FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT NAV Moss Moss kommune 12.11.2010
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG...3 2 BAKGRUNN, PROBLEMSTILLING OG AVGRENSING...4 3 METODE OG GJENNOMFØRING...5 4 REVISJONSKRITERIER...6 5 NAV MOSS...7 6 INTERNKONTROLL...8 6.1 Revisjonskriterier... 8 6.2 Fakta... 8 6.3 Vurderinger og konklusjon... 11 7 KVALIFISERINGSPROGRAMMET... 13 7.1 Revisjonskriterier... 13 7.2 Fakta... 13 7.3 Vurderinger og konklusjon... 17 8 SAMHANDLING... 19 8.1 Revisjonskriterier... 19 8.2 Fakta... 19 8.3 Vurderinger og konklusjon... 24 9 KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER... 25 10 RÅDMANNENS KOMMENTARER... 26 VEDLEGG NÆRMERE OM REVISJONSKRITERIENE... 28 Østfold kommunerevisjon IKS 2
1 SAMMENDRAG Det overordnede målet til NAV-kontorene er å få flere i arbeid og aktivitet og færre på stønad. Ett av formålene med dette prosjektet har vært å se om NAV Moss har etablert en internkontroll som sammenfaller med regelverket og som kan bidra til at daglige oppgaver blir utført, styrt og forbedret i henhold til lovens krav. Vår undersøkelse viste at NAV Moss er i ferd med å etablere et internkontrollsystem som i store trekk sammenfaller med regelverket. Det gjenstår imidlertid noe for å få det implementert blant de ansatte og å få brukerne med i forbedringsarbeidet av kontoret. Videre har vi sett om Kvalifiseringsprogrammet er etablert i henhold til lovverket. Kvalifiseringsprogrammet er ment som en forsterket innsats overfor personer som er avhengige av økonomisk sosialhjelp over lengre tid og for personer som vurderes å ha en mulighet til å komme i arbeid gjennom tettere oppfølging og forpliktende bistand. Våre funn viser at NAV Moss har etablert et Kvalifiseringsprogram som i store trekk er utformet og iverksatt i tråd med regelverket. Det er imidlertid usikkerhet rundt tilbud og praksis for individuell plan. Til slutt har vi undersøkt om samhandlingen innad i NAV-kontoret og med eksterne parter fungerer i henhold til intensjonene bak etableringen og forutsetninger i regelverket. NAVkontorene inneholder en statlig og en kommunal del. Etter regelverket skal det være samarbeid mellom den statlige og kommunale delen. Etter lovverket skal kommunen også samarbeide med andre deler av forvaltningen. Våre funn viser at det er en samhandling både internt på kontoret og med eksterne parter, men tilbakemeldinger fra de ansatte gjør at vi er usikre på hvordan samhandlingen fungerer. Vi har også sett at brukermedvirkning har lite fokus i NAV-kontoret, spesielt på systemnivå. NAV Moss er et relativt nytt NAV-kontor og de områdene som har vært gjenstand for revisjon må nødvendigvis ta tid for å komme på plass. Revisjonen opplever at NAV-kontoret jobber målrettet med de fleste områder, men at de ikke er i mål. Anbefalinger: At internkontrollsystemet ferdigstilles og at de implementeres fullt ut blant de ansatte. At brukerne trekkes med både på systemnivå og individnivå. At deltakerne på Kvalifiseringsprogrammet får tilbud om individuell plan. At ledelsen har fortsatt fokus på samhandling både internt på kontoret og med eksterne samarbeidspartnere og jobber målrettet med å forbedre samarbeidet mellom avdelingene internt på kontoret og med eksterne samarbeidspartnere. Østfold kommunerevisjon IKS 3
2 BAKGRUNN, PROBLEMSTILLING OG AVGRENSING Revisjonen har som en av sine oppgaver å utføre forvaltningsrevisjon, jf. kommunelovens 78 og forskrift om revisjon kap.3. I følge denne paragraf skal revisjonen blant annet kontrollere at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. I kommunestyret 25.5.2010, sak B-032/10 ble plan for forvaltningsrevisjon vedtatt. Ett av prosjektene som ble vedtatt i denne planen var vedrørende NAV. Prosjektet fokuserer på følgende problemstillinger: Har NAV Moss utarbeidet et system for internkontroll i henhold til lov og forskrift? Har NAV Moss etablert Kvalifiseringsprogram i henhold til lovverket? Fungerer samarbeidet mellom den kommunale delen av NAV Moss og interne og eksterne samarbeidspartnere i henhold til intensjonene bak etableringen og forutsetninger i regelverket? Det er kun den kommunale delen av NAV som er gjenstand for vår revisjon. Den statlige delen vil bli omtalt i rapporten der dette faller naturlig, men vil ikke være gjenstand for vurderinger. Av tjenesteutøvelse utført ved NAV-kontoret er det kun Kvalifiseringsprogrammet vi har sett på. Vi har ikke sett på rutiner og utbetaling av økonomisk sosialhjelp eller sosiale lån. Østfold kommunerevisjon IKS 4
3 METODE OG GJENNOMFØRING Sentrale elementer i revisjonens arbeidsmetode er standard for våre forvaltningsrevisjonsprosjekter. Først definerer vi problemstillingene. Deretter identifiserer vi revisjonskriterier. Dette er en samlebetegnelse på de krav og forventninger som skal benyttes som grunnlag for vurdering av kommunens virksomhet. Videre innhenter vi fakta ved å kartlegge og beskrive praksis ved de undersøkte virksomheter. Praksis blir så analysert og drøftet med utgangspunkt i revisjonskriteriene. Dette leder fram til konklusjoner og anbefalinger. Prosjektet er gjennomført med dokumentanalyse, intervjuer med ansatte og ledelse og med spørreundersøkelse til alle ansatte ved NAV-kontoret og til viktige kommunale samarbeidspartnere. Dokumenter som har vært gjennomgått er blant annet Samarbeidsavtale mellom Moss kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Østfold, Virksomhetsplan 2010, NAV Moss og Organisering av NAV Moss, samt utarbeidede rutiner både internt for kontoret, men også i forhold til samarbeid med eksterne parter. Spørreundersøkelsen til alle ansatte ved NAV Moss, omhandlet internkontroll og samarbeid, både internt og med andre kommunale samarbeidspartnere. Spørreundersøkelsen til kommunale samarbeidspartnere ble sendt til ansatte ved Moss VOKS flyktningetjenesten og tolketjenesten, alle ansatte ved avdeling Psykisk helse og rus og alle ansatte ved barneverntjenesten. Lederne ved de aktuelle tjenestene har ikke fått undersøkelsen. Undersøkelsen til samarbeidspartnere hadde fokus på samarbeidet mellom de og NAVkontoret. Det var 59 prosent som svarte på undersøkelsen som ble sendt til alle ansatte ved NAV-kontoret. Av ansatte i de kommunale utenforliggende tjenestene som fikk spørreundersøkelsen, besvarte 37 prosent. Den lave svarprosenten skyldes at antall mottakere var kunstig høyt, siden undersøkelsen ble sendt til alle ansatte i Avdeling psykisk helse og rus og barneverntjenesten. Den var ikke spesifikt rettet mot de som faktisk samarbeider med NAV-kontoret. I Moss VOKS ble undersøkelsen kun sendt til de som faktisk har et samarbeid med NAV-kontoret. Her var det en svarprosent på 70. Prosjektet er gjennomført i perioden august til november 2010 av forvaltningsrevisor Bente Wik Kristiansen. Østfold kommunerevisjon IKS 5
4 REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt "foretrukket praksis", er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes vanligvis med basis i en eller flere av følgende kilder: lovverk, politiske vedtak og føringer, kommunens egne retningslinjer, anerkjent teori på området og andre sammenlignbare virksomheters løsninger og resultater. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriterier: Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 26.6.2006 Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18.12.2009 Lov om sosiale tjenester m.v. av 13.12.1991 Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20.12.2002 Ot.prp. nr. 47 (2005-2006) Om lov om arbeids- og velferdsforvaltningen Ot.prp. nr. 103 (2008-2009) Om lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen Ot.prp. nr. 29 (1990-1991) Om lov om sosiale tjenester m.v. Se vedlegg for nærmere utledning av revisjonskriteriene. Revisjonskriteriene presenteres også i tilknytning til det enkelte område i rapporten. Østfold kommunerevisjon IKS 6
5 NAV MOSS NAV Moss åpnet for publikum 20. oktober 2009. Kontoret består av en statlig og en kommunal del. NAV-kontoret har som mål å gi brukerne mer helhetlige tjenester, bidra til sosial og økonomisk trygghet og fremme overgang til arbeid og aktiv virksomhet. Statlige og kommunalt ansatte skal jobbe sammen for å finne gode løsninger for brukerne. Samarbeidsavtalen mellom Moss kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Østfold vedrørende NAV Moss, angir hvilke kommunale oppgaver som skal utføres i NAV-kontoret. Dette er sosialtjenestens generelle oppgaver med unntak av det som kan relateres til pleie- og omsorgstjenesten, opplysning, råd og veiledning, midlertidig husvære og økonomisk stønad, herunder området kvalifisering og sysselsetting. I tillegg skal særlige tiltak overfor rusmiddelmisbrukere med unntak av pleie- og omsorgsoppgaver, miljørettede nettverksoppgaver, aktivitetstiltak og lignende ligge til NAV-kontorets oppgaver. Prosjektfinansierte kvalifiserings- og sysselsettingstiltak, gjeldsrådgivning etter gjeldsordningsloven, tildeling av kommunale boliger, Husbankens låne- og støtteordninger samt Husbankens bostøtteordning er også oppgaver som blir utført i NAV-kontoret. Totalt har NAV-kontoret 72,35 årsverk, av disse er 43,05 1 kommunale. Leder er statlig tilsatt, men i følge samarbeidsavtalen har leder resultat- og personalansvar for hele kontoret, og representerer kontoret utad i alle saker som angår kontoret på tvers av det statlige og kommunale ansvaret. Kontoret skal ha felles administrativ og faglig ledelse for den statlig og kommunale delen av kontoret. Kontoret er organisert i fem avdelinger med hver sin avdelingsleder. Avdelingsleder har personalansvar for alle ansatte i avdelingen. Det er både kommunalt og statlig tilsatte i hver avdeling. Fire av avdelingene jobber brukerrettet; tre avdelinger har oppfølging som sin hovedaktivitet, den fjerde avdelingen har betjening av publikumsmottaket som sin hovedoppgave. Den siste avdeling har oppgaver innen internservice og stabsfunksjoner. To av oppfølgingsavdelingene har ordinær oppfølging av brukerne fordelt etter dato, den siste oppfølgingsavdelingen arbeider med brukere som trenger tettere oppfølging og kvalifiseringstilbud. Ansvaret for oppfølging av deltakere i kvalifiseringsprogrammet ligger til denne oppfølgingsavdelingen. For de åtte første månedene i 2010 var det registrert 1031 brukere av de sosiale tjenestene i NAV. For samme periode i 2009 var tallet 917. Antall nye brukere i årets åtte første måneder var 272 mot 255 i 2009. Antall brukere med sosialhjelp som hovedinntekt var 518 personer i årets åtte første måneder. For samme periode i 2009 var antallet 392 personer. Når det gjelder personer som mottar statlige ytelser, var det per september 2010 1109 som mottok arbeidsavklaringspenger 2, det var 2629 3 mellom 18 og 67 år som mottok uføretrygd og det var 617 personer som var registrert som helt arbeidsledige. 1 Dette er tall fra juni 2010. 2 Attføringspenger, rehabiliteringspenger og tidsbegrenset uførepensjon ble fra 1.3.2010 erstattet av arbeidsavklaringspenger. 3 Dette tallet er per 30.6.2010. Østfold kommunerevisjon IKS 7
6 INTERNKONTROLL 6.1 Revisjonskriterier Internkontroll handler om virksomhetens interne styring og kontroll. Gjennom internkontrollen skal kommunen sikre at virksomhet og tjenester er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, samt sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav i lov og regelverk. Omfang og utforming skal tilpasses den enkelte virksomhet. I henhold til forskrift 4 innebærer internkontroll at de ansvarlige for virksomheten skal: Beskrive hvordan virksomheten er organisert, samt virksomhetens hovedoppgaver og mål. Fordeling av ansvar, oppgaver og myndighet skal fremgå klart. Sikre de ansatte tilgang til aktuelle lover og forskrifter. Sørge for at de ansatte har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor aktuelt fagfelt og om virksomhetens internkontroll. Sørge for at ansatte medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes. Gjøre bruk av erfaringer fra tjenestemottakere og pårørende i forbedringsarbeidet. Skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav. Utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendig prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av sosialog helselovgivningen. Foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten. Internkontrollen skal dokumenteres i nødvendig omfang. 6.2 Fakta Organisering av NAV Moss er et eget dokument. Her fremgår organisasjonskart og beskrivelse av de forskjellige avdelingene. Det er angitt hvilke arbeidsoppgaver som skal ligge i den enkelte avdeling. Arbeidsprosesser og metodikk er også beskrevet i dokumentet. I tillegg er grensesnittet mellom publikumsmottaket og oppfølgingsavdelingene, grensesnittet mellom oppfølgingsavdelingene og grensesnittet med internservice beskrevet. Dokumentet har også et eget vedlegg med oversikt over NAV Moss sine samarbeidspartnere. Virksomhetens hovedoppgaver og mål er beskrevet i virksomhetsplanen. Planen inneholder både statlige og kommunale mål. Dette er sentrale mål, mål fra fylket, men også lokale utarbeidede mål for NAV Moss. 92% av respondentene i vår spørreundersøkelse svarte bekreftende på at de kjente til kontorets hovedoppgaver og mål. Av de kommunalt ansatte i kontoret svarte 90% at de var kjent med kontorets oppgaver og mål. 4 Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten. Østfold kommunerevisjon IKS 8
NAV Moss sine egne mål er utførlig beskrevet i virksomhetsplanen. Her er det også beskrevet flere delmål knyttet til hovedmålene. Tiltak for å nå målene er nedtegnet, både med organisering av arbeidet og metoder. I tilknytning til virksomhetsplanen er det utarbeidet en aktivitetsplan. I aktivitetsplanen er målene listet opp, hvilke tiltak som er satt i gang, eventuelt skal settes i gang for å nå målene. Dette er tidfestet og ansvarliggjort ved at noen har fått ansvaret for oppgaven. Etter samarbeidsavtalen mellom Moss kommune og det statlige NAV, er NAV-leder tillagt det øverste administrative og faglige ansvaret for hele kontoret. Personal- og økonomimyndigheten er ifølge NAV-leder muntlig delegert ut til avdelingslederne som da har ansvaret i sine avdelinger, men det arbeides med å skriftliggjøre delegeringsreglementet. NAV-leder har fått delegert sin myndighet skriftlig fra rådmannen i reglement gjeldende fra 01.10.2009. Selve internkontrolldokumentet er ifølge NAV-leder lokalisert i en egen perm som står på en bestemt plass. Det jobbes nå med å få dokumentet elektronisk tilgjengelig for alle ansatte. En ansatt har fått ansvaret for å gjøre dette og for å holde dokumentet oppdatert ved endringer. I følge NAV-leder har de ansatte tilgang til aktuelle lover og forskrifter gjennom internett og Lovdata. Kontoret benytter denne løsningen, slik at de til enhver tid har tilgang til oppdatert regelverk. Det holdes interne kurs og opplæring når det har skjedd store endringer i regelverket. Maler som kontoret benytter, blir oppdatert internt når det har skjedd endringer i lovverket. Dette har kontoret selv ansvar for. Svarene fra spørreundersøkelsen viser at det er Lovdata som blir mest bruk av de ansatte som kilde til lover og regler. I tillegg oppgir de ansatte at de benytter egne utarbeidede rutiner og retningslinjer, samt Navet 5 og nav.no. Det blir også nevnt at ressurspersoner og faglig samarbeid benyttes. NAV-leder informerer om at det blir avholdt kurs og opplæring for de ansatte som skal sikre at de har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter om aktuelle fagfelt. I tillegg er det etablert tverrfaglige fora på tvers av de gamle etatene hvor det går informasjon på tvers og som fører til læring for de enkelte ansatte. Det er også etablert drøftingsmøter en gang per uke, hvor de som jobber innenfor samme fagfelt tar opp saker av felles interesse, men hvor også tvilssaker blir diskutert. I følge NAV-leder vurderes det om det skal ansettes fagansvarlige for de kommunale tjenestene i NAV-kontoret på lik linje som det man har for de statlige tjenestene. Den fagansvarlige vil få ansvar for å holde seg oppdatert på sitt fagfelt og videreformidle nyheter og endringer til de andre ansatte. NAV-leder er i tillegg opptatt av at det skal være lik opplæring av nytilsatte. Hvordan dette skal gjøres og hvem som skal få ansvaret for det, er ikke avgjort ennå. Det er opprettet egne miniteam som skal sørge for at kunnskap og erfaringer fra ansatte skal utnyttes best mulig. Miniteamene er sammensatt av personer som jobber med ulike tjenester på NAV-kontoret, og der hvor de fungerer, er de viktige bidragsytere til å spre kunnskap og erfaring. Det stor variasjon i tilbakemeldingene fra de ansatte i forhold til egen opplevelse av den medvirkningen ledelsen gjør for at de ansattes kunnskap skal utnyttes best mulig. Vi finner forskjeller innad i avdelingene, mellom avdelingene og om man er statlig eller kommunalt 5 Navet er NAV sitt eget intranett. Østfold kommunerevisjon IKS 9
ansatt. Denne opplevelsen gjelder også i forhold til den tilretteleggingen arbeidsgiver gjør for at de ansatte har eller får tilstrekkelig kunnskap innenfor sitt fagfelt. Generelt ser vi at de kommunalt ansatte er mer positive enn de statlig ansatte. 31% av respondentene i spørreundersøkelsen sier at arbeidsgiver medvirker i stor grad i at deres kunnskap utnyttes best mulig. Videre mener 47% at det tilrettelegges i stor grad fra arbeidsgivers side slik at de ansatte har/får tilstrekkelig kunnskap innenfor sitt fagfelt. De kommunalt ansatte er i mye større grad tilfreds med den tilretteleggingen som gjøres, hvor 53% er veldig eller svært tilfreds med den tilretteleggingen som gjøres. Når det gjelder spørsmål om de ansatte mener de får tilstrekkelig informasjon til rett tid slik at arbeidsoppgaver kan løses best mulig, svarer 48% ja på dette spørsmålet. Ser vi kun på svarene fra de kommunalt ansatte er det 68% som svarer bekreftende på dette spørsmålet. Det er 28% av respondentene som svarer ja på at alle får den nødvendige informasjonen til samme tid. Også her er de kommunale respondentene mer positive enn kontoret totalt. 37% av de kommunalt ansatte svarte positivt på spørsmålet. Over halvparten av de spurte mener ledelsen generelt er mottakelige for forslag fra de ansatte. Her finner vi også at de kommunalt ansatte er mer positive enn kontoret totalt. Kontoret har ikke innhentet erfaringer fra tjenestemottakere eller pårørende om kontorets tjenester. Det er ikke foretatt noen brukerundersøkelser ennå, dette ligger heller ikke i virksomhetsplanen. NAV-leder er oppmerksom på at dette er et område de ikke har prioritert foreløpig. Under prosjektering og etablering av NAV Moss var det med en brukerrepresentant. NAV-leder opplevde dette som svært nyttig. Flertallet av de ansatte sier gjennom spørreundersøkelsen at erfaringer fra brukere og pårørende blir brukt i liten til noen grad i arbeidet ved NAV-kontoret. Det er kun 29% av respondentene som bruker erfaringer fra pårørende og brukere i stor grad. Svarene varierer også her fra avdeling til avdeling. Enkelte avdelinger oppgir at de bruker erfaringer fra brukere og pårørende i noen eller stor grad, mens andre har stor spredning på svarene. NAV-leder opplyser om at det er fokus på mål, måloppnåelse og risikovurderinger i kontoret nå. Dette skal det jobbes videre med fremover. Det skal etableres en handlingsplan som sier noe om hva som skal gjøres når mål ikke nås. På statlig side har man noe som kalles målekort. Kortet beskriver hvilke tjenester som skal ytes, hvilken prioritet disse har og måltallet. Resultatet i forhold til måltallet blir gått gjennom hver måned, samtidig som man har tall for resultatet forrige måned og hittil i år. Kontoret har på den måten resultatoppfølging på de enkelte tjenestene og ser hvordan de ligger an i forhold til måltallet. Det blir også beskrevet tiltak for å prøve å nå mål og eventuell risiko ved tiltakene. Videre er det beskrevet hvem som har ansvaret for at tiltaket igangsettes og hvem som er utførere. I tillegg er tiltaket datofestet med start- og sluttdato, prioritet og status. I følge NAV-leder er det utarbeidet felles kommunale måleindikatorer for hele Østfold. NAV-leder informerer om at disse vil benyttes fra 1.1.2011. Det er utarbeidet mange skriftlige rutiner for de kommunale tjenestene i NAV internt på kontoret og i samarbeid med aktuelle eksterne samarbeidspartnere 6. Rutinene har dato for når neste revisjon skal finne sted og hvem som er ansvarlig for rutinene. For å sikre god kvalitet på vedtak som gjøres av kommunale tjenester, er det i følge NAV-leder alltid tre personer som behandler vedtakene. Det er en person som skriver vedtaket, en person ferdigstiller vedtaket og en har beslutningsmyndigheten og fatter vedtaket. På den måten blir alle vedtak 6 Rutiner som er relevante for våre problemstillinger blir presentert i kap. 7 og kap. 8. Østfold kommunerevisjon IKS 10
sikret en god gjennomgang. NAV-leder informerer også om at de får en del klager på vedtak fattet ved kontoret. Disse blir sendt til Fylkesmannen for videre vurdering. Dette ser NAVleder på som en ekstra kvalitetssikring. Det oppleves i de fleste tilfeller at vedtakene fattet av NAV-kontoret får medhold hos fylkesmannen. Det er utviklet prosedyrer for avviksbehandling og oppfølging, men NAV-leder opplever de som lite brukt i organisasjonen. Rutinen er at avvik skal meldes til avdelingsleder. Vedkommende skal skrive en tilbakemelding til melder på hvordan avviket blir fulgt opp. Kontoret har egne avviksrutiner for den faglige delen og for sikkerhetsdelen. NAV-leder ønsker å ha fokus på avviksbehandling, da dette er viktig for kontorets utvikling. Spørreundersøkelsen viser at 78% av respondentene kjenner til avvikssystemet, mens det kun er 31% som har benyttet det. De fleste oppgir at de melder avvik vedrørende trusler, vold eller skade. Det er få som oppgir at de melder avvik ved brudd på klare rutiner eller oppgaveløsning. Det varierer hvem de oppgir de skal melde avvik til. Dette varierer også om de er kommunalt eller statlig ansatt. De kommunalt ansatte nevner nærmeste leder, HMSkoordinator i kommunen og AMU i kommunen som instanser avvik skal meldes til. Kontoret har etablert rutiner for vold, trusler og sikkerhet. Rutinene inneholder både forebyggende og forberedende tiltak, hvordan man skal håndtere et trusselbilde og hva man skal gjøre umiddelbart etter en hendelse. I tillegg er rutiner for hjemmebesøk, oppfølging av ansatte som er vært utsatt for hendelser, rapportering og anmeldelse beskrevet. Det er et mål i virksomhetsplanen at alle volds- og trusselsituasjoner skal rapporteres. NAVleder informerer om at rutinene for vold, trusler og sikkerhet har blitt evaluert på grunn av enkelthendelser ved kontoret som har ført til at de har vært i bruk. Det ble erfart fra ledelsens side at rutinene fungerte i store og viktige trekk. Rutinene vil evalueres av en egen HMSgruppe for så å gå til ledergruppa og medbestemmelsesapparatet og samarbeidsforum. 6.3 Vurderinger og konklusjon Det er revisjonens vurdering at NAV Moss er i ferd med å etablere et internkontrollsystem som sammenfaller med kravene i forskriften. Vi finner dokumenter som både beskriver organisering, oppgaver og mål. Undersøkelsen viser også at storparten av de ansatte kjenner til kontorets mål og oppgaver. Videre er det vår vurdering at NAV-kontoret legger til rette for at de ansatte skal ha tilgang til aktuelle lover og regelverk og at det legges til rette for at de ansatte har eller får den kunnskapen de har behov for innenfor aktuelt fagfelt gjennom kurs, opplæring og etablerte fora for informasjonsutveksling. Vi ser også at det fra ledelsen vurderes nye arenaer for informasjonsutveksling. Samtidig registrerer vi at de ansatte har en annen oppfatning enn ledelsen på dette punktet. Til tross for at de kommunalt ansatte er mer tilfreds enn de statlige, mener vi at tilbakemeldingen samlet sett skaper usikkerhet om tiltak som er etablert er implementert eller fungerer etter sin hensikt. Brukermedvirkning synes å ha kommet noe kort ved kontoret, spesielt på systemnivå ved at det ikke er gjennomført brukerundersøkelser. Revisjonen ser at det er fokus på dette blant de ansatte, og at informasjon innhentes gjennom det løpende samarbeidet. Likevel er vi usikre på om tilbakemeldinger benyttes på en tilstrekkelig strukturert måte til forbedring av NAVkontoret. Østfold kommunerevisjon IKS 11
Risikoanalyse og avvikshåndtering er sentrale elementer i all internkontroll. Ut fra de dokumentene revisjonen har fått forelagt, synes det som dette er områder det vil jobbes med og som ledelsen er klar over må gjøres. På statlig side foreligger det en ferdig utarbeidet risikoanalyse og samme mal vil benyttes for de kommunale tjenestene. Revisjonen ser at det er utviklet rutiner på mange områder, enkelte av disse er allerede evaluert, andre har dato for når de skal evalueres. Videre finner vi at det er utviklet et avvikssystem ved NAV Moss. Revisjonen finner det positivt at systemet er kjent blant de ansatte. Vi finner det imidlertid uheldig at arbeidet med risikoanalyse har kommet noe kortere for de kommunale tjenestene enn for de statlige og at de ansatte i liten grad benytter avvikssystemet. Konklusjon: NAV Moss er i ferd med å etablere et internkontrollsystem som sammenfaller i store trekk med regelverket. Det er ikke utviklet et system på hvordan brukermedvirkning skal utføres og benyttes til forbedring av kontoret. Avvikssystemet er ikke godt nok implementert blant de ansatte. Østfold kommunerevisjon IKS 12
7 KVALIFISERINGSPROGRAMMET 7.1 Revisjonskriterier Kvalifiseringsprogrammet er ment som en forsterket innsats overfor personer som er avhengige av økonomisk sosialhjelp over lengre tid og for personer som vurderes å ha en mulighet til å komme i arbeid gjennom tettere oppfølging og forpliktende bistand. Det foreligger flere krav i lovverket om Kvalifiseringsprogrammet og deltakelse i programmet. Rettigheten gjelder for personer i yrkesaktiv alder med vesentlig nedsatt arbeids- og inntektsevne og ingen eller begrensede ytelser til livsopphold etter folketrygdloven eller arbeidsmarkedsloven. Søkere må ha gjennomgått en arbeidsevnevurdering. Deltakelse i programmet vurderes som hensiktsmessig og nødvendig for å styrke vedkommendes mulighet for deltakelse i arbeidslivet. Programmet skal tilpasses og tilrettelegges til den enkelte deltakers behov. Programmet skal inneholde arbeidsrettede tiltak og arbeidssøking og kan inneholde andre tiltak som er med på å støtte opp under og forberede overgangen til arbeid. Programmet skal være helårig og på full tid. Programmet kan gis på en periode på inntil ett år og kan forlenges med ytterligere ett år etter en ny vurdering. Etter særskilt vurdering kan programmet forlenges utover to år. Deltakere har rett til individuell plan. Personer som deltar, har rett til kvalifiseringsstønad for den tiden de deltar i programmet. 7.2 Fakta NAV Moss har Kvalifiseringsprogram for personer som trenger en forsterket innsats for å komme tilbake i aktivitet eller arbeid. Målgruppen er personer med vesentlig nedsatt arbeidsog inntektsevne, eller langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp eller personer som står i fare for å bli det. Arbeidet med programmet er organisatorisk lagt til en egen avdeling ved NAV Moss, Oppfølgingsavdeling III. Oppgaven med å følge opp de som har søkt om kvalifiseringsprogram og deltakerne i programmet er lagt til denne avdelingen. Tabellen nedenfor viser utviklingen i antall søknader til Kvalifiseringsprogrammet i 2010. 31.8.2010 7 12.10.2010 8 Antall søknader 69 115 Antall søknader innvilget 49 61 Antall avslag 18 25 7 Tallene er hentet fra Tertialrapportering Kvalifiseringsprogrammet august 2010. 8 Tallene er oppgitt av avdelingsleder. Østfold kommunerevisjon IKS 13
Måltallet til kontoret er at det skal være 83 9 deltakere på kvalifiseringsprogrammet innen 31.12.2010. Kontoret har ligget bra an i en lengre periode, men fikk en reduksjon i antall deltakere i sommer. Antallet er på vei oppover nå. Avdelingsleder mener måltallet vil bli nådd innen årsskiftet. Av de 49 som er deltakere, er 13 personer 24 år eller yngre, 36 personer er 25 år eller eldre 10. I følge de ansatte ved NAV-kontoret er det ingen som får avslag på søknad om Kvalifiseringsprogram fordi NAV Moss ikke kan tilby egnede tiltak. Av søknadene som ble innvilget i perioden 1.1.2010 til 31.8.2010 hadde 10 en saksbehandlingstid på under en måned, 20 hadde en saksbehandlingstid på en til tre måneder og 16 hadde en behandlingstid på mer enn tre måneder. Hovedårsaken til at det er flere saker med en saksbehandlingstid på over tre måneder er i følge saksbehandlerne at det er vanskelig å få tak i enkelte av de som har søkt om programmet. Saksbehandlerne opplever at dette tar veldig mye av deres tid og at de prøver gjentatte ganger å få tak i enkelte av søkerne. NAV Moss har utarbeidet en egen liste over alle som har søkt Kvalifiseringsprogram. Det er en ansatt i Oppfølgingsavdeling III som har ansvaret for å holde listen oppdatert. Kontoret har utviklet en rutine på at de ansatte som har oppfølgingsansvar for deltakere i Kvalifiseringsprogrammet sender e-post til vedkommende som er ansvarlig for oppdateringen av listen, når det skjer endringer. Dette er en ny rutine, slik at de ansatte ikke har noen erfaring fra hvordan dette fungerer ennå. Listen er bygd opp slik at man til enhver tid har oversikt over hvem som har søkt om deltakelse i Kvalifiseringsprogrammet, hvem som har fått innvilget plass og hvem som har fått avslag. Avslagsgrunnen er også oppgitt i skjemaet. Listen viser hvem som har tilpasset program, hvilke tiltak de er i og hvem som har ansvaret for oppfølgingen. I tillegg gis det informasjon om det er levert skattekort og dato for avsluttet program. Ut fra listen kan man se hvor mange søknader som har kommet inn, hvor mange vedtak som er fattet og hvor mange av disse som er innvilget eller gitt avslag. I tillegg kan man se gjennomsnittsalderen til deltakerne. Alle nye brukere som henvender seg til NAV Moss for å søke om økonomisk sosialhjelp blir henvist til et program som heter START-programmet. Det er en forutsetning at de deltar i dette tiltaket for å ha rett på økonomisk sosialhjelp. START-programmet er et internt kurs, hvor kursholderne er ansatte ved NAV Moss. Kurset er i kommunal regi og var i bruk før NAV-kontoret ble etablert. Programmet ble etablert for fem år siden gjennom et prosjekt som Moss kommune var deltakere i, i den hensikt å utvikle metoder som senere skulle benyttes i Kvalifiseringsprogrammet. De tre første dagene i START-programmet er det gruppeundervisning med en til to timer der vilkår, rettigheter og plikter gjennomgås. I den resterende tiden blir det lagt vekt på bevisstgjøring av egne ressurser og muligheter, motivasjon, endringsprosesser, kommunikasjon og hvordan man skal bli bedre til å selge sin egen kompetanse. Dagene inneholder teori og øvelser. Den siste dagen er individuelt tilpasset de enkelte deltakerne, med individuell samtale og egenvurdering. Veileder skriver et notat fra samtalen som legges inn i både Oskar 11 og Arena 12. Gjennom samtalen, egenvurderingsskjemaet og ellers observasjon 9 Tall oppgitt fra avdelingsleder. 10 Tallene er hentet fra Tertialrapportering Kvalifiseringsprogrammet august 2010. 11 Sosialtjenestens saksbehandlersystem hvor blant annet vedtak blir fattet etter lov om sosiale tjenester i NAV. 12 Saksbehandlersystem som benyttes av alle i NAV, tidligere benyttet av ansatte fra arbeidsdelen av NAV. Det er ingen kobling mellom Oskar og Arena, slik at begge systemer må benyttes. Østfold kommunerevisjon IKS 14
under programmet, kommer man i fellesskap frem til hvilke tiltak som kan være hensiktsmessige for den enkelte. Det er tiltakene eller videre oppfølging som avgjør hvem ved NAV-kontoret som får det videre ansvaret for personen. Er det Kvalifiseringsprogrammet som blir ansett som det riktige, er det ansatte i Oppfølgingsavdeling III som får ansvaret. En god del av søkerne til Kvalifiseringsprogrammet kommer fra START-programmet, men de kan også søkes inn direkte. Det er da vedkommendes saksbehandler som søker personen inn. Det blir opplyst at det varierer veldig hvor raskt en person kan begynne i Kvalifiseringsprogrammet etter mottatt søknad. Dette avhenger av hvor godt avklart søkeren er, om søkeren møter opp og om kontoret har tilpasset tilbud. 40 personer begynte i Kvalifiseringsprogrammet under seks måneder etter registrert søknad, mens det var seks personer som ventet i seks måneder eller mer 13. Grunnen til at noen må vente, er at hver enkelt skal ha et tilpasset program. Dersom NAV Moss ikke har et slikt program, må vedkommende vente til dette er igangsatt. Det blir opplyst at NAV Moss er nøye med at alle skal ha tilrettelagte tiltak i programmet, derfor blir det lengre saksbehandlingstid på enkelte søknader. Søknader som ikke innvilges umiddelbart, blir fulgt opp gjennom lister og faste møter hver annen uke. Det oppleves at det er et godt samarbeid mellom de tre oppfølgingsavdelingene når det gjelder søkere til Kvalifiseringsprogrammet. Flertallet av de som deltar på Kvalifiseringsprogrammet har hatt økonomisk sosialhjelp som sin viktigste inntektskilde før de kom inn i programmet 14. En stor andel kommer også fra Introduksjonsordningen. Erfaringen ved NAV Moss er at minoritetsspråklige utgjør over 80% av deltakerne i Kvalifiseringsprogrammet. Flertallet av de minoritetsspråklige har vært deltakere i Introduksjonsordningen uten at dette har ført til arbeid eller aktivitet, før de blir deltakere i Kvalifiseringsprogrammet. Det oppleves som utfordrende å finne riktige tiltak til denne gruppen, og en del har også mangelfulle norskkunnskaper. I følge de ansatte har alle som er deltakere i Kvalifiseringsprogrammet vært gjennom en arbeidsevnevurdering. Det er en forutsetning at arbeidsevnevurdering er gjennomført med det resultat at søkeren har behov for spesielt tilpasset innsats eller tett individuell oppfølging fra NAV, for å få innvilget Kvalifiseringsprogram. Arbeidsevnevurdering blir gjort av ansvarlig saksbehandler i Oppfølgingsavdeling III, hvor oppgavene tilknyttet Kvalifiseringsprogrammet er fordelt etter fødselsdato på søkerne. Alle som innvilges Kvalifiseringsprogrammet, utfører en egenvurdering på fastsatt skjema. Skjemaet inneholder en egenvurdering av blant annet ressurser, muligheter og utfordringer. Dette skjemaet, sammen med veiledning fra saksbehandler, gjør at innholdet i programmet blir tilpasset den enkelte. Egenvurderingen er også en viktig del av arbeidsevnevurderingen som skal foretas av alle deltakerne til programmet. Egenvurderingen er også viktig i forhold til brukermedvirkning. De ansatte mener de har stort fokus på brukermedvirkning. I forbindelse med Kvalifiseringsprogrammet blir det ikke foretatt noe uten at dette er klarlagt med den det gjelder. Dette er også viktig fordi 13 Tallene er hentet fra Tertialrapportering Kvalifiseringsprogrammet august 2010. 14 Tallene er hentet fra Tertialrapportering Kvalifiseringsprogrammet - august 2010. Østfold kommunerevisjon IKS 15
programmet skal tilpasses den enkelte deltaker. I tillegg har NAV Moss utarbeidet ti metodiske prinsipper for aktiv brukermedvirkning. NAV Moss benytter flere ulike typer tiltak til deltakerne på Kvalifiseringsprogrammet. Her benyttes alle tiltakene kontoret har tilgjengelig. For de som står lengst unna arbeidsmarkedet og som trenger mer avklaring, har kontoret et internt kommunalt kurs som kalles LOS. Det er to ansatte ved NAV Moss som er kursveiledere for LOS. Disse har denne oppgaven i tillegg til andre oppgaver i NAV-kontoret. LOS kan utgjøre første del av et kvalifiseringsprogram for enkelte. Tiltaket har en varighet på seks uker med maksimalt 15 deltakere. Målet med programmet er at deltakerne etter gjennomføring, skal være i stand til å benytte seg av andre tiltak som ikke arrangeres internt i kontoret. Ønsket er også å redusere antallet som faller tilbake på passiv stønad. Erfaring fra tidligere program før NAV-kontoret ble etablert, viser at deltakelse reduserer antallet som faller tilbake på passiv stønad vesentlig. Programmet skal være et arbeidsrettet veiledningsprogram. Del en i programmet har fokus på motivasjon, egne ressurser og potensial. I del to av programmet er det arbeid med cv, jobbsøk og forberedelser til intervjusitausjonen. Det gis også informasjon om arbeidsmarkedet, velferdsstaten og mulige kvalifiseringsveier. Under del tre utarbeides det en handlingsplan. Dette gjøres i samarbeid mellom deltaker, kursveileder og saksbehandler med oppfølgingsansvar i NAV-kontoret. Programmet varierer mellom individuell oppfølging og gruppeprosesser. Det er i ferd med å utvikles et rapporteringsskjema for evaluering av programmet nå. Det er også kjøpt inn et oppfølgingskurs fra en ekstern leverandør som benyttes til deltakere i Kvalifiseringsprogrammet. Kurset har 30 plasser, og er et individuelt tilpasset oppfølgingskurs. De aller fleste som er innvilget Kvalifiseringsprogrammet er innom dette kurset først. Her skal alle deltakerne kompetansekartlegges og det skal utarbeides en plan for hvordan deltakerne skal komme seg ut i aktivitet eller arbeid. Det er kursarrangøren som har ansvaret for å følge opp alle som er deltakere i kurset, også om de blir utplassert hos arbeidsgivere. I følge de ansatte i NAV-kontoret er dette ressursbesparende og sparer mye oppfølgingsarbeid. Alle tiltak som er tilgjengelige ved NAV Moss, kan benyttes til deltakere som har fått innvilget Kvalifiseringsprogrammet. For de deltakerne som ikke er i behov av oppfølgingskurset og hvor kartlegging tilsier utplassering i arbeidsmarkedstiltak, er det saksbehandler i Oppfølgingsavdeling III som har oppfølgingsansvaret. Oppfølgingen av deltakerne skal være tett, men det varierer fra deltaker til deltaker hvor ofte saksbehandler må være i kontakt med vedkommende. Enkelte ansatte føler det er vanskelig å gi deltakerne den oppfølgingen de bør ha. Dette henger sammen med at de som har oppfølgingsansvar for deltakere i Kvalifiseringsprogrammet også har andre arbeidsoppgaver. Alle opplever at de har mye å gjøre. Tall pr. 31. august 2010 viser at 10 av de som har fått innvilget Kvalifiseringsprogrammet er i tiltak i kommunal regi, mens 39 deltakere har tiltak i statlig regi. De ansatte opplever nå at det er en kraftig reduksjon i de statlige arbeidsmarkedstiltakene. Dette får også konsekvenser for deltakerne i Kvalifiseringsprogrammet. Det er nå færre muligheter for utplassering. Selv om det er en opptrapping av de kommunale tiltaksplassene, oppveier dette ikke reduksjonen som er i de statlige tiltakene. I tillegg oppleves det som vanskelig å finne egnede arbeidsplasser. De fleste i Kvalifiseringsprogrammet trenger tett oppfølging over lengre tid, og dette er ikke alltid like lett å få til og finne forståelse for hos enkelte arbeidsgivere. Østfold kommunerevisjon IKS 16
Ansatte som arbeider med Kvalifiseringsprogrammet har møter hver annen uke. Her blir listene gått igjennom og informasjon blir utvekslet. Det fokuseres på måltall, brukermedvirkning og tett individuell oppfølging. I følge de ansatte følger tiltakene som innvilges under Kvalifiseringsprogrammet vanlig arbeidstid. Er det innvilget arbeidspraksis eller annen utplassering hos arbeidsgiver, er det vanlig arbeidstid for dette yrket som følges. De første som startet i Kvalifiseringsprogrammet, startet 1.1.2010. Det er derfor ingen deltakere som har en varighet på ett år eller mer i programmet. De ansatte sier at hovedregelen er at man kan være i Kvalifiseringsprogrammet i ett år. Det skal ikke være enkelt å få innvilget ytterligere ett eller to år. NAV Moss begynte imidlertid med noen av de tyngste brukerne i Kvalifiseringsprogrammet, slik at enkelte av deltakerne vil kunne ha behov for deltakelse i mer enn ett år. De har erfart at flere av de tyngste brukerne har kommet over i varige ytelser etter deltakelse i programmet. Det blir opplyst av de ansatte at de ikke kjenner til om deltakerne i Kvalifiseringsprogrammet har individuell plan. Det er også knyttet usikkerhet til om deltakerne som har rett til denne planen, blir tilbudt det. Imidlertid har alle deltakerne i følge de ansatte aktivitetsplaner og ukesprogram. De utarbeidede planene blir fulgt opp enten av ekstern kursleverandør eller av saksbehandler ved NAV-kontoret, alt etter hvilke tiltak deltakeren har fått innvilget. I følge rutine for Kvalifiseringsprogrammet skal alle deltakere i programmet få tilbud om individuell plan. Det er laget rubrikker for individuell plan og permisjon i oppfølgingslistene over deltakere, disse er ikke benyttet. Alle som deltar i Kvalifiseringsprogrammet mottar kvalifiseringsstønad. Dette viser rapportering. Det er egne saksbehandlere som behandler søknader om økonomiske stønader. Deltakerne fyller ut fremmøtelister og listene skal attesteres av leder på tiltaket. Listen sendes så NAV, hvor listene sjekkes opp mot utbetaling. Deltakere som slutter i tiltaket, mister automatisk stønaden sin. I disse tilfellene får NAV-kontoret tilbakemelding fra tiltaksarrangør. Dette følges også opp med jevnlige møter. Det blir opplyst at en av deltakerne har fått fast jobb etter å ha vært deltaker i Kvalifiseringsprogrammet. I tillegg er det noen som har gått over til varige trygdeytelser. 7.3 Vurderinger og konklusjon NAV Moss har etablert et Kvalifiseringsprogram som i det vesentlige oppfyller kravene i lovverket. Til grunn for vår vurdering legger vi at NAV-kontoret har tilbud til de gruppene som etter loven har rett på programmet, at det blir gjennomført arbeidsevnevurdering av alle aktuelle søkere før innvilgelse og deltakelse i programmet, at det gjøres en vurdering av hensiktsmessigheten for den enkelte før deltakelse, og at NAV Moss tilpasser programmet etter hver deltakers behov. Revisjonen finner også at programmet inneholder arbeidsrettede tiltak og at det er helårig og på full tid. Deltakerne får kvalifiseringsstønad. Østfold kommunerevisjon IKS 17
Deltakere i Kvalifiseringsprogrammet har rett til individuell plan når kriterier for dette er oppfylt. Tilbakemeldinger fra de ansatte viser at de ansatte selv er usikre på om denne rettigheten tilbys i tråd med regelverket. Dette finner revisjonen lite tilfredsstillende. Når det gjelder kravet om at programmet skal gis i en periode på inntil ett år, startet NAV Moss med kvalifiseringsprogram i 2010 og har derfor ingen deltakere som har vært i programmet så lenge. Det er derfor for tidlig å vurdere om regelverket etterleves på dette punktet. Ut fra samtaler med saksbehandlere, synes det for revisjonen at lengre varighet vil vurderes for enkelte deltakere, men at det vil stilles strenge krav for videre deltakelse. Konklusjon: NAV Moss har etablert Kvalifiseringsprogram som i store trekk er utformet og iverksatt i tråd med regelverket. Revisjonen er usikker på om deltakerne i Kvalifiseringsprogrammet har blitt tilbudt individuell plan slik de har rett til etter regelverket. Østfold kommunerevisjon IKS 18
8 SAMHANDLING 8.1 Revisjonskriterier NAV-kontorene inneholder en statlig og en kommunal del. NAV-loven har beskrivelser på samarbeid og oppgavedeling mellom den statlige og kommunale delen. Det skal blant annet opprettes en avtale mellom Arbeids- og velferdsetaten og kommunen. Avtalen skal inneholde bestemmelser om lokalisering og utforming, organisering og drift av kontoret, hvilke kommunale tjenester som skal inngå i kontoret og hvordan kontoret skal samhandle med representanter for kontorets brukere og kommunens øvrige tjenestetilbud. Etter lov om sosiale tjenester i NAV skal kommunen samarbeide med andre deler av forvaltningen. Det er en forutsetning at samordning og samarbeid med andre offentlige organer finner sted for å kunne imøtekomme sosialtjenestens ansvar. I tilfeller hvor brukere har behov for bistand fra flere sektorer samtidig, bør det opprettes et samarbeid mellom disse. Ved uenighet om ansvarsfordeling har sosialtjenesten et særlig ansvar for å søke å få klarlagt dette. Kommunen bør også samarbeide med brukergruppenes organisasjoner og med frivillige organisasjoner som arbeider med de samme oppgavene som kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen. 8.2 Fakta Samarbeidsavtalen mellom Moss kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Østfold er inngått av rådmannen i Moss og fylkesdirektøren i Arbeids- og velferdsetaten i Østfold. Avtalen inneholder bestemmelser som beskriver alle forhold internt ved NAV-kontoret og samhandling med brukerrepresentanter og øvrig tjenestetilbud 15. Avtalen gjelder for etablering og drift av felles NAV-kontor i Moss. Formålet med avtalen er å få flere i arbeid og aktivitet og færre på stønad. Videre står det at tjenestene skal oppleves enklere og være tilpasset brukernes behov. Det skal utvikles en helhetlig og effektiv arbeidsog velferdsforvaltning. Gjennom avtalen er det besluttet å etablere et partnerskapsmøte for NAV Moss bestående av rådmannen i Moss kommune og fylkesdirektør for arbeids- og velferdsetaten i Østfold. Formålet med partnerskapet er i følge avtalen å; samordne og koordinere kommunale og statlige mål og ressurser slik at NAV-reformens visjoner og mål kan realiseres på en best mulig måte. Partnerskapet har to faste møter per år. Møtene inneholder resultatvurdering/ rapportering, godkjenning av felles plan for virksomheten som grunnlag for påfølgende årsbudsjett/årsplan og 4-årsplan, samt eventuelle justeringer av disse. Videre godkjennes forslag til felles mål, prioriteringer og driftsbudsjett med henblikk på kommunens og statens respektive plan- og budsjettarbeid for det påfølgende år. I tillegg foretas det strategiske vurderinger av videreutvikling av kontoret og det avklares om det er spesielle lokale 15 For nærmere beskrivelse se kap. 5. Østfold kommunerevisjon IKS 19
utfordringer og satsningsområder med henblikk på kommende års budsjett. Partnerskapsmøtene skal også følge opp kontorets utvikling med fokus på et godt arbeidsmiljø med spesielt fokus på sykefravær. I tillegg skal årsplan med kompetanseutvikling av kontorets ansatte være på agendaen på et av møtene. NAV-kontoret skal i følge avtalen ha en enhetlig ledelse. NAV-leder har det øverste administrative og faglige ansvaret for hele kontorets virksomhet. Leder gis gjennom avtalen fullmakt til å organisere virksomheten internt for å ivareta en formålstjenelig og ressurseffektiv oppgaveløsning, samt at vedkommende kan organisere arbeidsoppgavene i kontoret på tvers av medarbeidernes ansettelsesforhold i stat og kommune. Samarbeidsavtalen beskriver også hvilke tjenesteområder, både statlige og kommunale som inngår i NAV-kontoret. Samhandling med tilliggende kommunale og statlige tjenester er omtalt i avtalen. NAV Moss skal oppleves av brukerne som en samlet enhet hvor stat og kommune tar et felles ansvar med brukernes behov som det styrende, og sørge for nødvendig koordinering både innad i arbeidsog velferdsforvaltningen og i kommunen, og mot andre relevante tjenester som brukeren har behov for. Det skal i følge avtalen etableres et brukerforum/brukerråd med brukergruppene. Det skal også gjennomføres systematiske brukerundersøkelser. Brukermedvirkning på individnivå skal ivaretas ved at brukerne har rett til medvirkning i egen sak og at brukerne får innflytelse i beslutninger som gjelder egen sak. Videre inneholder avtalen punkter om universell utforming, kompetanseutvikling, drift, revisjon, personvern/informasjonssikkerhet/beredskap/hms, informasjon/profil, ansettelser, prinsipper for tvisteløsning ved lokal uenighet og avtaleperiode. I følge NAV-leder blir samarbeidsavtalen fulgt, og partnerskapet fungerer bra. NAV Moss har utarbeidet en rekke rutinebeskrivelser for samarbeid både internt i NAVkontoret og med eksterne aktører. Arbeidet med de interne rutinene er ikke ferdigstilt, og det skjer løpende endringer i allerede etablerte rutiner. I virksomhetsplanen for 2010 er det et lokalt mål å utarbeide skriftlige rutiner og retningslinjer. Mellom rusteamet i avdeling Psykisk helse og rus og NAV Moss er det etablert flere rutiner som beskriver ansvarsforhold og arbeidsfordeling. Også mellom tolketjenesten og NAV Moss er det etablert rutiner. I tillegg er det utarbeidet rutiner som gjelder boligtildeling til personer som mottar tjenester fra avdeling psykisk helse og rus. Rutiner for tildeling av kommunale boliger i helse- og omsorgstjenesten er også utarbeidet. Samarbeid internt i NAV-kontoret I følge NAV-leder er det opprettet flere møtepunkter for samarbeid. Dette gjelder både internt i hver avdeling, men også på tvers av avdelingene. Det er etablert faste overføringsmøter mellom oppfølgingsavdelingene I og II og oppfølgingsavdeling III, hvor saker som skal overføres blir diskutert. Det er utarbeidet egne rutiner for dette arbeidet. Ansatte i oppfølgingsavdeling III synes samarbeidet stadig bedrer seg. De opplever at det kommer kandidater til de kommunale tiltakene også fra de som tidligere var ansatt i Aetat og ved trygdekontoret. Østfold kommunerevisjon IKS 20
I spørreundersøkelsen ble de ansatte ved NAV-kontoret spurt om de opplevde at det var stort fokus på samarbeid internt i kontoret. 42% av respondentene svarte bekreftende på spørsmålet. Det er variasjoner mellom avdelingene, men også innad i enkelte av avdelingene på om de oppfatter at samarbeid har stort fokus. Flertallet er fornøyd med samarbeidet innad i sin egen avdeling. Blant de kommunalt ansatte opplever 94% at samarbeidet i egen avdeling er ganske tilfredsstillende til veldig tilfredsstillende. Likevel svarer 73% av respondentene at de ser utfordringer i forhold til samarbeidet i egen avdeling. Av avdelingene er det en som peker seg ut, hvor 90% mener de har utfordringer med samarbeidet. De andre avdelingene har resultater som fordeler seg fra 57% til 75%. Av de kommunale respondentene svarer 62% at de ser utfordringer i samarbeidet i egen avdeling. Respondentene svarer at tid og opplæring er en av hovedårsakene til at det er utfordringer i samarbeidet i egen avdeling. Flere nevner at de opplever at det er for lite ressurser til å løse alle arbeidsoppgavene de er pålagt. I tillegg blir forskjellige arbeidsoppgaver og ulik tilnæring til oppgavene nevnt som grunner for utfordringer i samarbeidet. Flere opplever at det er forskjell på tilnærming og tenking rundt arbeidsoppgavene avhengig av om de ansatte kommer fra tidligere Aetat, trygdekontoret eller sosialkontoret. Det blir også nevnt at ledelsen ikke gir klare føringer på hvilke oppgaver som skal prioriteres og at opplæringsbehovet som respondentene mener er i kontoret, ikke blir tatt skikkelig tak i fra ledelsen. Internt i oppfølgingsavdelingene I og II, er det opprettet egne miniteam. Teamene består av ansatte som har ansvar for de samme fødselsdatoene, men som har ansvar for forskjellige oppgaver i avdelingen. Teamene består av ansatte med kunnskap fra tidligere trygdeoppgaver, sosialfaglige oppgaver og oppgaver fra tidligere Aetat. Det er opprettet fire slike miniteam. 17% av respondentene i vår spørreundersøkelse svarer at de deltar i miniteam. I tillegg deltar 34% på drøftingsmøter. Flere deltar også på avdelingsmøter, ukentlige fellesmøter og andre møter både internt i egen avdeling og på tvers av avdelinger. 7% av respondentene deltar også i tverrfaglige fora. Når det gjelder samarbeidet mellom avdelingene er det 36% av respondentene som finner dette samarbeidet bedre enn middels. Respondentene oppgir at samarbeidet med andre avdelinger i over 50% av tilfellene fungerer fra lite tilfredsstillende til noe tilfredsstillende. De kommunale respondentene er mer positive enn kontoret totalt, ved at 47% finner at dette samarbeidet fungerer bedre enn middels. Det er en avdeling som synes samarbeidet fungerer dårligere enn de andre avdelingene, ellers fordeler svarene seg stort sett som for kontoret generelt. Også her finner vi utfordringer i forhold til samarbeidet. Over 66% av respondentene mener det er utfordringer knyttet til samarbeidet. Her finner vi forskjeller fra avdeling til avdeling. Av respondentene i en avdeling mener i overkant av 57% at det ikke er noen spesielle utfordringer i forhold til samarbeidet med andre avdelinger, mens nær 90% i en annen avdeling mener det er utfordringer. Det blir oppgitt ulike årsaker til at det er utfordringer i samarbeidet. Flere nevner organisering og det at man må få bedre forståelse av hverandres arbeidsoppgaver. Det blir også nevnt at det er usikkerhet knyttet til rutiner, roller og arbeidsoppgaver som hemmer samarbeidet. I tillegg nevnes også ressurser og tid som faktorer som skaper utfordringer i samarbeidet på tvers av avdelingene. Østfold kommunerevisjon IKS 21