TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 22.4.2015 14.30 18.30 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Behandlede saker Sak nr./år Sak 28-37/15 Underskrifter Elisabeth Steen Edmund Kristoffersen Tor Zachariassen Kari Workinn Benedikte Figenschou Fra Tromsø kommune: VA-sjef Geir Helø (tilstede i sak 30/15) Byrådsleder Øyvind Hilmarsen (tilstede i sakene 29-30/15) Kommunaldirektør Øystein Nermo (d.s.) Fra KomRev NORD: Revisor Sissel Rasmussen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensen Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Rådgiver Audun Haugan Elisabeth Steen Tor Zachariassen Kari Workinn Edmund Kristoffersen Benedikte Figenschou Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer
Blad 2 Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 15.4.2015 som ble enstemmig godkjent. I tillegg ble det føyd på saklista sak 37/15 - Mislighetssak bedrageri tidligere ansatt innen flyktningetjenesten. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 28/15 Godkjenning av protokoll fra møtet 4.3.2015 29/15 Sak om brann og redning oppfølging 30/15 Overskridelse ved utbygging vannledning Tønsvika orientering 31/15 Sak vedrørende faktureringsrutiner kultur og idrett 32/15 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Flyktningetjenesten orientering 33/15 Oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport Ressursbruk i grunnskolen 34/15 Oppfølging kontrollutvalgssak 16/15 svar på revisjonsbrev nr. 21 35/15 Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger og representantskapsmøter 36/15 Referatsaker Vedlegg, jf. Fvl. 13 nr 1 37/15 Mislighetssak bedrageri av tidligere ansatt innen flyktningetjenesten (sak føyd på i møtet)
Blad 3 28/15 Godkjenning av protokollen fra møtet 4.3.2015 Protokollen fra møtet 4.3.2015 godkjennes. Protokollen fra møtet 4.3.2015 godkjennes. 29/15 Sak om brann og redning - oppfølging Kontrollutvalget tar administrasjonens redegjørelse til orientering og ber om en ny skriftlig redegjørelse for status i prosjektet innen 28. august 2015. Byrådsleder og kommunaldirektøren orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar administrasjonens redegjørelse til orientering og ber om en ny skriftlig redegjørelse for status i prosjektet innen 28. august 2015. Utskrift av saksprotokoll sendt 28.4.2015 til: - Tromsø kommune v/byrådsleder 30/15 Overskridelser ved utbygging av vannledning Tønsvika - orientering VA-sjefen og kommunaldirektøren orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer.
Blad 4 Felles forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 2. Kontrollutvalget registrerer at ut i fra redegjørelsen har vært svikt ved flere forhold i saken. I følge opplysninger gitt i møtet er KomRev NORD engasjert av byrådet for nærmere undersøkelser i enheten. Kontrollutvalget forutsetter å bli holdt løpende orientert om saken. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 2. Kontrollutvalget registrerer at ut i fra redegjørelsen har vært svikt ved flere forhold i saken. I følge opplysninger gitt i møtet er KomRev NORD engasjert av byrådet for nærmere undersøkelser i enheten. Kontrollutvalget forutsetter å bli holdt løpende orientert om saken. Utskrift av saksprotokoll sendt 28.4.2015 til: - Tromsø kommune v/byrådsleder med gjenpart til KomRev NORD 31/15 Sak vedrørende faktureringsrutiner kultur og idrett Kontrollutvalget viser til notat fra KomRev Nord datert 13.04.2015 vedrørende rutinene i Kultur og idrett og de anbefalinger som revisor har gitt. Kontrollutvalget ber om byrådsleders skriftlige kommentarer til notatet, herunder hvilke tiltak som er eller tenkes igangsatt for å følge opp revisors anbefalinger. Frist for tilbakemelding settes til 22. mai 2015. Kontrollutvalget viser til notat fra KomRev Nord datert 13.04.2015 vedrørende rutinene i Kultur og idrett og de anbefalinger som revisor har gitt. Kontrollutvalget ber om byrådsleders skriftlige kommentarer til notatet, herunder hvilke tiltak som er eller tenkes igangsatt for å følge opp revisors anbefalinger. Frist for tilbakemelding settes til 22. mai 2015.
Blad 5 Utskrift av saksprotokoll sendt 28.4.2015 til: - Tromsø kommune v/byrådsleder 32/15 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Flyktningetjenesten - orientering Kontrollutvalget viser til notat av 10.4.2015 fra KomRev NORD, og tar saken til orientering. Felles forslag til tilføyelse (som punkt 2): Kontrollutvalget viser til orientering tilknyttet sak 37/15, og ber revisor vurdere nærmere videre undersøkelser i prosjektet sett i forhold til kommunens eget arbeid som pågår. Revisjonen fortsetter med undersøkelser tilknyttet problemstillingen innen offentlige anskaffelser. Revisor rapporterer om status i prosjektet i kontrollutvalgets møte 9. juni d.å. Innstillingen med tilføyelsen enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget viser til notat av 10.4.2015 fra KomRev NORD, og tar saken til orientering. 2. Kontrollutvalget viser til orientering tilknyttet sak 37/15, og ber revisor vurdere nærmere videre undersøkelser i prosjektet sett i forhold til kommunens eget arbeid som pågår. Revisjonen fortsetter med undersøkelser tilknyttet problemstillingen innen offentlige anskaffelser. Revisor rapporterer om status i prosjektet i kontrollutvalgets møte 9. juni d.å. Utskrift av saksprotokoll sendt 28.4.2015 til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 33/15 Oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport Ressursbruk i grunnskolen Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til Tromsø kommunes tilbakemelding av 30.3.2015, hvor det er skissert hvilke tiltak som er iverksatt og planlagt iverksatt som grunnlag til forbedringer på de forhold som er omtalt i rapporten Ressursbruk i grunnskolen.
Blad 6 2. Kommunestyret tar til orientering de tiltak som opplyses iverksatt/planlagt iverksatt, og forutsetter at fokus på forbedringer ut fra oppsummering og konklusjon i rapporten, tas med i det videre arbeidet. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til Tromsø kommunes tilbakemelding av 30.3.2015, hvor det er skissert hvilke tiltak som er iverksatt og planlagt iverksatt som grunnlag til forbedringer på de forhold som er omtalt i rapporten Ressursbruk i grunnskolen. 2. Kommunestyret tar til orientering de tiltak som opplyses iverksatt/planlagt iverksatt, og forutsetter at fokus på forbedringer ut fra oppsummering og konklusjon i rapporten, tas med i det videre arbeidet. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 28.4.2015 (svarfrist til 19.5.2015) til: - Tromsø kommune v/byrådsleder Utskrift av saksprotokoll sendt xx.5.2015 til: - Tromsø kommune v/ordfører 34/15 Oppfølging kontrollutvalgssak 16/15 - revisjonsbrev nr. 21 Kontrollutvalget viser til Tromsø kommunes svar i brev av 14.4.2015 angående revisjonsbrev nr. 21 og etablering av ny rutine, og tar saken til orientering. Kontrollutvalget viser til Tromsø kommunes svar i brev av 14.4.2015 angående revisjonsbrev nr. 21 og etablering av ny rutine, og tar saken til orientering.
Blad 7 23/15 Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger og representantskapsmøter - orientering Innkalling til representantskapet i Aurora Kino IKS ble mottatt pr. e-post 16.4.2014 og var videresendt kontrollutvalgets medlemmer pr. e-post. Edmund Kristoffersen orienterte fra deltakelsen på møtene i Arnestedet Eiendom AS, KomRev NORD IKS og Aurora Kino IKS. Kari Workinn orienterte fra deltakelsen på generalforsamlingen i Tromsø Veg AS. Felles forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Saken tas til orientering. 36/15 Referatsaker Referater: A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet 12.3.2015 b) Byrådsmøtet 19.3.2015 c) Byrådsmøtet 26.3.2015 d) Byrådsmøtet 9.4.2015 e) Byrådsmøtet 16.4.2015 B. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET 25.3.2015 a) Sak 41/15 Kontrollutvalgssak 05/15 Kommunens regler ved salg av eiendom - statsstøtteregelverket C. KONTO 21575001 KUNDEFORDRINGER PR. 31.12.14 VÅR GJENNOMGANG a) Brev av 26.3.2015 fra KomRev NORD
Blad 8 D. HENVENDELSE TIL KONTROLLUTVALGET (unntatt offentlighet, jf. Fvl. 13 nr. 1) a) Brev av 12.3.2015 fra Lars Tore Norberg b) Brev av 13.4.2015 fra K-Sekretariatet Felles forslag til vedtak: Referatsakene A D tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Referatsakene A D tas til orientering. 37/15 Mislighetssak bedrageri tidligere ansatt innen flyktningetjenesten Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 5 jf. offentlighetslovens 24 fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Revisorene orienterte om saken. Felles forslag til vedtak: KomRev NORD rapporterer saken skriftlig til neste møte i kontrollutvalget (fastsatt til 12. mai). Forslaget enstemmig vedtatt. KomRev NORD rapporterer saken skriftlig til neste møte i kontrollutvalget (fastsatt til 12. mai). Tromsø, den 23. april 2015 Inger Johansen