Konkurransebeskrivelsen

Konkurransebeskrivelsen Rammeavtale 14/4159 Snørydding, brøyting og strøtjenester CPV 90620000 Snørydding og brøyting

Innholdsoversikt 1 Innledning... 3 2 Generelt om anskaffelsen... 3 3 Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbudet... 4 4 Kvalifikasjonskrav... 6 5 Oppdragsgivers behandling av tilbudene... 7 6 Kontraktgjennomføringskrav... 7 7 Avgjørelse av konkurransen... 7 8 Vedlegg til konkurransebeskrivelsen... 7 Snørydding, brøyting og strøtjenester for kommunale eiendommer Side 2

1 Innledning Ringsaker kommunes rammeavtaler på brøyte- og strøtjenester for kommunale eiendommer for distrikt nord og sør utløp våren 2014. Det er ønskelig med nye rammeavtale på tjenesteområdene. For ytterligere informasjon om Ringsaker kommune, besøk våre nettsider: www.ringsaker.kommune.no og www.ringsaker.no 2 Generelt om anskaffelsen 2.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Ringsaker kommune. Kontaktpersoner for konkurransen er: Navn Ann Marit Holumsnes Innkjøpsrådgiver Trond E. Holthe Innkjøpsrådgiver Epost anho@ringsaker.kommune.no teh@ringsaker.kommune.no Telefon 62335510 62335040 / 90196088 Spørsmål i forbindelse med konkurransen skal rettes til kontaktpersonene, og være fremsatt skriftlig (gjerne e-post) i god tid før tilbudsfristens utløp. De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for leverandørenes tilbud, vil bli anonymisert, og likelydende svar vil bli publisert på Doffin. 2.2 Anskaffelsens formål og verdi/omfang 2.2.1 Anskaffelsens formål Formålet med anskaffelsen er å dekke kommunens behov snørydding, brøyting og strøtjenester av kommunale eiendommer i Ringsaker kommune. For mer informasjon om hvilke kommunale eiendommer dette gjelder se vedlegg 3 Oversikt over områdene 2.2.2 Anskaffelsens verdi/omfang Basert på historiske tall ligger det generelle omfanget av anskaffelsen på 1 100 000 og 1 200 000 kroner årlig. 2.3 Avtaleperiode og antall leverandører Ringsaker kommune vil inngå kontrakt med 1 leverandør pr kontraktsområde. Det er mulig å gi tilbud på flere kontraktsområder. Avtaleperiode: 1+1+1+1 år 2.4 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen, Ringsaker kommunes hjemmeside samt avisene GD, Hamar Arbeiderblad og Ringsaker blad, Ringsaker n. Konkurransedokumentene vil bli publisert på www.doffin.no og kommunens hjemmeside. Snørydding, brøyting og strøtjenester for kommunale eiendommer Side 3

2.5 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransebeskrivelsen ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det gjøres skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger til oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktpersoner. Se pkt. 1.1. Dersom det oppdages feil i konkurransebeskrivelsen, bes det om at dette snarest mulig formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktpersoner. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger eller feil merkes: Rammeavtale 14/4159 Snørydding, brøyting og strøtjenester, og sendes til oppdragsgivers kontaktpersoner pr e-post. 2.6 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransebeskrivelsen Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransebeskrivelsen. Endringene skal ikke være av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget vil bli elektronisk tilgjengelig på DOFFIN, som også automatisk gir melding om dette pr. e-post til alle som har registrert interesse. E- postmeldingen gjelder kun de som henter ut dokumentene på DOFFIN. Leverandører som henter konkurransegrunnlaget på Ringsaker kommunes nettside er selv ansvarlige for å undersøke for eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget. 3 Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbudet 3.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas gjennom konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og del III (over EØS-terskelverdi). 3.2 Krav til tilbudet 3.2.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Ringsaker kommune i hende senest: 14.10. 2014 kl. 12.00. 3.2.2 Vedståelsesfrist Vedståelsesfristen er 4 måneder regnet fra tilbudsfristen. Snørydding, brøyting og strøtjenester for kommunale eiendommer Side 4

3.2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal oversendes i lukket innpakning, merket: Rammeavtale 14/4159 Snørydding, brøyting og strøtjenester til: Ringsaker kommune Postboks 13 2381 Brumunddal eller leveres servicesenteret Brugata 2, 2380 Brumunddal. Ved innlevering i serviceskranken må tilbyderne selv påse at servicepersonalet påfører innleveringstidspunktet på innpakningen. 3.2.4 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal inneholde et tilbudsbrev datert og undertegnet av en person med fullmakt til å forplikte tilbyder. 2. Tilbudet skal leveres digitalt via minnepinne som vedlegges tilbudsbrevet. 3. Hvert dokument skal tydelig navngis og lagres på egen fil i følgende mappestruktur. a. Tilbudsbrev og tilbudsbeskrivelse b. Kvalifikasjonskrav c. Prisskjema 4. Tillatte filformater: a. Attester/tilbudsbeskrivelsen skal leveres i PDF-format b. Prisskjema skal leveres i Excel-format 5. Vedlegg 2 Tilbudsbeskrivelsen og vedlegg 4 Prisskjema skal benyttes. Tilbud som ikke leveres inn på vedlegg 2 Tilbudsbeskrivelsen og vedlegg 4 Prisskjema blir forkastet. 6. Tilbudet skal leveres på norsk og all kommunikasjon i anbudsprosessen skal foregå på norsk. Det er ikke tillatt å levere tilbudet pr epost. Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransebeskrivelsen besvares/belyses. Kostnader som tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse og levering, samt oppfølging av tilbudet, vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.3 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransebeskrivelsen, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. 3.4 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbudet avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for hvorfor tilbudet er avvist eller forkastet. Snørydding, brøyting og strøtjenester for kommunale eiendommer Side 5

3.5 Alternative tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke. 3.6 Tilbakekalling eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 3.7 Offentlighet I henhold til offentlighetsloven av 1. januar 2009 er alle tilbud og oppdragsgivers protokoller fra anskaffelsen åpent for innsyn. Dette straks vedtak om kontraktstildeling er gjort. Det gjelder både media og tilbydere som ikke har vunnet fram i konkurransen om oppdraget. Unntaket gjelder forretningshemmeligheter. Tilbyder bes i tilbudet gjøre oppmerksom på hvilke opplysninger som anses som forretningshemmeligheter, og som dermed ønskes unntatt fra offentligheten. Oppdragsgiver er likevel pålagt å gjøre en selvstendig vurdering av hvorvidt opplysninger kan unntas offentlighet. 3.8 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud, dersom det foreligger saklig grunn for det. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver har stilt flere kvalifikasjonkrav i denne konkurransen. For oversikt over stilte kvalifikasjonskrav vises det til vedlegg 2 Tilbudsbeskrivelse. 4.2 Underleverandører Dersom tilbyderen ønsker å støtte seg på underleverandører eller samarbeidspartnere for oppfylling av kvalifikasjonskrav skal tilbudet inneholde nødvendig dokumentasjon knyttet til underleverandør eller samarbeidspartner. Denne dokumentasjonen skal vise at underleverandøren oppfyller det aktuelle kvalifikasjonskrav. I slike tilfeller skal kvalifikasjonssøknaden også inneholde en signert forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller lignende som bekrefter at tilbyderen vil ha rådighet over de nødvendige ressursene. Snørydding, brøyting og strøtjenester for kommunale eiendommer Side 6

5 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 5.1 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av minimum 2 representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. 5.2 Avvisning av tilbud Oppdragsgiver kan avvise tilbud i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 5.3 Avvising av leverandører Oppdragsgiver kan avvise tilbydere i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 5.4 Fremdriftsplan For denne anskaffelsen er det forventet følgende fremdrift. Fremdriftsplanen er ikke endelig. Publisering 4.9.2014 Tilbudsfrist 14.10.2014 kl 12.00 Tildeling Uke 41 Karensfrist 10 dager Inngåelse av kontrakt Uke 43 Etter tildeling er meddelt, løper en karensperiode på 10 kalenderdager. Etter karensperioden er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. Frist for å melde inn eventuelle innsigelser eller midlertidig forføyning er 10 kalenderdager etter at meddelelse er gitt. 6 Kontraktgjennomføringskrav Til denne anskaffelsen har oppdragsgiver satt en rekke kontraktgjennomføringskrav som tilbyder må tilfredsstille ved gjennomføring av avtalen. Tilbyder bes om å besvare hvert enkelt punkt i vedlegg 2 Tilbudsbeskrivelsen. 7 Avgjørelse av konkurransen Oppdragsgiver vil velge leverandør for de ulike kontraktsområdene etter prinsippet laveste pris. Tildelingskriteriet er nærmere beskrevet i vedlegg 2 Tilbudsbeskrivelsen. 8 Vedlegg til konkurransebeskrivelsen Vedlegg 1 Alminnelige innkjøpsvilkår for Ringsaker kommune Vedlegg 2 Tilbudsbeskrivelsen Vedlegg 3 Oversikt over områdene Vedlegg 4 Prisskjema Vedlegg 5 Kontrakt Snørydding, brøyting og strøtjenester for kommunale eiendommer Side 7