Protokoll Møte i: Dato: Til stede: Forfall: Fra adm: Torsdag 27. april 2017 kl 19:00, fellesrådets lokaler i Brambanigården. Unni Elisabeth Solberg Østensen (Bryn sokn), Hege Rasch-Engh (Grinilund sokn), Eirik Haaversen (Haslum sokn), Berit Kristiansen (Helgerud sokn), Inger Lise Lerø (Høvik sokn), Tron Ole Bamrud (Jar sokn), Per Arne Watle (Lommedalen sokn), Stein Øgrim, leder (Fornebulandet sokn), Tor Bergersen (vara Tanum sokn), Ragnar Høeg (Østerås sokn) Arnulf Myklebust (Bærum kommunes repr.), Gunnar Næsheim (geistlig repr.). Sverre Ivar Telnes (Tanum sokn), kirkeverge Svein Erik T Andersen (sekr.), ass. kirkeverge Kristin Anskau. FR 15/17 Godkjenning av innkalling og sakliste Fellesrådet godkjente innkalling og saksliste. FR 16/17 Godkjenning av protokollen fra 2. mars 2017 Det fremkom ønske om en redigering på ett punkt i de uformelle orienterinegene. Protokollen fra FR-møtet 2. mars 2017 ble godkjent. FR 17/17 Fokus på menighetene Representantene fra Jar, Helgerud og Lommedalen sokn orienterte om menighetenes virksomhet. Orienteringene ble tatt til etterretning.
FR 18/17 Disponering av regnskapsmessig mindreforbruk Regnskapet for 2016 for viste et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 1.011.334. Kirkevergens innstilling til disponering av mindreforbruket var utsendt på forhånd. Per Arne Vatle fremla et eget forslag i saken, hvor han gikk inn for at det avsettes kr 750.000 til styrking av kirkeforvalterressursen, og at inndekningen av dette skjer ved at bevilgning til enkelte informasjonstiltak samt overføringene til disposisjonsfondet strykes. I debatten fremkom bekymring fra flere representanter mot å binde seg opp til langvarige kostnader under disponeringen av et tilfeldig mindreforbruk ett år. Vatles forslag fikk ved avstemingen én stemme. Det regnskapsmessige mindreforbruket i 2016 disponeres som foreslått av kirkevergen, med de endringer som fremkom i møtet. Kirkevergen gis fullmakt til å omdisponere mellom disse prosjektene/formålene ved evt. mindreforbruk: - kr 75.000 avsettes til Merket for Livet og menighetenes dåpssatsing - kr 60.000 avsettes til felles kirkemusikksatsing - kr 100.000 avsettes til felles markedsføring av konfirmasjon - kr 90.000 avsettes til felles markedsføring av breddetiltakene innen trosopplæring - kr 100.000 kan disponeres til hjertestartere til alle kirkene våre. - kr 460.413 tilbakeføres til disposisjonsfondet fra 2016 - kr 125.921 overføres til disposisjonsfondet. - Stabene kan søke støtte fra de avsatte markedsføringsmidlene innen dåp, konfirmasjon og trosopplæring. FR 19/17 Årsmelding for rådets virksomhet i 2016 Kirkevergens utkast til årsmelding var utsendt på forhånd, og ble gjennomgått seksjon for seksjon i møtet. Årsmeldingen ble godkjent med de justeringer som fremkom i møtet.
FR 20/17 Tilslutning til ledergruppen i G-27 Fellesrådets leder orienterte om arbeidet med å samordne landets fellesråd i den kirkepolitiske debatten og omstillingsprosessen som nå pågår. Han understreket at det ikke er snakk om å bygge nye fronter i den kirkepolitiske prosessen, noe skrivet om G-27 kunnegi inntrykk av, men heller å følge opp noe av den virksomheten KA tidligere gjorde for menighetene og fellesrådene. Nettverket samler allerede langt flere enn de største fellesrådene, og arbeider i full forståelse med KA og Kirkerådet. Rådet tok orienteringen til etterretning. Rådet tok ikke stilling til det utsendte bakgrunnsdokumentet om G-27. Rådets leder deltar på møtene i nettverket fremover, og holder rådet orientert om sakene. (Vedtatt mot én stemme, Bergersen.) FR 21/17 Orientering fra møtet i KAs landsråd 2017 Berit Kristiansen er representant fra Oslo bispedømme til KAs Landsråd, som hadde møte denne uken. Hun orienterte om de viktigste sakene som var til behandling, og om de valg til nytt styre som ble gjort. På grunn av ny sammensetning av landsrådet etter at rettssubjektet Den norske kirke nå er blitt medlem av KA, og fordi det er mange viktige kirkepolitiske saker som skal avgjøres fremover, fant landsrådet det nødvendig å ha møte også neste år i stedet for hvert annet år. Rådet tok orienteringen til etterretning. FR 22/17 Referatsaker og kirkevergens orientering a) Referat Referat fra MR-møte i Bryn menighet 30.03.17 Referat fra MR-møte i Grinilund menighet 07.02.17, 07.03.17 Referat fra MR-møte i Østerås menighet 09.02.17, 09.03.17 Referat fra MR-møte i Tanum menighet 15.02.17 b) Inngående post Revisors beretning vedr. komp.oppg. for mva for 5. termin 2016. Brev fra BK, Kommunerevisjonen av 06.12.16 til KfiB. Revisors beretning vedr. komp.oppg. for mva for 6. termin 2016. Brev fra BK, Kommunerevisjonen av 08.02.17 til KfiB. Overføring av tilskudd til Dnk 2017. Brev fra BK, Kultur og Samarbeid av 16.02.17 til KfiB.
Orienteringer Det ble markert kranselag på nye Tanum kirkesenter onsdag i forrige uke. Man ligger greit an i forhold til tidsplanen, men kirkevergen opplever fortsatt utfordringer med å gjennomslag i kommunen for de ønsker brukerne har mht både utforming og prakstiske løsninger bl.a.på kjøkken og i møtesal. Kommunens eiendomsavdeling har fortsatt ikke bestilt de to gjenstående lydanleggene, til Østerås og Høvik kirker. Kirkevergen har lovet menighetene at dette kommer på plass i år, og vil om nødvendig nå forskuttere inntil en million til nye anlegg de to kirkene. Ny kontakt er tatt med toppledelsen i eiendomsavdelingen for å få fortgang i saken, som har høyeste prioritet i årets FDV-budsjett fra vår side. Det er avdekket alvorlig høye verdier av radongass i kontorfløyen i Helgerud kirke. Ett tilfelle av alvorlig arbeidsrelatert personskade kan kanskje knyttes til dette, og kommuneoverlegen og arbeidstilsynet er koblet inn. Det gjøres nå kontinuerlige målinger i lokalene, og nivået er normalisert etter at tildekkede ventiler er åpnet for å bedre luftingen. Kirkevergen har bestilt radonmåling av samtlige menigheters kontorlokaler, og krever også at det blir gjennomført screening av alle ansatte i denne aktuelle menighetsstaben. Han vil også ha beredskap på eventuelt å stenge disse (eller andre) menighetskontor og overførfe de ansatte til andre dersom det skulle vise seg nødvendig. Det er gjennomført en detaljert gjennomgang av areal- og frekvensplaner for det renholdet kommunen gjennomfører i kirker og menighetshus. Det er avdekket betydelige avvik mellom de reelle arealene og hva som ligger i planenen (og som det betales for), og det er stor misnøye med kvaliteten på renholdet. Forvalterne mener at fellesrådet selv bør overta driften av renhold i kirkene, ogsupplere dette med enklere vaktmestertjenester. Dagens kostnad tilsvarer fire årsverk, og det må vurderes om ikke egne renholdsansatte kan gjøre en bedre og riktige jobb for de midlene. Kirkevergen er tilbakeholden med å tilsette flere fast ansatte, men vil evt. komme tilbake til rådet med eninnstilling om dette når de eksisterende renholdsavtalene er gjennomgår og den nye tjenesteytingsavtalen med kommunen er godkjent. Bærum kommunes øremerkede tilskudd til ungdomstjenesten 13-20 er nå avtalt til 1,4 mill kroner, og er trukket ut av rammeoverføringen til fellesrådet og overføres separat. Tilsettinger: - det er tilsatt diakon i årsvikariat som ungdomsdiakon i 13-20 - prosessen med tilsetting av kantor (80 %) i Helgerud ble stoppet før påske, og ny tilsettingsprosess starter om kort tid. - det arbeides med å tilsette vikar som kateket i Østerås i fast stilling - det blir ledig 70 % undervisningsstilling i Østerås fra høsten av - det utlyses nå ledeig årsvikariat som ungdsomdiakon i Helgerud - der er mange vakanser og vikariater på grunn av fødselspermisjoner innen undervisningssektoren, og kirkevergen vil om kort tid gjøre en del rokeringer for å omfordele de utfordringene dette betyr for stabene. Årets overføring av trosopplæringsmidler er kommet fra bispedømmet. Bevilgningen er på 6.363.000, som er bare 12.000 mer enn fjorårets. Dette innebærer en betydelig underdekning (vel 400.000) av de forplitelsene staten tok på seg, og betyr at det må kuttes i ressursbruken lokalt. Etter anbefaling fra kirkeforvalterne vil det ikke bli kuttet i stillingsressursene, kuttene tas i de driftsmidlene som overføres menighetsregnskapene (og som mange ikke har brukt opp). Inneværende år vil kirkevergen benytte mindreforbruksmidler innen trosopplæringen til å dekke mye av underbevilgningen, men fra neste år må man være forberedt på å oppleve kutt i driftsmidlene.
Formannskapet skal til uken behandle en sak om større tilleggsbevilgning til vedlikehold av kirkebygg. En enstemmig innstilling fra rådmannen og MIK legger opp til å bevilge 18,5 mill ekstra, for å ta unna akutte tiltak på tre kirker: - Full utvendig og innvendig rehabilitering av Lommedalen kirke (18,5 mill), - utvendige fasadearbeider på Høvik kirke (3,4 mill som dekkes ved en omdisponering av midler tidligere avsatt til servicebygning ved middelalderkirken på Haslum), - samt utvendlig reparasjon på middelalderkirken på Tanum (2,1 mill). Orienteringene ble tatt til etterretning. Fellesrådets neste møte er torsdag 8. juni 2017 kl 19:00. I forkant (kl 17:00) møtes MRlederne, forvalterne og sokneprestene til halvårlig informasjonsmøte, og det blir sommeravslutning med grilling for alle kl 18:00. Sandvika, 2. mars 2017 Stein Øgrim leder Svein Erik Tøndel Andersen