Dato: 7. juli 2005 fullmaktssak /05 Direktøren for BBE KF Hop ungdomsskole, ombygging 2005 - fløy A. Valg av entreprenør for delte entrepriser med hovedentreprise for byggfagene. PEAD BBE-1632-200415628-37 Hva saken gjelder: Ved Hop ungdomsskole skal 3. et etasje og deler av 2. etasje i Fløy A rehabiliteres for etablering av en arbeidsenhet for opptil 150 elever på 8. klassetrinn. Rehabiliteringen skjer i samsvar med de retningslinjer L97 setter til tilrettelegging for ny pedagogikk. Etter rehabiliteringen vil den øverste etasjen i fløy A framstå som en arbeidsenhet for 5 klasser/150 elever. Arbeidsplasser for de lærere som skal undervise i arbeidsenheten etableres i den nordøstre del av 2. etasje, og med direkte tilkomst til undervisningsarealet via eksisterende trapp i nordøst. Prosjektet er kostnadsberegnet til 10,0 mill I vedtatt økonomiplan er det avsatt 10,0 mill til prosjektet fordelt på 2,0 mill i 2004 fra prosjektet: Utvidelse av Hop skole, og 8,0 mill i 2005 for prosjektet rehabilitering og restrukturering av fløy A ved Hop skole. Bergen Bygg og Eiendom KF utbyggingsavdelingen ønsker å engasjere entreprenører for gjennomføring av byggearbeidene ved Hop ungdomsskole som delte entrepriser med hovedentreprise for arkitektfagene, grunn- og betongfagene og stålarbeidene. På grunnlag av ønske om å inngå kontrakt med de firmaene som har levert tilbud som er det økonomiske mest fordelaktig for Bergen Kommune, har BBE KF foretatt et valg, og det er det denne sakene gjelder. 1
Vedtakskompetanse fullmaktssak. 3) Slutte kontrakt (velge leverandører): Gjeldende økonomihåndbok, pkt III B 1. Investeringer i fast eiendom Styrene kan - uten beløpsbegrensning - treffe gjennomføringsvedtak med bevilgning for investeringsprosjekter, samt slutte de nødvendige kontrakter, innenfor rammen av det investeringsbudsjett som bystyret har vedtatt for foretaket. Fullmakt til å treffe gjennomføringsvedtak med bevilgning, kan delegeres til foretakets administrative leder når kostnadene for det enkelte prosjekt ikke overstiger 5 mill. (Se også kommentarer vedr. låneopptak under punkt I Generelle bestemmelser innledningsvis). Videre kan styret uten beløpsbegrensning delegere til foretakets administrative leder fullmakt til å slutte nødvendige kontrakter når bevilgning foreligger. I den grad administrativ leder utøver delegert myndighet som medfører beslutninger av prinsipiell art, forutsettes at avgjørelsen legges frem for styret. Det skal i forbindelse med alle saker om gjennomføringsvedtak til styre i kommunalt foretak også orienteres om prosjektets driftsmessige konsekvenser. Slik informasjon skal følge med "prosjektbestillingen" fra bykassen, og vil bl.a. inneholde følgende data i et eget standardisert skjema, som legges ved saksfremlegget til styret: Anslått tidspunkt for innslag av driftskonsekvenser Størrelsesorden på driftskonsekvensene Sammensetning, i form av husleie og øvrige driftskonsekvenser Fordeling av driftskonsekvenser på tjenesteområde/byrådsavdeling/bydel Det vises forøvrig til omtalen av "Foreløpige husleieavtaler" i punkt 4 under. Styret har i sak 75/01 delegert fullmakter til administrativ leder som nevnt over. ------------------------------------------ 2
Forslag til vedtak: Direktøren har i medhold til fullmakt fra styret i BBE KF, sitert ovenfor, gjort følgende vedtak: 1. Det inngås kontrakt med følgende firmaer for gjennomføring av rehabilitering og restrukturering av fløy A ved Hop ungdomsskole 2005, ihht. innstilling ( vedlegg 1). * J. H. Nævdal A/S for BYGG-01 Hovedentreprise * Ing Geir Dalhaug A/S for RIE-01 Elektroinstallasjoner * Siemens Building Tech A/S for RIE-02 SD-anlegg * Bergen Rørteknikk A/s for RIV-01 Sanitær * Sprinkler Vest A/S for RIV-02 Sprinkleranlegg * SiMM A/S for RIV-03 Luftbehandlingsanlegg 2. Dersom det ikke oppnås enighet med nevnte firma, gis administrasjonen tillatelse til å opprette kontrakt med nest beste tilbyder iht. vedlagte innstilling ( vedlegg 1). Bergen Bygg og Eiendom KF Dagfinn Øvrebotten Direktør Olav Ytre-Arne utbyggingssjef Trykt vedlegg: Notat av 04.07.05 med administrasjonens innstilling (vedlegg 1, unntatt off.) 3
Saksutredning: 1. Tidligere politisk vedtak:.1 Byrådet behandlet i møte den 06.07.05, sak 1388/05, Bruk av midler i investeringsprogrammet for 2005. Byrådet behandlet saken i møtet 060705 sak 1388-05 og fattet følgende vedtak: Byrådet godkjenner at det skrives kontrakt for bruk av i alt 10 mill. til gjennomføring av planlagt rehabilitering av Hop skole.2 Bystyret behandlet forslag til økonomiplan for 2004 2007 den 15.12.2003, hvor Hop skole, utvidelse inngår, og forslag til økonomiplan for 2005 2008 den 13.12.2005, hvor Hop skole, rehabilitering og restrukturering inngår..3 Styret i BBE KF behandlet i møte den 25.08.03, sak 53/03, Orientering om bevilgningssaker vedtatt administrativt sommeren 2003. Bevilgning tatt på fullmakt av Direktøren i BBE KF, fullmaktssak 30/03, Hop skole - utvidelse, inngikk i denne orienteringssaken..4 Direktøren i BBE KF behandlet ihht Kommunelovens 71, med henvisning til styresak 47/03, fullmaktssak 30/03: 1. Styret i BBE KF bevilger 30,5 mill inkl. byggelånsrenter til nytt tilbygg og en mindre ombygging av Hop ungdomsskole, under henvisning til vedtak i byrådssak 1360/03. 2. Budsjett og finansiering av bevilgning gitt i pkt 1 fremgår av følgende tabell: ÅR TJENESTE BUDSJETT FINANSIERING 2002 22210 10,50 mill Lån / fond 2003 22210 5,00 mill Lån / fond 2004 22210 15.00 mill Lån / fond Sum 30,50 mill 3. Finansiering av bevilgning gitt i pkt. 1 skjer iht finansieringsplan i gjeldende årsbudsjett. Vedtatt i medhold av Kommunelovens 71 med henvisning til vedtak i styresak 47/03 og grunnet hastemomentet for å kunne bestille arbeidene og derved ferdigstille prosjektet snarest mulig..5 Styret i BBE KF behandlet i møte 26.01.01, sak 61-01, og fattet følgende enstemmig vedtak: 1. Styret i BBE KF bevilger 0,5 mill til dekning av ombygging av nåværende auditorium og til forberedende planleggingsarbeider i forbindelse med den forestående ombygging/ utvidelse av Hop skole. 4
Det bevilgede beløp vil inngå som en del av prosjektets samlede bevilgning. 2. Budsjett og finansiering framgår av følgende tabell: År Tjeneste Budsjettavsetning Finansiering 2001 22210 0,5 mill av 1,5 mill totalt Lån 3. Finansiering av bevilging gitt i punkt 1 skjer i henhold til finansieringsplan i gjeldende årsbudsjett..6 Styret i Bergen Bygg og Eiendom KF behandlet sak 86-01 i møte den 13.11.01 og fattet følgende enstemmige vedtak: 1. Styret i Bergen Bygg og Eiendom KF bevilger 1,0 mill til dekning av installasjon av heis for bevegelseshemmede ved Hop ungdomsskole. Det bevilgede beløpet vil inngå som en del av prosjektets samlede bevilgning. 2. Budsjett og finansiering framgår av følgende tabell: År Tjeneste Budsjettavsetning Finansiering 2001 22210 1,0 mill av 1,0 mill til disposisjon av 1,5 mill totalt. 3. Finansiering av bevilging gitt i punkt 1, skjer i henhold til finansieringsplan i gjeldende årsbudsjett. 4. Styret i BBE KF gir administrasjonen fullmakt til å oppta kontraktsforhandlinger med de tilbydere som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet vedrørende levering og montering av heis for bevegelseshemmede ved Hop ungdomsskole. Dersom det ikke oppnås enighet med innstilte tilbyder, gis administrasjonen fullmakt til å innlede kontraktsforhandlinger med de firma som har det nest beste tilbud. 5. Styret ber administrasjonen vurdere hvorvidt det bør installeres en konvensjonell heis og følgelig innhente anbud..7 Bystyret: Investeringsprogram for perioden 2003 2006 vedtatt i bystyremøte den 16.12.02. Utvidelse av Hop ungdomsskole er med i investeringsprogrammet..8 AMU Fana Bydel AMU i Fana bydel behandlet saken i møte den 04.04.03 og fattet følgende enstemmig vedtak: AMU i Fana bydel slutter seg til de framlagte planer for tilbygg ved Hop skole..9 Bydelsstyret i Fana Bydel Bydelstyret i Fana bydel behandlet sak 61-03 i møte den 08.04.03 og fattet følgende enstemmig vedtak: 5
Fana bydelsstyre slutter seg til de framlagte planer for tilbygg ved Hop skole.10 Byrådet: Budsjettmessig avklaring for prioriterte skoler og barnehager Byrådet behandlet saken i møtet 300603 sak 1360-03 og fattet følgende vedtak: Byrådet godkjenner at det igangsettes utbyggings-/ombyggingsarbeider ved Skeie, Garnes, Tertnes, Alvøen, Krokeide, Bjørndalsskogen og Hop skole samt ved Apeltun, Nordås, Sandalsbotn og Ulsmåg barnehage. 2.0 Bakgrunn for saken: 2.1 Dagens arealdisponering: Hop ungdomsskole, som er bygget i 1958 og 2004, består av 2 bygninger. * Bygg 1: Undervisnings- og administrasjonsbygg og er skolens hovedbygg Bygget har et samlet bruttoareal på 5.872 m2 og er delt i 3 fløyer. * fløy A ( 2.450 m2) med administrasjon i 2. etg og undervisning i 1. og 3. etasje I fløyens 1. etasje er det etablert nytt heimkunnskapsrom. * fløy B ( 1.791 m2) med undervisning i 1. og 2. etasje. * fløy C ( 1.631 m2) med elevarbeidsplasser i 2. etasje og rom for spesialundervisning samt elevkantine i 1. etasje * Bygg 2: Gymnastikksal inkl. garderober og lagerfunksjoner. I gymsalbyggets underetasje er skolens tilfluktsrom. 2.2 Restrukturering av undervisningsarealene Ombygging av fløy A ved Hop ungdomsskole blir hovedsakelig konsentrert om restrukturering av undervisningsarealene, slik at en kan etablere en arbeidsenhet med elevarbeidsplasser for opptil 150 elever, både når det gjelder alment læringsareal og spesialisert læringsareal. En arbeidsenhet skal inneholde undervisningsareal for opp til 150 elever, garderobe og toalettfasiliteter for elevene, samt lærerarbeidsplasser, inkl gardrobe og toalettfasiliteter, for det pedagogiske personalet som er tilknyttet arbeidsenheten. I forbindelse med bygging av nytt tilbygg i 2004 ble første trinn i målsetning om å etablere arbeidsenheter ved Hop ungdomsskole Ombyggingen av 3. og delvis 2. etasje er trinn 2 i denne målsetningen. Byrådsavdelingen ønsket at hele arbeidsenheten skulle etableres i fløyens 3. etasje, men p.g.a manglende areal i 3. etasje, legges lærerarbeidsplassene og rådgivertjenesten til den østre del av 2. etasje. Denne etasjen brukes i dag av skolens administrasjon, og vil i framtiden også brukes til dette formål. 6
2.3 Utarbeidelse av anbefalt forslag: Gjennomføringen av ombyggingsprosjektet ved Hop skole er prosjektorganisert iht byrådsvedtak. Skolens behov for ombygging av fløy A, og senere fløy B, er knyttet til allmenn undervisning, garderober, toalettfasiliteter og lærerarbeidsplasser. Tiltakshaver, BBE KF, har utredet ombyggingsbehovet for Hop ungdomsskole i samarbeid med prosjektgruppen med medlemmer fra Byrådsavdelingen for oppvekst, skolens administrasjon og driftsavdelingen ved BBE KF. I tillegg har hovedtillitsvalg for personalet ved Hop skole deltatt i prosessen Prosjektgruppen hadde som intensjon å kunne bygge om både 2. og 3. etasje i fløy A, og ba prosjektets rådgiverteam om å innhente entreprenørtilbud for full ombygging av begge etasjer inkl nytt ventilasjonsaggregat plasser på taket av fløy A. I midlertid var prosjektgruppen klar over at prosjektkostnadene kunne overstige 10,0 mill. Dette ble er klarlagt i prosjektgruppens forslag til byggeprogram for rehabilitering av fløy A ved Hop skole. Se vedlegg 4 2.4 Godkjenning av anbefalt utbyggingsforslag i styringsgruppen: Prosjektgruppen oversendte forslag til byggeprogram for rehabilitering av fløy A ved Hop ungdomsskole til AMU-bygg ved byrådsavdeling for oppvekst, som i møte den 26.04.05 godkjente det framlagt forslag til byggeprogram. Se vedlegg 2. AMU-byggs merknader knyttet til areal for lærerarbeidsplasser er etterkommet og innarbeidet i prosjektet 3.0 Tilbudskonkurranse: Delte entrepriser med hovedfag for byggfagene..1 Konkurranseform Prosjektet har innhentet pristilbud på utvidelsen av Hop ungdomsskole etter modell konkurranse med forhandlinger iht. Lov om offentlige anskaffelser, del III (under EØS-terskelverdi ) i form av delte entrepriser for tekniske fag og hovedentreprise arkitektfagene samt grunn- og betongarbeider. Bergen Bygg og Eiendom KF har offentlig utlyst tilbudskonkurransen gjennom Norsk Lysningsblad, DOFFIN-basen den 14.04.2005 og i dagspressen den 18.04.05. Konkurransegrunnlaget ble sendt ut til 33 entreprenører fordelt på alle fag, og ved innleveringsfristens utløp den 27.05.05 leverte 26 entreprenører tilbud..2 Evaluering. Tilbudene er evaluert etter på forhånd oppgitte kriterier. 7