HORDALAND FYLKESKOMMUNE MØTEBOK Kontrollutvalet Dato: 10. april 2013 Kl.: 10.00 13.40 Stad: Møterom 425 Sunnhordland Saknr.: 8/13-14/13 MØTELEIAR Vebenstad, Torill (A) DESSE MØTTE Fauskanger, Magne Ivar (FRP) Storebø, Morten (H) Bjørkly, Silja Ekeland (H) Bakke, Svein Johan (KRF) møtte i staden for Helland, Kristian (KRF) FORFALL Helland, Kristian (KRF), Bakke, Svein Johan (KRF) møtte i staden DESSUTAN MØTTE Dagleg leiar i Beredt AS Torolv Onarheim, sak 8/13 Styreleiar i Beredt AS Dan Femoen, sak 8/13 Partner Helge Roald Johnsen, Deloitte Forvaltningsrevisor Tone Mari Dahle, Deloitte AS Kontrollsjef Hogne Haktorson, Sekretariat for kontrollutvalet Seniorrådgjevar Roald Breistein, Sekretariat for kontrollutvalet MERKNADER TIL INNKALLINGA Det var ingen merknader til innkallinga. GODKJENNING AV SAKLISTA Det var ingen merknader til saklista. GODKJENNING AV MØTEBOKA 11.02.13 Møteboka for 11.2.13 vart samrøystes godkjend. YMSE Kontrollutvalet vart samde om at møtet som er fastsett til 19.6.2013 vert avlyst. 1
MELDINGAR Periode: 11. februar 2013-10. april 2013 Nr. Arkivsak Referatsakstittel 9/13 201203582-6 Handlingsplan vedr. forvaltningsrapport om sjukefråvær 10/13 201200015-7 Oversikt over større saker til politisk behandling våren 2013 11/13 201010344-11 Høyring - forslag til endringar i kommunelova og offentleglova 12/13 200810934-48 Sunnhordland lufthavn A/S - styrking av eigenkapitalen 13/13 201010513-24 Finansforvaltninga i 2012 14/13 201203651-13 Selskapskontroll av Sunnhordland Lufthavn AS - oppfølging av vedtak 15/13 201102710-26 Selskapskontroll av Bybanen AS - oppfølging av vedtak 16/13 201206786-25 Vedtak/innstilling (tekn. sp.), TING, 20130312 17/13 201207929-14 Vedtak/innstilling (tekn. sp.), TING, 20130312 Kontrollutvalet meiner at det ikkje vil vera formelt rett at kontrollutvalet er med på å utarbeide eit slikt notat då temaet i neste omgang kan verta gjenstand for ein forvaltningsrevisjon. 18/13 201202631-10 Skatteinngangen pr. februar 2013 19/13 201200298-113 Godkjenning av 3 prosjektrekneskapar innan skulesektoren 20/13 201202903-34 Rekneskapsrapport pr. februar 2013 SAKNR. 8/13 SELSKAPSKONTROLL I BEREDT AS - VIDARE OPPFØLGING - ORIENTERING FRÅ DAGLEG LEIAR OG STYRELEIAR FORSLAG TIL VEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak Styreleiar Dan Femoen og dagleg leiar Torolv Onarheim orienterte om oppfølging av selskapskontroll av Beredt AS og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet seier seg nøgd med tilbakemeldinga/orienteringa, og seier seg ferdig med denne selskapkontrollen. VEDTAK Kontrollutvalet seier seg nøgd med tilbakemeldinga/orienteringa, og seier seg ferdig med denne selskapskontrollen. 2
9/13 FORVALTNINGSREVISJON AV PERSONALFORVALTNINGA I HORDALAND FYLKESKOMMUNE - REVISJONSRAPPORT FORSLAG TIL INNSTILLING: På bakgrunn av forvaltningsrevisjonsrapport Personalforvaltning i Hordaland fylkeskommune, ber fylkestinget fylkesrådmannen syta for å: 1. Forbetre operative rutinar og prosedyrar knytt til personalforvaltninga, under dette klargjere kva konkrete oppgåver som er tillagt leiarar med personalansvar, sikre konsekvent bruk av omgrep og samsvar mellom ulike dokument. 2. Vurdere korleis samhandlinga mellom personalseksjonen og linja kan strukturerast og forbetrast for å sikre eit godt og effektivt samarbeid. 3. Halde fram med å følgje opp implementeringa av Personalportalen og kvalitetssystemet, og utvikle systema i samsvar med tilbakemeldingar frå brukarane. 4. Vurdere om verktøya for oppfølging av medarbeidarsamtalar i Personalportalen er føremålstenleg utforma, og gje leiarar med personalansvar tilstrekkeleg opplæring i korleis dei skal bruke desse verktøya. 5. Kommunisere tydeleg til leiarane kva retningsliner på personalområdet som til ei kvar tid er gjeldande, og korleis dei er forventa å bruke kvalitetssystemet. 6. Sikre at tillitsvalte frå alle relevante arbeidstakarorganisasjonar får tilbod om å bli inkludert i rekrutteringsprosessar og prosessar kring handtering av overtaligheit, i samsvar med 7. Sikre at arbeidsmiljølova og fylkeskommunen sine retningsliner for førerett blir tydeleg kommunisert og etterlevd av alle delar av organisasjonen. 8. Sikre at skulane handterer overtaligheit i samsvar med fylkeskommunen sitt rundskriv, under dette vurdere å innføre kontrollar knytt til korleis overtalige blir identifisert ved dei vidaregåande skulane. 9. Sikre at informasjon om tilsette sin ansiennitet i Personalportalen er korrekt. 10. Sikre at medarbeidarar blir følgt opp på ein tilstrekkeleg måte i prøvetida, i samsvar med 11. Sikre at alle medarbeidarar får tilbod om årleg medarbeidarsamtale, i samsvar med 12. Klårgjere retningslinene for formell irettesetting/åtvaringar til tilsette, og vurdere behovet for å utarbeide ytterlegare prosedyrar for handtering av vanskelege personalsaker. 13. Følgje opp vedtak om ufrivillig deltid i sak 110/12 i fylkesutvalet, under dette setje i verk kartlegging av ufrivillig deltid, og rapportere kvart halvår i samsvar med vedtaket. 14. Sikre at regelverket om offentlege anskaffingar, vikarbyrådirektivet og forskrift om lønns og arbeidsvilkår blir følgt ved innleige av vikarar frå vikarbyrå. 15. Laga ein handlingsplan innan 1.9.2013 som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Tone Mari Dahle frå Deloitte presenterte resultatet av den gjennomførte selskapskontrollen og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet ønskjer at fristen i punkt 15 vert sett til 1.10.2013. Med denne endringa vart innstillinga samrøystes vedteke. INNSTILLING: På bakgrunn av forvaltningsrevisjonsrapport Personalforvaltning i Hordaland fylkeskommune, ber fylkestinget fylkesrådmannen syta for å: 1. Forbetre operative rutinar og prosedyrar knytt til personalforvaltninga, under dette klargjere kva konkrete oppgåver som er tillagt leiarar med personalansvar, sikre konsekvent bruk av omgrep og samsvar mellom ulike dokument. 3
2. Vurdere korleis samhandlinga mellom personalseksjonen og linja kan strukturerast og forbetrast for å sikre eit godt og effektivt samarbeid. 3. Halde fram med å følgje opp implementeringa av Personalportalen og kvalitetssystemet, og utvikle systema i samsvar med tilbakemeldingar frå brukarane. 4. Vurdere om verktøya for oppfølging av medarbeidarsamtalar i Personalportalen er føremålstenleg utforma, og gje leiarar med personalansvar tilstrekkeleg opplæring i korleis dei skal bruke desse verktøya. 5. Kommunisere tydeleg til leiarane kva retningsliner på personalområdet som til ei kvar tid er gjeldande, og korleis dei er forventa å bruke kvalitetssystemet. 6. Sikre at tillitsvalte frå alle relevante arbeidstakarorganisasjonar får tilbod om å bli inkludert i rekrutteringsprosessar og prosessar kring handtering av overtaligheit, i samsvar med 7. Sikre at arbeidsmiljølova og fylkeskommunen sine retningsliner for førerett blir tydeleg kommunisert og etterlevd av alle delar av organisasjonen. 8. Sikre at skulane handterer overtaligheit i samsvar med fylkeskommunen sitt rundskriv, under dette vurdere å innføre kontrollar knytt til korleis overtalige blir identifisert ved dei vidaregåande skulane. 9. Sikre at informasjon om tilsette sin ansiennitet i Personalportalen er korrekt. 10. Sikre at medarbeidarar blir følgt opp på ein tilstrekkeleg måte i prøvetida, i samsvar med 11. Sikre at alle medarbeidarar får tilbod om årleg medarbeidarsamtale, i samsvar med 12. Klårgjere retningslinene for formell irettesetting/åtvaringar til tilsette, og vurdere behovet for å utarbeide ytterlegare prosedyrar for handtering av vanskelege personalsaker. 13. Følgje opp vedtak om ufrivillig deltid i sak 110/12 i fylkesutvalet, under dette setje i verk kartlegging av ufrivillig deltid, og rapportere kvart halvår i samsvar med vedtaket. 14. Sikre at regelverket om offentlege anskaffingar, vikarbyrådirektivet og forskrift om lønns og arbeidsvilkår blir følgt ved inn leige av vikarar frå vikarbyrå. 15. Laga ein handlingsplan innan 1.10.2013 som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 10/13 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET FOR 2012 FORSLAG TIL INNSTILLING: Fylkestinget godkjenner årsmelding 2012 for kontrollutvalet. Det vart gjort nokre redigeringsmessige endringar i årsmeldinga. Med desse redigeringsmessige endringane vart innstillinga samrøystes vedteke. INNSTILLING: Fylkestinget godkjenner årsmelding 2012 for kontrollutvalet. 11/13 SELSKAPSKONTROLL AV BUSINESS REGION BERGEN - ENDELEG BESTILLING FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet ber Deloitte starte opp selskapskontroll (Forvaltningsrevisjon) av Business Region Bergen AS med utgangspunkt i prosjektplan dagsett 4.12.12 samt vedtak i kontrollutvala i Hordaland fylkeskommune og kommunane Bergen, Samnanger, Austevoll, Fusa og Os. 4
2. Kontrollutvalet ber Deloitte starte opp selskapskontroll (Eigarskapskontroll) i Hordaland fylkeskommune av Business Region Bergen AS med utgangspunkt i prosjektplan dagsett 4.12.12. 3. Det er ønskjeleg at revisjonsrapportar er klare frå Deloitte si side innan., ferdig verifisert og med naudsynte uttaler / uttaler frå dagleg leiar, styreleiar, fylkesrådmann/rådmann/byråd vedlagt og/eller innarbeidd. Møtet vart lukka med heimel i kommunelova 31.3 i deler av møtet når Deloitte orienterte om konsulentoppdrag dei nyleg har utført for BRB. Kontrollutvalet ber Deloitte om å gje ei skriftleg stadfesting på at e-post frå Helge Roald Johnsen til sekretariatet dagsett 25.2.13, er i tråd med konsulentoppdraget som no er levert, og at det som er levert ikkje er strid med Deloitte sin uavhengighet. På bakgrunn av dette vert sekretariatet beden om vurdere saka på nytt og sett opp igjen på neste møte i kontrollutvalet. Etter sams drøfting vart slikt vedtak samrøystes vedteke. VEDTAK 1. Kontrollutvalet ber Deloitte om å gje ei skriftleg stadfesting på at e-post frå Helge Roald Johnsen til sekretariatet dagsett 25.2.13, er i tråd med konsulentoppdraget som no er levert, og at det som er levert ikkje er strid med Deloitte sin uavhengighet. 2. Sekretariatet skal på bakgrunn av svaret vurdera saka på nytt og sette den opp igjen på neste møte i kontrollutvalet. 12/13 GODKJENNING AV 8 PROSJEKTREKNESKAPAR INNAN SKULESEKTOREN FORSLAG TIL UTTALE: 1. Kontrollutvalet viser til konklusjon frå Deloitte, der det går fram at prosjektrekneskapa gjev eit rettvisande bilete av at prosjekta er i samsvar med god kommunal rekneskapsskikk. 2. Kontrollutvalet tar konklusjonen frå Deloitte til etterretning. 3. Utvalet har elles ingen kommentar til prosjektrekneskapane. Forslag til uttale vart samrøystes vedteke. UTTALE: 1. Kontrollutvalet viser til konklusjon frå Deloitte, der det går fram at prosjektrekneskapa gjev eit rettvisande bilete av at prosjekta er i samsvar med god kommunal rekneskapsskikk. 2. Kontrollutvalet tar konklusjonen frå Deloitte til etterretning. 3. Utvalet har elles ingen kommentar til prosjektrekneskapane. 13/13 ORIENTERINGSSAKER FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar informasjonen til orientering. Møtet vart lukka under punkt ymse med heimel i kommunelova 31.3. Ad. punkt 1 Tone Mari Dahle frå Deloitte orienterte om status på forvaltningsrevisjon Økonomistyring. 5
Ad. punkt 2 Tone Mari Dahle frå Deloitte orienterte om status på forvaltningsrevisjon Fagopplæring. Ad. punkt 3 Helge Roald Johnsen frå Deloitte orienterte om samarbeidet med Riksrevisjonen. Ny og utfyllande informasjon vert gjeve i neste møte i utvalet. Dette gjeld t.d. avtale mellom Riksrevisjonen og Deloitte, årsrapport motteke frå Riksrevisjonen og vegprosjekt Deloitte meiner Riksrevisjonen bør prioritere. Ad. punkt 4 Sekretariatet presenterte rekneskapsresultatet for kontrollutvalet hittil i 2013 og svarte på spørsmål. Ad. punkt 5 Kontrollutvalet gjennomførte ei evaluering av studieturen til Oslo 18. 19.3.13. Hovudinntrykket var bra. Det kom elles nokre råd ift. seinare studieturar. Ad. punkt 6 Kontrollutvalet diskuterte seg fram til at vidare opplæring av utvalet skal skje ved at det vert lagt opp til ei ny felles samling i t.d. januar 2014. Tema vert å diskutere på møte i utvalet 28.8.13, ev. 7.5.13. Ad. punkt 7 Kontrollutvalet ønskjer at organisasjonsavdelinga kjem i møte 7.5.13, alternativt 28.8.13, for å presentere verksemda si inkl. kva utfordringar dei ser. Det er herunder ønskjeleg med ei særskilt orientering om fylkeskommunal beredskap. Ad. punkt 8 Kontrollutvalet vart samde om at Silja Ekeland Bjørkly (H) og Morten Storebø (H) kan delta på FKT sin fagkonferanse og årsmøte 5. 6.6.13. Ad. ymse: Helge Roald Johnsen frå Deloitte orienterte om 3 pågåande aktuelle saker og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Deloitte vil i møtet i mai presentere oversikt over arbeid dei utfører for Hordaland fylkeskommune utover det som ligg i oppdraget som revisor. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. VEDTAK 1. Ny og utfyllande informasjon om samarbeidet mellom Riksrevisjonen og Deloitte vert gjeve i neste møte i utvalet. 2. Vidare opplæring av utvalet bør skje ved at det vert lagt opp til ei ny felles samling, t.d. i januar 2014. Tema for samlinga vert å diskutere på møte i utvalet 28.8.13. 3. Kontrollutvalet ber om at organisasjonsavdelinga kjem i møte 7.5.13, alternativt 28.8.13, for å presentere verksemda si inkl. kva utfordringar dei ser. Det er herunder ønskjeleg med ei særskilt orientering om fylkeskommunal beredskap. 4. Kontrollutvalet vart samde om at Silja Ekeland Bjørkly (H) og Morten Storebø (H) kan delta på FKT sin fagkonferanse og årsmøte 5. 6.6.13. 5. Deloitte vil i møtet i mai presentere oversikt over arbeid dei utfører for Hordaland fylkeskommune utover det som ligg i oppdraget som revisor. 6. Informasjonen vart elles teken til orientering. 6
14/13 GJENNOMGANG AV MØTEBØKER FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møtebøkene til orientering. Desse møteprotokollane vart gjennomgått i dette møtet: Fylkestinget 12.03.2013 Fylkesutvalet 31.01., 20.02., 12.03. og 21.03.2013 Kultur- og ressursutvalet 12.02. og 05.03.2013 Opplærings- og helseutvalet 12.02.2013 Samferdselsutvalet 23.01. og 13.02.2013 Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet tar møtebøkene til orientering. Roald Breistein Referent Torill Vebenstad Leiar Hogne Haktorson Kontrollsjef 7
8