Saksbehandler Telefon Vår dato Vår ref. Arkivkode Marit Gåre 776 42115 17.04.2015 2015/1080-8 Deres dato Deres ref. Harstad kommune Postmottak 9479 Harstad Rapport etter gjennomført forvaltningskontroll den 11.03.15 i Harstad kommune Fylkesmannen i Troms viser til forvaltningskontroll som ble foretatt i Harstad den 11.03.15. Forvaltningskontrollen er gjennomført i henhold til varsel av 19.02.15. Vi oversender herved vedlagte rapport om de avvik og merknader som ble registrert. Harstad kommune må innen 15.05.15 redegjøre for de tiltak som er iverksatt for å rette opp registrerte avvik. Dersom ikke avvik er rettet opp til fastsatt tidspunkt, skal redegjørelsen inneholde en tidfestet plan for hvordan avvikene skal rettes opp. Med hilsen Berit Nergård Nyre landbruksdirektør Marit Gåre seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent og har ikke håndskrevne signaturer. Fylkeshuset, Strandvegen 13 Telefon: 77 64 20 00 Avdeling fmtrpostmottak@fylkesmannen.no Postboks 6105, 9291 Tromsø Telefaks: 77 64 21 39 Landbruksavdelingen www.fylkesmannen.no/troms
Side 2 av 7 KONTROLLRAPPORT Kontrollert kommune: Harstad kommune Kontroll avholdt dato: 11.03.2015 Dato for rapport: 17.04.2015 Gjennomført av: Marit Gåre- kontrolleder Linn Marstrander Hanne Britt Haugan Anne Sofie Jakobsen Kontrollerte ordninger: Produksjonstilskudd og spesielle miljøtiltak i jordbruket Sammendrag Hovedinntrykket av kommunens forvaltning av de ordningene som ble kontrollert, var tilfredsstillende. Likevel er det enkelte forbedringspunkter. Det er viktig med gode notater for å dokumentere vurderinger som er gjort. Ved endringer av søkers opplysninger, skal avkorting vurderes. Det er feilutbetaling i en søknad om økologiske midler i august 2014. Kommunen skal revidere sin tiltaksstrategi for SMIL. Grunnlag for kontrollen Reglement 12. desember 2003 nr. 1938 for økonomistyring i staten stiller krav om kontroll. Reglementets 15 lyder slik; «Overordnede virksomheter skal ivareta kontroll med at underliggende virksomheter og enheter utenom statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på forsvarlig måte og i henhold til 14.» Kommunene er gitt forvaltningsoppgaver vedrørende betydelige økonomiske virkemidler innen landbruksforvaltningen. Kompetansen og kapasiteten er avgjørende for en god forvaltning. Hvordan kommunen utfører sine oppgaver har stor betydning for forutsetningen om korrekt saksbehandling og at riktig beløp utbetales til rett mottaker. Kommunenes oppgaver knyttet til forvaltningen av tilskuddene fremgår av forskrift og rundskriv for de ulike ordningene. Dette må anses som instrukser som kommunene er ansvarlige for å følge. Det er kommunenes etterfølgelse av disse instruksene som er gjenstand for fylkesmannens forvaltningskontroll. Fylkesmannen foretar kontroll for å se hvordan kommunen jobber og hvordan kommunene utfører forvaltningsoppgavene som er delegert. Ved kontrollen ønsker vi å bidra til å forbedre systemet og kvaliteten på forvaltningen. Vi håper å bidra til og identifisere forbedringspunkter hos kommunen og avdekke eventuelle svake punkter før de får konsekvenser. Fylkesmannen vil også kunne rapportere videre til Landbruksdirektoratet dersom vi finner at regelverket er
Side 3 av 7 vanskelig å håndtere. Kontrollen skal også medvirke til å sikre legitimiteten for landbrukspolitikken og tillitten til forvaltningen. Gjennomføring av kontrollen Marit Gåre ved Fylkesmannen i Troms korresponderte på e-post med Harstad kommune i forkant av kontrollen, og det ble avtalt at det skulle avholdes forvaltningskontroll den 11.03.15. Harstad kommune ble varslet om kontrollen i brev av 19.02.15. I brevet ble det redegjort for tidspunkt for forvaltningskontrollen, samt klargjort bakgrunnen for kontrollen, kontrollens omfang og kommunens forberedelse. Fylkesmannen i Troms mottok bekreftelse fra Harstad kommune, ved jordbruksrådgiver Marius Nilsen, den 02.03.15. Det ble gjennomført forvaltningskontroll den 11.03.15 i Harstad kommune. Kontrollen ble gjennomført av Marit Gåre, som var kontrolleder, Linn Marstrander, Hanne Britt Haugan og Anne Sofie Jakobsen fra Fylkesmannens landbruksavdeling. Fra Harstad kommune deltok kontaktperson Marius Nilsen, Atle Fjeldaksel og Per Eldar Karlsen. Rådmann Hugo Thode Hansen og enhetsleder Jan-Inge Lakså deltok under åpnings- og sluttmøtet. Kontrollen ble innledet med et åpningsmøte. Kontrollen rettet seg spesielt mot forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket, samt forskrift om spesielle miljøtiltak i jordbruket. Vi gjennomgikk Harstad kommunes saksdokumenter som har dannet grunnlag for innvilgende vedtak og utbetalinger i saker om produksjonstilskudd og i saker om spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) for årene 2010 til 2014. Kommunen var på forhånd gjort kjent med hvilke ordninger, søknadsomganger og delvis hvilke enkeltsaker som skulle gjennomgås. Etter at samtalene var gjennomført hadde Fylkesmannen i Troms et internt møte på om lag én time. Det ble deretter gjennomført sluttmøte, hvor foreløpig funnliste ble presentert. Avslutningsvis ble funnlisten undertegnet av leder i kommunen og av kontrolleder. Harstad kommune og Fylkesmannen i Troms beholdt hvert sitt eksemplar. Generelt om kommunen De ansatte på landbruksområdet i Harstad kommune er Marius Nilsen, Atle Fjellaksel, Per Eldar Karlsen. Det ble sist foretatt forvaltningskontroll i Harstad kommune i 18. og 19.september 2008. I kontrollrapport av 20.10.08, var det følgende merknader: Kommunen bør gjennomføre opplæring i Forvaltningsloven Kommunen må kreve godkjent dokumentasjon av søkere ved kontroll på salg av grovfôr. Dette kan være regnskapsbilag, utskrift av bankbilag med mere. Kommunen bør sende skriftlig varsling om kontroll og hvilken dokumentasjon som kreves fremlagt. Kommunen bør diskutere reaksjonsform ved avvik. Kontrollområder Rapporten er utarbeidet etter forvaltningskontroll i Harstad kommune på tilskudd i landbruket. Rapporten beskriver de avvik og merknader som ble avdekket i de kontrollerte ordninger. Avvik er brudd på gjeldende regelverk, det være seg krav fastsatt i lov, forskrift og/eller rundskriv.
Side 4 av 7 Merknader er forhold som ikke er i strid med regelverk, men som Fylkesmannen mener det er nødvendig å påpeke for å sikre god forvaltning av kontrollerte ordninger. Fylkesmannen fikk fremlagt og gjennomgått det som ble etterspurt slik at kontrollen ble gjennomført som planlagt. AVVIK 1 Det ble avdekket for stor utbetaling av omleggingstilskudd til økologiske arealer i en sak. Forskrift 22. mars 2002 nr 283 om produksjonstilskudd i jordbruket 7. Ved gjennomgang av et utplukket foretak som driver sin virksomhet økologisk, ble det avdekket avvik. Søkers opplysning om karensareal i produksjonstilskuddssøknaden for august 2014, stemte ikke med hva som var godkjent av Debio. Søker har etter dette fått utbetalt urettmessig omleggingstilskudd. Harstad kommune må omgående, og senest innen 01.05.15, ta sitt vedtak om innvilget produksjonstilskudd for søkeromgangen august 2014 opp til ny gjennomgang og behandling. Fylkesmannen ber om å få tilsendt kopi av Harstad kommunes varsel og nye vedtak i den aktuelle saken. AVVIK 2 Gjennomgang av to konkrete saker på produksjonstilskudd ble det avdekket at det ikke er vurdert avkorting ved endringer av søkers opplysninger. Forskrift 22. mars 2002 nr. 283 om produksjonstilskudd i jordbruket 13 og Landbruksdirektoratets rundskriv 2014-15 punkt 13. I gjennomgåtte saker foreligger det feilopplysninger. I søknaden hos den ene ble en ammeku, flyttet til øvrig storfe av kommunen. Den andre søkeren hadde ført opp økologiske dyr, som ble underkjent av kommunen. Feilopplysningene fra søker kunne ha dannet grunnlag for en urettmessig utbetaling. Harstad kommune har ikke i disse sakene vurdert om det skal avkortes i produksjonstilskuddet etter forskriftens 13.
Side 5 av 7 Kommunen må endre sine rutiner slik at det vurderes avkorting i saker der søker har gitt feilopplysninger i søknaden. AVVIK 3 Under kontrollen ble flere søknader om produksjonstilskudd åpnet i kommunens journalsystem. I den forbindelse ble det oppdaget i en sak at kommunen hadde unnlatt å registrere en opplysning i saksbehandlersystemet Wespa, som søker hadde oppgitt i sin søknad på bevaringsverdige dyr. Det var heller ingen notater på hvorfor opplysningen ikke ble registrert, hverken i journalsystemet eller i saksbehandlersystemet Wespa. Forskrift 22. mars 2002 nr. 283 om produksjonstilskudd i jordbruket. Når kommunen mottar en søknad om produksjonstilskudd på papir, skal de opplysninger som søker har oppgitt registreres uavkortet. Om kommunen mener eller vet at opplysning som er gitt er feil, har kommunen ikke anledning å unnlate og registre opplysningen. Feilopplysningen i søknaden om bevaringsverdige storferaser kunne ha dannet grunnlag for en urettmessig utbetaling. Kommunen må endre sine rutiner slik at alle opplysninger i en søknad blir registrert. I denne saken burde det vært vurdert avkorting da søker har gitt feilopplysninger i søknaden. AVVIK 4 Harstad kommune mangler oppdaterte overordnede retningslinjer for prioritering av SMILsøknader. Forskrift 4.februar 204 nr. 448 om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket. Kommunen har avventet revidering av kommunal tiltaksstrategi og overordnet retningslinjer for prioritering av SMIL-søknader på grunn av varslede endringer i forskrift. Det ble gjort endringer i forskriften den 17.02.15. Nytt rundskriv, rundskriv 2015-17 punkt 1 og punkt 8, har kommentarer om tiltaksstrategi og overordnede retningslinjer. Harstad kommune skal snarest oppdatere de kommunale overordnede retningslinjene for prioritering av SMIL-søknader.
Side 6 av 7 MERKNAD 1 Kontrollen avdekket mangelfull påtegning i punkt 6 i søknadsskjema i SMIL-sakene. Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket og Søknadskjema SLF 430 B Det står i 6 andre ledd i SMIL-forskriften at det skal benyttes søknadsskjema som er utarbeidet av Landbruksdirektoratet. Punkt 6 i søknadsskjemaet skal være fylt ut. Dette er opplysninger som skal registreres i Saturn. Vi ber Harstad kommune om å sørge for å kontrollere at søknadskjema er riktig utfylt før oversending til fylkesmannen i framtidige saker. MERKNAD 2 Skriftlige avtaler mellom grunneier og tiltakshaver manglet i en av de kontrollerte sakene. Rundskriv 7/2005 punkt 6 presiserer at søknad om tilskudd til spesielle miljøtiltak på landbrukseiendom skal undertegnes av eieren eller andre som har hjemmel til å gjennomføre tiltaket (med skriftlig samtykke fra grunneieren). Uten skriftlige avtaler kan det oppstå konflikter både under og etter at tiltaket er gjennomført, så det er veldig viktig at dette er på plass. Kommunen skal sørge for at det blir gjort skriftlige avtaler i nye saker. MERKNAD 3 Kontrollen avdekket at bilag på fôrsalg som kommunen hadde innhentet i en sak, ikke var regnskapsført. Bilagene var ikke kontert/manglet påføring som viste hvor i regnskapet de var ført. Forskrift 22. mars 2002 nr. 283 om produksjonstilskudd i jordbruket 10.
Side 7 av 7 Dokumentasjon på at det har foregått et reelt fôrsalg, vil alltid være bilag fra regnskapet. Skal forvaltningen kunne beregne hvor mye arealtilskudd søker kan ha rett på, må bilaget vise antall kilo fôr og hvilken type fôr som er solgt. I tillegg kreves det flere opplysninger av bilaget, jf forskrift om bokføring 5.1.1. for at bilaget skal kunne godkjennes. Fylkesmannen anbefaler kommunen om å innhente utskift av hovedbok for å forsikre seg om at det har foregått et reelt fôrsalg. MERKNAD 4 Kontrollen viste at merknadsfeltet i Wespa var benyttet i de fleste saker som ble kontrollert, men det ble også avdekket mangler. Forskrift 22. mars 2002 nr. 283 om produksjonstilskudd i jordbruket. Endringer som gjøres i søknader om produksjonstilskudd og etter stikkprøvekontroller bør fremgå av notat som legges på saken. I Wespa skal merknadsfeltet benyttes når endringer gjøres av søkers opplysninger. I de fleste tilfellene kunne notatene som var skrevet med fordel vært mer utfyllende. Fylkesmannen anbefaler kommunen om å skrive sine notater mer utfyllende. Avsluttende kommentarer Fylkesmannen i Troms takker for godt samarbeid under forvaltningskontrollen. 27.03.15 Marit Gåre Kontrolleder