HØYLANDET KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: 03.09.07. 2007 kl. 19.00 STED: Formannskapets møterom, kommunehuset Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretær. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale / i tråd med tidligere praksis. Sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann. Møtet holdes for lukkede dører jfr. Kommunelovens 77 pkt 8. SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 008/07 Forslag til driftsbudsjett 2008 for kontroll- og tilsynsarbeidet for Høylandet kommune. 009/07 Orientering fra KomRev Trøndelag IKS, forvaltningsrevisjonsprosjekt KOSTRA 010/07 Orientering fra KomRev Trøndelag IKS, revisjonsstrategi regnskapsrevisjon 2007. 011/07 Orientering fra kontrollsekretær 012/07 Referatsaker Eventuelt Grong 10.12.2007 Karl Flaat (sign) leder Gunnhild Berg kontrollsekretær Dir.tlf. 74 31 21 44 / 99 39 36 88 gunnhild.berg@komsek.no Kopi: -Varamedlemmer -KomRev Trøndelag IKS -Ordfører (e-post) -Rådmann (e-post)
SAK 008/07 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2008 FOR KONTROLL - OG TILSYNSARBEIDET FOR HØYLANDET KOMMUNE: Høylandet kontrollutvalg 03.09.2007 Gunnhild Berg 008/07 Høylandet 07 Høylandet kommunestyre 1. Kontrollutvalget vedtar følgende budsjett for 2008 for sin virksomhet. Budsjett 2008 ( i 2007 kr ) 10803 Møtegodtgjørelse 4.000,00 10990 Arbeidsgiveravgift 500,00 11001 Faglitteratur/tidsskrifter 2.000,00 11151 Bevertning ved møter 1.000,00 11501 Kurs- og oppholdsutgifter 25.000,00 11600 Kjøre- og diettgodtgjørelse innenfor kommunen 2.000,00 11601 Kjøre- og diettgodtgjørelse utenfor kommunen 2.000,00 13750 Kjøp av tjenester fra IKS, sekretariatstjenester 103.707,00 13751 Kjøp av tjenester fra IKS, revisjonstjenester 229.500,00 369.707,00 2. Post 13750, Kjøp av tjenester fra IKS - sekretariatstjenester, må justeres i henhold kommunens valg av sekretariatsløsning 3. Budsjettforslaget er i 2007-kroner, og må korrigeres for prisstigning og eventuelle endringer som måtte bli vedtatt av representantskapet i KomRev Trøndelag IKS 4. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 5. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget innstilling til kommunestyret: 1. Kontrollutvalgets forslag til budsjett for 2008, med en netto ramme på kr. 369.707,00 for kontrollutvalget inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. 2. Budsjettforslaget er i 2007-kroner, og må korrigeres for prisstigning (kommunal deflator) og eventuelle endringer som måtte bli vedtatt av representantskapet i KomRev Trøndelag IKS og kommunens valg av sekretariatsløsning.
Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): - Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.06.2004. - Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. - Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner er det bestemmelser om budsjettbehandlingen. Av 18 går det bla fram: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets / kommunerådets eller fylkesutvalgets / fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Det går videre fram av merknadene til 1. ledd at: Bestemmelsen fastsetter fremgangsmåten ved behandling av budsjett for kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet. Forslag til driftsbudsjett 2008 for kontroll og tilsynsarbeidet: Post: Tekst: Beløp: 10803 Møtegodtgjørelse 4.000,00 Beløpet refererer seg til regnskapstall for 2006. 10990 Arbeidsgiveravgift 500,00 Det er regnet 5,1 % av postene for godtgjørelse, avrundet 11001 Faglitteratur/tidsskrifter 2.000,00 Abonnement på tidsskriftet Kommunerevisoren. 11151 Bevertning ved møter 1.000,00 11501 Kursavgifter og oppholdsutgifter 25.000,00 Det vil være nyttig for et nyvalgt kontrollutvalg å kunne delta f.eks på den nasjonale kontrollutvalgskonferansen som avvikles i januar hvert år..deltakelse her stipuleres til ca. 8.000,- / deltaker, hvorav kr 5.000 i kursavgift og kr. 3.000 i reiseutgifter. 11600 Kjøre- og diettgodtgjørelse innenfor kommunen 2.000,00 Beløpet tar sikte på å dekke medlemmers kjøregodtgjørelse til møter, samt kjøring ved deltakelse på kurs/samlinger 11601 Kjøre- og diettgodtgjørelse utenfor kommunen 2.000,00 Beløpet tar sikte på å dekke medlemmers kjøregodtgjørelse til møter, samt kjøring ved deltakelse på kurs/samlinger 13750 Kjøp av tjenester fra IKS, sekretariatstjenester (KomSek Trøndelag IKS) 103.707,00
Representantskapet for selskapet har enda ikke vedtatt budsjett for 2008, og et midlertidig beløp er hentet fra selskapets økonomiplan men ikke justert for prisstigning eller den kommunale deflator. 13751 Kjøp av tjenester fra IKS, revisjonstjenester (KomRev Trøndelag IKS) 229.500,00 Representantskapet for selskapet har enda ikke vedtatt budsjett for 2008, og et midlertidig beløp er hentet fra selskapets økonomiplan men ikke justert for prisstigning eller den kommunale deflator. Dette gir følgende forslag satt inn i tabell nedenunder: Forslag til budsjett 2008: Regnskap 2006 Budsjett 2007 Budsjett 2008 (i 2007 kr) 10803 Møtegodtgjørelse 500,00 3.000,00 4.000,00 10990 Arbeidsgiveravgift 46,50 0,00 500,00 11001 Faglitteratur/tidsskrifter 1.400,00 2.040,00 2.000,00 11151 Bevertning ved møter 100,00 0,00 1.000,00 11501 Kurs- og oppholdsutgifter 0,00 5.100,00 25.000,00 11600 Kjøre- og diettgodtgjørelse innenfor kommunen 1.278,00 1.020,00 2.000,00 1160 Kjøre- og diettgodtgjørelse utenfor kommunen 0,00 2.040,00 2.000,00 13750 Kjøp avtjenester fra IKS, sekretariatstjenester 100.200,00 102.000,00 103.707,00 13751 Kjøp av tjenester fra IKS, revisjonstjenester 223.000,00 232.560,00 229.500,00 326.524,50 347.760,00 369.707,00 Vurdering: Høylandet kommune fremstiller kontrollutvalgets regnskap som en del av kommunenes driftsregnskap, hvor kontrollutvalgets ansvarsområde er 1100. I forskrift for kontrollutvalg heter det at kontrollutvalget skal utarbeide et samlet forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette gjelder utvalgets egne utgifter, samt kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Sekretariatet har utarbeidet forslag til budsjett basert på tidligere erfaringstall og regnskapstall for 2006. Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget er direkte underordnet kommunestyret. Til hjelp i sitt arbeid skal kommunestyret sørge for at utvalget til enhver tid har sekretariatsbistand som tilfredsstiller utvalgets behov. Høylandet kommune gjorde vedtak om utmeldelse fra KomSek Trøndelag IKS i desember i 2006. Vedtaket er gjeldene fra 2008. Det er foreløpig ikke gjort vedtak om valg av nytt sekretariat. På bakgrunn av dette har en derfor lagt økonomiplanen for KomSek Trøndelag IKS til grunn for beregning av kjøp av sekretariat tjenester i 2008.
Budsjettforslaget er i 2007 - kroner, og må korrigeres for prisstigning (den kommunale deflator). Når det gjelder kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS, er disse tallene hentet fra selskapets økonomiplan. Budsjettene for 2008 for nevnte selskap blir vedtatt i representantskapsmøtet i oktober måned, og eventuelle vedtak om endringer må innarbeides i kontrollutvalgets budsjett. Tilsvarende vil være gjeldende for kommunens valg av sekretariatsløsning. SAK 009/07 ORIENTERING FRA KOMREV TRØNDELAG IKS FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT - KOSTRA Høylandet kontrollutvalg 03.09.2007 Gunnhild Berg 009/07 Høylandet 07 Kontrollutvalget tar orienteringen til etterretning. Vedlegg: 1. Oppstartsbrev forvaltningsrevisjon KOSTRA 2. Prosjektplan Nr. 1743 1/2007 Andre saksdokumenter ( ikke vedlagt ): Plan for forvaltningsrevisjon KomRev Trøndelag IKS vil orientere om planlagt forvaltningsrevisjonsprosjektet - KOSTRA iht. til plan for forvaltningsrevisjon vedtatt i kommunestyre den 15.12.2005. Prosjektplan legges frem på møtet. SAK 010/07 ORIENTERING FRA KOMREV TRØNDELAG IKS REVISJONSSTRATEGI REGNSKAPSREVISJON 2007. Høylandet kontrollutvalg 03.09.2007 Gunnhild Berg 010/07 Høylandet 07 1. Kontrollutvalget tar orienteringen til etterretning. Vedlegg: 1. Brev datert 20.08.07 fra KomRev Trøndelag IKS: Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Høylandet kommune.
Andre saksdokumenter ( ikke vedlagt ): Ingen KomRev Trøndelag IKS vil orientere om revisjonsstrategi (tidligere revisjonsplan) for kommuneregnskapet 2007. Oppdragsansvarlig revisors vil gi en egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Dette i følge revisjonsforskriften 15. SAK 011/07 ORIENTERING FRA KONTROLLSEKRETÆR Høylandet kontrollutvalg 03.09.2007 Gunnhild Berg 011/07 Høylandet 07 1. Kontrollutvalget tar orienteringen til etterretning. Vedlegg: 1. Orientering om planlagt opplæring av kontrollutvalg. 2. Møteplan / opplæringsplan / kurs for folkevalgtopplæring av kontrollutvalg. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Orientering fra kontrollsekretær vedrørende ulike områder, bl.a: Nye ansatte i KomSek Trøndelag IKS Selskapskontroll Folkevalgtopplæring av kontrollutvalg inkludert forslag til møtetidspunkt Representantskap for selskapet 15.10.07 SAK 012/07 REFERATER Høylandet kontrollutvalg 03.09.2007 Gunnhild Berg 012/07 Høylandet 07 1. Kontrollutvalget tar referatene til orientering.
Dokumenter ( ikke vedlagt ): 1. Møteprotokoll, Formannskapet, 01.06. 2007. 2. Møteprotokoll, Oppvekst, kultur og undervisningsutvalget, 18.06. 2007. 3. Møteprotokoll, Utvalget for plan og naturforvaltning, 18.06. 2007. 4. Møteprotokoll, Fjellstyret,18.06. 2007. 5. Møteprotokoll, Helse- og sosialutvalget, 18.06. 2007. 6. Møteprotokoll, Kommunestyret, 21.06. 2007. 7. Møteprotokoll, Formannskapet, 28.06. 2007. Grong 24. august 2007 Gunnhild Berg Kontrollsekretær