Tilbudsinnbydelse på betalingsformidlings- og kontoholdstjenester for staten

Tilbudsinnbydelse på betalingsformidlings- og kontoholdstjenester for staten Senter for statlig økonomistyring, 01.02.2006

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING 5 2 ANSKAFFELSESPROSESSEN 7 2.1 Grunnlag og kontraktstildelingskriterier 7 2.2 Tidsplan 9 3 OMFANGET AV LEVERANSER 11 4 TILBUDENES FORM OG INNHOLD 14 4.1 Oppbygging av tilbud 14 4.2 Fullstendig tilbud 14 4.3 Adgang til å gi tilbud på deler av tjenestene 15 4.4 Adgang til at flere banker kan gi tilbud sammen 15 4.5 Tilbud til alle virksomheter innenfor konsernkontoordningen 15 4.6 Løsninger med avvikende funksjonalitet 15 4.7 Pristilbud 16 4.7.1 Generelt om priser 16 4.7.2 Transaksjonsformer 17 4.7.3 Vekslingsmarginer 18 4.7.4 Betalingsterminal 19 4.7.5 Volumavhengige priser 19 4.7.6 Nærmere om enkelte virksomheter 20 4.8 Andre opplysninger i tilbudet 21 4.8.1 Service 21 4.8.2 Kontakt mot leverandører av økonomi- og lønnssystemer 22 4.8.3 Testsystem 23 4.8.4 Tilbakeføringer p.g.a. opphørte kontoer mv. 23 4.8.5 Utenlandstransaksjoner med utgangspunkt i konto i norske kroner 24 4.8.6 Tidsfrister 25 4.8.7 Interbankgebyrer 25 5 AVTALEVERKETS FORM OG INNHOLD 26 5.1 Hovedstruktur for Avtaleverket 26 5.2 Justering av Avtaleverket 27 5.3 Rett til å inngå avtaler med flere leverandører mv. 28

3 6 NÆRMERE OM AVTALEVERKET 29 6.1 Omfang og varighet 29 6.2 Testing 30 6.3 Utviklingsoppgaver 31 6.4 Priser/justeringer mv. 31 6.5 Betalinger 33 6.6 Sikkerhet 33 6.7 Varslingsplikt ved systemendringer mm. 33 6.8 Varslingsplikt ved driftsavvik 33 6.9 Varslingsplikt ved mulig streik/lockout 34 6.10 Ansvar for feil 34 6.10.1 Håndtering av feilsituasjoner 34 6.10.2 Rentetapserstatning 34 6.11 Mislighold 35 6.12 Konfliktløsing 35 6.13 Norges Banks innsynsrett 35 6.14 Riksrevisjonens innsynsrett 36 6.15 Rapportering til Senter for statlig økonomistyring mv. 37 6.16 Taushetsplikt 38 6.17 Forbehold 38 7 TILLEGGSAVTALE FOR VALUTAKONTI 39 7.1 Bakgrunn 39 7.2 Unntak fra regelverket 39 7.3 Produkter 40 7.4 Presiseringer 41 7.5 Renter og marginer 41 7.6 Priser og gebyrer 41 7.7 Cut-off tider 41 7.8 Rapporteringskrav 42

4 8 TILLEGGSAVTALE FOR UTBETALINGER KNYTTET TIL STATSLÅN 43 8.1 Bakgrunn 43 8.2 Roller og prosess 43 8.3 Produkter 44 8.4 Presiseringer 44 8.5 Priser 45 8.6 Cut-off tider 45

5 1 INNLEDNING Økonomiregelverket for staten danner rammen rundt og legger premissene for den foreliggende tilbudsinnbydelsen på betalingsformidlings- og kontoholdstjenester for staten. Økonomiregelverket består av Reglement for økonomistyring i staten og Bestemmelser om økonomistyring i staten (datert 12.12.2003). I tillegg finnes en rekke rundskriv hjemlet i regelverket. I henhold til 17 i Reglement for økonomistyring i staten skal virksomhetene benytte felles standarder for statens betalingssystemer, noe som innebærer at betalingsformidlingen skal skje gjennom statens konsernkontoordning. Ut- og innbetalinger utføres av banker knyttet til ordningen i henhold til avtale med Finansdepartementet. Nærmere om krav til statlig betalingsformidling og tilhørende rutiner er nedfelt i Funksjonell kravspesifikasjon for betalingsformidlings- og kontoholdstjenester for staten, datert 01.02.2006. På grunnlag av økonomiregelverket for staten, og i samsvar med forslag til ny forskrift om offentlige anskaffelser, 14-3-1, tar Finansdepartementet sikte på å inngå parallelle Rammeavtaler med minst tre leverandører, forutsatt at det er et tilstrekkelig antall egnede leverandører og tilbud om leveranser av betalingsformidlings- og kontoholdstjenester til statlige virksomheter. Senter for statlig økonomistyring (SSØ) er ansvarlig for å foreta Kunngjøring av åpen anbudskonkurranse vedr. betalingsformidlings- og kontoholdstjenester for staten samt utarbeide konkurransegrunnlaget. Pkt. 2.2 Tidsplan gir en oversikt over anskaffelsesprosessen og ansvarlig instans. Konkurransen omhandler prioriterte tjenester, jf. vedlegg 5 nr. 6 til forslaget til ny forskrift. Anskaffelsen er over EØS-terskelverdier, og Del III av forslaget til ny forskrift kommer til anvendelse. Finansavtaleloven av 25.06.1999 regulerer sentrale former for avtaler og oppdrag om finansielle tjenester som tilbys av finansinstitusjoner. Rammeavtalene vil inneholde en bestemmelse om at finansavtalelovens bestemmelser ikke kommer til anvendelse mellom partene, med mindre annet utrykkelig er nevnt. Forskrift av 02.07.1999 nr. 719 om betalingsoppdrag til og fra utlandet vil bare komme til anvendelse for så vidt gjelder bestemmelser som er ufravikelige mellom partene. Lov om register over opplysninger om valutaveksling og overføring av betalingsmidler inn og ut av Norge (Valutaregisterloven), av 28.05.2004, med ikrafttredelse 01.01.2005, innfører rapporteringskrav i forbindelse med betalinger til og fra utlandet og i forbindelse med valutavekslingstransaksjoner. Dette, bl.a. for å forebygge og bekjempe økonomisk kriminalitet, og for å bidra til riktig skatte- og avgiftsbetaling. Finansdepartementet har, den 6. desember 2004 med hjemmel i ovennevnte lov, gitt ut Forskrift nr.1573 Forskrift om register over opplysninger om valutaveksling og overføring av betalingsmidler

6 inn og ut av Norge. Lovens og forskriftens krav kommer til anvendelse ved den foreliggende tilbudsinnbydelsen. Det foreliggende dokumentet inneholder retningslinjer for utforming av leverandørers tilbud på grunnlag av Senter for statlig økonomistyrings kunngjøring av februar 2006 om kjøp av betalingsformidlings- og kontoholdstjenester for statlige virksomheter. Videre inneholder dokumentet krav til de tjenestene som etterspørres blant annet av forretningsmessig og innsyns-/kontrollmessig art. Konkurransegrunnlaget består i tillegg av en egen funksjonell kravspesifikasjon for betalingsformidlings- og kontoholdstjenester for staten, datert 01.02.2006 (heretter benevnt den funksjonelle kravspesifikasjonen ). De definisjonene som er tatt inn i den funksjonelle kravspesifikasjonen, gjelder tilsvarende for det foreliggende dokumentet. Tilbudsinnbydelsens pkt. 2 inneholder en oversikt over anskaffelsesprosessen. I pkt. 3 omtales omfanget av leveranser under kunngjøringen. Pkt. 4 inneholder retningslinjer for utformingen av tilbudet (inkl. pristilbudet). I pkt. 5 er det nærmere beskrevet den hovedstruktur en legger til grunn for det Avtaleverket som inngås på grunnlag av denne kunngjøringen. Videre omtales blant annet forbehold knyttet til justering av Rammeavtaler som inngås. I pkt. 6 gjennomgås ulike bestemmelser som vil bli krevd tatt inn i Rammeavtaler med banker på grunnlag av tilbudsinnbydelsen. I henhold til 17 i Reglement for økonomistyring i staten skal virksomhetene benytte felles standarder for statens betalingssystemer, noe som innebærer at betalingsformidlingen skal skje gjennom statens konsernkontoordning. Etter den nåværende Rammeavtalens pkt. 4.3 kan partene inngå tillegg til Avtaleverket dersom det oppstår behov for å ta i bruk nye produkter eller tjenester som ikke inngår i Rammeavtalen. Dette skal gjøres ved å utlyse en åpen anbudskonkurranse. I pkt. 7 omtales valutakonti som skal ha egen Tilleggsavtale. Utgangspunktet for bruk av Tilleggsavtalen vil være at virksomheten gis unntak fra Bestemmelser om økonomistyring i staten pkt. 3.4.1 og 3.4.3. Senter for statlig økonomistyring behandler søknader fra virksomheter for slike unntak. I pkt. 8 omtales tjenester for utbetalinger knyttet til statspapirer registrert i verdipapirregisteret i Verdipapirsentralen. Disse tjenester skal også håndteres i en Tilleggsavtale. Det er leverandørens ansvar at tilbudet er fullstendig ved åpningen, ved at det inneholder den dokumentasjon som etterspørres i henholdsvis kunngjøringen og i de to foreliggende grunnlagsdokumentene. Tilbud med mangelfull dokumentasjon vil bli avvist. All dokumentasjon i forbindelse med tilbudet med vedlegg skal være på norsk. Utenlandske dokumenter skal være oversatt til norsk av en autorisert translatør.

7 2 ANSKAFFELSESPROSESSEN 2.1 Grunnlag og kontraktstildelingskriterier Kunngjøringen av februar 2006 om kjøp av betalingsformidlings- og kontoholdstjenester for statlige virksomheter skjer i tråd med retningslinjer i forslag til ny forskrift om offentlige anskaffelser. Forslaget til forskrift er fastsatt med hjemmel i lov om offentlige anskaffelser mv. av 16. juni 1999 nr. 69. Ajourført med endringer ved lov av 15. juni 2001 og 14. desember 2001. Det er en rekke krav i funksjonell kravspesifikasjon som er formulert ved bruk av skal. Disse vil være absolutte minimumskrav, og ikke tildelingskriteria. Det gis kun et unntak, dersom en Bank, på et begrenset antall punkter, har behov for å avslutte et påbegynt prosjekt for å oppfylle kravene i den funksjonelle kravspesifikasjonen, gis det anledning til at Banken gjør dette innen 3 måneder. I henhold til forslaget til ny forskrift om offentlige anskaffelser vil kvalifikasjonskravene til leverandøren være økonomisk og finansiell stilling samt oppfyllelse av funksjonell kravspesifikasjon, jf. kravene til dokumentasjon som er stilt i kunngjøringen og i konkurransegrunnlaget for øvrig. Etter en slik vurdering vil valg av leverandør(er) skje ut fra følgende kontraktstildelingskriterier: Finansdepartementet vil, etter innstilling fra Senter for statlig økonomistyring, velge de(t) økonomisk mest fordelaktige tilbud, jf. 20-2 Kriterier for valg av tilbud i forslag til ny forskrift om offentlige anskaffelser, vurdert på grunnlag av følgende: Pris vektes med 50%. Se for øvrig pkt. 4.7.5 Volumavhengige priser, i tilbudsinnbydelsen. Kvalitet vektes med 25%, og følgende elementer vil vektlegges i vurderingen: Bankens beskrivelse og dokumentasjon på prosedyrer for transaksjonshåndtering. Bankens beskrivelse og dokumentasjon på prosedyrer og tidsfrister for håndtering av feil og klager. Banken beskrivelse og dokumentasjon på prosedyrer for tidsfrister for avviste transaksjoner, og bankens dokumentasjon på sin innsats på dette området, jf. punkt 4.8.4. Bankens beskrivelse og dokumentasjon på rutiner for kundeoppfølging, og opplegg for periodisk brukerevaluering. Service vektes med 25%, og følgende elementer vil vektlegges i vurderingen:

8 Bankens beskrivelse av løsning for serviceapparat, inklusive om løsningen er dedikert og dimensjonert til behov innenfor Statens Konsernkontoordning. Bankens beskrivelse av etablering av leveranse og drift: Jf. bl.a. krav i pkt. 6.1 om tilstrekkelig kapasitet til å dekke behovet for oppfølging av virksomhetene til enhver tid, og krav i pkt. 6.2 om tilgang for virksomhetene til et fullverdig testsystem med tilhørende rutiner hos banken. I pkt. 6.7 er det også stilt krav til banken om varsel om innføring av nye systemer, oppgraderinger og lovendringer som berører virksomhetene. Dette henger også sammen med krav til oppfølging mot leverandører av økonomi- og lønnssystemer, jf. pkt. 4.8.2. Banken presenterer dokumentasjon på at den tilfredsstiller disse kravene. Bankens beskrivelse av prosedyrer for driftsavvik og driftsfeilsituasjoner: Det vises her bl.a. til krav i pkt. 6.8, 6.9 og 6.10 om varsling ved henholdsvis driftsavvik og mulig streik/lockout og håndtering av feilsituasjoner. Bankens beskrivelse av utviklingsaktiviteter som er rettet mot å oppfylle virksomhetenes behov: Jf. bl.a. krav i pkt. 6.3 til forbedring av rutiner og produkter slik at de blir godt tilpasset kundenes (virksomhetenes) behov. Bankens beskrivelse av veiledning og produktopplæring til virksomhetene. Ifølge 18-2 i forslag til ny forskrift om offentlige anskaffelser er det følgende krav til tilbudets utforming: Tilbudet skal være skriftlig og avgis i lukket og merket forsendelse, enten direkte eller pr. post. Tilbudet skal være signert. Det åpnes ikke for at leverandøren kan gi alternative tilbud, jf. 18-4 i forslag til ny forskrift om offentlige anskaffelser. Det er ikke tillatt å levere tilbud som inneholder avvik fra konkurransegrunnlaget, jf. 18-3 i forslag til ny forskrift om offentlige anskaffelser. Funksjonell kravspesifikasjon inneholder særkrav i forbindelse med tilleggsavtaler når disse er påkrevd. Det er tillatt å tilbakekalle eller endre tilbud inntil tilbudsfristens utløp, jf. 18-5 i forslag til ny forskrift om offentlige anskaffelser. Tilbakekall skal skje skriftlig. En endring av tilbud er å betrakte som et nytt tilbud, og skal foretas iht. 18-2 i forslag til ny forskrift om offentlige anskaffelser. Forslaget til ny forskrift om offentlige anskaffelser 18-16 stiller en del krav til oppdragsgivers begrunnelsesplikt. Senter for statlig økonomistyring har ansvar for å gi tilstrekkelig informasjon slik at leverandøren kan vurdere om oppdragsgivers valg har vært saklig og forsvarlig.

9 Eventuell rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget skal skje iht. 15-3 i forslag til ny forskrift om offentlige anskaffelser. 2.2 Tidsplan I tabellen nedenfor gis en oversikt over anskaffelsesprosessen, med henvisninger til videre omtale. Parallelle Rammeavtaler med vedlegg (avtaleverk) forutsettes å foreligge etter tidspunktet for valg av leverandører. Aktivitet/milepæl 1 Kunngjøring av åpen anbudskonkurranse i DOFFIN/elektronisk Norsk Lysingsblad og TED Luxembourg. 2 Frist for eventuelle skriftlige spørsmål om konkurransegrunnlaget fra leverandørene. 3 Frist for Senter for statlig økonomistyring til å gi skriftlige tilleggsopplysninger. Tidspunkt/ Tidsfrist Senest februar 2006 4 Frist for mottak av tilbud. 29.05.2006 kl. 16.00 Ansvar Senter for statlig økonomistyring 07.04.2006 Senter for statlig økonomistyring 02.05.2006 Senter for statlig økonomistyring Senter for statlig økonomistyring 5 Åpning av tilbud. 01.06.2006 Senter for statlig 6 Gjennomgang av tilbudene, testing av tilbudte løsninger, samlet vurdering i henhold til kriteriene i konkurransegrunnlaget. 7 Skriftlige spørsmål fra Senter for statlig økonomistyring til potensielle leverandører vedrørende mottatte tilbud. 8 Karenstid, jf. 20-3 i forslag til ny forskrift om offentlige anskaffelser. 9 Utkast til avtaleverk er distribuert fra Senter for statlig økonomistyring. økonomistyring Fra åpningen Senter for statlig økonomistyring 01.08-15.08.2006 Senter for statlig økonomistyring Senter for statlig økonomistyring 01.09.2006 Senter for statlig økonomistyring Merknader Jf. kunngjøringen og omtale i oversendelsesbrevet for konkurransegrunnlaget. Ikke offentlig, jf. kunngjøringen. Jf. omtale blant annet i pkt. 2.1 om tildelingskriterier og i pkt. 6.2 om krav til test av systemløsninger Baseres på omtalen i dette dokumentet, jf. særlig pkt. 5 og

10 10 Veileder for avropsprosedyrer for 15.09.2006 statlige virksomheter er tilgjengelig. 11 Vedståelsesfrist. 30.12.2006 kl. 16.00 12 Rammeavtaler og Tilleggsavtaler Ca. oktober undertegnes, inklusive eventuelle 2006 utviklingsaktiviteter. 13 Virksomheters avrop (bestilling) på inngåtte Rammeavtaler og Tilleggsavtaler skal foretas. 31.12.2006 jf. pkt. 3 Omfanget av leveranser Finansdepartementet pkt. 6. Straks valg av leverandører er foretatt; med hensyn til utviklingsaktiviteter Jf. pkt. 4.6. Fra og med det tidspunktet rammeavtaler foreligger i undertegnet stand.

11 3 OMFANGET AV LEVERANSER Økonomiregelverkets krav gjelder som obligatoriske krav for departementene og underliggende statlige virksomheter som får sine bevilgninger fastsatt på statsbudsjettet medregnet folketrygden 1. Ifølge 3 i Reglementet for økonomistyring i staten er det Finansdepartementet som fastsetter bestemmelser om økonomistyring i staten for gjennomføring av dette reglementet. Ifølge pkt 3.4.1 i Bestemmelser om økonomistyring i staten skal virksomhetenes betalingsformidling i form av inn- og utbetalinger skje gjennom statens konsernkontoordning, slik at alle statlige likvider daglig samles i Norges Bank. Finansdepartementet inngår avtale med enkelte banker om betalingsformidling og kontohold. En Virksomhet velger bankforbindelse i.h.t. veileder fra Senter for statlig økonomistyring, som skal gjøres tilgjengelig innen 15.09.2006, etter følgende avropsprosess: a) Virksomheten gjennomfører en minikonkurranse, om nødvendig i kontakt med overordnet departement, iht. 14-3-3 i forslag til ny forskrift om offentlige anskaffelser. Alle Virksomheter skal foreta avrop senest innen 31.12.2006. b) Konkurransen gjennomføres etter skriftlig henvendelse til alle Rammeavtalebanker, som Finansdepartementet har inngått Avtale med. c) Virksomheten utarbeider en produkt-matrise som inneholder informasjon om hvilke produkter som i hovedsak benyttes av Virksomheten, samt hvilke årlige volum som forventes. Nedenfor er det illustrert et eksempel. La oss anta at det velges to Rammeavtalebanker etter anbudskonkurransen, hvor Bank A og Bank B tilbyr hhv. følgende betingelser: Produkt Bank A Bank B Produkt 1 3,- 2,- Produkt 2 2,- 3,- For en virksomhet vil det være forventet volum som er avgjørende for totalkostnaden. Produkt/totalkostnad Forventet volum Kostnad Bank A Kostnad Bank B Produkt 1 1.000 3.000,- 2.000,- Produkt 2 500 1.000,- 1.500,- Totalkostnad 4.000,- 3.500,- 1 Statlige virksomheter og virksomheter benyttes som felles betegnelser for både departementer og underliggende virksomheter videre i dokumentet.

12 Gitt at Virksomheten kun ønsker en bankforbindelse, vil Bank B i dette tilfellet komme best ut. Virksomheten har imidlertid mulighet til å velge flere bankforbindelser, dvs. Produkt 1 fra Bank B og Produkt 2 fra Bank A. d) Virksomheten velger bankforbindelse ved bruk at to kriterier som hver vektes med 50%: totalkostnad og service knyttet til de produktene Virksomheten benytter. Ved vurdering av service skal Virksomheten ta utgangspunkt i kriterier som er beskrevet i punkt 2.1, men utelukkende iht. egen produktmatrise. Dvs. at hvis Virksomheten vurderer at Bank A har vesentlig bedre service knyttet til produkt 1 og/eller produkt 2, vil Bank A vinne minikonkurransen selv om Bank B har lavere pris. Virksomheten skal dokumentere og oppbevare kriteriene for avropsbeslutningen. Avropsbeslutningen skal være skriftlig begrunnet. e) Virksomheten har anledning til å benytte flere Banker som bankforbindelse, slik eksemplet ovenfor viser. f) I begynnelsen av Rammeavtale-perioden har alle bankene basispriser. Virksomheter som blir etablert i Avtaleperioden eller de Virksomheter som velger å skifte bankforbindelse vil ha pris-tilbud avhengig av hvilket volum-intervall den enkelte Bank vil ha nådd. Det presiseres at Bankene ikke har anledning til å tilby andre priser enn pris-matrisene opplyser om. g) Når samlet antall gjennomførte transaksjoner over en 12-måneders periode overstiger en fastsatt volumgrense, skal nye priser gjelde fra påfølgende måned, men dersom en eller flere Banker oppnår de nødvendige volumer etter avropsprosessen 31.12.2006 eller før det er gått 12 måneder, skal prisene endres fra påfølgende måned. Prisene vil dermed gjelde for alle virksomheter som har valgt den aktuelle Bank som bankforbindelse. h) Virksomheten informerer Banken om sitt valg via standard avropsdokument(er) som ligger som vedlegg til Rammeavtalen. Overnevnte kostnadsvurdering er utgangspunkt for valg av bankforbindelse, men dette er ikke til hinder for at Virksomheten tar i bruk evt. andre produkter som inngår i Rammeavtalen i Avtaleperioden. Finansdepartementet fastsetter retningslinjer for Virksomhetens tilgang til oppgjørskontoer i Norges Bank og arbeidskontoer i banken. Senter for statlig økonomistyring (SSØ) ble etablert 1.1.2004 som et ordinært forvaltningsorgan under Finansdepartementet. SSØ har ansvar bl.a. for å forvalte virksomhetenes oppgjørskontoer i Norges Bank forvalte rammeavtalene med bankene

13 gi informasjon og råd til statlige virksomheter om statlig betalingsformidling rådgi Finansdepartementet om utvikling av felles standarder for statlig betalingsformidling. Ansvaret for oppfølgingen av de ulike kravene som regelverket stiller til statlige virksomheter - herunder betalingsformidling - ligger til ledelsen i den enkelte virksomhet. På bakgrunn av bestemmelsene i økonomiregelverket omfatter kunngjøringen leveranser av betalingsformidlings- og kontoholdstjenester til alle statlige virksomheter. Transaksjonsvolumet innenfor statens konsernkontoordning forventes å ligge i størrelsesorden 55 60 mill. betalingstransaksjoner pr. år. I 2005 var antallet transaksjoner 54,2 mill., herav 11,3 mill. innbetalinger og 42,9 mill. utbetalinger. Pr. 30.06.2005 var det 1.230 oppgjørskonti i konsernkontosystemet i Norges Bank. Dette tilsvarer om lag 400 virksomheter. Det tas forbehold om at omorganiseringer og endringer av oppgaver for statlige virksomheter kan medføre endringer i omfanget av leveranser under statens konsernkontoordning. Følgende hovedgrupper av tjenester etterspørres: - kontohold i NOK - betalingstjenester i NOK (inn- og utbetalinger) - kontohold i valuta * - betalingstjenester i valuta (inn- og utbetalinger) * - inn- og utbetalinger knyttet til statsgjeld * - valutaveksling knyttet til betalingstjenester - tilgang til bedriftsterminal - tilgang til betalingsterminal * Både kontohold og betalingstjenester i valuta utenfor statens konsernkontoordning samt inn- og utbetalinger knyttet til statsgjeld er unntaksprodukter som skal håndteres i separate Tilleggsavtaler, jf. pkt. 7 og 8. En forutsetning for bruk av Tilleggsavtale for valutakonti er at virksomheten gis visse unntak fra pkt. 3.4.1 og 3.4.3 i Bestemmelser om økonomistyring i staten. Iht. punkt 4.3 er det adgang til ikke å gi tilbud på unntaksproduktene. Kunngjøringen omfatter ikke andre bank- og finanstjenester som f.eks. betalingskort, likviditetsforvaltning, långivning eller garantier. Gjeldende Rammeavtaler inngått i 2003 avvikles 31.12.2006. Innen dette tidspunktet skal alle virksomheter være over på de nye Rammeavtalene. Det er Finansdepartementet som inngår parallelle Rammeavtale med leverandører om leveranser av betalingsformidlings- og kontoholdstjenester til statlige

14 virksomheter, jf. pkt. 1. Den enkelte statlige Virksomhet skal kunne foreta avrop (bestilling) på de nye avtalene som beskrevet ovenfor. 4 TILBUDENES FORM OG INNHOLD 4.1 Oppbygging av tilbud Vi ber om at leverandøren legger følgende struktur til grunn ved utforming av tilbudet: - Pristilbud skal utformes i tråd med retningslinjer omtalt i pkt. 4.7. - Det skal gis en beskrivelse av de forholdene som er omtalt i pkt. 4.8. - Kravene i pkt. 5 og pkt. 6 vedrørende Avtaleverk skal bekreftes akseptert, enten punktvis og fortrinnsvis i den rekkefølgen som benyttes av oppdragsgiver, eller samlet (og med konkret henvisning til de to punktene). - Kravene i den funksjonelle kravspesifikasjonen, knyttet til henholdsvis innbetalinger, utbetalinger, kontohold, oppgjør i Norges Bank og sikkerhet, skal bekreftes som oppfylt/ikke oppfylt, punktvis, og fortrinnsvis i den rekkefølgen som benyttes av oppdragsgiver i dokumentet. Leverandøren bes gi en kort beskrivelse av de løsningene som tilbys. For eventuelle skal-krav som ikke er oppfylt ved tilbudsfristens utløp, skal forpliktende ferdigstillelsesdato oppgis (jf. pkt. 4.6). 4.2 Fullstendig tilbud Det er leverandørens ansvar at tilbudet er fullstendig ved åpningen av konkurransen ved at det inneholder den dokumentasjonen som etterspørres i kunngjøringen og i det foreliggende konkurransegrunnlaget, herunder skatteattest og HMS egenerklæring. Iht. 15-15-3 i forslag til ny forskrift om offentlige anskaffelser, skal skatteattestene ikke være eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbud med mangelfull dokumentasjon kan bli avvist. Når det gis tilbud på betalings- og kontoholdstjenester knyttet til valutakonti, skal leverandøren i sitt tilbud presentere kreditt-vurdering fra et rating-selskap som dokumenterer at leverandørens kreditt-verdighet tilsvarer en av de følgende ratinger: Standard & Poor s Moody s Betegnelse AAA Aaa Extremely strong AA+ Very strong AA aa2 Very strong AA- aa3 Very strong

15 A+ Strong A A2 Strong A- A3 Strong Den presenterte dokumentasjon på kreditt-vurdering kan ikke være eldre enn ett år. Hvis samarbeidende banker gir tilbud, hvor enkelte banker i alliansen ikke har kreditt-rating, er det en forutsetning at det etableres interne garantiordninger slik at banken med beste kreditt-rating garanterer for de øvrige. Det legges opptil årlig rapportering av kreditt-rating til Senter for statlig økonomistyring (SSØ), jf. pkt. 6.15. 4.3 Adgang til å gi tilbud på deler av tjenestene Det er adgang for leverandør til å gi tilbud som dekker bare deler av betalingsformidlings- og kontoholdstjenestene som etterspørres i dette dokumentet. 4.4 Adgang til at flere banker kan gi tilbud sammen Det gis adgang til at banker eller grupper av banker kan gi tilbud i samarbeid. 4.5 Tilbud til alle virksomheter innenfor konsernkontoordningen Tilbudet skal omfatte alle virksomheter innenfor statens konsernkontoordning. Det vises til omtale i pkt. 1 og 3 av hvilke virksomheter som omfattes av ordningen. 4.6 Løsninger med avvikende funksjonalitet De funksjonelle kravene som er stilt fra staten, er ansett som grunnleggende krav for økonomiforvaltningen i statlige virksomheter basert på økonomiregelverket for staten. Den funksjonelle kravspesifikasjonen inneholder en ytterligere konkretisering av økonomiregelverkets krav. De fleste av kravene er omtalt som skal-krav. Skal-kravene er i denne forbindelse krav av absolutt karakter. De bør-kravene som stilles, peker ut den utviklingen staten ønsker i funksjonalitet og som ved endringer av økonomiregelverket og/eller ved senere kunngjøringer kan bli stilt som skalkrav. Det forutsettes at banken tilbyr statlige virksomheter tjenester med funksjonalitet i tråd med skal-kravene som stilles i konkurransegrunnlaget. Slik funksjonalitet skal være på plass i forhold til bankens systemer på tidspunktet for inngåelse av Rammeavtale. På et begrenset antall punkter kan det imidlertid bli gitt åpning for at løsninger i tråd med statens krav skal komme på plass i løpet av tre måneder etter at avgjørelse om Rammeavtale er meddelt banken. Banken vil i så tilfelle måtte forplikte seg til å ha løsninger på plass (installert og uttestet) innen den fastsatte tidsfristen. Dersom slike tidsfrister ikke

16 overholdes, skal Finansdepartementet ha rett til å si opp Rammeavtalen med umiddelbar virkning, jf. pkt. 6.11, b. 4.7 Pristilbud 4.7.1 Generelt om priser Utgangspunktet for prisene i tilbudet skal være enhetspriser pr. gjennomført transaksjon. Enhetsprisene skal utgjøre bankens fulle kompensasjon for utførelse av tjenester, og skal være faste gjennom hele avtaleperioden. Vedrørende endringer i h.h.v. portosatser, satser for merverdiavgift samt interbankgebyrer vises det til omtale under pkt. 4.8.7 og 6.4, f, g og h. Bruk av priselementer som er uavhengige av det faktiske antallet transaksjoner, herunder faste priselementer og priser regnet i forhold til annet enn antall transaksjoner, skal bare kunne nyttes der dette kan gi et vesentlig insitament for virksomhetene til riktig forbruk av en kostnadskrevende deltjeneste. Etablering og bruk av henholdsvis bedriftsterminalløsninger og betalingsterminaler, samt etablering av løsninger for e-faktura 2, kan herunder prises direkte i tillegg til pris pr. transaksjon. I 2001 vedtok EU Forordning 2560/2001 om betalinger på tvers av landegrensene i EURO. Den regulerer bl.a. priser på betalinger i EURO, slik at priser på slike ikke skal være høyere enn priser på tilsvarende innenlandske betalinger i EURO. I første omgang gjelder forordningen for overførsler på beløp inntil EUR 12,500. Fra 01.01.2006 økes beløpsgrensene til EUR 50,000. Etter at Norge har gitt sin tilslutning til forordningen blir prisene på EUbetalinger i Norge harmonisert med EU. Tilbydere vil kunne ta utgangspunkt i dette i forbindelse med prising av EU-betalinger. Kostnadselementer som oppstår i og med kravene til funksjonalitet som stilles fra statens side, og som virksomhetene i begrenset eller ingen grad kan påvirke ved sin tilpasning, skal i alle tilfeller regnes inn i enhetsprisene i tilbudet pr. gjennomført transaksjon. Dette gjelder blant annet dekning av kostnader knyttet til: - kontohold/administrasjon - mottak av betalingsoppdrag fra Virksomheten (uavhengig av overføringsmedium) - all returinformasjon som Virksomheten skal motta i henhold til den funksjonelle kravspesifikasjonen - utstedelse og oversendelse av faktura - oppgjørstransaksjoner til Norges Bank Tilsvarende gjelder for dekning av bankens kostnader til utvikling av løsninger i tråd med statens funksjonelle krav. Det åpnes således ikke for at leverandøren kan kreve særskilt godtgjørelse for slike utviklingskostnader. Det vises i denne 2 Elektronisk formidling av fakturainformasjon fra virksomheten og presentasjon av faktura ved bruk av nettbankløsninger e.l.

17 forbindelse til retningslinjene omtalt ovenfor for prising av tjenester under konsernkontoordningen, og at det er den enkelte virksomhet som skal forestå avrop innenfor Rammeavtalen og som skal dekke kostnadene ved sin betalingsformidling. Prisene i tilbudene kan ikke differensieres etter virksomhet, herunder etter den enkelte virksomhets størrelse (transaksjonsvolum). Videre åpnes det ikke for å kunne kreve særskilt dekning av kostnader ved etablering av avtaleforhold og forberedelse av oppstart av nye rutiner for virksomheter i tråd med den standardfunksjonalitet som ligger i konkurransegrunnlaget (utover for bedriftsterminalløsning, betalingsterminal og e-faktura, jf. omtale ovenfor). 4.7.2 Transaksjonsformer I pkt. 3 i den funksjonelle kravspesifikasjonen er transaksjonsformene, som er aktuelle ved innbetalinger til staten, omtalt. Tilsvarende er utbetalinger fra staten omtalt i pkt. 4. Det vises også til pkt. 4.7.5 i dette dokumentet. Vi ønsker i tråd med dette priser spesifisert for følgende betalingstjenester: Innbetalinger: - elektronisk og blankettbasert girering med KID - elektronisk og blankettbasert girering med melding - elektronisk og blankettbasert girering med melding pr. girofax/giromail - direkte debitering eller tilsvarende tjenester der Virksomheten har sendt fakturainformasjon til en finansinstitusjon, og det foreligger avtale med betaler om gjennomføring av betaling. Eksempelvis avtalegiro. - kontant innbetalt giro/blankett (dersom denne tjenesten har annen pris overfor mottaker enn elektronisk og blankettbasert girering) - kontant innbetaling fra Virksomheten til arbeidskonto hos Banken av beløp som er innbetalt kontant til Virksomheten (inkl. sjekker). Vi ønsker både pris for enkeltinnbetalinger og for dagsoppgjør - girering fra utlandet godskrevet konto i norske kroner - godskrift av utenlandske sjekker til konto i norske kroner - e-faktura, forsendelse av fakturainformasjon Utbetalinger: - elektronisk girering uten melding (eksempelvis lønnsutbetalinger) - elektronisk girering med melding - giro utbetaling - sjekk, bankremisse, advisert giro - elektronisk girering til utlandet belastet konto i norske kroner

18 - elektronisk utbetaling, belastet konto i norske kroner, til mottaker uten konto i utlandet (f.eks. utenlands sjekk) - manuell girering til utlandet belastet konto i norske kroner - manuell utbetaling, belastet konto i norske kroner, til mottaker uten konto i utlandet (f.eks. utenlands sjekk), herunder EU-betalinger I tillegg kan bruk av blankettbasert girering (både sendt pr. post og levert i skranke) være aktuelt i meget begrenset omfang ved utbetalinger. Vi ber om pris også for denne tjenesten. Ved bruk av formater basert på edifact-meldinger for utveksling av data mellom virksomheter og Banken, ber vi om at betalingstjenester basert på dette formatet inngår i tilbudet. Med melding ved utbetaling menes i det ovenstående fysisk produksjon og framsending av informasjon på papir pr. post eller elektronisk. KID er i denne sammenheng ikke å anse som melding. I enkelte sammenhenger vil flere enkeltbetalinger (debet) som sendes elektronisk til banker med samme dato og til samme mottaker, bli trukket sammen slik at mottaker tilføres ett pengebeløp (kredit). Dette skjer enten som en del av standardformatet, og gjøres ved generering av et betalingsoppdrag, eller i form av en avtale mellom virksomheten og banken. Slik sammentrekking anses som en rent teknisk og formatbestemt funksjonalitet. Det bes oppgitt hvordan banken priser slike transaksjoner i forhold til om staten er avsender (utbetalinger) eller mottaker (innbetalinger), jf. spesifisering over. 4.7.3 Vekslingsmarginer En del virksomheter har ut- og innbetalinger til/fra utlandet. Størrelsen på enkeltbetalingene kan variere betydelig. For betalinger i valuta, skal leverandøren i tillegg til pris pr. transaksjon, gi tilbud på vekslingsmarginer ved kjøp og salg av valuta. Tilbudet skal omfatte kurante valutasorter og kan differensieres etter motverdi i NOK. Virksomhetene skal i tillegg ha adgang til å gjøre direkte avtale med banken fra gang til gang om marginer ved veksling av større enkelttransaksjoner. Vi ber om at det i tilbudet oppgis marginer for kjøp og salg av valuta med motverdi mindre enn og over NOK 500.000,-. Finansdepartementet vil inngå Tilleggsavtale for valutakonti som skal dekke kontohold i valuta samt betalingstjenester i valuta (inn- og utbetalinger), jf. pkt. 5 Avtaleverkets form og innhold, under visse forutsetninger som er beskrevet under pkt. 7.2. Virksomhetene må søke unntak fra Bestemmelser om økonomistyring i staten før valutakonti kan åpnes.

19 4.7.4 Betalingsterminal Vi ber om pristilbud på betalingsterminaler til bruk ved innbetalinger ved virksomhetens kontorsted. Tilbudet skal dekke tilknytning, kjøp/leie av betalingsterminaler, inklusiv eventuell korttidsleie og bruk av terminalen (kommunikasjon og eventuell transaksjonspris). Dersom både faste og mobile terminaler tilbys, ber vi om pris på begge alternativene. 4.7.5 Volumavhengige priser Kunngjøringen omfatter et meget betydelig antall transaksjoner, jf. omtalen i pkt. 3. For å kunne ta hensyn til dette volumet, skal leverandøren gi priser for ulike transaksjonsformer ved alternative volumer. Følgende opplegg forutsettes lagt til grunn: - Volumprisene skal fastsettes på grunnlag av statens totale kjøp av betalingstjenester fra banken innenfor konsernkontoordningen. Ved Avtaleperiodens start nullstilles alle de eventuelt opparbeidede volumer iht. tidligere Avtaler. Prisene skal baseres på volumet for alle virksomheter og for alle transaksjonsformer samlet (dvs. ikke for èn og èn transaksjonsform - eller grupper av transaksjonsformer - sett isolert). - Volumprisene skal baseres på de til enhver tid 12 siste månedsobservasjoner av samlet antall transaksjoner under Avtalen(e) med banken, eventuelt over perioden Avtalen(e) har løpt dersom denne er kortere enn 12 måneder, jf. pkt. 3, g. - Når samlet antall transaksjoner over en slik 12-månedsperiode overstiger en fastsatt volumgrense, skal nye priser gjelde fra påfølgende måned. Det vil si at observasjoner fram til og med f.eks. juli, skal danne basis for eventuelle prisendringer med virkning fra og med august. - En eventuell reduksjon av samlet antall transaksjoner som medfører at transaksjonsvolumet faller under en fastsatt volumgrense (som gjeldende priser for banken er fastsatt med utgangspunkt i), skal ikke medføre endring i priser med mindre det nye transaksjonsvolumet er mer enn 10 pst. lavere enn vedkommende volumgrense. Banken skal månedlig oversende statistikk til Senter for statlig økonomistyring over transaksjonsvolum under statens konsernkontoordning, jf. pkt. 6.4, j. Volumavhengige priser i tråd med ovenstående opplegg skal tilbys for minimum følgende transaksjonsformer forutsatt at transaksjonsformene inngår i bankens tilbud: Innbetalinger: - elektronisk og blankettbasert girering med KID - elektronisk og blankettbasert girering med melding - elektronisk og blankettbasert girering med melding pr. girofax/giromail - avtalegiro

20 - e-faktura, forsendelse av fakturainformasjon Utbetalinger: - elektronisk girering uten melding - elektronisk girering med melding - giro utbetaling - elektronisk girering til utlandet belastet konto i norske kroner Vi ber - i tillegg til en basispris/standardpris (gjeldende for et volum under laveste volumgrense nedenfor) - om priser på de ulike transaksjonsformene gitt et årlig samlet transaksjonsvolum (alle transaksjonsformer) på følgende alternative volumer (mill. transaksjoner): Basis pris 1,0 5,0 15,0 4.7.6 Nærmere om enkelte virksomheter (i) Statens lånekasse for utdanning Statens Lånekasse for utdanning benytter, fra sommeren 2005, ikke lenger den kombinerte gjeldsbrev/giro utbetalingsblanketten til utbetaling av utdanningsstøtte som de har benyttet tidligere. Tidligere spesialblankett for gjeldsbrev og giroutbetaling ble faset ut 31.10.2005. Den nye ordningen innebærer at det utstedes et gjeldsbrev som underskrives av støttemottaker og returneres til Lånekassen. Lånekassen vil kontrollere og registrere gjeldsbrevblanketten, hvor det deretter blir foretatt en ordinær overføring av utdanningsstøtte til en på forhånd oppgitt bankkonto. (ii) Rikstrygdeverket (NAV) Rikstrygdeverkets utbetaling av trygdeytelser skal skje i tråd med standard funksjonalitet under statens konsernkontoordning, slik denne er omtalt i pkt. 4 i funksjonell kravspesifikasjon. Banken skal som omtalt i pkt. 2.2 i det samme dokumentet, sikre korrekt betalingsdag både ved konto til konto utbetaling og ved bruk av giro utbetaling. I likhet med utbetaling av lønn og lønnsliknende ytelser for øvrig, forutsettes det også at mottaker gis kredit valutering samme dag, uavhengig av i hvilken bank mottaker har konto. Videre skal det ikke tas gebyr fra mottaker, verken ved godskrift av konto eller ved kontant heving av en giro utbetaling i banken. Det legges i tråd med dette til grunn at leverandøren priser utbetaling av trygdeytelser konto til konto uten melding som øvrige lønnsutbetalinger elektronisk girering uten melding. Kontantutbetalinger forutsettes priset som øvrige giro utbetalinger. Trygdeytelser med melding prises som elektronisk girering med melding. Det vises for øvrig til pkt. 4.7.2 og pkt. 4.7.5.