5-0213 Oygarden kommune `1111111, MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 23.11.2011 KI.: 13.00 17.00 Stad: Rongesundet i Øygarden rådhus, Rong Saknr.: 35/11 44/11 MØTELEIAR Rune Haugetun /TVO) DESSE MØTTE Frank Skjold (KrF) Svein Rolfsen (H) Merethe Refvik ( TVØ) FORFALL Helga Vik Barnes (Ap), vararepresentant kunne heller ikkje møte DESSUTAN MØTTE Ordførar Otto Harkestad, sak 37/11 og punkt 1 i sak 43/11 Rådmann Torgeir Sæter, sak 37/11 og punkt I i sak 43/11 Økonomisjef Siri Ravnanger, sak 37/11 og punkt li sak 43/11 ForvaItningsrevisor Tone Mari Dahle, Deloitte AS, t.o.m. sak 41/11 Revisor Unni Renate Moe, Deloitte AS Hordaland &Ikeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/seniorrådgjevar Roald Breistein 1
Sakliste: Sa kn r. Sak 35/11 Godkjenning av innkalling og sakliste 36/11 Godkjenning av møteprotokoll frå møte 04.10.11 Presentasjonar 37/11 Rådmannen orienterer 38/11 Handbok for kontrollutvalet 39/11 Vurdering av om Deloine er uavhengig i høve Øygarden kommune 40/11 Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2016 41/11 Plan for selskapskontroll for perioden 2012 2016 42/11 Meldingar 43/11 Orienteringssaker 44/11 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 35/11 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 36/11 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ MØTE 04.10.11 Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 04.10.11. Protokol len frå møte 04.10.11 vart samrøystes vedteken. 37/11 RÅDMANNEN ORIENTERER FORSLAG TIL Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Rådmann Torgeir Sæter og økonomisjef Siri Ravnanger presenterte driftsrapport pr. 31.10.11 og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. 2
Okonomisjef Siri Ravnanger og rådmann Torgeir Sæter gjorde greie for den administrative oppfølginga som vert gjort for å bidra til at budsjettet innan tenestområda vert halde og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Rådmann Torgeir Sæter orienterte om kva som vert gjort med årsrekneskapen for 2010 og budsjettet for 2011 når det gjeld ekstraordinært utbytte frå BKK og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Administrasjonen vil rette opp budsjettet for 2011. Det vert ikkje gjort endringar i årsrekneskapen for 2010. Administrasjonen meiner at det ikkje har noko for seg å bruke ressursar på ei slik endring då rekneskapen likevel vart gjort opp med eit stort overskot som vart sett av til driftsfond. Revisjonsmelding frå Deloitte for 2010 vil difor ikkje verta endra og den vil framleis innehalde atterhald i høve det ekstraordinære utbytte frå BKK. Når administrasjonen var til stades presenterte Deloitte revisjonsplan for 2011 og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet, jf punkt 1 i sak 43/11. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. Informasjonen vert teken til orientering. 38/11 HANDBOK FOR KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar "Handbok for kontrollutvalef til orientering. hadde ein gjennomgang av handboka og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar "Handbok for kontrollutvalet- til orientering. 39/11 VURDERING AV OM DELOITTE AS ER UAVHENGIG I HØVE ØYGARDEN KOMMUNE FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå ansvarleg revisor Bjarne Ryland, vedr. om Deloitte er uavhengig i høve Øygarden kommune, til etterretning. HANDSAMING 1 MØTET Forslag til vedtak vert samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå ansvarleg revisor Bjarne Ryland, vedr. om Deloitre er uavhengig i høve Øygarden kommune, til etterretning. 40/11 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR PERIODEN 2012-2016 FORSLAG TIL I. Kontrollutvalet ber Deloitte utarbeide forslag til overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i Øygarden kommune. 2. Basert på analysen ber kontrollutvalet også Deloitte utarbeide forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2016. 3
3. På bakgrunn av dette ber kontrollutvalet Deloitte innan 15.1.12, lage eit forslag til prosjektplan, som m.a. inneheld korleis arbeidet skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering. 4. Forslag til prosjektplan skal leggjast fram for godkjenning i kontrollutvalet i første møte i 2012. 5. Kontrollutvalet føreset at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for forvaltningsrevisjon kan leggjast fram for kommunestyret seinast før sumaren 2012. Kontrollutvalet ønskte å formulere vedtaket meir presist og etter sams drøfting vart kontrollutvalet samrøystes einige om slikt vedtak. I. Kontrollutvalet ber Deloitte innan 15.1.12, lage cit forslag til prosjektplan, som m.a. inneheld korleis arbeidet med analyse og plan for forvaltningsrevisjon skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering. Prosjektplanen skal omfatte: a. Korleis overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderincar i Øygarden kommune skal gjennomførast. b. Forslag tilkorleis arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2016 skal gjennomførast. 2 Forslag til prosjektplan skal leågjast fram for godkjenning i kontrollutvalet i første møte i 2012. 3 Kontrollutvalet føreset at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for forvaltningsrevisjon kan leggjast fram for kommunestyret seinast før sumaren 2012. 41/11 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FOR PERIODEN 2012-2016 FORSLAG TIL 1. Kontrollutvalet ber Deloitte utarbeide forslag til overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar for selskapa i Øygarden kommune. 2. Basert på analysen ber kontrollutvalet også Deloitte utarbeide forslag til plan for selskapskontroll for perioden 2012 2016. 3. På bakgrunn av dette ber kontrollutvalet Deloitte innan 15.1.12 lage eit forslag til prosjektplan som bl.a. inneheld korleis arbeidet skal gjennomførast. ressursbruk og forventa levering. 4. Forslag til prosjektplan skal leggjast fram for godkjenning i kontrollutvalet i første møte i 2012. 5. Kontrollutvalet føreset at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for selskapskontroll kan leggjast fram for kommunestyret seinast før sumaren 2012. Kontrollutvalet ønskte å formulere vedtaket meir presist og etter sams drøfting vart kontrollutvalet samrøystes einige om slikt vedtak. 1. Kontrollutvalet ber Deloitte innan 15.1.12 lage cit forslag til prosjektplan som bl.a. inneheld korleis arbeidet med analyse og plan for selskapskontroll skal gjennomforast, ressursbruk og forventa levering. Prosjektplanen skal omfatte: a. Korleis overordna analyse av risjko- og vesentlighetsvurderingar for selskapa i Oygarden kommune skal gjennomførast. b. Forslag til korleis arbeidet med plan for selskapskontroll for perioden 2012 2016 skal gjennomførast. 2. Forslag til prosjektplan skal leggjast fram for godkjenning i kontrollutvalet i forste møte i 2012. 3. Kontrollutvalet føreset at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for selskapskontroll kan leggjast fram for kommunestyret seinast før sumaren 2012. 4
42/11 MEL1MNGAR Nr. Meldin frå: Meldin vedr.: 26 Kontrollutvalet Evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i valperioden 2007 2011 27 Kommunestyret 28 Kommunestyret Vedtak i sak 49/11 i KST 12.10.11 Auke frå 3 til 5 mediemmer i kontrollutvalet Vedtak i sak 55/11 i KST 09.11.11 - Godtgjersle til leiar i kontrollutvalet 29 Kommunestyret 30 Sekretaria tet 31 Kommunestyret Vedtak i sak 58/11 i KST 09.11.11 Budsjett 2012 for kontroll og tils nsarbeidet i Ø arden kommune E-post til Øygarden kommune om justering av budsjettforslaget for 2012 for kontrollutvalet Vedtak i sak 59/11 i KST 09.11.11 Forvaltningsrevisjon av økonomist rtn o buds'etterin 10 arden kommune RevisMnsra ort FORSLAG TIL Meldingane vert tekne til orientering. Nr. Meldin frå: Meldin vedr.: 26 Kontrollutvalet Evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i valperioden 2007 2011 Kontrollutvalet ber om å få halde ein presentasjon for kommunestyret før sumaren 2012, om kontrollutvalet og arbeidet i kontrollutvalet Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Meldin nr. 26: Evaluerin av arbeidet i kontrollutvalet i val erioden 2007 2011 Kontrollutvalet ber om å få halde ein presentasjon for kommunestyret for sumaren 2012, om kontrollutvalet og arbeidet i kontrollutvalet. Meldingane vart elles tekne til orientering. 43/11 ORIENTERINGSSAKER dette møtet vil det verta orientert om følgjande saker innmeld frå sekretariat, revisjon og utvalsmedlemmer: Nr. Orienterin frå: Orienterin an åande: Deloitte AS Presentasjon av revisjonsplan for rekneskapsrevisjon 2011 2 Deloitte AS Presentasjon av interimsrevisjon 2011 3 Teieplikta for kontrollutvalet 4 Rutinar for innkalling til møte i kontrollutvalet 5 Første møte i 2012 6 Abonnement på Kommunal Rapport 5
7 Abonnement på Kommunerevisoren 8 Folkevaldopplæring for kontrollutvalet 9 FKT konferanse 6. 7.6.2012 10 NKRF konferanse I. 2.2.2012 Ymse FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar orienteringa til orientering. Nr. 1 Orienterin frå: Orienterin an åande: Deloitte AS Presentasjon av revisjonsplan for rekneskapsrevisjon 2011 Revisor Unni-Renate Moe presenterte revisjonsplanen for 2011 og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet 2 Deloitte AS 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Presentasjon av interimsrevisjon 2011 Revisor Unni-Renate Moe presenterte interimsrevisjonen for 2011 og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet Interimsrevis'onsra ort vart la t fram i møtet. Teieplikta for kontrollutvalet orienterte om forskrift om kontrollutvalg 5, der bl.a. dette står: "For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushets likt,. orvaltnin sloven 13 mv. Rutinar for innkalling til møte i kontrollutvalet Kontrollutvalet ønskjer at innkalling til møta i kontrollutvalet vert send både å a ir o å e- ost Første møte i 2012 Første møte i kontrollutvalet i Øygarden kommune i 2012 skal haldast 13.2.12 kl. 8.30. Abonnement på Kommunal Rapport Kontrollutvalet ønskjer å abonnere på Kommunal Rapport til alle i utvalet o ber om at sekretariatet ordnar dette. Abonnement på Kommunerevisoren orienterte om at abonnement på Kommunerevisoren er teikna å alle i utvalet. Folkevaldopplæring for kontrollutvalet orienterte om status når det gjeld folkevaldopplæring for kontrollutval i januar 2012 FKT konferanse 6. 7.6.2012 orienterte om at FKT sin konferanse i år skal haldast i Trondheim 6. 7.6.2012 NKRF konferanse I. 2.2.2012 Invitasjon til NKRF-sin kontroltutvalskonferanse på Gardermoen I. 2.2.2012 vart delt ut i møte. Dei som ønskjer å delta på denne konferansen tar det opp med leiar i kontrollutvalet Kontrollutvalet og media Kontrollutvalet er samde i at det er leiar i utvalet som kan uttale se til media å ve ne av utvalet. 6
Etter dette vart det gjort slikt samrøystes vedtak. OrienterIno nr. 4: Rutinar for innkallin til mote i kontrollutvalet Kontrollutvalet ønskjer at innkalling til mota i kontrollutvalet vert send både på papir og på e-post Orienterino nr. 5: Første mote i 2012 Forste mote i kontrollutvalet i Øygarden kommune i 2012 skal haidast 13.2.12 kl. 8.30. Orienterin nr. 6: Abonnement å Kommunal Ra ort Kontrollutvalet onskjer å abonnere på Kommunal Rapport til alle i utvalet og ber om at sekretariatet ordnar dette. Orienterin nr. 10: NKRF konferanse I. 2.2.2012 Dei som onskjer å delta på NKRF-sin kontrollutvalskonferanse på Gardermoen I. 2.2.2012 tar det opp med leiar i kontrollutvalet. Orienterin nr. 11: Kontrollutvalet o media Kontrollutvalet er samde i at det er leiar i utvalet som kan uttale seg til media på vegne av utvalet. Informasjonen vart elles teken til orientering. 44/11 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL I. Særskilt ansvar for gjennomgang av framtidige møteprotokollar vert fordelt slik: Politisk o an: Kommunest ret Formannska et Faste utval for lansaker Komite for teknikk Komite for levekår 2 Kontrollutvalsmedlern: Kontrollutvalet ønskjer ikkje å få tilsendt papirkopi av innkallingar, møteprotokollar ol. frå dei andre politiske utvala i Øygarden kommune, men vil finne dette sjølv på kommunen si heimeside. Etter sams drøfting vart kontrollutvalet samrøystes einige i slikt vedtak. I. Særskilt ansvar for gjennomgang av framtidige moteprotokollar vert fordelt slik: Politisk or an: Kommunest ret Formannska et Kontrollutvalsmedlem: Rune Hau Yetun Merethe Refvik 7
Faste utval for lansaker Komite for teknikk Komite for levekår Svein Rolfsen Hel w Vik Barsnes Frank Skjold 2. Det einskilde medlem i kontrollutvalet ønskjer ikkje å få tilsendt innkallingar, møteprotokollar ol. for andre utval enn det utvalet dei skal ha særskilt ansvar for å følgje opp etter punkt 1. YMSE Det kom ikkje fram noko under dette punktet. Rune Haugetun kontrollutvalsleiar Roald Breistein sekretær 8