Forfall meldes til Infotorget på e-post infotorg@lokalstyre.no eller på telefon 79 02 21 50.

Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalget Tidspunkt: 04.06.2013, kl 13:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post infotorg@lokalstyre.no eller på telefon 79 02 21 50. Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Longyearbyen, 27/5-2013 Christin Kristoffersen leder Side 1

Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 29/13 Godkjenning av protokoll fra møte 7.5.2013 PS 30/13 Økonomisk rapport, budsjettkorrigeringer, nøkkeltall vedr personalforvaltningen og rapport om måloppnåelse i hht handlingsprogrammet pr 30.4.13 PS 31/13 Rapport om finansforvaltning pr. 30.4.13 PS 32/13 Planforslag til behandling - Lokalsamfunnsplan 2013-2023 PS 33/13 Nytt høyderedskap - Longyearbyen brannvesen PS 34/13 Korkpenger 2013 - Økonomisk ramme og satsningsområder Side 2

PS 29/13 Godkjenning av protokoll fra møte 7.5.2013 Side 3

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2013/539-1- Elin Dolmseth 16.05.2013 Økonomisk rapport, budsjettkorrigeringer, nøkkeltall vedr personalforvaltningen og rapport om måloppnåelse i hht handlingsprogrammet pr 30.4.13 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 30/13 04.06.2013 Lokalstyret 18.06.2013 Anbefaling: Økonomisk rapport, nøkkeltall vedr personalforvaltningen og rapport om måloppnåelse i hht handlingsprogrammet pr. 30.4.13 tas til orientering. Budsjettkorrigeringer vedtas som foreslått i vedlagte dokument. Saksopplysninger: Se vedlagte dokumenter. Vedlegg: 1 Økonomisk rapport, budsjettkorrigeringer, nøkkeltall vedr personalforvaltningen og rapport om måloppnåelse i hht handlingsprogrammet pr. 30.4.13 Side 4

Økonomisk rapport, budsjettkorrigeringer, nøkkeltall vedr. personalforvaltningen og rapport om måloppnåelse i hht handlingsprogrammet Pr. 30. april 2013 Side 5

Side 1 av 10 Deres referanse: Vår referanse: 2013/539-2- Saksbehandler: Elin Dolmseth Dato: 27.05.2013 Økonomisk rapport pr. 30.4.13. Vedlagt følger økonomisk rapport for Longyearbyen lokalstyre framstilt i regnskapsskjema 1A og 1B (driftsregnskapet) og regnskapsskjema 2A og 2B (investeringsregnskapet). Skjemaene viser også periodisert budsjett pr. 30.4. og årsbudsjettet for 2013. Bydrift KF, Oppvekstforetak KF og Kultur- og fritidsforetak KF legger fram sine økonomiske rapporter for sine styrer, og rapportene går som referatsaker til lokalstyret. Generelle kommentarer til regnskapsskjema 1A og 1B / 2A og 2B: Avvik mellom regnskap og periodisert budsjett vises i kolonnen avvik. Periodisert budsjett bygger på en fordeling av vedtatt årsbudsjett mellom årets måneder. Periodiseringen er vanskelig å få helt rett da utgiftene kan påløpe annerledes enn lagt til grunn ved fordelingen. Noen avvik blir derfor forklart som periodiseringsavvik. Kolonnen prognose 31.12.13 viser antatt regnskapsresultat ved årsslutt, ut fra de opplysninger vi har pr. dato. Kolonnen Budsjett 2013 viser vedtatt årsbudsjett for 2013, med evt. budsjettkorrigeringer. Når de to siste kolonnene viser samme tall, betyr det at det forventes et regnskapsresultat tilnærmet likt budsjettet. Nedenfor er vesentlige avvik kommentert, og i egen kolonne vises forventet avvik pr. 31.12.13. Negativt beløp i kolonnen avvik pr. 31.8.13 betyr mindreforbruk / merinntekt i forhold til periodisert budsjett. Positivt beløp betyr merforbruk / mindreinntekt i forhold til periodisert budsjett. Kommentarer til driftsregnskapet regnskapsskjema 1A og 1B: Pensjonsavtaler: Her føres utgifter knyttet til førtidspensjonsordning (60- årspensjonsordningen). Hittil i år er det utgiftsført ca. 1,5 mill til ordningen, mens budsjettet er på ca. 1,1 mill kr. Også i år vil utgiftene til ordningen bli høyere enn budsjettert. Merforbruk i fht budsjett dekkes inn ved bruk av disposisjonsfond øremerket førtidspensjonsordning. Longyearbyen lokalstyres administrasjon Utgiftspostene viser et merforbruk på ca kr 542 000, som skyldes periodiseringsavvik. Inntektspostene viser en merinntekt på ca kr. 314 000 som i hovedsak skyldes refusjoner fra NAV og høyere byggesaksgebyr enn periodisert budsjett. Barnevern og forebyggende tiltak: Periodiseringsavvik. Statistikk, analyse, næring: Periodiseringsavvik. Prosjekter, reservert bevilgning: Regnskapsavdelingen har et budsjett på kr. 1 137 000. Budsjettert beløp til prosjekter, kr. 526.000, disponeres av administrasjonssjefen. Så langt er kr. 42 000 brukt til dekning av utgifter i fbm dronningbesøket og kr. 69 000 bruk til lederskifteseminar. Avvik pr. 30.4.13 Antatt avvik 31.12.13 Kr. 385 676 0 Kr. 228 264 0 Kr. 64 423 0 -Kr. 198 620 Kr. 47 967 0 Side 6

Side 2 av 10 Budsjettert beløp til reservert bevilgning, kr. 611.000, disponeres etter vedtak i AU. Beløpet er tenkt brukt til finansiering av evt. behov som en ikke har hatt grunnlag for å budsjettere. I tillegg er det ført utgifter og inntekter knyttet til flaggstang ved Næringsbygget, SNU, rusforebyggende arbeid og frisklivsmidler på denne regnskapsavdelingen. Utgiftene til disse tiltakene finansieres enten via bundne fond eller tilskudd fra staten. Renteinntekter Beløpet er sammensatt slik: Renter på korkpenger (godskrives korkpengefondet) 69 259 Renteinntekter på driftskonti 977 297 1 046 556 -Kr. 484 223 Det er budsjettert med ca 1,7 mill kr i renteinntekter på driftskonti i år. Pr. 30.4. er renteinntektene på driftskonti (dvs alle konti utenom korkpengekonti) på ca 1 mill kr. Innskuddene, og dermed også renteinntektene, er høyest i begynnelsen av året pga at da er likviditeten best. Det forventes at årets renteinntekter på driftskonti blir noe høyere enn budsjettert beløp. Beløpet anslås ved rapportering pr 31.8.13. Til bundne avsetninger Gjelder renteinntekter på korkpenger, beløpet vil bli tilført korkpengefondet. Budsjettet vil bli korrigert for avsetningen. Kr. 69 259 Antatt avvik pr. 31.12.13 driftsregnskapet 0 Kommentarer til investeringsregnskapet regnskapsskjema 2A og 2B: Web-prosjektet Gjelder leveranse av ny web-løsning samt oppgradering og innføring av modulen «Innsyn» som gjør det enklere å få tilgang til møtedokumentene for politiske styrer og utvalg via lokalstyrets nettsider. Hovedleveransen ble gjennomført i 2012. Kr. 30 000 av regnskapsresultatet for 2012 er foreslått bevilget til sluttføring av prosjektet. Infrastruktur IKT Gjelder kjøp av servere og lagringsløsning, se sak 13/13 i lokalstyret. Anskaffelsen finansieres via fond og overføringer fra driftsregnskapet. Avvik pr. 30.4.13 Kr. 10 000 Kr. 777 376 Antatt avvik 31.12.13 0 0 Nettbrett til folkevalgte Lokalstyret vedtok i september 2012 å kjøpe inn nettbrett til folkevalgte. Nettbrettene ble først levert i februar 2013, og det antas at brettene vil koste ca kr. 200 000. Kr. 200 000 av regnskapsresultatet for 2012 er foreslått bevilget til finansiering av prosjektet. Kr. 146 573 0 Antatt avvik pr. 31.12.13 - investeringsregnskapet Kr. 0 Side 7

Side 3 av 10 Budsjettkorrigeringer. SNU: Personalsjefen er frikjøpt slik at hun kan gjennomføre jobben som prosjektleder i SNU 2 fase 2 Oppfølging av rapporten Organisasjonsanalyse. For å løse oppgavene i personal- og serviceavdelingen vil avdelingen fra høsten engasjere en person som kan jobbe med personaloppgaver og en person som kan jobbe med oppgaver i info.torget. Utgifter knyttet til SNU vil bli foreslått finansiert ved bruk av disposisjonsfond øremerket SNU. Budsjettkorrigeringer gjennomføres til høsten. Nøkkeltall vedr. personalforvaltningen: Longyearbyen lokalstyre Kultur- og fritidsforetak KF Bydrift KF Oppvekstforetak KF Antall årsverk / antall ansatte personer pr: 31.08.11 21,0 / 21 11,5 / 21 43,5 / 62 85,0 / 98 161 / 202 31.12.11 21,0 / 24 11,5 / 22 43,5 / 60 85,0 / 98 161 / 204 30.04.12 21,0 / 24 11,5 / 22 43,5 / 60 85,0 / 98 161 / 204 31.08.12 21,0 / 24 12,5 / 22 43,5 / 60 91,5 / 107 168,5 / 213 31.12.12 21,0 / 24 13,5 / 23 43,5 / 60 91,5 / 107 169,5 /214 30.04.13 21,0 / 24 13,5 / 23 44,5 / 61 92,0 / 108 171 / 216 Sykefraværs %: 30.06.11 2,0 % 0,7 % 2,0 % 4,8 % 31.12.11 1,3 % 3,5 % 3,3 % 4,7 % 31.03.12 1,7 % 5,7 % 3,6 % 8,4 % 30.06.12 1,3 % 5,6% 2,6 % 7,4 % 31.12.12 1,4 % 4,0 % 2,1 % 8,8 % 30.04.13 0,9 % 6,8 % 1,4 % 8,4 % Årsaken til Bydrift har ca 17 flere personer enn antall årsverk, er at Bydrift har ansatte som jobber som deltidsbrannmannskaper. Turnover i Longyearbyen lokalstyre med foretak: 2008: 30 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca 19 %. 2009: 28 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca 14 %. 2010: 31 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca 16 %. 2011: 23 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca 11,5 % 2012: 38 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca 18 % Pr 30.4.2013 har vi 19 oppsigelser, som tilsvarer en turnover på 9 %. Sum Oppsigelsene pr. 30.4.13 er fordelt slik: Longyearbyen lokalstyre: 2 stk, tilsvarer 8 % Bydrift KF: 1 stk, tilsvarer en turnover på 2 % Kultur- og fritidsforetak KF: 1 stk, tilsvarer en turnover på 4 % Oppvekstforetak KF: 15 stk, tilsvarer en turnover på 14 % Side 8

Side 4 av 10 Rapport om måloppnåelse i hht handlingsprogrammet 2013 2016 Vi vil sikre at det forblir trygt og trivelig å bo og ferdes i Longyearbyen. Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentarer Longyearbyen lokalstyre skal være en pådriver overfor private og næringslivet i arbeidet med å holde Longyearbyen ren og ryddig, også ryddig av større ting. Longyearbyen lokalstyre v/adm.sjefen og Bydrift KF 2013-2016 Ryddedugnad er under planlegging, sommerjobb med søppelplukking for ungdom er under planlegging. SMF har gitt 250.000 til «søppelamnesti», prosjekter er i Rullering av lokalsamfunnsplanen Rullering av arealplan med spesielt fokus på havneutvikling Longyearbyen lokalstyre v/adm.sjefen Longyearbyen lokalstyre v/adm.sjefen oppstartfase 2013 Planprosessen følger godkjent planprogram, forslag legges fram for AU i 2. tertial. 2014 Vi vil jobbe for et inkluderende og tolerant lokalsamfunn og styrke familiesamfunnet. Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentarer: Videreføre arbeidet med utvikling av samarbeidsforumet mellom Longyearbyen sykehus og Longyearbyen lokalstyre om helsetilbudet i Longyearbyen. Longyearbyen lokalstyre v/lokalstyreleder og adm.sjefen 2013-2016 Et møte med sykehuset gjennomført, et nytt avtalt 3. juni. Søke midler i hht samhandlingsreformen til lokalt forebyggende arbeid i samarbeid med lokale organisasjoner og institusjoner Longyearbyen lokalstyre v/lokalstyreleder og adm.sjefen 2013-2016 Frisklivsprosjekt igangsatt i samarbeid med Longyearbyen sykehus. Oppfølging av St.m 22 Svalbardmeldingen: Svalbard som internasjonalt samfunn. Utrede behovene ved Longyearbyen skole og barnehagene areal-/bygningsmessig og pedagogisk. Lage delplan for skole- og idrettsområdet. Opprettholde trygge og stimulerende lekeplasser / utearealer ved skolen og barnehagene Longyearbyen lokalstyre v/lokalstyreleder og adm.sjefen Longyearbyen lokalstyre v/adm.sjefen Bydrift KF / Oppvekstforetak KF 2013-2016 2013-2015 2013-2016 Planlegging av utbedring av lekeplassen ved Longyearbyen barnehage er i gang i Side 9

Side 5 av 10 Sikre en økonomisk buffer for å kunne videreføre kvalitet, soliditet og forutsigbarhet innenfor oppvekst-sektoren, grunnet uforutsigbare endringer i elev- og barnetall. Revidere plan for oppvekst og undervisning samarbeid med Oppvekstforetaket. Tiltak planlegges gjennomført i løpet av sommerferien. Oppvekstforetak KF 2013-2016 Det er foretatt avsetninger på fond. Argumentasjon for økonomisk buffer er fremmet i søknad om statstilskudd Oppvekstforetak KF 2013-2014 Arbeidet igangsettes når ny lokalsamfunnsplan er vedtatt Vi vil arbeide for å tilrettelegge forholdene for Svea-pendlerne. Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentarer: Vi vil ha et variert næringsliv for å sikre full sysselsetting. Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentarer: Ta en aktiv rolle i næringsutvikling i Longyearbyen. Strategisk næringsanalyse. Longyearbyen lokalstyre søker å øke bruken av lokal kompetanse. Longyearbyen lokalstyre v/lokalstyreleder og administrasjonssjefen 2013-2016 Samarbeid om strategisk næringsanalyse som nå er ute på anbud. Sikring av finansiering av strategisk næringsanalyse og samhandling med ND. Lokalstyreleder inviterer næringsaktører med på alle relevante møter i Longyearbyen og samhandler med næringsaktører før møter sentralt, enten ved at relevante aktører inviteres direkte eller indirekte ved at innspill anvendes på møter. Næringskomiteen har også avholdt flere møter med næringsaktører i Arbeide aktivt for å sikre videre gruvedrift på Svalbard. Longyearbyen lokalstyre v/lokalstyreleder Longyearbyen. 2013-2016 Lokalstyreleder har ledet GeoNor konferansen, gitt innspill til bok om innovasjon i mineralnæringen i nord, presentert Store Norske i mange ulike fora, ikke minst ovenfor sentrale myndigheter. Lokalstyreleder har Side 10

Side 6 av 10 Arbeide aktivt for å sikre turisme, forskning, lokal/regional/nasjonal utdanning samt annet lokalt næringsliv. Longyearbyen lokalstyre vil ha styrket fokus på nordområdepolitikk. Arbeide med statlige myndigheter for å sikre forutsigbare rammevilkår for næringslivet. Utvikle havnestrategi Longyearbyen lokalstyre v/lokalstyreleder Longyearbyen lokalstyre v/lokalstyreleder Longyearbyen lokalstyre v/lokalstyreleder Longyearbyen lokalstyre jevnlige møter med ledelsen i Store Norske for å sikre kunnskapsflyt og samarbeid, noe som Lunckeflellavgjørelsen viste er viktig for vurderingen av fremtiden i Longyearbyen. 2013-2016 Samarbeid med Svalbard reiseliv om Masterplan 2025, bidra til ulike søknads-prosesser og presentasjon av næringen ovenfor sentrale aktører, bla Næringskomiteen og NHO, samt LO. 2013-2016 Lokalstyreleder har gjennomført flere møter lokalt med informasjon og presentasjon av regjeringens og Stortingets nordområdepolitikk, og saker med nasjonal relevans er koblet til dette tema, blant annet havneutvikling. 2013-2016 Strategisk næringsanalyse er et viktig redskap for å sikre rammevilkår. Næringskomiteen har også ansvar for innspill til sentrale høringer relatert til næringslivet. Tema på møter med regjering og storting, samt årlige møter med SAS mm. 2013-2014 Planprogram vedtatt av AU, planprosess igangsatt. Vi vil opprettholde et variert kultur- og fritidstilbud med utgangspunkt i frivillige lag og organisasjoner. Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentarer: Videreføre en god drift og aktiv bruk av kulturhuset Kultur- og fritidsforetak KF 2013-2016 Drift og aktivitet er god, med fokus på videreutvikling av Utarbeiding og behandling av Plan for idrett og fysisk aktivitet Longyearbyen lokalstyre v/administrasjonssjefen og Kultur- og kvalitet og kvantitet. 2013 Planforslag styrebehandles i juni. Side 11

Side 7 av 10 Videreføre og styrke fysisk fostring for Longyearbyens innbyggere fritidsforetak KF Kultur- og fritidsforetak KF 2013-2016 Sees i sammenheng med en rekke tiltak i Plan for idrett og fysisk aktivitet. Vi vil ta vare på og videreformidle Longyearbyens historie og identitet. Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentarer: I samarbeid med bl.a. Sysselmannen og Svalbard Museum Longyearbyen lokalstyre v/administrasjonssjefen 2013 Arbeidet ledes og finansieres av utvikle en historiske guide for Sysselmannen, ferdig Longyearbyen våren 2013. Være pådriver for realisering av gruvemuseum og opplevelsessenter i Gruve 3 i Longyearbyen Longyearbyen lokalstyre v/lokalstyreleder 2013-2014 Plan presentert til Riksantikvaren og sentrale myndigheter. Vi vil ha allsidig bruk av og tilgang til Svalbards natur. Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentarer: Arbeide for at det blir lagt bedre til rette for lokalbefolkningens tilgang til naturen og kulturminner på Svalbard. Longyearbyen lokalstyre v/lokalstyreleder 2013-2016 Tatt inn i delplan for idrett og fysisk aktivitet. Legge til rette for flere hyttetomter Longyearbyen lokalstyre v/administrasjonssjefen 2013-2016 Avventer revidering av delplan for fem hytteområder (utarbeides av SNSK). Vi vil følge opp de høye miljømessige målsettingene for Svalbard. Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentarer: Forsøksvis oppfylle konsesjonskrav for energiverket gitt av sentrale Longyearbyen lokalstyre og Bydrift KF 2013-2014 Tilstandsvurdering og levetidsanalyse er myndigheter. oversendt Polaravdelingen som et grunnlag for beslutning om røykgassrensing Støtte utvikling av CCS-prosjektet, samarbeid mellom Gassnova, Bydrift KF og Unis. Longyearbyen lokalstyre v/lokalstyre-leder og Bydrift KF eller bygge nytt anlegg. 2013-2016 Flere samhandlingsmøter er avholdt med Justisdepartementet, KLIFF og Polaravdelingen. Presentasjon av prosjektet også gitt til næringskomiteen og Lokalstyre av prosjektleder Ragnhild Side 12

Side 8 av 10 Arbeide med miljøsertifisering og miljø- og enøk-tiltak, bl.a. LED-lys, innen egen organisasjon. Kart over nærområdene til Longyearbyen til turbruk og orientering Kultur- og fritidsforetak KF Rønneberg. Gassnova har lagt prosjektet på is til de får «og» fra Justisdepartementet Bydrift KF 2013-2016 Mange prosjekt er i gang, LED-lys prosjektet nærmer seg ferdigstillelse. ENØKtiltak under planlegging. 2013-2014 Tatt inn i delplan for idrett og fysisk aktivitet. Vi vil ha et godt og fleksibelt offentlig tjenestetilbud. Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentarer: Utarbeide tjenestebeskrivelser for tjenester/produkter som leveres av Longyearbyen lokalstyre med foretak, og en oversikt over tjenester som ikke tilbys. Longyearbyen lokalstyre v/administrasjonssjefen, Oppvekstforetak KF, Kulturog fritidsforetak KF og Bydrift KF 2013 Bydrift: Serviceerklæringer er utarbeidet, men ikke lagt inn i den nye malen Kultur og fritid: Arbeidet igangsatt sammen med LL Oppvekstforetaket: Tjenestebeskrivelser for skolen er ferdigstilt. Det jobbes videre med sluttføring av beskrivelser for øvrige Rekruttere og beholde kompetente medarbeidere. Videreutvikle Longyearbyen lokalstyres omdømme. Oppfølging av boligstrategi Longyearbyen lokalstyre v/administrasjonssjefen, Oppvekstforetak KF, Kulturog fritidsforetak KF og Bydrift KF Longyearbyen lokalstyre v/lokalstyreleder, administrasjonssjefen, Oppvekstforetak KF, Kulturog fritidsforetak KF og Bydrift KF Longyearbyen lokalstyre v/administrasjonssjefen enheter 2013-2016 Bydrift: Gjennomfører fagsamlinger internt i foretaket Kultur og fritid: Løpende prosess. Oppvekstforetaket: Kompetanseplan med blant annet fokus på å rekruttere og beholde er under utarbeidelse. 2013-2016 Bydrift: Arbeider med å få ut informasjon om prosjekter og aktiviteter på nettside og i media for øvrig. Kultur og fritid: Løpende prosess. Oppvekstforetaket: Løpende prosess. 2013 Arbeidet er utsatt til SNU2 er ferdig. Avklare mulig forlengelse av leiekontrakt for lokaler til Longyearbyen lokalstyre v/administrasjonssjefen, 2013 Bydrift: Mulighetsstudie evt. Flytting av bibliotek Side 13

Side 9 av 10 biblioteket, herunder mulig flytting av biblioteket og/eller andre tilbud til næringsbygget Følge opp hovedplan vann, tilstandsvurdering fjernvarme og revidert avfallsplan. Kultur- og fritidsforetak KF og Bydrift KF til næringsbygget planlegges oppstart høsten 2013. Kultur og fritid: Ny 3-årig leiekontrakt styrebehandles i mai. Bydrift KF 2013-2016 Prosjekter er i gang, se detaljert beskrivelse i Bydrift sin «orientering til styret». Vi vil jobbe for å styrke Longyearbyen lokalstyres posisjon ved rikspolitiske avgjørelser. Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentarer: Videreføre og videreutvikle samarbeidet med Polarutvalg, Polaravdelingen, Sysselmannen og sentrale myndigheter. Longyearbyen lokalstyre v/ lokalstyreleder og administrasjonssjef 2013-2016 Flere møter med de nevnte er allerede gjennomført. Longyearbyen lokalstyre skal ta initiativ til økt deltakelse i arbeidet med statlige utredninger som gjelder Svalbard og nordområdene. Longyearbyen lokalstyre v/ lokalstyreleder 2013-2015 Side 14

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2012/111-10-250 Elin Dolmseth 16.05.2013 Rapport om finansforvaltning pr. 30.4.13 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 31/13 04.06.2013 Lokalstyret 18.06.2013 Anbefaling: Rapport om finansforvaltning pr. 30.4.13 tas til orientering. Saksopplysninger: Finansreglementet for Longyearbyen lokalstyre med foretak ble vedtatt av lokalstyret i juni 2011. Finansreglementet bygger på Forsrkfit om kommuners finansforvaltning. Finansreglementet sier bl.a. at administrasjonssjefen i fbm tertialrapportering samt ved årets utgang skal legge fram en rapport for lokalstyret som viser status for lokalstyrets finansforvaltning. Vedlagt følger rapporten pr. 30.4.13. Rapporten omfatter også foretakenes finansforvaltning, og styrene i foretakene får også rapporten. Vedlegg: 1 Finansforvaltningsrapport pr. 30.4.13 Side 15

Finansforvaltningsrapport 30. april 2013 Side 16

Deres referanse: Vår referanse: 2012/111-9-250 Saksbehandler: Elin Dolmseth Dato: 27.05.2013 Finansforvaltningsrapport pr. 30.4.13 I hht Finansreglementet for Longyearbyen lokalstyre med foretak skal det i forbindelse med tertialrapportering og ved årets utgang legges fram rapporter for lokalstyret / styret i foretakene som viser status for finansforvaltningen. Forvaltning av ledig likviditet og andre midler til driftsformål. Innskudd i Sparebanken Nord-Norge (SNN), Longyearbyen lokalstyre med foretak sin hovedbankforbindelse (beløp i millioner kroner): Mill kr 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 30.04.12 31.08.12 31.12.12 30.04.13 Kultur- og fritidsforetaket KF Oppvekstforetaket KF Bydrift KF Longyearbyen lokalstyre Kommentar: Revidert finansreglement tillater at inntil 100 mill kr er plassert hos hovedbankforbindelsen. Vilkårene i ny hovedbankavtale trådte i kraft 1.2.12 og har ført til at en større del av likviditeten er plassert hos SNN. Longyearbyen lokalstyre sine innskudd i andre banker enn hovedbankforbindelsen: Mill kr 120,0 100,0 80,0 60,0 40,0 20,0-30.04.12 31.08.12 31.12.12 30.04.13 Sparebanken Hedmark Sparebanken Midt-Norge Fana Sparebank Åfjord sparebank Stadsbygd sparebank Side 17

Longyearbyen lokalstyre Bydrift KF sine innskudd i andre banker enn hovedbankforbindelsen: 50 Mill kr 40 30 20 10 0 30.04.12 31.08.12 31.12.12 30.04.13 Sparebanken Øst Sparebanken Pluss Kommentar: Bedre likviditet samlet sett i LL med foretak førte til at det ble opprette ny plasseringskonto i Bydrift KF. Total likviditet: Longyearbyen lokalstyre med foretak: 250,0 Mill kr 200,0 150,0 100,0 Kultur- og fritidsforetaket KF Oppvekstforetaket KF Bydrift KF Longyearbyen lokalstyre 50,0-30.04.12 31.08.12 31.12.12 30.04.13 Bedre total likviditet pr. 30.4.13 sammenlignet med 30.4.12 skyldes i hovedsak utbetalt statstilskudd til bygging av renseanlegg ved kullkraftverket og inntekter fra salg av boliger høsten 2012. %-vis fordeling av likviditeten mellom organisasjonene: 100 % 80 % 60 % 40 % 20 % 0 % 30.04.12 31.08.12 31.12.12 30.04.013 Kultur- og fritidsforetaket KF Oppvekstforetaket KF Bydrift KF Longyearbyen lokalstyre Side 18

Rapportering ang plassering av likviditet: 30.04.2012 31.08.2012 31.12.2012 30.04.2013 Hovedbankforbindelse (Sparebanken Nord-Norge)*: Bankinnskudd i hovedbankforbindelsen er 100 mill kr JA JA JA JA Rating av hovedbankforbindelse er BBB eller bedre JA JA JA JA Totale innskudd er 2 % av bankens forvaltningskapital JA JA JA JA Plassering i banker utenom hovedbankforbindelsen: Max 25 % av ledig likviditet er plassert med tidsbinding JA JA JA JA Tidsbinding på innskudd er 12 måneder JA JA JA JA Lengste tidsbinding på innskudd 32 dager 32 dager 32 dager 32 dager Største innskudd med tidsbinding 20 mill 20 mill 20 mill 20 mill Et enkelt innskudd, med eller uten tidsbinding, er 20 mill kr. JA JA NEI** JA Rating av bankforbindelsen er BBB eller bedre JA JA JA JA Totale innskudd er 2 % av bankens forvaltningskapital JA JA JA JA Mål for tilfredsstillende avkastning på innskudd i andre banker enn hovedbankforbindelsen: 3 md nibor ***: 2,32 2,13 1,83 1,79 Rentesatsen på bankinnskuddene ligger i intervallet 2,3-3,45 2,1-3,25 1,8-3,25 2,2-3,0 * Hovedbankavtalen med Sparebank1 Nord-Norge trådte i kraft 1.2.12 og varer til 1.4.2016 med opsjon på ytterligere 2 år. ** Godskriving av renter for 2012 på en plasseringskonto førte til at innskuddet pr. 31.12.12 ble på 20,3 mill kr. Rentebeløpet ble tatt ut i januar 2013 slik at innskuddet på kontoen igjen ble under 20 mill kr. *** Opplysningen er hentet hos Norges bank http://www.norges-bank.no/no/prisstabilitet/rentestatistikk/#nibor Kommentarer knyttet til sammensetning, rentebetingelser/ avkastning, vesentlige markedsendringer og endring i risikoeksponering: I følge «Bankrapporten 2012» utarbeidet av Swedbank First Securities er bankenes rating uendret i fht ratingen gitt i «Bankrapporten 2011», med følgende unntak: For Sparebanken Pluss har ratingen endret seg fra A- til BBB+. Dette er samme rating som Stadsbygd Sparebank, Åfjord sparebank, Fana sparebank og Sparebanken Øst har. Sparebanken Nord- Norge, Sparebanken Midt-Norge og Sparebanken Hedmark er ratet til A-. Likviditeten er plassert i hht finansreglementets regler. Avkastningen er tilfredsstillende sett i forhold til finansreglementets mål. Administrasjonssjefens vurdering er at det er ingen vesentlige markedsendringer eller endringer i risikoeksponering å melde om. Side 19

Forvaltning av låneporteføljen og øvrige finansieringsavtaler. Opptak av lån siden forrige rapportering: Ingen lån opptatt etter 31.12.12. Refinansierte / sammenslåtte lån i perioden: Ingen refinansierte / sammenslåtte lån etter 31.12.12. Endring i risikoeksponering: Ingen endring å melde om. Gjenværende rentebinding: Er på 2,8 år, se vedlagte oversikt over lån. Dette er innenfor finansreglementets bestemmelser. Rentebetingelser: 70,5 % av lånene har flytende rente, 29,5 % har fast rente, se vedlagte oversikt over lån. Dette er innenfor finansreglementets bestemmelser. Lånene regnskapsføres i Bydrift KF sitt regnskap, og Bydrift KF har en rentereserve for å kunne håndtere en viss renteoppgang. Forestående finansierings-/refinansieringsbehov: Vedtatte låneopptak for 2013: Kr. 950 000 til energiformål: Nytt slagg og askedeponi (0,5 mill kr), etablering av fjernavlesning El (kr 250 000), refundamentering av trafokiosker (kr 200 000). Lånet avdras over 20 år. Kr. 4 000 000 til kjøp av boliger. Lånet avdras over 20 år. Kr. 1 282 000 til energibesparende gatelys. Lånet avdras over 10 år. Kr. 1 900 000 til bygging av veier. Lånet avdras over 20 år. Kr. 3 625 000 til tiltak i hht hovedplan vann: Dosing av elveløp og kulvert, 1 mill kr., avdras over 40 år Inspeksjon/nylegging av inntaksledninger, 1,4 mill kr., avdras over 40 år Manganfilter, 0,4 mill kr, avdras over 20 år Kommunalteknisk norm, kr 125 000, avdras over 10 år Dublering av UV-filter, 0,2 mill kr, avdras over 20 år Oppussing basseng Fyrhus 6, 0,5 mill kr., avdras over 40 år Kr. 600 000 til kjøp av containere. Lånet avdras over 10 år Kr. 125 000 til kommunalteknisk norm avløp. Lånet avdras over 10 år Kr. 6 000 000 til havneformål: Kaidekke, kulvert, vannledning og asfaltering (3 mill kr), fendering (2,0 mill kr), flytekai (1 mill kr). Lånet avdras over 20 år. Kr. 16 500 000 til havneformål: båt som brukes til tilbringertjeneste for Kystverkets lostjeneste. Lånet avdras over 10 år. Side 20

Lån pr. 30.04.13 fordelt på formål: Lånegjeld fordelt på formål (beløp i mill kr) 27,5 75,4 0,9 5,7 1,0 0,3 49,1 2,9 7,9 1,7 12,0 1,5 Ledlys Kjøp av boliger Brann Kulturhus Avløp Fjernvarme Havn Energiverket Næringsbygget Renovasjon Vann Figuren viser at 75,4 mill kr av lånene er knyttet til låneformål som bør være selvfinansierende, dvs avløp (0,3 mill kr), fjernvarme (49,1 mill kr), havn (2,9 mill kr), energiverket (7,9 mill kr), næringsbygg (1,7 mill kr), renovasjon (12,0 mill kr) og vann (1,5 mill kr). Lånet til kulturhuset (27,5 mill kr) betjenes av korkpenger. Lån knyttet til brann (0,9 mill kr) og kjøp av boliger (5,7 mill kr) finansieres via lokalstyret. Målet er at lån til ledlys (1 mill kr) skal finansieres ved lavere driftsutgifter til gatelys. Totale lån, fordelt mellom lån med fast rente og lån med flytende rente (i mill kr) 140,0 120,0 100,0 80,0 60,0 40,0 20,0 0,0 30.04.12 31.08.12 31.12.12 30.04.13 Lån med flytende rente Lån med fast rente Total lånegjeld 30.04.13 er 110,5 mill kr. 29 % av lånene har fast rente, 70,5 % av lånene har flytende rente. Tabellen på neste side gir opplysninger om rentesats, utløp av rentebindingsperiode, lånenes løpetid, og når lånene er nedbetalt. Side 21

OVERSIKT OVER LÅN 30.04.2012 31.08.2012 31.12.2012 30.04.2013 Lån nr Långiver Lånetype/rente Avdragstid (år) Nedbetalt Rentesats Mill NOK Lånets andel År igjen Rentesats Mill NOK Lånets andel År igjen Rentesats Mill NOK Lånets andel År igjen Rentesats Mill NOK Lånets andel 7519 Kommunalbanken Serielån flytende 10 23.12.2019 2,75 % 2,2 1,8 % 2,50 % 2,1 1,8 % 2,25 % 2,9 2,6 % 2,25 % 2,9 2,6 % 7517 Kommunekreditt Serielån flytende 13 02.02.2022 3,00 % 13,1 11,0 % 2,72 % 12,8 11,2 % 2,28 % 12,5 11,0 % 2,67 % 11,8 10,7 % 7520 Kommunekreditt Serielån flytende 20 18.06.2031 3,45 % 29,0 24,3 % 3,45 % 28,3 24,7 % 3,20 % 27,5 24,3 % 3,20 % 27,5 24,9 % 7523 Kommunalbanken Serielån flytende 18 01.11.2029 2,65 % 3,4 2,9 % 2,40 % 3,4 3,0 % 2,15 % 3,3 2,9 % 2,15 % 3,2 2,9 % 7525 Kommunalbanken Serielån flytende 10 08.03.2022 2,75 % 35,4 29,7 % 2,50 % 33,5 29,3 % 2,25 % 34,3 30,3 % 2,25 % 32,5 29,4 % Sum m/flytende rente (minimum 25% av totale lån) 83,1 69,8 % 80,1 70,0 % 80,5 71,1 % 77,9 70,5 % 7513 Kommunalbanken Serielån fastrente 11,5 07.06.2020 4,37 % 7,6 6,4 % 2,66 4,37 % 7,0 6,1 % 2,33 4,37 % 6,5 5,7 % 2,00 4,37 % 6,5 5,9 % 1,66 7515 Kommunekreditt Serielån fastrente 13 30.06.2022 4,50 % 9,3 7,8 % 4,66 4,50 % 8,9 7,8 % 4,33 4,50 % 8,4 7,4 % 4,00 4,50 % 8,4 7,6 % 3,66 7516 Kommunekreditt Serielån fastrente 13 30.06.2022 4,45 % 13,2 11,1 % 5,17 4,45 % 12,6 11,0 % 4,83 4,45 % 12,0 10,6 % 4,49 4,45 % 12,0 10,9 % 4,17 7524 Kommunalbanken Serielån fastrente 30 01.11.2041 4,01 % 5,9 5,0 % 6,50 4,01 % 5,9 5,2 % 6,17 4,01 % 5,8 5,1 % 5,84 4,01 % 5,7 5,2 % 5,50 Sum m/fastrente (min 25% og max 50% av totale lån) 36,0 30,2 % 4,73 34,4 30,0 % 4,42 32,7 28,9 % 3,07 32,6 29,5 % 2,81 År igjen Finansiell leasing 0,0 0 0,0 0 0,0 0 0,0 0 Sum langsiktig gjeld 119,1 100 % 1,11 114,5 100 % 1,01 113,2 100 % 0,89 110,5 100 % 0,83 Største enkeltlån i mill. kr. (max 50% av samlet lån) 35,4 29,7 % 33,5 29,3 % 34,3 30,3 % 32,5 29,4 % Antall lån 9 9 9 9 Bekreftelse på at 50 % av lån med fast rente har fornyelse /forfall i løpet av neste 12 md JA JA JA JA Bekreftelse på at den totale låneporteføljens vektede renteløpetid er 3 år JA, 1,11 år JA, 1,01 år JA, 0,89 år JA, 0,83 år Bekreftelse på at lån med fastrente har en gj.snittlig gjenværende rentebinding på 2-6 år JA, 4,73 år Dagens flytende lånerente 2,75 % 2,50 % 2,25 % 2,25 % JA, 4,42 år JA, 3,07 år JA, 2,86 år Anslått fastrente, ved binding på hhv 2, 5, 7 og 10 år 3,05 % /3,47 % /3,74 % /3,98 % 2,92 % /3,58 % /3,78 % /4,03 % 2,41 % /3,06 % /3,43 % /3,81 % 2,56 % /2,88 % /3,23 % /3,38 % Side 22

Felles rapportområder for likviditet og gjeld: Alle plasseringer og lån er i NOK, og i norske banker. Våre bankforbindelser har fått oversendt lokalstyrets finansreglement. Longyearbyen lokalstyre med foretak har ikke utarbeidet etiske retningslinjer, med unntak av Bydrift KF. Bydrift KF sine retningslinjer er oversendt til de bankene hvor Bydrift KF har innskudd eller lån. Beskrivelse og vurdering av avvik mellom faktisk forvaltning og rammene i finansreglementet: For likviditet: Ingen avvik. For lån: Ingen avvik. Utvikling i Norges banks sin styringsrente: 3,00% 2,50% 2,00% 1,50% 1,00% 0,50% 0,00% Endringer i styringsrenten Norges Bank sin styringsrente er renten bankene får på innskudd i Norges Bank (foliorenten). Endringer i Norges Banks foliorente vil normalt påvirke bankenes innskudds- og utlånsrenter. Styringsrenten ble satt ned til 1,5 % 15.3.12 og er ikke endret siden. I forbindelse med rentemøte 8.5.13 ga Norges bank følgende pressemelding: «Norges Banks hovedstyre har besluttet å holde styringsrenten uendret på 1,5 prosent. Utviklingen i norsk økonomi har samlet sett vært om lag som ventet. Derfor holdes styringsrenten uendret, sier visesentralbanksjef Jan F. Qvigstad. Vekstutsiktene for euroområdet er noe svekket, men den globale veksten holder seg fortsatt oppe. Rentene ute har falt ytterligere. Her hjemme har inflasjonen vært litt lavere enn ventet, og det er utsikter til at lønningene stiger noe mindre enn anslått. På den andre siden har kronen svekket seg. Det er god vekst i norsk økonomi og arbeidsledigheten er lav. Husholdningenes gjeld fortsetter å stige fra et høyt nivå. Styringsrenten er lav fordi prisveksten er lav og fordi rentene ute er svært lave. I mars anslo vi at styringsrenten ville holde seg om lag på dagens nivå det nærmeste året før den gradvis økes mot et mer normalt nivå. Vi har ikke grunnlag for å endre dette bildet nå, sier visesentralbanksjefen. For mer informasjon, se "Hovedstyrets begrunnelse for rentebeslutningen" og "Hovedstyrets vurdering" i Pengepolitisk rapport 1/13.» Side 23

Figuren under viser styringsrenten i prosent de siste fem årene og anslag fremover fra Pengepolitiske rapport 1/13: Forventet utvikling i markedet fram til neste rapporteringstidspunkt og hvilke konsekvenser administrasjonssjefen trekker av dette: Følgende er hentet fra Hovedstyret i Norges bank sin begrunnelse for rentebeslutningen 8.5.13: «Den globale veksten holder seg oppe, men den økonomiske utviklingen er svak i mange industriland. I euroområdet har aktiviteten falt i flere av de største økonomiene, og nedgangen ser ut til å kunne vare lenger enn tidligere lagt til grunn. Arbeidsledigheten har fortsatt å stige. I USA er veksten moderat og sysselsettingen er på vei opp. I fremvoksende økonomier har utviklingen vært noe svakere enn ventet de siste månedene, men veksten er fortsatt høy. Prisene på olje og andre råvarer har falt. Markedsaktørenes forventninger til styringsrentene ute har falt ytterligere. Kronekursen har svekket seg siden forrige rapport. Påslagene i penge- og kredittmarkedene er lite endret. Bankene har økt utlånsrentene til husholdninger og foretak. Det er god vekst i norsk økonomi. Ifølge Norges Banks regionale nettverk kan produksjonen ha økt noe mindre enn bedriftene så for seg i januar, men bedriftene venter fortsatt litt høyere vekst fremover. Samtidig har husholdningenes forbruk tatt seg opp. Årets lønnsoppgjør kan tyde på at lønnsveksten blir noe lavere enn anslått. Arbeidsledigheten er fortsatt lav og sysselsettingen øker videre. Veksten i boligprisene har avtatt noe. Husholdningenes gjeld stiger videre fra et høyt nivå. Inflasjonen holder seg lav. Veksten i konsumprisene har vært litt lavere enn anslått. Den underliggende inflasjonen anslås fortsatt å ligge i intervallet 1-1½ prosent. Styringsrenten settes med sikte på at inflasjonen over tid skal være nær 2,5 prosent. Renten er lav fordi inflasjonen er lav og fordi rentene ute er svært lave. Samtidig er kapasitetsutnyttingen i norsk økonomi over et normalt nivå, og boligpriser og gjeld har lenge Side 24

steget mer enn inntektene. På møtet 13. mars vedtok hovedstyret at styringsrenten bør ligge i intervallet 1-2 prosent i perioden fram til neste rapport legges fram 20. juni 2013, med mindre norsk økonomi blir utsatt for nye store forstyrrelser. Siden forrige rapport ble lagt fram er vekstutsiktene for euroområdet noe svekket. Markedsaktørene venter nå at det tar enda lenger tid før styringsrentene ute øker. Inflasjonen i Norge har vært litt lavere enn ventet, og det er utsikter til at lønningene stiger noe mindre enn anslått. På den annen side er det fortsatt god vekst i norsk økonomi og kronen har svekket seg noe. Norsk økonomi ser ut til å utvikle seg om lag som anslått i forrige rapport. En samlet vurdering av utsiktene og risikobildet tilsier at renten holdes uendret ved dette møtet.» Administrasjonssjefen leser pressemeldingen slik at en kan forvente uendret styringsrente fram til neste rapporteringstidspunkt 1.9.13. Vurdering av hva en generell endring i rentekurven på 1%-poeng vil føre til i økte renteutgifter på lån og i økte renteinntekter på likviditet: Pr. 30.4.13 har Longyearbyen lokalstyre med foretak 110,5 mill kr i lån (herav 32,6 mill med fastrente) og 230 mill kr i innskudd. En renteendring kan føre til endringer både i lånerenten (for de lånene som har flytende rente) og i innskuddsrenten, noe som skulle tilsi at en renteendring samlet sett ikke vil påvirke Longyearbyen lokalstyre med foretak sin samlede økonomi i negativ grad. Side 25

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2011/844-34-143 Vigdis Hole 21.05.2013 Planforslag til behandling - Lokalsamfunnsplan 2013-2023 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 32/13 04.06.2013 Anbefaling: AU beslutter å legge forslag til lokalsamfunnsplan for Longyearbyen 2013 2023, datert 21.05.2013, ut til offentlig ettersyn. Administrasjonsutvalgets behandling - 07.05.2013 Lokalstyreleder Christin Kristoffersen satte fram flg. forslag: Saken utsettes, og sendes tilbake til administrasjonen for korrigering i hht. de innspill som framkom under administrasjonsutvalgets møte. Lokalstyrelederens utsettelsesforslag ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets vedtak - 07.05.2013 Saken utsettes, og sendes tilbake til administrasjonen for korrigering i hht. de innspill som framkom under administrasjonsutvalgets møte. Saksopplysninger: Bakgrunn og planprosess Lokalsamfunnsplanen er sammen med arealplanleggingen en del av den langsiktige planleggingen i Longyearbyen lokalstyre. Tidsperspektivet er 8-10 år, behov for rullering skal vurderes en gang per valgperiode. Første lokalsamfunnsplan for Longyearbyen ble vedtatt av lokalstyret i mai 2004. I januar 2012 ble det vedtatt å starte arbeidet med revisjon av planen. Til grunn for arbeidet med revisjon av lokalsamfunnsplanen, er det utarbeidet et planprogram som beskriver mål for planarbeidet, planprosess, organisering av arbeidet og planens innhold. I prosessen skal visjon, satsningsområder og delmål i gjeldende lokalsamfunnsplan fra 2004 evalueres. Lokalsamfunnsplanen har ingen hjemmel og er derfor kun retningsgivende for senere planer, vedtak og beslutninger. Arealplanleggingen derimot har hjemmel i Lov om miljøvern på Svalbard kapittel VI, og er juridisk bindende. Når Longyearbyen lokalstyre har valgt å utarbeide og vedta en lokalsamfunnsplan, er plan- og bygningslovens bestemmelser om kommuneplanlegging lagt til grunn. Lokalsamfunnsplanen skal etter disse bestemmelsene Side 26

2011/844-34 Side 2 av 3 ta stilling til langsiktige utfordringer, mål og strategier for lokalsamfunnet som helhet og lokalstyret som organisasjon være grunnlaget for sektorenes planer og virksomhet i lokalsamfunnet legges til grunn for Longyearbyen lokalstyres egen virksomhet og være retningsgivende for andre myndigheters virksomhet i lokalsamfunnet gi grunnlag for lokalstyrets prioritering av ressurser, planleggings- og samarbeidsoppgaver og konkretisering av tiltakene innenfor lokalstyrets økonomiske rammer. I planprosessen har det vært lagt vekt på medvirkning fra innbyggere og organisasjoner for å forankre innholdet i planen i lokalsamfunnet. Informasjon om aktiviteter og referat fra møter er fortløpende lagt ut på websidene. Følgende aktiviteter er gjennomført: Januar februar 2012: Vedtak om oppstart av planarbeid og godkjenning av planprogram i AU. Kunngjøring av oppstart og høring planprogram. 17. 18.9: Folkemøte, styringsgruppe, referansegruppe og koordineringsgruppe. Sterke og svake sider ved Longyearbyen i dag, muligheter og trusler i fremtiden. 23. 24.10: Referansegruppe, styringsgruppe, fremmedspråklige og koordineringsgruppe. Innspill til fremtidsscenarier og drivkrefter i samfunnet. 12. 13.2: Referansegruppe, lokalstyret og koordineringsgruppe. Presentasjon av scenarier og innspill til visjon og satsningsområder. 26.2: AU tar delbeslutning på definisjon av familiesamfunnet, visjon og 8 satsningsområder. 8. 10.4: Folkemøte, styringsgruppe/koordineringsgruppe, referansegruppe. Innspill til delmål. Planprosessen er gjennomført med Rambøll AS som ekstern prosessleder. Innhold i planen Planforslaget slik det foreligger til behandling, inneholder en innledning om lokalsamfunnsplanen og planprosessen og en kort beskrivelse av Longyearbyen i dag. Videre er det tatt med en definisjon på familiesamfunnet. Selve plandelen er bygd opp etter følgende begreper og struktur: Visjon: Et ønsket fremtidsbilde for Longyearbyen lokalsamfunn. Satsingsområder: Det er åtte utvalgte samfunnsområder som skal ha spesielt fokus i planperioden. Delmål: Delmålene konkretiserer hvordan satsingsområdene skal settes ut i livet, og danner grunnlag for prioriteringer i handlingsplaner og økonomiplan. Visjon og satsningsområder ble vedtatt av AU i møte 26. februar. AU åpnet i sitt vedtak for at formuleringen av satsningsområdene kunne justeres senere i planprosessen. Basert på innspill i folkemøtet, workshop og møte med referansegruppa, er formuleringen justert i 7 av 8 satsningsområder. Vurdering: Planforslaget som legges fram til behandling, er fremkommet gjennom evaluering av gjeldende lokalsamfunnsplan og bygger på innspill fra folkemøter, AU/lokalstyret, referansegruppa og administrativ ledelse i Longyearbyen lokalstyre. AU har besluttet å videreføre visjonen «Longyearbyen unikt, trygt og skapende», men innholdet og betydningen er justert i prosessen, slik at dagens innbyggere og politikere har eierskap til visjonen. Side 27

2011/844-34 Side 3 av 3 Ved formulering av satsningsområder og delmål, er det lagt vekt på å få til et enkelt språk og presise formuleringer. Det er også forsøkt å ha gjennomgående, ensartede formuleringer på likt nivå. Målene er formulert slik at de er egnet til å måle ut fra objektive målekriterier. Det skal også være mulig å definere tiltak i handlingsplaner for å nå målene. Det er lagt vekt på å favne om de innspillene som har kommet i prosessen. Noen av innspillene er på tiltaksnivå, og vil derfor ikke fremkomme i dette plandokumentet. Disse er likevel tatt vare på i referater, og kan spilles inn ved utarbeidelse av handlingsprogram og økonomiplan. Administrasjonssjefen finner at planprogrammet er oppfylt, og at forslag til lokalsamfunnsplan er et godt egnet styringsdokument. Administrasjonssjefen anbefaler at lokalsamfunnsplan for Longyearbyen 2013 2023 legges ut til offentlig ettersyn. Tillegg ved ny behandling: Forslag til lokalsamfunnsplan er revidert i henhold til innspill fremkommet i AU 7. mai. Vedlegg: 1 Lokalsamfunnsplan - revidert høringsutkast 21.05.2013 Side 28

Lokalsamfunnsplan 2013-2023 Høringsutkast 21.05.2013 Side 29

2 Side 30

Lokalsamfunnsplan for Longyearbyen, 2013-2023 INNHOLD LOKALSAMFUNNSPLAN FOR LONGYEARBYEN, 2013-2023... 3 INNLEDNING... 4 Om lokalsamfunnsplanen... 4 Planprosessen... 5 Overordnede føringer for planarbeidet... 5 LONGYEARBYEN I DAG... 5 Folk og bosetting... 5 Forbruk og privatøkonomi... 6 Næringsvirksomhet... 6 Offentlige velferdstilbud... 7 Lov og rett... 7 Natur og miljø... 7 Klima og klimaendringer... 8 Forvaltning av Svalbard... 8 LONGYEARBYEN - ET FAMILIESAMFUNN... 9 VISJON FOR LONGYEARBYENS FRAMTID... 9 SATSINGSOMRÅDER I PLANPERIODEN... 10 DELMÅL FOR Å NÅ VISJON OG SATSINGSOMRÅDER... 11 PLANBEHOV FOR KOMMENDE ÅR... 15 3 Side 31

Innledning Om lokalsamfunnsplanen Planforslag til offentlig ettersyn Lokalsamfunnsplan for Longyearbyen ble første gang vedtatt i 2004. Planen tilsvarer kommuneplanens samfunnsdel, som plan- og bygningsloven pålegger alle kommuner på fastlandet å ha. Selv om utarbeidelse av samfunnsdel ikke er en lovpålagt oppgave for Longyearbyen lokalstyre, ønsket man likevel å utarbeide et tilsvarende dokument, hvor langsiktige og overordnede visjoner og mål for lokalsamfunnet er nedfelt. I 2011 ble det besluttet å revidere lokalsamfunnsplanen fra 2004 for å sikre at den er oppdatert i forhold til endrede forutsetninger og behov. Revisjonsprosessen har fulgt plan- og bygningslovens krav til planprosess, og et eget planprogram som fastsetter medvirkningsopplegg og framdrift, ble vedtatt av AU i januar 2012. Etter en bred medvikrningsprosess foreligger dette planforslaget, som nå sendes ut på offentlig ettersyn for innspill fra berørte parter, interesser og myndigheter. Planens rolle i plansystemet Lokalsamfunnsplan for Longyearbyen er en overordnet og langsiktig plan, og skal legges til grunn for all planlegging og aktivitet i lokalsamfunnet. Longyearbyen lokalstyre vil imidlertid ha en særskilt viktig rolle i å realisere planens visjon, satsingsområder og delmål, selv om alle aktørene i lokalsamfunnet forventes å handle i tråd med planens intensjoner. Lokalsamfunnsplanens plass i plansystemet framgår av figuren under. Det er kun arealplan for Longyearbyen planområde og økonomiplan m/handlingsprogram som er lovpålagt. De øvrige planene er frivillige, og utarbeides i tråd med lokalt behov. Plansystemet i Longyearbyen Arealplan for Longyearbyen planområde Lokalsamfunnsplan for Longyearbyen Delplan Delplan Delplan Tema/ sektorplan Tema/ sektorplan Tema/ sektorplan Tema/ sektorplan Økonomiplan m/handlingsprogram Gjennomføring Mørke bokser: Langsiktige planer m/10 års horisont. Lyse bokser: Kortsiktige planer m/1-4 års horisont. 4 Side 32

Planens oppbygging og struktur Lokalsamfunnsplanen er bygd opp rundt følgende begreper og struktur: Begrep Visjon Satsingsområder Delmål Forklaring Framtidsbilde av Longyearbyen lokalsamfunn Åtte utvalgte samfunnsområder som skal ha spesielt fokus i planperioden, og som skal bidra til at alle gode krefter drar i samme retning. Delmålene konkretiserer hvordan satsingsområdene mer konkret skal settes ut i livet, og danner grunnlag for prioriteringer i handlingsplaner og økonomiplan. I årsmeldingene rapporterer Longyearbyen lokalstyre på hvorvidt delmålene er oppnådd. Planprosessen Revisjonsprosessen har tatt utgangspunkt i foregående plans oppbygging med visjon, satsingsområder og delmål, samt en oversikt over planbehovet i kommende år. Denne oversikten er det lokale tilsvaret på Kommunal planstrategi som plan- og bygningsloven krever på fastlandet. Revisjonsprosessen ble prosjektorganisert, med administrasjonssjefen som prosjekteier og plan- og utviklingssjefen som prosjektleder. Administrasjonsutvalget har vært styringsgruppe. En referansegruppe bestående av representanter for Sysselmannen på Svalbard, Store Norske Spitsbergen Kulkompani AS, UNIS, Svalbard reiselivsråd, Svalbard næringsforening, Svalbard Science Forum, Bydrift KF, Oppvekstforetak KF, Kultur- og fritidsforetak KF, Barnetalsperson og Ungdomsrådet. Adminsitrativ ledelse i Longyearbyen lokalstyre har deltatt i en koordineringsgruppe som har samordnet administrasjonens bidrag. Lokalsamfunnet forøvrig har vært involvert gjennom to folkemøter, og ett tilrettelagt møte med fremmedspråklige. Forskjellige metoder har vært benyttet for å innhente innspill fra lokalsamfunnets ulike aktører, herunder har det vært benyttet SWOT-analyser, verksted, scenariotenkning, og ulike idedugnadsmetoder, herunder kafebordmetoden. Overordnede føringer for planarbeidet Følgende overordnede føringer ligger til grunn for utformingen av lokalsamfunnsplan for Longyearbyen: Svalbardlovgivningen Svalbardtraktaten LOV 1925-07-17 nr 11:Lov om Svalbard (Svalbardloven) m/forskrifter LOV 2001-06-15 nr 79: Lov om miljøvern på Svalbard (Svalbardmiljøloven) m/forskrifter St.meld. nr. 22 (2008-2009): Svalbard Nasjonale forventninger I publikasjonen T-1497; Nasjonale forventninger til regional og kommunal planlegging, vedtatt ved kgl.res. 26.06.11, peker regjeringen på hvilke hensyn man forventer blir fulgt opp i den regionale og kommunale planleggingen. Dette er: Klima og energi By- og tettstedsutvikling Samferdsel og infrastruktur Verdiskapning og næringsutvikling Natur, kulturmiljø og landskap Helse, livskvalitet og oppvekstmiljø Regjeringens forventninger til regional og kommunal planlegging har vært èn av referanserammene for utforming av revidert lokalsamfunnsplan. 5 Side 33

Longyearbyen i dag Folk og bosetting Et internasjonalt samfunn Norges suverenitet over Svalbard ble nedfelt i Svalbardtraktaten av 1920. Personer fra land som har signert traktaten kan fritt bosette seg og drive næringsvirksomhet på øygruppen. Pr i dag er over 40 nasjoner representert på Svalbard. Fra gruveby til moderne samfunn Longyearbyen, hvor det norske administrasjonssenteret ligger, ble grunnlagt i 1906 av John Munroe Longyear, eieren av det første selskapet som startet opp gruvedrift her. I 1916 kjøpte Store Norske Spitzbergen Kulkompani stedet, og fram til 1990-tallet ble det drevet som en company town, hvor selskapet sto bak de fleste goder og tjenester i lokalsamfunnet. Etter 1990, med etableringen av Svalbard samfunnsdrift, og senere Longyearbyen lokalstyre, har imidlertid stedet utviklet seg til å bli et mer sammensatt og moderne demokrati. Rød markering viser steder med fast bosetting, gul viser bosteder uten fast bosetting, og grønn markering viser de fire fangststasjonene på Spitsbergen. Kilde: Norsk Polarinstitutt To lokalsamfunn 01.01.13 var det registrert 2637 innbyggere på Svalbard. Befolkningen er hovedsakelig konsentrert i to lokalsamfunn; Nordmenn i Longyearbyen og russere og ukrainere i Barentsburg. Andre utenlandske innbyggere er hovedsakelig bosatt i Longyearbyen. Forskersamfunnet Ny-Ålesund har omlag 25 fastboende. Se kartet til høyre som viser ulike bosettinger på Svalbard. Fra 1990 og fram til 2013 har den norske befolkningen økt i antall, mens den russiske har gått tilbake. Innflytting fra utlandet har økt, og ligger i 2013 på ca 18%. Ung befolkning og mange menn Svalbards befolkning er ung sammenlignet med fastlandet. Det er relativt sett mange barn mellom 0-4 år, men ganske få mellom 15-19 år. Det er videre en klar overvekt av personer mellom 25-44 år, men nesten ingen over 70. Fraværet av eldre må sees i lys av at statlige myndigheter ikke ønsker å legge til rette for at Longyearbyen skal være et livsløpssamfunn, med de helse- og omsorgstjenestene dette innebærer. Blant nordmenn er det en overvekt av menn, mens det er nokså jevn kjønnsfordeling på bosatte med utenlandsk opprinnelse. Kilde: SSB Kilde: SSB 5 Side 34