Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, formannskapssalen 15. april 2015 Fra sak: Til sak: 07/2015 13/2015 Fra kl.: Til kl.: 08:00 12:00 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild Hansen (leder) Kurt Solstrøm Bjarne Langmo IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra administrasjon/kommunen: Rådmann Konrad Sætra Inge Hansen (sak 08/15) Mari Hegge (sak 09/15 12/15) Idar Kintel (sak 09/15-12/15) Fra sekretariatet møtte: Espen Lund ANDRE: Fra KomRev NORD møtte: Thomas Jensen 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 15.04.15 sak 07/15 13/15 Side 1
Sak 07/15 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 11. februar 2015 Protokoll fra møte 11. februar 2015 ble gjennomgått og kontrollutvalget fattet Protokoll fra møte 11. februar 2015 ble godkjent. Sak 08/15 Barneverntjenesten samarbeidsordning mellom Tysfjord og Hamarøy kommune. Kontrollutvalget hadde invitert leder for barneverntjenesten Inge Hansen til å gi en orientering om organisering og samarbeid om barneverntjenesten for Tysfjord kommune. Hansen redegjorde for samarbeidet mellom Tysfjord og Hamarøy kommune og hvordan de ulike arbeidsoppgavene er fordelt mellom kommunene. Rådmann Konrad Sætra redegjorde kort for hvordan Tysfjord kommune opplever samarbeidet. Uformelt samarbeid mellom Tysfjord, Hamarøy og Steigen. Men i 2011 ble det fattet vedtak om formalisering. Hansen redegjorde for at det over store perioder har vært for lite folk i tjenesten, delvis fordi det har vært vanskelig å få besatt de stillingene en har hatt i tjenesten og delvis på grunn av sykemeldinger. Hansen Forklarte videre at han mente det var en god løsning slik barneverntjenesten er løst for kommunene i Tysfjord og Hamarøy kommune. Tjenestens omfang har vokst betydelig fra oppstarten av samarbeidet, fra 7-8 fosterhjem ved oppstart til 21 i dag. Hansen forklarte at barneverntjenesten har 6,5 stillingshjemler, men for tiden kun 4 ansatte. Men det er håp om å kunne være fulltallig innen årsskiftet. I hovedsak var Hansen fornøyd med slik organiseringen av barneverntjenesten og mente innholdet i forvaltningsrevisjonsrapporten utarbeidet for Hamarøy kommune om samarbeidet om barneverntjenesten ga et godt bilde av de problemstillingene den var ment å belyse. Etter at kontrollutvalget hadde stilt noen spørsmål og fått disse besvart, ble det fattet Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Sak 09/15 Oppfølging vedtak i kommunestyret «Forvaltningsrevisjonsprosjekt - investeringsprosjekter kommunen» - Status bilagskontroll. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 15.04.15 sak 07/15 13/15 Side 2
Kontrollutvalget har over tid fulgt opp status i kommunestyrets vedtak om å gjennomføre bilagskontroll av prosjektene Stetindhallen og Drag Vannverk. Revisjonen redegjorde for sitt arbeid med gjennomgang av bilag for prosjektene Stetindhallen og Drag vannverk. Det ble presisert at arbeidet ikke var helt ferdigstilt ennå, men at en ville kunne avgi en skriftlig rapport innen utgangen av april. Kontrollutvalget fikk en muntlig orientering om enkelte forhold som vil komme i den skriftlige rapporten. Det ble bl.a. redegjort for at det knyttet seg problemer til etterprøvelse av attestasjoner/anvisninger foretatt av scannede bilag i forrige regnskapssystem. Rådmann Konrad Sætra bekreftet revisjonens opplysninger om at det av tekniske grunner ikke var mulig å få frem opplysninger om attestasjoner/anvisninger. Etter at kontrollutvalget hadde stilt sine spørsmål og fått svar ut fra hva revisjonen kunne gi ut fra hvor en er i arbeidet, fattet kontrollutvalget Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering og presiserer at en forventer endelig rapport fra revisjon for gjennomført bilagskontroll slik at denne kan behandles i kontrollutvalget i løpet av første halvdel av mai 2015. Sak 10/15 Stetindhallen oppfølging investeringsregnskap og årsregnskap. Sekretariatet redegjorde for at det var mottatt revisjonsberetning og nummerert brev for regnskapet for 2013 for Stetindhallen KF. Dette er mottatt etter at sakspapirer var sendt ut til kontrollutvalget og regnskapet for Stetindhallen er foreløpig ikke mottatt. Økonomileder redegjorde for at regnskapet for 2014 ventes ferdigstilt snarlig. Når det gjelder investeringsregnskapet er det i tidligere saker behandlet i kontrollutvalget besluttet at behandling av dette er stilt i bero inntil bilagskontrollen knyttet til investeringsprosjektet er ferdigstilt, jfr. sak 09/15 ovenfor. Revisjonen redegjorde for at det er ventet å kunne avlegge endelig rapport knyttet til bilagskontrollen innen utgaven av april. Rådmann Konrad Sætra forklarte at det forhold revisjonen hadde tatt opp i sitt nummererte brev om at budsjett vedtatt av styret i Stetindhallen KF skal godkjennes av kommunestyret, men ved en feil er dette ikke fremmet for kommunestyret for behandling. Dette vil en sørge for blir fulgt opp for å sikre at dette skjer ved senere anledninger. Det er avholdt et møte mellom styreleder og administrasjonen i kommunen 14.4.15 for oppklaring av en del forhold, bl.a. en forsikringssak for vannskade. I denne forbindelse ble det stilt spørsmål om dette er forhold som kommer inn under de byggegarantier entreprenør har stilt, uten at administrasjonen hadde svar på det direkte i møte. Garantiarbeid for en del andre forhold tas opp av rådmann med byggeleder for Stetindhallen. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 15.04.15 sak 07/15 13/15 Side 3
Etter at administrasjonen hadde svart på kontrollutvalgets spørsmål, ble det fattet Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering og presiserer at en forventer endelig rapport fra revisjon for gjennomført bilagskontroll slik at regnskap og investeringsregnskap kan behandles i kontrollutvalget i løpet av første halvdel av mai 2015. Sak 11/15 Forvaltningsrevisjonsrapport investeringsprosjekter Tysfjord kommune oppfølging av kommunestyrevedtak12/14 av 13.02.2014. Kontrollutvalget etterspurte plan for gjennomføring av investeringsprosjekter og rådmann påpekte at slik plan var utarbeidet og viste til at det i Kommunestyresak 28/14 i møte den 17. juni 2014 er behandlet kvalitetsplan for investeringsprosjekter. Rådmann beklaget at dette ikke var oversendt til kontrollutvalget og vil sørge for at dette utføres snarest. Kontrollutvalget fattet etter dette Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering og ber om at kvalitetsplan for investeringsprosjekter oversendes kontrollutvalget snarest. Sak 12/15 Oppfølging årsregnskap 2014 for Tysfjord kommune - status. Økonomileder Mari Hegge redegjorde for status og presenterte nyansatte Idar Kintel som skal inn i vikariatet for Mari som skal ut i permisjon, i utgangspunktet fra 5. juni 2015. Det ble orientert om at målet var at regnskapet skulle vært ferdig til oversendelse til revisjon før påske. Men dette hadde en ikke klart. I følge økonomileder gjenstår det noen småting før regnskapet kan ferdigstilles for revisjon. Det kan ikke påventes at regnskapet kan fremlegges for kontrollutvalget før tidligst juni, ifølge økonomileder. Kontrollutvalget fattet Informasjon fra økonomileder tas til orientering og kontrollutvalget forventer at regnskapet avlegges slik at kontrollutvalget kan behandle regnskapet i god tid før det behandles i kommunestyrets siste møte før sommerferien. Sak 12/15 Eventuelt/orienteringssaker. - TSA Eiendomsoverdragelse Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 15.04.15 sak 07/15 13/15 Side 4
Rådmannen viser til at det er noen uklarheter knyttet til finansiering fra Husbanken, som er et avgjørende kriterium for gjennomføring av avtalen. Dette ventes å være på plass innen utgangen av april måned. Kontrollutvalget fattet Tas til orientering - Sykepengerefusjon Økonomileder Mari Hegge orienterte om at kommunen har etablert et fungerende elektronisk system for registrering og oppfølging av sykepengerefusjonen i kommunen. Økonomileder understreket imidlertid at det er en utfordring at sykemeldinger blir levert så sent at frist for å gjøre krav på refusjon er overskredet. Dette kan i verste fall medføre økonomiske tap for kommunen. Manglende sykemeldinger kan også medføre at rapportering av sykefravær for kommunen blir for lavt. Kontrollutvalget fattet deretter Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering, men kontrollutvalget stiller spørsmål ved om kommunen har tilfredsstillende rutiner for oppfølging av sykefraværet for kommunens ansatte. Kontrollutvalget ber om en redegjørelse fra rådmannen for hvordan håndtering av sykemeldinger og andre fravær i forbindelse med sykdom for kommunens ansatte håndteres i forhold til refusjoner og fraværsstatistikk. Enstemmig vedtatt. Møtet ble etter dette hevet kl. 13:00. Kjøpsvik, 15. april 2015 Ann Aashild Hansen Leder i Tysfjord kontrollutvalg Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 15.04.15 sak 07/15 13/15 Side 5