DIGITALISERT ARBEIDSPLANLEGGING

Transkript

1 DIGITALISERT ARBEIDSPLANLEGGING I HJEMMETJENESTEN GIS samarbeide, Bø i Telemark 26.april 2017 Kjersti H. Norheim enhetsleder i hjemmetjenesten Anne Liv B. Fauske - prosjektleder

2 Nasjonalt velferdsteknologiprogram Samarbeidspartnere Leverandører Følgeforskningspartnere: Veiledning; Prosesstøtte fra PA Consulting og Making Waves

3 Integrert løsning for daglig planlegging av arbeidslistene CosDoc Alle grunndata på pasienter/oppdrag Arbeidslistene lagres og vises som før. 5 Integrasjon med Smarttlf/Nettbrett 1 VISMA Vaktens ressurser Oppdrag med info som er nødvendig for planlegging Oppdrag knyttet til pleier, estimerte tider 2 4 SPIDER optimerer 3 Optimerer etter regler, velger beste kjørerute! 6 Ansattes arbeidsliste 7 Ansatte utføre oppgavene og rapporterer endringer Utviklet digital teknologi for å effektivisere administrasjon og planlegging, tatt i bruk en optimerer og utviklet relevante regler. Løsningen er generell og fleksibel, bør kunne tilpasses aktuell kommune.

4 Arbeidsbilde i SPIDER Digitalt kart TOMTOM brukes for bilnavigasjon i SPIDER Info om fart, enveiskjøringer, stengninger osv. Viser riktig navigasjon av adresse. Regner ut (i kartet) hvor lang tid det tar å kjøre distansen.

5 Rutevisning med «drag and drop» funksjon I hjemmetjenesten skjer det ofte endringer. «Siste liten» endringer kan gjøres ved denne funksjonen rett før listene overføres.

6 «Innovasjon er fornying som skaper verdi i organisasjonen» DIFI - å gå fra papir og blyant til elektronisk optimering! SPIDER

7 Metoder i prosjektet: Utvikling av systemet i drift Metoden kalles «Agile Software Development» - tett samarbeide mellom leverandør og sluttbruker, også kalt «smidig utvikling». Leverandøren karakteriserer vårt samarbeide som den viktigste suksessfaktoren for at vi lyktes! Samveis veikart en praktisk metodikk og verktøy for tjenesteinnovasjon Metodikken gir oversikt og bedre forståelse av driften, hva som må endres og hvilke muligheter som finns. Innsiktsarbeid, tjenestereiser og gevinstplaner. Følgeforskning: Høgskolen i Sørøst-Norge fokus på pasientene, intervjuet før og etter. SINTEF fokus på driften, intervjuet ansatte før og etter samt observasjoner.

8 Involvering i prosjektet Ansatte: Tillitsvalgte involvert i styringsgruppe, HMS/kvalitetsgruppe og Samveis. Prosjektet har vært godt forankret på alle nivåer i kommunen. Pasienter og pårørende: Brukermedvirkning med spesielt fokus på å fastsette tidsvindu for sine besøk. Vi planlegger «push»-meldinger til pasienten om ankomst og evnt. endringer. Informasjonssikkerhet: Manual for riktig bruk Opplæringsbevis for planleggingsfunksjonen

9 Ledelse for å oppnå resultater Finne gode styringsdata Felles forståelse og målsetting i ledergruppa Endre arbeidsmåter og organisasjonsstruktur

10 Gode styringsdata Baseline Følge opp med målinger Synliggjør resultater av driften Synliggjør resultater av endringer Konkrete resultater ikke individuelle synsinger

11 Gevinster fra baseline 2015 til 1.kvartal Kontinuitet i % av mulige besøk/måned: Ansvarlig sykepleier fra 12,5 til 27% Helsefagarbeider (primær) fra 18,1% til 48% Styringstall: Brukerrettet tid, fra 51,5 % til 55,2%. Planleggingsressurs fra 3 til 1,5 årsverk 3 Effektiviseringsgevinst: Økt brukerrettet tid tilsvarer 3,5 årsverk Mindre arbeidsplanleggingstid 1,5 årsverk Til sammen 5 årsverk

12 Felles forståelse i ledergruppa Utvikle felles forståelse og målsettinger i ledergruppa Dedikerte og motiverte ledere Ulik praksis blir synlig: Kost/nytte av ulike muligheter Beslutte felles praksis

13 Arbeidsmåter og organisasjonskultur ENDRING: Endring og ny praksis har vært en lang prosess som krever: - å legge vekk gamle rutiner og manuelle handlingsmønstre - å la elektronikken få «arbeide i fred» - annen samhandling og nye rutiner Tidkrevende og avhengig av tydelig og konsistent ledelse som holder fokus på gevinstene.

14 Arbeidsmåter og organisasjonskultur VERDIER Bedre kontinuitet av ansvarspersoner i hjemmet. Reglene i Spider ivaretar tjenestens krav til forsvarlighet: - riktig fagkompetanse på oppdraget - tidsvinduet er faglig vurdert - pasientens definerte ansvarspersoner blir prioritert. Dette understøttes av: Følgeforskning fra Høgskolen i Sørøst-Norge. Brukerundersøkelsen i hjemmetjenesten Tilbakemeldinger fra ansatte.

15 Hva har vi lært? Informasjon er en mangelvare! Tett samarbeid mellom leverandør og ansatte. Digitalisering handler om omstillingsevne, det er ikke systemene i seg selv som gir gevinst, men planleggingen, gjennomføringen og endringene som bidrar til den faktiske gevinsten. Innovasjonsprosessen har skapt endringer og verdier i hjemmetjenesten. Ting tar tid!

16 Prosjektrapport november 2016: Sintef rapport nr. A27853