Konkurransegrunnlag for for kjøp av Nytt fagsystem for feiing og tilsyn Web basert saksbehandlings- og registreringssystem Nedre Romerike brann- og redningsvesen IKS Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr 500 000 ekskl. mva. 1
Innholdsfortegnelse 1 OPPDRAGET OG ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER... 3 1.1 Om oppdragsgiver... 3 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.3 Anskaffelsen gjelder... 3 1.4 Tidsplan... 4 1.4.1 Obligatoriske og ufravikelige krav... 4 1.4.2 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 4 1.4.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 4 2 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER... 5 2.1 Kravsspesifikasjon/leveransebeskrivelse... 5 2.1.1 Generelt om leveransen... 5 2.1.2 Gjennomførings- og leveringstidspunkt... 5 2.1.3 Kontrakt... 5 2.2 Tildelingskriterier... 5 3 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 6 3.1 Anskaffelsesprosedyre... 6 3.2 Forenklet kunngjøring... 6 3.3 Krav til tilbudet og innleveringssted... 6 3.4 Tilbudsfrist... 7 3.5 Vedståelsesfrist... 7 3.6 Tildeling av kontrakt og begrunnelse... 7 4 VEDLEGG... 7 Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr 500 000 ekskl. mva. 2
1 Oppdraget og administrative bestemmelser Nedre Romerike brann- og redningsvesen IKS inviterer samtlige leverandører til å delta i konkurranse om anskaffelse av: Nytt fagsystem for feiing og tilsyn, web basert saksbehandlings- og registreringssystem. 1.1 Om oppdragsgiver Nedre Romerike brann- og redningsvesen IKS (NRBR) er brann- og redningsvesenet for de som bor i Skedsmo, Rælingen og Lørenskog. NRBR jobber for et sikkert samfunn hvor ingen skal dø eller bli skadet forårsaket av brann, eksplosjon, farlige stoffer eller andre akutte ulykker. NRBR skal videre verne liv, helse, miljø og materielle verdier mot skader forårsaket av brann, eksplosjon farlige stoffer eller andre akutte ulykker. NRBR er tilsyns- og forvaltermyndighet av saker som er hjemlet i eller i medhold av brannog eksplosjonsvernloven. Les mer om oss på www.nrbr.no. 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Navn E-postadresse : Sven Knapskog, avdelingsleder forebyggende avdeling sven.knapskog@nrbr.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.3 Anskaffelsen gjelder Nytt fagsystem for feiing og tilsyn, web basert saksbehandlings- og registreringssystem. Systemet/løsningen må inneha eller oppfylle en del grunnleggende kriterier og forutsetninger, uavhengig av om det benyttes av feieravdelingen eller forebyggende avdeling. Systemet skal gi tilfredsstillende ytelse for alle mobile og stasjonære enheter som er på markedet i gjeldende leveranseperiode. Antallet mobile/stasjonære enheter med nødvendig hardvare og softvare fra planlagt oppstart, utgjør ca. 20 brukere / saksbehandlere. Ved tidspunktet for planlagt oppstart vil det foreligge en politisk avgjørelse på hvorvidt NRBR forblir et utvidet IK- selskap for inntil 8 kommuner, mot 3 kommuner i dag. Dette innebærer at tilbyder må inkludere en opsjon på ytterligere 20 brukerenheter i sitt tilbud. Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr 500 000 ekskl. mva. 3
1.4 Tidsplan Planlagt tidspunkt Aktivitet 01.07.13 Invitasjonen sendt til tilbydere/konkurranse ble kunngjort 02.09.13 Tilbudsfrist Sept. mnd. 2013 Eventuelle avklaringer med tilbyderne Innen 11.10.2013 Tilbudsevaluering og valg av tilbud Innen 01.11.2013 Kontraktsinngåelse 01.01.2014 Ønskelig med oppstart av system / bruk Tidsplanen er veiledende. Kvalifikasjonskrav: 1.4.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiavgifts-innbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgifts-attest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring (Se vedlegg til konkurransegrunnlaget). 1.4.2 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 1.4.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Tilbyderne skal dokumentere 3 referanser hvor kontraktsforhold gjennomføringsevne og og leveranser er lik eller ligger innenfor de samme fagområder og kapasitet. utstyrsfelter. Oppdragsgiver stiller strenge krav til at det nye fagsystemet er operativt fra planlagt oppstart og til enhver tid gjennom driftsperioden. Programutvikler og leverandør må gjennom klare driftsavtaler forplikte seg til kontroll og vedlikehold. Dersom systemet inkluderer applikasjoner fra brukerenhetene til ekstern server må programutvikler / leverandør garantere at bortfall av systembruk skal unngås. Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr 500 000 ekskl. mva. 4
Programutvikler / leverandør skal sørge for å gi nødvendig opplæring til de ulike brukernivåer, og må angi tidspunkt, ramme og kostnadsfordeling for opplæringen. Programutvikler / leverandør må også stå for nødvendig implementering eller vasking fra nærværende systemer og registre. Tidsramme og kostnader for dette må fremlegges. Anser programutvikler gjennom anleggsfasen at det kan være et behov for å utvikle ny programvare, applikasjoner o.l. skal behovsanalyse gjennomgås på forhånd med NRBR. Behovsanalyse skal uansett ligge til grunn for eventuell systemutvikling eller utvidelse. I tillegg til vurdering av behov skal en slik gjennomgang også inkludere kartlegging av hvorvidt det allerede forefinnes ferdig programvare / applikasjoner for det aktuelle formålet. 2 Krav til ytelsen og tildelingskriterier 2.1 Kravsspesifikasjon/leveransebeskrivelse 2.1.1 Generelt om leveransen Hva angår både allmenn og teknisk kravspesifikasjon henvises det til vedlegg nr. 1- Kravspesifikasjon. 2.1.2 Gjennomførings- og leveringstidspunkt Ønsket oppstart i operativ funksjon settes til 1. januar 2014. Oppdragsgiver anser ikke ytelsen for å være en engangsvare og oppstart av ytelser / levering av system og enheter beregnes fra kontraktsinngåelse, som er innen 01.11.2013. 2.1.3 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontraktsvilkår, Nytt fagsystem for feiing og tilsyn. 2.2 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skal skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige ut ifra følgende kriterier: Tildelingskriterier Beskrivelse Vekt Pris Eksklusiv opsjoner, evalueres her: 20 % Samlet pris for anskaffelsen av utstyr og enheter. Samlet pris for hardware og software. Pris for applikasjonstilpasninger og bistand. Pris for data-lisens per enhet per mnd., samt samlet pris for evt. årlige lisenser. Pris for implementering / vasking fra gml. til nytt system. Pris for opplæring av brukere og superbrukere. Samlet pris for evt. tilknytning og lagring mot ekstern server. Samlet pris for evt. årlige oppdateringer, hardware som software. Pris for evt. årlig brukerstøtte. Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr 500 000 ekskl. mva. 5
Pris for evt. årlig kontroll- og vedlikeholdsarbeid. Funksjonalitet og design Leveranse og installasjon Service- og støtteapparat og garantivilkår Her evalueres løsningens funksjonalitet, lav brukerterskel, design og tekniske kvaliteter. Oppdragsgiver vil evaluere hvordan tilbyder planlegger igangsetting, installasjon og implementering av nytt system, samt opplæring. Her evalueres tilbyders støtte- og serviceapparat, samt garantivilkår. 30 % 30 % 20 % Ved evalueringen sammenligner vi de innkomne tilbud og gir den beste tilbyder under hvert kriterium, høyeste score; det vil si 10. De andre tilbudene blir karaktersatt i henhold til dette. Den angitte score blir så multiplisert med vektingen for det enkelte kriteriet og vi får da en poengsum. Eksempel: En score på 8 og vekting 20 % gir 8 x 20 = 160 poeng. 3 Regler for gjennomføring av konkurransen 3.1 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen reguleres av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Denne anskaffelsens anslåtte verdi er under den nasjonale terskelverdi på kr 500 000 ekskl. mva. og er fritatt fra kunngjøringsplikten. Konkurransen gjennomføres etter forskriftens alminnelige bestemmelser (del I) og de bestemmelsene som følger av dette konkurransegrunnlag. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Leverandøren oppfordres til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. Det forventes av leverandøren fyller ut vedlagt prisskjema for tilbud, vedlegg nr. 3. Anbudskonkurranse Konkurransen vil bli gjennomført som en anbudskonkurranse. Forhandlinger er ikke tillatt. Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Leverandøren oppfordres til å gi sitt beste tilbud. 3.2 Forenklet kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN (Database for offentlige innkjøp) som en forenklet kunngjøring. 3.3 Krav til tilbudet og innleveringssted Tilbudet skal leveres på norsk og i lukket og merket forsendelse. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på minnepenn. Tilbudet skal merkes: Nytt fagsystem for feiing og tilsyn. Ved innlevering skal det følge med et tilbudsbrev (følgebrev) som skal være datert og signert av bemyndiget person hvor det skal tydelig fremgå: Virksomhetens navn Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr 500 000 ekskl. mva. 6
Adresse Organisasjonsnummer Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet. Tilbudet skal leveres til: Navn: Nedre Romerike brann- og redningsvesen v/sven Knapskog Adresse: Sykehusveien 10, 1474 Nordbyhagen Det er ikke tillatt å levere tilbud pr e-post. 3.4 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til, 2. september 2013 kl. 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innlevert tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). 3.5 Vedståelsesfrist Leverandørene er bundet av tilbudet til 01.11.2013 kl. 24:00. 3.6 Tildeling av kontrakt og begrunnelse Gjenværende leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. 4 Vedlegg Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: HMS egenerklæringsskjema Vedlegg 3: Prisskjema for tilbud Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr 500 000 ekskl. mva. 7