Konkurransegrunnlag Kjøp av enkel rammeavtale for trykkeritenester og grafiske tenester for levering til Lotteri- og stiftelsestilsynet Saksnr: 11/04329 Frist for tilbod: 1. november 2011 kl. 13.00 1
Innhaldsliste 1. GENERELT... 3 1.1. Oppdragsgjevar... 3 1.2. Bakgrunn og formål med kjøpet... 3 1.3. Kunngjering... 3 1.4. Tilbodsfrist... 3 2. REGLAR FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBOD... 4 2.1. Innkjøpsprosedyre... 4 2.2. Utforming av tilbodet... 4 2.3. Vedlegg til tilbodet... 5 2.4. Forbehold og avvik... 5 2.5. Opplysningsplikt... 5 2.6. Alternative tilbud... 5 2.7. Tilbod på deler av oppdraget... 5 2.8. Frist for å stå ved tilbodet... 5 2.9. Tilbakekalling eller endring av tilbodet... 5 3. KVALIFIKASJONSKRAV... 6 3.1. Obligatoriske og ufråvikelege krav... 6 3.2. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 6 3.3. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 6 3.4. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 7 4. OPPDRAGSGJEVAR SI HANDSAMING AV TILBODA... 7 4.1 Innlevering av tilbod... 7 4.2 Avvisning av leverandører... 7 4.3. Avvisning av tilbud... 8 5. TILDELING AV KONTRAKT... 8 5.1. Avlysing av konkurransen og forkasting av tilbod... 8 5.2. Kriterium for val av tilbod... 8 5.3. Informasjon og grunngjeving for kontraktstildeling... 9 Bilag 2 - HMS-egenerklæring... 10 2
1. GENERELT 1.1. Oppdragsgjevar Lotteri- og stiftelsestilsynet ved Avdeling for samfunnskontakt, heretter kalla oppdragsgjevar, inviterer til anbodskonkurranse for kjøp av rammeavtale for trykkeritenester og grafiske tenester. Lotteri- og stiftelsestilsynet er eit statleg organ med to underliggjande fagtilsyn som har felles direktør og administrasjon. Lotteritilsynet vart oppretta 1. januar 2001, og er eit direktorat og tilsynsorgan for å forvalte og kontrollere private lotteri og statlege pengespel. Stiftelsestilsynet vart oppretta 1. januar 2005, og har no ansvaret for tilsyn og kontroll av alle stiftelsar i Norge etter Stiftelsesloven. Dette ansvaret låg tidligare hjå Fylkesmannsembetet. Lotteri- og stiftelsestilsynet ligg i Førde i Sogn og Fjordane, med Kulturdepartementet som overordna fagdepartement, men med Justis- og politidepartementet som fagleg overordna for stiftelsesområdet. Finn meir informasjon om Lotteri- og stiftelsestilsynet på www.lottstift.no Kontaktinformasjon: Oppdragsgjevars adresse: Lotteri- og stiftelsestilsynet, postboks 800, 6805 Førde besøksadresse: Storehagen 1b, tlf: 57 82 80 00, fax: 57 82 80 80, e-post: postmottak@lottstift.no For spørsmål om økonomiske forhold: Stig Starheim: tlf: 57 82 80 11 / mobil: 992 84 306, e-post: sst@lottstift.no For spørsmål om kravspesifikasjon og innhald i leveransen: Steinar Hatlestad: tlf: 57 82 80 38, mobil: 992 84 316, e-post: sth@lottstift.no All korrespondanse som omhandlar denne leveransen skal skje pr. e-post til oppdragsgjevar sine kontaktpersonar. Eventuelle spørsmål kan også rettast til kontaktperson pr e-post. 1.2. Bakgrunn og formål med kjøpet Lotteri- og stiftelsestilsynet kjøper ein del trykkeritenester og grafiske tenester gjennom året. For å effektivisere slike innkjøp ønskjer vi å gjere ny rammeavtale om slike tenester med ein fast leverandør. Eksempel på tenester og produkt der vi har behov: Trykking av rapportar, årsmelding, brosjyrar, konferansemateriell, roll-ups, konvoluttar, skjema og visittkort Utforming av trykksaker, publikasjonar og annonsar Det er planen at ny rammeavtale skal gjelde frå 1. januar 2012. Vi vil gjere avtale for to år med opsjon på forlenging i eitt år i gongen innanfor det som regelverket gir rom for. 1.3. Kunngjering Konkurransen blir kunngjort på DOFFIN-databasen 23. september 2011. 1.4. Tilbodsfrist Frist for å levere tilbod er 1. november 2011 kl: 13:00 pr e-post. 3
1.5. Framdriftsplan Oppdragsgjevar har lagt opp til følgjande tidsplan for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjering av konkurransegrunnlag 23.09.2011 Frist for å levere tilbod 01.11.2011, kl: 13:00 Tilbodsopning 01.11.2011, kl:14:00 Val av leverandør og melding til leverandørar 21.11.2011 Klagefrist leverandørar 30.11.2011, kl 11:00 Kontraktdokument klar 02.12.2011 Signering av kontrakt 06.12.2011 Ny avtale gjeldande frå: 01.01.2012 Framdriftsplanen er ikkje bindande for oppdragsgjevar. 2. REGLAR FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBOD 2.1. Innkjøpsprosedyre I denne konkurransen er det ikkje høve til å forhandle. Det er såleis ikkje høve til å endre tilboda, eller prøve å endre tilboda gjennom forhandlingar, dette gjeld også endring av pris, leveringstid eller andre ting som har betyding for konkurranseforholdet. Leverandøren må difor gi sitt beste tilbod innan tilbodsfristen. 2.2. Utforming av tilbodet Tilbodet skal: 1. Leverast skriftleg og på norsk 2. Skal merkast: «Tilbod - Anbodskonkurranse: Trykkeritenester og grafiske tenester» 3. Sendast som pdf-vedlegg pr e-post 4. Innehalde eit tilbodsbrev som er datert og underskrive av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. 5. Vere vedlagt Referansar til andre liknande leveransar/avtalar Eksempel på relevante produkt som er levert tidlegare Tilbodsbrevet skal elles innehalde: Referanse til saksnummer/konkurransegrunnlagsnummer Leverandørens adresse, telefon/telefaksnummer, foretaksnummer Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse Stadfesting på kor lenge tilbydar står ved tilbodet. 4
2.3. Vedlegg til tilbodet Følgjande skal leggast ved tilbodsbrevet: 1. Gi opplysningar om ikkje vesentlege forbehold, avvik eller presiseringar til konkurransegrunnlaget. 2. Skatteattestar, (ein attest for skatt frå kemner/kommunekasserar og ein attest for betalt meirverdiavgift frå skattefuten) Sjå: www.skatteetaten.no 3. HMS eigenerklæring 4. Firmaattest 5. Dokumentasjon på økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre kontrakten 6. Dokumentert erfaring med liknande leveransar 7. CV og referansar for tilsette/nøkkelpersonar som er knytt til grafisk utforming/design Leverandøren er ansvarleg for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkt i konkurransegrunnlaget blir svart på. 2.4. Forbehold og avvik Dersom leverandøren tek forbehold mot delar av konkurransegrunnlaget, skal dette gå klårt fram av tilbodet. Forbehold skal spesifiserast med kva konsekvensar dette vil ha for leveransen. Det same gjeld for avvik. Forbehold og avvik skal vere presise og eintydige slik at oppdragsgjevar kan vurdere desse utan kontakt med leverandørane. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og takast inn i eige vedlegg. Vesentlege forbehold og avvik vil føre til at tilbodet blir avvist. 2.5. Opplysningsplikt Oppdragsgjevar vil gje skriftlig melding pr e-post med ei kort grunngjeving dersom: Tilbodet blir avvist Samtlege tilbod blir forkasta eller konkurransen blir avlyst 2.6. Alternative tilbod Alternativt tilbod vil ikkje bli akseptert. 2.7. Tilbod på delar av oppdraget Det er berre høve til å gi tilbod på heile oppdraget, men det er mogeleg å knyte seg til underleverandørar som kan ta deler av oppdraget. 2.8. Frist for å stå ved tilbodet Leverandøren må stå ved tilbodet i 30 dagar etter at tilbodsfristen er ute. 2.9. Tilbakekalling eller endring av tilbodet Innleverte tilbod kan kallast tilbake eller endrast inntil tilbodsfristen er ute. Tilbakekalling av tilbod skal skje skriftleg pr e-post. Endringar av tilbodet vil bli rekna som nytt tilbod. 5
3. KVALIFIKASJONSKRAV 3.1. Obligatoriske og ufråvikelege krav Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha ordna forhold m.o.t. skatteinnbetaling og innbetaling av meirverdavgift. Skatteattest (Skatteattest for skatt blir utskriven av kemner/kommunekasserar (skjema RF-1244)) som ikkje er meir enn 6 månader gamal. Meirverdiavgiftsattest (Attest for betalt meirverdiavgift blir utskriven av skattefuten (skjema RF-1244)) som ikkje er meir enn 6 månader gamal. Utanlandske leverandørar skal legge fram attester frå tilsvarande myndigheiter som dei norske. Leverandøren skal ha et fungerande HMSsystem. HMS eigenerklæring (sjå vedlegg 1 til konkurransegrunnlaget). 3.2. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være eit lovleg etablert føretak Firmaattest 3.3. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Kredittvurdering/rating, ikkje eldre enn 3 månader, og som baserer seg på sist kjende rekneskapstal. Ei rating skal være utført av offentleg godkjend kredittvurderingsinstitusjon. Ratingen skal være kredittverdig eller betre. Dersom leverandøren av gyldige grunnar ikkje kan legge fram den dokumentasjon oppdragsgjevar har bedt om, kan han godtgjere si økonomiske og finansielle stilling med anna dokument som oppdragsgjevar kan akseptere. 6
3.4. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha erfaring frå minimum 3 tilsvarande oppdrag. Bemanninga for dette oppdraget skal ha den nødvendige kompetansen for å gjennomføre oppdraget. Leverandøren skal ha god nok gjennomføringsevne i form av verktøy og tilgang på teknisk utstyr og kompetanse. Leverandøren skal legge ved ei liste over dei viktigaste relevante leveransane dei siste 2 åra, her også opplysningar om verdi, tidspunkt og mottakar (namn telefon og e-post). Referansar vil berre bli kontakta ved behov. Oversikt over CV ar med beskriving av utdanning og arbeidserfaring for kvar person som skal brukast for oppdraget. Oversikt over verktøy, teknisk utstyr og kompetanse som leverandøren har tilgang til, gjeld også for eventuelle underleverandørar. 4. OPPDRAGSGJEVAR SI HANDSAMING AV TILBODA 4.1 Innlevering av tilbod Tilbodet skal sendast på e-post til: Namn: Adresse: E-post: Lotteri- og stiftelsestilsynet Storehagen 1b, 6800 Førde postmottak@lottstift.no 4.2 Avvisning av leverandørar Oppdragsgjevar vil avvise leverandørar som ikkje har sendt inn skatteattestar og HMS eigenerklæring innan fristen for tilbodet inkludert eventuelle tilleggsfristar. Det same gjeld for leverandørar som ikkje oppfyller fastsette og kunngjorde kvalifikasjonskrav. Oppdragsgjevar vil i tillegg avvise leverandørar som: er konkurs, under gjeldsforhandling eller avvikling, har innstilt verksemda si eller er i ein tilsvarande prosess med heimel i nasjonale lover og forskrifter, er kravd konkurs, har kravd opning av gjeldsforhandling eller tvangsoppløysing eller anna liknande prosess med heimel i nasjonale lover og forskrifter, ved ein rettskraftig dom er kjend skuldig i straffbare forhold som gjeld den yrkesmessige vandel, i sitt yrke har gjort seg skuldig i alvorlege forsømmelsar mot faglege og etiske krav i bransjen, ikkje har oppfylt forpliktelsar som gjeld innbetaling av trygdeavgifter i samsvar med lovbestemmelsar i den staten der leverandøren er etablert, eller i Norge, ikkje har oppfylt forpliktelser som gjeld innbetaling av skattar og avgifter i samsvar med lovbestemmelsar i den staten der leverandøren er etablert, eller i Norge, eller har gitt grovt misvisande eller feil opplysningar eller latt vere å gi opplysningar som er nemnde her eller krav til leverandøren. 7
4.3. Avvisning av tilbod Tilbodet kan bli avvist når: a) Det ikkje er levert i tide b) Det ikkje er levert i samsvar med krav til utforming c) Det er eit alternativt tilbod som ikkje er i samsvar med konkurransegrunnlaget d) Det inneheld forbehold og avvik frå konkurransegrunnlaget om: - kontraktsvilkår - kravspesifikasjonane - tilbod på deler av oppdraget - frist for å stå ved tilbodet - tilbakekalling eller endring av tilbodet Tilbodet kan avvisast når: a) Det ikkje inneheld alle dei opplysningar som blir kravd b) Det ikkje oppgir prisen slik som forutsett i konkurransegrunnlaget c) Det verkar unormalt lågt prisa i forhold til det som blir tilbydd d) Tilbodet ikkje er underskrive Før eit tilbod blir avvist fordi det verker unormalt lågt, skal oppdragsgjevar skriftleg forlange relevante opplysningar om dei enkelte delane av tilbodet og etterprøve desse på grunnlag av dei forklaringane som blir gitt. 5. TILDELING AV KONTRAKT 5.1. Avlysing av konkurransen og forkasting av tilbod Oppdragsgjevar kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlege tilbod dersom det ligg føre sakleg grunn. 5.2. Kriterium for val av tilbod Kontraktstildelinga skjer på grunnlag av kva tilbod som er det beste, basert på følgjande kriterium : Pris og betalingsvilkår 50 % Produkt og tenestekvalitet 50 % Nærare om pris og betalingsvilkår: Alle prisar skal spesifiserast utan meirverdiavgift. Det må gjerast greie for timeprisen på ulike ressursar som tilbydar vil bruke for å løyse oppdraget. Tilbydar må også gjere greie for reise- og opphaldsutgifter og eventuelle andre utgifter som kan bli aktuelle i samband med oppdraget. Betalingsvilkår må gå fram av tilbodet, dette omfattar også betalingsvilkår i samband med gjennomføring av større prosjekt. 8
Nærare om produkt og tenestekvalitet: Tilbydar må dokumentere liknande leveransar og gi opp referansar som oppdragsgjevar kan kontakte Eksempel på relevante produkt som er levert tidlegare skal leggast ved for vurdering CV og referansar for tilsette og nøkkelpersonell knytt til grafisk utforming/design vil bli vurdert og kontakta Tilbydar må dokumentere at han har nok ressursar for gjennomføring av leveransar, og at nødvendig spesialkompetanse vil vere tilgjengeleg i kontraktsperioden. 5.3. Informasjon og grunngjeving for kontraktstildeling Avgjera om kven som skal få kontrakta blir varsla skriftleg pr. e-post samtidig til alle deltakarane. Etter dette har deltakarane ti dagars frist til å klage på avgjerda. Når klagefristen er ute vil oppdragsgjevar gjere avtale om kontrakt med den valde leverandøren. 9
Bilag 2 HMS egenerklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Organisasjonsnr/ Fødselsnr Adresse Land* Postnummer Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse, miljø og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgjevar etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet.. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse, miljø og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte. Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse, miljø og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgjevar etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhetsarbeid. 10