1 Solhaug Byggeselskap A/S Protokoll fra ordinær generalforsamling i Solhaug Byggeselskap A/S ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtedato: 30.05.2016 Møtetidspunkt: 1800 Møtested: Menighetshuset Grorud kirke Til stede: 13 aksjonærer, 0 representert ved fullmakt, totalt 13 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Annveig Ghebreselasie. Møtet ble åpnet av styreleder Arild Røed. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Annveig Ghebreselasie foreslått. Vedtak: Valgt B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. C Valg av referent og minst en møtedeltaker som protokollvitne Som referent ble Annveig Ghebreselasie foreslått, og som protokollvitne ble Kjell Madsen foreslått. Vedtak: Valgt D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten generalforsamlingen var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. 2. Behandling av årsberetning for 2015 Styrets årsberetning ble gjennomgått og foreslått godkjent.
3. Behandling av årsregnskap for 2015 2 Solhaug Byggeselskap A/S Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. Vedtak: Årsregnskapet og overføring av årets driftsoverskudd til konto for egenkapital ble godkjent. BUDSJETT 2016 Budsjettet ble fremlagt og kommentert. Det ble foreslått å ta budsjettet for 2016 til orientering. Vedtak: Styret forslag til budsjett for 2016 ble tatt til orientering. 4. Fastsettelse av styrets godtgjørelse Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 125 000 som ordinært honorar og kr 40 000 som tilleggs honorar for større og krevende oppgaver i 2015-2016. Totalt kr 165 000 til fordeling for 2015-2016. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5. Behandling av innkomne forslag og saker Sak 5A Styrets forslag til oppstart forprosjekt våtromsrehabiliteringen Forslaget krever alminnelig flertall av de avgitte stemmer i generalforsamlingen Styret leder redegjorde for forslaget før ordet ble gitt fritt til forsamlingen. Rehabilitering av våtrom Rehabilitering av våtrom innebærer utskifting av alle vann og avløpsrør samt full rehabilitering av alle våtrom. Dette medfører sannsynligvis at alle bad må rives og bygges opp på nytt. Røropplegget i Solhaugbyggeselskap er hovedsakelig i opprinnelig utførelse fra 1948. Det er dermed kun et tidsspørsmål når dette på rehabiliteres. Styret mener nå at tidspunktet er godt. Noen av argumentene for dette er følgende: Lav rente Styrets medlemmer er villig til å ta på seg ekstraarbeidet dette medfører Styret er ferdig med annet omfattende arbeid slik at tiden kan brukes på et slikt prosjekt Det er kun et tidsspørsmål før dette uansett må gjennomføres Styret ønsker i første omgang støtte fra generalforsamlingen til å starte et forprosjekt som skal kartlegge behov, utarbeide spesifikasjon og innhenting av tilbud fra relevante entreprenører. Videre er det styrets intensjon å legge frem endelig forslag om rehabilitering enten på ekstraordinær generalforsamling, eller den ordinære generalforsamlingen i 2017. Styret foreslår følgende vedtak: Generalforsamlingen godkjenner å iverksette et forprosjekt for rehabilitering av våtrom, som tar sikte på å fremlegge et endelig forslag på generalforsamlingen på et senere tidspunkt. Vedtak: Styrets forslag ble enstemmig vedtatt.
SAK 5B) Styrets forslag til: 3 Solhaug Byggeselskap A/S Vedlegg til aksjeselskapets vedtekter Reglement for garasjeanlegg, samt organiserer innhold av vedtekter og vedlegg. Saken krever kvalifisert flertall. Det vil si, minst 2/3 av de avgitte stemmer i generalforsamlingen. VEDLEGG 6 REGLEMENT FOR GARASJEANLEGG Bakgrunn Solhaug Byggeselskap AS (Solhaug) eier 26 garasjer. Garasjene leies ut til andelshavere i selskapet. Garasjene som ble ferdigstilt i 2012, er bygget med fellesskapets midler og administreres av styret. Det eksisterer ikke eget garasjelag ettersom alle beboere har bidratt med investeringen i garasjene. Alle beboere har bestemmelsesrett over garasjene gjennom ordinær generalforsamling og indirekte gjennom valgte medlemmer i styret. De gamle garasjene var så nedslitt at de skjemmet omgivelsene. Grunntanken er derfor at alle beboere er tjent med at omgivelsene i uteområde holder en god standard, samt at alle har mulighet til å anskaffe garasje uten å måtte kjøpe den fra forrige eier. Erfaringene med garasjelag fra tidligere år er dårlige ettersom garasjeeierne ikke evnet å ta vare på garasjene og vedlikeholdet ble forsømt. Det er derfor i alle beboeres interesse at garasjene drives på en fornuftig måte slik at fellesskapets verdier ivaretas. For Solhaug Byggeselskaps garasjer gjelder følgende regler: Alle andelseiere har anledning til å søke om garasjeplass. Styret fører ventelister og håndhever prinsippet om «førstemann til mølla» Det er ikke anledning til å søke om en helt bestemt garasje. Tar man ikke imot plass når en garasje blir ledig, havner man bakerst på ventelisten. Innbyrdes bytte lar seg gjøre dersom to leietakere er enige om bytte. Hver andelshaver kan ikke leie flere enn én garasje. Det skal inngås «Avtale om leie av garasje» mellom Solhaug og leietager. Mal for leie av garasje ligger som vedlegg til vedtektene. Garasjeleier kan ikke leie ut, eller låne bort garasjen til andre i, eller utenfor, Solhaug Byggeselskap. Ved salg av leilighet opphører leiekontrakten og garasjen går tilbake til Solhaug Garasjen skal primært brukes til biloppstilling. Leietaker skal ikke bruke garasjen til andre formål som f.eks. lagerplass, arbeidsrom, treningsrom etc. Boligselskapet har begrenset kapasitet i parkeringsarealet. Det er en forutsetning for inngåelse av leieavtale at garasjen skal dekke et faktisk behov for garasjeplass. Styret kan med en måneds varsel si opp leieavtalen dersom garasjen ikke benyttes, eller faktisk behov ikke kan dokumenteres. Solhaug Byggeselskap er ansvarlig for nødvendig vedlikehold av garasjene. Vedlikehold gjennomføres normalt som felles rehabilitering. Det er ikke anledning til å kreve vedlikehold kun på sin tildelte plass dersom dette ikke er absolutt nødvendig for å kunne ta i bruk garasjen. Det skal ikke gjøres endringer eller tillegg på det elektriske anlegget uten styrets godkjenning. Styret fastsetter den til enhver gjeldende leien for garasjene. Leien skal tilsvare omtrentlig markedspris. Dvs. slik at alle garasjene leies ut, men at ventelistene ikke blir for lange.
4 Solhaug Byggeselskap A/S Leietager skal betale for forbrukt strøm i tillegg til garasjeleien. Styret har imidlertid anledning til å la være å fakturere dersom strømforbruket er marginalt. (det er også kostnader forbundet med fakturering) Leietagere plikter å vise forsiktighet med fellesskapets eiendeler som garasjene er en del av. Tegn på behov for vedlikehold skal meldes ifra til styret. Leietager kan bli erstatningspliktig for skade på garasjene, innvendig så vel som utvendig. Garasjene skal holdes ryddig og oversiktlig. Det må utvises stor forsiktighet i forhold til brannfarlige artikler, åpen flamme, sigaretter o.l. Uvettig eller uforsiktig opptreden kan medføre erstatningskrav Dersom man overtar en garasje med uttak for ladbar bil, og man selv ikke har ladbar bil, plikter man å akseptere bytte med annen garasje, dersom en annen garasjeeier søker om elbiluttak. Spesielle regler for ladbare biler Solhaug Byggeselskap AS ønsker å legge til rette for at andelshavere skal kunne anskaffe el-bil, eller andre typer ladbare biler. Ladbare biler bidrar til reduksjon av CO 2-utslipp, men aller mest bidrar det til renere luft i Oslo. Ladbare biler må imidlertid håndteres med respekt for el-sikkerhet, samt de ekstra kostnader som blir forbundet med el-bilen. Følgende regler gjelder spesielt for ladbare biler: Det er ikke tillatt å lade bilen fra ordinært strømuttak i garasjen på permanent basis. Vanlige strømuttak er ikke designet for slikt bruk over lang tid. Leietagere, eller andelshavere som vurderer anskaffelse av ladbar bil skal på forhånd søke styret om plass for lading av bil. Videre skal styret kartlegge mulighetene på den aktuelle garasjeplassen. En avgjørende faktor er tilgjengelig kapasitet på strømnettet. Søkere må derfor være forberedt på saklig begrunnet avslag. Dersom det er tilstrekkelig kapasitet på den omsøkte garasjeplassen skal Solhaug stå for forskriftsmessig installasjon av egnet ladeutstyr. Som leietager skal ikke søker betale for installasjonen, men må påregne et påslag i leien som skal dekke kostnadene over tid og muligens flere leietagere. Påslaget fastsettes av styret, eller generalforsamlingen om nødvendig. For at det skal bli plass til flere ladbare biler skal leietagere med etablerte ladeuttak i sin garasje akseptere at det på et hvilket som helst senere tidspunkt kan pålegges redusert ladestrøm. Leietagere med ladeuttak skal også akseptere installasjon av tilleggsutstyr som kan bidra til flere ladeplasser, men som kan medføre tidvis redusert ladestrøm. Dette gjelder såkalt «laststyring». De fleste biler er utstyrt med mulighet for å justere ladestrømmen. Eiere av ladbare biler oppfordres til å benytte lavest mulig ladestrøm, og kun unntaksvis benytte maksimalt uttak. På denne måten kan flere biler få uttak uten at maksimalt uttak må reduseres, eller at det må installeres laststyring. Installert utstyr er Solhaug Byggeselskaps eiendom og kan ikke fjernes, eller modifiseres av leietager under leieforholdet eller ved opphør. Leietager skal betale for forbrukt strøm i tillegg til leie og påslag for elbil-uttak. Styret har, dersom de ønsker, anledning til å fastsette en fastpris for strømforbruk basert på gjennomsnittlig forbruk. Dersom styret finner det praktisk, kan også strøm faktureres basert på strømforbruk ned til én gang per år (dette for å spare avlesnings og fakturabyråkrati).
5 Solhaug Byggeselskap A/S Dersom leietaker som har ladeuttak kvitter seg med den ladbare bilen og erstatter denne med en vanlig konvensjonell bil, skal påslaget i leien opphøre Samtidig blir leietaker pliktig til å bytte garasje dersom andre leietakere har behov for ladeuttak. Vedtak: Styret forslag ble vedtatt med 12 stemmer for og 1 imot forslaget. 6. Valg av tillitsvalgte A: Styreleder er ikke på valg B: Valg av 2 styremedlem for 2 år, ble følgende kandidater foreslått: Per Løkke Hagelundveien 15 og Tom Meidell Helle Hagelundveien 40 Det ble ikke fremmet andre kandidater og det ble ikke krevd skriftlig avstemming. Vedtak: Valgt ved akklamasjon C Valg av 2 varamedlem for 1 år, ble følgende kandidater foreslått: Kjell Madsen Hagelundveien 17 og Kathinka KSkogheim Hagelundveien 40 Det ble ikke fremmet andre kandidater og det ble ikke krevd skriftlig avstemming. Vedtak: Valgt ved akklamasjon D Valg av representant(er) i valgkomitéen for 1 år, ble foreslått: Alexander Bergli Hagelundveien 38 og Marianne Aagedal Bergensveien 32 Det ble ikke fremmet andre kandidater og det ble ikke krevd skriftlig avstemming. Vedtak: Valgt ved akklamasjon Møtet ble hevet kl.: 1930. Protokollen signeres av Annveig Ghebreselasie /s Annveig Ghebreselasie /s Møteleder Referent Kjell Madsen /s protokollvitne
6 Solhaug Byggeselskap A/S Ved valgene på generalforsamlingen har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder Arild Røed Hagelundveien 15 2015-2017 Styremedlem Rolf Terje Hansen Hagelundveien 34 2015-2017 Styremedlem Berit Brandvoll Hagelundveien 13 2015-2017 Styremedlem Per Løkke Hagelundveien 15 2016-2018 Styremedlem Tom Meidell Helle Bergensveien 31 2016-2018 Varamedlem Kjell Madsen Hagelundveien 17 2016-2017 Varamedlem Kathinka Skogheim Hagelundveien 40 2016-2017 Valgkomité Alexander Bergli Hagelundveien 38 2016-2017 Valgkomité Marianne Aagedal Bergensveien 32 2016-2017 Oslo 30.mai 2016