LØRENSKOG KOMMUNE Anskaffelse 11/1149 Kvalifikasjonsgrunnlag Innbydelse til Konkurranse med forhandling Kjøp av nytt ERP-system Postadresse: Postboks 304 1471 Lørenskog Besøksadresse: Hasselveien 6 1470 Lørenskog Bankgiro: Internett: E-post: 1628 05 91045 www.lorenskog.kommune.no postmottak@lorenskog.kommune.no Telefon: Telefaks: Org.nr: 67 93 40 00 67 98 98 03 842 566 142
Innholdsfortegnelse 1 OM LØRENSKOG KOMMUNE... 3 2 OM ANSKAFFELSEN... 3 2.1 DAGENS LØSNING... 3 3 GENERELLE ADMINISTRATIVE OPPLYSNINGER OG VILKÅR... 5 3.1 SPRÅK... 5 3.2 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON TILLEGGSOPPLYSNINGER... 5 3.3 RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET... 5 4 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN... 5 4.1 OFFENTLIGHET... 5 4.2 TAUSHETSPLIKT... 6 4.3 FORBUD MOT AT OPPDRAGSGIVERENS ANSATTE DELTAR I KONKURRANSEN... 6 5 KRAV TIL SØKEREN... 6 5.1 GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV... 6 5.2 KVALIFIKASJONSKRAV FOR DENNE ANSKAFFELSEN... 6 5.2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav... 6 5.2.2 Organisatoriske og juridiske stilling... 6 5.2.3 Økonomiske og finansielle kapasitet... 7 5.2.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner:... 7 6 KRAV TIL SØKNADEN... 8 6.1 SØKNADSDISPOSISJON... 8 6.2 INNLEVERING AV SØKNADEN... 8 6.3 SØKNADSFRIST... 8 7 OPPDRAGSGIVERENS BEHANDLING AV SØKNADENE... 9 8 VEDLEGG... 9 Side 2 av 9
1 Om Lørenskog kommune Lørenskog kommune har i overkant av 33 000 innbyggere og i underkant av 1 900 ansatte. Totalt er det over 18 000 arbeidsplasser i kommunen. Akershus universitetssykehus er den største arbeidsgiveren med over 4800 ansatte. Lørenskog har sterke fagmiljøer innen medisin, logistikk og handel, og har spesielt mange ansatte innen helse- og sosial. Lørenskog har den høyeste arbeidsmarkedsintegrasjonen av kommunene i det svært sammenvevde arbeidsmarkedet i Akershus og er nr. to på landsbasis. Les mer om Lørenskog kommune på: www.lorenskog.kommune.no. 2 Om anskaffelsen Lørenskog kommune, heretter kalt Oppdragsgiver, innbyr herved Deres firma til å søke om å bli kvalifisert i forbindelse med anskaffelse av nytt ERP-system inkl. webløsninger. Anskaffelsen omfatter nytt ERP-system inkl. vedlikehold og support som i hovedsak skal ivareta: Økonomi, budsjett, regnskap, fakturering, fakturabehandling inkludert skanning og rapportering Lønn/Personal I tillegg ønskes opsjon på løsning for: System for utlån til innbyggerne i kommunen Innkjøp/e-handel Anskaffelsen består også av en implementeringsdel med vekt på følgende tjenester: Prosjektledelse/Planlegging Prosessdesign Etablering av grensesnitt/integrasjonsmekanismer mot andre fagsystem Konverteringer Opplæring Det kan være aktuelt med flere typer driftsløsninger; lokalt installert/egen drift, lokalt installert/fjerndrift eller ASP. Dette er foreløpig ikke avklart. Anskaffelsen gjelder kjøp av et hyllevare -system ikke en programvareutvikling. Leverandører som KUN kan levere programvareutvikling vil ikke få anledning til å inngi tilbud. 2.1 Dagens løsning Dette er en oversikt over dagens løsning som skal erstattes helt eller delvis: Produkt Navn på modul i Visma s system. Arbeidsprosess som modulen løser. Ansatt Ansatt Import av fravær ferie fra Capitec til Ansatt (integrasjon). Import av variable transaksjoner fra Capitec, SATS, Famila og Velferd til Ansatt (integrasjoner). Integrasjon mot Turnus- /tidregistreringssystem Integrasjon mot Turnus- /tidregistreringssystemer Ansatt Eksport av ansattdata til Capitec Integrasjon mellom Ansatt og Capitech vedrørende personaldata Ansatt Ansatt Standard Basis lønnssystem Ansatt Ansatt Forhandling for Windows Forhandlingsmodul Ansatt Ansatt Forhandling for Web Forhandlingsmodul for Web (Fagforeringern kan legge inn forslag) Ansatt Ansatt Webmodul Selvbetjening av kompetanse Modul der den ansatte kan registerer og endre sin kompetanse Side 3 av 9
Ansatt Ansatt Webmodul Personalia Webodul for ansatte der de kan registrere pårørende, se lønnsslippen sin m.m. DVPro DVPro Løsning for teknisk, håndterer maskiner og oppsynssmenn. Fullstendig integrert mot Ansatt og Økonomi. Kan også håndtere utleie av indrettshaller, med fakturering, timeregistrering med håndtholdte PDA bl.a. ehandel E-handel basis Elektronisk innkjøpsløsning Windows ehandel E-Handel Webmodul Innkjøp Webbutikken som dere kan importere kataloger til, og de ansatte kan handle Fakturabehandling Docustar ICR Basis Programvare dere bruker for å tolke de fakturaene som blir skannet Fakturabehandling Docustar Index 6-field Programvare dere bruker for å tolke de fakturaene som blir skannet Fakturabehandling Økonomi Fakturabehandling Programvare for håndtering av inngående faktura Fakturabehandling Unique Skanning Programvare for skanning Fakturabehandling Import elektronisk faktura Modul for å importere inngående faktura elektronisk Felix Felix innlån/utlån Håndterer inngående og utgående lån. Felles Unique integrasjon Felles integrasjonsmodul der man installerer og håndterer integrasjonsadaptere Felles Program server for Unique løsninger Inneholder muligheter for å kjøre rapporter og integrasjoner automatisk. Oppsett av automatiske jobber Kommfakt Kommfakt standard Håndterer utfakturering Økonomi Ebilag - Registrering av regnskapsbilag Registering av ulike regnskapsbilag Økonomi Økonomi standard Basis økonomisystem Økonomi Økonomi anlegg/avskrivninger Avskriving og rapportering på kommunens anlegg Økonomi Økonomi integrasjon Markus data (Procasso) Integrasjon mot Innfordringsløsning Procasso Økonomi Økonomi efaktura Modul for å sende utgående efaktura til BBS. (Efaktura til innbyggernes nettbank) Økonomi Abonnement integrasjon mot Skatteregnskapet Integrasjonsmodul som gir mulighet for motregning mot skatteregnskapet. (Sofie) Økonomi Økonomi integrasjon Altinn Modul som muliggjør elektronisk innrapportering til ALTINN Økonomi Integrasjon infobank Modul som gjør det mulig å søke i folkeregisteret fra løsningen. Økonomirapp Økonomi rapportering Web rapporteringsmodul som virksomhetene kan kjøre rapporter, månedsrapportering m.m. i. Økoplan Økoplan standard Budsjettmodul Windows. Side 4 av 9
3 Generelle administrative opplysninger og vilkår Denne anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN og TED. Alle dokumenter knyttet til denne anskaffelsen er lagt ut på DOFFIN. Dersom dokumentene blir endret, ekstra informasjon blir gitt og/eller spørsmål blir besvart vil dette bli lagt ut der. DOFFIN sørger da for at alle inntresenter mottar en e-post med nødvendig informasjon samt event. en link til kunngjøringen for nedlasting av dokumenter. 3.1 Språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette søknaden, skal være/foregå på norsk. Det gis adgang til å benytte vedlegg på engelsk, svensk eller dansk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.2 Oppdragsgivers kontaktperson Tilleggsopplysninger Dersom søker finner at kvalifikasjonsgrunnlaget m/vedlegg ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig stilles spørsmål og/eller bes om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver ved: Lørenskog kommune Enhet: Sentraladministrasjonen Kontaktperson: Marit Solfjeld E-post: anskaffelse@lorenskog.kommune.no Telefon nr.: +47 6793 4000 Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysninger anskaffelse 11/1149 Tilbydere som henvender seg til andre personer, eventuelt enheter, hos Oppdragsgiver, for å tilegne seg informasjon vedrørende denne anskaffelsen risikerer å bli avvist. 3.3 Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Oppdragsgiveren har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter, inntil seks døgn før søknadsfristens utløp. Slike rettelser, suppleringer eller endringer vil umiddelbart bli lagt ut på DOFFIN. Spørsmål vedrørende anskaffelsen må rettes skriftlig til Oppdragsgiver senest åtte døgn før søknadsfristens utløp. Svar på spørsmål vil bli lagt ut på DOFFIN senest seks døgn før søknadsfristens utløp. 4 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser. Blant annet i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og III. Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10. Denne anskaffelsen følger prosedyren Konkurranse med forhandling. 4.1 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) samt lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Innsynet kan begrenses med hjemmel i forskrift av 17. oktober 2008 gitt i medhold av offenleglova og forvaltningsloven. Oppdragsgiver vil unnta offentlighet anskaffelsesprotokollen og alle mottatte tilbud i sin helhet, fram til valg er gjort jf. offentleglova 23 3. ledd. Side 5 av 9
4.2 Taushetsplikt Oppdragsgiverens og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. jf. forvaltningslovens 13 1. ledd nr. 2. 4.3 Forbud mot at Oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos Oppdragsgiveren kan ikke delta i denne konkurranse eller inngå avtale med en leverandør der han selv tjenestegjør. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av Oppdragsgivers ansatte. En ansatt hos Oppdragsgiveren kan ikke opptre som konsulent eller som representant for tilbyder ved denne anskaffelsen. 5 Krav til søkeren 5.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav for alle typer avtaler er fremleggelse av skatte og momsattest samt HMS egenerklæring. Leverandører som unnlater å innlevere disse, kan avvises. Oppdragsgiver kan stille krav til leverandørene, herunder til leverandørenes organisatoriske og juridiske stilling samt finansielle, økonomiske og tekniske kapasitet. Vurdering av leverandørenes tekniske kapasitet skal særlig baseres på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. 5.2 Kvalifikasjonskrav for denne anskaffelsen 5.2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 1; Det kreves at leverandøren framlegger skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt, attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Krav 2; Det kreves at leverandøren framlegger HMS-egenerklæring. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal vedlegges tilbudet og ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal vedlegges tilbudet og ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av tilbudet. HMS egenerklæring i samsvar med vedlegg 5 om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal vedlegges tilbudet. 5.2.2 Organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Krav 3; Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert. Side 6 av 9
5.2.3 Økonomiske og finansielle kapasitet Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Krav 4; Det kreves god soliditet. Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Fremleggelse av foretakets årsregnskap for de siste to årene med revisorberetning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Erklæring om foretaket omsetning de siste to årene med relevans til denne avtalen. Der leverandøren har gyldig grunn til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 5.2.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 5; Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag i kommunal/fylkeskommunal sektor. Krav 6; Det kreves god gjennomføringsevne. Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. Beskrivelse av kompetanse og erfaring med å levere tjenester innenfor: - Installasjon av lokal driftsløsning som driftes av oppdragsgiver - Vedlikehold og support - Opplæring - Implementering - Konvertering - Etablering av grensesnitt/integrasjon mot andre systemer Beskrivelsen skal maksimalt være på 4 A4 sider Oversikt over foretakets totale bemanning. Foretakets viktigste leveranser de siste tre årene, inkludert tidspunkt og mottaker. Redegjørelse vedrørende foretakets helse, miljø og sikkerhetspolicy. Foretakets muligheter for å engasjere underleverandører for å håndtere uforutsette endrings og tilleggsarbeid. Erklæring om hvor stor andel av avtalen som leverandør har til hensikt å overlate til underleverandør. Side 7 av 9
6 Krav til søknaden 6.1 Søknadsdisposisjon Søknaden skal presenteres i henhold til den kapitteldisposisjon som følger under. Søker er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i søknaden besvares/belyses. Skjema for kontaktdata Søknadsbrev/søknadsbeskrivelse Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner: a. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret jf. krav 1, b. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret jf. krav 1, c. HMS egenerklæring jf. krav 2, d. Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert jf. krav 3, e. Fremleggelse av foretakets årsregnskap for de siste 2 år med revisorberetning jf. krav 4, f. Erklæring om foretaket omsetning de siste årene med relevans til denne avtalen jf. krav 4, g. Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget jf. krav 5, h. Beskrivelse av kompetanse og erfaring jf. krav 5, i. Oversikt over foretakets totale bemanning jf. krav 6, j. Foretakets viktigste leveranser de siste tre årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker jf. krav 6, k. Redegjørelse vedrørende foretakets helse, miljø og sikkerhetspolicy jf. krav 6, l. Foretakets muligheter for å engasjere underleverandører for å håndtere uforutsette endrings og tilleggsarbeid jf. krav 6, m. Erklæring om hvor stor andel av avtalen som leverandør har til hensikt å overlate til underleverandør jf. krav 6. 6.2 Innlevering av søknaden Søknaden kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post men kan ikke leveres pr. e-post. Søknaden skal leveres i en (1) original og ett (1) kopiervennlig eksemplar. I tillegg skal det leveres en (1) komplett elektronisk versjon av søknaden i PDF format (helst i én fil). Ved avvik mellom eksemplarene er det den elektroniske versjonen i PDF-format som gjelder. Søknaden skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for søker. Søknaden skal leveres i nøytral, lukket forsendelse tydelig merket med: "Anskaffelse 11/1149 v/marit Solfjeld" Leveringsadresse er: Postadresse er: Lørenskog kommune Lørenskog kommune Enhet: Sentraladministrasjonen Enhet: Sentraladministrasjonen Adresse: Hasselveien 6 Adresse: Postboks 304 Adresse: 1470 Lørenskog Adresse: 1471 Lørenskog 6.3 Søknadsfrist Siste frist for innlevering av søknad er torsdag 7. april 2011 kl. 12.00. Søknaden skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet, jf pkt 6.2, før utløpet av søknadsfristen. Ved postforsendelse er det søkers ansvar at søknaden er saksbehandler i hende innen leveringsfristens utløp. For sent innkomne søknader vil bli avvist. Side 8 av 9
7 Oppdragsgiverens behandling av søknadene Offentlig åpning av søknadene vil ikke finne sted. Åpning av søknadene vil finne sted kort tid etter fristens utløp. Åpningen blir foretatt av minst to representanter for Oppdragsgiver, søker har ikke rett til å være til stede ved åpningen. 8 Vedlegg Disse vedleggene følger med kvalifikasjonsgrunnlaget: Vedlegg 1. Skjema for kontaktdata Vedlegg 2. HMS-erklæring Dersom noen av de ovennevnte dokumenter skulle inneholde åpenbare feil, eller de nedlastede filene ikke kan leses slik de skal, er det tilbyderens plikt å ta kontakt med kontaktpersonen for å få feilen rettet. Side 9 av 9