VEDLEGG 1 Kravspesifikasjon, redigert 17.2.15 1 Kravspesifikasjon Rammeavtalen skal inngås med én tilbyder som skal levere multifunksjonsmaskiner, skrivere og tilleggsutstyr i henhold til nedenstående kravspesifikasjon og kravtabell. 2 Generelle definisjoner Skriver (maskin# 1-4): Laserskriver som skal skrive ut i farge og/eller sort/hvitt, og ha mulighet for å kunne bli satt i nettverk. Multifunksjonsmaskin (maskin# 5-10): Digital kopimaskin (laser) med flere funksjoner ved siden av kopiering. Dette kan være utskrift, skanning (både til fil og e-post) og lignende. Disse funksjonene medfører at maskinen må kunne bli satt i et nettverk (kablet). En multifunksjonsmaskin skal kunne skrive ut i farge og/eller sort/hvitt. Se spesifikke krav til den enkelte maskin i kravtabellen og produktskjemaet. 3 Avgrensning 3.1 Grafisk senter Akershus fylkeskommune sitt grafiske senter skal ikke være en del av denne anskaffelsen. 3.2 Høyvolumsprintere Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å kjøpe høyvolumsprintere (>80 KPM). 3.3 Toner Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å kjøpe toner av leverandør til skriverne (maskin # 1-4). Oppdragsgiver har en egen rammeavtale for kjøp av toner. 4 Kravtabell Tilbyder skal fylle ut kravtabellen under med besvarelse på om kravet er oppfylt eller ikke. Alle A- og B-krav må oppfylles. Manglende oppfyllelse av disse kravene vil medføre avvisning. Manglende oppfyllelse av A- og B-krav på leveringstidspunktet sidestilles driftsstans og gir grunnlag for ileggelse av dagbot (se spesielle kontraktsvilkår punkt 8.1). 4.1 Veiledning til utfylling av kravtabell A krav: Disse kravene skal forstås som skal-krav og må oppfylles. Manglende oppfyllelse av A-krav vil medføre avvisning. B krav: Disse kravene skal også forstås som skal-krav og må oppfylles og prises. B-kravene omhandler tilleggsfunksjoner som må kunne leveres. Oppdragsgiver skal kunne velge om man ønsker en eller flere av disse ved kjøp av maskin. Manglende oppfyllelse av B-krav vil medføre avvisning. C krav: Disse kravene skal forstås som kan-krav. Tilbyder skal kun besvare disse dersom tilleggsfunksjonene tilbys. Hvis tilleggsfunksjonene tilbys, skal de prises.
4.2 Kravtabell: Nr. Krav-type (A, B eller C) Krav 1. A-krav Tilbyder skal kun tilby fabrikknye multifunksjonsmaskiner og skrivere etter oppdragsgiver sin bestilling. 2. A-krav Reklamasjonsretten for denne avtalen er på 5 år (se vedlegg 2, generelle avtalebestemmelser punkt 9.3). Tekniske krav (gjelder for alle tilbudte maskiner) 3. A-krav Alle tilbudte maskiner skal være dokumentert kompatible med følgende Microsoft operativsystemer: Krav oppfylt (Ja/Nei) Tilbyderens svar og kommentar og eventuelle henvisninger til vedlagt dokumentasjon Windows 7, 32- og 64-bit Windows 8/8.1 32- og 64-bit Windows Server 2008 inkl. R2, 32- og 64-bit Windows Server 2012, inkl. R2, 32- og 64-bit 4. A-krav Alle tilbudte maskiner skal være dokumentert kompatible med Apple operativsystem Mac OSX 10, 32- og 64-bit. 5. A-krav Alle tilbudte maskiner skal være dokumentert kompatible med følgende Citrix versjoner: Xenapp 6.5 Xenapp 7.5 Xenapp 7.6 XenDesktop 5.6 XenDesktop 7.5 Oppdragsgiver har deaktivert ARPC på print- og terminalservere. 6. A-krav Nettverksstøtte, med mulighet for manuell IPkonfigurering og DHCP, samt SNMP. 7. A-krav Tilbudte maskiner skal ha mulighet til å deaktivere SNMP. 8. A-krav Oppfylle sikkerhetskrav og krav til EMC som VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 2 av 13
følger av forskrift 14. januar nr. 36 om elektrisk utstyr. 9. A-krav Utskrift via TCP port 9100. 10. A-krav Tilbudte maskiner må støtte DNS (Domain Name System). 11. A-krav Alle tilbudte maskiner skal svare på ping. 12. A-krav Full støtte for PCL 5c (for fargemaskiner),5e (for sort/hvitt maskiner) og 6. 13. A-krav Skal være kompatible med in-box drivere (OSintegrerte Microsoft Windows 7 drivere). 14. A-krav Maskinene skal ha web-grensesnitt med mulighet for passordbeskyttelse. 15. A-krav Maskinene skal kunne startes på nytt via webgrensesnittet. 16. A-krav Eventuell trådløs teknologi (WLAN, Bluetooth, NFC, AirPrint) skal kunne deaktiveres. 17. C-krav Det er ønskelig med støtte for PostScript. Generelle krav til multifunksjonsmaskiner 18. A-krav Skanning av tosidig A4 til e-post og nettverksmappe, i både sort/hvitt og farger. 19. A-krav Avanserte stiftvalg, slik som ryggstifting med mer, skal kun tilbys dersom dette er eneste mulighet for stifting. NB! Stifting kreves kun for maskin #7 og 8. 20. A-krav Maskinene må være fullt ut kompatible med både SafeCom-integrering (G3 og G4) og Equitrac-integrering (Express 4 og 5). Ekstern kontroller aksepteres ikke. 21. A-krav Oppdragsgiver benytter en in-box Ricoh Aficio MP C4500 PCL5c driver (versjon 6.1.7600.16385) for Follow-me. Maskiner levert på ny avtale må fungere med samme driver og samme skriverkø som eksisterende Follow-me maskinpark. Eksisterende Follow-me maskinpark består i VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 3 av 13
dag utelukkende av maskiner av fabrikat Ricoh/NRG. Driftsstabilitet i printmiljøet er svært viktig. Tilbudte maskiner skal som minimum støtte følgende funksjoner fra sentral Follow-me-kø med ovennevnte driver: utskrift med hulling (gjelder kun for maskin # 8, 9 og 10) stifting (gjelder kun for maskin # 8, 9 og 10) farge (gjelder kun for maskin # 2-10) to-sidig/duplex-utskrift (gjelder for maskin # 5-10) skuffevalg Dersom leverandør tilbyr en annen driver, skal den virke med alle våre eksisterende Follow-me maskiner, og være tilsvarende stabil i de Windows og Citrix miljøer tidligere nevnt i kravspesifikasjon. Dette skal verifiseres av leverandøren. Se vedlegg 9 for krav og betingelser ved bytte av driver. 22. A-krav Alle multifunksjonsmaskiner skal ha display. 23. A-krav Alle multifunksjonsmaskiner skal kunne skanne til filformatene JPG, TIFF, og til det enhver tid gjeldende format etter FOR 1999-12-01 nr 1566: Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglig bestemmelser om behandling av offentlige arkiv. Per dags dato PDF/A ver. 1b. Skanning skal kunne loggføres. 24. A-krav Alle multifunksjonsmaskinene skal ha støtte for å søke opp e-post adresser i AD i via LDAP. 25. A-krav Alle multifunksjonsmaskiner skal kunne legge inn e-postadresse på faste brukere. 26. A-krav Med unntak for maskin type # 5, skal alle multifunksjonsmaskiner ha integrert dokumentserver. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 4 av 13
27. A-krav Alle multifunksjonsmaskiner skal ha funksjon for å slette data på den integrerte dokumentserveren. 28. A-krav Alle mulitfunksjonsmaskinene skal ha overvåkning av tonerstatus og feilkoder på maskinene. Det skal automatisk foretas bestilling av toner og service i henhold til dette. Løsningen skal være plassert sentralt hos oppdragsgiver. Kortleserløsning 29. A-krav Alle multifunksjonsmaskiner skal støtte oppdragsgivers eksisterende kortleserløsninger. Oppdragsgiver har per i dag følgende løsninger: Mifare Classic DESFire Magnetstripe Krav til maskin # 1: 30. A-krav minimum 10 kpm minimum én A4 skuff, minimum 100 utskriftkvalitet sort/hvitt, minimum 600 x 600 ppt Krav til maskin # 2: 31. A-krav minimum 10 kpm minimum én A4 skuff, minimum 100 utskriftkvalitet sort/hvitt og farger, minimum 600 x 600 ppt Krav til maskin # 3: 32. A-krav minimum 25 kpm minimum to A4 skuffer, minimum 500 multiarkmater A4, minimum 100 ark, alternativt én ekstra A4 skuff, minimum 100 ark Utskriftkvalitet sort/hvitt og farger, minimum 1200 x 1200 ppt Krav til maskin # 4: 33. A-krav minimum 30 kpm minimum én A4 skuff, minimum 500 VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 5 av 13
Utskriftkvalitet sort/hvitt og farger, minimum 600 x 600 ppt Krav til maskin # 5: 34. A-krav minimum 25 kpm minimum én A4 skuff, minimum 500 duplex utskrift skanning skal støtte JPG, TIFF og PDF/A 1b utskriftkvalitet sort/hvitt og farger, minimum 600 x 600 ppt 35. C-krav faks ITU T.38 Krav til maskin # 6: 36. A-krav minimum 20 kpm minimum to A4 skuffer, minimum 500 minimum én A3 skuff, minimum 500 multiarkmater A4, minimum 100 ark duplex utskrift duplex skanning dokumentserver slettefunksjon av harddisk skanning skal støtte JPG, TIFF og PDF/A 1b utskriftkvalitet sort/hvitt og farger, minimum 600 x 600 ppt Krav til maskin # 7: 37. C-krav minimum 30 kpm minimum to A4 skuffer, minimum 500 minimum én A3 skuff, minimum 500 multiarkmater A4, minimum 100 ark duplex utskrift duplex skanning dokumentserver slettefunksjon av harddisk skanning skal støtte JPG, TIFF og PDF/A 1b utskriftkvalitet sort/hvitt og farger, minimum 600 x 600 ppt Krav til maskin # 8: 38. A-krav minimum 45 kpm VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 6 av 13
minimum to A4 skuffer, minimum 500 minimum én A3 skuff, minimum 500 multiarkmater A4, minimum 100 ark duplex utskrift duplex skanning dokumentserver slettefunksjon av harddisk skanning skal støtte JPG, TIFF og PDF/A 1b utskriftkvalitet sort/hvitt og farger, minimum 1200 x 1200 ppt. 39. B krav skanning, one-pass Stifting hulling, 2/4 EU ark-sortering høyvolumsmagasin, minimum 1500 ark 40. C-krav faks ITU T.38 Krav til maskin # 9: 41. A-krav minimum 55 kpm minimum to A4 skuffer, minimum 500 minimum én A3 skuff, minimum 500 multiarkmater A4, minimum 100 ark duplex utskrift duplex skanning dokumentserver slettefunksjon av harddisk skanning skal støtte JPG, TIFF og PDF/A 1b utskriftkvalitet sort/hvitt og farger, minimum 1200 x 1200 ppt. 42. B krav skanning, one-pass Stifting hulling, 2/4 EU ark-sortering høyvolumsmagasin, minimum 1500 ark 43. C-krav faks ITU T.38 Krav til maskin # 10: VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 7 av 13
A-krav minimum 65 kpm minimum tre A4 skuffer, minimum 500 minimum én A3 skuff, minimum 500 multiarkmater A4, minimum 100 ark duplex utskrift duplex skanning dokumentserver slettefunksjon av harddisk skanning skal støtte JPG, TIFF og PDF/A 1b utskriftkvalitet sort/hvitt og farger, minimum 1200 x 1200 ppt 44. B krav skanning, one-pass stifting hulling, 2/4 EU Ark-sortering høyvolumsmagasin, minimum 1500 ark 45. C-krav faks ITU T.38 Administrasjons- og overvåkningsverktøy 46. A-krav Administrasjons- og overvåkningsverktøyet skal utføre admin.oppgaver på flere multifunksjonsmaskiner og skrivere samtidig. Slike jobber vil være: oppdateringer endring av innstilinger omstart lese ut enhetsinformasjon og konfigurasjon gradere alarmer etter viktighet resette innstillinger til standard rapportere status og feilsituasjoner hendelseslogg forbruksoversikt beskrivelse av miljø rapport over energiforbruk rapport over papirbruk 47. A-krav Verktøyet må kunne oppgraderes, og det må kunne håndtere en utvidelse, omprioritering og flytting av maskinpark på en enkel måte. Leveringssted og rutiner VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 8 av 13
48. A-krav Leverandøren skal avtale med IT-ansvarlige hos det enkelte bestillende sted om gjennomføringen av alle relevante forhold, for eksempel installasjon av maskiner, endring av drivere, fjernstyring av maskiner eller oppgradering av programvare. 49. A-krav Før levering av ny maskin skal følgende punkter være planlagt og avklart med bestiller: Leveringsadresse Navn på lokal kontaktperson og hovedoperatør Maskinens plassering Leveringstidspunkt avtalt med kundens lokale kontaktperson Avklart strømforsyning behov Informasjon om det enkelte bestillende sted sitt lokale nettverkssystem Eventuell prekonfigurasjon Kostandene knyttet til disse tjenestene skal være inkludert i tilbudt kjøpspris. 50. A-krav Maskinene skal være tydelig merket med både den enkelte oppdragsgivers kontaktinformasjon (IT-brukerstøtte), leverandørs kontaktinformasjon samt serienummer. 51. A-krav Brukermanualer, maskindisplay og drivere skal foreligge på norsk for alle maskiner. Det kan gjøres unntak for dette etter særskilt avtale med den enkelte bestiller. 52. A-krav Alle maskiner skal leveres i driftsklar stand, og inkludere alle forbruksdeler av ikke teknisk art. Av ikke-teknisk art menes tonere, stifter og developer m.m. Maskinene anses som driftsklare når de fungerer tilfredsstillende i det eksisterende lokale nettverket hos den enkelte oppdragsgiver. Leverandøren bærer risikoen for at maskinene fungerer tilfredsstillende i eksisterende nettverkssystem. 53. A-krav Maskin # 1-4 skal senest leveres innen 10 virkedager etter foretatt bestilling. 54. A-krav Maskin #5-10 skal senest leveres innen 60 VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 9 av 13
virkedager etter foretatt bestilling. Opplæring og faglig oppdatering 55. A-krav Ved kjøp av ny maskin skal leverandør gjennomføre opplæring på brukersted. Opplæring er inkludert i kjøpsprisen. Opplæring av teknisk personell/superbrukere hos den enkelte bestiller skal gjennomføres i forbindelse med installasjonen på brukerstedet (senest innen 3 virkedager dersom annet ikke er avtalt). 56. A-krav Leverandøren skal i samarbeid med oppdragsgiverne utarbeide og distribuere produkt-/tjenestekataloger med avtalepriser. Kataloger skal oppdateres fortløpende. 57. A-krav Leverandøren skal oppdatere oppdragsgiverne på nye modeller, ny teknologi og miljøforbedringer. Krav til service og teknisk vedlikehold 58. A-krav Leverandøren skal i samarbeid med den enkelte bestiller/oppdragsgiver legge opp rutiner for service. 59. A-krav Ved kjøp av maskin skal det følge en klikkprisavtale. Klikkprisavtalen skal dekke alle forbruksdeler av ikke teknisk art som for eksempel toner* og stifter, samt teknisk vedlikehold, reklamasjon/garanti-arbeid og reparasjoner iht. standard service på alle deler i den konfigurerte maskinen, såfremt ikke oppdragsgiver har handlet grovt uaktsomt Betingelsene i klikkprisavtalen skal gjelde i inntil 5 år. Se avtalens spesielle kontraktsbestemmelser punkt 5.2. *For toner gjelder en dekningsgrad på 5 % per A4 side. Responstid - Med responstid menes den tid det tar fra feilmelding på maskin er meldt til leverandør, og til leverandørens teknikker er fysisk på plass ved gjeldende maskin og retting av feil er påbegynt. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 10 av 13
60. A-krav Responstiden skal maksimalt være fire timer innenfor normal arbeidstid man fre (08:00-16:00). Eksempel: Dersom oppdragsgiver melder om feil på maskin kl. 15:00, skal tekniker være på plass senest kl. 11:00 påfølgende virkedag. Dersom oppdragsgiver melder om feil på maskin kl. 11:00 skal teknikker være på plass senest kl. 15:00 samme virkedag. Ved overskridelse av ovenfor nevnte frister ilegges timebot på kr 250,- eks. mva., per oppdrag. Reserveløsning 61. A-krav I de tilfeller der maskinen ikke lar seg reparere ved stedlig service, skal oppdragsgiver bli tilbudt en lånemaskin. Lånemaskinen skal være i drift hos bestiller senest 3 virkedager etter meldt driftsstans. Tilbudte lånemaskin skal ha tilsvarende eller bedre funksjonsnivå sammenlignet med maskinen som erstattes (se også avtalens spesielle kontraktsbestemmelser). 62. A-krav Ved akutt behov for forbruksdeler av ikke teknisk art eller annet driftsutstyr, er leverandøren ansvarlig for å levere dette innen følgende frister: Ved bestilling før kl. 12:00 skal delene/utstyret leveres påfølgende virkedag innen kl. 16:00. Ved bestilling gjort etter kl. 12:00 skal delene/utstyret levers senest innen to virkedager kl. 16:00. Miljøkrav 63. A-krav Tilbudte produkter skal tilfredsstille de til enhver tid gjeldende miljøkrav som følger av gjeldende lover, forskrifter og EU-direktiver. Produktene skal tilfredsstille gjeldende krav til miljøvennlighet, både ved fremstillingsprosess, emballering, distribusjon, i bruk og ved avfallshåndtering, slik at de reduserer miljøbelastningen. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 11 av 13
64. A-krav Tilbudte produkter skal tilfredsstille miljøkrav i EU blomsten, Blauen Engel, Svanen, Energy Star eller andre anerkjente tilsvarende miljømerkinger. 65. A-krav Alle tilbudte maskiner skal gå over i energibesparende modus når de ikke er i bruk. Reduksjon i energiforbruk skal være minimum 50 % 66. A-krav Tilbyder skal kostnadsfritt hente og gjenvinne utrangert maskiner. Dette gjelder også eldre maskiner som er anskaffet på tidligere avtaler, uansett leverandør. 67. A-krav All emballasje skal være resirkulerbar eller gjenbrukbar. Leverandøren skal kostnadsfritt fjerne all emballasje og lignende som det ikke er naturlig for den enkelte oppdragsgiver å beholde. 68. A-krav Leverandøren skal kostnadsfritt ta tilbake kasserte deler, tonerkassetter, eller kostnadsfritt tilrettelegge for en adekvat returordning for dette. Statusmøter, statistikk, temadager og lignende 69. A-krav Leverandøren skal delta på statusmøter, temadager og lignede uten kostnad for oppdragsgiver. 70. A-krav Leverandøren skal hvert halvår kostnadsfritt levere statistikk til oppdragsgiver. Statistikk skal leveres per e-post i Excel-format. Statistikken skal presenteres i en matrise med følgende kolonner (fra venstre til høyre): Oppdragsgiver Bestiller Type maskin (# 1-10) Leverandørens typebenevnelse Bestillingsdato Leveringsdato Pris maskin Bestilte tilleggsfunksjoner Pris tilleggsfunksjoner Totalpris for maskin Antall klikk sort/hvitt (kun maskin #5- VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 12 av 13
10) Antall klikk farge (kun maskin #5-10) I tillegg skal leverandøren kostnadsfritt være behjelpelig med annen type statistikk på forespørsel. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 13 av 13