x Flemming Sohn Andersen (kirkeforvalter) Varamedlemmer o Lasse Moer o Petter Hasseløy Nesse

Transkript

1 Referat fra møte i Helgerud menighetsråd Torsdag 13 mars 2014 kl 1830 i Sakristiet Medlemmer: Faste medlemmer: o Solveig Elin Bru-Olsen x Gunn Kristin Aune x Piriyanthy S Skarbø x Hans Christian Guren x Ragnhild Utgaard Nordahl (nestleder) (leder) x Laila Sømoen (FR-repr) x Ånund Hardang (sokneprest) x Flemming Sohn Andersen (kirkeforvalter) Varamedlemmer o Lasse Moer o Petter Hasseløy Nesse X Peder J Pedersen x Arthur Aamodt (referent) x:til stede, o:forfall Innkalling og saksliste ble godkjent Det ble innmeldt en sak under eventuelt Referat fra møte 6 februar 2014 ble godkjent Referat fra e-møte 26 februar ble godkjent med noen mindre endringer av formell karakter (ref sak 06/14 nedenfor) Kateket Turid Skarbø og Ungdomsdiakon Hanna Haraldstad var til stede under sak 05/14 Ungdomsdiakon Hanna Haraldstad ga en presentasjon av seg selv, sin bakgrunn og utdannelse, og de mål og ambisjoner hun har for sitt arbeid som ungdomsdiakon i Helgerud Sakliste Nr Beskrivelse av sak Orienteringssaker Orientering fra stab og sokneprest Flemming ga en kort orientering om planleggingsdagen staben nettopp hadde avviklet Dag Henrik Berggrav kommer tilbake som vikarprest på familiegudstjeneste 25 mai Orientering fra Fellesrådet Laila orienterte bl a om strategikonferansen som Kirkens arbeidsgiverforening (KA) nettopp hadde avviklet og hvor forestående kommunereform ble behandlet Orientering om medarbeiderfesten Ragnhild orienterte om det arbeid som hittil er gjort mht medarbeiderfesten Det var av ulike årsaker ikke mulig å avvikle festen 20 mars som planlagt Ny dato blir torsdag 15 mai Komiteen, som består av Ragnhild, Gunn Kristin, Solveig Elin og Arthur, tar sikte på å få ut invitasjonene så snart som mulig Komiteen har tenkt på og også kontaktet personer som kan bidra under festen Rekruttering av ny leder til Diakoniutvalget Ragnhild jobber med saken MR bes om å kontakte Ragnhild hvis de kjenner personer som kan egne seg til dette tillitsvervet Anskaffelse av kortautomat til bruk bla på Advensmarkedet, Barnebrukttøysalget og Sommernatta Flemming orienterte kort om at AU har besluttet å anskaffe slik automat Det vil senere bli tatt stilling til om man skal ta i bruk kortautomat ifbm gudstjenester Små reparasjoner og ekstra renhold Flemming orienterte om at vi har avtale med kommunen om vaktmester bare en time pr uke og at vi må ta oss råd til å leie inn ekstra hjelp av og til for å sikre tilfredsstillende vedlikehold MR ble bedt om å tenke igjennom om det er noen som kan tenke seg å bidra på frivillig basis Peder nevnte at Servicegruppen kan gjøre litt av og til, men tør ikke love for mye Ånund nevnte at en kommunal vaktmester ser på oppvarmingen av kirken med sikte på å spare energi - et enøk-tiltak som er

2 et av tiltakene i handlingsplanen for «Grønn menighet» En plan for arbeidet i MR fremover Hans Christian informerte om at AU til neste møte vil forsøke å utarbeide en plan for de viktigste sakene som MR skal behandle i år Søknad fra Bryn menighet om støtte til middager på Hauger Gård Søknaden gjelder kr 7000,- AU har besluttet å innvilge søknaden betinget av at Bryn menighet tar ansvar for noen andakter ved Mariehaven Barnehagen fyller 40 år 9 oktober 2014 Ånund informerte om at 40-årsjubileet vil bli markert med en familiegudstjeneste 19oktober 2014 Åpning/ansvar på følgende MR-møter: 294 : Ånund/Lasse 116: Laila/Gunn Kristin Nye tekstiler til kirkerommet Ånund informerte om status i arbeidet Kunstneren kommer tilbake med et ferdig elektronisk utkast til MR sitt møte i juni Staben vil også bli orientert 05/14 Forts E-post fra Lasse Moer om visning av film på Langfredag kveld Det var enighet om at Ånund i samråd med staben avgjør om og når en slik film eventuelt skal vises Tildeling av trosopplæringsmidler rekruttering av utvalgsmedlemmer Turid og Laila orienterte om drøftingsmøtet de deltok på 6 mars Hovedsaken på møtet var modeller for tildeling av midler til trosopplæring til menighetene i Bærum prosti Tre ulike modeller for fordeling av de siste 25 % av midlene ble diskutert (basert på at Lysaker/Snarøya gis et ekstra tilskudd på hhv kr ,- pr år (Modell1-2) hhv kr ,- pr år (Modell 3): Modell 1: 25% potten flat (samme beløp pr menighet) Årlige midler til Helgerud= kr ,- Modell 2: 25%-potten etter dåpstall Årlige midler til Helgerud= kr ,- Modell 3: 25%-potten 60% til 7 største menigheter og 40% til de tre minste mht dåpstall Årlige midler til Helgerud= kr ,- Etter møtet er det sendt ut nytt brev til menighetene fra Oslo bispedømmeråd, datert 12 mars 2014, med svarfrist 31 mars, hvor menighetene blir bedt om å ta stilling til om man vil stå som egen menighet ved tildeling av midler eller i samarbeid med andre menigheter, og hvilke modeller for tildeling av midler man foretrekker Ihht format for vedtakstekst formulert i brevet fra bispedømmerådet og i tråd med Turid og Lailas anbefaling som også ble formidlet i drøftingsmøtet, gjorde MR følgende vedtak: Menighetsrådet i Helgerud menighet har på sitt møte den 13 mars 2014, vedtatt følgende: 1: Menighetsrådet i Helgerud menighet utgjør trosopplæringsenhet alene

3 Menighetsrådet er innforstått med at den enheten man utgjør er der midlene og stillingene fordeles 2 Menighetsrådet går inn for følgende fordelingsmodeller i prioritert rekkefølge: A) Modell 3 B) Modell 1 C) Modell 2 3 Menighetsrådet anser modell 2 som svært uheldig Hans Christian formidler MRs vedtak til Oslo bispedømmeråd innen 31 mars 2014 Det var enighet om at det bør etableres et trosopplæringsutvalg så snart som mulig I tillegg til kateket og en fra MR bør det oppnevnes to til tre medlemmer Laila utnevnes til MRs representant i et trosopplæringsutvalg i Helgerud menighet og får, sammen med kateketen, i oppdrag å rekruttere ytterligere to-tre medlemmer Forslag til sammensetning av utvalget forelegges MR i neste møte Kateketen innkaller til første møte 06/14 Regnskap og Årsrapport 2013 Regnskapet var ferdig fra regnskapskontoret torsdag 20 februar og ble behandlet i separat e-møte, ref referat av 26 februar 2014 I referatet fra e-møtet var det noen formelle feil De formelle feilene vil bli rettet opp og nytt eksemplar vil bli sendt ut til MRs medlemmer og til arkivet (ansvarlig: Flemming) Det var også krevende å få ferdigstilt årsrapporten i tide og denne ble sendt MR pr e-post 27 februar med kort frist for kommentarer Flemming gjennomgikk kort hovedinnholdet i de to dokumentene og svarte på de spørsmål som fremkom i møtet 02/14 Forts Planlegging av menighetenes årsmøte 6 april 2014 Årsmøtet avholdes 6 april etter gudstjenesten og skal behandle følgende saker: 1 Årsmelding med presentasjon av Barnehagen, Åpent hus og Lys Våken, spørsmål og svar til årsrapporten for øvrig v/flemming 2 Godkjenning av ny salmebok v/ånund 3 Evaluering av Gudstjenestereformen v/ånund Det er en forutsetning at årsmeldingen legges ut i kirken 14 dager før årsmøtet slik at menigheten har fått anledning til å lese den Flemming sørger for dette og behørig annonsering av årsmøtet og sakene som skal behandles Ånund kontakter respektive ansvarlige under pkt 1 og ber dem forberede korte innlegg på 2-3 minutter hver Følgende personer har det praktiske ansvaret for årsmøtet: Hans Christian, Ragnhild, Piriyanthy (ansvarlig for innkjøp og koordinering med kirkekaffe ansvarlige) og Arthur

4 Samtlige møter kl 10:00 i kirken Det er ønskelig at hele MR stiller på årsmøtet 07/14 Digital utvidelse av orgelet Oppheving av tidligere vedtak I menighetsrådsmøte den 14 november 2013 ble det gjort følgende vedtak: «Menighetsrådet vedtar å benytte inntil kr ,- av disposisjonsfondet med tanke på digital utvidelse av eksisterende orgel Anbudsinnbydelsen skal etterspørre følgende element i prioritert rekkefølge: 1) Nødvendig renovering og rensing av eksisterende instrument 2) Installering av elektronisk registreringssystem 3) Digital utvidelse MR vedtar at det nedsettes en orgelkomite der bla kantor og kirkeforvalter skal være med Komiteens formål skal være å redusere nødvendig buk av disposisjonsfondet gjennom innsamling av midler til orgelutbedring» Iht referat fra møtet den 10 desember 2013 hadde Flemming og Iver startet arbeidet med å etablere orgelkomiteen og finne personer som kan bidra i arbeidet med å skaffe finansiering I brev av 6 februar 2014 skriver imidlertid kantor Iver Kleive til MRs leder at han trekker seg fra orgelkomiteen fordi han kun har to år igjen før han trer til side som kantor i Helgerud og at han derfor overlater til ny kantor å ta stilling til orgelutvidelsen Og, dessuten at han trenger et fungerende orgel til alle de store oppførelser som skal skje i løpet av de neste to år Som følge av at Iver Kleive trekker seg som medlem av orgelkomiteen, er det etter AUs vurdering ikke grunnlag for de vedtak som er gjort tidligere i denne saken AU vurderer det ikke riktig å binde fremtidig kantor og menighetsråd mht teknologivalg for orgelutvidelse, ei heller å binde menighetens økonomiske midler til dette MR sluttet seg til AUs vurderinger og gjorde følgende vedtak: 1 Vedtak av 14 november 2013 oppheves på grunn av at grunnlaget for dette vedtaket ikke lenger er til stede 2 Kirkeforvalter bes meddele vedtaket til kirkevergen og undersøke hvilke økonomiske bidrag man kan regne med fra kommunen til a) vedlikehold av orgelet b) vedlikehold + registreringsmaskin Kirkeforvalter Flemming informerte i møtet om at vedlikehold og anskaffelse av registreringsmaskin var estimert til å koste hhv kr ,- og kr ,- Han informerte videre om at det ved hurtig beslutning vil kunne påregnes 100 % finansiering av vedlikeholdskostnadene og 65 % av kostandene til registreringsmaskin fra kommunen De tilstedeværende MR-medlemmene var alle innstilt på å benytte seg av dette tilbudet og vedta bevilgning av menighetens egenandel av kostnadene fra disposisjonsfondet, estimert til kr ,- Da behandling av bevilgning ikke var nevnt i møteinnkallingen, fant MR det riktig å legge det frem til endelig vedtak i neste MR-møte, 29 april, om nødvendig tidligere i et ekstraordinært møte hvis påkrevet for at kommunen skal kunne garantere for sin med-finansiering Flemming informerer kirkevergen

5 08/14 Handlingsplan for diakonitjenesten i Bærum Utkast til handlingsplan sammen med refleksjonsnotat er sendt ut på høring til alle menighetsråd og staber i Bærum prosti AU hadde foreslått til møtet at det oppnevnes en gruppe bestående av diakoniutvalget og Hans Christian som får til oppgave å besvare de spørsmål som er nevnt i refleksjonsnotatet innen fristen som er satt til 11 april 2014 MR gir sin tilslutning til at diakoniutvalget og Hans Christian får i oppgave å besvare de spørsmål som er nevnt i refleksjonsnotatet innen fristen som er satt til 11 april 2014 Gruppens innspill til diakoniplanen refereres i MRs møte 29 april 2014 Hans Christian innkaller til møte i gruppa så snart som mulig 9/14 Eventuelt Retningslinjer til staben ved/for utlån/utleie av utstyr til formål utenfor kirken MR overlater til staben å behandle henvendelser om lån av utstyr, men er generelt positive til dette så lenge det gjøres skriftlig avtale om tilbakelevering innen fastsatt tid Utlån av utstyr som lett kan bli ødelagt/utsatt for slitasje bør unngås