Veileder. Minikonkurranse Avrop på rammeavtaler av 29. juni 2010 om betalings- og kontoholdstjenester for staten

Transkript

1

2 Veileder Minikonkurranse Avrop på rammeavtaler av 29. juni 2010 om betalings- og kontoholdstjenester for staten

3 FORORD Statlige virksomheter hadde nær 59 millioner betalingstransaksjoner i Det er viktig at disse håndteres av profesjonelt og gjennom effektive arbeidsprosesser som tar hensyn til statlige virksomheters behov. Det er også viktig at statlige virksomheter får dra nytte av konkurranse mellom tilbyderne av betalingstjenester. Økonomiregelverket for staten legger premissene for betalings- og kontoholdstjenester for staten. Statlige virksomheter skal i henhold til regelverket benytte felles standarder for statens betalingssystemer, noe som innebærer at betalingsformidlingen skal foregå innenfor Statens konsernkontoordning. Virksomhetenes bankkontoer skal opprettes hos banker som Senter for statlig økonomistyring (SSØ) inngår rammeavtaler med. Kontoene er knyttet opp mot konsernkontosystemet i Norges Bank, slik at alle statlige likvider daglig samles der. Statens kjøp av betalingstjenester i markedet er underlagt Lov om offentlige anskaffelser. Loven forutsetter at en anskaffelse så langt som mulig skal være basert på konkurranse ut fra et ønske om å oppnå effektiv ressursbruk. Konkurransen i forbindelse med anskaffelse av tjenester for betalingsformidling for statlige virksomheter skjer i to trinn: I første trinn av konkurransen konkurrerer banker seg imellom for å inngå en rammeavtale med SSØ. Bankene som blir inkludert i rammeavtaler deltar så i neste trinn. Dette skjer i form av en minikonkurranse som hver enkelt statlige virksomhet skal gjennomføre for å få dekket sitt behov for betalingstjenester. SSØs oppgaver på betalingsformidlingsområdet omfatter bl.a. det å gi informasjon og råd til statlige virksomheter om statlig betalingsformidling. Denne veilederen beskriver hvordan den enkelte virksomhet skal foreta valg av bank etter en minikonkurranse. Veilederen blir gjort tilgjengelig på vår internettside Vi håper at veilederen blir et nyttig verktøy i statlige virksomheters prosess for anskaffelse av betalingstjenester og tar gjerne i mot kommentarer til veilederen. August 2010 Marianne Andreassen, direktør SSØ 2

4 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Innledning Bakgrunn Formål Definisjoner Rammeavtaler og avtalestruktur Banker det er inngått avtale med Rammeavtalebankenes kontaktpunkter i avropsprosessen Rammeavtalens omfang Rammeavtalens varighet Oppsigelse av avtaleverket Tilleggavtaler Innskudd som skal holdes utenfor statens konsernkonto Kriterier for valget av tilbud til rammeavtalene Minikonkurranse Definisjon av minikonkurranse Tildelingskriterier for valg av bank ved minikonkurranse Gjennomføring av minikonkurranse prosessbeskrivelse og tidsfrister Det praktiske arbeidet ved en minikonkurranse Anvendelse av tildelingskriteriene ved valg av tilbud Egen produkttabell eksempel Den statlige virksomhetens totale kostnader Generelt om priser Beregning av totalkostnad eksempel Valg etter laveste totalkostnad eksempel Avtale med flere banker eksempel Service Generelt om service Valg etter beste service eksempel Samlet vurdering av totalkostnad og service Dokumentasjon Begrunnelsesplikt og klager Anskaffelsesprotokoll og avropsdokumentasjon Offentlighet Arbeidskonti og oppgjørskonti Regler for oppgjørskonti Oppretting av oppgjørskonti Avvikling av oppgjørskonti Valg av bank, skifte av bank og oppsigelsesregler Arbeidskonti og kontokobling Opprettelse av arbeidskonti Kontokobling mellom arbeidskonti og oppgjørskonti Mal for utfylling av avropsskjema Avropsskjema Hvem som foretar avrop Omtale av de enkelte punktene i malene for avrop Oppfølging av avropet på rammeavtale Endringer av et foretatt avrop

5 Vedlegg 1 Roller og ansvar Vedlegg 2 Brevmal for innhenting av informasjon om rammeavtalene Vedlegg 3 Protokoll for anskaffelser gjennom minikonkurranse Vedlegg 4 Mal for avrop på rammeavtale med vedlegg Vedlegg 5 Mal for avrop på tilleggsavtale for valuta med vedlegg

6 1. Innledning 1.1 Bakgrunn Økonomiregelverket Statlige virksomheter 1 skal i henhold til 17 i Reglement for økonomistyring i staten benytte felles standarder for statens betalingssystemer, noe som innebærer at betalingsformidlingen skal foregå innenfor Statens konsernkontoordning. Virksomhetene skal, i henhold til Bestemmelser om økonomistyring i staten pkt. 3.4, benytte arbeidskontoer til inn- og utbetalinger. Disse bankkontoene opprettes hos de bankene som Senter for statlig økonomistyring (SSØ) inngår rammeavtaler med. Arbeidskontoene er knyttet opp mot konsernkontosystemet i Norges Bank, slik at alle statlige likvider daglig samles der. Statlige virksomheter er forpliktet til å benytte rammeavtalene og velge bank(er) i henhold til avropsprosessen som er beskrevet i denne veilederen. Bevilgningsreglementet Bevilgningsreglementet vedtatt av Stortinget 26. mai 2005 har retningslinjer om statens kontantbeholdning i 14. I henhold til reglementet skal statskassens kontantbeholdning plasseres som innskudd på folio i Norges Bank, og bare benyttes i samsvar med gitte bevilgninger eller særlig samtykke fra Stortinget. Kongen 2 kan likevel bestemme at deler av kontantbeholdningen: plasseres i andre banker når det er nødvendig å fravike Statens konsernkontoordning av hensyn til effektiv oppgaveutførelse, og slike innskudd ikke overstiger behovet for nærmeste framtid benyttes til finanstransaksjoner som har til hensikt å redusere statens finanskostnader eller ivareta pengepolitiske mål Lov om offentlige anskaffelser Regelverket for offentlige anskaffelser skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 skal legge til rette for dette. Regelverket om offentlige anskaffelser gjennomfører bestemmelsene i EØS-avtalen og WTOavtalen. Gjennom disse avtalene har Norge forpliktet seg til å følge bestemte fremgangsmåter ved offentlige anskaffelser over visse verdier, såkalte terskelverdier, som er tatt inn i forskriftene. Kontrakter der den anslåtte verdi overstiger NOK 1 mill eks. mva, regnes som over EØS-terskelverdiene. Avtaler om betalings- og kontoholdstjenester for staten er over disse EØS-terskelverdiene. 1 Veilederen gjelder for ordinære statlige forvaltningsorganer, statlige forvaltningsbedrifter og forvaltningsorganer med særskilte fullmakter som får midler bevilget over 50-post på statsbudsjettet ( nettobudsjetterte virksomheter ). Disse betegnes i veilederen som virksomheter. 2 Denne fullmakten er delegert til Finansdepartementet i henhold til 19 i Reglementet for økonomistyring i staten. 5

7 Det tillates bruk av rammeavtaler ved offentlige anskaffelser, jf i forskrift om offentlige anskaffelser. I henhold til 15-3 (1) i forskriften skal det ved inngåelse av rammeavtaler med flere leverandører, inngås avtaler med minst tre leverandører forutsatt at det er et tilstrekkelig antall egnede leverandører og tilbud. Valg av leverandør til rammeavtaler skal skje på grunnlag av tildelingskriteriene som er fastsatt i forskriftens Konkurransen i forbindelse med anskaffelse av tjenester for betalingsformidling for statlige virksomheter skjer i to trinn: I første trinn av konkurransen velger SSØ hvilke banker det skal inngås rammeavtaler med. I neste trinn skal statlige virksomheter foreta avrop på rammeavtalene gjennom minikonkurranse. Prosedyre om dette er nærmere beskrevet i pkt Figur 1.1 under viser hvordan anbudskonkurransen for betalings- og kontoholdstjenester gjennomføres. Figur 1.1 Gjennomføring av anbudskonkurransen for betalings- og kontoholdstjenester for staten SSØ Tilbudsinnbydelse DOFFIN &TED Kunngjøring av anbudskonkurranse Bank 1 Bank 2 Bank 3 Bank n Registrering av tilbud Rammeavtalebank 1 SSØ Rammeavtalebank 2 Rammeavtalebank 3 Innstilling om valg av rammeavtalebanker Inngåelse av rammeavtaler Statlig virksomhet Minikonkurranse Avrop 6

8 1.2 Formål Formålet med denne veilederen er å gi virksomhetene nødvendig informasjon og grunnlag for å gjennomføre avropsprosessen, slik at gevinstene ved en minikonkurranse skal kunne realiseres. Sentrale momenter som belyses, er: Rammeavtalens funksjon og virkemåte Minikonkurranse og virksomhetenes rolle i denne Kriterier for virksomhetenes valg av bankforbindelse Regler for oppretting, vedlikehold og opphør av arbeids- og oppgjørskonti 1.3 Definisjoner I oversikten nedenfor defineres en del sentrale begreper som benyttes i veilederen. Enkelte av definisjonene har en mer generell anvendelse, mens andre er definert spesielt for denne veilederen, og benyttes ikke nødvendigvis på samme måte i andre sammenhenger. Arbeidskonto Avrop Avropsskjema Cut-off Kontokobling Oppgjørskonto Produktkostnad De statlige virksomhetenes konto hos rammeavtalebanken Den skriftlige meddelelsen som den statlige virksomheten gir til banken(e) om tjenesteyting til virksomheten innefor rammeavtalene. Virksomheten kontakter alle rammeavtalebanker og gjennomfører en minikonkurranse før endelig valg av bank(er) foretas Standardskjema som virksomhetene og bankene benytter for å dokumentere bl.a. tjenester, arbeidskonti, kobling mellom arbeids- og oppgjørskonti samt faktureringsadresse. Det benyttes egne avropsskjemaer for valutakonti som ikke kobles til oppgjørskonti i Norges Bank Det seneste tidspunktet et ferdig godkjent oppdrag skal være mottatt av banken for å kunne bli utført av banken på den valgte betalingsdag Tilknytning/kobling mellom virksomhetens arbeidskonti i rammeavtalebanken og virksomhetens oppgjørskonti i Norges Bank Statlig virksomhets konto i Norges Bank dit saldo på arbeidskonto daglig overføres Totalkostnaden knyttet til virksomhetens bruk av et enkelt produkt eller en enkelt tjeneste (dvs enhetsprisen ganger volumet av vedkommende produkt/tjeneste) 7

9 Rammeavtale Rammeavtalebank Statens konsernkontoordning Avtale som SSØ inngår på vegne av staten med en eller flere banker om tjenester innenfor Statens konsernkontoordning Betalingsformidler som SSØ har inngått rammeavtale med. Statlige virksomheter skal velge rammeavtalebank etter minikonkurranse ved kjøp av betalings- og kontoholdstjenester. Rammeavtalebanken forestår føring av virksomhetens arbeidskontoer Statens betalingsformidling, kontohold, likviditetsforvaltning og tilhørende rutiner Tilleggsavtale Tjenesteportefølje Unntakssøknad Avtale mellom SSØ og rammeavtalebanker om produkter som innebærer enkelte avvik fra krav i rammeavtalene. Det er inngått Tilleggsavtale for hhv. valutakonti og utbetalinger knyttet til statslån. Tilleggsavtalen for valutakonti krever at virksomheten har fått innvilget unntak fra Bestemmelser om økonomistyring i staten pkt Det er Finansdepartementet som kan foreta avrop på tilleggsavtalen for utbetalinger knyttet til statslån Samling av de tjenester og produkter den statlige virksomheten ønsker å benytte seg av Søknad som sendes fra en statlig virksomhets fagdepartement, som ønsker unntak fra Økonomiregelverket i forbindelse med statens konsernkontoordning. Søknaden sendes til SSØ v/ Forvaltnings- og analyseavdelingen Virksomheten Ordinære statlige forvaltningsorganer, statlige forvaltningsbedrifter og forvaltningsorganer med særskilte fullmakter som får midler bevilget over 50- post på statsbudsjettet ( nettobudsjetterte virksomheter ) 8

10 2. Rammeavtaler og avtalestruktur 2.1 Banker det er inngått avtale med Senter for statlig økonomistyring (SSØ) har den 29. juni 2010 inngått nye rammeavtaler om betalings- og kontoholdstjenester på vegne av statsforvaltningen. De nye rammeavtalene er inngått med følgende banker: DnB NOR Bank ASA Nordea Bank Norge ASA SpareBank 1 Alliansen Det er også inngått tilleggsavtaler for hhv. valutakonti og utbetalinger knyttet til statslån. Tilleggsavtalene for valutakonti er inngått med følgende: DnB NOR Bank ASA Nordea Bank Norge ASA SpareBank 1 Alliansen 3 Tilleggsavtalen om utbetalinger knyttet til statslån er inngått med: DnB NOR Bank ASA 2.2 Rammeavtalebankenes kontaktpunkter i avropsprosessen Bank Postadresse e-postadresse DnB NOR Bank ASA DnB NOR Bank ASA CM Samfunnssektor og Eiendom F4 cm.samfunn-eiendom@dnbnor.no Nordea Bank Norge ASA SpareBank 1 Alliansen 0021 OSLO Nordea Bank Norge ASA Corporate Merchant Bank Norway v/mette Skoie Postboks 1166 Sentrum 0107 OSLO Alliansesamarbeidet SpareBank 1 c/o SpareBank 1 SMN Kundesenter Bedrift Avtalekunder 7467 TRONDHEIM mette.kristin.skoie@nordea.com 07303@smn.no 3 Bankene som er omfattet av rammeavtalen med SpareBank 1 Alliansen er SpareBank 1 Midt-Norge, Sparebank 1 Nord- Norge, SpareBank 1 SR-Bank og SpareBank 1 Hedmark 9

11 2.3 Rammeavtalens omfang Avtaleverket omfatter tjenester som er generelle innenfor rammen av Statens konsernkontoordning. Følgende hovedgruppe av tjenester inngår i avtaleverket: Kontohold i norske kroner (NOK) Betalingstjenester i NOK (inn- og utbetalinger) Valutaveksling knyttet til betalingstjenester Tilgang til bedriftsterminal Kontohold i valuta* Betalingstjenester i valuta (inn- og utbetalinger)* Inn- og utbetalinger knyttet til statsgjeld* Tjenestene som er merket med stjerne (*) inngår i tilleggsavtaler for hhv. valutakonti og utbetalinger knyttet til statslån. En forutsetning for bruk av tilleggsavtalen for valutakonti er at virksomheten har fått visse unntak fra punkt i Bestemmelser om økonomistyring i staten, jf. omtale nedenfor i pkt Rammeavtalen regulerer varigheten av avtaleverket og inneholder sentrale bestemmelser for henholdsvis innbetalinger, utbetalinger, kontohold, oppgjør i Norges Bank og krav til sikkerhet i denne forbindelse. Den dekker videre de kravene som stilles til tjenester av bl.a. forretningsmessig, innsynsmessig og kontrollmessig art. Vedleggene til rammeavtalen inneholder krav til standard funksjonalitet i bankens løsninger, til kvalitet på tjenestene og avtalte priser Virksomhetene kan ikke selv inngå egne avtaler om betalings- og kontoholdstjenester som ikke inngår i avtaleverket, med mindre dette er skriftlig avklart med SSØ på forhånd. Enkelte tjenester som tilbys av banker og som ikke er knyttet til kontohold eller inn- og utbetalinger til bankkonti, kan virksomheten likevel selv inngå avtale om (uten avklaring med SSØ). Eksempler på slike tjenester er betalingsterminal, nattsafe, bankboks og fakturahotell. Dersom det oppstår behov for å ta i bruk nye betalings- og kontoholdstjenester som ikke inngår i rammeavtalene, kan SSØ inngå tillegg til avtaleverket. Inngåelse av tillegg til avtaleverket forutsetter at tjenesten ikke er av en slik karakter at det i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser må kunngjøres som egen konkurranse. Typiske tjenester kan her være tjenester som er en videreutvikling av tjenestene som inngår i rammeavtalene. Departementene og virksomhetene kan ta kontakt med SSØ dersom det skulle oppstå behov for å få tilgang til nye tjenester innenfor betalingsformidling og kontohold. 2.4 Rammeavtalens varighet Rammeavtalene løper til Etter dette tidspunktet har SSØ rett til å forlenge avtalene med ett år, dvs. maksimalt til utgangen av Rammeavtalene som ble inngått i 2006, avvikles i løpet av Alle statlige virksomheter skal innen 1. desember 2010 være over på de nye rammeavtalene. Datoen er fastsatt for å unngå bankbytte ved årsskiftet. Bankbytte innebærer økt risiko for feil 10

12 i kontokoblingene mellom oppgjørskontoene i Norges Bank og virksomhetenes nye arbeidskontoer. 2.5 Oppsigelse av avtaleverket SSØ og rammeavtalebankene har rett til når som helst å si opp avtaleverket med ni måneders varsel. Oppsigelsen får virkning ved utløpet av den kalendermåneden som er ni kalendermåneder etter utløpet av den måneden som oppsigelsen er gitt i. Tjenesteytelser til en statlig virksomhet innenfor et avrop som virksomheten gjør, har samme varighet fra avropets oppstart som avtaleverket. Virksomheten har likevel rett til når som helst å si opp tjenesteytelsene etter et avrop med fem måneders varsel. Oppsigelsen får virkning ved utløpet av den kalendermåneden som er fem kalendermåneder etter utløpet av den måneden som oppsigelsen er gitt i, jf. pkt. 5 i avtalen. Virksomheten kan i oppsigelsesperioden forberede overgang til en annen rammeavtalebank. Rammeavtalebanken har ikke rett til å si opp tjenesteytelser etter et avrop. SSØ har rett til å heve avtaleverket dersom banken ikke overholder tidsfristene for utvikling av ny funksjonalitet som fremgår av eventuelt særskilt vedlegg til avtalen. 2.6 Tilleggavtaler Det er inngått en Tilleggsavtale for valutakonti. Bruk av Tilleggsavtalen innebærer avvik fra Bestemmelser om økonomistyring i staten pkt om at alle statlige likvider daglig skal samles i Norges Bank. Virksomhetene må derfor søke om unntak fra Bestemmelser om økonomistyring i staten før det foretas avrop på Tilleggsavtalen for valutakonti. Eventuelle søknader om unntak sendes fra virksomhetens overordnende departement til SSØ ved Forvaltnings- og analyseavdelingen. SSØ vurderer søknader om unntak på grunnlag av om den statlige virksomheten: har transaksjoner i valuta som en del av sin ordinære drift eller aktivitet, og dermed foretar inn- og/eller utbetalinger i valuta har utenlandsavdelinger, og er tilknyttet lokale banker for gjennomføring av betalingsformidlingen forvalter midler i valuta, og har inn- og utbetalinger i den valuta midlene er gitt i Bankenes betalings- og kontoholdstjenester vil være tilgjengelige direkte via Norge, via egne filialer i utlandet eller gjennom korrespondentbanker. Avhengig av behov, er det lagt opp til at en virksomhet skal kunne ha en konto for en enkelt valutasort eller for en flervaluta kontostruktur, hvor transaksjonene gjøres via underkonti i ulike valutaer og likviditetsstyringen via en toppkonto. Det er også inngått en egen Tilleggsavtale for utbetalingene knyttet til statslån. Denne tilleggsavtalen kan benyttes av Finansdepartementet. 11

13 2.7 Innskudd som skal holdes utenfor statens konsernkonto Statlige virksomheter disponerer enkelte ganger midler som ikke skal inngå i konsernkontoordningen. Dette gjelder for eksempel ikke-statlige midler som beslaglagte midler og midler som tilhører klienter, pasienter, innsatte, med mer. Det samme kan gjelde ordninger der statlige virksomheter videreformidler midler på vegne av andre, uten at disse skal inntektsføres hos virksomheten. Et eksempel på dette er studiefinansieringsmidler for utenlandske studenter. Virksomhetene kan for midler som ikke skal inngå i konsernkontoordningen, inngå avtale med en annen bank enn dem som staten har rammeavtale med. For å avgjøre om midler skal være innenfor eller utenfor konsernkontoordningen, bør den statlige virksomheten forvisse seg om disse midlene tilhører staten. Hvis midlene tilhører enkeltpersoner, skal de normalt ikke inngå i Statens konsernkontoordning. 2.8 Kriterier for valget av tilbud til rammeavtalene SSØ har inngått parallelle rammeavtaler på grunnlag av hvilke tilbud som er de økonomisk mest fordelaktige for staten. I konkurransegrunnlaget var det en rekke skal-krav til tjenester og produkter som skal inngå i rammeavtalene. Disse var utformet som minimumskrav, og har ikke vært tildelingskriterier. Under enkelte punkter i konkurransegrunnlaget ble bankene bedt om å utdype sine svar. Dette gjaldt bl.a. opplysninger om priser, gebyrer og tidsfrister, samt beskrivelse av enkelte løsninger og rutiner. Tildelingskriteriene viser hvordan svarene fra bankene ble vurdert. Under de aktuelle punktene i kravspesifikasjonen ble det angitt hvilket tildelingskriterium bankens opplysninger og beskrivelser ble vurdert i henhold til. Tildelingskriterier med underliggende kriterier gjaldt også for Tilleggsavtalene for hhv. valutakonti og utbetalinger knyttet til statslån. Enkelte av de underliggende kriteriene gjaldt enten bare for tilleggsavtalen for valutakonti eller bare for utbetalinger knyttet til statslån. Følgende tildelingskriterier ble lagt til grunn: a. Pris ble vektet med 50% Underliggende kriterier var: o Transaksjonspriser, gebyrer og marginer Underkriterier som kun omfattet Tilleggsavtalen for valutakonti: o Renter Underkriterier som kun omfattet Tilleggsavtalen for utbetaling av statslån: o Pris på direkte remitteringsavtale b. Kvalitet ble vektet med 25% Underliggende kriterier var: o Bankens cut-off tidspunkter for innbetalinger og for innsending og autorisasjon av betalingsoppdrag og stoppeoppdrag til banken 12

14 o Bankens beskrivelse av testsystem og rutiner for testing o Bankens beskrivelse av stopping av betalingstransaksjoner der betalingsoppdraget ikke er autorisert Underkriterier som kun omfattet Tilleggsavtalen for valutakonti: o Bankens beskrivelse av løsning for kontohold og transaksjonshåndtering for valutakonti Underkriterier som kun omfattet Tilleggsavtalen for utbetaling av statslån: o Bankens beskrivelse av transaksjonsløsninger og oppgavefordelingen mellom involverte parter c. Service ble vektet med 25% Underliggende kriterier var: o Bankens beskrivelse av sitt serviceapparat o Bankens beskrivelse av rutiner for oppfølging og informasjon ved endringer i bankens systemer som kan få konsekvenser for virksomhetenes bruk av økonomisystemer, samt ved organisatoriske endringer o Bankens beskrivelse av prosedyrer/rutiner for å forhindre utbetalinger til gyldige, men opphørte konti o Bankens beskrivelse av metoder og rutiner for å forhindre registrering av innbetalinger til utbetalingskonto og utbetalinger til innbetalingskonto 13

15 3. Minikonkurranse 3.1 Definisjon av minikonkurranse En rammeavtale er en avtale inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører, og som har til formål å fastsette vilkårene for de kontraktene som skal tildeles i løpet av en gitt periode særlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder. Det endelige valget av leverandør forutsetter en ny (forenklet) konkurranse mellom alle rammeavtaleleverandørene, i samsvar med nærmere angitte prosedyrer som sikrer gjennomsiktighet, likebehandling og objektive kriterier. Minikonkurranse benyttes fordi ikke alle vilkårene for en kontrakt er fastsatt i rammeavtalene. I denne sammenheng er det tildelingskriteriene som virksomhetene skal legge til grunn ved avrop, som er forskjellige fra de tildelingskriteriene som ble lagt til grunn ved valg av leverandører på Rammeavtalene og Tilleggsavtalene. Det kan i tillegg inngås egne avtaler mellom den statlige virksomheten og rammeavtalebanken som regulerer tekniske og praktiske forhold ved blant annet kontoåpning, bedriftsterminaltilknytting, kommunikasjonsrutiner mm. Slike avtaler, som vil være på et mer praktisk plan, skal ikke avvike fra den standardfunksjonalitet som er nedfelt i rammeavtalen 3.2 Tildelingskriterier for valg av bank ved minikonkurranse Gjennomføring av minikonkurranse skal bidra til å ivareta den enkelte statlige virksomhets egne behov knyttet til tjenestene. Et eksempel på egne behov kan være som følger: La oss anta at en rammeavtalebank har gode veiledningstjenester i forbindelse med utenlandsbetalinger som en del av sitt serviceapparat. For en statlig virksomhet som har mange utenlandsbetalinger, har denne spesifikke servicen betydning. For statlige virksomheter som ikke har behov for utenlandsbetalinger, er denne servicen uten verdi. En nærmere beskrivelse av valg etter beste service finnes i pkt Virksomhetenes avrop skal bygge på avtaleverket. Virksomhetens valg av bankforbindelse(r) skal foretas ut fra to tildelingskriterier som vektlegges likt. Disse tildelingskriteriene er som følger: a. Totalkostnad vektes med 50% Ved vurdering av totalkostnad skal virksomheten ta utgangspunkt i tildelingskriteriet Pris med tilhørende underkriterier som er omtalt under pkt Virksomheten skal vurdere dette ut fra hvilke betalings- og kontoholdstjenester virksomheten skal inngå avtale om, samt virksomhetens planlagte omfang av bruk av disse tjenestene herunder forventet transaksjonsvolum. b. Service vektes med 50% Ved vurdering av service skal virksomheten ta utgangspunkt i tildelingskriteriet Service med underkriterier som er omtalt under pkt Virksomheten skal vurdere dette ut fra hvilke betalings- og kontoholdstjenester som virksomheten skal inngå avtale om, samt virksomhetens planlagte omfang av bruken av disse tjenestene herunder forventet transaksjonsvolum. 14

16 3.3 Gjennomføring av minikonkurranse prosessbeskrivelse og tidsfrister Denne nye konkurransen (minikonkurransen) gjennomføres på vilkårene som fremgår av konkurransebetingelsene for rammeavtalen. Prosessbeskrivelsen er som følger: SSØ informerte departementene om valg av rammeavtalebanker 29. juni Departementene ble på dette grunnlaget bedt om å informere sine underliggende virksomheter. SSØ har også informert om resultatet på sine nettsider, under temaet Statens konsernkonto. Statlige virksomheter kan innhente kopi av rammeavtalene inklusiv alle vedlegg ved henvendelse til eget departement eller SSØ. Rammeavtalens vedlegg 5 om service og vedlegg 8 om pris er ikke offentlig informasjon, og vil ikke bli offentliggjort på SSØs nettsider. Det øvrige avtaleverket vil bli offentliggjort på SSØs nettsider. I august 2010 får alle statlige virksomheter kopier av denne veilederen for gjennomføring av minikonkurranse. Veilederen sendes til alle departementer, rammeavtalebanker og Norges Bank. Den gjøres også tilgjengelig på SSØs nettsider. Forut for minikonkurransen utarbeider hver virksomhet en oversikt/produkttabell i henhold til pkt Hvis virksomheten har behov for å inngå tilleggsavtale i valuta, skal virksomheten sørge for at det foreligger godkjent unntak fra Bestemmelser om økonomistyring i staten, jf. omtale i pkt Virksomheten skal gjennomføre minikonkurransen i samsvar med følgende prosessbeskrivelse: a. Virksomheten skal starte gjennomføringen av minikonkurransen ved å henvende seg til samtlige rammeavtalebanker ved å bruke brevmalen i Vedlegg 2. I henvendelsen skal virksomhetene be om informasjon om pris og beskrivelse av service for de tjenestene virksomheten skal benytte. Virksomheten har ikke anledning til å utelate en eller flere av bankene. b. Virksomheten skal ikke foreta utlysning, verken i DOFFIN eller TED-Luxembourg. c. Virksomheten gir bankene en frist på minimum 15 dager for å besvare henvendelsen, i samsvar med de generelle retningslinjer i forskrift nr. 910 av 4. desember 1992 om fastsettelse av regler for frister, datoer og tidspunkter. d. Virksomheten skal motta skriftlig svar fra rammeavtalebankene i form av brev, faks eller e-post. Det er viktig at korrespondansen er sporbar og kan dokumenteres i ettertid. e. Virksomheten bør kontrollere at prisene som benyttes ved valget av bank, er i henhold til rammeavtalens priser (jf. vedlegg 8 til avtalen). Det er ikke anledning til å avtale andre priser enn de som inngår i rammeavtalene. Virksomheten bør også kontrollere at bankens utdypende beskrivelse av service ikke medfører endringer i forhold til vilkårene som står i rammeavtalene (jf. vedlegg 5 til avtalen). 15

17 f. Virksomheten velger den rammeavtalebank som har det beste tilbudet på grunnlag av de to tildelingskriteriene som er beskrevet i pkt Virksomheten har ikke anledning til å benytte andre kriterier enn disse. g. Virksomheten kan ikke fornye en eksisterende avtale uten en slik prosedyre beskrevet i pkt. a f. h. Virksomheten skal vurdere sitt valg av leverandør(er) gjennom en protokoll. SSØ anbefaler at den enkle protokollen for anskaffelser, som følger forskrift om offentlige anskaffelser, benyttes. Denne er gjengitt i vedlegg 4. For en mer detaljert beskrivelse vises det til pkt i. Virksomheten dokumenterer sitt avrop på rammeavtaler og tilleggsavtaler i henhold til mal som er gjengitt i henholdsvis vedlegg 4 og 5. j. Virksomheten skal via overordnet departement gi melding til Norges Bank om eventuelle endringer i kontokobling i henhold til Finansdepartementets rundskriv R- 104/2007. k. Virksomheten skal dokumentere og oppbevare kriteriene for avropsbeslutningen, jf. pkt og Vedlegg 3. Med utgangspunkt i prosessbeskrivelsen over, gis det nedenfor et eksempel på fremdriftsplan for en tenkt statlig virksomhet: August 2010 Primo september 2010 Ultimo september til oktober 2010 Primo november 2010 Kopi av ramme- og tilleggsavtalene med alle vedlegg sendes fra SSØ til departementene. Virksomhetene mottar informasjon om avtalene fra overordnet departement. Den statlige virksomheten mottar denne veilederen, og forberedelsene til minikonkurranse starter. Virksomheten: Utarbeider egen produkttabell Forbereder brev til alle rammeavtalebankene Forbereder eventuell søknad om unntak fra Økonomiregelverket (kun aktuelt ved bruk av tilleggsavtalen for valutakonti) Deltar etter eget ønske på halvdagskurs i regi av SSØ den 24., 25. eller 26. august Virksomheten sender brev til samtlige rammeavtalebanker. Bankene gis en svarfrist på minimum 15 dager. Svarbrevet fra rammeavtalebankene mottas av den statlige virksomheten. Virksomheten: Vurderer svaret opp mot tildelingskriteriene og kontrollerer mot rammeavtalenes betingelser Foretar avrop med en eller flere rammeavtaler Dokumenterer avrop(ene) og fører protokoll Gjør test av løsninger med valgte rammeavtalebank(er) mot virksomhetens egne systemer Dersom virksomheten velger ny bank eller gjør andre endringer av arbeidsskonti og/eller oppgjørskonti, informerer virksomheten om dette 16

18 1. desember 2010 via overordnet departement til SSØ og Norges Bank. Ved opprettelse og avvikling av oppgjørskonti, skal informasjon sendes via overordnet departement til SSØ. Ved endringer i kontokobling mellom arbeidskonti i rammeavtalebank og oppgjørskonti i Norges Bank (uten at det må opprettes/avvikles oppgjørskontoer) sendes informasjonen via overordnet departement til Norges Bank (jf. rundskriv R-104/2007). Alle statlige virksomheter skal være over på de nye rammeavtalene. 17

19 4. Det praktiske arbeidet ved en minikonkurranse 4.1 Anvendelse av tildelingskriteriene ved valg av tilbud Hensikten med minikonkurransen er å gi virksomhetene mulighet til å tildele kontrakter på bakgrunn av egne forhold. Virksomhetene skal benytte tildelingskriteriene totalkostnad og service som beslutningsgrunnlag ut fra virksomhetens egen portefølje av tjenester. Virksomheten skal foreta valg av rammeavtalebank ut fra hva som er det økonomisk mest fordelaktige for virksomheten. Hovedregelen vil være at virksomheten velger en rammeavtalebank. Virksomheten foretar da avrop på den rammeavtalen som samlet sett ut, og ut fra virksomhetens totale portefølje av tjenester, er den økonomisk mest fordelaktige. Så lenge virksomheten vurderer hver enkelt rammeavtale med hensyn til den samme tjenesteporteføljen, vil prinsippet om likebehandling være ivaretatt. En alternativ fremgangsmåte kan være at virksomheten velger flere rammeavtalebanker. Virksomheten foretar da avrop på de rammeavtalene som ut fra enkelt produkter eller en samling av produkter, er det økonomisk mest fordelaktige for virksomheten. Dette alternativet vil bare være aktuelt dersom løsningen er praktisk gjennomførbar for virksomheten, og kostnadene ved å foreta avrop mot flere rammeavtalebanker ikke er for høye. 4.2 Egen produkttabell eksempel Virksomhetene skal utarbeide en oversikt over egen aktivitet i form av en produkttabell. Produkttabellen skal inneholde informasjon om hvilke produkter som benyttes av virksomheten og om hvilke årlige volum som forventes. Her kan det for eksempel tas utgangspunkt i fakturaer for banktjenester det siste året. En slik oversikt behøver ikke å ta utgangspunkt i eksakte statistikker. Forventede volumer kan være anslag som kan bygges på virksomhetens egne erfaringer. Forventet volum må beregnes ut fra en fireårsperiode, da rammeavtalenes varighet er på tre år med rett til å forlenge avtalene med ett år, jf. forskrift for offentlige anskaffelser 2-3(5). La oss anta at en statlig virksomhet benytter seg av fire produkter, hvor forventet volum av Produkt 1, Produkt 2, Produkt 3 og Produkt 4 er henholdsvis , 7 000, 200 og 30. Virksomhetens produkttabell tar da form etter tabell 4.1 under. Tabell 4.1 Produkttabell for fire produkter Produkt Forventet volum (4 år) Produkt Produkt Produkt Produkt

20 4.3 Den statlige virksomhetens totale kostnader Generelt om priser Utgangspunktet er at prisene i rammeavtalene skal være enhetspriser pr. gjennomført transaksjon. Enhetsprisene skal utgjøre bankens fulle kompensasjon for utførelse av tjenester, og de skal være faste gjennom hele avtaleperioden. Bruk av priselementer som er uavhengige av det faktiske antallet transaksjoner, nyttes som regel bare der hvor det kan gi et vesentlig insitament for virksomhetene til riktig forbruk av en kostnadskrevende deltjeneste. Etablering og bruk av bedriftsterminalløsninger, samt etableringen av løsninger for e-faktura 4, kan prises direkte i tillegg til pris pr. transaksjon. Kostnadselementer som oppstår i og med kravene til funksjonalitet som stilles fra statens side, og som virksomhetene i begrenset eller ingen grad kan påvirke gjennom sin tilpasning, regnes inn i enhetsprisene pr. gjennomførte transaksjon. Dette gjelder bl.a. dekning av kostnader knyttet til: Kontohold/administrasjon 5 Mottak av betalingsoppdrag fra virksomhetene All returinformasjon som virksomhetene skal motta i henhold til rammeavtalene Utstedelse og oversendelse av faktura Oppgjørstransaksjoner til Norges Bank Tilsvarende gjelder også for dekning av en rammeavtalebanks kostnader til utvikling av løsninger i tråd med statens funksjonelle krav. Rammeavtalebanken kan således ikke kreve særskilt godtgjørelse for slike utviklingskostnader. Videre kan rammeavtalebanken heller ikke kreve særskilt dekning av kostnader ved etablering av avtaleforhold og forberedelse av nye rutiner for statlige virksomheter i tråd med den standardfunksjonalitet som ligger i rammeavtalene (utover for bedriftsterminalløsning og e- faktura). Virksomhetene totale kostnader er summen av alle kostnader knyttet til produktene virksomhetene benytter seg av Beregning av totalkostnad eksempel Her er det tatt utgangspunkt i at en virksomhet har et forventet volum for bruk av produkter i samsvar med eksempelet i tabell 4.1 over. Virksomheten skal innhente informasjon hos alle rammeavtalebankene for de aktuelle produktene (jf. pkt. 3.3). Eksempel på priser er gjengitt i priskolonnen i tabell 4.2, og gir grunnlag til å beregne totalkostnaden for hver bank i forbindelse med de produktene (porteføljen av produkter) virksomheten benytter. 4 Elektronisk formidling til privatpersoner og småbedrifter av fakturainformasjon fra virksomheten og presentasjon av faktura ved bruk av nettbankløsninger eller lignende. 5 For valutakonti er det gitt anledning til å beregne kontoholdsgebyr for enkelte valutaer i samsvar med lokal standard prispraksis. 19