Side: 1 av 6 1 Hensikt Formålet med denne instruksen er å 1. sørge for at Kystverket har en åpen og transparent saksbehandling 2. oppfylle kravene fra myndighetene om å sørge for en større åpenhet i forvaltningen 3. sørge for at alle saker, journalposter og dokumenter som det ved et krav om innsyn ville ha blitt gitt innsyn i, blir publisert på Kystverkets einnsyn 4. gi en oversikt over hvilke kriterier som skal legges til grunn ved vurderingen og avgjørelse av hva som skal og hva som ikke skal publiseres på Kystverkets einnsyn 5. beskrive fremgangsmåten ved publisering og å ta vekk publisering på saker, journalposter og dokumenter/filer. Instruksen skal bidra til at prosedyre for dokumenthåndtering og saksbehandling i Kystverket og Kystverkets Policy for informasjonsforvaltning blir fulgt. Instruksen skal også hindre at taushetsbelagte opplysninger ikke blir publisert på Kystverkets einnsyn. 2 Omfang og gyldighetsområde 2.1 Hva Denne instruksen gjelder hvilke saker, journalposter og dokumenter som skal og ikke skal publiseres i fulltekst på Kystverkets einnsyn. Med publisering menes tilgjengeliggjøring av saker, journalposter og dokumenter i fulltekst for åpent innsyn for alle på Kystverkets einnsyn (http://einnsyn.kystverket.no/einnsyn). Med journalpost menes informasjon i KystSak i form av overskrift, avsender/mottaker, dato, saksbehandler, nummer på journalposten m.m. Med dokument menes hver enkelt fil med tekst og/eller bilder som ligger i KystSak under en journalpost. Se ellers nærmere definisjon og beskrivelse av hva som menes med journalpost og dokument i prosedyre for dokumenthåndtering og saksbehandling i Kystverket. 2.2 Hvem Instruksen gjelder for alle saksbehandlere, alle ledere og alle i administrasjonsenheten som oppretter og håndterer saker, journalposter og dokumenter i KystSak. 3 Tema og beskrivelse A. Administrasjonsenheten og Kystverkets einnsyn Administrasjonsenheten journalfører inngående post til Kystverket. Det gjelder papirpost, e-poster og digital post sendt gjennom Altinn. Ved oppretting av saker og journalføring må det foretas en vurdering og avgjøres om saken, journalposten og tilhørende dokumenter skal publiseres. Hver enkelt som utfører disse arbeidsoppgavene i Administrasjonsenheten plikter å vurdere fortløpende om det ved Commented [BTS1]: Er dokumentene publisert hos avsender? Reguleringssaker, byggesaker, høringssaker osv ligger som oftest ute hos avsender. Da kan de også publiseres hos oss.
Side: 2 av 6 et krav om innsyn ville ha blitt gitt innsyn i en sak, journalpost eller dokument. Dersom det er tilfelle, skal det publises på Kystverkets einnsyn. I motsatt fall, dersom det ikke ville ha blitt gitt innsyn, skal medarbeider i Administrasjonsenheten sørge for at det ikke blir publisert. B. Saksbehandlerne og Kystverkets einnsyn Saksbehandlerne er pliktige til og er ansvarlig for å vurdere og avgjøre fortløpende om det ved et krav om innsyn ville ha blitt gitt innsyn i en sak, journalpost eller dokument. Dersom det er tilfelle, skal det publises på Kystverkets einnsyn. I motsatt fall, dersom det ikke ville ha blitt gitt innsyn, skal saksbehandler sørge for at det ikke blir publisert. C. Hvilke saker, journalposter og filer kan og skal publiseres? Saker, journalposter og filer i arkivdelen EL3SAK som det ved et krav om innsyn ville ha blitt gitt innsyn i både kan og skal publiseres på Kystverkets einnsyn. Saksdokument for organet er åpne for innsyn dersom ikke annet følger av lov eller forskrift med hjemmel i lov, jf. offentlighetsloven 3. Saksbehandlerne og medarbeiderne i administrasjonsenheten må kunne reglene i offentlighetsloven og må vurdere innholdet saker, journalposter og filer fortløpende ved arkivdanningen og ved journalføringen. D. Hvilke saker, journalposter og filer i EL3SAK skal ikke publiseres? Alle saker, journalposter og dokumenter som gjelder personalsaker, terrorsikring i havner, rettssaker, farledsbevis og anskaffelser. I tillegg skal det ikke forekomme at taushetsbelagt informasjon blir publisert, jf. offentlighetsloven 13, jf. forvaltningsloven 13 første ledd om noens personlige forhold og forretningshemmeligheter og andre regler om taushetsplikt. I tillegg må taushetsbelagt informasjon i overskrifter alltid skjermes. Commented [BTS2]: Gjelder også personopplysninger utenom personalsaker Dersom et dokument inneholder opplysninger som «kan» unntas etter reglene i offentlighetsloven 14-26, skal det vurderes på samme måte som ved et krav om innsyn. Det skal da også vurderes om det skal gis merinnsyn etter offentlighetsloven 11. Dersom det ville ha blitt gitt merinnsyn ved et krav om innsyn, så skal journalposten publiseres. E. Hvilke saker, journalposter og filer blir uansett ikke publisert? Alle saker, journalposter og dokumenter som gjelder personalsaker, terrorsikring i havner, farledsbevis og anskaffelser som ligger i arkivdelene EL3PERS, EL3ISPS, EL3ANSKAFF og EL3FARLED blir ikke publisert. Dette gjelder selv om det står «Ja» på publisert. Dette gjelder også for saker, journalposter og dokument i EL3SAK, dersom det er foretatt en forhåndsklassifisering med unntatt offentlighet på saken eller journalposten i KystSak. En paragraf om unntatt offentlighet overstyrer publiseringen.
Side: 3 av 6 4 Ansvar og myndighetsforhold Leder av Administrasjonsenheten, Stab for interne tjenester ved Kystverkets hovedkontor, er utsteder og eier av denne instruksen, og har ansvaret for vedlikeholdet av denne og kan endre den. Stabsdirektør, Stab for interne tjenester ved Kystverkets hovedkontor, godkjenner instruksen, godkjenner endringer av denne og kan godkjenne avvik fra denne. Stab for økonomi og virksomhetsstyring utfører kontroll av instruksen. 5 Verktøy/hjelpemidler Lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (Se Lovdata) og lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker 13. 6 Beskrivelse av fremgangsmåte I det følgende beskrives det med skjermbilder hvordan man markerer valget publisert eller ikke på saks-, journalpost- og dokumentnivå: Sak Journalpost Dokument Publisering og opphev publisering av sak:
Side: 4 av 6 «Funksjoner» «Publiser» «Publiser/Opphev publisering» er lik både for Sak og Journalpost Sak Publisering og opphev publisering av journalpost: Journalpost:
Side: 5 av 6 Publisering og opphev publisering av dokument (filer) Publisering i dialogboks (Fortsettelse neste side)
Side: 6 av 6 «Etterpublisering» av dokumenter/filer