PROSJEKTMANDAT FOR 61.1 DIGITAL PATOLOGI PLANLEGGINGSFASE Versjonsnummer: 1.0 Godkjent dato: Godkjent av virsomhetsleder: Utarbeidet av: 28.8.2017 Behandlet og godkjent i styremøte for Nasjonal IKT 28.8.2017 Jørn Hanssen og Line Rodahl Dokset
1. BESKRIVELSE AV IDÉ Digital patologi innebærer et paradigmeskift, der innføring av ny teknologi er et av flere aspekter. Driverne for å utforske og bruke mulighetene som den nye teknologien gir, er knyttet til følgende: økt behov for patologer, vanskelig rekruttering og opprettholdelse av fagmiljøer både sentralt og perifert, overholdelse av tidsfrister for prøvesvar og pakkeforløp, samt en forventet økning i mengden og kompleksiteten av undersøkelser, og dermed også behov for å utnytte ekspertisen og kapasiteten bedre. Standardisering av prøvehåndtering og svarrapporter i tråd med at strukturert journal blir innført etterspørres, i tillegg til økt behov for digital kommunikasjon med klinikere og pasienter. Samtlige av driverne vil til sist komme pasienten til gode. Patologi er en av de få store fagområdene der informasjon, i dette tilfellet patologiske snitt ennå ikke er lagret digitalt. De overordnede gevinstene ved å innføre digital patologi er som følger: Pasientgevinster: Kortere tid til diagnose (kortere sykmelding og mindre engstelse). Raskere og riktigere behandling (persontilpasset, biomarkører). Færre feil og misforståelser som kan gi gale behandlingsvalg. Riktigere ressursbruk og bedre datakvalitet for registre, særlig Kreftregisteret og Folkehelseinstituttet som behandler dødsmeldinger og obduksjonsrapporter. Undervisning (videre- og etterutdanning av patologer) kan gjøres i nasjonal regi som interaktive virtuelle kurs og e-læringsprogrammer, heller enn nasjonale kurs med fysisk tilstedeværelse. Nasjonale kurs og e-læringsprogrammer vil støtte gruppeundervisning på hvert enkelt sykehus/avdeling. Mer effektiv prosessering gir bedre utnyttelse av kapasitet og gjør det mulig å håndtere fremtidig økning i prøvemengde. Redusert behov for fysisk arkivplass. 1.1. Gjennomført konseptfase Det er i perioden januar 2016 mai 2017 gjennomført en konseptfase som har utarbeidet et nasjonalt målbilde og veikart for «Digital patologi 2025». I tillegg til dette er det utarbeidet forslag til fremtidige prosjekter inklusive gevinstvurderinger, som vil gjøre det mulig å oppnå de nevnte overordnede gevinstene. Målbilder, veikart, prosjektforslag og andre leveranser fra konseptfasen er tilgjengelig på https://nasjonalikt.no/prosjekter/avsluttede-prosjekter/digital-patologi#leveranser 1.2. Sammenheng med regionale initiativer innenfor området Det er planlagt regionale prosjekter innenfor digital patologi i alle helseregionene. For at disse prosjektene skal kunne hente ut gevinster knyttet til samhandling på tvers av helseregionene, er det en klar forutsetning at de foreslåtte nasjonale prosjektene fra konseptfasen blir gjennomført. Alternativet er at helseregionene løser de samme oppgavene hver for seg, og ender opp med regionale løsninger som ikke er tilrettelagt for nasjonal samhandling. Gevinstbetraktningene fra
konseptfasen forutsetter på samme måte at anskaffelse og innføring av scannere og programvare blir gjennomført i helseregionene. Med andre ord, de foreslåtte tiltakene fra konseptfasen og de planlagte prosjektene i helseregionene er kompletterende. 1.3. Begrunnelse for å kjøre en planleggingsfase For å utarbeide et tilstrekkelig grunnlag for å vurdere oppstart av de foreslåtte prosjektene fra konseptfasen, vil det være nødvendig å gjennomføre en planleggingsfase. Arbeidet med å se de regionale prosjektene i sammenheng med veikartet fra konseptfasen er påbegynt, og viser tydelige sammenhenger og gjensidige avhengigheter. Eksempelvis vil prosjektet i Helse Midt-Norge forutsette at det defineres en nummerserie for prøver/snitt, fortrinnsvis på et nasjonalt nivå slik at det blir tilrettelagt for fremtidig samhandling mellom helseregionene. Gjennomføring av regionale prosjekter, uten tilstrekkelig samordning for å kunne samhandle på tvers av helseregionene, vil medføre betydelig merkostnad ved samordning i etterkant. Arbeidet i planleggingsfasen vil sørge for en overordnet koordinering av tidsplaner og leveranser mellom de foreslåtte prosjektene fra konseptfasen og de regionale prosjektene, med tanke på avhengigheter med hensyn til ressurser og leveranser. Det forventes at riktig bemanning i planleggingsfasen vil gi synergier opp mot planleggingsarbeidet i de regionale prosjektene, i tillegg til økt kvalitet i de regionale planene. 2. LEVERANSER I PLANLEGGINGSFASEN De sentrale leveransene fra planleggingsfasen er som følger: Samordnede planer for interregionale og regionale prosjekter på et overordnet nivå Videreutviklede og mer detaljerte tidsplaner, gevinstvurderinger, ressursbehov og finansieringsbehov for de interregionale prosjektene Kommunikasjonsstrategi/kommunikasjonsplan Gjennomføringsstrategi Forslag til organisering av gjennomføringsfasen Nasjonal plan for håndtering av blokker og glass De foreslåtte prosjektene vil forsøke å koordinere seg med andre initiativer. Et eksempel på dette er regjeringens bevilgning av 5,2 MNOK til ny IKT-løsning som skal forbedre registrering hos Kreftregisteret av celleprøver fra cervix (livmorhalsen), og ikke minst gjenfinning av resultater fra gamle prøver. Dette tiltaket utgjør en «delmengde» av et foreslått prosjekt fra konseptfasen, som handler om en nasjonal database for utveksling av prøvesvar. Planleggingsfasen vil omfatte utarbeidelse av en nasjonal plan for håndtering av blokker og glass, da denne er sterkt etterspurt fra flere av helseregionene.
3. INTERESSENTER I konseptfasen er det gjennomført en interessentanalyse. I planleggingsfasen vil interessentanalysen danne grunnlag for kommunikasjonsplan og plan for nærmere involvering av interessentene.
4. ORGANISERING OG ANSVAR Styret for Nasjonal IKT HF er prosjekteier. Prosjektstyret videreføres fra konseptfasen. Prosjektstyre og prosjektgruppe fremgår av diagrammet: 5. TIDSPLAN OG RESSURSBEHOV Ressursbehovet for planleggingsfasen er som følger: Ressurstype Omfang Tidsperiode Patolog/bioingeniør 3 x 20% 1.9.2017-15.1.2018 IKT-arkitekt 2 x 50% 1.9.2017-15.1.2018 Prosjektleder 100% 1.9.2017-30.1.2018 Prosjektstøtte 100% 1.9.2017-30.1.2018 Økonomikontroller 2 x 30% 1.9.2017-15.1.2018 Jurist 2 x 10% 1.9.2017-15.1.2018 Planleggingsfasen forventes å være avsluttet innen utgangen av januar 2018. Estimert omfang på prosjektledelse medfører et finansieringsbehov for Nasjonal IKT oppad begrenset til 2,0 MNOK i 2017.
6. FØRINGER OG RAMMEBETINGELSER 6.1. Føringer I Stortingsmelding 9, 2012-2013 beskriver regjeringen derfor alternative løsninger med hovedmålet «En innbygger én journal». Meldingen understreker også at gode IKT systemer er nødvendig for pasientsikkerhet og kvalitet, hvor kvalitet også betyr tilgjengelighet og service. I Nasjonal Helse og Sykehusplan (Stortingsmelding 11, 2015-2016) følges dette opp helsetjenesten skal oppleves som pasientens helsetjeneste - pasienten skal ikke bidra til å holde helsetjenesten sammen ved å være en informasjonsbærer mellom ulike helsevirksomheter. Alle innbyggere har en lovfestet rett til lik tilgang til tjenester av god kvalitet (Pasientrettighetsloven, 1999). Denne loven gir pasienten nye rettigheter i forhold til helsetjeneste, bl.a. innsynrett i egen journal. Konsekvensen av «lik tilgang til tjenester» gjøres tydelig i Nasjonal helse- og sykehusplan, kapittel 12, avsnitt III) det skal ytes likeverdige spesialisthelsetjenester, uavhengig av alder, kjønn, bosted, økonomi og etnisk bakgrunn. Dette understøttes også av helseminister Bent Høie i sykehustalen 2017: «For absolutt ingen sykehus har krav på å få holde på med sitt eller gjøre ting på sin måte dersom det kan gjøres på en annen måte som gir et bedre tilbud til pasientene.» Digital patologi vil være et viktig bidrag til å oppfylle disse målene. Felles nasjonale løsninger både innenfor teknologi, dokumentasjon og arbeidsprosesser vil sikre samhandling ikke bare internt men også mellom laboratorier og helseregioner. Kvaliteten i norsk kreftomsorg er god, men det er fortsatt mange store utfordringer når det gjelder overlevelse av kreft. Regjeringen la derfor i 2013 frem nasjonal kreftstrategi (2013-2017), «Sammen mot kreft». I planen er det to strategipunkter hvor digitalisering av patologilaboratoriene direkte kan bidra til bedre resultat: ved at kreftpakkeforløpstiden reduseres og ved at diagnosen blir mer korrekt og komplett.
6.2. Tidsramme for påfølgende gjennomføring Diagrammet viser at overordnet tidsplan for gjennmføring, som har fremkommet i konseptfasen, er 2018-2025, Forberede Standardisere Samhandle Delprosjekt H1-17 H2-17 H1-18 H2-18 H1-19 H2-19 H1-20 H2-20 2021 2022 2023-2025 1 Samhandlingsløsning A2 Etablere samandlingsplattform på tvers av regionene A3 Etablere database for alle patologisvar 2 Definering av standarder for rapporter og arbeidsprosesser B2 Utvikle standarder for prosessering av prøver B3 Utvikle nasjonal nummerserie for prøvemerking C1 Nasjonal teknisk standard for patologisvar 2.1 Definering av standarder for rapporter og arbeidsprosesser, del 2 B4 Utarbeide kvalitetskrav for validering og kontroll B6 Utvikle/definere «Patologens arbeidsplass» 3 Glass og snitthåndtering D1 Nasjonal plan for lagring av blokker og glass D2 Nasjonale krav til lagring av digitaliserte snitt D3 Krav til standarder og formater på digitaliserte snitt 4 Organisasjonsutvikling E1 Etablere nasjonale fagnettverk F1 Etablere organ for samarbeid, organisering og rapportering F3 Finansieringsordning som understøtter samhandling 5 Standardisering av kodeverk og rekvisisjoner B1 Utvikle nasjonal standard for rekvirering av prøver B5 Standardisert bruk av NORPAT evt SNOMED-CT-koder C2 Nasjonale strukturerte patologisvar 6 Avgiving av informasjon A1a Etablere innsyn for pasient til bilder og svarrapport A1b Etablere innsyn for kliniker til bilder og svarrapport A4 Avgi data til forskning og undervisning C3 Elektronisk overføring av data til kreft- og andre kvalitetsregistre C4 Elektronisk overføring av data til FHI 7 Nasjonal digital patologiløssning A5 Etablere nasjonal digital patologiløsning 8 Undervisnings- og metodeutvikling E2 Etablere nasjonal undervisningsplan via digital patologi E3 Standardisert bruk av bildeanalyseassistert diagnostikk F2 Etablere rapporteringsstruktur på alle nivåer 6.3. Økonomisk ramme for påfølgende gjennomføring Tabellen viser overordne betraktninger om kostnader og potensielle gevinster ved en påfølgende gjennomføring av de foreslåtte delprosjektene, som har fremkommet i konseptfasen. Beløpene i tabellen er i MNOK. Kostnadstallene omfatter også interne ressurser. Forberede Standardisere Samhandle Realisere gevinst Kostnad (MNOK) Delprosjekt 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 Delprosjekt 1 Samhandlingsløsning 16,4 16,4 8,2 41,1 0,6 1,5 2,5 3,7 5,6 6,2 6,2 6,2 6,2 6,2 6,2 6,2 Gevinster 1,4 3,4 5,4 8,1 12,2 13,5 13,5 13,5 13,5 13,5 Årlig nettogevinst -16,4-17,1-9,8-1,1-0,3-0,2 1,9 6,0 7,3 7,3 7,3 7,3 7,3 2 Definering av standarder for rapporter og arbeidsprosesser 17,5 8,8 26,3 Gevinster 3,6 8,9 14,2 21,3 32,0 44,0 35,5 35,5 35,5 35,5 35,5 Årlig nettogevinst -17,5-8,8 3,6 8,9 14,2 21,3 32,0 44,0 35,5 35,5 35,5 35,5 35,5 2.1 Definering av standarder for rapporter og arbeidsprosesser, del 2 4,0 4,0 8,1 Gevinster - - - - 4,3 - - - Årlig nettogevinst -4,0-4,0 - - - - 4,3 - - - 3 Glass og snitthåndtering 2,9 2,9 Gevinster - - - - 3,4 - - - - - - - - Årlig nettogevinst -2,9 - - - - 3,4 - - - - - - - - 4 Organisasjonsutvikling 12,5 6,2 18,7 Gevinster Årlig nettogevinst -12,5-6,2 - - - - - - - - - - - 5 Standardisering av kodeverk og rekvisisjoner 6,7 13,4 6,7 26,8 Gevinster 1,8 4,4 7,1 10,7 16,0 17,8 17,8 17,8 17,8 17,8 Årlig nettogevinst -6,7-13,4-6,7 1,8 4,4 7,1 10,7 16,0 17,8 17,8 17,8 17,8 17,8 6 Avgiving av informasjon 3,9 7,7 11,6 0,1 0,3 0,5 0,7 1,0 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 Gevinster 1,7 4,3 6,9 10,4 15,6 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3 Årlig nettogevinst -3,9-7,9 1,4 3,9 6,2 9,3 14,4 16,1 16,1 16,1 16,1 16,1 7 Nasjonal digital patologiløssning Gevinster Årlig nettogevinst 8 Undervisnings- og metodeutvikling 4,2 4,2 8,3 0,2 0,5 0,7 1,1 1,6 1,8 1,8 1,8 1,8 1,8 Gevinster 0,5 1,1 1,8 2,7 4,1 4,5 4,5 4,5 4,5 Årlig nettogevinst -4,2-4,3-0,0 0,4 0,7 1,1 2,2 2,7 2,7 2,7 2,7
6.4. Periodisert verdiskapning ved påfølgende gjennomføring Grafen viser periodisert verdiskapning, basert på overordnede betraktninger av kostnader og verdien av potensielle gevinster, som har fremkommet i konseptfasen (tallene er i MNOK). 500,0 Gevinster digital patologi - periodisert 400,0 300,0 200,0 MNOK Årlig nettogevinst Akkumulert gevinst 100,0-2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030-100,0-200,0 7. KONSEKVENS VED Å IKKE VIDEREFØRE ARBEIDET MED DIGITAL PATOLOGI På lengre sikt er de overordnede kosenkvensene ved å ikke innføre Digital patologi som følger: Ikke mulig å ta unna arbeidsmengden med dagens bemanning, som følge av økt mengde og kompleksitet/mer omfattende oppfølging av prøver (i hovedsak relatert til kreftdiagnoser og mistanke om kreftdiagnoser) Får ikke brukt muligheten for å bedre utnyttelse av kapasitet på tvers av helseregioner Stadig lengre svartider, lengre ventetider for pasienten Kan fremtvinge en outsourcing av patologidiagnostikken Patologene mister ståsted i forhold til pasientomsorgen Patologifaget blir mindre attraktivt, og rekruttering blir vanskelig Dersom planleggingsfasen i 61.1 Digital patologi ikke gjennomføres, vil det bli betydelig vanskeligere å oppnå effekt av interregional samhandling innenfor området på et senere tidspunkt.