Møteinnkalling for Fellesnemnd Møtedato: 19.06.2017 Møtested: Spydeberg kommunehus Møtetid: 09:00 Forfall bes meldt i god tid slik at vararepresentant kan bli innkalt. Forfall skal meldes til politisk sekretariat i hver enkelt kommune. Saksnr Tittel Saksliste 17/02 Godkjenning av innkalling og saksliste 17/03 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 17/04 Gjennomgang av delegert mandat og reglement til fellesnemnda 17/05 Ansettelse av prosjektleder/rådmann for byggingen av ny kommune 17/06 Fastsetting av godtgjørelser for fellesnemndas virksomhet og andre oppnevnte utvalg underlagt fellesnemda 17/07 Møteplan for fellesnemnd og PSU høsten 2017 17/08 Kommunikasjonstiltak 17/09 Prosjekter - interkommunale samarbeider som kan iverksettes før sammenslåing 17/10 Felles partssammensatt utvalg (PSU) 17/11 Eventuelt 15. juni 2017 Thor Hals leder
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Trude Paulsen FE - 033 17/406 Godkjenning av innkalling og saksliste Saksnr Utvalg Type Dato 17/02 Fellesnemnd PS 19.06.2017 Rådmennenes innstilling: Innkalling og saksliste godkjennes.
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Trude Paulsen FE - 033 17/406 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Saksnr Utvalg Type Dato 17/03 Fellesnemnd PS 19.06.2017 Rådmennenes innstilling: Protokoll fra forrige møte godkjennes. Vedlegg: Møteprotokoll - Fellesnemnd - 12.06.2017
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Heidi Vildskog FE - 033 17/411 Gjennomgang av delegert mandat og reglement til fellesnemnda Saksnr Utvalg Type Dato 17/04 Fellesnemnd PS 19.06.2017 Rådmennenes innstilling: 1. Følgende mandatpunkter oppdateres med redaksjonelle endringer: a. b. 2. Fellesnemnda anbefaler at følgende mandatpunkter går til behandling i de by-/kommunestyrer hvor det er nødvendig, da det er ansett som viktig for arbeidet med byggingen av den nye kommunen: a.. b.. Bakgrunn og saksopplysninger: I forbindelse med etableringen av ny kommune bestående av Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad er det behandlet delegert mandat og reglement til fellesnemnda, gjennom vedtak i de fem kommunene. Det er behov for å gå kronologisk igjennom mandatet som er gitt, samt drøfte innspill fra de ulike by-/kommunestyrene på justeringer. Innstillingen er åpen, og innrettet for eventuelle utfall av drøftingen. By-/kommunestyrene i Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad vedtok den 12. juni 2017, et mandat til fellesnemndas arbeid med byggingen av ny kommune. Noen av kommunene hadde med innspill på tillegg eller endringer i enkelte formuleringer. Disse tilleggene er nå løftet inn til fellesnemnda for drøfting og behandling. Opprinnelig sett med forslag til delegert mandat og reglement ligger vedlagt (vedlegg A) Møteprotokoll fra alle by-/kommunestyremøtene ligger vedlagt (vedlegg B) Vurdering Fellesnemnda bør gå kronologisk igjennom hvert punkt for å sjekke vedtakslikhet og oversendte endringsinnspill fra kommunene. Likhet: Like punkter kan føres rett inn som gjeldende delegerte mandat og reglement. Dette løftes også over i prosjektplanen.
Justeringer av redaksjonell karakter: Der hvor en eller flere kommuner oversendt innspill av redaksjonell karakter (semantiske justeringer), så kan fellesnemnda drøfte og eventuelt beslutte om de ønsker slik justering. Det legges til grunn at redaksjonelle endringer ikke endrer det faktiske mandatpunktets styrke/omfang og da kan dette utføres av fellesnemnda selv. Det er tilrettelagt for slike eventuelle redaksjonelle justeringer under vedtakspunkt 1 i denne saken. Justeringer eller tillegg som krever vedtak i ett eller flere by-/kommunestyrer: Der hvor det fremkommer innspill fra ett/flere by-/kommunestyre(r) som fellesnemnda anbefaler at alle tiltrer kan det være behov for tilleggsbehandling i noen by-/kommunestyrer. Slike punkter kan samles opp for by-/kommunestyrebehandling i første møte høsten 2017. Det er tilrettelagt for slike eventuelle anbefalinger under vedtakspunkt 2 i denne saken. Andre ulikheter (som ikke aktivt ønskes rettet): Der hvor en eller flere kommuner har gitt et «større mandat» enn de fleste andre, så bortfaller dette dersom ikke de øvrige kommunene ønsker å behandle/delegere tilsvarende. Dersom en eller flere kommuner har delegert «mindre mandat» enn de andre, kan utfallet være at fellesnemnda drøfter de aktuelle sakene, men må forholde seg til at hvert kommunestyre må fatte beslutningen. Ønskes skjevheten rettet, kan fellesnemnda henstille ovenfor den aktuelle kommunen i forslag til vedtakspunkt 2. Uavhengig av utfallet av drøftingen må det føres protokoll fra gjennomgangen, som sikrer en god oversikt over likt og gjeldende delegert mandat og reglement til en hver tid. Den gjeldende oversikten skal gjenspeiles i prosjektplanen, slik at denne kan ferdigstilles. Fellesnemnda bør i tillegg vurdere om samlet og endelig delegert mandat og reglement sendes som orienteringssak til de fem by-/kommunestyrene, spesielt hvis flere redaksjonelle endringer er foretatt. Beskrivelse og resultat av drøftingsprosessen bør fremgå, så de kommunene med endringsforslag får nødvendig tilbakemelding. Det er viktig at samtlige folkevalgte og administrasjoner har god oversikt over gjeldende mandat og ordlyd. Vedlegg: Forslag til reglement og delegasjon Fellesnemda Sammenstilling av vedtakene fra alle kommunene 12.06.17
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Thor Hals FE - 410 17/370 Ansettelse av prosjektleder/rådmann for byggingen av ny kommune Saksnr Utvalg Type Dato 17/05 Fellesnemnd PS 19.06.2017 Ordførernes innstilling: Bjørn Sjøvold tilbys stillingen som prosjektleder for byggingen av den nye kommunen frem til ny rådmann er rekruttert og har tiltrådt. Bakgrunn og saksopplysninger: I forbindelse med etableringen av ny kommune bestående av Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad er det behov for ansettelse av prosjektleder og rådmann. Saken vedtas av fellesnemnda for de fem kommunene, etter forutgående behandling i by-/kommunestyrene den 12. juni 2017. Innstilling som fremmes er tilpasset mandat som er gitt av de ulike kommunestyrene. By-/kommunestyrene i Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad vedtok den 12. juni 2017, følgende ifm rekruttering av prosjektleder og rådmann til etableringen av den nye kommunen: Askim kommune: Fellesnemnda får mandat til å ansette Bjørn Sjøvold som prosjektleder i ny kommune frem til 31.12.2019. Fellesnemnda får også mandat til å ansette rådmann i ny kommune. Stillingen utlyses eksternt. Eidsberg kommune: Innstillingen fra rekrutteringsutvalget på prosjektleder tas til orientering. Stillingen som rådmann fra 1.1.2020 utlyses eksternt og sluttbehandles i fellesnemnda. Hobøl kommune: Innstillingen fra rekrutteringsutvalget tas til orientering, og sluttbehandles i fellesnemnda. Spydeberg kommune: 1. Fellesnemnda ansetter prosjektleder som foreslått av rekrutteringsutvalget. 2. Rådmannsstillingen utlyses eksternt og ansettes av fellesnemnda Trøgstad kommune: Innstillingen fra rekrutteringsutvalget tas til orientering, og sluttbehandles i fellesnemnda. Det er sammenfallende vedtak om at fellesnemnda kan ansette prosjektleder, og gjerne etter
innstilling fra rekrutteringsutvalget. 3 av kommunene (Askim, Eidsberg og Spydeberg) har bedt om at rådmannsstillingen utlyses eksternt, mens 2 kommuner (Hobøl og Trøgstad) sender beslutningen til fellesnemnda, slik det opprinnelig var innstilt fra rekrutteringsutvalget. Rekrutteringsutvalget (v/ordførere og tillitsvalgte) kom frem til følgende innstilling (pr. 24. mai 2017) ovenfor fellesnemndas behandling: Bjørn Sjøvold tilbys stillingen som rådmann i den nye kommunen fra 1. januar 2020, og rollen som prosjektleder for byggingen av den nye kommunen i tidsrommet 13. juni 2017 til 31. desember 2019. Siden mandatet til fellesnemndas tilsettingsprosess er noe endret som følge av by- /kommunestyrebehandlingen den 12. juni 2017, er det kun mandat til eventuelt å ansette prosjektleder i første omgang. Fellesnemnda har mandat til å ansette rådmann når de ønsker det, men først etter en ekstern utlysning. Vedlegg: Stillingskriterier rådmann og prosjektleder (L)(63111)
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Synnøve Rambek FE - 50, FA - C83 17/410 Fastsetting av godtgjørelser for fellesnemndas virksomhet og andre oppnevnte utvalg underlagt fellesnemda Saksnr Utvalg Type Dato 17/06 Fellesnemnd PS 19.06.2017 Rådmennenes innstilling: 1. Prosjektleder får i oppdrag å nedsette en arbeidsgruppe som går gjennom kommunenes reglement for politisk godtgjøring, og lager et forslag til reglement for godtgjørelser for fellesnemndas virksomhet og andre oppnevnte utvalg underlagt fellesnemnda. 2. Saken legges fram for politisk behandling i fellesnemnda i august 2017. Saken gjelder: Det er en innledende sak om fastsetting av godtgjørelser for fellesnemndas virksomhet og andre oppnevnte utvalg underlagt fellesnemda. Bakgrunn og saksopplysninger: Fellesnemnda er i henhold til reglement og delegasjoner for fellesnemnd under Myndighet og organisering, punkt 17 delegert myndighett til å fastsette godtgjørelser for fellesnemdas virksomhet og andre oppnevnte utvalg underlagt fellesnemda. Det må være et fullstendig reglement som også innehar satser for tapt arbeidsfortjeneste. Kommunene har ulike reglement og satser. I interimnemnda for Askim og Hobøl lå godtgjøringen for medlemmer av selve nemda på nivå med kommunenes godtgjøring til formannskapene, mens partssammensatt utvalg lå på komite/utvalgsnivå. Godtgjøringen bør defineres i promille av storingsrepresentanter grunnlønn slik at den automatisk justeres. Vurdering av alternativer og konsekvenser: Det bør nedsettes en arbeidsgruppe som går igjennom kommunenes reglement for politisk godtgjøring, og lager et forslag på grunnlag i overstående prinsipper.
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE - 033, TI - &37 17/405 Møteplan for fellesnemnd og PSU høsten 2017 Saksnr Utvalg Type Dato 17/07 Fellesnemnd PS 19.06.2017 Rådmennenes innstilling: 1. Møteplan for fellesnemnda og partssammensatt utvalg (PSU) høsten 2017 vedtas, jfr vedlegg 1. 2. Sekretariatsfunksjonen for fellesnemnd og PSU fordeles mellom kommunene med rullering hvert halvår. 3. Vertskommunen for møtene er ansvarlig for bevertning og klargjøring av lokaler til møtene. 4. Rådmannen i den enkelte kommune er ansvarlig for kunngjøring av møtene, samt at disse inntas i kommunens møtekalender. Prosjektleder er ansvarlig for kunngjøring av møtene i prosjektportal og i andre felles informasjonskanaler som opprettes av prosjektet. Saksopplysninger: I konstituerende møte i fellesnemnda 12.06.17 ble det i sak 03/17 vedtatt at detaljert møteplan for høsten 2017 skulle fremlegges i møte 19.06.17. Forslag til møteplan fremgår av vedlegg 1. I tillegg til møteplanen omhandler denne saken praktisk ansvarsfordeling for gjennomføring og kunngjøring av møtene i prosjektperioden. Vurderinger: Møtene i fellesnemnda foreslås avholdt med en gang i måneden, og at møtene avholdes på rundgang i sammenslåingskommunene. Møtene foreslås videre avholdt etter arbeidstid med oppstart kl. 18.30. Møtene i partssammensatt utvalg (PSU) foreslås lagt til samme dag, i forkant av fellesnemndsmøtene, med oppstart kl. 15.30. I og med at politiske representanter i PSU også er medlemmer i fellesnemnda, så vil en slik møtestruktur minske belastningen på disse representantene med flere møtedager. Ulempen kan være økt belastning selve møtedagen med to møter. For gjennomføring av møtene foreslås det et fast sekretariat som rulleres hvert halvår og fordeles mellom alle kommunene. Dette vil gi lik belastning på denne støttefunksjonen i prosjektperioden. Det foreslås videre at det er vertskommunen for det enkelte møte som er ansvarlig for å klargjøre lokaler, audiovisuelt utstyr m.m., samt sørge for bevertning i forbindelse med møtene.
Rådmannen i den enkelte samarbeidskommune får ansvar for at alle møter i fellesnemnd og partssammensatt utvalg tas inn i kommunens møtekalender og kunngjøres i kommunens annonse i lokalpresse. Prosjektleder får ansvar for kunngjøring av møtene i prosjektportal, og i andre felles informasjonskanaler som opprettes av prosjektet. Vedlegg: Utkast møteplan 2017
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID John A. Firing FE - 053 17/404 Kommunikasjonstiltak Saksnr Utvalg Type Dato 17/08 Fellesnemnd PS 19.06.2017 Rådmennenes innstilling: 1. Det utarbeides forslag til kommunikasjonsplan som legges frem til behandling i fellesnemnda 2. Det nedsettes et kommunikasjonsteam for den nye storkommunen Saken gjelder: Kommunikasjonsprinsipper og tiltak i den nye storkommunen. Denne saken skal sluttbehandles av Fellesnemnda. Bakgrunn og saksopplysninger: Prosjektplanen for Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg (nå også Trøgstad) sier: Den nye kommunen skal være en fremtidsrettet og effektiv tjenesteleverandør, som utvikler levende lokalsamfunn og attraktive arbeidsplasser. Involvering og tydelig kommunikasjon er et av 6 suksesskriterier nevnt, og forutsetter: Kommunikasjon preget av åpenhet, respekt og troverdighet Sikre likeverdighet og balanse i involveringen av alle kommunene Sikre rett mengde informasjon til de ansatte til rett tid Sikre rett mengde informasjon til rett tid til ulike interessentgrupper Innbyggermedvirkning i de delene av sammenslåingsprosessen hvor dette er nødvendig eller naturlig Etablere en «vi-følelse» blant ansatte i den nye kommunen Vurderinger: Hovedbudskap som formidles (også overfor ansatte, som representerer 10% av befolkningen): Sammen skal vi lage en bedre kommune for alle og som: er en ny kommune ikke summen av de eksisterende utnytter forskjellene i dagens kommuner utfyller hverandre styrker lokale møteplasser for og med borgerne
skaper attraktive og kompetansefremmende fagmiljø Det er viktig å løpende kommunisere åpent alt som skjer kommunikasjon er ferskvare og omdømmebyggende. Aktuelle kommunikasjonskanaler: Egen Portal - den nye storkommunen Denne blir «skjelettet» for all kommunikasjon det legges ut nyheter, resultat fra arbeidsgrupper, dokumenter, møtekalendere og protokoller. Det som ikke ligger her om den nye kommunen, finnes ikke. Det er direkte kontaktmuligheter til prosjektorganisasjon, kommunene, tillitsvalgte og verneombud. Den er dialogbasert med mulighet for alle til å komme med innspill/forslag. Egne prosjektrom for arbeidsgrupper og ansatte. Facebook - den nye storkommunen Benyttes til saker som skaper dialog borgerne seg i mellom. Twitter for den nye storkommunen Den er automatisert fra nyhetene på portal og benyttes som varslingskanal av media. Portaler kommunene Disse lenkes til prosjektportalen slik at man slipper dobbeltpubliseringer. Facebook kommunene Benyttes til dialog i den enkelte kommune. App for kommunene Denne benytter seg av kommunenes portaler og gir borgene mulighet for selv å velge hva de skal
varsles om fra kommunene når det skjer noe. Appen gir også borgerne mulighet for innspill og vurdering, samt mulighet for selvbetjening og chat på portal. Den nye storkommunen er en egen kategori som kan velges som favoritt. Felles intranett for kommunene Et viktig effektiviseringsverktøy. Tilpasset deg som ansatt og gir rask tilgang til system og oppgaver du trenger. Nyheter - alle ansatte får samme informasjon samtidig. Egne sider for virksomheter, enheter og andre selvvalgte grupper. Interne Facebookgrupper for ansatte i kommunene Gir muligheter for dialog - identitet- og omdømmesskapende. Media (NRK, Smaalenene) Løpende orientert om alle endringer/beslutninger genereres fra portal via apper og sosiale media. Nyhetsbrev Sendes med jevne mellomrom ut til alle hustander. Fysiske møteplasser Folkemøter, frokostmøter, dialogkafe, gjestebud, ordførerbenker, osv. Genereres også på initiativ fra borgerne. Annet Det er viktig å få utarbeidet en kommunikasjonsstrategi for arbeidet frem til den nye storkommunen er klar, det viktige her er et internt så vel som eksternt perspektiv. Siste fase blir å utarbeide en strategisk kommunikasjonsplan som gjelder for den nye storkommunen fra 01.01.2020. Det anbefales så raskt som mulig å nedsette et felles kommunikasjonsteam med representanter fra kommunene og prosjektorganisasjon. Dette teamet bør knyttes nært til et felles IKT-råd for kommunene.
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Synnøve Rambek FE - 026, TI - &10 17/409 Prosjekter - interkommunale samarbeider som kan iverksettes før sammenslåing Saksnr Utvalg Type Dato 17/09 Fellesnemnd PS 19.06.2017 Rådmennenes innstilling: 1. Saken tas til orientering. 2. Samarbeidskommunene bes vurdere hvilke fag-/tjenesteområder som er aktuelle for interkommunalt samarbeid. 3. Mandat for delprosjekter legges fortløpende fram for nemnda høsten 2017. Saken gjelder: Identifisere og utrede tjeneste-/fagområder hvor det gir åpenbare gunstige fordeler ved interkommunalt samarbeid fram til ny kommune blir etablert. Denne saken skal sluttbehandles av fellesnemnda. Bakgrunn og saksopplysninger: I prosjektplanens målsettinger sies det: «2. Byggingen av den nye kommunen skal ta ut gevinster i form av kvalitet og ressurser 3. Den nye kommunen skal være innovativ for å være tilpasset fremtidens samfunn og rustet for kommunesektorens endrede rammebetingelser» I framdriftsplanen er høsten 2017 avsatt til å utrede og iverksette interkommunale samarbeid hvor man raskt kan hente ut stordriftsfordeler i form av kvalitet og effektiv ressursbruk. Samtidig som dette er effektivt og byggende for den nye kommunen, er det viktig å avgrense tidsperioden fordi det er krevende å iverksette organisasjonsendringer parallelt med omfattende utviklingsprosjekter for den nye kommunen. I sitt samarbeid fokuserte Askim og Hobøl på prosjekter hvor man raskt kunne utnytte effekter av å slå sammen fagområder og tjenester, og det det ble nedsatt følgende arbeidsgrupper: IKT Innkjøp Dokumentsenter Lønn, regnskap og personal
Skatt og innfordring Bosetting av flyktninger Barnevern 1.linjetjenster servicetorg Folkehelse, SLT-arbeid Forvaltning skole og barnehage Byggesak og regulering Tekniske tjenester Kultur Når det ble klart at også Eidsberg og Spydeberg, og etter hvert Trøgstad, ville være en del av den nye kommunen, var det naturlig å stoppe opp for å vurdere hvilke områder det er ønskelig med et samarbeid mellom alle fem kommuner. IKT: «IKT-rådet», bestående av representanter fra kommunene, har i løpet av våren gjort forberedelser for det kommende arbeidet i prosjektperioden fram mot 2020. IKT og digitalisering er et viktig område som vil gripe inn i alle de delprosjekter som etableres høsten 2017. Digitaliseringsarbeidet vil trolig på kort sikt medføre betydelig ressursbruk mht. omstilling og anskaffelser for å lykkes i de mål som er satt for digitalisering inn mot den nye kommunen. I ferdigstillingen av mandatet blir det viktig å tydeliggjøre gevinstrealisering som kan oppnås både i- og etter prosjektperioden. 5K har allerede søkt om ekstra midler til digitaliseringstiltak i kommunestyrenes vedtak 12.juni. I fasen frem mot vedtaksfesting av mandatet, vil det gjøres nærmere kartlegginger av IKTkompetansen som befinner seg i 5K, samt økonomiske vurderinger knyttet til ressursbruk og investeringer i IKT i prosjektperioden.» Innkjøp: Anskaffelser er et strategisk virkemiddel for god styring. Det er et avgjørende område for utvikling og drift av den nye kommunen. Gjennom gode anskaffelser forvaltes de kommunale budsjetter effektivt og sikrer kvalitativt gode bygg, varer og tjenester til brukere og innbyggere. «Arbeidsgruppen innkjøp» som ble oppstartet mellom Askim og Hobøl har vurdert anskaffelsesplaner og gjennomført en forenklet innkjøpsanalyse. Det er i dette arbeidet identifisert et forbedringspotensial. Arbeidsgruppen anbefalte etablering av en innkjøpsfunksjon som ivaretar begge kommuners behov for anskaffelser fra 01.01.2018. Etter at det ble klart at flere kommuner skulle sammenslås har det vært en god dialog, drøftelser og erfaringsutveksling blant spesielt Eidsberg og Askim som begge har profesjonelle innkjøpere på heltid. Denne nye uformelle arbeidsgruppen har startet forberedelsene på et mandat for anskaffelser for den nye storkommunen. Det er identifisert som viktig at anskaffelser samordnes tidlig da anskaffelser ikke bare er viktig for den nye kommunen etter 2020, men fordi det er et viktig virkemiddel for å utvikle, tenke nye løsninger, ivareta kostnadsperspektivet og bidra til å digitalisere den nye kommunen frem mot 2020. Så snart fellesnemda er klar for å behandle mandater for de ulike arbeidsgrupper vil innkjøp være en av de første. Innkjøp har mange synergier og bidrag inn til andre arbeidsgrupper, herunder spesielt arbeidsgruppe IKT. Videreutvikling av mandatet og konsepter for fellesnemdas behandling vil foregå frem til vedtaksfesting av mandatet
Dokumentsenter (post- arkiv): Arkivet er en del av kommunens «infrastruktur», og det er avgjørende at arbeidet med å bygge et felles arkivsystem startes opp. Det er også mulig å ha et felles postmottak selv om kommunene må ha hvert sitt system ut 2019. Kommunene er enige om å fortsette arbeidet med rydding i «egne hus», og avleverer fortløpende eldre arkiver til IKA Østfold frem mot 2020. Det en stor fordel i at kommunene i 2014 gikk sammen om et felles sak-arkivsystem, utarbeidet felles rutiner og en felles oppbygging av systemet. Dette kan nå hentes opp igjen og tilpasses den nye kommunen. Lønn, regnskap og personal Askim og Hobøl har utredet vertskommunesamarbeid innen lønn, regnskap og personal med iverksetting fra 01.01.18. Det anbefales at alle fem kommunene vurderer om det er aktuelt med et samarbeid på dette området. Skatt og innfordring Det er allerede et utstrakt samarbeid innen skatteoppkreving. Askim er skatteoppkrever for Skiptvet, Eidsberg for Trøgstad, og Hobøl og Spydeberg har felles skatteoppkrever. Askim og Hobøl har utredet felles skattoppkrever, men det anbefales at alle kommunene går sammen. Skatt Øst fikk beholde sitt avdelingskontor i Askim, og har ledige lokaler som kommunene kan leie. En samlokalisering med Skatt Øst kan gi synergier og bør vurderes. Bosetting av flyktninger Askim og Hobøl har inngått et samarbeid om bosetting av flyktninger, men peker samtidig i sin rapport på en annen, mer framtidsrettet løsning: «Bosettingsarbeidet samles i en felles enhet for alle fire (nå fem) kommunene. Spydeberg kommune har en egen integreringsenhet hvor de pr. i dag har organisert sitt bosettingsarbeid med god erfaring og kompetanse på området. Inntil sammenslåingen foreslår vi et administrativt vertskommunesamarbeid.» Barnevern Kommunene fattet i 2015 vedtak om å etablere ett eller to barnevern i Indre Østfold avhengig av kommunestruktur. På denne bakgrunn er det nå tatt initiativ å starte arbeidet med å utrede et felles barnevern i Indre Østfold det vil si samarbeid mellom Askim, Eidsberg, Hobøl, Marker, Skiptvet, Spydeberg og Trøgstad. Det forutsettes at den nye kommunen fra 2020 blir vertskommune for samarbeidet. 1.linjetjenester servicetorg Bygging av felles førstelinjetjenester, inkludert servicetorg på tettstedene, vil bli et viktig prosjekt for den nye kommunen. Askim og Hobøl har arbeidet med dette og ønsker å etablere servicetorg med digitale løsninger på Ringvoll og Tomter, som et pilotprosjekt vi kan høste erfaringer fra inn mot den nye kommunen. Byggesak og regulering Askim og Hobøl planlegger et vertskommunesamarbeid innen byggesak og regulering fra 01.01.18. Digitalisering av byggesaksarkivet et en forutsetning for samlokalisering. Det bør vurderes om flere kommuner ønsker å inngå i et samarbeid med på dette området. Tekniske tjenester Fra 15.september 2017 iverksettes et vertskommunesamarbeid mellom Askim og Hobøl innen teknisk drift, bygg og anlegg, intern service og kommunaltekniske prosjekter.
Folkehelse, SLT-arbeid, forvaltning skole og barnehage,kultur Innenfor disse områdene er det etablert samarbeid/kjøp av tjenester mellom Askim og Hobøl. Vurdering av alternativer og konsekvenser: Felles for prosjektene som er beskrevet, er at samarbeidet vil gi en styrkning av fagmiljøene og mulighet for spesialisering. Det forutsettes videre at man er fremtidsrettet og benytter nye digitale løsninger. Det forventes økt kvalitet og etter hvert frigjøring av ressurser som eventuelt kan benyttes til andre formål. Når det gjelder prosjekter som ble startet opp under Askim Hobøl samarbeidet, er det viktig å ta med seg det arbeidet som er gjort og innarbeide nye behov og synspunkter fra kommunene. Målet er felles forslag til løsninger som alle samarbeidskommunene kan stille seg bak. Det kan være flere områder hvor det kan være åpenbare gunstige fordeler ved interkommunalt samarbeid fram til ny kommune blir etablert. Fellesnemda oppfordres til å komme med forslag, og det vil bli arbeidet videre administrativt med å identifisere aktuelle tjenesteområder.
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Hege Sanderson FE - 033 17/408 Felles partssammensatt utvalg (PSU) Saksnr Utvalg Type Dato 17/10 Fellesnemnd PS 19.06.2017 Rådmennenes innstilling: 1. I forbindelse med sammenslåingen av kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad, etableres et felles partssammensatt utvalg (PSU). 2. Arbeidsgiversiden i PSU består av følgende 7 medlemmer fra fellesnemnda: 3. Arbeidstakersiden skal bestå av 4 medlemmer, eventuelt 5, dersom det gis plass til minst èn representant fra hver hovedsammenslutning. Medlemmene oppnevnes av de ansatte. 4. Ett hovedverneombud utpekes blant hovedverneombudene i de fem kommunene. Ombudet har møte- og talerett i PSU. Saken gjelder: Etablering av felles partssammensatt utvalg. Denne saken skal sluttbehandles i fellesnemnda. Bakgrunn og saksopplysninger: Kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad har fattet vedtak om å slå seg sammen med virkning fra 1. januar 2020.
I følge Inndelingsloven 26, 2. ledd, kan kommunene opprette et felles partssammensatt utvalg, etter mønster av Kommuneloven 25, for behandling av saker som gjelder forholdet mellom den nye arbeidsgivere og de ansatte. PSU skal bestå av representanter for kommunen og de ansatte, jfr. Kommuneloven 25. For de ansatte gjelder de vanlige valgbarhetsregler, bortsett fra bostedskravet. Se også hovedavtalen del B 4. Flertallet i utvalget skal bestå av representanter for kommunen, og fellesnemnda velger selv arbeidsgivers representnater blant sine medlemmer, deriblant leder og nestleder. Arbeidgivers representanter ivaretar arbeidsgiverrollen i PSU, innenfor de oppgaver PSU skal ivareta. De fem kommunene er, gjennom vedtak av Prosjektplan i kommunestyrene, enige om at det skal opprettes et partssammensatt utvalg (PSU), og at utvalget skal etableres i samarbeid med de tillitsvalgte. Ved behandlingen av prosjektplanen vedtok kommunestyrene at antallet medlemmer fra fellesnemnda skulle økes fra 6 til 7. I tillegg skal arbeidstakersiden representeres ved fire medlemmer, eventuelt fem, dersom det gis plass til minst èn representant fra hver hovedsammenslutning (LO, YS, Unio og Akademikerne). Medlemmene fra arbeidstakersiden oppnevnves av og blant de ansatte. Fo rå oppnå intensjonen med PSU, er det viktig at de ansatte er bredt representert i PSU. Vernetjenesten har sitt mandat i Arbeidsmiljøloven. Dette perspektivet er viktig i den perioden de fem kommunene er i. I vedtatt prosjektplan har derfor ett hovedverneombud, utpekt blant hovedverneombudene i de fem kommunene, møte- og talerett i PSU. Utvalget skal være et drøftings- og konsultasjonsorgan, hvor det fremgår gjensidig informasjon og rådslagning gjennom prosessen med kommunesammenslåing. Utvalget skal gi uttalelse i saker som vedrører overordnede personalpolitiske spørsmål, retningslinjer og planer i forbindelse med kommunesammenslåingen. Samarbeidet skal bidra til å sikre ansattes medvirkning og et best mulig beslutningsgrunnlag ved behandling av saker som gjelder forholdet mellom den nye kommunen og de ansatte ved kommunesammenslåingen. Felles PSU vil fungere inntil nytt kommunestyre er konstituert etter valget i 2019. Vedlegg: Brev fra hovedtillitsvalgte datert 29.05.2017
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Trude Paulsen FE - 033 17/406 Eventuelt Saksnr Utvalg Type Dato 17/11 Fellesnemnd PS 19.06.2017