Brukermanual for administrator

Brukermanual for administrator

2

BAS ONLINE KAPITTEL 1: Start her! Det aller første man må gjøre for å få tilgang til BAS, er å logge inn. Dette gjør du ved å gå på https://intelsoft.no eller bare intelsoft.no Siden skal se slik ut: Skriv inn din E-post og passord, og trykk "Logg inn." 3

Etter å ha gjort dette vil du bli ført videre til startskjermen i BAS, som skal se slik ut: Du kan nå begynne å bruke BAS online systemet. 4

Hvordan legge til en kunde BAS ONLINE KAPITTEL 2: Forrige kapittel endte på forsiden av BAS. Nå skal vi ta det ett steg videre ved å legge til en kunde. Dette kan du enkelt gjøre ved å trykke på ruten som heter "kunder". Eller, du kan gjøre det ved å trykke på knappen som sier "apper" oppe i høyre hjørne av skjermen. Dette vil åpne en meny med de fleste apper, som gjør det enkelt å navigere gjennom siden. Du kommer nå til kundedatabasen, og alle kundene vises i en liste. Du kan enkelt søke etter en kunde. Her kan du trykke på +Ny Kunde -knappen, som vil la deg legge til en kunde. 5

Etter å ha trykket på denne knappen, vil du få opp ett "kundekort". Her kan du legge til all den informasjonen du trenger om personen eller firmaet du skal utføre en jobb for. Her skal vi se litt nærmere på det. Dette er hvordan siden ser ut for deg nå. Først og fremst vil du skrive inn din kundes navn. I vårt tilfelle, er det Kari Nordmann fra Lyn Elektro som vil ha litt hjelp. 6

Som du ser, står Kari Nordmann under "Privatkunde". I vårt tilfelle er hun ikke det, men hadde hun vært det, kunne vi ha skrevet hennes fødselsnummer for å identifisere hvem hun er. Hvis du trenger mer informasjon om Kari Nordmann, kan du trykke på "Søk 1881.no" ved siden av "Tilbake"-knappen. Alt du finner her kan du putte under "Mer Info". Men, hun er en firmakunde. Derfor kan du trykke på "Firmakunde" for å slippe ned en ny meny. Her må vi finne ut hva Lyn Elektro sitt organisasjonsnummer er. Ved siden av 1881- knappen, står det "Søk brreg.no". 7

Hvis du ikke vet hva organisasjonsnummeret til ett firma er, kan du trykke her og bli åpne søkesiden til Brønnøysund registrene. Denne åpnes i en ny fane, så kundebildet lukker seg ikke. Søk etter firmaet kunden din er fra, og finn organisasjonsnummeret. 8

Deretter kan du trykke på "Lagre", og all informasjonen du trenger om firmaet vil dukke opp! 9

Det er også mulig å angi mer informasjon under "Mer info knappen". Det vil se slik ut: 10

Da har vi lagret informasjon om kunden. Du kan nå legge til en saksbehandler og en kontaktperson, hvis det er aktuelt. For å legge til en saksbehandler er det bare å klikke på nedtrekksmenyen, og navn på saksbehandlere vil vises. Trykk på saksbehandleren som skal være standard for denne kunden, og trykk så på "Legg til". Du kan legge til flere saksbehandlere, om det er ønskelig. Disse saksbehandlerne vil alltid være deltagende i henvendelser fra denne kunden. 11

Da vil Andreas Olsen bli lagt til som saksbehandler. Saksbehandlerne som legges til på kundekortet, vil alltid være tilknyttet jobber som opprettes for denne kunden. Nå skal vi se litt på kontaktpersoner. Dette er ganske likt som å legge til en kunde. Bare trykk på + Ny Bruker- knappen og fyll inn skjemaet. 12

Da har vi lagt inn litt informasjon om Ola Nordmann. Som du kan se, er det to bokser du kan huke av. Den første, "Ekstern arbeidskraft" skal bare hukes av dersom kontaktpersonen er leid inn som arbeidskraft fra den kunden du jobber i. Den andre, "Kun tilgang til BAS Worker app", skal hukes av dersom du vil at personen kun skal ha tilgang til Worker Appen som beskrives i (eget kapittel). Under rettigheter kan du velge hva slags rettigheter Kari Nordmann skal ha. Hva en rettighetsgruppe er blir beskrevet mer detaljert i (eget kapittel). Nå skal vi bare se hvordan man bruker det. Det første du vil gjøre er å velge hvilken kunde som det dreier seg om. Det er Kari Nordmann. Kunden velger du på samme måte som du valgte saksbehandler. Det neste er å velge hvilken rettighetsgruppe hun skal ha. Da skal vi velge "Kunde." 13

Trykk på "Lagre." Trykk på "Tilbake." Hvis det er noe som må endres, er det akkurat like lett som å fylle inn informasjonen. Til høyre kan du se en boks som heter "Hendelser". Her kan du se hva som skal gjøres, har blitt gjort eller skal gjøres. Dette blir forklart mer detaljert i kapittel 8. 14

BAS ONLINE KAPITTEL 3: Hvordan legge til en ansatt På startskjermen, under "Apper" er det en rekke med knapper. Disse er under "innstillinger". I dette kapittelet skal vi lære å legge til en ny ansatt i BAS-systemet. Det første du må gjøre er å trykke på "Ansatte" -knappen. Deretter trykker du på + Ny Ansatt -knappen. Dette vil føre deg til en profil for den ansatte. 15

Her fører du inn opplysningene om den ansatte; navn, epost, telefon og om de er saksbehandler eller administrator, eller om de bare skal ha tilgang til BAS Worker appen. Navn Eksempelsen er da en saksbehandler. Dette innebærer at hun har noen spesielle rettigheter. Som administrator, har man alle rettigheter. 16

På høyre side av "Ansatt profilen", er det en rettighetsmeny. Denne er lik den du får når du skal legge til en kontaktperson. En saksbehandler vil som regel bare ha de kundene de har i systemet, så Navn Eksempelsen vil bare ha hennes kunde, Kari Nordmann. Den ansatte kan ha forskjellige rettigheter på forskjellige kunder. De kan for eksempel være administrator for en enkelt kunde, og kun ha lesetilgang på en annen kunde. 17

Disse tilgangene settes i appen «Rettigheter» som beskrives senere. Trykk "Lagre" og du er ferdig! 18

BAS ONLINE KAPITTEL 4: Hvordan legge til en ekstern bruker En ekstern bruker: - en kunde som skal logge seg inn for å se status - en ekstern bruker (3.part) som skal jobbe for ditt firma - alle andre som ikke er ansatt i firmaet, som skal ha en tilgang En ekstern bruker er de som ikke er ansatt i firma, men som fortsatt skal kunne se og forandre på ting i systemet, som en 3.part som er leid inn, eller en kunde som skal kunne se hvordan det går. Eksterne brukere funker på samme måte som en kontaktperson, som vi lærte å legge til i kapittel 2. Trykk på "Eksterne" ved siden av "Ansatte". Dette vil føre deg videre til en side med en liste over de eksterne brukere. Trykk på +Ny bruker -knappen. Fyll inn informasjonen som trengs, og velg den rettighetsgruppen som passer best. Dette er likt som beskrevet i «Ansatte», og «kontaktpersoner på kundekort» OBS! Pass på at eksterne ikke har høyere rettigheter enn de trenger. Du kan risikere å synliggjøre informasjon og filer som ikke tiltenkt andre enn de som jobber i din bedrift. Opprett rettigheter tilpasset tiltenkt bruk. 19

BAS ONLINE KAPITTEL 5: Hva er rettigheter, og hvordan lager man en rettighetsgruppe? Tidligere har vi lært hvordan man legger til rettigheter til enten kunder, ansatte eller eksterne brukere. Men hva er rettigheter? Du kan finne knappen på forsiden. Rettigheter er det en ansatt, kunde eller en ekstern bruker har lov til å se og gjøre med jobben de er tilknyttet til i BAS-systemet. Dette kan variere, som for eksempel, en kunde har bare lov til å se hva som blir gjort, imens en ansatt knyttet til den samme jobben kan se og redigere. Man kan også laget en tilpasset gruppe for brukere som trenger ett spesielt sett med rettigheter. Man kan tildele en rettighetsgruppe til så mange brukere man vil, så det er en enkel måte å få oversikt over de ansattes, kundenes og de eksterne brukernes rettigheter. Vi skal lage en ny rettighetsgruppe for kunder. 20

For å legge til en ny rettighetsgruppe, trykker du på knappen som er merket under. Du vil straks legge merke til en ny gruppe i en oransje tone. Trykk på den for å redigere den. Du kan lett redigere alle grupper ved å trykke på dem. Etter å ha trykket på knappen, vil en liste med rettigheter dukke opp, og du har muligheten til å velge om de skal være av eller på. Etterpå kan du tildele denne gruppen til brukere i BAS systemet. Valgene som gjøres her er for appen «Jobb kontroll» 21

Fyll først inn de to boksene over listen. Kryss av rettighetene som passer best. Trykk på lagre og du er ferdig! 22

BAS ONLINE KAPITTEL 6: BAS innkjøp er et elektronisk rekvisisjonssystem. Innkjøp Her kan du lage en innkjøpsforespørsel, og sende den til en ansatt som er oppgitt som bemyndiget for å signere rekvisisjoner. Fordelene med å bruke elektroniske rekvisisjoner er mange. For eksempel: Være bevisst på hva vi kjøper + oversikt Utvalgte ansatte tar ansvar for kostnadene Mulighet for statistikk for bruk i fremtidige budsjetter Signering kan utføres selv om personen ikke er tilstede Oversikt og kontroll som vil føre til sterkere økonomi i bedriften Klikk på flisen BAS Innkjøp på startskjermen. Klikk på Ny innkjøpsforespørsel på toppen av skjermen. 23

Nytt innkjøp Den ansatte som skal hente varen Avdelingen som kostnaden skal tilføres Leverandøren som rekvisisjonen gjelder for Ca pris på innkjøpet Intern tilknytning Beskrivelse av hva som skal kjøpes inn Person som skal godkjenne innkjøpet Innkjøpskategori Eventuelle filer kan legges ved Lagre Personen som skal godkjenne innkjøpet, får beskjed på epost og på startskjermen. Det er også muligheter for SMS melding med direkte link på dette om det er aktivert. 24

Liste over ventende godkjenninger Hvis du klikker på Liste på toppen av skjermen, eller klikker på flisen Innkjøp i startskjermen, vil du få opp en liste over de innkjøpsforespørslene du må ta stilling til. Du kan også i dette bildet se de du har opprettet, for å se om de er godkjent, og du kan se andre innkjøpsforespørsler. Du kan veksle mellom ikke godkjente, og godkjente med den gule knappen. Klikk på linjen for å åpne innkjøpsforespørselen. Du vil da se informasjonen, og du har mulighet til å skrive kommentarer i logg, og laste opp dokumenter. Klikk på linjen med informasjon for å redigere / godkjenne / avslå 25

Det er kun personen som er valgt som ansvarlig som kan sette status godkjent. Andre kan velge godkjent med signatur, men da vil rekvisisjonen ha signaturfelt og krav om at ansvarlig skal signere. Innkjøpsforespørselen kan avslås ved å sette den til ikke godkjent. 26

Hvis innkjøpsforespørselen godkjennes, vil den låses for redigering. Du får da opp en knapp for utskrift. Du kan også oppdatere kostnaden. Klikk på skriv ut, og du vil få lastet ned en PDF fil med rekvisisjon. OBS!! Kun den første utskriften blir merket ORIGINAL. Skriver man ut flere ganger, vil disse påføres KOPI Du kan i ettertid laste opp dokumenter (eks inngående faktura) og skrive i loggen. Denne innkjøpsforespørselen vil da vises i lisen som godkjent / ikke godkjent: 27

BAS ONLINE KAPITTEL 7: Oppfølging Denne appen brukes for å sende meldinger til ansatte i firmaet. Dette kan typisk være: Kundehenvendelser Oppfølging av jobber Andre hendelser som er «ikke personlige» Disse oppføringene logges på bruker eller kunde og er sporbare. De vil også utløse påminnelser om det settes en frist. Hendelser tilknyttet en kunde, vil vises på kundekortet. For å registrere en hendelse: Klikk på flisen BAS oppfølging på startskjermen. Klikk på Ny intern hendelse 28

Du kan velge en kunde, men det er ikke nødvendig. Emnet skal beskrive hva dette gjelder. Eks Kontakt kunde Navn / nr / epost Beskriv hva dette gjelder Velg den personen som skal følge opp, og frist for oppfølging Hvis saken ikke trengs å følges opp, kan du huke av Kun til logg Velg type henvendelse Du kan også laste opp filer om du har Klikk på Lagre når du er klar. Ved lagring, vil ansvarlig person få melding om dette på e-post og på sin startskjerm. 29

Oppfølging Klikk på flisen (knappen) for Bas Oppfølgning på startskjermen, eller klikk på Liste på toppen av skjermen om du fortsatt er inne i appen. Du vil se dine hendelser som ikke er ferdig behandlet: Du kan også enkelt se de du har sendt, ved å klikke på Sendte Hvis du klikker på Vis ivaretatte, ser du de som er logget som ferdig behandlet. Klikk på linjen du vi behandle, så vises flere detaljer for den aktuelle hendelsen. Informasjon: Her vises en oversikt, som du så i listen tidligere. Klikk på linjen for å redigere og endre status Her kan du endre kategori, status, tekst og videresende meldingen til en annen ansvarlig om det trengs. Videresending logges i meldingsloggen Se bildet på neste side. 30

Dokumenter Her kan du laste opp dokumenter om det er aktuelt. Klikk på Last opp filer, deretter på Velg filer. Du kan velge inntil 20 filer samtidig. Klikk på Last opp. 31

Logg Om du ønsker å loggføre et notat, skriv inn i rammen og klikk enten på Lagre i logg, eller lagre og send melding til mottaker. Sistnevnte sender meldingen til personen som opprettet hendelsen. Elles lagres den i meldingsloggen. Tilknytt hendelse Her kan du tilknytte hendelsen til en kunde. Hvis dette gjøres vil du se hendelsen på kundekortet. Dette bør alltid gjøres hvis hendelsen har med en kunde å gjøre. Du kan opprette kunden ved å gå til startskjerm og deretter klikke på flisen Kunder 32

Lag en henvendelse (jobb) av denne meldingen Du kan endre hendelsen til henvendelse i valgt kunde. Du finner den da i Jobb kontroll under fanen henvendelser på valgt kunde. Du vil da slette hendelsen (oppfølging) og lage en jobb av denne. Alle meldinger i loggen og dokumenter flyttes automatisk med. OBS: Du flyttes automatisk til appen Jobb kontroll 33

BAS ONLINE KAPITTEL 8: Hvordan legge til en ny henvendelse/jobb En henvendelse, eller en jobb, er alle oppgaver du har mot en kunde. På startskjermen, er det en knapp som heter "BAS Jobb kontroll". Trykk på knappen. Du kommer da inn på en slik side (hvis du har rettigheter i mer enn en kunde): Velg den riktige kunden. 34

Her har du god oversikt over alle henvendelsene som blir lagt til for denne kunden. For å legge til en ny, trykk på "+Ny henvendelse"-knappen som er markert på bildet. Legg inn den nødvendige informasjonen og trykk "Send henvendelse." OBS!! Vær nøye på at du har valgt riktig kunde før du oppretter henvendelsen. 35

Du har nå lagt til en ny henvendelse. Kunder, hvis de har fått rettigheten til det, kan også legge til henvendelser. Den nye henvendelsen vil dukke opp på saksbehandlerens startskjerm, i tillegg til at saksbehandler vil få en e-post. 36

BAS ONLINE KAPITTEL 8.1: Hvordan endre en henvendelse og hva man kan gjøre. ENDRE EN HENVENDELSE Ved å trykke på henvendelsen i listen, blir du dirigert til en side der du kan endre oppgaver, legge til dokumenter og skrive meldinger. For å endre på henvendelsen må du trykke på den samme linjen en gang til. Ett nytt lite vindu åpnes, og du kan endre det du ønsker. 37

Du kan endre kategori på henvendelsen. Ingen informasjon forandres, men du finner henvendelsen igjen under den nye kategorien på oversiktslisten. I listen finner du alle kategorier på toppen, i grått felt. Filer som lastes opp, merkes med kategorien du har valgt. Dette kan endres senere om ønskelig. INVOLVERTE PERSONER Helt til høyre er det en boks som heter "involverte personer". Her ser du standard saksbehandler(e), som er tilknyttet den valgte kunden, og de vil alltid få en beskjed via E-post ved endringer. Man kan legge til nye involverte personer ved å trykke på "Legg til ny" -knappen. 38

Etter å ha trykket på "Legg til ny" kan du velge mellom tre forskjellige punkter: UTFØRENDE: En som skal utføre en oppgave. SAKSBEHANDLER: Legg til flere saksbehandlere KONTAKTPERSON: Ekstern bruker tilknyttet til kunden. MONTØR Opprett i ANSATTE Tilknytt til kunde Abc123 med rettighet Innleid arbeidskraft Opprett som Ekstern bruker og gi rettighet i kunde Abc123, velg ekstern arbeidskraft Kunde med innsyn Opprett som kontaktperson på kundekort, gi rettighet Saksbehandler Standard saksbehandler på kundekortet til Abc123 vil alltid være deltagende Saksbehandler Opprett saksbehandler i ansatte, og gi rettighet i kunde Abc123 eller sett som administrator Utførende Ekstern Utførende Jobb for kunde Abc123 Kontaktperson Standard saksbehandler Ekstra saksbehandler 39

DOKUMENTER Til venstre er det en boks som heter "Dokumenter". Denne funksjonen lar de som har rettighet laste opp dokumenter. Man kan laste opp inntil 20 filer samtidig, men ubegrenset antall. Du kan laste opp en fil ved å trykke på knappen som sier "Last opp filer". Trykk deretter på "velg filer" og velg de nødvendige filene og. Til slutt, trykk på "Last opp." OBS: Du kan ikke laste opp mapper! MELDINGER Meldinger, som er i boksen ved siden av dokumenter, fungerer som en logg hvor alle involverte som har rettighet kan skrive meldinger. Man kan sende en melding ved å trykke på "ny melding". OPPGAVER Ved siden av "hovedoppføring" er det en fane som heter "Oppgaver". En oppgave er en fordeling av jobben, som for eksempel at en ansatt skal vaske østsiden av husets vinduer, imens en annen tar vestsiden. Det er da to forskjellige oppgaver, og de ansatte kan oppdatere hver sin oppgave. Oppgaver kan sees på som underordre, eller deloppgaver. De kan opprettes av saksbehandler, eller av utførende via webappen BAS works. Oppgaver beskrives i detalj i avsnittet om BAS works i kapittel 9 For å legge til en ny oppgave, trykker du på den grønne knappen "+ Ny oppgave". Fyll inn skjemaet med den nødvendige informasjonen og trykk "lagre oppføring". Du kan laste opp dokumenter, skrive logg og tildele personer på hver oppgave, på samme måte som beskrevet om Ny henvendelse. 40

BAS ONLINE KAPITTEL 9: WORKER appen og oppgaver Hvis du ønsker å bruker WORKER appen (BAS works) for utførende personer, vil den kunne brukes til følgende: Innmelding av utført arbeid Befaring Dokumentering Avvik Tillegg Enkel timeføring Logg på webappen her: worker.intelsoft.no WORKER appen (Bas Works) og oppgaver, som du finner i tilknytning til en jobb, henger tett sammen. Du må bruke oppgaver for å kunne benytte WORKER, men man kan benytte oppgaver uten å bruke WORKER. Hvis du aktiverer BAS works i en jobb, og legger til en utførende som har tilgang til Worker Appen, vil denne personen se jobben i sin app. For saksbehandler: 41

For utførende: I appen listes alle jobber hvor personen er satt opp som utførende Personen kan da trykke på den aktuelle jobben, for å komme til oppgavene. I neste bilde ser man de oppgavene man selv er deltagende i. Trykk på knappen informasjon, for å se detaljer om jobben. Disse detaljene hentes fra jobbens hovedbilde. Det samme gjelder for dokumenter og meldinger. For å endre en oppgave som er påbegynt, trykker man på oppgaven. For å lage en ny oppgave, trykker man på knappen «Legg til ny» I oppgavene må man angi et emne. Dette skal beskrive oppgaven som skal utføres. Dette er et fritekstfelt. Eksempler kan være: Installasjon av sikringsskap Arbeid i leilighet H0101 Tillegg ekstra punkt Avvik registrert Kjøring Kort sagt skal alle deloppgaver av en jobb, eller et prosjekt legges til her. Inne på hver oppgave kan man laste opp dokumenter, ta bilder fra mobiltelefon, skrive i logg og angi antall timer som er benyttet på oppgaven. 42

Når man har skrevet inn en beskrivelse, og lagt til et dokument (eks. bilde) kan man avslutte oppgaven, og den vil forsvinne fra WORKER appen. For saksbehandler: Velg fanen «Oppgaver» når du er inne på en jobb. Der vil du se alle oppgavene som er opprettet i WORKER appen: Du vil se status for oppgaven. Om den er satt til avsluttet i WORKER appen, vil utført kolonnen vise grønn farge og datoen når den er satt ferdig. Klikk på en oppgavelinje for å redigere, og lese meldinger og dokumenter. Du har da mulighet til å merke den «godkjent», slik at du vet at dokumentasjon og opplysninger er tilfredsstillende. Hvis den ikke er godkjent, kan du velge å aktivere den i BAS works igjen, og sette den til ikke utført. Da vil den komme tilbake i appen til den som avsluttet oppgaven. 43

Helt til venstre i listen ser du om oppgaven er aktiv i BAS works (telefonsymbol), og om den er skjult for eksterne (øyesymbol). Saksbehandler kan opprette oppgaver, og tildele oppgaver til en utførende. Da vil oppgavene bli synlig i appen. HUSK: Alle de som skal utføre oppgaver må legges til som utførende i hovedjobb bildet, og deretter må hver enkelt tildeles på hver oppgave. Eks hvis Jon skal utføre en oppgave, og Tor en annen, må både Jon og Tor angis som utførende i hovedbildet. Jon må tildeles på en oppgave, og Tor må tildeles i en annen oppgave. Eksportering Du kan eksportere listen, slik du ser den på skjermen. Eks: Jeg søker på utførende og eksporterer listen: Del blir slik i Excel: 44