SLUTTRAPPORT Forprosjekt Tema: Felles lønn- og personalenhet i ISK Deltakere: Øystein Sende Asgeir Tromsdal Berit K. Lyngen Bjørn Holmli Lisbeth Stav Runar Olsen Prosjektleder Prosj.medarb. Prosj. medarb. Prosj. medarb. Prosj. medarb. Prosj. medarb.
Innholdsfortegnelse Sammendrag anbefalinger...3 1. BAKGRUNN, MÅL OG MANDAT.....3 1.1 Bakgrunn..3 1.2 Mål for prosjektet. 3 1.3 Mål for totalprosjektet.3 1.4 Mål for prosjektfasen..3 2. GJENNOMFØRING 2.1 organisering av prosjektet.....5 3. ORGANISERING 3.1 organisasjonsplan... 5 3.2 evaluering av arbeidet i delprosjektet.. 5 4. SITUASJONSBESKRIVELSE, INFORMASJON- OG DATAGRUNNLAG..6 5. ANALYSE OG VURDERINGER. 8 6. ANBEFALINGER..14 2 av 14
Sammendrag- anbefalinger Prosjektgruppen anbefaler at etableringen av felles lønn- og personalenhet i ISK skjer gjennom å fastholde de prioriteringer som gruppen anbefaler. Det betyr i starten sterkt fokus på innføring og håndtering av nytt lønn- og personalsystem, gjennomgang av enhetens arbeidsprosesser, oppgave og ansvarsfordeling, og nærmere utredning for samlokalisering av enheten. Samhandling om grensenitt-problemstillinger med økonomi og IT må skje. Enheten har ansvar for videre utvikling og effektivisering, og dette betyr tilrettelegging for bruk av mer nettbaserte arbeidsprosesser, og reduksjon av manuelle rutiner. Enhetens fremtidige bemanningsplan og kompetansesammensetning vil være eget tema etter at innføringen av nytt lønnsog personalsystem har satt seg, slik at en da er mer trygg på ressursbehovet på de enkelte prosessene. Enheten etableres med utstrakt faglig delegasjon til den enkelte ansatt i forhold til ivaretakelse av enhetens samlede oppgaver og ansvar. 1. Bakgrunn, mål og mandat 1.1 Bakgrunn Levanger og Verdal kommuner har vedtatt å danne Innherred Samkommune som et eget subjekt for å løse felles oppgaver. Lønn- og personal er vedtatt lagt inn i samkommunen fra 01.02.04. Ut fra dette er det nedsatt egen prosjektgruppe som skal utrede hvordan vi kan få etablert en god og helhetlig lønn- og personalfunksjon i ISK, som har nærhet og støtte til resultatenhetene i samkommunen, og resultatenhetene i de to kommunene. 1.2 Mål for prosjektet Etablere en god og helhetlig lønn- og personalenhet som er operativ fra 1. februar 2004. 1.3 Mål for totalprosjektet Bedre tjenester innefor eksisterende økonomiske rammer Opparbeide-/øke beredskap til å møte nye utfordringer FLV skal være drivkraften i utvikling av samarbeid i Innherredsregionen FLV skal være tyngdepunkt for regional utvikling (kulturbasert forretningsutvikling) Det skal skapes et positivt bilde /image av regionen Reduserte driftsutgifter på sikt 3 av 14
1.4 Mål for forprosjektfasen Ha en kvalitet på arbeidet i prosjektet slik at en kan iverksette lønn- og personalenhet i ISK fra 010204. 1.5 Mandat for forprosjektet Mandat: - utarbeide en prosjektplan - gi en kort oversikt over dagens ressursbruk - gjør kort en analyse over styrker, svakheter, muligheter og trusler for den enkelte enhet i dag, og for ISK enheten. - utarbeide forslag til en felles lønn- og personalenhet i ISK med: mål definere oppgaver og ansvar til lønnog personalenheten i ISK bemanningsoversikt og organisering vurdere graden av integrert samarbeid prosjektets analyse, vurderinger, og anbefalinger skal dokumenteres i en oversiktlig rapport Spesielle premisser Gruppen nedsatt for gjennomføring av delprosjekt personal, trer inn i dette prosjektet med de samme medlemmene i starten. I tillegg suppleres gruppen med en eller flere personer som har klar preferansen mot lønnsarbeidet. Deltakelsen fra fagforeningene vurderes. Det kan være mest hensiktmessig at fagforeningene reduserer sin deltakelse i gruppen. Spesielle krav til organisering Ansvar: Frist: Ressurser: Det skal avholdes ett fellesmøte mellom prosjektet og alle ansatte på personal- og lønn i de to deltakerkommunen. Øystein Sende Frist for levering utsatt til etter avklaring fra Frosta Prosjektdeltakernes utgifter bæres av enhetene. 4 av 14
2. Gjennomføring 2.1 Organisering av prosjektet Prosjektet har vært organisert slik: 3. Organisering 3.1 Organisasjonsplan OPPDRAGSGIVER RG PROSJEKTANSVARLIG Inger-Marie Bakken PROSJEKTLEDER Øystein Sende PROSJEKTGRUPPE Øystein Sende Asgeir Tromsdal Berit K. Lyngen Bjørn Holmli Lisbeth Stav (Marianne Klev Sandnes) Runar Olsen 3.2 Evaluering av arbeidet i delprosjektet Prosjektgruppen ble nedsatt med gjenbruk av kunnskap og erfaring fra gruppen som utarbeidet forslag til omfang av arbeidsgiveransvaret i ISK. Gruppen kom godt i gang med sitt arbeid, men måtte etter timeout fra Frosta kommune parkere sitt arbeid i en lengre periode til midten av desember 2003, ettersom Frosta sine medlemmer i gruppen ikke oppfattet å ha mandat til å gi sine bidrag omkring l/p enheten i ISK sitt innhold og virke, og graden og omfanget av integrerende samarbeid. Prosjektgruppen har ikke kommet langt nok i sitt arbeid når det gjelder å få tatt opp til behandling alle utfordringer en personalenhet i ISK innbyr til. Videre mangler felles drøftinger med prosjektgruppene for økonomi og IT. Behovet for å samkjøre flere grensesnitt-problemstillinger vedrørende samhandling mellom disse enhetene er klart tilstede. Dette må bli oppgaver å løse under driftssituasjonen. Gruppen har hatt sentralt fokus på oppgavesiden ved enheten, og hva som må prioriteres fremover. Gruppen har hatt mindre fokus på problemstillingene rundt samlokalisering, men dette vil være gjenstand for videre arbeid. 5 av 14
4. Situasjonsbeskrivelse, informasjons- og datagrunnlag 1). - utarbeide en prosjektplan Prosjektplan (ressursplanen) ble vedtatt med noen korrigeringer av prosjektansvarlig 021003. 2). - gi en kort oversikt over dagens ressursbruk Innledende betraktninger - situasjonsbeskrivelse: Verdal: - klart skille mellom lønn og personal, spesielt på oppgaver - men oppfattes som en enhet - har 5.5 årsverk på enheten i Verdal i dag - lønn kjører regnskapsavstemming - en gang pr. mnd og ved årets slutt - har oppgradert en stilling til avdelingsleder lønn - statlig avtaleverk/ pensjoner/avstemminger - 3.5 årsverk utfører lønnsarbeid - 1 personalsjef - 1 personalkonsulent - (Verdal har fra 010104 fått tilført 100% stilling HMS-koordinator, ikke org. plassert) - har sentral registrering av lønnsgrunnlag - en person har tatt ut rapporter på NLP - forskjell i saksbehandling av tilsettinger av ped. personale og kommunalt område (hvor denne ressursen ikke er org. på lønn- og personal) - grunnleggende diskusjon om det skal legges ut mer desentralt i forhold til lønnsarbeid, eller om dette fortsatt skal være sentralt - vurderingen i enheten er at en ikke ønsker å legge ut registrering i forhold til grunnlag for lønn, da andre kommuners erfaring viser at kvalitet reduseres, og det går med flere ressurser til oppretting av feil. Lcvanger: - 9.35 årsverk (+ 100% stilling vakant som opplæringskonsulent) - organisassjonsjef 100% - personalkons. (tilsettinger, vedtak, pensjonssøknader, permisjoner) 60% - konsulent (tilsettingssaker søknader/utvidet søkerliste/arb. avtaler) 100% - konsulent (personal og noe økonomiarbeid, lønn (dekker tekniske fagområder) 100% - konsulent (KLP ajourhold, lønnsarbeid og teknisk lønnskjøring) 100% - sekretær (personal + grunnlag for lønnsarbeid - ikke ped. personale + bhg) 100% - sekretær (alle lønnsgrunnlag + lønnsarbeid for undervisningspersonalet) 100% - konsulent (faggruppeleder lønn - register, ajourhold, rapporter, innlegging av mye lønnsinformasjon, teknisk lønnskjøring - systemansvarlig) 100% - sekretær (SPK-/kontroll og reg. av timelister for vikarlærere/registrering) 50% - fagarbeider 1 (sykepenger-/refusjoner-/føring av fravær-/lønnsarbeid) 100% - opplæringskonsulent 100% (vakant) - sekretær (RS-bank-/attføringsarbeid/ajourhold av personalarkiv) 25% (+50% i vikariat) - enheten har sentral registrering og ajourhold av lønnsgrunnlag for alle skolene - sentral tilsetting av faste stillinger - alle dokumenter behandles sentralt - HMS IA ansvar 6 av 14
- opplæringsplanlegging - organisasjonsutvikling Utfyllende kommentarer - situasjonsbeskrivelse: Verdal: - må forenkle søkerprosessene gjennom nettet, søknader og søkerliste må genereres - enheten mener i dag at kommunen har ett årsverk for lite på selve lønnsarbeidet - har noe mer ressurs på undervisningssektoren når det gjelder desentral dokumentbehandling som gir grunnlag for lønnsarbeid-/personalarbeid - har ingen ressurser på IA-HMS ved enheten (men opprettet 100% st. pr. 010104) - veldig lite ressurser på personalsiden, er noe på "felgen" - driver mye brannslukkingsarbeid retter opp feil - manglende ressurser til opplæringsplanlegging og gjennomføring - behov for justering av fellesrutiner - mangler ressurser til dette arbeidet - flere reglement burde ha vært justert - mangler ressurser til dette - tilsettingssaker, noe av prosessene ivaretas av andre enn personal (ped. personale) - har redusert forskuddsutbetalinger for å redusere ressursbruken Levanger: - rene stillinger i forhold til oppgaver knyttet til lønn- personal, bortsett fra en stilling fysisk plassert på teknisk fagområde denne stillingen benyttes også til internøkonomi for flere enheter med teknisk orientert innhold - timelister skrives ute på pleie- og omsorg og punches sentralt ved l/p - kontroll av timelister som lønnsgrunnlag + personalmeldinger utarbeides og registreres sentralt for skole-/undervisning-/bhg ved l/p - alt grunnlag for fastlønn undervisningsstillinger og føring av personalmeldinger for skole og endring av lønnsgrunnlag skjer ved enheten - påleggstrekk føres sentralt - mye driftsoppgaver som må prioriteres - for mye forskuddsutbetalinger på timelønte - opplæringskonsulentstilling står vakant - har for dårlig balanse mellom kapasitet på personal vs. lønn (mer personavhengig på personal). 7 av 14
5. ANALYSE OG VURDERINGER: 5.1:gjør kort en analyse over styrker, svakheter, muligheter og trusler for den enkelte enhet i dag, og for ISK enheten. Verdal: Styrker - god kompetanse på lønns- og avtaleverk (for riktig lønn) - god serviceholdning muligheter - kan bidra med sine styrker Levanger: styrker - har Unique systemløsning i dag - har gode muligheter for overlapp - ydmyk for andres kompetanse - god på service muligheter - har kompetanse på valgte system som vil gjøre det lettere med erfaringsutveksling og veiledning - kan takle endringer svakheter - mye vakanser - greier ikke å yte god nok service på grunn av bemanningssituasjonen på personalsiden Trusler - ressursene strekker ikke til svakheter - for lite ressurser til å utvikle - spesielt på personalsiden og overordnet opplæring - lønn- og personal sees på av noen som myndighetsutøvere, men er rådgivere - for mye krav om bistand på løpende drift for lite tid og anledning til utvikling - begrensninger i muligheten til arbeidsfordeling ut fra kompetanse og kapasitet på personalsiden Trusler - noen teller på knappene i forhold til alder og pensjonering/nedtrapping - kan miste viktig kompetanse - store forventninger til at enheten skal kunne alt når andre gir opp 8 av 14
Lønn- og personalenheten i ISK kort fellesanalyse før etableringen: Styrker Svakheter - har valgt Unique systemløsning hvor Levanger har kompetanse og erfaring - for lite/ressurser til å tenke framtid dvs. utvikling > dvs. evne til å iverksette nye - kan gjøre andre oppgaver enn effektiviserende verktøy > bare l/p oppgaver ved enheten - for liten evne til å tilby overordnet - god kompetanse på opplæring på fagfeltet av ledere lønnsbestemmelser - og avtaleverk - lønn- og personal sees på av flere som myndighetsutøvere, men skal - god serviceholdning utøve rådgiverfunksjon, - stor lojalitet og ansvarsfølelse produksjon, og utvikling - for mye drift for lite utvikling - begrensninger i muligheten til arbeidsfordeling ut fra kompetanse og kapasitet på personalområdet - ikke-evaluerte arbeidsrutiner i dag som må samordnes mer effektivt i ISK Muligheter - har kompetanse på valgte system som vil gjøre det lettere med erfaringsutveksling og veiledning - kan takle endringer - kan fordele oppgaver med mer effektiv teknologi (nettbasert) - kan ta det beste fra alle å gjøre til en - bør ha muligheter til å drive mer utviklingarbeid gjennom å frigjøre tid til ledelse og styrke gjennomføringen - valg av organisering og plassering betydningsfull for drift og utvikling Trusler - noen teller på knappene i forhold til alder og pensjonering/nedtrapping - kan miste kompetanse - noe vakanser og sykdom - stor spredning i fysisk plassering fare for manglende samordning - frykt for å arbeider som før - avhengig av vellykket innføring av nytt l/p system - medarbeidere frykter mer ensidige arbeidsoppgaver, eller spesialisering ved ISK - fortsatt oppspising av driftsoppgaver på bekostning av utvikling - gap mellom behov for konkret kompetanse og enhetens kompetanse 9 av 14
5.2) Utarbeide forslag til en felles lønn- og personalenhet i ISK med: mål (hovedmål) videreutvikle profesjonelle og framtidsrettede arbeidsgiverfunksjoner tiltak: kulturbygging, samhandling, deltakelse, identitet, ledelse bidra til å utvikle en overordnet verdiforankret arbeidsgiverpolitikk i ISK utvikle og gjennomføre opplæringsprogrammer for ledere og ansatte ha en god rolleavklaring innen enheten og mellom enhetene mest mulig like rutiner for arbeidsutførelse iverksette nye verktøy for mer ressursbesparende rutiner ta ut stordriftsfordeler over tid ha en utstrakt faglig delegasjon av arbeidsutførelsen lønn- og personal som eget administrativt område i ISK samlokalisering 5.3). definere oppgaver og ansvar til lønn- og personalenheten i ISK arbeidsprosesser-/arbeidsområder grovsortering : Tilsettingssaker-/behandling i ISK - felles rutiner for annonsering - felles rutiner og verktøy for å søke stilling (nettsøking) - utvidet søkerlister må genereres av verktøy gjennom nettsøking - tilsettingsprosedyrer- /myndighetsavklaringer (roller) - ansiennitetsberegning (web) - avtaler, tilbud og akseptbehandling av stilling - effektiv overgang fra tilsettingsprosess til grunnlag for utlønn lønnsmeldinger Utlønning og grunnlag for lønn-/rapporter - arbeidsavtalen og lønnsmeldinger - permisjoner og fraværreg. - sykemeldinger og refusjoner - skatteopplysninger - arbeidsgiverregister - pensjonsinnmelding i kasse - innlegging av lønnsinformasjon (timelister m.v.) - sentral innlegging - desentralisering av rapportuttak! Fagforeningskontakt og vernetjeneste - sekretariat for utvalg (FFT) - enkeltsaker - arbeidsgivers representant Arbeidsgivervirksomheten rådgivning - overfor ledere på alle nivå - overfor ansatte - samhandling med fagforeningene - samhandling med vernetjenesten - samhandling med eksterne (KS/andre kommuner/ Aetat/Trygd/pensjons-kasser) Lov og avtaleverk - ajourholde kunnskap - håndtering av avtaleverk- /særavtaler - info-tilgang (KF-KPS) - rutiner-/skjema - opplæring - kurs Lønnsforhandlinger - forarbeid - innkallinger - samordning 10 av 14
- olje i maskineriet - drøftingsmøter - forhandlingsmøter - rapporter og dokumentasjon - verktøy IA-HMS/attføring og RS-bank - sentral koordinering - utvikle rutiner - opplæring - saksbehandling Opplæringsfunksjon - opplæringsplanlegging - lederskole - medarbeideropplæring Overordnede dokumenter - arbeidsgiver-/personalpolitikk - ansettelsesreglement - permisjonsreglement - arbeidstid-/spisepauser - flexitidsreglement Bidrag til organisasjonsutvikling - lov og avtaleverk - rådgivning - sentralt fokus på det interne livet i personalenheten, og bidrag til høy kvalitet på omstillingsarbeid i hele organisasjonen (lov- og avtaleverk) 5.4) Prioriterte oppgaver i L/P i ISK: Hovedmisjon overordnet prioritering: Kulturbygging samhandling romslighet - identitet fellesskap integrasjon gjøre hverandre gode bo, leve og bidra i ISK! Tiltak: Fellessamlinger-/møter Faggruppe-etablering og sammensetning Eget E-postområde / eget lagringsområde Gjennomføre utviklingsprosjekter Samlokalisering Oppgaveprioritering: Pri 1: systeminnføring Unique Ansatt lønnsadministrasjon EN systemansvarlig for alle betjener flere selskap overordnet styring unngå kaos Lønnsutbetaling pr. 120104 gjennom Unique systemet i begge kommuner Lønnskjøring skjer i begynnelsen teknisk ved hver lokalitet. Ved samlokalisering kjøres lønn teknisk ved en lokalitet. Dagens oppgaver videreføres for den enkelte stilling pr. 010204 slik de er i dag. Utvikling-/endring skjer i ISK etter 010204. (Vil fra 010204 skje endring i ansvaret i lederstillingene) ISK Levanger drifter på en server Unique Ansatt og Unique økonomi Lønnsslipper må så langt det er mulig legges over til E- postadresse. Lokalitet Verdal vil ikke klare dette før tidligst i mars/april 2004. Utvikles videre i løpet av 1. del av 2004. Målsetting om flest mulig på e-post. 11 av 14
Lønnsslipper: Verdal: - kjører ut alle på E-post selv, Levanger tar ut (inntil videre) papirlønnsslipper for lokalitet Verdal, (som fordeles av Verdal). Levanger: - kjører ut alle lønnsslipper selv egen fordeling. Verdal og Levanger kjører på Levanger sin standard. Videreføring av prioritet 1. Partsdeltakelse - fagforeningsrepresentasjon-/vernetjeneste Fagforeningsrepresentasjon til ISK- kontaktutvalget og vernetjeneste (HVO + verneombud). Må være operative senest 010204. Fagforeningenes ansvar. (HTV for den enkelte fagforening opp mot ISK bør følge rådmannen, er fortsatt ikke oppnevnt-/utpekt fra fagforeningene deltakere til kontaktutvalget, heller ikke HVO- /verneombud). Fagforeningene bør rydde i problemstillingene, og foreta konkrete avklaringer. Prioritet 2: gjennomgang av enheten Utarbeide ny bemanning, kompetanse og oppgavefordelingsplan ved enheten Arbeidsområdebeskrivelse og rolleavklaring for hver stilling etter 010204 Avklare samlokalisering Konkret utviklingstiltak i fase 2: Etablere felles arbeidsbesparende søker-rutiner ved tilsetting Nettbaserte løsninger Prioritet 3: Opplæringskonsulent lyse ut og tilsette i vakant stilling HMS-koordinator lyse ut og tilsette i vakant stilling 5.5 Suksesskriterier brukerne av enhetens tjenester: Det er brukerne av enhetens tjenester internt og eksternt (før og etter etableringen av ISK) som vil vurdere over tid om enheten oppfattes som styrket, og kvalitativt bedre, eller ikke: Brukerne av enhetens tjenester er toppledere, mellomledere, fagforeningene, vernetjenesten, ansatte i kommunene Levanger og Verdal, og ISK. I tillegg eksterne samarbeidspartnere som IHMS, Trygdetaten, Aetat, KS, pensjonskassene, registrene, andre kommuner, andre selskap, politikere. Forventninger og krav til den enkelte: Serviceholdning hjelp til selvhjelp løsningsorientering eier ikke saken! Tilgjengelighet Høy kompetanse Ta ansvar for å gi råd og bistand Gode muntlig og skriftlig fremstillinger Tørr å utfordre tørr å gå videre tørr å gjøre valg Gjør din kollega god gjensidig overlapping 12 av 14
Få, og gi tilbakemeldinger Få, og gi informasjon Trivsel og trygghet på jobb Humor og stor takhøyde Positiv holdning Se helhet og se på tvers bo, leve og bidra i ISK 5.6 vurdere graden av integrert samarbeid (lokalisering, fordeling av oppgaver) Fysisk avstand mellom ansatte i en enhet byr på forkjellige problemstillinger, internt i selve enheten og for brukerne. Personal- og lønnsarbeid henger sammen, og den ene tjenesten er gjensidig avhengig av den andre. Effektivitetshensyn og samhandling krever en form for samlokalisering. Fordeler ved samlokalisering: - gir bedre muligheter for større faglig fellesskap - gir bedre muligheter for å etablere felles samhandling og fokus internt i enheten - gir bedre muligheter for styrking av felles kultur og arbeidsmiljø - gir bedre muligheter for uttak av effektivisering og overlapp - gir bedre muligheter for lik informasjon, diskusjon, læring og utvikling - reduserer sårbarheten ved avgang, eller krevende perioder ved vakanser-/fravær-/ferier - gir bedre muligheter for utvikling av spisskompetanse og ivaretakelse av tyngre utviklingsoppgaver - må ha personalarkivene på ett sted - Ulemper ved samlokalisering: - fører til redusert tilgjengelighet overfor brukerne av tjenestene (som er i to kommuner) - mindre direkte kontakt med brukerne, mer e-post, brev, telefoner osv. - den kommunen som enheten plasseres i vil lett kunne bli noe overprioritert - redusert samhandling med samarbeidende enheter som plasseres andre steder - noe reising i arbeidstiden av hensyn til møtedeltakelse, og direkte brukerkontakt - skifte av arbeidssted oppfattes av noen som et velferdstap - mange praktiske utfordringer på kort sikt som ikke har funnet sin løsning Tre hovedalternativer for integrert samarbeid: 1). Videreføre enheten med to lokaliteter som før etableringen av ISK, men med ett hovedkontor. - desentral løsning - samhandling skjer gjennom bruk av faggrupper/fellesmøter/annen samhandling - behov for et utvidet koordineringsansvar (faglig nestlederorganisering) - faglig delegasjon - krever stabil teknologi, og mye satsing på kulturbygging-/fellesaktiviteter Dette er en organisasjonsmodell som ikke vil ivareta hensynet til felles utvikling og effektivisering i særlig grad. 13 av 14
2). Full samlokalisering av alle ansatte ved enheten ett kontor - sentral løsning med konsentrasjon av ressursene ett sted - noe desentral deltakelse gjennom møter/brukerkontakt - flat struktur - stor faglig delegasjon Dette er en organisasjonsmodell som ivaretar hensyn til felles utvikling og effektivisering i størst grad. Kontakten med brukerne gjennom fysisk deltakelse og nærvær vil bli redusert. En fare for prioritering og bedre tilgjengelighet for de brukerne som har enheten nært seg. 3). Delvis samlokalisering ved at hovedfunksjoner settes sammen mer oppgave og fagrelatert, og med ett hovedkontor. - sentral og desentral løsning, med konsentrasjon av hovedfunksjoner på ett sted - kan være behov for et utvidet koordineringsansvar (faglig nestlederorganisering) - faglig delegasjon - krever stabil teknologi, og mye satsing på kulturbygging-/fellesaktivitet Dette er en organisasjonsmodell som prøver å ivareta begge hensyn. Den har sine klare svakheter, spesielt i forhold til samhandling internt. Det ligger potensiale i forhold til effektivisering. 6. Anbefalinger Anbefalingen er gitt med begrunnelse på side 3. Innherred samkommune den 080104 Øystein Sende.. Prosjektleder 14 av 14