Samarbeid om tekniske tjenester mv. i Inn-Trøndelagssamarbeidet Per Morten Bjørgum, 23.01.2014 Strategi for Inn- Trøndelagsregionen har konkrete forslag til samarbeidsområder/utredninger i planperioden 2012-2016. Her nevnes bla: 3. Tekniske tjenester a) Byggesaker b) Oppmåling c) Teknisk drift 4. Planarbeid a) Landbruk b) Miljø (strandsone) c) Næring (strategi/areal) "Tekniske tjenester" og "Planarbeid" For å kunne lage en utredning innen fagområdene, må det defineres hvilke fagområder som legges inn under begrepene. Følgende er en skisse på fagområdenes hovedoppgaver: Byggesak Håndteres av: 1.1 Veiledning til publikum, hjelp til søknader mv Servicetorg, saksbehandler 1.2 Saksbehandling av innkomne byggesøknader Saksbehandler 1.3 Administrative vedtak byggesak Saksbehandler/enhetsleder 1.4 Forberede politiske saker byggesak Saksbehandler 1.5 Klagebehandling Saksbehandler/enhetsleder 1.6 Kontroll og tilsyn med byggesaker Saksbehandler 1.7 Ulovlighetsoppfølging- typisk bygninger oppført uten søknad Saksbehandler Oppmåling 2.1 Veiledning til publikum, hjelp til søknader mv Servicetorg, saksbehandler 2.2 Saksbehandling av innkomne delingssøknader Saksbehandler 2.3 Innkalling og varsling matrikkelforretning (oppmålingsforretning) Saksbehandler 2.4 Gjennomføring (bestyre) matrikkelforretning Saksbehandler 2.5 Matrikkelføre gjennomført forretning Matrikkelfører/saksbehandler 2.6 Håndtere andre henvendelser om grenser, tinglysing mv. Servicetorg, saksbehandler Kart og geodata 3.1 Forvalte kommunens databaser med kartfestet informasjon Geodataansvarlig 3.2 Oppdatere og vedlikeholde informasjon 3.3 Digitalt planregister 3.4 Mottak og kontroll av geodata fra eksterne 3.5 Drifte interne og eksterne innsynsløsninger for kartbasert info (nettsider, mobileenheter, intern bruk)
Teknisk drift 4.1 Drift og vedlikehold av kommunale veger, gater og plasser 4.2 Drift og vedlikehold av vannverk og ledningsnett for vann 4.3 Drift og vedlikehold av renseanlegg og ledningsnett avløp 4.4 Beredskaps-/vaktordninger for anleggsdrift 4.5 Kjøp av tjenester fra eksterne leverandører, kontraktshåndtering 4.6 Kvalitetssikringssystemer, drift og vedlikehold av disse 4.7 Planlegge, anbudsutsette og gjennomføre renoveringer Planlegging 5.1 Overordnet planlegging (eks kommuneplan) 5.2 Overordnet arealplanlegging (eks kommuneplanens arealdel) 5.3 Utarbeidelse og behandling av detaljplaner (regplaner) 5.4 Mottak og behandling av private planforslag 5.5 Veiledning til publikum og andre aktører i plansaker 5.6 Prosessledelse planprosesser Landbruk og miljø 6.1 Forvaltningsoppgaver jordbruk; tilskuddsbehandling, oppfølging, veiledning, kontroll 6.2 Forvaltningsoppgaver skogbruk; tilskuddsbehandling, oppfølging, veiledning, kontroll 6.3 Viltforvaltning 6.4 Motorferdsel i utmark 6.5 Utmarksforvalting 6.6 Saker etter forurensningsloven (landbruk og annet) 6.7 Veiledning og saksbehandling innen jord- og konsesjonslov mv 6.8 Generell veiledning og saksbehandling 6.9 Førstelinjetjeneste for Innovasjon Norge i landbrukssaker (BUordinger mv) Alle de nevnte tjenestene har mange kontaktpunkt mot publikum/innbyggere. De fleste av områdene utøver også offentlig myndighet overfor innbyggerne på en eller annen måte. Tradisjonelt har flere av disse (byggesak, landbruk mv) hatt relativt stort oppmøte fysisk på kontoret fra publikum som trenger bistand. Slikt besøk har med nye teknologiske løsninger blitt redusert.
Hvorfor felles tjenester innen fagområdene? Sårbare fagmiljøer Flere av oppgavene innenfor disse fagområdene ivaretas i den enkelte kommune av en enkelt ansatt. Alle kommunene har eksempelvis kun en person som fullt ut håndterer kart og geodataansvaret. Dette gir en forholdsvis stor risiko og sårbarhet for tjenesten. Matrikkelarbeidet (tidligere oppmåling) er etter innføringen av ny matrikkellov høyt spesialiserte oppgaver med høye krav til kompetanse og nøyaktighet. Spesielt distriktskommuner opplever tidvis problemer med å rekruttere ingeniørkompetanse. Samtidig forventes ingeniører i små kommuner å dekke flere fagområder. Kompetanse Harvold og Skjeggedal peker i sin rapport "Interkommunalt plansamarbeid" 1 på interkommunalt samarbeid som en løsning for å styrke planfaglig kompetanse i distriktskommunene. Fra rapporten siteres: "De økte kompetansekravene gir størst utfordringer i distriktskommunene fordi disse kommunene som regel har lavt folketall og dermed også få ansatte i kommuneadministrasjonen. Det innebærer at mange fagansatte ofte må arbeide med mange ulike typer oppgaver som hver for seg forutsetter grundig og spesialisert utdanning. Dette vil kunne gå ut over kvaliteten på arbeidet. Derfor er det liten tvil om at fagmiljøet i kommunene må styrkes". Konklusjonen gjelder i nevnte rapport spesifikt planoppgaver, men har stor overføringsverdi til tilgrensende fagområder som byggesak og oppmåling/matrikkel. Stordriftsfordeler Kommunenes kostnader innenfor fagområdene rapporteres gjennom KOSTRA. Det gir følgende bilde: Kostnader plan, oppmåling og byggesak Netto utgifter KOSTRA 2012 Steinkjer Verran Inderøy Snåsa Sum alle 301 Plansaksbehandling 2103000 548000 1083000 840000 4574000 302 Bygge-,delings mv -187000 265000-95000 -20000-37000 303 Kart og oppmåling 1560000 616000 204000 93000 2473000 3476000 1429000 1192000 913000 7010000 Innbyggertall 010113 21392 2834 6692 2154 33072 Kostnader per innbygger 301 Plansaksbehandling 98,31 193,37 161,84 389,97 302 Bygge-,delings mv -8,74 93,51-14,20-9,29 303 Kart og oppmåling 72,92 504,23 30,48 43,18 1 Harvold og Skjeggedal 2012: Interkommunalt plansamarbeid. Samarbeidsrapport NIBR/Østlandsforskning 2012
Det kan synes som det er visse stordriftsfordeler gjennom at kostnadene fordelt per innbygger viser seg å være vesentlig lavere både innen plansaksbehandling og byggesak i kommunen med størst folketall. Samtidig må en ta høyde for at kommunene rapporterer kostnader noe forskjellig, bla kan det ha stor betydning om programvarelisenser mv føres på tjeneste 303 eller på en felles post for programvare. Ikke minst bør det være mulig å redusere kostnaden til programvare og geodata med en felles enhet, siden en del av programvarekostnaden er grunnpris som er lik uansett antall lisenser som benyttes. Det samme gjelder teknisk utstyr innen oppmåling (landmålingsutstyr) der en også må ha et minimum av utstyr uavhengig av oppdragsmengde. For eksempel har kommunene i dag minst ett sett hver av oppmålingsutstyr. Her påløper kostnader til programvare, service, årlig sertifisering mv. for hvert enkelt sett. Med en felles tjeneste tilsier oppdragsmengden at en burde klare seg med to evt tre sett totalt. (to i bruk og ett i reserve). Likeledes har alle kommunene i dag utgifter til kjøretøy, enten gjennom leasing/leie eller reisegodtgjørelse for bruk av privat bil. I en fellesenhet er trolig 2 kjøretøyer tilstrekkelig for å dekke behovet. Deler av oppgavene innen byggesak og planlegging er gebyrfinansiert, og skal over tid kunne fullfinansieres gjennom de saksbehandlingsgebyrer som kreves inn. Reduserte kostnader innen de gebyrfinansierte tjenestene skal jfr selvkostprinsippet komme brukerne til gode gjennom reduserte behandlingsgebyrer. Et eventuelt innsparingspotensiale på de gebyrfinansierte tjenestene kan dermed medføre liten eller ingen faktisk innsparing for kommunen men i stedet lavere gebyrsatser.
Hva er avklart? I Inn- Trøndelagssamarbeidet er enkelte tema i nye samarbeidsløsninger avklart allerede. Kostnadsfordelingen gjennom kommunene er avklart (fastledd og innbyggerbasert) Organisasjonsformen er på langt nær avklart (Vertskommunemodellen skal være den foretrukne organisasjonsformen). Hva bør utredes? Målsetningen med samarbeidet innenfor de aktuelle områdene Gir et utvidet samarbeid/sammenslåing positive effekter på tjenestenes kvalitet og kostnad? Innholdet i et eventuelt samarbeid (hvilke oppgaver) Delegering og myndighet- formalia Skal det være felles politisk nemnd? Hvem skal være vertskommune? (dette kan evt avklares etter at rapporten foreligger) Fysisk lokalisering av kontoret- skal det være desentralisert representasjon? Styrking av lokale servicetorg om det ikke blir full lokal representasjon Mulige varianter av samarbeid: Det er ulike varianter av slikt samarbeid rundt omkring i landet, og med ulikt innhold. Varianter kan være: Felles byggesak/oppmåling/geodatakontor Felles plan/byggesak/oppmåling/geodatakontor (eks Tynset og Alvdal) Interkommunalt plankontor (eks Nissedal og Kviteseid, Rennebu og Oppdal) Felles landbruk/miljø og plan/byggesak/oppmåling/geodata (feks Innherred samkommune) Felles landbruk/miljøkontor (feks Midtre Namdal samkommune) Ulike modeller for tjenestekjøp mellom kommuner (eks kjøpe byggesaksbehandling) Organisering av utredningen: Utredningen bør prosjektorganiseres der alle aktuelle kommuner er representert med fagansatte. Tillitsvalgtrepresentasjon kan evt være felles. Kommunenes representanter bør være enhetsleder/fagansvarlig eller tilsvarende og ha nødvendige fullmakter til å delta aktivt i arbeidet. Antallet representanter per kommune vil avhenge av hva som velges av utredning. Steinkjer kommune har kapasitet til å stille med prosjektleder for utredningen.