Møteinnkalling Kontrollutvalget Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, Møterom - 275 Tidspunkt: 21.03.2017 kl. 14:00 Eventuelle forfall meldes til Hans-Olaf Lunder, telefon. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Terje Granerud LEDER AP Hallstein Flesland NESTL H Kjersti Marie Stensrud MEDL SV Ingunn Ulfsten MEDL KRF Hulda Tronstad MEDL V Oslo, dato Terje Granerud Leder
Saksliste Saksnr. Sakstittel Side Saker til behandling PS 10/2017 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 21. mars 2017 PS 11/2017 Foranalyserapport - om rutiner for opplæring med farlig utstyr i Akershus fylkeskommune PS 12/2017 Prosjektplan - etterlevelse av rutiner innen kulturminnevernet i Akershus fylkeskommune. PS 13/2017 Forvaltningsrevisjonsrapport - forebygging av sosial dumping i Akershus fylkeskommune PS 14/2017 Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 PS 15/2017 Eventuelt - kontrollutvalgets møte 21. mars 2017
Saker til behandling PS 10/2017 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 21. mars 2017
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 28.02.2017 2017/3-2 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 21.03.2017 10/2017 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 21. mars 2017 Sekretariatslederens forslag til vedtak: Informasjonen tas til orientering. Saksredegjørelse 1. Orienteringer etter virksomhetsbesøk vedlegg 1 Rapport etter virksomhetsbesøk ved Bleiker videregående skole 2016 Oslo, 28. februar 2017 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Rapport -virksomhetsbesøk ved Bleiker videregående skole 2016
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 07.03.2017 2016/44-4 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 21.03.2017 11/2017 Foranalyserapport - om rutiner for opplæring med farlig utstyr i Akershus fylkeskommune Sekretariatslederens forslag til vedtak Foranalysen videreføres til et hovedprosjekt med følgende problemstillinger: Ivaretar fylkeskommunen sitt overordnede ansvar for arbeidsmiljøet på en tilstrekkelig måte med hensyn til ivaretakelse av elevenes sikkerhet ved bruk av farlig utstyr og kjemikalier? Har utvalgte skoler tilfredsstillende rutiner og dokumentasjon for opplæring og bruk av farlig utstyr og kjemikalier? Det utarbeides en prosjektplan for prosjektet til neste kontrollutvalgsmøte. Saksredegjørelse I planen for forvaltningsrevisjon for perioden 2017 2018 inngår prosjektet «rutiner for opplæring med farlig utstyr i Akershus fylkeskommune». I planen for forvaltningsrevisjon 2017 2018 er det forutsatt at prosjektet innledes med en foranalyse. Leveringstidspunkt for foranalysen er i uke 7 for behandling på møtet 21. mars 2017. Planlagt ressursbruk for å utføre foranalysen er 150 timer. Problemstillinger Følgende problemstillinger skal være besvart i foranalysen: Hvilke lover og retningslinjer regulerer opplæringen med farlig utstyr? Har fylkeskommunen og skolene tilstrekkelige rutiner for å ivareta elevenes og lærenes /ansattes sikkerhet? Hvordan er ansvarsforhold og roller på området? Herunder avklaring av fordelingen av ansvar mellom kommune, fylkeskommunen og statlige myndigheter for miljørettet helsevern i skolen. Finnes det noe oversikt over farlig utstyr og om det er i forsvarlig stand? Blir det gitt tilstrekkelig opplæring i bruken av det farlige utstyret, og innehas nødvendig sertifisering for å bruke utstyret der det er påkrevd? Hvordan rapporteres avvik/ulykker? Finnes det statistikk og rapporter som gir tilstrekkelig bilde av situasjonen?
Foranalysen er mottatt og legges frem for kontrollutvalget til behandling. Oslo, 8. mars 2017 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg: 1 Oversendelsesbrev fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon 06.02.2017 2 Foranalyserapport - om rutiner for opplæring med farlig utstyr i Akershus fylkeskommune
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 08.03.2017 2017/18-1 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 21.03.2017 12/2017 Prosjektplan - etterlevelse av rutiner innen kulturminnevernet i Akershus fylkeskommune. Sekretariatslederens forslag til vedtak Prosjektplan - etterlevelse av rutiner innen kulturminnevernet i Akershus fylkeskommune godkjennes. Saksredegjørelse I planen for forvaltningsrevisjon for perioden 2017 2018 inngår prosjektet «etterlevelse av rutiner innen kulturminnevernet i Akershus fylkeskommune». Fylkesrevisjonen har utarbeidet en prosjektplan som følger vedlagt. Det er ikke gjennomført oppstartmøte med administrasjonen. Prosjektplanen er mottatt og legges frem for kontrollutvalget til behandling. Problemstillinger I prosjektet vil følgende problemstillinger bli besvart: Hovedproblemstilling: Hvordan ivaretas etterlevelse av rutiner for saksbehandling og økonomistyring innen seksjon for kulturminnevern feltenheten? Følgende problemstillinger knyttet til etterlevelsen av rutiner innen seksjon for kurturminnevern feltenheten vil bli besvart: Hvilke rutiner/retningslinjer foreligger for saksbehandling og økonomistyring? I hvilken grad etterleves rutinene med hensyn til saksbehandling og økonomistyring? Er det etablert internkontroll knyttet til økonomistyring, regnskapsføring og rapportering av arkeologiske oppdrag?
Oslo, 8. mars 2017 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg: 1 Oversendelsesbrev fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon 08.03.2017 2 Prosjektplan - etterlevelse av rutiner innen kulturminnevernet i Akershus fylkeskommune.
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 08.03.2017 2016/42-3 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 21.03.2017 13/2017 Forvaltningsrevisjonsrapport - forebygging av sosial dumping i Akershus fylkeskommune Sekretariatslederens forslag til innstilling Forvaltningsrapport 2/2017 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen og administrerende direktør i Akershus eiendom FKF å etablere rutiner som sikrer gjennomføring og dokumentasjon av risikovurdering av behovet for kontroll av lønns- og arbeidsvilkår hos leverandører og underleverandører. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen og administrerende direktør i Akershus eiendom FKF på bakgrunn av risikovurderingene påse at det blir gjennomført et tilstrekkelig antall kontroller av lønns- og arbeidsvilkår hos leverandører og underleverandører. Bakgrunn i saken I henhold til plan for forvaltningsrevisjon 2017 2018 er forvaltningsprosjektet «forebygging av sosial dumping» Akershus fylkeskommune bestilt for levering mars/april. For å forenkle tittelen på prosjektet har revisjonen utelatt «hos leverandører og underleverandører i tittelen. I Problemstilling I prosjektet har følgende problemstillinger blitt besvart: 1. I hvilke grad har fylkeskommunen gjennom sine kontrakter sikret at ansatte hos leverandører og underleverandører har lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med gjeldende bestemmelser? 2. I hvilke grad gjennomfører fylkeskommunen nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår overholdes? 3. I hvilke grad har fylkeskommunen fulgt opp resultatene fra kontrollene som er gjennomført? Revisjonens sammendrag Sosial dumping ved for eksempel innkjøp av transport- og byggetjenester, samt renholdstjenester, har utviklet seg til å bli et betydelig risikoområde. Offentlig sektor har et særskilt ansvar for å motvirke sosial dumping. Revisjonsprosjektet har derfor gått nærmere inn på fylkeskommunens kontroll av anskaffelser som er omfattet av forskriften. Viktige spørsmål har vært hvilke rapporteringer og risikovurderinger som er utført og hvilke kontroller som er gjennomført.
Fylkesrevisjonens undersøkelser er basert på dokumentasjon om syv anskaffelser utført av fylkeskommunen. Fire av de syv anskaffelsene som er undersøkt er byggeprosjekter, og informasjonen om disse er hentet fra fylkeskommunens eiendomsforetak. Disse fire prosjektene har hatt en kostnadsramme fra ca. 18 mill kr til ca. 160 mill kr. For de tre siste anskaffelsene som er renholds kontrakter, er informasjon innhentet fra fylkeskommunens innkjøpsstab. Undersøkelsene i revisjonsprosjektet viser at Akershus fylkeskommune arbeider med å forebygge sosial dumping ved gjennomføring av konkurranse og inngåelse av kontrakter. I arbeidet med konkurransegrunnlag og kontrakt vises det til gjeldende forskrifter og gjeldende landsomfattende tariffavtaler. Fylkeskommunen har i de anskaffelsene revisjonen har undersøkt, klausul om lønns- og arbeidsvilkår, samt klausul om at leverandører og underleverandørerer på forespørsel må kunne dokumentere at kravene til lønns- og arbeidsvilkår er oppfylt. Gjennom avtalene har også fylkeskommunen rett til å gjennomføre nødvendige sanksjoner. I et av de fire byggeprosjektene fylkesrevisjonen undersøkte var det gjennomført kontroller av 13 selskaper når det gjelder lønns- og arbeidsvilkår. For to andre byggeprosjekter ble det oppgitt at det var såpass liten mistanke i prosjektet om at det var brudd på reglene om lønns- og arbeidsvilkår, at det ble vurdert unødvendig å utføre ekstra stikk-kontroller. Disse vurderingene var imidlertid ikke skriftlig dokumentert i byggeprosjektene. I et av de tre renholds prosjektene som ble undersøkt var det utført et kontrolloppdrag av et konsulentselskap vedrørende lønns- og arbeidsvilkår. Fylkesrevisjonens undersøkelser indikerer at man til en viss grad gjennomfører vurderinger av risikoen for at leverandørene ikke følger kravene til lønns- og arbeidsvilkår i henhold til regelverket. Men revisjonen mener disse vurderingene i for liten grad er systematiske og dokumenterbare. I de fleste prosjektene revisjonen så på hadde det ikke blitt gjennomført dokumenterte kontroller innen lønns- og arbeidsvilkår. Det må ikke utføres kontroller av lønns- og arbeidsvilkår i alle anskaffelser over terskelverdien. Men selv om man i en del tilfeller kjenner leverandørene godt på forhånd, stiller likevel revisjonen spørsmål ved om ikke kontrollaktiviteten burde være høyere. I de kontrollene som var gjennomført i de anskaffelsene fylkesrevisjonen har undersøkt, var det i følge rapporteringen ingen større avvik når det gjelder lønns- og arbeidsvilkår. Det har vært noen mindre forhold som har krevd kontakt og oppfølging opp mot de aktuelle leverandørene. De kontrolldokumentene fylkesrevisjonen har hatt tilgjengelig indikerer at disse forholdene er fulgt opp. Fylkesrevisjonen har anbefalt at det etableres rutiner som sikrer gjennomføring og dokumentasjon av risikovurdering av behovet for kontroll av lønns- og arbeidsvilkår hos leverandører og underleverandører. På bakgrunn av risikovurderingene må det påses at det blir gjennomført et tilstrekkelig antall kontroller av lønns- og arbeidsvilkår hos leverandører og underleverandører. Anbefalinger: I rapportens punkt 6.2 anbefaler fylkesrevisjonen følgende forbedringstiltak:
1. Fylkesrådmannen og administrerende direktør i Akershus eiendom FKF bør etablere rutiner som sikrer gjennomføring og dokumentasjon av risikovurdering av behovet for kontroll av lønns- og arbeidsvilkår hos leverandører og underleverandører. 2. Fylkesrådmannen og administrerende direktør i Akershus eiendom FKF må på bakgrunn av risikovurderingene påse at det blir gjennomført et tilstrekkelig antall kontroller av lønns- og arbeidsvilkår hos leverandører og underleverandører. Rådmannens svar fra revisjonen Fylkesrådmannens brev ligger som vedlegg 3 på side 22 i rapporten. Oslo, 8. mars 2017 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg: 1 Oversendelsesbrev fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon 06.03.2017 2 Forvaltningsrevisjonsrapport - forebygging av sosial dumping i Akershus fylkeskommune
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 28.02.2017 2017/17-1 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 21.03.2017 14/2017 Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 Sekretariatslederens forslag til innstilling Årsmeldingen legges frem for fylkestinget med slik innstilling: Fylkestinget tar kontrollutvalgets årsmelding for 2016 til orientering. Bakgrunn for saken Kontrollutvalget er fylkestingets kontrollorgan og må derfor sørge for å holde tinget orientert om kontroll- og tilsynsvirksomheten. Det skjer blant annet ved å legge fram en årlig melding. I de gjeldende forskriftene om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner finnes bestemmelser om rapportering, blant annet i følgende paragrafer: 7 Uttalelse om årsregnskapet 8 Oppfølging av revisjonsmerknader 11 Rapporter om forvaltningsrevisjon 12 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter 15 Rapportering om selskapskontrollen Om årsmeldingen Årsmeldingen beskriver virksomheten i kontrollutvalget i Akershus fylkeskommune i 2016. Året 2016 har vært et aktivt år for kontrollutvalget, både med hensyn til omfanget av saker og sakenes kompleksitet. Meldingen beskriver kontrollutvalgets ansvar og oppgaver, sammensetningen av utvalget, virksomheten gjennom året, saker som har vært behandlet samt utvalgets bruk av budsjettmidler i 2016.
Når det gjelder den revisjonsmessige behandlingen av fylkeskommunens regnskaper mv, framgår det av revisjonsberetninger gitt av fylkeskommunens revisor. Disse forhold omfattes ikke av årsmeldingen fra kontrollutvalget. Utkast til årsmelding for 2016 følger vedlagt til kontrollutvalgets medlemmer som vedlegg til saken. Oslo, 7. mars 2017 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg: 1 Kontrollutvalgets årsmelding for 2016
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 28.02.2017 2017/4-2 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 21.03.2017 15/2017 Eventuelt - kontrollutvalgets møte 21. mars 2017 Det er foreløpig ikke fremmet saker under eventuelt Oslo, 9. mars 2017 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder