Utbyggingsenheten BILAG A ARBEIDSOMFANG U:\673000\Administrasjon\Rammeavtale PA prosj\uavhengig kontroll 2014\Bilag A 220514.docx
Utbyggingsenheten Side 2 av 6 INNHOLDSFORTEGNELSE: 1 GENERELLE FORUTSETNINGER... 3 1.1 KORT OM OPPDRAGETS OMFANG OG BAKGRUNN... 3 2 ORGANISERING... 3 2.1 BESTILLER OG PROSJEKTLEDELSE... 3 2.2 KONTRAKTSMODELL... 3 2.3 SPESIELLE GRENSESNITT... 3 2.4 ROLLER I FORHOLD TIL PLAN- OG BYGNINGSLOVEN... 3 3 RAMMEAVTALEN... 4 3.1 RAMMEAVTALENS VOLUM... 4 3.2 RAMMEAVTALENS VARIGHET... 4 3.3 GJENNOMFØRING AV MINIKONKURRANSER... 4 3.4 PROSJEKTERENDE... 5 3.5 UTFØRENDE... 5 3.6 ROLLEKONFLIKTER... 5 3.7 FORESPØRSMÅL/TILDELING AV OPPDRAG UNDER RAMMEAVTALEN... 6 4 EVALUERING AV TILBUDENE - RAMMEAVTALER... 6 4.1 KVALIFISERING TILDELING AV RAMMEAVTALER... 6
Utbyggingsenheten Side 3 av 6 1 GENERELLE FORUTSETNINGER 1.1 Kort om oppdragets omfang og bakgrunn Utbyggingsenheten ber om tilbud på rammeavtale på uavhengig kontroll, med etterfølgende minikonkurranser for følgende: Uavhengig kontroll etter reglene i plan- og bygningsloven og NS 8404 Avtalen vil primært benyttes av Utbyggingsenheten og Byutvikling, med opsjon for andre enheter av Trondheim kommune. Det skal utføres uavhengig kontroll etter de i kraftsatte reglene i plan- og bygningsloven med tilhørende forskrifter. Prosjektene vil være lokalisert i Trondheim kommune. Utbyggingsenheten utøver prosjektledelse for prosessen hvor prosjektering og uavhengig kontroll inngår for gjennomgående større prosjekter bl.a av typen nybygg og rehabiliteringsprosjekter. Det vil bli inngått minst 3, maksimum 6 rammeavtaler på bakgrunn av denne konkurransen såfremt konkurransen gir grunnla for det. Utbyggingsenheten antar at det årlige behovet er i størrelsesorden 15-20 prosjekter pr år som omfattes av krav om uavhengig kontroll. 2 ORGANISERING 2.1 Bestiller og prosjektledelse Oppdragsgiver for rammeavtalen er Utbyggingsenheten. 2.2 Kontraktsmodell Avtaleforholdet reguleres av vedlagte kontraktsvilkår basert på NS 8404 Uavhengig kontroll. Merk at sammen med faktura, er det et krav at det vedlegges detaljerte timelister. Timelistene skal inneholde navn på rådgiver, dato, antall timer og hva som er utført. 2.3 Spesielle grensesnitt Ingen spesielle grensesnitt. 2.4 Roller i forhold til plan- og bygningsloven Det skal utføres uavhengig kontroll i henhold til reglene i plan- og bygningsloven med tilhørende forskrifter. Krav til hvilke ytelser som skal leveres av uavhengig kontrollør, fremgår av plan- og bygningsloven med tilhørende forskrifter, samt av Direktoratet for byggkvalitets til enhver tid gjeldende veileder om uavhengig kontroll. De tilbydere som får oppdraget må kunne tilby tjenesten for alle tiltaksklasser og for alle områder det kan og skal utføres uavhengig kontroll på, både utførelse og prosjektering. Dette innebærer at tilbyder selv må ha eller skaffe seg sentral eller lokal ansvarsrett for alle de syv godkjenningsområder nevnt i byggesaksforskriften 13-5 siste ledd, jf. Kontraktsbestemmelsene punkt 5, eller tilsvarende kompetanse som fører til lokal godkjenning.
Utbyggingsenheten Side 4 av 6 Kontrolloppgavene gjelder følgende områder: 1. Overordnet ansvar for kontroll av utførende og/ eller prosjekterende Tiltaktsklasse 1: 2. Fuktsikring og søknadsplikt våtrom i boliger 3. Lufttetthet i nye bolig Tiltaksklasse 2 og 3: 4. Bygningsfysikk 5. Konstruksjonssikkerhet 6. Geoteknikk 7. Brannsikkerhet I den grad leverandøren ikke selv har eller vil få ansvarsrett for alle de nevnte tiltaksklasser og områder, er det tilstrekkelig at han knytter til seg slike ressurser. Dersom han selv har eller vil få sentral eller lokal ansvarsrett for områder overordnet ansvar for kontroll, jf. Byggesaksforskriften 13-5 siste ledd bokstav A og Konkurransereglene punkt 4.2. 3 RAMMEAVTALEN 3.1 Rammeavtalens volum Gjennomfører årlig investeringer på i underkant av 1000 millioner kroner. Opplysninger Utbyggingsenheten gir om historiske eller forventet behov, volum eller prognoser for uttak av ytelser er av orienterende art og er uforpliktende. Det er Trondheim kommunes intensjon at rammeavtalene skal benyttes for alle prosjekter i Utbyggingsenheten. Unntak gjelder der konkurransen om uavhengig kontroll allerede er utlyst når rammeavtalen inngås. Utbyggingsenheten forbeholder seg retten til, for enkelte prosjekter, å innlemme ytelsen om uavhengig kontroll i avtalen med andre firmaer tilknyttet prosjektledelsen/byggeledelsen eller å avholde egne konkurranser der dette anses som hensiktsmessig. 3.2 Rammeavtalens varighet Rammeavtalene inngås på en periode på to år uten opsjoner. Årsaken til dette er oppdragsgivers ønsker om å fornye samtlige rammeavtaler, både nye og eksisterende, fra og med 2016. Bestilling på rammeavtalene kan foretas innenfor rammeavtalens virketid. Den enkelte bestilling etter avholdt minikonkurranse kan ha varighet ut over rammeavtalenes opphørstidspunkt. 3.3 Gjennomføring av minikonkurranser Siden regelverket er nytt, forbeholder Utbyggingsenheten seg retten til å utvide ytelsesomfanget ut over det som fremgår av plan- og bygningsloven med tilhørende forskrifter og veileder, dersom Utbyggingsenhetens erfaring med praktiseringen av regelverket tilsier dette. En slik utvidelse vil i tilfellet bli presisert i hver enkelt minikonkurranse. Oppdraget vil normalt bli honorert etter medgått tid eller etter avtalt honorarramme. Minikonkurransen kan også være en ren priskonkurranse. Det vil åpnes for å tilby lavere timepris enn man avga i konkurransen om selve rammeavtalen, men ikke høyere.
Utbyggingsenheten Side 5 av 6 Oppdragsgiver forbeholder seg retten til også å benytte kriterier ut over pris. Dette vil bli presisert i utlysningsteksten av minikonkurransen. Forventet tilstedeværelse på møter med tiltakshaver og på byggeplass vil eventuelt presisert i forbindelse med hver enkelt bestilling etter minikonkurranse. Det samme vil gjelde eventuell tilgang på byggeplasskontor. Leverandøren plikter å levere ytelsene som inngår i oppdraget innen rimelig tid og i overensstemmelses med prosjektets fremdrift. Responstid fra bestilling etter gjennomfør minikonkurranse til oppdraget skal utføres vil variere, og må fastslås i forbindelse med hver enkelt minikonkurranse. Generelt kan sies at responstiden kan anslås til 1-2 uker. Dersom leverandøren er forhindret fra å delta i minikonkurransene, skal leverandøren likevel bekrefte at forespørselen er mottatt samt gjerne en kort begrunnelse. I forbindelse med tilbudet i minikonkurransen, vil den enkelte leverandør også måtte bekrefte at han selv og hans samarbeidspartnere som skal utføre selve kontrollen, anser seg som uavhengige av og habile i forhold til de foretak de skal kontrollere. Det vises i den sammenheng til byggesaksforskriftens 14-1 om at kontrollerende foretak skal være en annen juridisk enhet enn det foretaket som utfører arbeid som skal kontrolleres. Leverandørene velger selv hvilke personer som skal utføre kontrollen, såfremt det benyttes personer som har nødvendige kvalifikasjoner, og som tilfredsstiller kommunenes krav til ansvarsrett. Det skal ikke i denne konkurransen opplyses om hvem (firma/person) som vil komme til å utføre de aktuelle oppdragene. Dette skal fremgå av minikonkurransene. 3.4 Prosjekterende Utbyggingsenheten kontraherer enkeltstående prosjekteringsfirma eller en prosjekteringsgruppe til å forestå prosjekteringen. Hvilke firma som har fått oppdraget, vil bli opplyst i forbindelse med den enkelte minikonkurranser, slik at konflikter med hensyn til uavhengighet og innhabilitet unngås. 3.5 Utførende Type entrepriser vil variere. Det er aktuelt både med totalentrepriser og ulike utførelsesentrepriser. Hvilke firma som har fått oppdraget, vil bli opplyst i forbindelse med minikonkurransen, eller så snart kontrahering av entreprenører er foretatt, slik at konflikter med hensyn til uavhengighet og innhabilitet unngås eller løses så snart som mulig. 3.6 Rollekonflikter Utbyggingsenheten ønsker ikke at samme firma forestår prosjektering og uavhengig kontroll i samme prosjekt. Eventuell rammeavtale om uavhengig kontroll medfører ingen begrensninger for leverandørens rett til å være leverandør av prosjekteringstjenester eller andre rådgivningstjenester til Utbyggingsenheten. Tildeling av slike kontrakter vil imidlertid medføre at leverandøren ikke kan utføre uavhengig av sine egne arbeider, se punkt 3.3 ovenfor. Er det allerede tildelt oppdrag om uavhengig kontroll, kan man ikke senere komme inn i samme prosjekt på andre kontrakter som kommer i konflikt med dette oppdraget.
Utbyggingsenheten Side 6 av 6 3.7 Forespørsmål/tildeling av oppdrag under rammeavtalen Tideling av kontrakter (bestilling etter minikonkurranse) tilhørende rammeavtalene vil foretas etter at det er iverksatt ny minikonkurranse mellom leverandørene som har rammeavtale med Utbyggingsenheten. Konkurransen vil gjennomføres på følgende måte: 1. For hver kontrakt som skal inngås vil Utbyggingsenheten skriftlig forespørre avtalepartnere via minikonkurranser 2. Utbyggingsenheten vil fastsette en rimelig frist til å inngi tilbud på de enkelte kontrakter. Ved fastsettelse av fristen, tas det hensyn til med forhold som kontraktsgjenstandens kompleksitet og den tid som medgår til å utarbeide tilbudet. 3. Tilbudene skal sendes inn skriftlig og innholdet skal holdes fortrolig inntil utløpet av den fastsatte tilbudsprisen. 4. Utbyggingsenheten vil tildele kontrakt til den tilbyder som har gitt det beste tilbudte løsning på grunnlag av de tildelingskriterier som er fastsatt i den enkelte minikonkurranse. 4 EVALUERING AV TILBUDENE - RAMMEAVTALER 4.1 Kvalifisering tildeling av rammeavtaler Evalueringen av tilbudene vil skje i to omganger. Først vil tilbyderne bli vurdert i forhold til de oppført kvalifikasjonskrav. Tilbyderne som ikke anses å oppfylle kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Disse tilbyderne vil dermed ikke få innholdet i tilbudet nærmere vurdert. De tilbyderne som anses kvalifisert, går videre til tildelingsfasen. I denne fase vil tilbudene bli evaluert i forhold til tildelingskriteriet pris. Evalueringen vil i begge faser ta utgangspunkt i den innleverte dokumentasjonen. Det er derfor viktig at tilbudene inneholder all etterspurt dokumentasjon. Tilbydere som ikke vedlegger etterspurt dokumentasjon, vil kunne bli avvist.