KS-samling 14. september 2017 Digitalisering og effektivisering KONGSVINGER KOMMUNE
Hvordan jobber med digitalisering?
STYRINGSMODELL KONGSVINGER KOMMUNE 1. Strategiske Mål Målene uttrykker hva som skal til for å oppnå kommunens visjon 2. Resultat- Indikatorer Måleparametere som angir måloppnåelse. Inneholder ett angitt årlig mål. Resultatindikatorene skal være knyttet opp mot de strategiske initiativ 3. Strategiske Initiativ Inneholder strategiske endringer/grep som skal bidra til å lukke gapet mellom nåsituasjon og fremtidsbildet. Skal uttrykke en aktiv handling (verb) www.kongsvinger.kommune.no
FOR AT VI SKAL LYKKES INNENFOR STRATEGIOMRÅDENE TRENGER VI BÅDE DEN DAGLIGE TJENESTELEVERANSEN SAMT Å VIDEREUTVIKLE DENNE VERDI STRATEGISKE INITIATIV Business as usual DAGLIG TJENESTE- LEVERANSE TID www.kongsvinger.kommune.no
Styringsmodell Strategisk mål: Sunn kommuneøkonomi Netto driftsresultat min. 1,75 % Strategisk initiativ Digitalisere og effektivisere arbeidsprosesser Program for digitalisering og effektivisering
Satt på kartet! Økonomiplan 2017-2020 skal digitalisere og effektivisere sine arbeidsprosesser: Kostnadsnivået skal reduseres med min. 16,1 mill. innen 2020 Fireårig program etablert: -> NAV -> Helse og omsorg - Hjemmebaserte tjenester -> Barnevernet -> Oppvekst - Skoleadministrativt system -> Teknisk forvaltning - Byggesak Program for digitalisering og effektivisering
Programmets mål Effektmål: Effektivisering og digitalisering av arbeidsprosesser slik at: Årlige kostnader reduseres med minst 16,1 mill innen 2020 Det frigjøres tid til mer forebyggende arbeid Innbyggere får like gode eller bedre tjenester Resultatmål: Digitalt arkiv er innført Avlevering til sentralt arkiv Det etableres en «min side» for å gi innbyggerne gode selvbetjente løsninger Gi brukerne og pårørende økt trygghet i hverdagen gjennom forsterket bruk av velferdsteknologi Styrke barnevernet gjennom økt egenproduksjon og tverrfaglig samarbeid Frigjøre ressurser til økt pedagogisk aktivitet i barnehage og skole gjenom innføring av nytt skoleadministrativt system Redusere saksbehandlingstiden på byggesak/saker relatert til næringsvirksomhet fra 19 til 8 dager Program for digitalisering og effektivisering
Programorganisering Styringsgruppe Rådmannens ledergruppe Programeier Rådmann Programledelse Programleder: Leder utviklingsenheten Prosjektledere Controller Tillitsvalgt Ekstern bistand Referansegruppe Eldrerådet Funksjonshemmedes råd Ungdomsrådet Diverse innbyggergrupper Barnevern Prosjektleder Helse og omsorg Prosjektleder NAV Prosjektleder Teknisk forvaltning Prosjektleder Oppvekst Prosjektleder Tjenestereiser/Prosesser Kulturbygging Arkiv Teknologi
Overgripende spørsmål Hva er digitalisering? Hvilke mål har kommunen overordnet for digitalisering og effektivisering? Hvordan understøtter de digitale målene virksomhetsmålene kommunen har? Hvordan skal innbyggerne involveres? Hvordan skal de ansatte involveres? Er det kultur for endring? Er målene for programmet realistiske? Er en besparelse på 16,1 MNOK et riktig tall? Hvor skal uttaket av gevinster gjøres? Hvordan måles og følges ledere opp? Hvordan vil kommuneledelsen understøtte og bistå programmet? Program for digitalisering og effektivisering
Hva er digitalisering? Digitalisering Innbyggerbehov Organisasjon (endringsledelse og prosesser) Implementere teknologi Forvaltning Gevinstrealisering (Kvalitative og kvantitative effekter) Understøtte kommunens mål og tjenester til innbyggerne Program for Digitalisering og effektivisering (Digeff)
Hvordan digitaliserer vi? Skole Hva er målet? Kommunes hjemmeside Setter vi «strøm» på skjemaet? Velferdsteknologi Forvalter vi disse løsningene? Program for Digitalisering og effektivisering (Digeff)
Gevinstrealisering Kvantitative gevinster Kvalitative gevinster Konsept Planlegge Gjennomføre Overlevere Realisere Ikke-realiserbare gevinster Ikke-identifiserbare gevinster Kartlegge potensielle gevinster, hvem som berøres og vurdere gevinster mot kostnader Planlegge gevinstrealisering: knytte gevinster til konkrete tiltak, måleindikatorer og ansvarlige Sørge for at gevinstrealiseringstiltak gjennomføres som planlagt. Sikre smidig overgang til linjen, slik at linjen er forberedt på å realisere gevinster. Følge opp gevinster jevnlig og iverksette korrigerende tiltak ved avvik. Samfunnsnyttige gevinster Program for Digitalisering og effektivisering (Digeff)
Gevinster ved innføring av et nytt IKT-system Faktisk bruk av IKT-system Ideell bruk av et IKT-system Fremtidige prosesser Fremtidig situasjon Nytt system, eksisterende roller, org, prosesser Ikke skli tilbake Nytt system, nye roller, ny org nye prosesser, Systemgevinst Dagens situasjon Gammelt system, roller, org, prosesser Gammelt system, roller, org, prosesser Dagens prosesser Program for Digitalisering og effektivisering (Digeff)
Utfordringer Har kommunen nødvendige digitale kompetanse i organisasjonen? Ledergruppen enhetsledere- medarbeidere Program for digitalisering og effektivisering
Lederkunnskaper og lederegenskaper En leder har i dag kunnskap innen en rekke områder: Fagområdet han/hun leder Strategisk kunnskap Operativ kunnskap HR-kunnskap Økonomi Sosial kunnskap Kommunikasjonsevner Flere. I tillegg må man tilegne seg DIGITAL KOMPETANSE Innovasjon Arbeidsprosesser Gevinstrealisering Kontinuerlig forbedring Porteføljestyring Forvaltning Disse områdene vil fortsatt være viktige i fremtiden.
Utfordringer Har kommunen nødvendige digitale kompetanse i organisasjonen? Ledergruppen enhetsledere- medarbeidere Hvordan bygge kompetanse? Hvordan hente ut gevinster? Program for Digitalisering og effektivisering (Digeff)
Behov for støtte til: 1) Programadministrasjon 2) Utfordre og kvalitetssikre gevinstrealiseringsplanen 3) Kompetanseoverføring til ansatte underveis i prosjektet Program for digitalisering og effektivisering
Leveranse Hva Støtte programledelsen med prosjektfaglig kompetanse og utførelse av administrative oppgaver Hvordan Metode: Prosjektveiviseren.no (prosjektmetodikk fra Difi) Managing Successfull Programmes (MSP) Samveis.no (tjenesteinnovasjon fra KS og Helsedirektoratet) Gevinstkokeboken (gevinstrealisering fra KS) Verktøy: Prosjektrammeverk, Samhandling, Dokumentasjon Rådgivning: Gjennomføring, måloppnåelse, samkjøre prosjekter, styringsprinsipper, kontinuerlig oppfølging Utfordre: Mål, gevinster, Fasilitere og gjennomføre arbeidsgruppemøter med programledelse og andre relevante ansatte Møte 1: Hva skal til for at programmet lykkes? Møte 2: Gevinstrealiseringsplan Møte 3: Kontinuerlig forbedring, bruk av SAMVEIS-metodikken Møte 4: Prosjektmetodikk Møte 5: Digitalisering av arbeidsprosesser Kompetanseoverføring Direkte kompetanseoverføring Indirekte kompetanseoverføring Kompetansekartlegging i første fase. Program for digitalisering og effektivisering
Sannsynlighet USIKKERHET OG RISIKO Indikerer om risiko har gått opp/ned siden sist vurdering Risikofaktorer Sikker Høy 5 4 1 2 11 5 1. Programledelsen har ikke tilstrekkelig med tid til arbeidet pga andre oppgaver 2. For lite tid til prosjektarbeid i enhetene 3. Utydelig målbilde eller omfang endrer seg underveis 4. For liten endringsvilje i enhetene Middels høy Lav Svært lav 3 2 1 6 7 8 3 9 4 10 5. Ikke tilstrekkelig lojalitet til den overgripende prosessen på alle nivåer 6. Ikke ønske om å engasjere ekstern kompetanse fokus på kortsiktig gevinstrealisering 7. Samhandlingspartnere 8. Leverandører 9. Endrede politiske føringer 10.NAV Stat/Kommune S K 1 2 3 4 5 Begrenset virkning, Kan innehentes Deler av planverket påvirkes. Totalrammen kan holde Hele planverket påvirkes. totalrammenkan holde Hele prosjektets planer må gjøres om Prosjektet er i fare 11.Enheten starter andre parallelle effektiviseringsprosesser Konsekvens Nr Risikofaktor Tiltak 1 Programledelsen har ikke tilstrekkelig med tid til arbeidet pga andre oppgaver Prosjektledere = enhetsledere, men de to samarbeider tett i gjennomføringen av prosjektet (a la Vennersbergprosjektet). Frigjøre tid hos Ylva og Magnus? Evt. ekstern støtte? 2 For lite tid til prosjektarbeid i enhetene Frikjøp av tid. Ledelsesforankring og prioritet. 4 For liten endringsvilje i enhetene Forankring, informasjon og opplæring. 5 Ikke tilstrekkelig lojalitet til den overgripende prosessen på alle nivåer Oppstartsaktiviteter med styringsgruppen og programledelsen 4/9, 13/9 og 2/10 for å sikre god forståelse og forankring, samt digitalisering som tema i kommunestyret 21/9. 11 Enheten starter andre parallelle effektiviseringsprosesser Etablere tydelige mandater for hvert prosjekt, samt forankring gjennom oppstartsaktivitetene. 20 Totale risikobildet Tett oppfølging av risiko i programledelsen og styringsgruppen
Suksesskriterier Fra programmandat: Solid forankring i politisk ledelse og kommuneledelsen Tilstrekkelig avsatt tid til å arbeide med prosjektet Tilstrekkelig tid til gevinstrealisering Endringsvilje Tydelig definisjon på hva som ligger innenfor og utenfor programmet Lojalitet til den overgripende prosessen på alle nivåer Andre innspill: Innbyggerinvolvering Digital kompetanse Kompetanse på metode Forankring hos ansatte og informasjon til ansatte Endringskompetanse Vilje til at programmet og prosjektene skal lykkes Det skal være motiverende og «gøy» Hvordan arbeide sammen for å oppnå suksesskriteriene? Program for Digitalisering og effektivisering (Digeff)
Målsetting kommunen I dag? 2020 - Tjenesteaktiviteter + + Administrative aktiviteter - Kommunens relative tidsforbruk Program for Digitalisering og effektivisering (Digeff)
Kr