Til tilbydere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato 201000353 31.08.2010 Kjøp av datarekvisita til departementsfellesskapet Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse (FOA Del III) Sak 201000353 Postadresse Kontoradresse Telefon Internet Saksbehandler Postboks 8129 Dep Einar Gerhardsens plass 3 22 24 90 90 www.dss.dep.no Magnus Hansvold 0032 OSLO Telefaks E-post Telefon: 22 24 00 93 postmottak@dss.dep.no 22249686
Innholdsfortegnelse Kjøp av datarekvisita til departementsfellesskapet...1 Konkurransegrunnlag...3 1 Innledning...3 1.1 Om oppdragsgiver...3 1.2 Generelt om avtalen...3 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning...4 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon...5 2.1 Innledning...5 2.2 Leveransen...5 2.3 Omfang...6 2.4 Hvem skal avtalen gjelde for...6 2.5 Sikkerhetsklarering...7 3 Administrative vilkår og bestemmelser...7 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon...7 3.2 Språk...7 3.3 Tidsfrister...7 3.4 Tentativ fremdriftsplan...7 3.5 Kostnader...8 3.6 Retur av tilbud...8 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag...8 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget...8 3.9 Aksept av vilkår...8 3.10 Vedståelsesfrist...8 3.11 Tilbudets utforming...8 3.12 Innlevering av tilbud...9 3.13 Åpning...9 4 Kvalifikasjonskrav...9 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav...9 4.2 Juridisk stilling...10 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet...10 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner...10 5 Tildelingskriterier...11 6 Vedleggsoversikt...11 2 av 11
Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver (DSS) (DSS) er en etat underlagt Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Virksomhetens hovedoppgave er å skaffe til veie konkurransedyktige fellestjenester for Statsministerens kontor og departementene i Regjeringskvartalet ved kjøp eller egen produksjon, samt å være pådriver for utvikling og effektivisering av slike tjenester. Departementenes innkjøpstjenester (DepKjøp) Departementenes innkjøpstjenester (DepKjøp) tilbyr rådgivnings- og kvalitetssikringstjenester innenfor anskaffelsesområdet. I tillegg tilbys inngåelse av felles rammeavtaler på områder hvor dette er rasjonelt, funksjonelt og effektivt. 1.2 Generelt om avtalen På bakgrunn av tilbakemeldinger fra departementene og statsministerens kontor, er det besluttet at DSS ved DepKjøp skal inngå felles rammeavtale på kjøp av datarekvisita. Formålet med konkurransen er å inngå en rammeavtale som dekker departementsfellesskapets behov for kostnadseffektive anskaffelser. Avtalen er ment å være en totalavtale for datarekvisita og skal dekke et meget bredt spekter av produkter. Rammeavtalen er ment å være av dynamisk karakter og skal oppdateres etter hvert som ny teknologi og nye produkter kommer til. Det skal tilbys like gode priser gjennom hele avtaleperioden. I den grad avtalen er gjenstand for prisendring gjennom perioden, skal prisendringen i så fall gjenspeile leverandørens reelt sett endrede innkjøpspris, slik at balansen i avtalen opprettholdes. Brukerne skal gjennom avtalen forbedre kostnadskontrollen på sine innkjøp av datarekvisita og der igjennom forenkle innkjøpsprosessen. Samtidig skal avtaleenhetene være sikre på at leverandør oppfyller kravene i henhold til regelverket for offentlige anskaffelser og at produktene som kjøpes samlet sett er de minst miljøbelastende markedet kan tilby. Avtalen skal forenkle innkjøpsprosessen og redusere transaksjonskostnadene for departementsfellesskapet, samtidig som de sikrer kvaliteten på produktene og gode leveringsbetingelser i samsvar med brukernes behov og forventninger. Rammeavtalen gjelder fra avtaledato og deretter i ett år. Kunden har opsjon på ytterligere tre års forlengelse, med ett år av gangen, slik at avtalen kan løpe til sammen maksimalt fire år fra signeringstidspunkt. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III 14-1 (1), jfr 15-1 og 15-2. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. 3 av 11
Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil kontrakt bli tildelt. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser 20-13 (1). Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Administrative bestemmelser (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Utkast til kontrakt m/ vedlegg o Vedlegg 1 Kravspesifikasjon og prismatrise o Vedlegg 2 Leverandørs besvarelse på kravspesifikasjonen o Vedlegg 3 Leverandørs besvarelse på prismatrisen o Vedlegg 4 Konkurransegrunnlaget Del 1 Administrative bestemmelser - omfatter administrative bestemmelser for konkurransen, krav til utformingen av tilbudet, generelt om tjenesten/produktet som etterspørres, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Utkast til kontrakt regulerer betingelsene i den endelige avtalen. Kontraktsgrunnlag er en egenutviklet kontrakt. o Vedlegg 1: Kravspesifikasjon og prismatrise Dette er oppdragsgivers oppdragsbeskrivelse og prisoppsett.. o Vedlegg 2: Leverandørs besvarelse på kravspesifikasjonen Besvares av leverandør. o Vedlegg 3: Leverandørs besvarelse på prismatrisen Besvares av leverandør. o Vedlegg 4: Konkurransegrunnlaget Dette er oppdragsgivers administrative bestemmelser. o Vedlegg 5: Endringer i den generelle avtaleteksten 4 av 11
Legges til av leverandør, hvis aktuelt. Eventuelle forbehold føres opp her. Vær oppmerksom på at vesentlige forbehold kan medføre avvisning. 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Innledning Det ønskes å inngå avtale om levering av datarekvisita. Det forventes at tilbyderne kan levere et meget bredt spekter innen datarekvisita og er oppdatert på alle markedstilgjengelige miljøprodukt. Oppdragsgiver skal kunne kjøpe varer fra hele tilbyderens spekter, også varer som ikke er direkte tilbudt i konkurransen, til like gode priser som blir tilbudt i konkurransefasen. 2.2 Leveransen Vedlegg 2 Leverandørs besvarelse på kravspesifikasjonen Kravspesifikasjonen viser oppdragsgivers krav til varer og tjenester som faller inn under kontrakten. Alle krav skal gjennomgås og besvares med ja eller nei. Leverandører som ikke oppfyller skal-krav, blir avvist. Så langt det lar seg gjøre skal beskrivelser og forslag legges inn i kravspesifikasjonens kolonne for Leverandørens beskrivelse. Hvis hensiktsmessig, kan det utarbeides egne vedlegg til enkeltpunkt. Dersom det utarbeides egne vedlegg, skal det i kravspesifikasjon angis nøyaktig henvisning. Vedlegg 3 Leverandørs besvarelse på prismatrise Tilbyder må lese veiledningen under prismatrisens arkfane les dette først. Prismatrisen har som forutsetning at tilbyder skal levere hele produktspekteret innenfor de definerte produktgrupper med samme påslag som tilbudt under prismatrisens arkfane Produktliste evaluering. Tilbyder kan differensiere påslagene på produktgruppenivå, alle produkt innenfor en produktgruppe skal dermed ha samme påslag. Påslaget gjelder ikke bare de produkter Leverandøren har tilbudt i konkurransefasen, men alle produkter leverandøren har i sitt sortiment eller kan skaffe. Produktene som er satt opp i matrisen er volumprodukter og/eller fokusprodukt som brukes i anbudsevalueringen. For leverandør skal samtlige produkt i leverandørs produktportefølje faktureres etter formelen innkjøpspris x påslag = avtalepris, differensiert på varegruppe. Varer som ikke er etterspurt direkte i konkurransen, som senere tilkommer eller erstattes i leverandørens sortiment, skal prises likt ut fra de påslag som blir tilbudt i konkurransefasen. Denne modellen benyttes for å ivareta virksomhetenes behov for fleksibilitet og mulighet til å foreta innkjøp av nye produkter og oppgraderinger av produkter, for eksempel i forbindelse med at maskinparken fornyes eller andre behov oppstår. Maskinpark 5 av 11
Tilbyder må være oppmerksom på at det i dag er forskjellige maskinmiljøer i departementsfellesskapet. Kommende leverandør skal dekke alle kjente maskinmiljøer på markedet. Det er i kravspesifikasjonen nevnt spesifikke modeller av skrivere, datamaskiner og annet som det er nødvendig å kunne skaffe utstyr til. På skriversiden er det representert blant annet HP, Canon, Epson og andre skrivermerker. Leverandøren må kunne skaffe et komplett sortiment av toner / blekk til disse modellene. Tilbyder skal også være informert om at det i virksomhetene vil kunne bli kjøpt rekvisita via eksisterende avtaler. Disse avtalene må løpe ut før de eventuelt kan vurderes for endringer. På områder som avtalen viser seg ikke å dekke, tas det forbehold om tegning av andre avtaler. 2.3 Omfang På bakgrunn av erfaring og statistikk er det, uten forbindtlighet for kjøper, estimert et årlig kjøpsvolum i størrelsesorden 4 5 millioner kroner for kjøp av datarekvisita. Dette er et uforpliktende estimat. Uttaket kan tenkes høyere eller lavere, avhengig av det totale behovet gjennom kontraktens løp. 2.4 Varighet Rammeavtalen gjelder fra avtaledato og deretter i ett år. Kunden har opsjon på ytterligere tre års forlengelse, med ett år av gangen, slik at avtalen kan løpe til sammen maksimalt fire år fra signeringstidspunkt. 2.5 Hvem skal avtalen gjelde for Følgende virksomheter er med i denne avtalen: Statsministerens kontor Arbeidsdepartementet Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet Finansdepartementet Fiskeri- og kystdepartementet Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet Forsvarsdepartementet Helse- og omsorgsdepartementet Justis- og politidepartementet Kommunal- og regionaldepartementet Kulturdepartementet Kunnskapsdepartementet Landbruks- og matdepartementet Miljøverndepartementet Nærings- og handelsdepartementet Olje- og energidepartementet Samferdselsdepartementet Utenriksdepartementet Regjeringsadvokaten 6 av 11
2.6 Sikkerhetsklarering Dersom en eller flere av virksomhetene beskrevet i punkt 2.4 krever det, må personell som skal foreta vedlikehold av datarekvisitalager, jfr. kravspesifikasjonens punkt GB14, sikkerhetsklareres. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Kontortjenesteavdelingen v/ DepKjøp Einar Gerhardsens plass 3 Postboks 8129 Dep, 0032 Oslo Kontaktperson: Seniorrådgiver Magnus Hansvold. Telefon: 22249686 E-post: anskaffelser@dss.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen 30.09.2010, kl. 12.00. Tilbudsfrist er 15.10.2010, kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring konkurranse 31.08.2010 Frist for å stille spørsmål 30.09.2010, kl. 12.00 Tilbudsfrist 15.10.2010, kl. 12.00 Evaluering Uke 42-43 Innstilling Uke 44 7 av 11
Meddelelse om tildeling 05.11.2010 Kontraktssignering 15.11.2010 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli ettersendt per e-post til alle leverandører registrert på kunngjøringen i Doffin. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert. 3.10 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til 06.12.2010, kl. 12.00. 3.11 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Utfylt kontrakt med bilag (svar på kravspesifikasjon og prismatrise) 3. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 4. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 5. HMS-egenerklæring. 6. Firmaattest. 7. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 8. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget. 9. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og/eller kapasitet, og den faglige kompetansen og/eller kapasitet til eventuelle underleverandører. 10. Redegjørelse for leverandørens miljøledelsessystem eller sertifikat. 8 av 11
Da dette er en anbudskonkurranse med forhandlingsforbud, er det viktig at prisskjema, tabell over tilgjengelighet og kravspesifikasjonen fylles ut slik det er lagt opp til og at det ikke gjøres endringer. 3.12 Innlevering av tilbud Tilbudet leveres til: Resepsjonen i S-blokka, Einar Gerhardsens plass 3 Tilbudet sendes til: KTA;DepKjøp v/ Torunn Løveid Postboks 8129 Dep 0032 OSLO Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, Kjøp av datarekvisita til departementsfellesskapet, saksnr. 201000353 v/ Magnus Hansvold. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i 1 undertegnet, papireksemplar (original) med løsark (ikke stiftet eller innbundet) og skilleark. I tillegg leveres tilbudet på cd-rom eller minnepinne. Ved motstrid vil tilbudets papirversjon går foran elektronisk versjon. Leverandør har ansvar og risiko for at tilbud sendt per post er oppdragsgiver i hende innen fristen. 3.13 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke 9 av 11
HMS egenerklæring. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene blir avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. 4.2 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav: Firmaattest 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav: Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen, hvor bl.a. kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig Dokumentasjonskrav: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller annen dokumentasjon som viser at leverandøren ikke vil komme i økonomiske vanskeligheter i kontraktsperioden. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Minst 3 leveranser siste 3 år med relevans for dette oppdraget. Med relevans i denne sammenheng menes leveranser av datarekvisitautstyr til virksomheter av tilsvarende omfang og størrelse. Leverandøren må ha faglig kompetanse, erfaring og kapasitet til å utføre oppdraget. For å sikre at miljørelevante krav i kontrakten blir etterlevd, kreves det at leverandøren har miljøkompetanse og rutiner for kvalitetssikring av de tjenester og produkt som tilbys. Leverandør skal ha et system for retur og resirkulering av tonerkassetter. Dokumentasjonskrav: Referanseliste over leverandørens leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, om mulig verdi på oppdraget og referanse. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og kapasitet knyttet til leveranser av datarekvisita. Redegjørelse for leverandørens miljøkompetanse og rutiner som dokumenterer at kravet om miljøledelse er dekket. Hvis dette er beskrevet i virksomhetens kvalitetseller miljøledelsessystem i henhold til ISO 9001, ISO 14001 eller tilsvarende 3. partsverifiserte systemer, er det nok å legge frem et gyldig sertifikat. Redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumenterer at kravet er dekket. Hvis dette er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 14001, Svanen, Miljøfyrtårn eller tilsvarende 3. partsverifiserte systemer, kan kopi av rutiner og gyldig sertifikat legges ved. 10 av 11
5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildeling skjer på bakgrunn av laveste pris. Pris er altså eneste tildelingskriterium. TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK 1 Pris/Totalsum 100 (score 0-10) TOTALSUM 100 (sum vektede scoringer) Scoringsskalaen går fra 0 (høyest pris) til 10 (lavest pris). Manglende pris scorer 0. Summen av vekttall er 100. Laveste tilbudt pris scorer 10. De øvrige tilbudenes pris scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud i henhold til laveste tilbud / øvrige tilbud x 10. Nærmere om tildelingskriteriet: TK 1 Pris Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene på basis av tilbudte priser i prismatrisens ark Produktliste evaluering. Produktprisene multipliseres med volum og summeres. Det er tilbudt totalsum nederst på arket som legges til grunn for score. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Vedlegg 1 - Utkast til kontrakt med vedlegg 2. Vedlegg 2 Skjema for HMS egenerklæring 11 av 11