KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KJØP AV Digital C - bue TIL Operasjonsavdelingen SYKEHUSET INNLANDET ELVERUM TILBUDSFRIST: 25.01.2012 kl. 12.00 SAK NR. 201200086
1 OPPDRAGSGIVER Sykehuset Innlandet HF (SI) er et selvstendig helseforetak under det regionale helseforetaket Helse Sør-Øst RHF og består av 6 somatiske og to psykiatriske sykehus. Totalt har SI 41 geografiske enheter i Hedmark og Oppland og om lag 8.500 ansatte. SI har en bygningsmasse på 350 000 kvm og et budsjett på om lag 6 milliarder kroner. SI sitt formål er å yte gode og likeverdige spesialisthelsetjenester til alle som trenger det når de trenger det, samt å legge til rette for forskning og undervisning. Gjennom sine innkjøp skal SI sørge for at offentlige ressurser blir brukt på en samfunnstjenlig måte. SI baserer sine innkjøp på konkurranse, forretningsmessighet og likebehandling av leverandører. For ytterligere informasjon se http://www.sykehuset-innlandet.no 2 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE Sykehuset Innlandet HF (Oppdragsgiver) inviterer med dette til konkurranse for inngåelse av avtale vedrørende kjøp av 1 stk digitale C-bue til operasjonsavdelingen på Elverum, samt opsjon på 1 stk. Konkurransen avholdes som konkurranse med forhandlinger i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del III. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN/TED-databasen, se www.doffin.no. 3 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE Tilbyder bør kunne stille tilbudt C bue til rådighet for demonstrasjon / bruk i operasjonsavdelingen i Sykehuset Innlandet Elverum, se neste avsnitt. C - buen bør være tilgjengelig 1 dag for gjennomgang / opplæring og 3 dager for gjennomføring av utvalgte prosedyrer. Målet er å gjennomføre en eventuell utprøving 2 6 uker etter tilbudsfristen. 4 KONKURRANSEGRUNNLAGET Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med vedlegg. I dette dokumentet gis informasjon om konkurranseprosessen frem til inngåelse av kontrakt, krav til hva tilbudet skal innholde og hvordan det skal utformes. Vedlagte dokumenter danner grunnlag for kontrakt med valgt tilbyder/leverandør, og oppstiller således krav som er relevant for tilbyder ved utforming av tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til 3 dager før tilbudsfristens utløp. Eventuelle endringer i konkurransegrunnlaget vil bli publisert på Doffin-databasen. Konkurransegrunnlag, sak nr 201200086 Side 2 av 8
5 GENERELL INFORMASJON OM KONKURRANSEN 5.1 Saksbehandler for Oppdragsgiver Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransen, rettes til: Saksbehandler: Erlend Hansen Telefon: (+47 922 10 833) E-post: erlend.hansen@sykehuset-innlandet.no 5.2 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være forelagt skriftlig til vår saksbehandler senest 5 dager før utløpet av tilbudsfristen. Anonymiserte spørsmål og svar vil bli publisert på Doffin-databasen. 5.3 Adresse for tilbud Postadresse: Sykehuset Innlandet HF Postboks 104 2381 Brumunddal Leveringsadresse: Sykehuset Innlandet HF Furnesveien 26 2380 Brumunddal Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke merket?????0 Digital C - Bue Erlend Hansen - åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. 5.4 Tilbudsfrist Tilbudsfrist : 25.01.2012, kl. 12.00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen i punkt 5.3. innen tilbudsfristens utløp. 5.5 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted i Sykehuset Innlandet HF, den 25.01.2012 kl.13.00. To representanter for Oppdragsgiver vil være til stede ved åpningen. Tilbudsåpningen er ikke offentlig. 5.6 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder frem til 25.06.2012 kl. 12.00. 5.7 Språkkrav Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk/svensk/dansk, likevel slik at brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk. Konkurransegrunnlag, sak nr 201200086 Side 3 av 8
5.8 Kostnader Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert tilbyder. 5.9 Etiske retningslinjer Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og Oppdragsgiver/Oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbudet, dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 6 ORIENTERING OM KONTRAKT 6.1 Planlagte kontrakter Målet med konkurransen er inngåelse av følgende avtaler: Enkeltkontrakt Det vil bli inngått avtale om kjøp av digital C - Bue med tilhørende tjenester. Vedlikehold/service: Oppdragsgiver forbeholder seg mulighet til å inngå en vedlikeholds- /servicekontrakt med varighet i 2 år og med virkning fra garantitidens utløp, med opsjon på forlengelse i 1+1 år. 6.2 Kontraktsvilkår Kontrakter som inngås vil baseres på de krav og vilkår som fremgår av vedlagte dokumenter. Det vises til vedleggene i punkt 13. Ved motstrid vil spesielle vilkår og krav gå foran generelle standardvilkår. 6.3 Forbehold til kontraktsvilkår Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlig forbehold til kontraktsvilkårene. Dersom tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene i vedlagte kontraktsforslag, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser presiseres i tilbudsbrevet, i henhold til punkt 7.2. 7 UTFORMING AV TILBUDET 7.1 Format Komplett tilbud med alle vedlegg skal leveres i 3 eksemplar i A4-format, innsatt i ringperm, med eget skilleark for de ulike tema og systematisert i henhold til punkt 7.2 7.7 nedenfor. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på CD/USB i pdf-, word- og exel-format. Kravspesifikasjon og prisskjema skal leveris i henholdsvis word- og excl-format, da de skal være våre arbeidsdokumenter. Papirversjonen anses som originalversjonen. 7.2 Tilbudsbrev Tilbyder skal utarbeide et tilbudsbrev. Konkurransegrunnlag, sak nr 201200086 Side 4 av 8
I tilbudsbrevet gis en klar og entydig beskrivelse av eventuelle forebehold mot kontraktsvilkårene, med prismessige konsekvenser. Dersom tilbudet avviker fra krav kravspesifikasjonene, oppgis dette. 7.3 Redegjørelse for leveranse som tilbys I tilbudet skal det redegjøres for leveransen som tilbys. Redegjørelsen skal angi minst de forhold som fremgår av vedlagte kravspesifikasjonen se vedlegg. Forhold som etterspørres er relatert til tildelingskriteriene som tilbudet vil bli evaluert etter, jf. punkt 9 nedenfor. 7.4 Prising Tilbyder skal prise sitt tilbud i samsvar med vedlagte prisskjema. Priser skal være i NOK, eks. merverdiavgift, inkl. emballasje, toll, skatter og avgifter og fritt levert. Prisen(e) skal være fast(e) i avtaleperioden. Valutaklausuler aksepteres ikke. Leverandøren skal gi tilbud på vedlikehold/service i samsvar med vedlagte serviceavtale. 7.5 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud som innebærer andre løsninger enn de som framgår av Oppdragsgivers tekniske beskrivelse. 7.6 Redegjørelse for kvalifikasjoner Tilbyder skal redegjøre for og dokumentere sine kvalifikasjoner i samsvar med kvalifikasjonskravene som følger av punkt 8 nedenfor. 7.7 Muligheter for å gi tilbud på deler av oppdraget Det gis ikke mulighet for å gi tilbud på deler av oppdraget. 8 KVALIFIKASJONSKRAV 8.1 Generelt Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sine tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. 8.2 Organisering Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. o Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. o Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. Konkurransegrunnlag, sak nr 201200086 Side 5 av 8
8.3 Skatteattest o Norsk tilbyder skal fremlegge skatteattester, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Attest for skatt fås fra kemner/kommunekasserer, attest for merverdiavgift fås fra skattefogden o Tilbyder skal redegjøre for eventuelle restanser. 8.4 Finansiell og økonomisk stilling Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. o Tilbyder skal fremlegge årsregnskap for de to siste regnskaps år, sammen med revisors årsberetning. 8.5 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Tilbyder skal ha gode kvalifikasjoner og kapasitet, relatert til kontraktsforpliktelsene. o Tilbyder skal gi en oversikt over nøkkelpersoner med relevante kvalifikasjoner som skal ha ansvar for eventuell kontraktsutførelse. o Tilbyder skal fremlegge prøver, beskrivelser og/eller fotografier av varer som skal leveres. o Tilbyder skal fremlegge offentlig godkjente sertifikater som attesterer at varen er i samsvar med oppgitt kvaliteter eller standard. - CE merking - samsvarserklæring o Tilbyder skal fremlegge liste over de viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste tre år med opplysninger om verdi og tidspunkt og navn på mottaker, og med bekreftelse fra den enkelte mottaker. Dersom tilbyder vil støtte seg på andre foretaks kapasitet, skal det legges fram en forpliktelseserklæring som viser at tilbyder vil ha rådighet over nødvendige ressurser i hele kontraktsperioden. 8.6 Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v. o Dersom tilbyders organisasjon, ledere i organisasjonen eller eiere av organisasjonen er dømt for korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger eller lignende, skal dette opplyses om. I så fall bes redegjort for aktuelle dommer og saksforholdet. Forholdene vil bli vurdert i henhold til avvisningsreglene i FOA 11-10 og 20-12. 8.7 Kvalitetssikringssystem o Tilyder skal dokumentere sitt kvalitetssikringssystem. 9 TILDELINGSKRITERIER Oppdragsgiver vil velge det tilbudet som etter en helhetsvurdering er det økonomisk mest fordelaktige for oppdragsgiver. Ved tildeling av kontrakt vil man legge vekt på følgende kriterier: Kostnader 40 - Samlede kostnader basert på priser oppgitt i Tilbudsskjema vil bli lagt til grunn for en total vurdering. Systemets egnethet, funksjonalitet og kvalitet 40 Vekt Karakter 1-6 Konkurransegrunnlag, sak nr 201200086 Side 6 av 8
- Tilbyders dokumentasjon (svar på vår vedlagte kravspesifikasjon), samt våre vurderinger etter eventuelt gjennomført utprøving, vil bli lagt til grunn for vurderingen inklusive vurdering av ergonomi og brukervennlighet. Våre erfaringer / vurderinger fra en eventuell utprøving vil bli tillagt stor vekt i denne vurderingen. Serviceorganisasjon, service og tjenester 20 - Tilbyders dokumentasjon av service, kurs og opplæring vil bli lagt til grunn for vurderingen. Kriteriene er vektet. 10 FORHANDLINGER Oppdragsgiver vil invitere inntil 3 leverandører til forhandlinger, forutsatt at de gjennom sitt tilbud dokumenterer at de er kvalifisert til å delta og at de har reell mulighet til å få tildelt kontrakt. Forhandlingene kan være i flere former (møter, pr. tlf, pr. e-post og lignende), og de kan forløpe i flere faser. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta en reduksjon av antall tilbydere allerede i forkant av forhandlingene. Reduksjonen vil bli foretatt på grunnlag av oppførte tildelingskriterier. Det vil bli forhandlet om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, så som forretningsmessige vilkår, pris, kvalitet og omfang. Utspill fra Oppdragsgiver i forhandlingene skal ikke anses som avslag på det opprinnelige tilbudet, slik at samtlige tilbydere er bundet av sine tilbud i hele vedståelsesfristen. 11 OFFENTLIGHET Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Sykehuset Innlandet HF hovedprinsippene i Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Unntak for offentlighet i tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik: Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt Dokumentasjon som skal verne om privatøkonomiske interesser Som følge av dette bes tilbydere tydelig merke de deler av tilbudet som ikke ønskes offentliggjort, alternativt levere to dokumenter hvorav ett dokument kun inneholder informasjon som kan offentliggjøres. 12 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 12.1 Avlysning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen ved bortfall av planlagt finansiering. 12.2 Meddelelse om valgt tilbyder Valg av tilbyder vil bli meddelt samtlige deltakere innen rimelig tid før kontrakt inngås, med en begrunnelse for valget og en frist for å påklage beslutningen. Oppdragsgiver vil ikke returnere innleverte tilbud. Ikke antatte tilbud vil bli makulert. Konkurransegrunnlag, sak nr 201200086 Side 7 av 8
13 VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Generelle innkjøpsvilkår for kjøp av varer - GIV/HSØ 05/08 Vedlegg 3: Prisskjema Vedlegg 4: SI Serviceavtale Vedlegg 5: Aks 2003, utvalgte punkter Konkurransegrunnlag, sak nr 201200086 Side 8 av 8