HORDALAND FYLKESKOMMUNE MØTEBOK Kontrollutvalet Dato: 16. februar 2012 Kl.: 10.00 16.00 Stad: Møterom 425 Sunnhordland i Fylkeshuset Saknr.: 8/12-13/12 MØTELEIAR Vebenstad, Torill (A) DESSE MØTTE Lauritsen, Anne (FrP) møtte i staden for Fauskanger, Magne Ivar (FRP) Bjørkly, Silja Ekeland (H) Helland, Kristian (KRF) FORFALL Fauskanger, Magne Ivar (FRP), Lauritsen, Anne (FrP) møtte i staden Storebø, Morten (H) DESSUTAN MØTTE Revisor Helge-Roald Johnsen, Deloitte AS Revisor Gunnar Hoff, Deloitte AS Forvaltningsrevisor Gunnar Husabø, Deloitte AS Seniorrådgjevar Marit Høisæter, Innkjøpsseksjonen Kontrollsjef Hogne Haktorson, Sekretariat for kontrollutvalet Seniorrådgjevar Roald Breistein, Sekretariat for kontrollutvalet Rådgjevar Elin Molven, Sekretariat for kontrollutvalet MERKNADER TIL INNKALLINGA Det var ingen merknader til innkallinga. GODKJENNING AV SAKLISTA Det var ingen merknader til saklista. GODKJENNING AV MØTEBOKA 02.01.12 I sak 7/12 Orienteringssaker skal det i vedtaket punkt 1 vera 2011 og ikkje 2001. Møteboka for 02.01.12 vart med denne endringa samrøystes godkjend. YMSE På slutten av møtet leia Deloitte eit prosessmøte på ca. 2,5 timer i samband med arbeidet med utarbeiding av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Det kom elles ikkje fram noko under dette punktet. 1
MELDINGAR Periode: 17. oktober 2011-16. februar 2012 Nr. Arkivsak Referatsakstittel 14/12 200707729-61 Lesebrett til politikarar i Hordaland fylkeskommune 15/12 200707729-65 Lesebrett til fylkestinget 16/12 200708875-36 Skatteinngangen pr. 31.12.2011 17/12 201107211-3 Tilsynsrapport - Voss vidaregåande skule - Felles nasjonalt tilsyn 2011 - Skulen sitt arbeid med elevane sitt psykososiale miljø Kontrollutvalet ber om at fylkesrådmannen kjem i neste møte for å gjera greie for kva som er gjort for å lukke avvika som er avdekka i dei 4 tilsynsrapportane i melding 17/12 20/12. Utvalet ber også om at det vert gjort greie kva som er gjort i høve dei andre vidaregåande skulane i Hordaland innafor tilsvarande område. 18/12 201107211-4 Tilsynsrapport - Sandsli vidaregåande skole - Felles nasjonalt til syn 19/12 201107211-5 Tilsynsrapport - Fitjar vidaregåande skule - Felles nasjonalt tilsyn 2011 20/12 201107211-6 Tilsynsrapport - Stend vidaregåande skule - Felles nasjonalt tilsyn 2011 21/12 201102257-18 Handlingsplan etter forvaltningsrevisjon i tannhelsetenesta Kontrollutvalet ber om at fylkesrådmannen kjem i møte 20.6.2012 for å gjera greie for status i høve iverksetting av tiltak når det gjeld forvaltningsrevisjon innan tannhelse. 22/12 201101049-55 Godkjenning av 20 prosjektrekneskap, i hovudsak innan utdanningssektoren 23/12 201200024-1 Generalforsamlingar/årsmøte 2012 - fylkeskommunal representasjon 24/12 200801439-108 Vidare fylkeskommunalt engasjement i arbeidsmarknadsbedriftene 25/12 201112299-3 FW: Interimsrapport HFK 26/12 201008520-7 Kommunal garanti - Grieghallen AS 27/12 200801439-107 Oversyn over aksjeeige 28/12 201112568-7 SÆRUTSKRIFT frå sak 03-12 orient.sak nr. 1 - vedr. Sunnhordl. Lufthavn AS - frå KU-møte i Stord kommune 30.01.12 29/12 201112568-8 Orientering til kontrollutvalet om KOFA-sak Alle meldingane med unnatak av melding 17/12 21/12 vart tekne til orientering. 2
SAKNR. 8/12 GODKJENNING AV 4 PROSJEKTREKNESKAPAR INNAN UTDANNINGSSEKTOREN FORSLAG TIL UTTALE: 1. Kontrollutvalet viser til konklusjon frå Deloitte, der det går fram at prosjektrekneskapa gjev eit rettvisande bilete av at prosjekta er i samsvar med god kommunal rekneskapsskikk. 2. Kontrollutvalet tar konklusjonen frå Deloitte til etterretning. 3. Utvalet har elles ingen kommentar til prosjektrekneskapane. Forslag til uttale vart samrøystes vedteke. UTTALE: 1. Kontrollutvalet viser til konklusjon frå Deloitte, der det går fram at prosjektrekneskapa gjev eit rettvisande bilete av at prosjekta er i samsvar med god kommunal rekneskapsskikk. 2. Kontrollutvalet tar konklusjonen frå Deloitte til etterretning. 3. Utvalet har elles ingen kommentar til prosjektrekneskapane. 9/12 INFORMASJON OM TILSYNSRAPPORTAR OG NOKRE VEDTAK SOM GJELD HORDALAND FYLKESKOMMUNE FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen oversenda kopi til kontrollutvalet v/ sekretariatet, av følgjande dokument, etter kvart som dei vert mottekne: 1 Tilsynsrapportar frå Fylkesmannen i Hordaland 2 Tilsynsrapportar frå Arbeidstilsynet 3 Tilsynsrapportar frå Datatilsynet 4 Tilsynsrapportar frå Statens jernbanetilsyn 5 Tilsynsrapportar frå Vegtilsynet 6 Vedtak i KOFA, ifm. innkjøp som HFK har gjort. 7 Avgjerder Sivilombudsmannen har gjort ift. HFK Kontrollutvalet ønskjer at sekretariatet lagar ei kort oppsummering av kva som ligg i dei einskilde tilsynsrapportane som vert lagt fram for utvalet. Kontrollutvalet ber også om at fylkesrådmannen vurderer om det er andre tilsynsrapportar som vert motteke som utvalet bør ha kopi av. Med desse tillegga vart slik vedtak samrøystes vedteke VEDTAK Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen oversenda kopi til kontrollutvalet v/ sekretariatet, av følgjande dokument, etter kvart som dei vert mottekne: 1 Tilsynsrapportar frå Fylkesmannen i Hordaland 2 Tilsynsrapportar frå Arbeidstilsynet 3 Tilsynsrapportar frå Datatilsynet 4 Tilsynsrapportar frå Statens jernbanetilsyn 5 Tilsynsrapportar frå Vegtilsynet 6 Vedtak i KOFA, ifm. innkjøp som HFK har gjort. 3
7 Avgjerder Sivilombudsmannen har gjort ift. HFK 8 Utvalet ber også om at fylkesrådmannen vurderer om det er andre tilsynsrapportar som vert motteke som utvalet bør ha kopi av. 9 Kontrollutvalet ber om at sekretariatet lagar ei kort oppsummering av kva som ligg i dei einskilde tilsynsrapportane som vert lagt fram for utvalet. 10/12 ORIENTERINGSSAKER FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar informasjonen til orientering. Møtet vart lukka med heimel i kommunelova 31.3 under handsaming av punktet ymse frå kontrollutvalsleiar. Ad. punkt 1 Gunnar Hoff frå Deloitte orienterte om status på forvaltningsrevisjon digitale verktøy og læremiddel og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Ad. punkt 2 Helge-Roald Johnsen frå Deloitte orienterte om at oversikt over selskap som HFK har eigardel i og som Deloitte er revisor for, enno ikkje er ferdig utarbeidd. Presentasjon av endeleg oversikt over slike selskap vert lagt fram for kontrollutvalet i neste møte. Ad. punkt 3 Partner Helge-Roald Johnsen frå Deloitte orienterte om prosjekt for Hordaland fylkeskommune og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Deloitte vil, når dette oppdraget er gjennomført, presentere resultatet for kontrollutvalet. Ad. punkt 4 Sekretariatet presenterte rekneskapsresultat for 2011 for kontrollorgana i Hordaland fylkeskommune og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Ad. punkt 5 Kontrollutvalet ber om at opplæringsavdelinga kjem i neste møte for å presentere verksemda si inkl. kva utfordringar dei ser. Ad. punkt 6 Sekretariatet orienterte om status i høve styrevervregisteret og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Ad. punkt 7 Kontrollutvalsleiar og sekretariatet orienterte om status i høve presentasjon av kontrollutvalet for fylkestinget og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Ad. punkt 8 Sekretariatet orienterte om studietur som er planlagd hausten 2012 og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Ad. punkt 9 Sekretariatet orienterte om sak gjeldande Sunnhordland lufthavn AS og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Ymse frå sekretariatet: Kontrollsjef orienterte om at sekretariatet er hyra inn til å bistå kontrollutvalet i Bergen kommune i samband med avvikling av to møte i det siste. 4
Vidare orienterte kontrollsjefen om at Bergen kommunerevisjon til no har revidert kontrollutvalet sin rekneskap. Når no sekretariatet er hyra inn som settesekretariat, og i høve til at Bergen kommunerevisjon skal leggjast ned til sumaren, vil sekretariatet prøve å finne andre løysingar på dette området. Kontrollutvalet slutta seg til dette. Ymse frå kontrollutvalsleiar: Kontrollutvalsleiar orienterte om hendvending ho hadde fått og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Etter dette vart det gjort slikt samrøystes vedtak. VEDTAK 1. Deloitte vil til neste møte i kontrollutvalet legge fram og presentere endeleg oversikt over selskap som Hordaland fylkeskommune har eigardel i og som Deloitte er revisor for. 2. Deloitte vil, når prosjektet dei no gjennomfører for Hordaland fylkeskommune er ferdig gjennomført (orienteringssak 3), orientere kontrollutvalet om resultatet av dette. 3. Kontrollutvalet ber om at opplæringsavdelinga kjem i neste møte for å presentere verksemda si inkl. kva utfordringar dei ser. 4. Informasjonen vart elles teken til orientering. 11/12 FORVALTNINGSREVISJON - BESTILLING FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføra forvaltningsrevisjon om 2. Deloitte vert beden om å levere forslag til prosjektplan(-ar) i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3. Forslag til prosjektplan (-ar) bes levert sekretariatet seinast innan 09.03.12. 4. Prosjektplanen skal handsamast i neste møte i kontrollutvalet. Kontrollutvalet ber om at Deloitte gjennomfører forvaltningsrevisjon innan desse prosjekta i den vedtekne planen: Prosjekt 4, Sjukefråver og prosjekt 7, Forholdet mellom fylkeskommunen og vegetaten. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. VEDTAK: 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføra forvaltningsrevisjon innan Sjukefråvær og Forholdet mellom fylkeskommunen og vegetaten. 2. Deloitte vert beden om å levere forslag til prosjektplanar i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3. Forslag til prosjektplanar bes levert sekretariatet seinast innan 09.03.12. 4. Prosjektplanane skal handsamast i neste møte i kontrollutvalet. 12/12 GJENNOMGANG AV MØTEBØKER FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møtebøkene til orientering. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 5
VEDTAK Kontrollutvalet tar møtebøkene til orientering. 13/12 VAL AV REVISOR FORSLAG TIL INNSTILLING Fylkestinget vel.. som revisor frå 01.07.2012 til 30.06.2016 med opsjon for Hordaland fylkeskommune til å forlengje avtalen med 2 år. Møte vart lukka med heimel i kommunelova 31, jf. Offl. 23, 3.lekk. Deloitte gjekk også frå i samband med handsaming av denne saka. Seniorrådgjevar Marit Høisæter frå innkjøpsavdelinga presenterte resultatet av evalueringa av dei innkomne tilboda. Ho og sekretariatet svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Ut frå det som blei presentert vart kontrollutvalet samrøystes einige om å innstille på at Deloitte AS vert vald til revisor frå 1.7.2012. INNSTILLING Fylkestinget vel Deloitte AS som revisor frå 01.07.2012 til 30.06.2016 med opsjon for Hordaland fylkeskommune til å forlengje avtalen med 2 år. Roald Breistein Referent Torill Vebenstad Leiar Hogne Haktorson Kontrollsjef 6