Sentral stab Økonomiavdelingen Sentral økonomi SAKSFREMLEGG Sak 25/15 Tiltak reduksjon varekostnader Utvalg: Styret for St. Olavs Hospital HF Dato: 29.10.2015 Saksansvarlig: Jan Morten Søraker Saksbehandler: Arkivsak: 15/4651-2 Arkiv: 129 Innstilling Styret støtter opprettelse av en regional enhet for innkjøp. Enheten forutsettes etablert raskt og ubyråkratisk. Det må settes klare og konkrete mål for varekostnadsreduksjon, avtaledekning og avtalelojalitet.
VEDLEGG Nummererte vedlegg 1. Notat «Utvikling av varekostnader», datert 28.05.2015 BAKGRUNN Det henvises til tidligere notat «Utvikling av varekostnad», gitt som orientering til Styret 04.06.2015 ved St. Olavs Hospital HF. På bakgrunn av dette notatet ønsket Styret en mer konkret tiltaksplan for å redusere varekostnadene. Notatet er vedlagt og betraktes som en del av denne sak. FAKTISKE OPPLYSNINGER Dagens organisering og status Innkjøpsavdelingen («Sentralt innkjøp») ved St. Olavs Hospital HF er organisert under økonomiavdelingen. Helse Midt-Norge RHF (HMN) og de øvrige HF i regionen har også egne innkjøpsenheter, og hovedoppgaven til disse er å inngå og forvalte avtaler om innkjøp av varer og tjenester innenfor alle deler av virksomhetene. Innkjøpsavdelingene i HFene er underlagt det enkelte HF og samarbeidet mellom disse foregår i dag i et løst basert nettverk. HMN har ingen styringsrett over HFenes innkjøpsenheter. Alle HF i regionen bidrar ved inngåelse av regionale avtaler. Det er i dag en nasjonal enhet innenfor innkjøp: HINAS AS i Vadsø. Dette selskapet eies av de fire RHFene. HINAS inngår og forvalter en del avtaler på nasjonalt nivå. Helse Midt-Norge har i dag totalt 24 årsverk som arbeider med innkjøp. Til sammenligning har Helse Vest 45 årsverk. Relativt sett har derfor Helse Midt-Norge ca 10 personer lavere bemanning enn Helse Vest. St. Olav har foretatt en sammenligning med varekostnadene i Helse Bergen. Det er noen ulikheter i regnskapspraksis og forskjellig metode for fordeling av kostnader mellom foretakene i regionene, og dette vanskeliggjør sammenligningen. Imidlertid fant vi klare indikasjoner på at St. Olav ligger høyere enn Helse Bergen når det gjelder varekostnader. Det er en erkjennelse at innkjøpsområdet i Helse Midt-Norge har en betydelig lavere bemanning enn de øvrige regioner, og at dette med stor sannsynlighet medfører høyere varekostnad. Alle HF sliter med lav avtaledekning og mangelfull avtaleoppfølging. Dette er deler av årsaken til stor vekst i varekostnader. Andre årsaker er: - Tilgang på nye behandlingsformer og nye medikamenter/utstyr som er kostbart og ikke finansiert - Ikke full lojalitet til inngåtte avtaler - I 2015 har vi hatt stort fall i kronekurs og dette har medført stor vekst i importvarer.
Fremtidig organisering Helse- og omsorgsdepartementet har for en tid tilbake konkludert med at innkjøpsvirksomheten bør samles i en nasjonal enhet. Det ble så nedsatt en arbeidsgruppe med representanter fra alle helseregionene og i september d.å. leverte gruppen forslag til hvordan denne nasjonale samordning skal foretas. Det er nå besluttet at det skal etableres et felles eid nasjonalt foretak for innkjøp i spesialisthelsetjenesten. Foretaket skal stiftes 01.01.2016. I første omgang vil HINAS AS og sentral innkjøpsenhet i Helse Sør-Øst inngå, deretter innfases resten av landets innkjøpsressurser etter hvert. Tidsplan for dette er ikke besluttet og det er derfor uklart når Helse Midt-Norge vil bli en del av dette foretaket. HMN har besluttet å umiddelbart øke satsingen på innkjøp og stramme inn den regionale organiseringen av innkjøp. Dette skal skje ut fra følgende prinsipper: - Det er nødvendig å styrke kapasiteten innenfor innkjøp Mer effektive prosesser Kategoribasert organisering Økt bemanning - Gode innkjøpsorganisasjoner lokalt øker sannsynlighet for vellykket nasjonal samordning - Styrking av innkjøpskapasitet skal skje ved styrking av det regionale leddet - Regionale anskaffelser skal foretas av ansatte i det regionale leddet - Fokus på hele verdikjeden og dermed må innkjøp i større grad ses sammen med logistikk Man har følgende målbilde på kort sikt: - Det etableres en regional innkjøpsorganisasjon som en avdeling i HMN. Alle regionale innkjøp i HMN utføres av ansatte eller innleide i denne avdelingen - Hovedmålet for avdelingen er å redusere varekostnader - Hovedfokus for avdelingen skal være gjennomføring av regional handlingsplan for anskaffelser På lang sikt er følgende målbilde presentert for den regionale enheten: - Leverandør av innkjøpstjenester og strategisk logistikk for HMN - Bidra til vellykket implementering av nasjonalt innkjøpsforetak - Hovedformål er reduserte varekostnader - Bidra til effektivisering i hele verdikjeden - Ressurssenter for overordnede logistikkspørsmål - Arbeidsgiveransvar for alle som arbeider med strategisk innkjøp - Grensesnitt mot HFene må tilsvare grensesnitt mellom HFene og det nasjonale foretaket. Bestillerfunksjon i HFene må være lik uavhengig av om innkjøpet foretas av det nasjonale foretaket eller den regionale enheten - Enheten skal ledes og driftes etter nasjonale prinsipper om kategoriorganisering
Som det vil fremgå ovenfor er innkjøpsområdet nasjonalt, regionalt og lokalt i stor endring. Situasjonen når det gjelder organisering kan sammenfattes slik: - Nasjonalt foretak etableres 01.01.2016. Det er uklart når og i hvilket omfang innkjøpsressursene i HMN overføres dit - De samlede regionale innkjøpsressurser skal økes. Dette skjer ved rekruttering inn i nyopprettet regional enhet - Dagens innkjøpsressurser i St. Olav vil i stor grad overføres/utleies til den regionale enheten - Det er helt nødvendig at det fortsatt er innkjøps- og bestillerkompetanse igjen i St. Olav Avtaledekning Sentralt innkjøp har i dag 11 årsverk, av disse er 3,2 årsverk knyttet til lokale anskaffelser og 2,9 årsverk til regionale anskaffelser. Andre årsverk benyttes til juridisk rådgivning, ledelse, HMN LØ (nytt økonomi- og logistikksystem), innføring av e-handel, nasjonale anskaffelser og avtaleoppfølging. To av årsverkene som er knyttet til lokale anskaffelser, gjennomfører anbud innenfor området medisinsk teknisk utstyr. Investeringsbudsjett for 2015 var på ca. kr. 120 mill. St. Olavs investeringsbudsjett prioriteres og håndteres av Sentralt innkjøp frem til utgangen av 2015. For denne typen anskaffelser er det vedtatt en ny prosedyre, der Medisinsk teknisk avdeling (MTA) tar eierskap over investeringsbudsjettet og anskaffelsene. MTA ansetter i starten to prosjektledere som vil være sentrale i gjennomføring av denne typen anskaffelser. Målsettingen er at det på litt lengre sikt vil kunne frigjøre ressurser på Sentralt innkjøp. I sum har man i den nasjonale innkjøpsfunksjonen, i regionen og i St. Olav nær full avtaledekning for tjenestekjøp og investeringsanskaffelser. På bakgrunn av antall ressurser og prioriteringer har det ikke blitt fokusert nok på anbud vedrørende forbruksvarer. Ressurser har, som tidligere nevnt, vært bundet opp i MTU og tjenesteavtaler, samt HMN-LØ og e-handel. I tillegg har vi avdekket svakheter ved implementering av avtaler. Avtalelojalitet Dagens IKT-systemer legger ikke til rette for automatisk datafangst når det gjelder kjøp utenom foreliggende avtaler, og vi har heller ikke god nok tilgjengelighet til inngåtte avtaler. Når nytt økonomi- og logistikksystem blir tatt i bruk 01.05.2016 vil muligheten for oppfølging av dette bli vesentlig forbedret. Det krever imidlertid at alle avtaler og dertil hørende varearter er innlagt i systemet. Det vil nok ta noe tid før alle data er registrert, men når dette er på plass vil mulighetene for løpende oppfølging av avtalelojalitet være gode. Tiltaksplan
1. Nasjonal samordning av innkjøp Hovedformålet med å etablere en samlet nasjonal innkjøpsorganisasjon er å utnytte den samlede størrelse for å oppnå bedre innkjøpsbetingelser, og å utnytte egne personalressurser bedre. Dette vil utvilsomt gi økonomisk effekt, men neppe før i 2017. St. Olav vil bidra til at den nasjonale enheten kommer snarest mulig i drift. 2. Regional samordning En styrking av den regionale innkjøpskapasitet er helt nødvendig og vil bidra til større avtaledekning, og med stor sannsynlighet gi bedre innkjøpsbetingelser. St. Olav støtter beslutning om økning av personalressurser i regionen, og vil bidra til at den regionale enheten kommer raskt på plass. 3. Lokale tiltak I den nærmeste tiden er det behov for å få klarlagt grenseflaten mot den forsterkede regionale enheten. Herunder de ressurser som skal overføres/leies ut til regional enhet og hvilke ressurser det er nødvendig å beholde i St. Olav. Dette vil bli gjort i samarbeid med RHFet. Det er gjort grep internt i Sentralt innkjøp for å øke tilgjengelig tid for ansatte til direkte arbeid mot anbudsvirksomhet. Av tiltakene kan nevnes at en større del av arbeidet med investeringer overføres til Medisinsk teknisk avdeling. Videre er det flere av de pågående prosjekter som nærmer seg slutten og som dermed vil frigjøre tid. Det legges større vekt på bedre rutiner for avtaleforvaltning. I forbindelse med nytt økonomi- og logistikksystem er det etablert en egen forvaltningsenhet i RHFet. Grenseflate mot denne må avklares. Det er også påstartet utarbeidelse av nye implementeringsrutiner. Gjennom egen opplæringsplan er det igangsatt tiltak som i større grad enn i dag sørger for å vedlikeholde og styrke faglig kompetanse i Sentralt innkjøp og i resten av organisasjonen. Varekostnader vil bli undergitt en sterkere oppfølging i den løpende driftsrapportering. 4. Avtalelojalitet I dag har vi ikke oversikt over avtalelojaliteten i St. Olav. Nytt innkjøps- og logistikksystem vil medføre at muligheten til oppfølging vil bli vesentlig forbedret. Rutinene knyttet til dette vil bli endret i forbindelse med implementering av nytt system i mai 2016. Vi er i gang med å forbedre tilgjengeligheten og oversiktligheten til inngåtte avtaler gjennom «Innkjøpsportalen». Dette vil på sikt eliminere risikoen for manglende kjennskap til inngåtte avtaler. Avtalelojalitet er også et lederansvar og det vil bli arbeidet bevisst med holdninger til inngåtte avtaler. Konklusjon Administrerende direktør anbefaler Styret å støtte opprettelsen av en regional enhet som vil kunne bidra til å redusere varekostnader.