Flekkefjord 7. oktober 2004 57G-Protokoll_RS-03 Protokoll Fra møte i Regionstyret nr. 03/04-06 avholdt torsdag 7. oktober 2004 på Maritim hotell, Flekkefjord, fra klokken 1700 til klokken 2100. Tilstede: Regionstyret (RS) Regionsleder Tor-Jan Stokkedal Nestleder Varamedlem Varamedlem Berit Hagen Birger Eggen Doris Høyland Ole Bjørn Birkeland Mette Seglem Aasen Kenneth Olsen Sture Rasmussen Geir Ø. Pedersen Fra NHF Styremedlem Styremedlem Hanne Hegh Espen Karlsen Administrasjonen Daglig leder Erik Andersen Ansattes representant Inger Berit Høiklev Forfall Ingen Sak oversikt: 27 Godkjenning av protokoller - RS Protokoll 02 - AU Protokoll 03 28 Orientering fra Forbundstyremøte 29 Strategiplanen 30 Status Veksthus 31 Regnskap pr 30. september 2004 32 Regional Strategikonferanse 33 Saker til Forbundstinget 34 Felles kontingenter 35 Ny soneinndeling 36 Struktur Regionslag-Bylag 37 Endring av seriereglementet J/G 9-11 38 Representasjon NHF Region SørVest Norge Telefon: 51 82 68 80 Bankgiro: 3201 07 19800 Postboks 3033 Telefaks: 38 25 41 27 Postgiro: 0804 56 52433 4095 STAVANGER E-post: nhf.rsvn@handball.no Postgiro LISENS: 0825 09 41200
27 Godkjenning av protokoller Til de fleste Regionstyremøter foreligger protokoller som skal godkjennes av Regionstyret. Til godkjenning foreligger: RS protokoll 02-04-06. AU protokoll 03-04-06. RS-vedtak i sak nr. 27 Regionstyre protokoll 02-04-06 Arbeidsutvalg protokoll 03-04-06 godkjennes. godkjennes. 28 Orientering fra Forbundstyre møte Regionsleder Tor-Jan Stokkedal deltok, sammen med de øvrige Regionslederne, på forbundstyremøte 24. og 25. september 2004. Følgende hovedpunkter ble diskutert: Regional Strategikonferanse: Foruten regionens egne forslag til innhold bør følgende felles programposter bli diskutert: - Ungdomsnettverk (lederkurs, WEB-side) - Veksthusmodellen (aktivitet og soner) - NHF s strategiplan (regionen tar utgangspunkt i denne og lager sin Handlingsplan). Det skal fortsatt være rom for lokal plan der dette er ønskelig. - Finansieringsprinsippkomiteen (FIPKOM) (status) Veksthus - Ønsker vi politiske soner eller aktivitetssoner? - Skal leder eller andre personer i sonene være betalt? - Fremtidskveld i sonene? - Koordinering og synliggjøring av aktivitet i veksthusmodellen - Alle sonene er unike sonene må lage sin egen lokale form. Topphåndballforum De som har dette fra før skal fortsette å videreutvikle dette. - Topphåndball og regionale profiler - Marked og arrangement - Deltakelse fra evt Seksjon Spill, Trening og landslagstrenere Norgeskartet Hvordan vil idretten og det offentlige Norge se ut i fremtiden? - diskusjon med bakgrunn i den pågående prosessen i så vel NIF som i det offentlige med henblikk på en fremtidig organisasjonsstruktur. - både Forbundsstyret og regionslederne var enige om at det er viktig å holde seg orientert om de prosesser som skjer både i NIF-linjen og i det offentlige. Øvrige saker som ble diskutert var: - Forbundstinget i Sandefjord 22-24/4 2005 - Framtidig harmonisering av godtgjørelser - Arrangementsplan og felles logo og navn i Håndball Norge Til orientering. RS-vedtak i sak nr. 28 Side 2 av 8 sider
29 Strategiplanen Ref. sak 23-04-06 skal strategiplanen gjennomgås med statusrapport og videre framdrift i møte 7. oktober 2004. Status følger: Konkurranse/spill: Styremedlem Birger Eggen orienterte: Han har oversendt henvendelse til konkurranseutvalget Agder med forepsørsel om aktuelle steder for utvikling av Beach håndball i Regionen. Regionen har i samarbeid med Sola HK og Våg gjennomført beach turneringer i henholdsvis Sola sentrum og på Hamresanden. Prosjektene har blitt støttet økonomisk av sentralleddet. Regionen må i fremtiden, i noen deler av Regionen, se på muligheten for å spille enkelte klasser over større geografiske områder enn tilfellet er i dag. Dette for å utvikle gode sportslige tilbud og gode serietilbud i alle klasser. Utvikling: Styremedlem Mette Seglem Aasen orienterte: Gode veksthusmiljøer er etablert i hele Regionen med fire hucère som er med i opplæringsprogrammet til NHF. Dommerutdanningen, ducène, er også i gang. Arbeidet med sone, talent og Regionale miljøer er startet. Utdanning med kurs i hele Regionen er godt i gang med tilbud til alle. Arbeidet med å etablere utdanningskontakter i sonene er ikke igangsatt. Dommere: Regionsleder Tor-Jan Stokkedal orienterte. Dommer rekrutteringen generelt sett er ikke et problem. Det blir utdannet nok dommere, men det er langt fra at alle klubbene utdanner dommere. Dette må endres. Alle klubbene må være med å ta sin del av ansvaret både på rekrutteringssiden og på videreutviklingssiden. Hovedutfordringen ligger i at vi må ha flere dommere som fortsetter lenger, slik at vi får mange og gode dommere i alle aldersklasser. Dommerutvalgene må, i strategikonferansen, utarbeide en langsiktig plan for hvordan dette arbeidet skal være. Mange soner har nå dommerkontakter. Vi må også få sonekontakter i sonene som ikke har sonekontakter, så snart som mulig. Alle klubbene må få gul vest (til dommerfadderne) til sekretariatsbagen, slik at disse er tilgjengelig for dommerfadderne. Organisasjon: Nestleder Berit Hagen, styremedlem Doris Høyland og varamedlem Sture Rasmussen orienterte. Vi mangler soneledere i Agder sonene. Det arbeides aktivt med kandidater som kan være aktuelle som soneledere, og vi håper at vi kan få valgt ledere i løpet av oktober 2004. I de av sonene vi ikke har soneleder, er det styrets kontaktperson som har hovedansvaret for sonen inntil soneleder blir valgt. Side 3 av 8 sider
Fire av sonene ønsker å slå seg sammen til to soner. Sone to og tre ønsker å slå seg sammen. Det samme gjelder sone fire og fem. Se også sak 35/04-06. Marked: Styremedlem Ole Bjørn Birkeland orienterte. Ole Bjørn Birkeland og Daglig leder Erik Andersen har hatt møte på Idrettens Hus i Stavanger. Det har tidligere vært lagt opp til at det skal etableres markedsutvalg i alle fylkene, men det vurderes nå en egen komité med to til tre personer som har hele Regionen som arbeidsområde. Økonomi: Styremedlem Kenneth Olsen orienterte. Det arbeides kontinuerlig med økonomistyring. Godt styringsverktøy er etablert med budsjett/regnskapsperiodisering og likviditetsbudsjett. Foreløpig oversikt over Regionens regnskap er Pt. tilfredsstillende. Informasjon: Varamedlem Geir Ø. Pedersen informerte. Hjemmesiden vår er god. Kan selvsagt bli bedre og blir det også etter hvert. Infoflyten klubbene imellom har et stort forbedrings potensial og alle klubbene må ha link til oss på deres hjemmesider. Vi bør også få på plass linker til offentlige instanser som har betydning for klubbene. RS-vedtak i sak nr. 29 Arbeidet med å besette sonelederposisjonene må trappes opp, slik at framdriftsplanen blir overholdt. Topphåndballforum etableres i Regionen. Alle Regionens klubber i elite og første divisjon inviteres til møte arrangert av Regionen. Møtested Flekkefjord. Norges Håndballforbund spiller inn aktuelle tema til møte. For klubber som har behov for kompetanseheving stiller Regionstyremedlemmene seg til rådighet for de av klubbene som måtte ønske det. Først og fremst via sonearbeidet, men også direkte i klubb ved behov. Klubbhåndboka må presenteres på sonemøtene. 30 Status veksthus Trenerutviklingsdelen i veksthus er, som tidligere rapportert, meget godt i gang. Veksthusmedarbeiderne er på klubb besøk flere ganger i uken, spredt over hele Regionen. Lars Johansen er ansatt som veksthusmedarbeider i 10% stilling. Han starter i stillingen i løpet av oktober måned 2004. Han vil hovedsakelig arbeide i klubber i Aust Agder distriktet. Dommerdelen er også i gang. Vi har med to personer i dette prosjektet. Det er ønskelig at ytterligere en person (Maria Pedersen) får mulighet til å bli med på prosjektet. Hvordan stiller Regionstyret seg til å oppnevne ytterligere en person? RS-vedtak i sak nr. 30 Regionstyret innstiller Maria Pedersen til å være med på dommercoach prosjektet. Saken klareres med prosjektleder for dommercoach prosjektet. Dette med tanke på mulighet for å være med. Side 4 av 8 sider
31 Regnskap pr 30. september 2004 Ref RS. Sak 26/04-06 vedrørende regnskap, vedtok Regionstyret at det i møte 7. oktober 2004 skal være en grundig gjennomgang av regnskapet og rapporter knyttet til dette. Budsjett, regnskapsrapporter og rapporteringsrutiner knyttet til dette ble grundig gjennomgått med forklaringer og tall gjennomgang av de største postene. Regnskapsresultatet pr 30. september 2004 er minus kr 732 000,-. Dette er ca kr 300 000,- større enn budsjettert, men mye av dette er direkte relatert til omsøkbare veksthusmidler som vi har søkt på. Prognose for årets resultat foreligger i Regionstyremøte i november 2004. RS-vedtak i sak nr. 31 Regionstyret ber om at regnskap og rapporter knyttet til dette, sendes sammen med innkallingen, eller i forkant av, Regionstyremøtene. 32 Regional Strategikonferanse Regional Strategikonferanse arrangeres lørdag 13. november og søndag 14. november 2004 i Stavanger. Dato og foreløpig innbydelse for konferansen er sendt og offentliggjort for alle aktuelle deltakere. Programkomiteen, la fram forslag til innhold og gjennomføring. Arbeidet med programmet, som en også etter hvert begynner å detaljutforme, er i sluttfasen. Konferansen vil i hovedsak fokusere på Strategiplanen, og det vil bli lagt opp til en del gruppearbeid. Videre framdrift må vedtas? RS-vedtak i sak nr. 32 Berit Hagen sender ut siste versjon av programmet til programkomiteen for uttalelse. Etter siste innspill fra programkomiteen er programmet for årets strategikonferanse vedtatt. Program og innbydelse til deltakerne må sendes senest 25. oktober 2004 med svarfrist senest 31. oktober 2004. Når påmelding foreligger settes gruppene sammen. Gruppeledere må forespørres i forkant av konferansen. Gruppeinndelingen (med oversikt over gruppeledere) og gruppeoppgaver sendes deltakerne innen 5. november 2004. Programkomiteen har ansvaret for at ovennevnte frister overholdes og komiteen fordeler selv arbeidet med utforming av gruppeoppgavene og forespørsler til aktuelle gruppeledere. Side 5 av 8 sider
33 Saker til Forbundstinget Ref sak 20/04-06 har både klubber og Region mottatt brev vedrørende forslagsfrister til neste års Forbundsting. 1. Klubber har frist til: 1.10.2004 2. Regioner har frist til: 31.10.2004 Det har foreløpig kommet to saker til Regionen. En ny sak fra KIF/Randesund og en sak som er innsendt tidligere fra Hinna. I tillegg til sakene har Arbeidsutvalget og Regionstyret drøftet aktuelle kandidater til verv knyttet til valgene på NHF Tinget. Videre framdrift vedtas. RS-vedtak i sak nr. 33 Regionsleder Tor-Jan Stokkedal er i dialog med Hinna med tanke på videre framdrift/behandling av deres sak. Saken fra KIF/Randesund bringes videre til Norges Håndballforbund med støtte fra Regionen. Regionsleder kontakter Regionens tillitsvalgte som i dag innehar verv i NHF sentralt, med tanke på hvordan de stiller seg til eventuelle gjenvalg. Med bakgrunn i tilbakemeldinger fra disse samtalene, sendes brev til valgkomiteen med innstilling fra Regionen på de enkelte av våre kandidater. Regionsleder Tor-Jan Stokkedal har hovedansvaret for videre framdrift i saken. 34 Felles kontingenter Felles kontingenter og satser ble gjennomgått og klargjort, først og fremst med tanke på punktene under marked/økonomi i strategiplanen. Pr. dato er ikke alle kontingenter like, men ref strategiplanen skal vi etablere felles kontingenter innen utgangen av 2006. I strategiplanen står det også at vi skal øke markedsinntektene til minst 10% av omsetningen innen 2006. Hvordan skal ovennevnte bli tatt hensyn til i forbindelse med budsjettarbeidet for kommende periode? RS-vedtak i sak nr. 34 Markedsinntektene skal ikke medtas i budsjett på bakgrunn av at vi ikke skal forskuttere/budsjettere denne type inntekter. Felles kontingenter vil bli belyst og tatt opp som et tema på Strategikonferansen. Kenneth Olsen er saksordfører. Side 6 av 8 sider
35 Ny soneinndeling I 3-1.1 i Lov For Region SørVest Norge står det følgende: Etter Regionstyrets beslutning fordeles regionens klubber på et antall regionsoner slik at klubber med naturlig samhørighet og geografisk nærhet plasseres i samme sone. Styringsgruppa for regionaliseringsarbeidet foreslo før Regionstinget mai 2004, etter å ha drøftet det med klubbledere og klubbrepresentanter for klubbene tilhørende de tre tidligere kretser, en soneinndeling av klubbene i den nye Region SørVest. Klubbene ble fordelt i 11 soner. I august/september 2004 er det blitt avholdt sonemøter i alle regionens soner. På sonemøtene på Vigeland 26. august 2004, hvor klubbene i sone 4 og sone 5 deltok, og i Kristiansand 31. august 2004, hvor klubbene i sone 2 og sone 3 deltok. I møte på Vigeland kom det et ønske fra klubbrepresentantene om at klubbene i sone 4 og i sone 5 ble slått sammen til en sone, og i møte i Kristiansand kom det ønske fra klubbrepresentantene at klubbene i sone 2 og i sone 3 ble slått sammen til en sone. Hvordan stiller Region styret seg til ovennevnte forslag? RS-vedtak i sak nr. 35 Regionstyret støtter forslaget fra klubbene om ny soneinndeling i sone 2,3,4 og 5. Klubbene i Region SørVest blir dermed fordelt i 9 soner Klubbene i tidligere sone 2 og 3 blir en sone. Denne sonen vil da bestå av klubbene: AK 28, Birkenes, Gimletroll, Høvdingen, Hånes, Just, Kristiansand IF. Kristiansand Studentene, Lillesand, Randesund, Start, Tveit, Framsteg, Greipstad, Otra, Søgne, Torridal, Vindbjart, Våg og Øvrebø. Klubbene i tidligere sone 4 og sone 5 blir en sone. Denne sonen vil da bestå av klubbene: Eiken, Grindheim, Holum, Konsmo, Mandal/Holum, Marnardal, Borhaug, Farsund, Flekkefjord, Giv Akt, Kvinesdal, Lyngdal, Spangereid og Spind. Administrasjonen legger ut ny soneoversikt på våre hjemmesider. 36 Struktur Regionslag - Bylag Pr. dato har vi mange forskjellige prosjekter knyttet opp mot Regionslag, bylag, skolehåndball, regionale utviklingsmiljø, soneutviklingsmiljø osv. Det er selvsagt også økonomi knyttet til å drifte disse miljøene og dette gjør selvsagt utslag på de enkelte budsjettpostene. Hvordan skal vi legge dette opp i forbindelse med budsjettarbeidet? RS-vedtak i sak nr. 36 Kenneth Olsen og administrasjonen må sammen komme fram til hvilken Regional struktur som skal ligge til grunn i satsningsnivået. Dette må videre knyttes opp mot budsjettarbeidet. Dette også selvsagt etter innspill fra Utviklingsutvalgene. Side 7 av 8 sider
37 Endring av seriereglementet J/G 9-11 Dagens seriereglement sier følgende: 2-6 Jenter/gutter 9, 10 og 11 år. 2-6.1 Det kåres ikke vinnere i disse årsklassene og det registreres ikke resultater. I avdelingsoppsettet skal RS ta både geografiske og sportslige hensyn. 2-6.2 Det spilles Aktivitetsserie, dvs. lagene møtes til turneringssamlinger hvor det enkelte lag spiller 2 (el.1) kamper ved hver samling. 2-6.3 Det spilles med nedsenket tverrligger (30 cm). Målet skal være 300 x 170 cm. Når seriereglementet ble utarbeidet, var det er ikke ment at det skal spilles med nedsenket tverrligger i 11 klassen. RS-vedtak i sak nr. 37 Gjeldende fra dags dato skal det ikke spilles med nedsenket tverrligger i 11 klassen. Det er kun i klassene under 11 klassen nedsenket tverrligger skal benyttes. 38 Representasjon I forbindelse med Forbundstyremøte 24. og 25. september 2004 i Oslo representerte Regionsleder Tor-Jan Stokkedal, Regionen. I forbindelse med UTA samling i Oslo 3. og 4. september 2004 representerte Nestleder Berit Hagen, Regionen. Det var et arbeidsmøte mellom UTA og Regionskontaktene. Til orientering. RS-vedtak i sak nr. 38 Tor-Jan Stokkedal (Regionsleder) Berit Hagen (Nestleder) Regionstyrets protokoller er offisielle og bindende for organisasjonen når minimum 2 av de 4 overstående har signert protokollen. Side 8 av 8 sider