Møteprotokoll for kommunestyret Spydeberg kommune

Transkript

1 Møteprotokoll for kommunestyret Spydeberg kommune Møtedato: 12. juni 2017 Møtested: Askim kulturhus Møtetid: 19:30 20:30 Til stede Forfall Administrasjon Protokoll godkjenner Arve Bekkevard, Arve Martinsen, Bjørn Ring Opjordsmoen, Gro Pettersen, Gunnar Espelid, Harald Gullåsen, Kari Ørnø, Karine Veim Baraa, Knut Espeland, Leif Lundal, Lisbeth Skjeldrum, Monika Lindås, Nils Rune Kind, Nina Haaland, Petter Schou, Rowena von Ohle, Sigmund Lereim, Silje Fjeldbraaten, Tron Kallum, Trond Bøle, Yngve Brænd Ingen Heidi Vildskog, Erik Flobakk, Hilde Dybedahl, Grete Skjelbred Karine Veim Baraa, Knut Espeland SAK 47/2017 MØTEPROTOKOLL Protokollen fra kommunestyrets møte den 1. juni 2017 rettes med 6 punkter og sendes til kommunestyret den 22. juni for ny godkjenning. Innspillpunktene er: Sak 36 ble vedtatt flyttet på sakskartet (ikke utsatt). Sak 37 er det 6 stemmer til Indre Østfold (ikke 9). Sak 37 er det en ekstra stemme til Smaalenene (Espelid). Sak 41 må vedtaket det henvises til fra 2016 (i nytt vedtak) gjengis i full tekst. Sak 37 skal innstillingen fra FSK inngå i endelig vedtak (og vises under behandlingen), sammen med nytt vedtak. SAK 48/2017 Oppnevning av fellesnemnd, reglement og delegeringer Følgende hadde ordet: Martinsen, Baraa, Espeland, Schou, Kallum, Fjeldbraaten, Skjeldrum, Opjordsmoen Enstemmig felles forslag: Det foretas nytt valg av medlemmer og nytt separat valg av varamedlemmer til fellesnemnda. De to valgene foretas separat og danner hhv vedtakspunkt 4 og 5 i den nye protokollen. Øvrige punktnummerering forskyves der etter.

2 Ny behandling av pkt 4: Valg på medlemmer til fellesnemnda, 5 stk. Forholdsvalg etter følgende lister: H, KrF, FrP Ap, Sp, MDG, SV Petter Schou, H Heidi Eriksen, Ap Knut Espeland, KrF Tron Kallum, Sp Rowena von Ohle, FrP Gro Pettersen, Ap Lisbeth Skjeldrum, H Sigmund Lereim, Sp Monika Lindås, KrF Kari Ørnø, Ap Gunnar Espelid, FrP Bjørn Ring Opjordsmoen, MDG Nina Haaland, H Karine Veim Baraa, SV Harald Gullåsen, H Trond Bøle, Sp Arve Bekkevard, H Arve Martinsen, Ap Yngve Brænd, H Silje Fjeldbraaten, Sp Etter mandatfordeling til kommunestyret, fordelt på lister og 5 representantplasser blir fellesnemndas faste medlemmer de følgende: Enstemmig: Petter Schou (H), Heidi Eriksen (Ap), Tron Kallum (Sp), Knut Espeland (KrF), Rowena von Ohle (FrP) Ny behandling av nytt pkt 5 valg av vararepresentanter: Vararepresentanter i rekkefølge oppnevnes fra foregående lister under behandling av punkt 4, med unntak av kandidater valgt til faste medlemmer. Det fremmes som to separate rekkefølgevaralister, med kjønnsbalanse i listene: Følgende rekkefølgevaraer oppnevnes for H/KrF/FrP: Enstemmig: Lisbeth Skjeldrum (H), Monika Lindås (KrF), Gunnar Espelid (FrP), Nina Haaland (H), Harald Gullåsen (H), Arve Bekkevard (H), Yngve Brænd (H) Følgende rekkefølgevaraer oppnevnes for Ap/Sp/MDG/SV: Enstemmig: Gro Pettersen (Ap), Sigmund Lereim (Sp), Kari Ørnø (Ap), Bjørn Ring Opjordsmoen (MDG), Karine Veim Baraa (SV), Trond Bøle (Sp), Arve Martinsen (Ap), Silje Fjeldbraaten (Sp) Behandling av forslag fra SV: Partier som er representert i kommunestyrene, men som ikke har plass i fellesnemnda, kan ha møte og talerett i fellesnemnda 1 pr parti. Votering: For: 4 stemmer (SV, KrF)

3 Mot: 17 stemmer Forslaget falt Behandling av tilleggs-punkter til fellesnemndas mandat, sak 35/2017: Enstemmig: Øvrige forslag til tilleggspunkter og justeringer på mandatet - som Spydeberg kommunestyre vedtok i saken den 1. juni 2017, sak 35/2017 løftes inn til fellesnemnda for videre drøfting og endelig avgjørelse. ENDELIG VEDTAK SAK 48/2017 Oppnevning av fellesnemnd, reglement og delegeringer: 1. Spydeberg kommune vedtar å opprette fellesnemnd i tråd med bestemmelsene i Inndelingslova Fellesnemndas konstituering skjer etter vedtak i Stortinget om sammenslåing av kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad den 8. juni Fellesnemnda skal bestå av 5 politikere fra hver av de fem eksisterende kommunene. Nemnda oppnevnes av og blant kommunestyrenes medlemmer, jfr. Inndelingslova 26. Fellesnemda velger selv leder og nestleder. 4. Spydeberg kommune oppnevner følgende fem representanter: 1. Petter Schou, H 2. Heidi Eriksen, Ap 3. Tron Kallum, Sp 4. Knut Espeland, KrF 5. Rowena von Ohle, FrP 5. Spydeberg kommune oppnevner følgende vararepresentanter (rekkefølgevara) til de ulike listene: H, KrF, FrP Ap, Sp, MDG, SV Lisbeth Skjeldrum, H Gro Pettersen, Ap Monika Lindås, KrF Sigmund Lereim, Sp Gunnar Espelid, FrP Kari Ørnø, Ap Nina Haaland, H Bjørn Ring Opjordsmoen, MDG Harald Gullåsen, H Karine Veim Baraa, SV Arve Bekkevard, H Trond Bøle, Sp Yngve Brænd, H Arve Martinsen, Ap Silje Fjeldbraaten, Sp 6. Dersom Stortinget fatter vedtak om sammenslåing, konstitueres nemnda etter at felles kommunestyremøte er avholdt i regi av Fylkesmannen, jfr. Inndelingslova Fellesnemndas mandat og reglement vedtas i henhold til vedlegg, men hvor øvrige forslag til tilleggspunkter og justeringer på mandatet - som Spydeberg kommunestyre vedtok i saken den 1. juni 2017, sak 35/2017 løftes inn til fellesnemnda for videre drøfting og endelig avgjørelse: 1. Reglementet justeres i tråd med kommunestyrenes endelige vedtak når det gjelder valg og sammensetning.

4 2. Det legges til følgende i reglementets punkt 6: Kommunene skal ikke foreta arealdisponeringer ut over det som er helt nødvendig for utvikling frem til Fellesnemnda gis myndighet til å gripe inn dersom det legges opp til vedtak i strid med dette. 3. Punkt 1 under myndighet og organisering justeres slik: Gjennomgå og vurdere alle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen. Videre kan fellesnemnda fatte vedtak i alle saker som er nødvendig for å etablere den nye kommunen med mindre dette påvirker en eller flere av de eksisterende kommunene. Fellesnemda innstiller alle saker av prinsipiell betydning til kommunestyrene. 4. Punkt 3 gjelder ansette prosjektleder/rådmann justeres slik: Setningen «Rådmannen er prosjektleder for sammenslåingsprosessen» strykes. 5. Punkt 4 vedrørende politisk- og administrativ organisering justeres slik: Fellesnemda skal ta utgangspunkt i politisk- og administrativ organisering fra grunnlagsdokumentene vedtatt våren 2016 herunder lokalsamfunnsutvalg/tettstedsutvalg med ansvar og budsjettfullmakter. 6. Punkt 6 som gjelder å fastsette kommunenavn justeres slik: Fellesnemnda innstiller over de respektive kommunestyrene forslag til nytt kommunenavn. 7. Punkt 10 som gjelder å inngå avtaler på vegne av den nye kommunen justeres slik: Avtaler som må inngås for å etablere ny kommune kan inngås av fellesnemnda etter forutgående politisk behandling i de eksisterende kommunene (erstatter første setning). 8. Punkt 20 som gjelder reviderte planer justeres slik: Fellesnemnda utarbeider forslag til reviderte planer. Planene revideres halvårlig. Reviderte versjoner av prosjektplanen skal behandles av de respektive kommunene (formannskap og kommunestyre). 8. Når fellesnemda er etablert innføres det stillingsstopp for administrative stillinger i de berørte kommunene. 9. Grunnlagsdokumentet for 6K legges til grunn for det videre planarbeidet SAK 49/2017: NY STORKOMMUNE Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad fastsetting av antall representanter til det nye kommunestyret Følgende hadde ordet: Baraa, Opjordsmoen, Schou, Lundal Forslag fra kommunestyrets behandling 1. juni, sak 54/2017: Spydeberg kommune anbefaler at kommunestyret for ny storkommune (sammenslått av kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad) skal bestå av 45 medlemmer: Enstemmig vedtatt.

5 ENDELIG VEDTAK SAK 49/ NY STORKOMMUNE Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad fastsetting av antall representanter til det nye kommunestyret: Spydeberg kommune anbefaler at kommunestyret for ny storkommune (sammenslått av kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad) skal bestå av 45 medlemmer. SAK 50/2017: Prosjektplan Bygging av ny kommune Følgende hadde ordet: Espeland, Schou, Kallum Det presiseres at oppdatert versjon av Prosjektplanen, utsendt til dagens behandling, er gjeldene for antall medlemmer til PSU, som innebærer 7 representanter for arbeidsgiver, 5 representanter for arbeidstakere og 1 HVO med møte og talerett (ikke stemmerett). Behandling av tilleggs-punkter/endringer til prosjektplanen, jmf kommunestyrets vedtak i sak 36/2017: Enstemmig: Vedtaket, inkludert øvrige forslag til tilleggspunkter og justeringer på prosjektplanen - som Spydeberg kommunestyre vedtok i saken den 1. juni 2017, sak 36/2017 løftes inn til fellesnemnda for videre drøfting og endelig avgjørelse. ENDELIG VEDTAK i sak 50/2017 Prosjektplan Bygging av ny kommune: 1. Prosjektplanen tilpasses slik at Trøgstad kommune er deltaker på lik linje som kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl og Spydeberg. Grunnlagsdokumentet for 6K legges til grunn for det videre planarbeidet. Endring i kap 6.4: Partssammensatt utvalg (PSU) endres slik at syv representanter fra Fellesnemnda utgjør arbeidsgivers medlemmer i utvalget. 2. Prosjektplanen revideres og behandles av fellesnemnda halvårlig, første gang i januar Øvrige forslag til tilleggspunkter og justeringer på prosjektplanen - som Spydeberg kommunestyre vedtok i saken den 1. juni 2017, sak 36/2017 løftes inn til fellesnemnda for videre drøfting og endelig avgjørelse: a. Trøgstad skal involveres og delta i prosessen med å utforme prosjektplan. b. Grunnlagsdokumentene fra våren 2016 legges til grunn som rammebetingelser som skal tydeliggjøres og hensynstas i prosjektplanen. Dette gjelder blant annet visjon og mål, plassering av tjenester og funksjoner i kommunen inkl tettstedene, politiskog administrativt organisasjonskart. Forpliktelsene om å beholde dagens barnehager, skoler og sykehjem skal også være med. Tettstedsutvalg med budsjettfullmakter legges inn som en forutsetning for prosjektet/fellesnemnda. c. Tydeliggjøre hva som er prosjektets ambisjoner, mål, forventninger og leveranser fram mot etablering av ny kommune. Dette innebærer blant annet hvilke oppgaver og leveranser som må være gjennomført før ny kommune kan etableres. Det betyr at oppgave- og leveranseoversikten skal vise en prioritert oversikt over «må» og «bør»-oppgaver og leveranser.

6 d. Utdype overordnede leveranser og hovedaktiviteter som prosjektet er ansvarlig for. Eksempler på konkrete IKT-leveranser kan være å forberede ett økonomisystem, arkivsystem, en versjon av Gerica, en ny nettside mv. Etablering av nye kontorlokaler samt flytting til disse slik at kontorer mv er klart for ny kommune. e. Delprosjekter med oppgaver, leveranser, ansvar og fullmakter skal beskrives i planen. f. Milepælsplan som viser overordnede leveranser og beslutningspunkter fram til ny kommune er etablert. Dette inkluderer også leveranser fra de definerte delprosjektene. g. Risikoanalyse som viser hvilke overordnede risikoer som kan hindre leveranser, måloppfyllelse og forsinkelser. Risikoanalysen skal inneholde en vurdering av hvor høy sannsynlig det er for at en risiko inntreffer, konsekvensbeskrivelse hvis risikoen inntreffer samt tiltak for å hindre eller dempe at risiko inntreffer og tiltak for å dempe konsekvensene hvis en risiko inntreffer. h. Budsjett for prosjektet nedbrutt i hovedleveranser/hovedaktiviteter. i. Beskrivelse av oppgaver, ansvar og fullmakter til prosjektleder og sammenhengen av dette mellom prosjektleder, ny rådmann, fellesnemnda og kommunestyrene. j. Organisasjonskart som inneholder tydelige styringslinjer inkl oppgaver, ansvar og fullmakter. Organisasjonskartet skal synliggjøre rollene rådmann og prosjektleder herunder beskrivelse av ansvar og fullmakter. k. Status fra prosjektet skal månedlig leveres til de respektive kommunene (formannskap og kommunestyre). l. Reviderte versjoner av prosjektplanen skal behandles av de respektive kommunene (formannskap og kommunestyre). SAK 51/2017: Nominering av kommunenavn Følgende hadde ordet: Schou, Espelid, Kallum, Martinsen, Bekkevard, Skjeldrum Forslag fra kommunestyrets behandling 1. juni 2017, sak 37/2017: Spydeberg kommune krever at den nye kommunen får et nytt, samlende navn for å understreke byggingen av ny kommune. Spydeberg kommune innstiller på følgende kommunenavn for endelig vedtak i fellesnemnda: Smaalenene. Votering: For: Mot: 20 stemmer 1 stemme (Lisbeth Skjeldrum (H)) ENDELIG VEDTAK i sak 51/2017: Nominering av kommunenavn:

7 Spydeberg kommune krever at den nye kommunen får et nytt, samlende navn for å understreke byggingen av ny kommune. Spydeberg kommune innstiller på følgende kommunenavn for endelig vedtak i fellesnemnda: Smaalenene. SAK 52/2017: Valg av revisor til fellesnemnd Følgende hadde ordet: Schou Forslag fra kommunestyrets behandling 1. juni 2017, sak 38/2017: Regnskapsførende kommunes revisor, Indre Østfold kommunerevisjon IKS, velges som revisor for fellesnemnda. Votering: For: Mot: 21 Stemmer 0 stemmer ENDELIG VEDTAK i sak 52/2017: Valg av revisor til fellesnemnd: Regnskapsførende kommunes revisor, Indre Østfold kommunerevisjon IKS, velges som revisor for fellesnemnda. SAK 53/2017: Ansettelse av rådmann for ny kommune, samt prosjektleder frem til Følgende hadde ordet: Kallum, Schou, Lereim, Espelid, Bekkevard, Lundal Forslag fra kommunestyret 1. juni 2017, sak 34/2017: 1. Fellesnemnda ansetter prosjektleder som foreslått av rekrutteringsutvalget. 2. Fellesnemnda innstiller ny rådmann til kommunestyret i slutten av 2019, som ansetter i henhold til kommuneloven. Forslag til nytt punkt 2 (fra Senterpartiet) til erstatning for det forrige pkt 2: 2. Rådmannsstillingen utlyses eksternt og ansettes av fellesnemnda. Votering over pkt 1 og nytt pkt 2, samlet: For: 21 stemmer

8 Mot: 0 stemmer ENDELIG VEDTAK i sak 53/2017: Ansettelse av rådmann for ny kommune, samt prosjektleder frem til : 1. Fellesnemnda ansetter prosjektleder som foreslått av rekrutteringsutvalget. 2. Rådmannsstillingen utlyses eksternt og ansettes av fellesnemnda