Prosjekt Pasientreiser (tidl. Enkeltoppgjør) Presentasjon av prosjektet og status pr 12. februar 2009

Prosjekt Pasientreiser (tidl. Enkeltoppgjør) Presentasjon av prosjektet og status pr 12. februar 2009 Styremøte i Helse Vest RHF 04.03. 2009

Agenda Direkteoppgjør eller enkeltoppgjør Prosjekt Pasientreiser Prosjektets status pr 12. februar 2009

Hovedregelen er at pasienter får dekket billigste reisemåte med rutegående transport tur/ retur nærmeste behandlingssted Enkeltoppgjør Reise uten rekvisisjon. Bruker legger selv ut for reisen. For å få dekket reiseutgiftene leverer brukere kvitteringer til NAV og får refusjon. Dette tilbudet faller bort dersom turen går innenfor en bys grense og ikke koster mer enn lokal minstetakst. Ved hver reise skal det betales en egenandel som er fastsatt av Stortinget. Direkteoppgjør Reise med rekvisisjon. Rekvisisjonen er utstedt på et medisinsk eller trafikalt (ved manglende rutegående tilbud) grunnlag. Rekvisisjoner på medisinsk grunnlag utstedes av behandler. Både NAV og kjørekontorene utsteder rekvisisjoner på trafikalt grunnlag. Ved hver reise skal det betales en egenandel som er fastsatt av Stortinget.

Prosjektet har siden etableringen blitt utvidet til å omfatte åtte delprosjekter som gir et helhetlig fokus på pasientreiser RHF-ene får i oppdrag å gjennomføre et forprosjekt for å organisere enkeltoppgjør RHF-ene får oppdrag i foretaksprotokollen om elektronisk innrapportering av egenandeler AD-møtet vedtar delprosjekt IKT og IKT-budsjett RHF-styrene orienteres om prosjektet i likelydende styresak AD-møtet vedtar opprettelse av nasjonalt prosjekt. AD-møtet vedtar prosjektets budsjett, samt utvidelse v/ delprosjekt Egenandeler direkteoppgjør 2006 Juni 2007 Des. 2007 Jan 2008 Mars 2008 April 2008 Mai 2008 Juni 2008 Aug. 2008 Sept. 2008 Okt. 2008 Nov. 2008 Des. 2008 Nasjonal styringsgruppe (SG) konstituerer nasjonal prosjektgruppe og ressursgruppe SG behandler rapport fra forprosjektet SG vedtar delprosjekt Info.- og veil.tjenester for hele pasientreiseområdet. Forprosjektet leverer sluttrapporten Utredning av modell for fremtidig organisering av enkeltoppgjør for pasienttransport SG vedtar et forprosjekt for utredning av elektroniske egenandeler fra direkteoppgjør SG behandler prosjektdirektiv for delprosjekt Egenandeler direkteoppgjør

Prosjektorganisasjon oppdatert 12.12.08 Ressursgruppe Jostein Svendsen, Helse Sør-Øst RHF Per Karlsen, Helse Vest RHF Dagfinn Tynes, Helse Midt-Norge RHF Einar Holand, Helse Nord RHF Prosjekteier Helse Sør-Øst RHF Styringsgruppe Steinar Marthinsen, (leder) Nils J. Lindheim, Helse Sør-Øst RHF Per Karlsen, Helse Vest RHF Per Holger Broch, Helse Midt-Norge RHF Paul Strand, Helse Nord RHF Jostein Svendsen, Systemeierforum Hilde Olsen, NAV Christine Bergland, Helsedirektoratet Reidun Mattingsdal, konserntillitsvalgt Kari B. Sandnes, konserntillitsvalgt Brit Haugdahl, brukerrepresentant Signe Ramberg, brukerrepresentant Prosjektgruppe Cecilia Flatum (leder) Irene Skiri, Helse Nord RHF Ingerlise Ski, Helse Sør-Øst HF Kåre Peder Nystad, Helse Vest RHF Erik A. Øyen, Helse Midt-Norge RHF Allan Lochert, IKT, Helse Sør-Øst RHF Per Ludvig Skjerven, NAV Roger Bjerke, Egen. DO og Inf/veil. Jon Olsen, Nasjonalt selskap Hilde Mork, Kommunikasjonsansvarlig Mari Dale Slørstad (prosjektkoordinator) Prosjekt Pasientreiser Delprosjekt Info. og veiledningstjenester Prosjektleder Roger Bjerke Delprosjekt Egenandeler Direkteoppgjør Prosjektleder Roger Bjerke SG IKT* SG NS SG HSØ SG HMN SG HN Delprosjekt Anskaffe IKT Prosjektleder Allan Lochert Delprosjekt Nasjonalt selskap Prosjektleder Jon Olsen Delprosjekt Helse Sør-Øst Regional prosjektleder Ingerlise Ski Delprosjekt Helse Vest Regional prosjektleder Kåre Nystad Delprosjekt Helse Midt-Norge Regional prosjektleder Erik A. Øyen Delprosjekt Helse Nord Regional prosjektleder Irene Skiri * SG for Utvikling og implementering av saksbehandlingssystem 6

Mål for prosjekt Pasientreiser ble vedtatt i nasjonal styringsgruppe 14. mai 2008 Hovedmål Sørge for at de regionale helseforetakene og det nasjonale selskapet er forberedt til å overta enkeltoppgjør, reiseplanlegging og informasjon for pasientreiser fra NAV senest 31.12.09. Sentrale delmål Etablere ny organisasjon for enkeltoppgjør, med regionale enheter og nasjonalt selskap. Utarbeide standardiserte arbeidsrutiner Kvalitetssikre utvikling av IKT-løsning for enkeltoppgjør. Sikre gjennomføring og kvalitetssikring av en koordinert implementering. Sikre at informasjonsarbeidet gjennomføres på en god og entydig måte. Ivareta regionenes og NAVs omdømme relatert til reformen. Sikre elektronisk overføring av egenandels- og oppgjørsinformasjon mellom NAV og RHFene

Vårt felles målbilde 1.1.2010 for planlegge reise, informasjon og enkeltoppgjør Prosjekt Pasientreiser SERVICETELEFON 05520, www.pasientreiser.no 1 3 4 POST Bruker PLANLEGGER REISE 2 Bruker BRUKER FYLLER UT REISEREGNING BRUKER POSTLEGGER KRAV GJENNOMFØRER REISE 7 UTBETALING TIL BRUKER Helse Nord Helse Midt-Norge Helse Vest Helse Sør-Øst Nasjonalt selskap ANS 5 POSTMOTTAK OG FORDELING TIL SAKSBEH.ENH. 6 SAKSBEHANDLING OG VEDTAK OM UTBETALING

Vedtatt fremtidig organisering Helse Nord Helse Midt-Norge Helse Vest Helse Sør-Øst * Nasjonalt selskap ANS - SKIEN Nordland SE1 Ålesund SE1 Førde SE1 Innlandet SE1 Helgeland SE2 Levanger SE2 Bergen SE2 UNN HF SE3 Orkdal SE3 Fonna SE3 Finnmark SE4 Stavanger SE4 * Reiseplanlegging legges til kjørekontor SE = Saksbehandlingsenhet Nye regionale oppgaver: Saksbehandling enkeltoppgjør Reiseplanlegging Informasjon Nye nasjonale oppgaver: Motta / skanne reiseregning Utsende vedtaksbrev Utbetaling Materiell (bilag, skjema) Juridisk kompetanse Opplæring Systemforvaltning Internrevisjon /stikkprøver www.pasientreiser.no

Oversikt over lokalisering av Nasjonalt selskap og enheter for pasientreiser Hammerfest Tromsø Gravdal Mosjøen Ålesund Førde Bergen Haugesund Stavanger Levanger Orkdal Folldal* Lillehammer* Moelv Lørenskog* Fredrikstad* Drammen* Skien, Nasjonalt selskap for pasientreiser Skien* Arendal* * Kjørekontor med reiseplanlegging og informasjon, men ikke saksbehandlingsenhet for enkeltoppgjør -10 -

Revidert milepælsplan oppdatert etter planrevisjon 2 1/1-09 1/4-09 1/6-09 Etablerings- og testfase 1/9-09 Utrullingsfase Prosjekt Pasientreiser 31/12-09 28/2 10) Behov for tlf.løsning er definert 13/3 11) Maskin-/basis programvare i prod.miljø og driftsavtale er etablert 15/3 12) Stiftelsesmøte ANS 1/4 13) 50 % utvikling gjennomført 1/4 14) Konsesjon innvilget 15) Utrullingsstrategi og detaljplan godkjent 3/4 16) Brevmaler godkjent 18/5 17) Registre/ alt. løsninger er etablert 18) Beredskapsplan godkjent 1/6 19) Rutinebeskrivelser og plan B-prosesser. 1/6 20) Detaljere prioriterte støtteprosesser ANS 21) Kundeavtaler (SLA) ANS RHF er signert 15/6 22) Iterasjon 1-5 gjennomført 15/6 15/6 23) Alle ansettelseskontrakter er signert 24) 05515 er implementert ved alle enheter. 15/6 25) Opplæringsprogram er klart til gjennomføring 26) Brosjyrer, brev, info. kampanje klare til distribusjon 19/6 27) Fysisk infrastruktur er klar - Trinn 1 ANS+1 HF 1/8 28) Øk system er implementert 1/8 29) Ny reiseregning og konvoluttløsning er distribuert. 1/8 30) Prioriterte oppdateringer www.pas.reiser.no 25/8 31) Testing elektronisk og fysisk arbeidsflyt.......... = DP IKT = DP ANS = REG. DP + DP ANS = NASJ. PROSJEKT = DP INFO /VEIL 1/9 1/9 32)Installasjonsdag IKT 33) Vedlikeholdsavtale er etablert 34) 05520 Produksjonsstart 15/9 35) Fysisk infrastruktur er klar - Alle enheter - 36) Opplæring 37) Utrulling 30/11 gj.ført 38) Info.kampanje gjennomført 39) Endelig overtakelse gjennomført 31/12

Samlet budsjett for prosjekt Pasientreiser vedtatt i ADmøtet 27. oktober 2008 Tall i hele 1000 Driftskostnader 90.000 80.000 76 mnok 70.000 60.000 50.000 40.000 30.000 20.000 18mnok 10.000 1 mnok 1,3 mnok 2007 2008 2009 2010 IKT kostnader * Etablerings og driftskostnader Prosjektgj.føring 40.000 35.000 30.000 25.000 20.000 15.000 10.000 5.000 Investeringer 36 mnok 11 mnok 5 mnok 2007 2008 2009 2010 Regionale enheter Nasjonalt selskap IKT * Inkl. ikke leiekostnader (for applikasjon) Norsk Helsenett. Forventet aktivert fra idriftssetting - årsskiftet 2009/2010. Budsjettet inkluderer ikke: Eventuell videreføring av avtalen med NAV i to mnd i 2010 (22 mnok) Utvidelsen til å omfatte delprosjekt Egenandeler direkteoppgjør og delprosjekt Informasjon og Veiledning for hele pasientreiseområdet. Prosjektet utarbeider en sak til Helse- og omsorgsdepartementet og AD-møtet som synliggjør budsjettmessige konsekvenser relatert til prosjektets utvidede omfang.

Milepæl Prosjekt Status Kommentar levert dato Prosjekt Pasientreiser Milepælsstatus for planleggings- og detaljeringsfasen fra 14. mai til 31. desember 2008 1) Prosjektorganisasjon vedtatt 30/6-08 2) Lokalisering 30/09-08 3) Kontrakt med leverandør av IKTsystem 13/10-08 4) Kommunikasjonsstrategi og kommunikasjonsplan 30/11-08 5) Detaljerte standardiserte kjerneprosesser 30/11-08 6) Bemanningsfordeling og kompetanseprofil 30/11-08 Alle Alle regionale delprosjekt og Nasjonalt selskap Delprosjekt IKT Nasjonalt prosjekt Alle Alle Nord, Vest og Midt-Norge 30/6-08 Sør-Øst 22/8-08 Nasjonalt selskap 30/8-08 Nord, Vest og Sør-Øst 30/9-08 Nasjonalt selskap 18/11-08 Midt-Norge 30/11-08 Kontrakt signert av prosjekteier13/10-08. Nasjonalt styringsgruppe 13/11-08 Midt-Norge, Sør-Øst og Vest 30/11-08 Nord 14/1-09 Nasjonalt styringsgruppe13/11-08 og Nasjonalt styringsgruppe 5/2-09 85% av årsverkene. Nasjonal SG 13/11-08 Årsverk til informasjon utredet, og inngår i budsjettsak til HOD og AD-møte i mars-09. 7) Forretningsidé ANS 8/12-08 Nasjonalt selskap AD-møtet 17/11-08 8) Org.struktur, bem.-,kompetanseog rekrutteringsplan pr enhet 19/12-08 Alle regionale delprosjekt Midt-Norge og Sør-Øst 18/12-09 Nord 16/1-09 Vest 20/1-09 9) Detaljeringsdokument IKT-system 15/12-08 Delprosjekt IKT Levert 15/12-08. Godkjent av prosjekteier 8/1.09

Milepælsstatus Etablerings- og testfasen (januar - juni 2009) Prosjekt Pasientreiser Milepæl Prosjekt Status Kommentar 10) Behov for telefoniløsning er definert 28/2 Info. og Veiledning 11) Maskin-/basis programvare i produksjonsmiljø og driftsavtale er etablert 13/3 12) Stiftelsesmøte ANS definert 15/3 Nasjonalt selskap Fremskyndes. IKT 13) 50 % IKT-utvikling er gjennomført 1/4 IKT 14) Konsesjon fra Datatilsynet er innvilget 1/4 Nasjonalt prosjekt Under ferdigstill. 15) Utrullingsstrategi og detaljplan er godkjent 1/4 Nasjonalt prosjekt 16) Brevmaler er godkjent 3/4 Nasjonalt prosjekt 17) Registre og alternative løsninger er etablert 18/5 Nasjonalt prosjekt 18) Beredskapsplan er godkjent 18/5 Nasjonalt prosjekt 19) Rutiner og plan B prosesser er godkjent 1/6 Nasjonalt prosjekt 20) Detaljerte støtteprosesser ANS er etablert 1/6 Nasjonalt selskap 21) Kundeavtaler SLA (ANS-RHF) er signert 1/6 Nasjonalt selskap 22) Iterasjon 1-5 er gjennomført 15/6 IKT 23) Alle ansettelseskontrakter er signert 15/6 RHF og Nasj. selskap 24) 05515 er implementert ved alle enheter 15/6 Info og Veiledning 25) Opplæringsprogram er klart til gj.føring 15/6 Nasjonalt prosjekt 26) Informasjonskampanje klare til distribusjon 15/6 Nasjonalt prosjekt 27) Fysisk infrastruktur er klar, trinn 1 ANS+1 HF 15/6 RHF og Nasj. selskap Dialog med HOD pågår. AD ANS og driftssjef ansatt

Milepælsstatus Etablerings- og testfasen (august) og Utrullingsfasen (september-desember 2009) Milepæl Prosjekt Status Kommentar 28) Økonomisystem er implementert 1/8 Nasjonalt selskap Prekval. pågår 29) Ny reiseregning og konvoluttløsning er distribuert 1/8 Nasjonalt prosjekt 30) Nødvendige oppdateringer www.pas.reiser.no er gjennomført 1/8 Info og Veiledning 31) Elektronisk og fysisk arbeidsflyt er testet 25/8 IKT, RHF og Nasj. sel. 32) Installasjonsdag IKT er gjennomført 1/9 IKT 33) Vedlikeholdsavtale er etablert 1/9 IKT 34) 05520 er i produksjon 1/9 Info og Veiledning 35) Fysisk infrastruktur er klar ved alle enheter 15/9 RHF 36) Opplæring er gjennomført for alle ansatte 30/11 Nasjonalt prosjekt 37) Utrulling er startet ved alle enheter 30/11 Nasjonalt prosjekt 38) Informasjonskampanje er gjennomført 30/11 Nasjonalt prosjekt 39) Endelig overtakelse fra NAV er gjennomført 31/12 Nasjonalt prosjekt

Risikovurdering Prosjektgjennomføringsfasen pr 5.2.09 Prosjekt Pasientreiser 1 Konsekvens 5 3 1 4 9 8 5 2 6 7 1 Sannsynlighet 5 # = eksisterende risikoelement # = nye risikoelement = endring siste periode Generelt 1. Manglende finansiering fra HOD. 2. Utvidet ansvarsområde for prosjekt Pasientreiser midler til gj.føring. 8. Manglende dedikerte ressurser lokale enheter for pasientreiser og nasjonalt selskap (smh m rekruttering). IKT 3. Utvikling av nytt IKT-system Enkeltoppgjør. 4. Konsesjon fra Datatilsynet. 5. Oppslag ulike registre (inkl. Har Borger Frikort, Folkereg., Innkalling, Oppmøte). 9. Anskaffelse av økonomisystem forsinkes Bemanning og kompetanse 6. NAV opprettholder ikke dagens servicenivå eller implementerer nye rutiner, herunder informasjon om ny ordning, fram til 01.01.10. 7. NAVs bemanningsanslag er for lave, og oppgavemengde som overtas er ikke godt nok dokumentert. 17

Risiko Prosjektgjennomføringsfasen - tiltak # Risikoelement Tiltak Generelt 1 Manglende finansiering fra HOD. Budsjettnotat under utarbeidelse. Møte med HOD gjennomføres i mars 2009. 2 8 IKT Utvidet ansvarsområde for prosjekt Pasientreiser. Manglende dedikerte prosjektressurser lokale enheter for pasientreiser og nasjonalt selskap. Mottaksapparatet er ikke klart tidsnok. Delprosjekter etablert. Se budsjettsak. Samlet plan med alle aktiviteter pr enhet. Nasjonale, regionale og lokale opplærings- og utrullingskoordinatorer er utpekt. Flere regionale superbrukere ved tidlige ansettelser. 3 Utvikling av nytt IKT-system. Ansette egen testressurs. Ytterligere eksterne-qa ved leveranser. 4 Konsesjon fra Datatilsynet Søknad kvalitetssikres og under ferdigstillelse. 5 Oppslag ulike registre. 9 Anskaffelse av økonomisystem forsinkes Bemanning og kompetanse NAV opprettholder ikke dagens servicenivå 6 eller implementerer nye rutiner, herunder informasjon om ny ordning, fram til 01.01.10. Sak i felles styringsgruppe ledet av HOD ift Har Borger Frikort. Folkeregisteret er tatt opp med HOD. Venter på tbm Workshop plan B prosesser gjennomføres medio feb08. Prekvalifisering kunngjort. Et stramt løp er lagt. Ressurs til anbud og forhandlinger, samt ressurs til mottaksprosjektet er på plass NAV deltar i alle prosjektgrupper. Hospiteringsordninger mulig. NAV ansvarlig for korrekt informasjon til ansatte. Månedlige koordineringsmøter mellom nasjonalt prosjekt og NAV. Ny reiseregning innføres innen 1.4.09. 7 NAVs bemanningsanslag er for lave, og oppgavemengde som overtas er ikke godt nok dokumentert. Samlede årsverk basert på kartlegginger sammenstilles og forelegges HOD. Evaluering foreslått etter f.eks 3 mnd drift. Gode systemer som muliggjør måling av antall saker, henvendelser og tid blir avgjørende. 18

Risikovurdering Utrullingsfasen og Driftsfasen pr 5.2.09 Prosjekt Pasientreiser 1 Konsekvens 5 B H D G E F C A 1 Sannsynlighet 5 # = eksisterende risikoelement # = nye risikoelement = endring siste periode Utrullingsfasen A. Omdømme. B. Rekruttering, opplæring er ikke på plass tidsnok. H Lokaler og infrastruktur er ikke på plass tidsnok. Driftsfasen C. Tjenestene holder ikke god nok kvalitet. D. For lav kapasitet i startfasen nye rutiner skaper ventetid og lang saksbehandlingstid, ufullstendig registre gir lenger saksbehandlingstid. E. Leger og andre behandlere ønsker ikke å formidle konvolutter. F. Brukerne er negative til ordningen. G. Stort antall informasjonshenvendelser for veiledning om utfylling av skjema og avklaring av godkjente bilag. 19

Risiko Utrullingsfasen og Driftsfasen - tiltak Utrullingsfasen Risikoelement Tiltak A Negativ medieomtale. Følge vedtatt kommunikasjonsplan og mediestrategi. B Rekruttering og opplæring, infrastruktur er ikke på plass tidsnok. Prosjekt Pasientreiser Alle ansettelseskontrakter skal være signert innen 15.6. Opplæringskoordinatorer på plass og nasjonal opplæringsprogram under utarbeidelse. B Rekruttering, opplæring, infrastruktur er ikke på plass tidsnok. Utarbeide detaljert fremdriftsplan for alle regioner følges opp regionalt og nasjonalt. Rekruttering pågår. Driftsfasen C D E Tjenestene holder ikke god nok kvalitet. Leger og andre behandlere ønsker ikke å formidle konvolutter. For lav kapasitet i startfasen nye rutiner skaper ventetid og lang saksbehandlingstid, ufullstendig oppmøte- og innkallingsregister gir lenger saksbehandlingstid. Sikre samarbeid med NAV. NAV deltar i alle arbeidsgrupper. Inkl. NAV-repr i NPG. Avholde jevnlige møter. Kommunikasjonsplan og kommunikasjonsstrategi er vedtatt. Utarbeide beredskapsplaner og manuelle rutiner dersom oppmøte- og innkallingsregister ikke er fullstendig. F Brukerne er negative til ordningen. Brukerrepresentanter er involvert både nasjonalt og regionalt. Kommunikasjonsplan og kommunikasjonsstrategi er vedtatt. Sikre god samhandling med prosjekt Realisering frikort G Stort antall informasjonshenvendelser for veiledning om utfylling av skjema og avklaring av godkjente bilag. Eget forprosjekt for informasjons- og veiledningstjenester. Sikre at NAV opprettholder tilbud i 2009, ref. avtale. 20 H Lokaler og infrastruktur er ikke på plass tidsnok. Regionale SG-repr følger opp lokalt.

Prosjektet har gjennomført en rekke risikoreduserende tiltak i delprosjekt IKT Riskodag gjennomført 18.12.08 Risikobildet er omforent i prosjekt Pasientreiser, Acando og NHN Særskilte rutiner for oppfølging av risiko er etablert. Avenir har gjennomført en ekstern QA av Acando Designdokument Avenirs oppsummerer med at den dokumenterte løsningen gir inntrykk av meget god forståelse av kundens domene og behov, samt hvordan disse behov og krav best kan dekkes av en teknisk løsning. Ny organisering av delprosjekt IKT Leder av styringsgruppen IKT har i samarbeid med prosjektet utarbeidet en revidert prosjektorganisasjon for delprosjektet. Delprosjektet har ny prosjektleder. Det er foreslått å øke én ressurs som vil ha testing som hovedoppgave. Vurdering av en alternativ anskaffelsesstrategi En alternativ anskaffelsesstrategi er vurdert basert på en helhetsvurdering av prosjektets totale risikobilde, funksjonalitet, teknologi, økonomi og tid. Den valgte anskaffelsesstrategien ønskes videreført. KONKLUSJON Den samlede vurderingen er at den valgte anskaffelsesstrategi ønskes videreført. Den gjennomførte prosessen har belyst forhold relatert til risikobildet, tydeliggjort avhengighetene, og bidratt til å bevisstgjøre hele prosjekt Pasientreiser. 21