Styresak 41. Tiltak for å bringe Kjemisk institutt i økonomisk balanse

Transkript

1 Til: MN-fakultetsstyret Sakstype: Vedtakssak Saksnr.: 41 Møtedato: 04. desember 2006 Notatdato: 27. november 2006 Saksbehandler: Jan E. Aldal/Bjørg Blix Styresak 41. Tiltak for å bringe Kjemisk institutt i økonomisk balanse Henvisning til lovverk, plandokumenter og tidligere behandling i styret: Fakultetsstyret , diskusjonssak 16, Ny finansieringsmodell Fakultetsstyret , drøftingssak 22, Ny finansieringsmodell Fakultetsstyret , vedtakssak 23, Tentative planrammer 2007 De viktigste problemstillingene: Kjemisk institutt (KI) endte regnskapsåret 2005 med et reelt underskudd på 11,267 mill kr. Prognose på akkumulerte reelle underskudd for 2006 ligger p.t. på 17-18,5 mill kr Økonomifunksjon ved MNF sekretariatet har i 2006 analysert både KIs tidligere regnskaper og finansieringsmodellen for å avdekke årsakene til instituttets dårlige økonomi. Flere årsaker bidrar til underskuddet, men der sterk nedgang i studiepoengsproduksjon, sviktende økonomistyring og en høy bemanning på teknikersiden er hovedårsaker til at instituttet når nærmer seg et underskudd på 18 mill kr. Det er få utsikter til at KI i de nærmeste 2 årene skal kunne øke sine resultatbaserte inntekter eller kunne foreta kostnadskutt slik at instituttet går i budsjettmessig balanse uten støtte fra Fakultetet. MNF sekretariatet fremsetter 3 forslag til hvordan KI skal kunne gå i balanse fra budsjettåret 2007 og videre. Anbefalt forslag (forslag 1) støtter KI med 3,0 mill kr i 2007 og med 1,5 mill kr i Subsidiering forutsetter videre kostnadskutt på instituttets ulike aktiviteter, regnskapsoppfølging fra Fakultetet på instituttet månedlig i 2007 og pålegg om nye regnskapsrutiner gjeldende fra Forslag til vedtak: Fakultetsstyret vedtar det framlagte forslag 1 til balansering av budsjett for Kjemisk institutt i budsjettåret Vedlegg: Sluttrapport økonomisk situasjon og analyse av KI i Framleggsnotat til fakultetsstyret

2 Møtedato: Saksbehandler: Jan Aldal Revidert: Bakgrunn. Kjemisk institutt (KI) endte regnskapsåret 2005 med et nominelt underskudd på 2,070 mill kr. Med tillegg for bundne midler og forpliktelser gav dette et reelt underskudd på 11,267 mill kr. I hele 2006 har Økonomifunksjon ved MNF sekretariatet jobbet med å avdekke årsaker til underskuddet for å se hvilke tiltak som må iverksettes for å få instituttets drift i balanse rent økonomisk. I løpet av 2006 har instituttet selv avdekket ytterligere bundne midler og fremtidige forpliktelser slik at en prognose på underskuddet for 2006 nå ligger på mellom 17 og 18,5 mill kr. Et dyrt lønnsoppgjør på UiO og KI i 2006 har ytterligere bidratt til å forverre den økonomiske ubalansen. For flere detaljer rundt årsaker til underskuddet og dagens økonomiske tilstand viser vi til vedlagt dokument som oppsummerer de funn som MNFs økonomifunksjon har hatt i arbeidet med KI i Akkumulert underskudd. Når det gjelder hva som skal gjøres med det akkumulerte underskudd på 17-18,5 mill kr på KI spiller flere faktorer inn. Et sentralt forhold er at Kunnskapsdepartementet nå har et sterkt fokus på at universitetene og høyskolene skal bruke opp de midler som årlig tildeles. Sektoren har betydelig midler udisponert eller bundet til fremtidig aktivitet både innen KD-tildelingene (P50) og for eksternt finansierte prosjekter. UiO blir av denne grunn straffet for budsjettåret 2007 med et rammekutt på 62 mill kr. MNF vil ha betydelige regnskapsmessige overføringer til 2007, og det foreslås å holde fokus å KIs driftsbalanse i for budsjettåret Det tas sikte på at KI over lengre sikt regulerer underskuddet over egne budsjetter. Virkninger av finansieringsmodellen. Analysen av Kjemisk institutts underskudd startet med en grundig gjennomgang av finansieringsmodellen som ble innført fra budsjettåret Analysen gav følgende hovedkonklusjone: KI har siden 1994 mistet 75 % av sin studentproduksjon (vekttall/studiepoeng) Produksjon doktorgrader hadde en midlertidig svikt 2002/2003 på KI. Også her har instituttet svakest utvikling. Det er mer lønnsomt med studieproduksjon enn forskningsproduksjon. Dette da UiO internt ikke viderefordeler belønningskomponenten for EU- og NFR-tildeling. Dette favoriserer institutter med teoretiske fag og institutter som har produksjon på andre institutters programmer (IFI og Mattematisk I). Det kan stilles spørsmål om belønningskategoriene til vekttallsproduksjonen ved de laboratorietunge instituttene reflekterer de høyere kostnadene ved undervisningen. Noen enheter, inkludert KI har relativt store variasjoner i belønningskomponenten for produksjon av doktorgrad og studiepoeng, selv ved bruk av midling av belønningskomponenten. Lav fleksibilitet på kostnadssiden (lønnskostnaden utgjør %) gjør det problematisk for enkelte enheter å tilpasse kostnadene og drive i budsjettmessig balanse. Det bør etableres mekanismer som demper virkningene fra store brå fall i produksjonen, enten på studie- eller forskningsdelen. 2

3 Feil ved kalibreringen gav KI for lav årlig basistildeling. Feilen er korrigert fra og med budsjettåret Kalibreringen og innføringen av finansieringsmodellen har ellers gått teknisk riktig for seg og i henhold til modellens forutsetninger. På bakgrunn fra undersøkelsen av finansieringsmodellen vedtok Fakultetsstyret å innføre en modell med en såkalt slingrekantmekanisme. Den innebærer at når en enhet har nedgang på en belønningskomponent større enn 5 % fra et budsjettår til neste trer et subsidieledd inn og sikrer at enheten får maksimalt en 5 % nedgang på belønningskomponenten. Ved flere års nedgang på over 5 % vil mekanismen gi enheten bedre tid til å kutte på kostnadssiden. Hadde MNF brukt denne modellen fra innføringstidspunktet i 2003 modell ville KI samlet økt sin P50-ramme med betydelige beløp i perioden Spesielt i 2005 og 2006, de årene hvor underskuddet til KI er synliggjort, ville subsidieleddet ha vært stort. Dog er det samlet ikke nok til å inndekke det store opparbeidete underskuddet som enheten har i dag, men her rettferdiggjøres en kortsiktig subsidiering av KI for å bringe instituttets budsjett for 2007 i balanse. Ingen andre enheter har et tilsvarende store tap som KI i denne modell. Forslag til tiltak. Kjemisk institutt budsjetterer uten støtte fra MNF med et underskudd på nesten 5,3 mill kr for 2007, jfr oppstillingen under. Under budsjettarbeidet har det vært lagt vekt på å identifisere forventede inntekter og kostnader, og så langt det har vært mulig har det vært unngått å basere budsjettet på historiske tall. Målet har vært å utarbeide et mest mulig realistisk budsjett ut fra de foreliggende opplysninger på budsjetteringstidspunktet. Inntekter Inntekter fra KD Dekningsbidrag Andre inntekter SUM INNTEKTER Kostnader Lønn Husleie Investeringer og andre driftskostnader SUM KOSTNADER BUDSJETTERT UNDERSKUDD MNF har nedsatt en arbeidsgruppe hvis mandat har vært å foreslå tiltak for å bringe Kjemisk i økonomisk balanse. Gruppen har bestått av Tyge Greibrokk fra Kjemisk institutt, Helle Øverbye fra PGP, Kristian Prytz fra IMBV og Jan Aldal fra MNF. Videre har MNFs økonomifunksjon sammen med KIs økonomileder jobbet som en analysegruppe for å avdekke de reelle behov til de ulike aktiviteter og funksjoner på KI. Arbeidsgruppen har, basert delvis på tall fra analysegruppen, levert et forslag med tiltak for å redusere underskuddet og gi en budsjettramme for KI i 2007 (forslag 1). I tillegg legger MNF frem to alternative forslag til KIs budsjettbalanse for 2007 og Det forutsettes ved alle tre alternativer at det ikke settes av midler til å nedbetale på KIs akkumulerte årsunderskudd for

4 Forslag 1: Dette forslaget er fremsatt av arbeidsgruppen, og baseres på at Kjemisk institutt får to år på å omstille seg til en situasjon med en økonomi i balanse. Begrunnelsen er at underskuddet er så stort at det vil være vanskelig for instituttet å klare omstillingen på ett år uten at det vil få dramatiske negative konsekvenser for den daglige drift, spesielt forskningsvirksomheten. År 1, 2007: Budsjettunderskudd: Kutt driftskostnader (se kommentar): Budsjettunderskudd etter kutt: Overgangsstøtte Kjemi 2007: Foreløpig underskudd i 2007: tkr tkr tkr tkr 500 tkr Kommentar kutt driftskostnader: disse innsparinger er satt opp sammen med KIs instituttleder i arbeidsgruppen, og omfatter følgende poster: - investeringspott tkr - abonnementer bibliotek tkr - IT/kontorhold tkr - uttak sentrallager tkr - forskningsgruppestøtte tkr Resultatet fra det lokale lønnsoppgjøret høsten 2006 har alene ført til årlige økte lønnskostnader på 1,5 millioner kr i 2007, kostnader som ikke blir kompensert gjennom økt rammebevilgning. Forslag 1 innebærer at Kjemisk institutt vil få et antatt underskudd i 2007 på 0,5 millioner kroner. Instituttet selv fordeler et restkutt på 500 tkr på de ulike forsknings og undervisningsaktivitetene for å bringe driften økonomisk i balanse. Kjemisk institutt må arbeide videre i 2007 med tiltak for ytterligere å få kontroll med driftskostnadene. MNF vil her sørge for jevnlig dialog for å sikre at dette arbeidet følges opp. År 2, 2008: KI mottar 1,5 mill kr til støtte av drift samtidig som instituttet pålegges å gå med balanse med denne støtten. Dette innebærer at instituttet selv må kutte ytterligere kostnader eller frembringe inntekter med netto resultateffekt på 3-3,5 mill. kr. Spesielt må bemanningssituasjonen vurderes nøye. Gitt denne støtten forutsettes det at Kjemisk leverer ett budsjett i balanse pr Forslag 2: Forslag 2 innebærer de samme tiltakene som i forslag 1, men instituttet tillates å ha ett budsjettunderskudd på 3,5 mill. kr. For 2008 tillates instituttet å gå med 1,5 mill kr i underskudd. Forskjellen er at KI opparbeider seg et økt underskudd i tillegg til de anslagsvis 18,5 mill som KI vil ha ved utgangen av År 1,

5 Budsjettunderskudd: Kostnadsreduserende tiltak Kjemi: Tillatt underskudd i 2007: tkr tkr tkr Kjemisk institutt må gjennomføre tiltak som vil redusere investerings- og driftskostnadene fra 8,58 mill kr til 6,28 mill kr, dersom det ikke er mulig å redusere lønnskostnadene eller øke inntektene. Forslag 3: Kjemisk institutt må levere et balansert budsjett for 2007, noe som innebærer at det må gjennomføres inntektsbringende og kostnadsreduserende tiltak med resultatforbedring på til sammen 5,3 millioner kroner. Siden sannsynligheten for å øke inntektene eller redusere lønnskostnadene på kort sikt (i 2007) vil være begrensende, antas det at kostnadsreduserende tiltak primært foretas gjennom å redusere driftskostnadene. Kjemisk institutt må gjennomføre tiltak som vil redusere investerings- og driftskostnadene fra 8,58 mill kr til 3,3 mill kr, dersom det ikke er mulig å redusere lønnskostnadene eller øke inntektene. Instituttet selv vil være ansvarlig for å gjennomføre tiltak for å komme i økonomisk balanse i Uavhengig av de tre forslagene vil MNF støtte KI med opptil 1 mill kr i lønnsmidler for en midlertidig støtte av økonomi- og administrative oppgaver i den omstillingsfase som instituttet er i Analysene av instituttet har vist et stort behov for innføring av internhandel og økonomiske prinsipper i hvordan de ulike forskningsgruppene og instrumentparken drives på instituttets P-50 midler blir et læringsår der instituttet må innføre økonomistyring som har vist seg å fungere vel på andre av MNFs institutter. Det er ikke forventet at KI vil få større overføring i de nærmere år, reduksjon av lønnskostnadene blir nødvendig for å få økonomisk balansert drift med de tilgjengelige rammer. MNF vil holde fokus på medarbeider- og organisasjonsutvikling for å bidra til den omstilling som er nødvendig på personalsiden på instituttet. Personalrelatert tiltak som trenger omstillingsmidler vil bli vurdert støttet. MNF vil i 2007 bidra med en rekke tiltak, vi vil komme tilbake på et senere tidspunkt med konkrete punktene her. JEA