SLUTTRAPPORT ØKONOMISK SITUASJON VED KJEMISK INSTITUTT

SLUTTRAPPORT ØKONOMISK SITUASJON VED KJEMISK INSTITUTT 1. Bakgrunn Kjemisk institutt leverte i 2004 et regnskapsført underskudd på 3,8 millioner kroner. Underskuddet har akkumulert seg og prognosen for 2006 viser et reelt underskudd på drøyt 17 millioner kroner. På oppdrag fra fakultetsledelsen og styret har det under våren 2006 vært foretatt en økonomisk analyse av Kjemisk institutt for å avdekke årsaken til det regnskapsmessige underskuddet. I tillegg har det i 2006 vært gjennomført flere tiltak som et ledd i arbeidet med å bringe Kjemisk institutt i økonomisk balanse. Denne sluttrapporten oppsummerer årsakene til underskuddet, beskriver gjennomførte tiltak i 2006, og planlagte tiltak i 2007. 2. Årsaker til underskudd ved Kjemisk institutt Det er en kombinasjon av flere forhold som har bidratt til underskuddet ved Kjemisk institutt. 2.1 Redusert studenttilgang Kjemisk institutt har som resten av realfagmiljøet i Norge slitt med rekruttering av studenter i de senere år. Dette har medført en dramatisk nedgang i vekttalls-, senere studiepoengsproduksjon, på instituttet. Grafen under viser at Kjemisk institutt hadde en topp i produksjon av lavere grads studenter i 1994, etter det har produksjonen sunket dramatisk. På sitt laveste (2003) har enheten hatt en produksjon som utgjør 25 % av toppen i 1994. Vi ser videre at produksjonen i kalibreringsåret 2000 er på 129,8, et meget lavt tall i forhold til de tidligere år (eller 99,9 dersom det hadde vært korrigert for den undervisning som Kjemisk institutt har hatt for Farmasøytisk institutt). Utvikling studieproduksjon Kjemisk institutt 400 SPP 350 300 250 200 150 100 50 0 343,1 315 317,5 291,5 292,6 270 278 260 250,2 248,5 225,8 206,3 192,1 171,3 179,3 146,6 147,9 141,3 129,8 117,2 124,8 120,3 107 92,9 86,3 77,2 79,2 86,3 79,5 84 62,3 62,1 40,9 38,5 40,8 57,3 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 År Kat C Kat E SUM SPP 1

Nedgangen i studiepoengsproduksjonen har medført at instituttet har hatt en kraftig inntektssvikt. I gammel finansieringsmodell (før 2003) ble det foretatt flere store studieplasskutt. Den nye finansieringsmodellen har en innebygd mekanisme som medfører at nedgang i studiepoengsproduksjon automatisk fører til lavere inntekter. Fra og med budsjettåret 2007 har MNF innført en nedre slingringskant på 5 % i sin finansieringsmodell. Dette innebærer at man maksimalt kan få 5 % reduksjon i den resultatbaserte belønningen hvert år. Fordelen med denne modellen er at den medfører at enheter med dramastisk produksjonsnedgang ikke får et dramatisk inntektsbortfall. Dette gir også enhetene mer tid til omstilling. Av samtlige institutter er det Kjemisk institutt som har hatt den kraftigste studentsvikten. Kjemisk institutt har hatt en nedgang på belønningskomponenten undervisning på 28 % og nedgang på forskningskomponenten med 41 % siden innføring av ny finansieringsmodell (perioden 2003-2006). Det har i denne perioden ikke vært noen nedre grense for inntektsbortfall (slingringskantmodell). 2.2 Manglende virkemidler for dimensjonering Universitetets finansieringsmodell har en innebygd dimensjonerende effekt, men det finnes få virkemidler på kostnadssiden som gjør det mulig å tilpasse seg en kraftig inntektssvikt slik Kjemisk institutt har opplevd. Lønnskostnadene står for ca 80 % av kostnadene, men UiO har ikke en policy for å foreta personalmessige nedskjæringer. Kjemisk institutt har ved naturlig avgang redusert den vitenskapelige staben fra rundt 50 årsverk i 1991 til ca 38 årsverk i 2005. Det lave forholdstallet på Kjemisk institutt mellom studiepoengsproduksjon og vitenskapelig ansatte indikerer likevel at antallet vitenskapelig tilsatte ved instituttet, historisk sett, ikke står i forhold til utdanningsaktiviteten ved instituttet i dag. Forholdstall SPP kat E/ vitenskapelig ansatte 7,00 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 0,00 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 Forholdstall SPP kat E/ vitenskapelig ansatte Staben av teknisk ansatte har ikke vært redusert i samme takt som for vitenskapelige ansatte, og ligger på omtrent samme nivå som i 1991. Som grafen under viser var forholdstallet mellom 2

vitenskapelige ansatte og teknisk ansatte 0,76 i 1991. Til sammenligning er den 0,98 i 2005. Forholdstall vitenskapelig ansatte/teknisk ansatte 1,05 1,00 1,01 1,02 1,00 0,98 0,95 0,96 0,90 0,91 0,91 0,92 0,92 0,85 0,80 0,81 0,81 0,75 0,76 0,77 0,76 0,75 0,70 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 Konklusjonen er at Kjemisk har en bemanning som er høyere enn hva instituttets budsjettramme kan tåle. Det er spesielt antall teknikerstillinger som er høyt. 2.3 Øremerkede midler som har tildekket det reelle resultatet I 2003 gikk UiO over fra regnskapsføring etter kontantprinsippet til regnskapsføring etter regnskapsprinsippet. Ved regnskapsprinsippet periodiserer man for påløpte ikke regnskapsførte kostnader, noe man ikke gjør ved kontantprinsippet. Regnskapsprinsippet praktiseres dog ikke fullt ut, såkalte bundne midler ( forskuddsbetalte inntekter ) ikke blir balanseført ved årsavslutning. Samtidig som instituttet har hatt en synkende rammetildeling har det hatt en økning av andre inntekter, herunder inntekter som er bundet opp til utstyrskjøp og startpakker. For Kjemisk institutt har dette slått ut ved at store beløp som har vært øremerket til forsinkete utstyrskjøp og startpakkemidler har ligget inne i årsresultatet og således bidratt til å skjule underskudd. 3

Inntekter 2001-2006 progn (eksl husleie og fjorårets saldo) 60 50 51,24 53,54 54,17 50,26 47,19 49,34 40 Kr 30 20 10 0 0,75 2,00 2,25 2,91 2,08 2,73 12,04 2,64 1,45 2 001 2 002 2 003 2 004 2 005 Progn 2006 År 7,36 3,40 2,10 13,14 4,35 2,46 13,11 3,52 1,71 Inntekter fra UFD - rammetildeling post 50 (eksl husleie) Bunde midler Dekningsbidragsinntekter Andre inntekter Som tabellen under viser har Kjemisk institutt mottatt store tildelinger i form av bundne midler. Inntekter KD/UFD utenfor rammen 2 001 2 002 2 003 2 004 2 005 Annet -747 350-1 317 000-1 495 665-729 400-1 113 131 Begynnerundervisning -466 754 EMBIO -200 000-750 000-686 000 Startpakker -1 200 000-2 491 875-2 000 000 Vitenskapelig utstyr -1 391 675-9 340 000-3 390 000-7 875 000 PET-lab -1 000 000 Sum -747 350-2 908 675-12 035 665-7 361 275-13 140 885 Konklusjonen av analysen er at Kjemisk institutt har hatt et reelt underskudd allerede før 2003 og at det reelle underskuddet de påfølgende år er høyere enn det regnskapsmessige underskuddet. 2.4 Manglende rutiner for regnskapsoppfølging Som punktet over viser har ikke Kjemisk institutt hatt rutiner for å skille pengestrømmer, f eks bundne og frie midler. I 2005 innførte MNF en rutine som innebar at instituttene måtte følge opp og rapportere bundne midler. Før denne tid fulgte ikke Kjemisk institutt opp hvilke fremtidige kostnadsforpliktelser som heftet ved årsresultatet hvert år. Det reelle årsresultatet til instituttet har derfor ikke vært kjent. Instituttet har foretatt regnskapsoppfølging mot de ulike kostnadsartene. Budsjettet har ikke vært utfordelt på tiltak (et annet ord kan være småkontoer) med tilhørende budsjettansvar fra en tiltaksansvarlig. Fordelen med et tiltaksbasert budsjettoppfølging er at alle kostnader henføres til, godkjennes og følges opp av en tiltaksansvarlig. Dette bidrar til en ansvarliggjøring i bruken av midler og sikrer bedre styring av økonomien. På KI har man tatt ut midler til drift og forskning uten å vite om en har brukt mer midler enn tildelt over P50-budsjettet. 4

I etterpåklokskapens lys bør man vurdere om fakultetet i fremtiden skal ha en mer styrende rolle i forhold til instituttene. Instituttene har lenge hatt en svært selvstendig rolle i forhold til å etablere rutiner for økonomistyring. I 2005 etablerte fakultetet rutiner for å rapportere bundne midler og prognose. Det gjenstår fortsatt arbeid med å forbedre rutinene ytterligere for å sikre mer pålitelige tall. Fakultetet har ennå ikke etablert rutiner for langtidsbudsjettering ved instituttene. Dette er alle tiltak som vi mener kan medføre at faresignaler oppdages på et tidlig tidspunkt. Kjemisk institutt utarbeidet ikke detaljert prognose før 2005 og utarbeider ikke langtidsbudsjett pr i dag. Vi tror at underskuddet til Kjemisk institutt kunne vært oppdaget tidligere dersom gode økonomirutiner hadde vært etablert. Det hadde medført at resultatforbedrende tiltak kunne vært gjennomført tidligere og redusert underskuddets størrelse. 2.5 Oppsummering Analysen av Kjemisk institutt har avdekket flere viktige svakheter ved dagens system. For det første fører finansieringsmodellens virkemåte til store negative konsekvenser for institutter som har en kraftig svikt i sin studiepoengsproduksjon. Fordi det finnes få virkemidler som gjør det mulig å redusere kostnadene samtidig som det er vanskelig å øke andre inntekter, kan det bli en utfordring å levere et regnskap i balanse. Som et tiltak for å unngå like store negative utslag i fremtiden ble det for 2007 vedtatt å gjennomføre en nedre slingringskant på 5 %. Analysen tydeliggjør hvor viktig det er med gode rutiner for økonomistyring. En svakhet er at UiO ikke har innført rutiner for balanseføring av bundne midler og at det mangler verktøy, f eks for prognose og langtidsbudsjettering. Dette setter krav til at fakultetet og instituttene selv utarbeider gode rutiner. Denne saken har satt søkelys på om fakultetet bør ha en mer kontrollerende og styrende rolle i forhold til instituttene og i større grad enn nå kunne pålegge instituttene å gjennomføre tiltak og rutiner. 3. Gjennomførte aktiviteter og tiltak i 2006 3.1 Budsjettseminar Det ble i oktober avholdt et budsjettseminar for instituttledere, kontorsjefer og økonomiansvarlige. Hensikten var å sammenligne inntekts- og kostnadsstrukturen ved de ulike instituttene, samt å gjennomgå den økonomiske situasjonen til Kjemisk institutt. Nedenfor presenteres nøkkeltall for Kjemisk institutt som ble presentert på seminaret: 5

2003 2004 2005 2006 2007 Fastlønn i snitt pr ansatt, basis 318 333 346 365 359 T kr Bilagslønn i snitt pr ansatt, basis 8 10 10 10 12 T kr Reisekostnad i snitt pr vitenskapelig ansatt 18 21 18 17 13 T kr IT-kostnad i snitt pr ansatt, basis 16 11 6 4 3 T kr Totale drifts- og investeringskostnader (eksl husleie) i snitt pr ans 198 176 129 247 104 T kr Totale kostnader (eksl husleie) i snitt pr ansatt, basis 657 658 628 775 620 T kr Totale lønnskostnader i snitt pr ansatt, basis 459 482 499 528 516 T kr Rammetildeling (post 50) i snitt pr ansatt på basis 501 477 457 493 500 T kr Resultatdel ramme (utdanning og forskning) i snitt pr ansatt på ba 128 106 100 103 111 T kr Basisdel ramme (generell del) i snitt pr ansatt på basis 277 283 254 269 237 T kr Rammetildeling (post 50) i % av totalinntekt (eksl husleie) 73,62 % 76,74 % 74,55 % 77,53 % 86,22 % % Gjennomsnittlig dekningsbidragssats 23,73 % 31,30 % 31,73 % 25,30 % 0,00 % % Dekningsbidragsinntekter i % av rammetildeling (post 50) 4,88 % 6,76 % 8,38 % 6,93 % 6,31 % % Dekningsbidragsinntekter i % av totale inntekter 3,59 % 5,18 % 6,25 % 5,37 % 5,44 % % Investering i % av totale inntekter 3,36 % 16,43 % 4,68 % 21,82 % 3,45 % % Driftskostnader (eksl husleie) i % av totale inntekter 25,82 % 11,93 % 16,43 % 17,10 % 14,47 % % Investering og drift (eksl husleie) i % av totale inntekter 29,19 % 28,36 % 21,11 % 38,93 % 17,92 % % Lønnskostnader i % av totale inntekter 67,44 % 77,58 % 81,44 % 83,04 % 88,94 % % Lønnskostnader i % av rammetildeling 91,60 % 101,09 % 109,25 % 107,11 % 103,15 % % Antall stipendiater pr vitenskapelig ansatt 0,94 0,86 0,66 0,62 0,57 Stk Antall teknikere pr vitenskapelig ansatt 1,02 1,00 0,98 1,08 1,04 Stk Antall prosjekter pr vitenskapelig ansatt 2,38 2,63 1,90 1,54 0,00 Stk Sum studiepoeng pr vitenskapelig ansatt 3,19 3,20 3,74 4,01 0,00 Stk Ordinær rammetildeling, sum post 50 (eksl husleie) 54 164 50 350 47 194 49 690 49 974 Totale lønnskostnader (basis) 49 614 50 901 51 558 53 223 51 550 Til drift 4 550-551 -4 364-3 533-1 575 Sammenligningen som ble foretatt, bekreftet at Kjemisk institutt har høye lønnskostnader sett i forhold til inntektene. Andelen teknisk ansatte i forhold til vitenskapelig ansatte er betydelig høyere ved Kjemisk institutt enn ved andre institutter. En annet funn er at rammetildelingen som Kjemisk institutt mottar (post 50), ikke lenger er høy nok til å dekke de totale lønnskostnadene. Dette betyr at andre driftskostnader og deler av lønnen må dekkes inn av andre inntekter (dekningsbidrag og annet). Det samme forholdet gjelder for de fleste andre institutter. Konklusjonen etter budsjettseminaret var at det var behov for å gjennomgå budsjettet til Kjemisk for 2007 i detalj for å kvalitetssikre alle inntekter og kostnader. I tillegg ble det bestemt at det skulle etableres en arbeidsgruppe for å identifisere kostnadsreduserende tiltak for å bringe Kjemisk institutt i økonomisk balanse. 3.2 Kvalitetssikring av budsjett 2007 Fakultetet nedsatte en arbeidsgruppe som har kvalitetssikret budsjettforslaget fra Kjemisk institutt. Denne gruppen har bestått av økonomiansvarlig ved Kjemisk institutt og instituttcontroller fra MNF. Flere av de ansatte ved Kjemisk institutt har bistått i arbeidet. Det opprinnelige artsbudsjettet som var basert på historiske tall, ble brutt ned til et tiltaksbudsjett basert på forventede inntekter og kostnader. Alle aktiviteter og områder ble innledningsvis delt inn i ulike tiltak, deretter ble alle inntekter og kostnader identifisert. Det har bare blitt budsjettert med historiske tall i de tilfeller der det har vært svært vanskelig eller høy usikkerhet ved å estimere forventede reelle inntekter og kostnader. Alle tiltaksansvarlige har vært delaktige i arbeidet. Siden dette er en ny metode for budsjettering foreligger det noe usikkerhet i tallene. Siden alle tiltak er gjennomgått i detalj, mener vi likevel at budsjettet som nå foreligger er realistisk. 6

3.3 Kostnadsreduserende tiltak Det ble etablert en arbeidsgruppe med formål å identifisere kostnadsreduserende tiltak. I tillegg har fakultetet arbeidet med alternative forslag for å bringe Kjemisk institutt i balanse. Resultatet av dette arbeidet blir presentert i styremøte 4. desember, sak 41. 4. Budsjett for Kjemisk institutt 2007 Kjemisk institutt har budsjettert med et underskudd på nesten 5,3 mill kr for 2007. Inntekter Inntekter fra KD -83 954 Dekningsbidrag -3 332 Andre inntekter -1 460 SUM INNTEKTER -88 746 Kostnader Lønn 51 235 Husleie 34 213 Investeringer og andre driftskostnader 8 580 SUM KOSTNADER 94 028 BUDSJETTERT UNDERSKUDD 5 282 Det er budsjettert med 88,7 mill kr i inntekter. Fratrukket lønn og husleie, gjenstår det 3,3 mill kr til driftskostnader. Dette er langt under hva som er nødvendig for at Kjemisk institutt skal kunne opprettholde dagens virksomhet. Det vil både på kort sikt være vanskelig å øke inntektene ytterligere og det finnes ikke virkemidler for å redusere dagens bemanning. Som budsjettet tydeliggjør vil det være vanskelig å bringe Kjemisk institutt i økonomisk balanse i 2007 kun gjennom kostnadsreduserende og inntektsøkende tiltak. 5. Tiltak i 2007 Det er planlagt en del tiltak i 2007 for å bedre den økonomiske styringen og identifisere resultatforbedrende tiltak. 5.1 Nye rutiner Det vil bli etablert nye økonomirutiner for Kjemisk institutt fra 1.1.2007. Det er bygd opp en tiltaksstruktur med tiltaksansvarlige. Alle innkjøp eller uttak fra lager skal være godkjent av tiltaksansvarlig i forkant. Hver måned vil alle tiltaksansvarlige få en rapport som viser periodens regnskap og budsjett. Avvik skal gjennomgås og kommenteres av tiltaksansvarlige. Nye rutiner vil kreve at det finnes et system for å kunne henføre alle posteringer til riktig tiltak. De fleste innkjøp blir kanalisert gjennom sentrallageret, noe som krever gode rutiner for fakturering. 7

5.2 Kompetansebyggende tiltak Fakultetet vil støtte Kjemisk institutt med en stilling i 2007. Formålet er å bygge opp systemer og kompetanse rundt innkjøp, lagerstyring og fakturering. Kjemisk institutt har et sentrallager som betjener instituttet, andre enheter ved UiO og eksterne kunder. I løpet av våren 2007 slutter ansvarlig ved sentrallageret. Det er behov for å ivareta funksjonen, men også å bygge opp nye rutiner for å sikre best mulig styring. Nye økonomirutiner vil medføre endring av dagens rutiner ved sentrallageret. 5.3 Økonomisk oppfølging Fakultetet vil fra 2007 gjennomgå regnskapet i detalj sammen med økonomiansvarlig ved Kjemisk institutt månedlig. Videre legges det opp til oppfølgingsmøte med fakultetsledelsen og ledelsen ved Kjemisk institutt etter hver tertialavslutning. I 2007 må oppfølging av bundne midler, prognoser og langtidsbudsjett prioriteres. 5.4 Tiltak for å øke inntektene Kjemisk institutt har en reduksjon i antall prosjekter og svikt i dekningsbidragsinntektene. Det er behov for å gjennomgå mulighetene for å øke samtlige inntekter, herunder å se på inntekter fra tilknyttede sentre. I tillegg til å vurdere størrelsen på dekningsbidraget, bør instituttet vurdere muligheten for å selge tjenester til eksterne kunder (eks verksteder, utleie av laboratorier) 5.5 Gjennomgang av bemanningssituasjonen I samarbeid med fakultetet bør bemanningssituasjonen gjennomgås, herunder å vurdere tiltak for bemanningsreduksjoner og legge langsiktige bemanningsplaner. 7. Konklusjon Underskuddets størrelse og instituttets lave omstillingstakt (bl a på grunn av manglende virkemidler), gjør det påkrevd med langsiktige planer for å bringe Kjemisk institutt i balanse. Fakultetet bør bistå instituttet med å bygge opp rutiner og kompetanse. Det er nødvendig med en tett oppfølging av instituttet i en tid fremover. 21.11.2006 Bjørg Blix 8