebære at det blir den personen som rykker opp som ny fast/midlertidig medlem av kommunestyret som må velges som nytt medlem i komité for HOV. Wenche B Svendstad er i dag 2. varamedlem i komité for HOV, mens Kari Nereng er 2. varamedlem i komité for oppvekst. Dersom en velger å bruke bestemmelsene om midlertidig opprykk så lenge Svendstad har midlertidig opprykk etter Steingrimsen, så er det Thor Pettersen som er 1. varamedlem i komité for HOV. Men det gjøres oppmerksom på at Thor Pettersen også er 1. varamedlem i komité for lokal samfunn. Når det gjelder evt. nytt valg som medlem av formannskapet, er det kommunelovens 16 nr. 3 som kommer til anvendelse. Slik rådmannen forstår denne bestemmelsen, skal det velges nytt medlem av formannskapet og ikke automatisk opprykk blant varamedlemmene. Videre skal en hensynta kjønnssammensettingen. Dette innebærer etter rådmannens vurdering at det bør velges et nytt kvinnelig medlem til formannskapet for å ivareta hensynet til kjønnssammensettingen. Selv om det ikke er automatisk opprykk blant varamedlemene i formannskapet, er det ikke noe til hinder for at det nye formannskapsmedlemmet kan velges blant varamedlemmene. For å ivareta hensynet til kjønnssammensettingen og det ikke er noen kvinnelig varamedlem fra Arbeiderpartiet, kan det være et alternativ å legge til grunn den fremlagte felles valglisten fra Arbeiderpartiet og Høyre mht formannskapsvalget som skjedde under konstitueringen for inneværende valgperiode. Dette med bakgrunn i at formannskapet skal suppleres fra den samme gruppen som den uttredende tilhørte og at en gruppe i denne sammenheng er å forstå som felleslisten fra Arbeiderparitet og Høyre. Hvorvidt en ønsker å legge felleslisten fra gruppen til grunn eller partilisten fra Arbeiderpartiet, overlater rådmannen dette spørsmålet til gruppen selv å avgjøre, jfr. kommunelovens 16 nr. 6. Side 18 av 20
Sak 58/14 Når det gjelder de andre vervene som Susanne Solhaug innehar, legger rådmannen til grunn at disse vervene kan erstattes med suppleringsvalg på vanlig måte, men gjør oppmerksom på at dersom en velger opprykk fra varamedlemmene må det foretas nødvendige suppleringsvalg også av disse, jfr. kommunelovens 16 nr. 5. Rådmannen overlater til vedkommende gruppe å fremme forslag på suppleringsvalg til de øvrige vervene. Oppsummering rådmannens anbefalinger. Da rådmannen oppfatter at behandlingen av denne saken i utgangspunktet vil måtte basere seg på et politisk skjønn i kommunestyret som i dette tilfellet er tillagt å være det kompetansemessige organet, samt vedkommendes partigruppe mht til evt. nyvalg og opprykk, har rådmannen tidligere pleid å fremme slike saker uten innstilling. Men basert på tilsvarende saker mht søknad om fritak, har kommunestyret pleid å innvilge dette. På denne bakgrunn finner rådmannen det likevel mest formålstjenlig å innstille på at det innvilges fritak som omsøkt da en vurderer at fritaksgrunnen kommer inn under bestemmelsene i kommunelovens 15 nr. 2. Når det gjelder spørsmålet om opprykk og nyvalg, overlater rådmannen dette spørsmålet til den politske behandlingen og til partigruppen basert på den redegjørelsen som er foretatt ovenfor, dog unntatt for opprykk til kommunestyret som direkte fremkommer av kommunelovens bestemmelser i 16 nr. 2. Side 19 av 20
Sak 59/14 REFERATSAKER TIL KOMMUNESTYRETS MØTE 20.10.2014 Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 14/1602 Saksnr.: Utvalg Møtedato 59/14 Kommunestyret 20.10.2014 Innstilling: Kommunestyret tar referatsakene til etterretning. Vedlegg: 1. Protokoll fra kommunestyrets møte 15.09.2014 (finnes på ipad fra det aktuelle møtet, samt på kommunens hjemmeside) 2. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 16.09.2014 (finnes også på kommunens hjemmeside) Bakgrunn: Det fremmes følgende referatsaker til behandling: 1. Protokoll fra kommunestyrets møte 15.09.2014 2. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 16.09.2014 Vurdering: Rådmannen har ingen tilføyelser til referatsakene. Side 20 av 20